«Мой налог» формирует чек из трёх данных: суммы расчёта, наименования работы или услуги и ИНН заказчика, после чего чек уходит компании ссылкой, файлом или QR-кодом, а сведения о расчёте попадают в ФНС автоматически. Срок зависит от способа оплаты: при наличных и электронных средствах платежа чек передаётся в момент расчёта, при обычном перечислении на счёт — не позднее 9-го числа месяца, следующего за месяцем расчётов, это статья 14 закона 422-ФЗ от 27.11.2018. Ставка налога 4% при расчётах с физическими лицами и 6% при расчётах с организациями и ИП. Различие, от которого зависит бухгалтерия заказчика: чек с ИНН компании позволяет ей учесть расход и не начислять страховые взносы, чек без ИНН заказчика такого эффекта не даёт.
Разберём состав чека по реквизитам, сроки для каждого способа оплаты и порядок действий, когда чек аннулирован или не передан. Покажем, какие формулировки в договоре подряда заставляют исполнителя выдать чек вовремя и какие условия, наоборот, превращают договор в доказательство трудовых отношений. Отдельно — как компания проверяет статус исполнителя на дату расчёта и что делать с чеком, если статус уже утрачен. Чек-лист проверки перед оплатой, цена переквалификации по критериям Минтруда и тарифы на электронный обмен документами — во второй половине статьи.
Что такое чек из «Мой налог» и почему он весомее акта
Чек — единственный документ, который закон прямо связывает с налоговыми последствиями для заказчика. Организация на налоге на прибыль не учитывает расходы на покупку работ и услуг у плательщика налога на профессиональный доход при отсутствии чека, сформированного в порядке статьи 14 закона 422-ФЗ. Выплаты самозанятому не облагаются страховыми взносами тоже при наличии чека. Акт выполненных работ при этом не отменяется: ФНС в письме от 20.02.2019 № СД-4-3/2899@ допускает его как документ, который помогает отнести расход к конкретному периоду, когда услуга оказана в одном месяце, а оплачена в другом.
Состав чека задан пунктом 6 статьи 14 закона 422-ФЗ, и бухгалтерия проверяет его по этому перечню, а не по внешнему виду документа.
| Реквизит чека | Что он даёт заказчику |
|---|---|
| Наименование документа, дата и время расчёта | Привязка расхода к периоду и проверка срока передачи чека |
| ФИО и ИНН продавца, указание на применение НПД | Подтверждение спецрежима, из-за которого не возникает НДФЛ и взносов |
| Наименование работ или услуг | Сопоставление с предметом договора и актом |
| Сумма расчёта | Сверка с платёжным поручением до копейки |
| ИНН организации или ИП — покупателя | Условие для учёта расхода: чек без ИНН оформлен как продажа физлицу |
| QR-код и уникальный идентификационный номер чека | Проверка чека в базе ФНС и поиск конкретного расчёта |
| ИНН оператора площадки или банка, если расчёты шли через них | Понимание, кто отвечал за передачу сведений о расчёте |
Отсутствие ИНН покупателя в чеке — самый частый дефект, который всплывает уже на закрытии квартала. Исполнитель нажал «физическому лицу», деньги при этом пришли от компании, и ставка в чеке стоит 4% вместо 6%. Такой чек исполнителю нужно аннулировать и сформировать заново, с указанием ИНН заказчика.
Суть режима: кабинет «Мой налог», ИНН и порядок уплаты налога
Налог на профессиональный доход — специальный налоговый режим для физических лиц и ИП, введённый законом 422-ФЗ. Отдельного статуса «самозанятый» в виде записи в реестре организаций не существует: человек встаёт на учёт через приложение «Мой налог», веб-кабинет налогоплательщика НПД, уполномоченный банк или Госуслуги, и дальше идентифицируется своим обычным ИНН физического лица. Именно этот ИНН компания указывает в договоре и по нему проверяет статус.
Учёт доходов ведётся только в приложении: деклараций по этому режиму нет, книгу учёта вести не нужно, кассовый аппарат не применяется. Налог считает сама инспекция по сформированным чекам и присылает сумму до 12-го числа месяца, следующего за отчётным, заплатить её нужно до 28-го числа. Ставки фиксированы: 4% по расчётам с физическими лицами и 6% по расчётам с организациями и ИП. Первым сделкам помогает налоговый вычет 10 000 рублей, который временно снижает эффективную ставку до 3% и 4%, пока вычет не израсходован. Годовой лимит дохода — 2,4 млн рублей.
Сроки: когда чек нужно сформировать и передать
Срок отсчитывается от способа расчёта, а не от даты подписания акта. Наличные и электронные средства платежа дают мгновенный срок, перечисление на банковский счёт — отсрочку до 9-го числа следующего месяца. Отсрочка удобна исполнителю и неудобна бухгалтерии заказчика, которая закрывает месяц раньше.
| Сценарий расчёта | Срок чека | Кто формирует |
|---|---|---|
| Наличные из кассы компании | В момент расчёта | Самозанятый в приложении |
| Оплата картой или иным электронным средством платежа | В момент расчёта | Самозанятый в приложении |
| Платёжное поручение на счёт исполнителя | Не позднее 9-го числа месяца, следующего за месяцем расчёта | Самозанятый в приложении |
| Расчёты через оператора электронной площадки или банк, принявший на себя передачу сведений | По правилам той же статьи 14, исходя из способа расчёта | Оператор или кредитная организация, их ИНН попадает в чек |
Компания, которая платит безналично и хочет видеть чек в день оплаты, прописывает этот срок в договоре: закон даёт исполнителю отсрочку, договор её сокращает. Отдельная строка договора — способ передачи чека, иначе исполнитель формально прав, отправив документ в мессенджер конкретному менеджеру.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Нарушение порядка или сроков передачи сведений о расчёте обходится исполнителю в 20% от суммы этого расчёта по статье 129.13 НК РФ, а повторное нарушение в течение шести месяцев — в полную сумму расчёта. Формулировка охватывает и ситуацию, когда чек сформирован позже установленного срока, а не только полное отсутствие чека.
Как сформировать чек в приложении «Мой налог» и передать его компании
- Шаг 1. Откройте приложение «Мой налог» или веб-кабинет налогоплательщика НПД и выберите добавление новой продажи.
- Шаг 2. Впишите наименование работы или услуги теми же словами, что в договоре и акте. Расхождение формулировок — повод для вопросов при проверке расходов.
- Шаг 3. Укажите сумму ровно в том размере, в котором получены деньги, включая копейки.
- Шаг 4. Выберите плательщика — юридическое лицо или индивидуальный предприниматель — и введите ИНН заказчика. Приложение само применит ставку 6%.
- Шаг 5. Проставьте дату расчёта. Если чек формируется не в день получения денег, ставится фактическая дата расчёта, а не дата заполнения.
- Шаг 6. Сформируйте чек и передайте его заказчику: ссылкой на электронную почту или в мессенджер, файлом, печатной копией или QR-кодом для считывания.
- Шаг 7. Сверьте сумму и ИНН в готовом чеке с платёжным документом. Ошибку исправляют аннулированием чека с указанием причины и формированием нового.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Самая дорогая ошибка в работе с самозанятыми не в договоре, а в порядке расчётов. Компания платит безналично, исполнитель пользуется законной отсрочкой до 9-го числа, бухгалтерия закрывает месяц без чека, и расход повисает. Мы рекомендуем прямо в договоре привязать выдачу чека к дате поступления денег и проверять поступление чека тем же реестром, которым проверяются акты.»
Как передать чек компании и как заказчик его проверяет
Чек существует в электронном виде, и способ передачи выбирает исполнитель: отправка на телефон или электронную почту, печатная копия, QR-код для считывания смартфоном заказчика. Для бухгалтерии удобнее ссылка или файл: они сохраняются в учётной системе вместе с актом и платёжным поручением.
Проверка на стороне заказчика занимает пару минут и состоит из четырёх сверок: сумма против платёжного поручения, ИНН компании в чеке, дата расчёта против даты списания денег, наименование услуги против предмета договора. Пятая проверка — статус исполнителя: сервис ФНС позволяет проверить статус плательщика НПД по ИНН на конкретную дату, и проверять нужно именно дату расчёта, а не день, когда бухгалтер открыл сервис.
Полезно знать: распечатка электронного документа остаётся его копией, а не оригиналом. Чтобы такая распечатка что-то значила, её заверяют: оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом либо самой организацией с отметкой о верности копии.
В практике Добыто заказчики чаще всего спотыкаются именно на пятой сверке: статус исполнителя проверяют один раз, при заключении договора, а расчёты идут ещё полгода. Проверка по ИНН занимает меньше минуты и делается перед каждым платежом.
Отдельно стоит развести два разных объекта, которые в делах о расходах постоянно путают: чек как электронный документ и скан бумаги как электронный образ. От этого зависит, что именно вы храните и чем подтверждаете подлинность.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Первое, что мы выясняем в споре о подписи, — в каком режиме создавался документ. Скан подписанного от руки акта и файл, подписанный криптографически, живут по разным правилам, и требования к подписи у них разные. Посмотрите на свой файл: если в нём есть изображение собственноручной подписи, перед вами электронный образ, а не электронный документ.»
Подпишите договор и акт с исполнителем электронной подписью
Понадобится программа КриптоПро и её расширение для браузера. Как подписать документ
Если не знаете, какая нужна, уточните у того, кто запросил подпись.
Пришёл документ с подписью?
Проверьте, чья она и действует ли сертификат. Без регистрации.
Кейс из практики: логистическая компания с сетью из 7 филиалов и 12 000 перевозчиков распределяла около 5 000 рейсов в месяц, и по каждому рейсу требовались договор, заявка и закрывающий акт день в день: заявка приходила вечером, документы нужны были к 8 утра. Выдача квалифицированной подписи занимала минимум день и требовала личной явки перевозчика в удостоверяющий центр, поэтому от схемы отказались в пользу подписи, выпускаемой в мобильном приложении. Выпуск подписи и подписание первого договора заняли 5-10 минут на человека, и пакет документов стал уходить заказчику до начала перевозки.
Договор с самозанятым: что писать про чек, ИНН и статус
С самозанятым заключают договор подряда по главе 37 ГК РФ или договор возмездного оказания услуг по главе 39 ГК РФ. Трудовые термины из такого договора вычищаются полностью: должность, рабочее место, режим работы, подчинение правилам внутреннего трудового распорядка, ежемесячная оплата в фиксированной сумме двумя частями. Предмет договора — конкретный результат или объём услуг, оплата — за результат, приёмка — по акту.
Четыре условия, которые касаются чека, стоит закрепить отдельно:
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
- Статус исполнителя. Заверение о том, что исполнитель применяет НПД на дату заключения договора, с указанием его ИНН.
- Обязанность передать чек. Срок привязан к дате поступления денег, способ передачи назван прямо: ссылка на адрес электронной почты компании или файл через систему обмена документами.
- Уведомление об утрате статуса. Обязанность сообщить о снятии с учёта в качестве плательщика НПД, включая случай превышения лимита дохода, до ближайшей выплаты.
- Последствия непередачи чека. Возмещение заказчику сумм доначисленных налогов, взносов, пеней и штрафов, возникших из-за отсутствия чека или его аннулирования.
Договоры с исполнителями по ГПХ мы заводим отдельным типом документа со своим маршрутом подписания: так они не смешиваются с кадровыми документами штатных сотрудников, а срок подписания виден по каждому контрагенту. Договор и акт подписываются либо на бумаге, либо электронной подписью. Вид подписи стороны согласуют между собой: для отношений двух хозяйствующих субъектов закон 63-ФЗ допускает и простую, и усиленную неквалифицированную подпись при наличии соглашения сторон о порядке её использования, а усиленная квалифицированная подпись признаётся равнозначной собственноручной без дополнительного соглашения.
Факт: усиленная неквалифицированная подпись выпускается в мобильном приложении: нужны смартфон и паспорт, поездка в удостоверяющий центр не требуется. Квалифицированная подпись выдаётся только при личной явке, её выпуск стоит порядка 3000 рублей и действует год, после чего продлевается за ту же сумму.
Шаблоны для обмена документами с исполнителем по договору ГПХ
Комплект закрывает юридическую рамку электронного обмена: начните с соглашения об использовании ПЭП и НЭП, если подписывать документы вы собираетесь без квалифицированной подписи.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Шаблон соглашения по ЭДО | Скачать |
| Регламент двустороннего обмена документами | Скачать |
| Протокол проверки электронной подписи (образец) | Скачать |
| Согласие на обработку персональных данных | Скачать |
Когда чек не появится: ограничения самого режима НПД
Часть доходов закон вообще не относит к объекту налогообложения НПД, и чек по ним сформировать нельзя. Компания узнаёт об этом в момент, когда исполнитель не может выдать документ, а деньги уже перечислены.
- Бывший работодатель. Доходы от услуг и работ для заказчика, который был работодателем исполнителя менее двух лет назад, объектом НПД не признаются. Увольнение сотрудника с переводом на договор подряда под этот запрет попадает прямо.
- Лимит 2,4 млн рублей за календарный год. Право на режим утрачивается с даты превышения, и все последующие выплаты исполнителю без статуса ИП компания закрывает как обычные выплаты физлицу, с НДФЛ и страховыми взносами.
- Запрещённые виды деятельности. Перепродажа товаров и имущественных прав, реализация подакцизных и подлежащих обязательной маркировке товаров, добыча и реализация полезных ископаемых, работа по договорам поручения, комиссии и агентским договорам.
- Наёмные работники. Физическое лицо, у которого есть работники по трудовым договорам, применять НПД не вправе.
Отдельный вопрос из практики — ИП на НПД. Индивидуальный предприниматель вправе перейти на этот режим, но не может совмещать его с УСН или общей системой: уведомление о прекращении применения УСН подаётся в налоговую в течение месяца со дня постановки на учёт как плательщика НПД, иначе постановка аннулируется. Чек такой ИП формирует в том же приложении и на тех же условиях, а страховые взносы за себя в период применения НПД не платит.
Когда самозанятый исполнитель не подходит
Режим НПД не закрывает задачи, где нужен именно работник. Если результат нельзя описать как разовый объём работ, если человеку задаётся график и место работы, если он подчиняется распорядку и работает под ежедневным контролем, договор подряда становится дороже трудового договора за счёт последующих доначислений. То же касается ситуаций, где нужны материальная ответственность, допуск к государственной тайне, обязательные медосмотры и обучение по охране труда в объёме, предусмотренном для работников: эти конструкции выстроены вокруг трудовых отношений и на исполнителя по ГПХ не переносятся.
Если вы работодатель и читаете этот раздел с мыслью, что бумажный обмен документами с десятками исполнителей отнимает у бухгалтерии дни, отдельный курьерский бюджет для этого не нужен: договоры и акты подписываются электронной подписью из браузера и телефона.
Цена ошибки: переквалификация договора в трудовой
Чек сам по себе не защищает от переквалификации. Суд по статье 19.1 ТК РФ оценивает фактические отношения, а неустранимые сомнения толкует в пользу трудовых. Признаки, которые выводят компанию на проверку, описаны в приказе Минтруда России от 02.02.2024 № 40н: налоговые органы передают в межведомственные комиссии субъектов сведения о компаниях, у которых более 10 договоров с самозанятыми при среднемесячном доходе таких исполнителей свыше 20 000 рублей и средней продолжительности работы более 3 месяцев.
Цена вопроса складывается из трёх частей. Первая — административная: заключение договора ГПХ, фактически регулирующего трудовые отношения, влечёт по части 4 статьи 5.27 КоАП РФ штраф 10 000-20 000 рублей на должностное лицо, 5 000-10 000 рублей на ИП и 50 000-100 000 рублей на организацию. Вторая — налоговая: за весь период отношений доначисляются НДФЛ и страховые взносы с пенями. Третья — трудовая: признание отношений трудовыми означает восстановление всех гарантий, включая отпуск и оплату больничного, задним числом.
Важный нюанс из практики: в трудовых спорах проигрывают не из-за электронной формы документа, а из-за дефектов процедуры. В одном из дел работодатель имел и положение о кадровом электронном документообороте, и перечень документов, и согласие работника, но подпись работнику выдали в день подписания заявления об увольнении, а фактически документ подписывал другой человек. Кассация акты нижестоящих судов отменила, и при новом рассмотрении работник спор выиграл.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Установить, что документ сформирован в системе от имени конкретного человека, для победы в споре недостаточно: суд отдельно смотрит, был ли описан порядок идентификации и зафиксирован ли он. Мы разводим во времени выдачу подписи и первые юридически значимые действия с ней. Проверьте по своей системе, что дата выдачи подписи и дата первого подписанного документа у вас не совпадают.»
Что проверить до оплаты исполнителю: чек-лист
- Статус плательщика НПД по ИНН исполнителя на дату расчёта, а не на дату договора.
- Отсутствие трудовых отношений с этим человеком в предыдущие два года, включая работу в другом юрлице группы.
- Соответствие предмета договора тому, что исполнитель вправе делать на НПД: не перепродажа, не агентские услуги.
- Формулировки договора: нет должности, режима работы, подчинения распорядку, фиксированной ежемесячной оплаты.
- Порядок и срок передачи чека закреплены письменно, назван способ передачи.
- Комплект по каждой выплате собран целиком: договор, акт, платёжное поручение, чек с ИНН компании.
Сверка чеков в конце месяца перестаёт быть ручной работой, когда документы по исполнителям лежат в одном реестре с суммами и статусами. В Добыто КЭДО документ идёт по заданному маршруту согласования и подписания, статус каждого участника виден в карточке, а после исполнения документ уходит в архив, откуда его выгружают вместе с чеком и платёжным поручением.
Ошибки, из-за которых чек теряет силу
Четыре ситуации встречаются чаще остальных, и у каждой есть конкретное действие для заказчика.
Чек аннулирован после оплаты. Исполнитель вправе аннулировать чек при возврате денег или при некорректном вводе данных, указав причину. Если возврата не было, а чек исчез, у компании пропадает документ, подтверждающий расход. Действие: письменно потребовать сформировать новый чек на ту же дату расчёта и зафиксировать переписку.
Чек оформлен на физическое лицо. Ставка 4%, ИНН компании отсутствует. Расход в таком виде не подтверждён. Действие: аннулирование и перевыпуск чека с ИНН заказчика.
Чек выдан с опозданием на месяцы. Просрочка — риск исполнителя по статье 129.13 НК РФ, но для компании важнее другое: дата расчёта в чеке должна совпадать с датой списания денег. Чек с подогнанной датой создаёт расхождение с банковской выпиской.
Исполнитель утратил статус до выплаты. Чека не будет вовсе. Выплата физлицу без статуса ИП превращает компанию в налогового агента по НДФЛ и плательщика страховых взносов по этой сумме. Действие: проверять статус перед каждой выплатой, а не один раз при заключении договора. Порядок формирования и передачи чеков подробно разобран в разъяснениях ФНС для плательщиков налога на профессиональный доход.
Когда исполнитель просто не выдаёт чек, последовательность у заказчика такая: письменное требование со ссылкой на условие договора и сроком, затем удержание последующих платежей, если такое право в договоре закреплено, затем возмещение убытков в размере доначисленных налогов и взносов. Параллельно о непередаче сведений о расчёте можно сообщить в налоговый орган: ответственность по статье 129.13 НК РФ лежит на исполнителе, а не на заказчике. Практика показывает, что до третьего шага доходит редко: обязанность сформировать чек занимает у исполнителя минуту, а штраф в 20% от суммы расчёта делает спор бессмысленным.
Лайфхак: переход на электронный обмен начинают с одного типа документа, а не со всего документооборота сразу. В практике внедрения так удалось перевести компанию на 250 человек за 3-4 недели: сотрудники освоили приложение на одном привычном документе.
Кейс из практики: страховая группа с агентской сетью около 5 500 человек оплачивала работу агентов только после подписания акта выполненных работ, а подпись агенты получали в удостоверяющем центре при личной явке, с выпуском порядка 3000 рублей и очередью. В части регионов удостоверяющих центров рядом не было вовсе, и расширять сеть не получалось. После перехода на подпись, выпускаемую в мобильном приложении по паспорту, оформление документов агентом стало занимать около 5 минут, а география сети перестала зависеть от расположения удостоверяющих центров.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Курьерская доставка пакета документов исполнителю в другой город обходится примерно в 2000 рублей в одну сторону, и второй экземпляр всё равно нужно получить обратно, то есть цикл стоит вдвое дороже и занимает около недели. Подписание в электронном виде сокращает этот цикл до нескольких минут, а для исполнителя за пределами России это единственный рабочий вариант: удостоверяющие центры находятся только в РФ. Посчитайте свой курьерский бюджет за квартал, прежде чем спорить о стоимости подключения.»
Стоимость электронного обмена документами: тарифы Добыто КЭДО
Стоимость зависит от численности подключённых людей и набора функций: интеграции, кастомных шаблонов, электронного архива и требований к уровню сервиса.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, приоритетная поддержка | от 50 ₽ за сотрудника / мес, минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Электронный архив документов (входит в тариф «Бизнес») | без отдельной оплаты | доступен с подключением тарифа |
| Интеграция с 1С: готовый модуль для 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
| Выпуск подписей ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | в рамках подключения |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
Цены указаны за подключённого сотрудника в месяц, поэтому итоговая сумма считается от численности и выбранного набора функций. Состав тарифов, условия минимальной оплаты и порядок перехода между тарифами перечислены на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, там же указано, что УКЭП оформляется через партнёров-удостоверяющих центров.
Выводы
Чек из «Мой налог» решает для заказчика два вопроса сразу: подтверждает расход и снимает страховые взносы с выплаты. Работает он только в полном виде — с ИНН компании, верной суммой и датой расчёта, совпадающей с датой платежа. Сроки различаются по способу оплаты: мгновенно при наличных и электронных средствах платежа, до 9-го числа следующего месяца при перечислении на счёт, и эту отсрочку компания сокращает договором. Ограничения режима проверяются до выплаты: бывший работодатель за последние два года, лимит 2,4 млн рублей, запрещённые виды деятельности.
Мы в Добыто выстраиваем электронный обмен документами так, чтобы договор, акт и подпись жили в одном маршруте и не терялись между почтой и мессенджерами, а комплект по каждой выплате собирался целиком. Это тот же контур, в котором компании ведут кадровые документы штатных сотрудников.
Частые вопросы
Что делать, если самозанятый аннулировал чек уже после того, как деньги были перечислены?
Аннулирование допускается при возврате денег или ошибке во введённых данных. Если возврата не было, запросите у исполнителя новый чек на ту же дату расчёта и сохраните переписку. До появления нового чека расход не подтверждён: по части 8 статьи 15 закона 422-ФЗ расходы на покупку работ и услуг у плательщика НПД без чека не учитываются. Если исполнитель не идёт навстречу, основанием для требования становится условие договора о возмещении доначисленных сумм.
Нужен ли отдельный чек, если оплата шла через электронную площадку или маркетплейс услуг?
При расчётах через оператора электронной площадки или кредитную организацию обязанность передать сведения о расчёте может лежать на них. В этом случае в чеке дополнительно указывается ИНН оператора или банка. Уточняйте у площадки, кто формирует чек по вашим сделкам, и проверяйте, что в документе стоит ИНН вашей компании как заказчика, а не только реквизиты площадки.
Подойдёт ли бухгалтерии чек, распечатанный исполнителем на бумаге?
Передача чека в печатном виде допустима наравне с электронной. Для учёта важнее состав реквизитов и возможность проверки: на распечатке должны читаться QR-код и уникальный номер чека, чтобы сведения можно было сверить с базой ФНС. Практичнее хранить электронный вариант: ссылку или файл, привязанные к платёжному поручению и акту.
Исполнитель превысил лимит 2,4 млн рублей в середине месяца, а оплата уже ушла. Что дальше?
Право на НПД утрачивается с даты превышения, и по выплатам после этой даты чек не формируется. Если исполнитель не зарегистрирован как ИП, компания по такой выплате становится налоговым агентом по НДФЛ и плательщиком страховых взносов. Поэтому статус проверяется перед каждым платежом, а в договор включается обязанность исполнителя сообщить об утрате статуса до ближайшей выплаты.
Чем отличается работа с самозанятым ИП от работы с обычным самозанятым?
Чек формируется в том же приложении и по тем же правилам, ставка при расчётах с организациями та же — 6%. Отличия в другом: ИП на НПД не платит за себя фиксированные страховые взносы в период применения режима и обязан подать уведомление о прекращении УСН в течение месяца со дня постановки на учёт как плательщика НПД, иначе постановка аннулируется. При утрате права на НПД у ИП остаётся статус предпринимателя, и заказчик не становится налоговым агентом.
Может ли компания сама сформировать чек за исполнителя или запросить его задним числом?
Формировать чек вправе только сам плательщик НПД в своём кабинете, заказчик такой возможности не имеет. Указать в чеке фактическую дату расчёта, если он формируется позже, можно, но ответственность за нарушение сроков передачи сведений остаётся: 20% от суммы расчёта по статье 129.13 НК РФ, при повторном нарушении в течение шести месяцев — полная сумма расчёта.
Нужно ли подписывать акт, если чек уже получен?
Чек подтверждает факт расчёта, акт — факт и период оказания услуг. Когда услуга оказана в одном месяце, а оплачена в другом, акт помогает отнести расход к нужному периоду: такой подход ФНС описала в письме от 20.02.2019 № СД-4-3/2899@. Для разовых сделок с оплатой в день приёмки достаточно чека и договора, для длящихся отношений акт составляют по каждому расчётному периоду.
