Проверить самозанятого по ИНН можно за минуту в бесплатном сервисе ФНС «Проверить статус налогоплательщика налога на профессиональный доход»: в форме два поля — поисковый запрос с ИНН и дата, на которую нужен статус. Ответ приходит в одном из двух вариантов: на указанную дату лицо применяет НПД либо не применяет. Проверять нужно на дату выплаты, а не на дату подписания договора: сняться с учёта исполнитель может в любой день через приложение «Мой налог», и уведомлять вас он не обязан. Если на дату расчёта статус активен и исполнитель выдал чек, вы не налоговый агент и страховые взносы не начисляете. Если статуса нет, с той же выплаты удерживается НДФЛ и начисляются взносы, а расходы без чека налоговая не примет.
Разберём, что сервис показывает и что остаётся за его пределами: лимит 2,4 млн рублей, правило двух лет для бывших сотрудников и аннулированный чек проверка по ИНН не покажет. Покажем, чем ещё подтверждается статус помимо экрана сервиса, и как проверять статус при выплатах десяткам исполнителей без ручной работы. Сценарная таблица частоты проверок, расчёт цены ошибки со штрафами по КоАП и реестром Роструда, стоимость электронного подписания договоров и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Что показывает сервис ФНС и что он не показывает
Сервис отвечает на один вопрос: применяет ли физическое лицо с указанным ИНН специальный налоговый режим «Налог на профессиональный доход» на выбранную вами дату. Ни фамилии, ни суммы дохода, ни причины снятия с учёта в ответе нет. Регистрация для проверки не нужна, ограничений по количеству запросов на странице не заявлено, а для массовых сверок ФНС отдельно указывает возможность работы в автоматическом режиме через API.
Режим НПД введён Федеральным законом от 27.11.2018 № 422-ФЗ как эксперимент со сроком действия до конца 2028 года. Ставка налога у исполнителя составляет 4% с доходов от физических лиц и 6% с доходов от организаций и ИП, годовой лимит дохода — 2,4 млн рублей, декларации и фиксированные взносы не предусмотрены. Заказчику из этого набора важны две цифры: 6%, которые исполнитель платит сам с вашей оплаты, и лимит, после которого вы становитесь плательщиком взносов и налоговым агентом.
Сняться с учёта плательщик НПД может самостоятельно в приложении «Мой налог» в любой момент, без объяснения причин и без уведомления заказчиков. Отсюда требование к дате в форме: заказчика защищает проверка на дату расчёта, потому что именно на эту дату определяется, возникает ли у вас обязанность по НДФЛ и страховым взносам. Результат проверки, сделанной при заключении договора полгода назад, к текущей выплате отношения не имеет. Официальные разъяснения о порядке работы с формой и о том, как читать ответ, ФНС размещает прямо на странице сервиса проверки статуса налогоплательщика налога на профессиональный доход.
Как проверить самозанятого по ИНН: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Получите ИНН исполнителя. Запрашивайте его до подписания договора и вносите в реквизиты сторон: без ИНН проверка невозможна, ФИО сервису не подходят.
- Шаг 2. Откройте сервис ФНС «Проверить статус налогоплательщика налога на профессиональный доход» и введите ИНН в поле поискового запроса.
- Шаг 3. Укажите дату, на которую нужен статус. Для расчётов это дата перечисления денег, для подписания акта — дата акта.
- Шаг 4. Сохраните результат вместе с датой запроса. Скриншот прикладывается к папке по исполнителю или к карточке договора в системе документооборота.
- Шаг 5. Получите чек из приложения «Мой налог» после оплаты. Передача чека покупателю предусмотрена статьёй 14 422-ФЗ, и именно чек, а не выписка банка, подтверждает расход.
Проверка занимает меньше минуты при одном исполнителе. При выплатах двадцати исполнителям дважды в месяц ручные запросы превращаются в 40 операций, и здесь имеет смысл переходить на API либо на систему, которая хранит результаты проверки рядом с договором. В практике Добыто на этом объёме чаще всего теряется привязка результата к дате: проверку сделали, а к какому платежу она относится, через полгода уже не восстановить.
Факт: УКЭП выдаётся только очно в удостоверяющем центре, выпуск стоит примерно 3000 рублей и продлевается ежегодно за ту же сумму. Усиленную неквалифицированную подпись в мобильном приложении исполнитель выпускает сам за 1-2 минуты, из документов нужен только паспорт и смартфон.
Что проверка по ИНН не покажет никогда
Активный статус на экране сервиса закрывает один риск из четырёх. Остальные три видны только из договора, истории отношений с исполнителем и справки о доходах.
Лимит 2,4 млн рублей в год. Порог считается по всем заказчикам суммарно, и вы видите только свою часть выплат. Исполнитель, получивший 2,3 млн рублей от других компаний, сохраняет статус до дня превышения, после чего право на НПД утрачивается, а доходы облагаются по общим правилам. Сервис ФНС на следующий день после превышения покажет отсутствие статуса, но ваш платёж уже уйдёт.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Правило двух лет. Пункт 8 части 2 статьи 6 422-ФЗ исключает из доходов по НПД выплаты от заказчика, который был работодателем исполнителя менее двух лет назад. Статус при этом остаётся активным: сервис подтвердит применение НПД, а налоговая доначислит НДФЛ по ставке 13% и страховые взносы на всю сумму. Схема вычисляется автоматически, сопоставлением ИНН заказчика со сведениями о трудовой деятельности из отчётности ЕФС-1.
Аннулированный чек. Исполнитель вправе аннулировать чек в «Мой налог» после выдачи, и статус от этого не меняется. Если деньги не возвращались, расход подтверждается ранее сформированным чеком, а новый чек исполнитель может пробить задним числом. Когда исполнитель игнорирует просьбы, у заказчика остаётся обращение в налоговый орган с договором, актом, платёжным документом и перепиской.
Признаки трудовых отношений. Ни один сервис не оценит содержание вашего договора. График работы, подчинение внутреннему распорядку, оборудованное рабочее место, постоянная трудовая функция вместо разового задания и единственный источник дохода у исполнителя — это уже предмет разбирательства по статье 19.1 ТК РФ.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Проигрывают не из-за формата документа, а из-за дефектов процедуры: неверного вида подписи для конкретного документа, отсутствия идентификации подписанта, неоформленных полномочий представителя. С самозанятыми логика та же: сам по себе статус НПД ничего не решает, если из договора и актов читается постоянная трудовая функция. Перечитайте свой типовой договор ГПХ и проверьте, есть ли в нём график, рабочее место и подчинение внутреннему распорядку.»
Что ещё проверить об исполнителе перед договором
Статус НПД отвечает на налоговый вопрос. Остальные риски — неисполнение обязательств, взыскание долгов через ваши платежи, банкротство, аффилированность с конкурентом — проверяются по открытым государственным базам. Набор источников тот же, что используется при проверке кандидата на работу: ЕГРИП, банк исполнительных производств ФССП, реестр сведений о банкротстве, картотека арбитражных дел, реестр дисквалифицированных лиц.
Законность проверки упирается в 152-ФЗ. ИНН и паспортные данные исполнителя относятся к персональным данным, и обработка сверх того, что нужно для исполнения договора, требует письменного согласия. Проверка статуса НПД по ИНН, который исполнитель сам указал в реквизитах, укладывается в исполнение договора. Проверка по кредитной истории, соцсетям и базам судебных дел без подписанного согласия незаконна.
Сверьте данные исполнителя перед заключением договора
Результат проверки фиксируется письменно и хранится вместе с договором. Без даты запроса подтвердить, что на момент выплаты статус был активен, нечем.
Чем ещё подтверждается статус: справки, чек и API
Экран сервиса ФНС решает задачу сегодняшнего дня, а для разных ситуаций нужны разные подтверждения. Проверка по ИНН закрывает вопрос о статусе, чек закрывает вопрос о расходе, справка КНД 1122036 закрывает вопрос о приближении к лимиту.
| Способ | Что подтверждает | Ограничение |
|---|---|---|
| Сервис ФНС «Проверить статус налогоплательщика НПД» | Применение НПД конкретным ИНН на выбранную дату | Не показывает доход, остаток лимита и причину снятия с учёта |
| Справка о постановке на учёт, форма КНД 1122035 | Дату постановки на учёт и дату снятия с учёта, ИНН и паспортные данные | Формирует сам исполнитель в «Мой налог», актуальна на дату формирования |
| Справка о состоянии расчётов по НПД, форма КНД 1122036 | Доход по месяцам и за год, начисленный налог, задолженность | Передаётся добровольно, требовать её заказчик не вправе |
| Чек из приложения «Мой налог» | Факт расчёта по конкретной сумме и дате | Исполнитель может аннулировать чек уже после выдачи |
| API сервиса ФНС | Статус по списку ИНН в автоматическом режиме | Требует интеграции на стороне заказчика |
Справку КНД 1122035 удобно брать один раз при заключении договора: она фиксирует дату постановки на учёт и пригодится, если инспекция спросит, на каком основании вы не удерживали НДФЛ с первой выплаты. Дальше достаточно проверки по ИНН перед каждым платежом и чека после него.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Первое, что мы выясняем в споре, — в каком режиме создавался документ. Скан подписанного от руки договора с исполнителем и файл, подписанный криптографически, живут по разным правилам, и требования к подписи у них разные. Посмотрите на свой договор с самозанятым: если в файле есть изображение собственноручной подписи, перед вами электронный образ, а не электронный документ, и доказывать его придётся иначе.»
Как часто проверять статус: сценарии вместо универсального совета
Частота проверки зависит от того, разовая это услуга или поток платежей, и от истории отношений с исполнителем.
| Сценарий | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Разовая услуга, один платёж | Статус на дату выплаты и чек из «Мой налог» | Справка о доходах, остаток лимита |
| Регулярные выплаты одному исполнителю каждый месяц | Проверка перед каждым платежом, разный предмет в актах, отсутствие графика и подчинения | Однократная проверка при заключении договора |
| Исполнитель раньше работал у вас по трудовому договору | Дата увольнения и правило двух лет по п. 8 ч. 2 ст. 6 422-ФЗ | Активный статус НПД: от НДФЛ он не защищает |
| Выплаты приближаются к 2,4 млн рублей за год | Запрос справки КНД 1122036 или перевод отношений на договор с ИП | Формальный статус на сегодняшнюю дату |
| Десятки и сотни исполнителей | Автоматическая проверка через API и хранение результата с датой | Ручные скриншоты по каждому исполнителю |
Первая строка таблицы закрывает большинство разовых сделок минутой работы. В остальных сценариях проверка ИНН остаётся обязательной, но исход определяют содержание договора и первичные документы по каждому этапу. В практике Добыто вторая строка таблицы встречается чаще остальных: компания годами платит одному исполнителю по одному и тому же предмету, а акты дублируют друг друга формулировками. Такой пакет инспекция разбирает первым.
Цена ошибки: во что обходится непроверенный статус
Выплата человеку, который на дату расчёта уже не применял НПД, даёт компании три последствия сразу. Первое: НДФЛ по ставке 13% с выплаченной суммы, причём удержать его задним числом чаще всего не из чего, и налог платится с доначислением. Второе: страховые взносы на всю сумму выплат. Третье: расход не принимается к учёту, потому что чек НПД исполнитель сформировать уже не может.
Отдельно считается риск переквалификации. Заключение гражданско-правового договора, который фактически регулирует трудовые отношения, влечёт по части 4 статьи 5.27 КоАП РФ штраф от 10 000 до 20 000 рублей на должностное лицо, от 5000 до 10 000 рублей на индивидуального предпринимателя и от 50 000 до 100 000 рублей на юридическое лицо. Штраф накладывается на организацию и на должностное лицо отдельно, а налоги пересчитываются так, как если бы трудовой договор существовал с первого дня работы.
С 1 января 2025 года к штрафу добавилось публичное последствие. По части 6 статьи 67 Федерального закона от 12.12.2023 № 565-ФЗ «О занятости населения в Российской Федерации» и постановлению Правительства от 27.12.2024 № 1927 ведётся реестр работодателей, у которых выявлены факты нелегальной занятости. В него включают компании, привлечённые после 1 января 2025 года по части 4 статьи 5.27 КоАП за уклонение от оформления трудового договора или за подмену его гражданско-правовым. В реестре указываются наименование, ИНН, дата включения и реквизиты постановления, срок нахождения — один год с последнего установленного факта.
Внимание: переход на электронные документы не отменяет права суда истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа, его реквизитов или подписи. Планируя отказ от бумажного архива по договорам ГПХ, заранее решите, чем вы подтвердите подлинность файлов.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Когда проверка по ИНН не решает задачу
Проверка статуса избыточна в двух ситуациях. Первая: исполнитель — юридическое лицо или ИП на другом режиме налогообложения. Здесь проверяется ЕГРЮЛ или ЕГРИП, а НПД к делу не относится. Вторая: разовая покупка товара у физического лица без статуса, когда вы изначально закладываете удержание НДФЛ и оформляете договор купли-продажи.
Самозанятый не подходит вовсе, если работа предполагает подчинение графику, материальную ответственность за вверенное имущество по правилам трудового законодательства, доступ к персональным данным работников или выполнение функции, которая есть в вашем штатном расписании. В этих случаях проверка по ИНН даст активный статус, а инспекция всё равно переквалифицирует отношения. Договор с самозанятым устойчив на разовых работах, проектной занятости и услугах с измеримым результатом.
Если исполнитель находится за пределами России, квалифицированная подпись ему недоступна: удостоверяющие центры работают только на территории Российской Федерации, и выпустить УКЭП из другой страны человек не сможет. Для договоров ГПХ это обычно и не нужно — большинство документов подписывается неквалифицированной подписью, которая выпускается в мобильном приложении независимо от страны пребывания.
Как оформить и подписать договор с самозанятым после проверки
Результат проверки работает только вместе с документами, которые подтверждают характер отношений. Минимальный комплект: договор возмездного оказания услуг или договор подряда с указанием ИНН и статуса плательщика НПД, акт по каждому этапу с конкретным результатом, чек из «Мой налог» после каждой оплаты и зафиксированный результат проверки статуса на дату платежа. В Добыто мы закладываем этот комплект в маршрут документа: договор и акт идут одним маршрутом, а файл подписи хранится рядом с документом и выгружается вместе с ним.
Кейс из практики: логистическая компания с филиалами в семи городах и сетью из 12 000 перевозчиков обязана подписывать полный пакет документов до начала рейса: договор, заявку на перевозку и закрывающий акт. Рейсов около 5000 в месяц, удалённость исполнителя от ближайшего филиала доходит до 1200 км, заявка приходит вечером, а договор нужен к восьми утра. Схема с квалифицированной подписью не работала: на выдачу подписи уходил минимум день, и перевозчику нужно было физически приехать в удостоверяющий центр. После перехода на подписание со смартфона выпуск подписи и подписание первого договора занимают 5-10 минут, обучение всей сети заняло месяц.
Шаблоны для оформления работы с исполнителями в электронном виде
Комплект собран под задачу подписания документов с внешними исполнителями: начните с соглашения об использовании ПЭП и НЭП, оно определяет, какая подпись признаётся сторонами равнозначной собственноручной.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Регламент двустороннего обмена документами | Скачать |
| Согласие на обработку персональных данных | Скачать |
| Правила обработки персональных данных | Скачать |
| Протокол проверки электронной подписи | Скачать |
Важный нюанс из практики: крупная страховая группа с агентской сетью примерно в 5500 человек, где агенты — физические лица, ИП и юридические лица, упиралась в то же ограничение. Около 90% агентов обменивались документами по квалифицированной подписи: выпуск примерно 3000 рублей, день ожидания, очная явка, а в части городов удостоверяющего центра просто нет. Перевод обмена на подпись, которую агент выпускает в приложении по паспорту за несколько минут, снял ограничение по географии и позволил расширять сеть без поездок агентов.
Полезно знать: распечатка электронного договора остаётся копией электронного документа, а не оригиналом. Чтобы такая распечатка что-то значила, её заверяет оператор электронного документооборота, удостоверяющий центр, нотариус либо сама организация с отметкой о верности копии.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Мы разводим во времени выдачу подписи и первые юридически значимые действия с ней. Совпадение даты выпуска подписи и даты подписания ключевого документа проверяющий читает как обстоятельство не в пользу компании, даже когда регламент обмена и перечень документов оформлены правильно. Проверьте по своей системе, что эти даты у вас не совпадают.»
Стоимость подключения КЭДО и электронного подписания документов
Стоимость зависит от численности подключаемых людей и набора функций: электронные подписи для сотрудников входят в тариф, отдельно оплачивается только УКЭП через партнёров.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение от 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение от 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | годовой период |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск подписей ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | при подключении |
| УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Итоговая сумма складывается из численности и выбранного набора функций, а тариф меняется в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Полные условия по каждому тарифу и составу функций собраны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Для сравнения стоит посчитать бумажный вариант. Курьерская доставка документов одному удалённому исполнителю обходится примерно в 2000 рублей за направление, оригиналы нужны в обе стороны, то есть около 4000 рублей за комплект. Почтовая пересылка в другой регион занимает порядка четырёх дней в одну сторону, и к работе стороны приступают через неделю после договорённости.
Выводы
Статус плательщика НПД проверяется по ИНН на дату расчёта в бесплатном сервисе ФНС, и это занимает меньше минуты. Активный статус закрывает вопрос об НДФЛ и взносах по конкретной выплате, но не отвечает за лимит 2,4 млн рублей, за правило двух лет для бывших сотрудников, за аннулированный чек и за содержание вашего договора. Устойчивая конструкция собирается из четырёх элементов: результат проверки с датой, договор без признаков трудовых отношений, акт с измеримым результатом и чек из «Мой налог» по каждой оплате.
Мы в Добыто переводим этот комплект в электронный вид: подписание договоров и актов с внешними исполнителями идёт из браузера и мобильного приложения, а результат проверки и файл подписи хранятся рядом с документом и выгружаются по запросу проверяющих.
Частые вопросы
Как проверить статус, если известны только ФИО исполнителя?
Сервис ФНС работает только по ИНН, поиск по фамилии в нём не предусмотрен. Если исполнитель не помнит свой ИНН, его можно узнать в отдельном сервисе ФНС по паспортным данным и дате рождения, а сам исполнитель видит ИНН в приложении «Мой налог» и в справке КНД 1122035. Запрашивайте ИНН до подписания договора и вносите в реквизиты сторон.
Нужно ли проверять статус, если исполнитель зарегистрирован как ИП?
Индивидуальный предприниматель тоже вправе применять НПД, и проверяется он тем же сервисом по своему ИНН. Дополнительно стоит посмотреть ЕГРИП: там видно, действующий ли статус ИП и какие виды деятельности заявлены. Если ИП применяет упрощённую систему или общий режим, чек из «Мой налог» он не выдаст, и расход подтверждается актом и счётом.
Что делать, если самозанятый аннулировал чек после оплаты?
Аннулирование чека без возврата денег само по себе не лишает организацию расхода, если чек был сформирован в «Мой налог» и сохранён. Потребуйте у исполнителя новый чек: приложение позволяет сформировать его задним числом. Если исполнитель отказывается, обращайтесь в налоговый орган, приложив договор, акт выполненных работ, платёжный документ и переписку с исполнителем.
Сохраняется ли статус при превышении лимита 2,4 млн рублей?
Нет, право применять НПД утрачивается, и доходы сверх лимита облагаются по общим правилам. Лимит считается по всем заказчикам суммарно, поэтому вы не видите его остаток. Если ваши выплаты за год приближаются к порогу, запросите у исполнителя справку о состоянии расчётов по форме КНД 1122036 или переводите отношения на договор с ИП.
Считается ли скриншот проверки доказательством для налоговой?
Скриншот сам по себе документом не является, но он фиксирует дату и результат запроса и в связке с чеком работает как подтверждение добросовестности. Надёжнее хранить результат проверки в системе, где он привязан к карточке договора с отметкой времени. Распечатка электронного документа остаётся копией и требует заверения.
Может ли самозанятый одновременно работать по трудовому договору?
Да, режим НПД совмещается с работой по трудовому договору у другого работодателя: человек платит НДФЛ с зарплаты и НПД с доходов от заказчиков. Запрет касается только доходов от собственного нынешнего работодателя и от того, у кого исполнитель работал в течение предыдущих двух лет. Проверять это нужно по дате увольнения, а не по статусу в сервисе ФНС.
