Статус самозанятого проверяется по ИНН исполнителя в сервисе ФНС на дату каждой выплаты: право на налог на профессиональный доход человек теряет автоматически, как только годовой доход превысит 2,4 млн рублей, и снимается с учёта одним действием в приложении «Мой налог». Проверка перед платежом закрывает два риска заказчика: страховые взносы и НДФЛ, которые компания доначислит себе сама, и отказ в признании расхода. Подтверждают статус три разных документа, и работают они по-разному: выписка сервиса ФНС фиксирует статус на выбранную дату, справка по форме КНД 1122035 — факт постановки на учёт, а чек из «Мой налог» с ИНН заказчика снимает страховые взносы по части 1 статьи 15 422-ФЗ.
Разберём, чем отличаются эти три подтверждения и какое из них работает при налоговой проверке, что делать, если исполнитель утратил статус между авансом и окончательным расчётом, и почему чеки с актами сами по себе не защищают от переквалификации договора в трудовой. Покажем действующий индикатор риска Минтруда с порогами 35 человек и 35 000 рублей, сценарную таблицу по утрате статуса и порядок проверки перед платежом. Тарифы и сроки подключения электронного обмена документами с исполнителями — во второй половине статьи.
Почему статус самозанятого проверяют перед каждой выплатой
Статус плательщика налога на профессиональный доход не привязан к сроку действия договора. Человек регистрируется и снимается с учёта в приложении «Мой налог» по своему заявлению, без уведомления заказчиков и без переходного периода. Отдельно работает автоматическая утрата: при превышении лимита 2,4 млн рублей дохода за календарный год налоговый орган снимает исполнителя с учёта датой превышения, и все выплаты после этой даты для заказчика становятся выплатами обычному физическому лицу.
Разница между режимами определяет, кто платит налоги с той же самой суммы. Пока исполнитель на НПД, он сам платит 6% с дохода от юридического лица или ИП, а заказчик не удерживает НДФЛ и не начисляет взносы. Как только статус утрачен, компания становится налоговым агентом: с выплаты удерживается НДФЛ, сверху начисляются страховые взносы, а расход без чека под вопросом. Сам эксперимент по 422-ФЗ рассчитан до 31 декабря 2028 года, и до этой даты правила остаются прежними.
Проверка на дату договора эту логику не закрывает. Между подписанием и платежом проходят недели, а у длящегося сотрудничества выплат бывает по две в месяц. Проверять нужно на дату каждого перечисления и сохранять результат. При налоговой проверке инспектор сверяет статус с датой конкретного платёжного поручения, а прошлые периоды сотрудничества его в этот момент не интересуют.
Факт: ко второму чтению пакета поправок в ТК РФ обсуждались новые признаки трудовых отношений и право Роструда обращаться в суд при выявлении таких признаков без трудового договора, в том числе по отношениям с самозанятыми. В итоговый текст Федерального закона от 25.05.2026 № 144-ФЗ эти нормы не вошли, и ссылаться на них как на действующие нельзя.
Три способа подтвердить статус: чем отличаются выписка ФНС, справка КНД 1122035 и чек
Заказчики обычно пользуются одним источником и считают вопрос закрытым. На практике источники подтверждают разные обстоятельства и в споре с инспекцией закрывают разные участки.
Выписка сервиса ФНС по ИНН на конкретную дату
Бесплатная проверка статуса налогоплательщика НПД по ИНН работает без регистрации и берёт данные напрямую из базы налоговой службы. В форме два поля: ИНН исполнителя и дата, на которую нужен статус. Дату можно указать прошедшую, поэтому сервис закрывает и текущие платежи, и разбор старых выплат, когда вопрос возник задним числом. Для потоковой проверки у сервиса есть API: если исполнителей десятки, ИНН проверяются пакетом из учётной системы, а не руками бухгалтера. В сервисе Добыто такая сверка запускается из браузера в момент формирования платёжного реестра, и результат по каждому ИНН сохраняется с датой.
Справка о постановке на учёт по форме КНД 1122035
Справку формирует сам исполнитель в приложении «Мой налог» или в личном кабинете плательщика НПД. Документ подписывается электронной подписью налогового органа и приравнивается к бумажному с печатью инспекции. В справке указаны ФИО, ИНН, дата регистрации и налоговый орган. Ограничение у неё одно, зато существенное: справка подтверждает постановку на учёт на дату своего формирования и ничего не говорит о том, что было через месяц. Справка, полученная при подписании договора, к декабрьской выплате отношения не имеет.
Чек из приложения «Мой налог»
Чек — единственный документ из трёх, который прямо влияет на налоговые обязательства заказчика. Выплаты плательщику НПД не признаются объектом обложения страховыми взносами при наличии чека, сформированного по статье 14 422-ФЗ, а без чека организация не вправе учесть расход. Чек фиксирует факт расчёта. Статус на дату платежа он не подтверждает: чек формируется и в ситуации, когда права на НПД у исполнителя уже нет, а деньги за прошлый период до него дошли.
Сведём три источника в таблицу, чтобы было видно, какой участок закрывает каждый.
| Подтверждение | Что подтверждает | На какую дату | Кто формирует |
|---|---|---|---|
| Выписка сервиса ФНС по ИНН | Наличие или отсутствие статуса плательщика НПД | На любую выбранную дату, включая прошедшую | Заказчик самостоятельно, бесплатно и без согласия исполнителя |
| Справка КНД 1122035 | Постановку на учёт в качестве плательщика НПД | На дату формирования справки | Исполнитель в «Мой налог», подпись налогового органа |
| Справка КНД 1122036 | Состояние расчётов и сумму дохода по НПД | За выбранный период | Исполнитель в «Мой налог» |
| Чек из «Мой налог» | Факт расчёта; снимает страховые взносы и подтверждает расход | На дату расчёта, указанную в чеке | Исполнитель после получения денег |
Ни один источник не заменяет два других: выписка не подтверждает расход, чек не подтверждает статус, справка не подтверждает ничего за пределами даты своего формирования. Рабочая связка для каждой выплаты — выписка на дату платежа плюс чек с вашим ИНН.
Как проверить самозанятого перед выплатой: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Возьмите ИНН исполнителя из договора и сверьте его с ИНН в реквизитах платёжного поручения. Расхождение в одной цифре даёт проверку не того человека.
- Шаг 2. Проверьте статус в сервисе ФНС, указав в поле даты день фактического перечисления. Если платёж уходит завтра, проверка делается на завтрашнюю дату либо повторяется в день перечисления.
- Шаг 3. Сохраните результат: выгрузку или снимок экрана с видимой датой проверки и ИНН. Файл кладётся в папку исполнителя рядом с договором и актом.
- Шаг 4. Перечислите оплату и запросите чек. При безналичном расчёте у исполнителя есть срок до 9-го числа месяца, следующего за месяцем получения денег; при расчёте наличными или электронным средством платежа чек формируется в момент расчёта.
- Шаг 5. Проверьте в чеке ИНН заказчика, наименование вашей организации, дату, сумму и наименование услуги. Чек без ИНН юридического лица не подтверждает, что услуга оказана именно вам.
- Шаг 6. Подпишите акт с описанием конкретного результата и приложите его к чеку. Формулировку из акта продублируйте в назначении платежа.
- Шаг 7. Занесите исполнителя, дату проверки, номер чека и сумму в реестр. Реестр отвечает на вопрос инспектора о регулярности проверок без поднятия переписки за год.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Распечатка электронного документа остаётся копией электронного документа, а не оригиналом. Чтобы такая распечатка что-то значила при проверке, её заверяют: оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом либо самой организацией с отметкой о верности копии. Посмотрите, какие документы по исполнителям у вас существуют только в электронном виде, и решите заранее, чем вы подтвердите их подлинность».
Что проверить в исполнителе помимо статуса НПД
Статус НПД отвечает на один вопрос: кто платит налог с выплаты. Он не говорит ни о дееспособности исполнителя, ни о его долгах, ни о том, что деньги дойдут до адресата. Для разовой работы на 15 000 рублей этого достаточно, для длящегося подряда на сотни тысяч — нет.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Проверка по открытым государственным источникам занимает 10-15 минут и делается бесплатно: банк данных исполнительных производств ФССП покажет взыскания, Единый федеральный реестр сведений о банкротстве — процедуру банкротства физического лица, ЕГРИП — действующий статус ИП и заявленные виды деятельности, сервис МВД — недействительность паспорта, картотека арбитражных дел — споры с прошлыми заказчиками. Отдельно проверяется, не входит ли деятельность исполнителя в перечень, при котором НПД применять нельзя: перепродажа чужих товаров, реализация подакцизной и маркированной продукции, добыча полезных ископаемых, работа по агентским договорам и договорам поручения в чужих интересах.
Проверка исполнителя — это обработка персональных данных, поэтому основание нужно и здесь. Для проверки по открытым источникам достаточно условия в договоре и подписанного согласия, где перечислены цель, состав данных и срок обработки. Запрос сведений у третьих лиц без такого согласия выходит за рамки 152-ФЗ.
Сверьте данные исполнителя до заключения договора
Чек самозанятого: сроки, реквизиты и что делать при аннулировании
Чек формируется в приложении «Мой налог» и передаётся заказчику в электронном виде или на бумаге. Сроки в статье 14 422-ФЗ разведены по способу расчёта: при наличных и расчётах электронными средствами платежа чек передаётся в момент расчёта, при безналичном переводе на счёт — не позднее 9-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором исполнитель получил деньги. Отсюда практическое следствие для декабрьских и мартовских закрытий: чек по платежу от 28 числа законно может прийти только в следующем месяце, и требовать его день в день бессмысленно.
Обязательные реквизиты чека перечислены в части 6 статьи 14. Для заказчика критичны три: ИНН юридического лица или индивидуального предпринимателя — покупателя услуг, уникальный идентификационный номер чека, который присваивается в информационной системе налоговых органов в момент формирования, и наименование оказанных услуг. Чек, где в качестве покупателя стоит физическое лицо, расход компании не подтверждает.
Отдельный сюжет — аннулированный чек. Исполнитель вправе аннулировать чек при возврате денег или при ошибке во вводе данных, указав причину корректировки. По разъяснению ФНС от 28 октября 2021 года, аннулирование чека без возврата средств заказчику само по себе не лишает заказчика права учесть расход, если у него есть чек, отвечающий требованиям статьи 14 422-ФЗ. Поэтому сохраняйте сам файл чека и его уникальный идентификационный номер: ссылка на чек, присланная в мессенджере, со временем перестаёт открываться.
Внимание: распечатанный чек и распечатанный акт остаются копиями электронных документов. Заверяйте их оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом либо отметкой организации о верности копии — иначе при истребовании подлинника подтверждать факт будет нечем.
Когда проверка статуса не спасает: признаки подмены трудовых отношений
Определение Судебной коллегии по экономическим спорам Верховного Суда РФ от 3 февраля 2025 года № 309-ЭС24-20306 закрыло надежду на то, что аккуратный документооборот сам по себе защищает от переквалификации. Суд поддержал доначисление 2,6 млн рублей НДФЛ, признав отношения трудовыми: исполнители подчинялись правилам внутреннего распорядка, выплаты были регулярными и фиксированными, предпринимательский риск у физических лиц отсутствовал. Наличие чеков и подписанных актов доказательством гражданско-правового характера отношений не стало.
Второй вывод того же определения касается расчёта недоимки. Доначисленный НДФЛ не уменьшается на налог на профессиональный доход, который исполнители уже уплатили: переплата остаётся у физического лица и зачитывается только по его собственному заявлению в налоговый орган. То есть с одной и той же суммы бюджет получает и НПД, и НДФЛ, а компания сверху платит страховые взносы и штраф.
Административная ответственность за уклонение от оформления трудового договора установлена частью 4 статьи 5.27 КоАП РФ: для организации 50 000-100 000 рублей, для должностного лица 10 000-20 000 рублей, для ИП 5 000-10 000 рублей. Повторное нарушение по части 5 той же статьи поднимает штраф организации до 100 000-200 000 рублей и даёт дисквалификацию должностного лица на срок от одного года до трёх лет. Отдельно работает статья 123 НК РФ: за неудержанный НДФЛ налоговый агент платит 20% от суммы, которую должен был удержать.
Пороги, по которым компанию отбирают для проверки
С 10 января 2026 года действует обновлённый индикатор риска подмены трудовых отношений, утверждённый приказом Минтруда России от 08.12.2025 № 685н. Индикатор срабатывает при совпадении четырёх условий: организация или ИП взаимодействует не менее чем с 35 плательщиками НПД, каждый получает от компании более 35 000 рублей в месяц, сотрудничество длится более трёх месяцев подряд, а доля дохода конкретного исполнителя от этой компании составляет 75% и более всех его доходов. Порог по доле снижен с прежних 90%, поэтому под индикатор теперь попадают компании, у которых исполнитель загружен на три четверти, а не полностью.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Параллельно налоговые органы ежеквартально передают сведения о взаимодействии с плательщиками НПД в межведомственные комиссии субъектов по противодействию нелегальной занятости. В марте 2026 года Минтруд вынес на общественное обсуждение новый индикатор риска по бывшим работникам: более 10 человек, ранее работавших в организации по трудовым договорам, в следующем отчётном квартале заключают гражданско-правовые договоры со среднемесячным доходом свыше 25 тыс. рублей. На дату публикации это проект, а не действующая норма, но порог показывает направление, в котором двигается контроль.
Прямой запрет действует независимо от порогов: доход от бывшего работодателя не признаётся объектом НПД, если с даты увольнения прошло менее двух лет. Проверка статуса здесь не поможет — исполнитель останется самозанятым, но конкретно ваши выплаты под режим НПД не подпадут, и налоги придётся считать как по обычному физическому лицу.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Значительная часть публикаций описывает поправки в будущем времени, потому что писалась до их вступления в силу, а часть норм в итоговый текст закона так и не вошла. Прежде чем строить схему работы с исполнителями на чьей-то статье, откройте действующую редакцию и посмотрите дату. Мы отдельно сверяем, что консультант ссылается на принятую норму, а не на редакцию законопроекта ко второму чтению».
Исполнитель утратил статус: что делать в каждом сценарии
Утрата статуса не отменяет обязательство заплатить за выполненную работу. Меняется порядок налогообложения выплаты, и меняется он с конкретной даты, а не с начала месяца или квартала.
| Сценарий | Что со статусом | Последствие для выплаты | Действие заказчика |
|---|---|---|---|
| Доход исполнителя превысил 2,4 млн рублей за год | Снятие с учёта датой превышения, автоматически | Все выплаты после этой даты облагаются НДФЛ и взносами | Проверить статус на дату платежа, удержать НДФЛ, начислить взносы, отразить в отчётности |
| Исполнитель снялся с учёта по своему заявлению | Статус прекращается с даты снятия | Чек сформировать он уже не сможет, расход без чека не подтверждён | Оформить выплату как договор ГПХ с физическим лицом, пересобрать закрывающие документы |
| Исполнитель зарегистрировал ИП и перешёл на УСН или ПСН | НПД прекращается, появляется другой налоговый режим | Заказчик не налоговый агент, но чек «Мой налог» больше не выдаётся | Запросить лист записи ЕГРИП и уведомление о применении режима, перейти на акт и счёт |
| Статус был утрачен до аванса, узнали после окончательного расчёта | Задним числом статуса нет на обе даты | Недоимка по НДФЛ и взносам, штраф 20% по статье 123 НК РФ | Проверить по сервису ФНС обе даты, доудержать налог из последующих выплат, подать уточнённую отчётность |
| Исполнитель — бывший работник, уволенный менее двух лет назад | Статус НПД сохраняется, но на ваши выплаты не распространяется | Доход не признаётся объектом НПД, налоги считаются как по физлицу | Сверить дату увольнения по кадровым документам до подписания договора, а не после |
Три сценария из пяти обнаруживаются одной и той же проверкой по ИНН на дату платежа. Четвёртый и пятый закрываются сверкой с собственной кадровой базой: дата увольнения и ИНН бывших работников есть у вас, а не у налоговой инспекции. Мы закладываем такую сверку в маршрут согласования платежа отдельным шагом, до отправки реестра в банк.
Полезно знать: журнал действий в информационной системе выгружается целиком и показывает всё, включая то, что работает против компании. Смотреть выгрузку по спорной выплате нужно до начала спора, а не после получения требования.
Как выстроить документооборот с самозанятыми, чтобы проверка была доказуемой
Комплект на каждую выплату состоит из четырёх элементов: договор с описанием конкретного результата, акт с тем же описанием, чек с ИНН заказчика и сохранённая выписка о статусе на дату платежа. Пятый элемент — реестр, в котором эти четыре сведены по датам. Инспектор проверяет, воспроизводится ли связка «выплата — проверка — чек» по каждой строке банковской выписки.
Бумажный обмен на этом объёме ломается первым. Исполнители находятся в разных городах, акт нужен до оплаты, а курьер идёт несколько дней в одну сторону и столько же обратно за вторым экземпляром. Электронный обмен снимает эту часть: договор ГПХ, акт выполненных работ и отчёт подписываются усиленной неквалифицированной подписью, которую исполнитель выпускает сам, без визита в удостоверяющий центр. Квалифицированная подпись для расчётов с исполнителем не требуется: разовому подрядчику хватает неквалифицированной, выпущенной в приложении за несколько минут.
Кейс из практики: логистическая компания с филиалами в семи городах и сетью из 12 000 перевозчиков должна была получать полный пакет документов до начала рейса, при удалённости исполнителя от ближайшего филиала до 1200 километров и объёме около 5000 рейсов в месяц. Схема с квалифицированной подписью не работала: на выдачу уходил минимум день, а получать её нужно было очно в одном городе. После перехода на подпись, выпускаемую исполнителем в мобильном приложении, выпуск подписи и подписание первого договора занимали 5-10 минут, и документы стали уходить заказчику до выполнения рейса.
Важный нюанс из практики: в страховой группе с агентской сетью на 5500 человек акт выполненных работ был условием выплаты вознаграждения, и очное получение квалифицированной подписи для каждого агента упиралось в отсутствие удостоверяющих центров в малых городах. Переход на самостоятельный выпуск подписи снял географическое ограничение: подписание перестало зависеть от того, есть ли в населённом пункте удостоверяющий центр.
Лайфхак: начинайте перевод обмена в электронный вид с одного типа документа, а не со всего комплекта сразу. В практике внедрения компания с численностью более 250 человек перевела основную массу подписантов за 3-4 недели именно потому, что первым в систему завели один документ, без которого не двигался следующий шаг.
В практике Добыто самая частая ошибка при работе с исполнителями — разрыв между датой проверки и датой платежа: статус смотрят в день подписания акта, а деньги уходят через неделю в составе общего реестра. Мы сводим оба события в одну процедуру: проверка запускается в момент формирования платёжного реестра, а её результат сохраняется в карточке исполнителя рядом с чеком.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Порядок обмена документами нужно закрепить письменно, иначе он не работает как доказательство. Суды признают сложившийся электронный обмен, когда он системный и когда его порядок описан в локальном акте или соглашении сторон, а не когда стороны просто переписывались. Если у вас исторически сложился обмен актами по почте, его нужно либо закрепить соглашением, либо переводить в систему: промежуточное состояние самое уязвимое».
Шаблоны соглашений и согласий для работы с исполнителями
Комплект закрывает организационную часть обмена; начните с соглашения по ЭДО — без него остальные документы повисают в воздухе.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Шаблон соглашения по электронному документообороту | Скачать |
| Регламент двустороннего обмена документами | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Согласие на обработку персональных данных | Скачать |
| Протокол проверки электронной подписи (образец) | Скачать |
Когда работать с самозанятыми не стоит
Режим НПД рассчитан на разовые и проектные задачи с измеримым результатом. Пять ситуаций выводят сотрудничество за эти границы.
- Постоянная функция вместо задания. Если человек нужен на рабочем месте по графику, с подчинением правилам внутреннего распорядка и оплатой за процесс, а не за результат, это трудовые отношения. Никакой договор такую фактуру не переписывает.
- Бывший работник, уволенный менее двух лет назад. Прямое ограничение 422-ФЗ: доход от бывшего работодателя объектом НПД не является, и налоговая нагрузка возвращается к заказчику.
- Исполнитель работает только на вас. Доля дохода от одной компании в 75% и выше входит в действующий индикатор риска. Одного этого признака мало, но в связке с регулярными фиксированными выплатами он усиливает остальные.
- Деятельность из закрытого перечня. Перепродажа чужих товаров, подакцизная и маркированная продукция, добыча полезных ископаемых, агентские договоры и поручения в чужих интересах под НПД не подпадают.
- Объём работ заведомо больше лимита. Если по договору исполнитель получит от вас больше 2,4 млн рублей за календарный год, статус он утратит внутри вашего же проекта. Такому исполнителю выгоднее сразу регистрировать ИП, а вам — сразу считать бюджет по другой модели.
Проверить себя можно по одному вопросу: что вы покупаете, время человека или результат. Если ответ «время», работа с самозанятым здесь не подходит, и дальнейшие меры предосторожности только оттягивают проблему.
Стоимость электронного документооборота с исполнителями: тарифы и сроки
Стоимость зависит от численности подписантов, набора нужных подписей и того, требуется ли интеграция с учётной системой.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | по согласованию |
| Выпуск подписей ПЭП и УНЭП для подписантов | бесплатно на всех тарифах | входит в тариф |
| УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | рассчитывается индивидуально | по регламенту УЦ |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
Итоговый счёт складывается из числа подписантов и выбранного набора функций: интеграция с 1С, электронный архив и приоритетная поддержка входят в тариф «Бизнес», а выделенный сервер и API считаются отдельно. Условия по каждому тарифу и порядок перехода между ними опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО: тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Статус плательщика НПД живёт своей жизнью и прекращается без предупреждения заказчика, поэтому единственная рабочая частота проверки — каждая выплата, на дату этой выплаты, с сохранением результата. Выписка сервиса ФНС, справка о постановке на учёт и чек закрывают разные участки и друг друга не заменяют. Аккуратный комплект документов при этом не защищает от переквалификации: Верховный Суд прямо указал, что чеки и акты сами по себе гражданско-правовой характер отношений не доказывают, а уплаченный исполнителем НПД в счёт доначисленного НДФЛ автоматически не идёт.
Мы в Добыто выстраиваем электронный обмен с исполнителями так, чтобы проверка статуса, подписание акта и платёж собирались в одну цепочку с фиксацией дат, а не восстанавливались по переписке в момент налогового требования. Для компаний с распределённой сетью исполнителей это чаще всего единственный способ получить закрывающие документы раньше, чем уйдут деньги.
Частые вопросы
Нужно ли проверять статус, если мы платим исполнителям через агрегатор или цифровую платформу
Пока платформа выступает посредником, обязанность подтвердить основания для неначисления взносов остаётся на компании, которая признаёт расход. С 1 октября 2026 года вступает в силу Федеральный закон от 31.07.2025 № 289-ФЗ о платформенной экономике, который вводит требования к операторам посреднических платформ и к их взаимодействию с исполнителями. До этой даты порядок прежний: запрашивайте у платформы реестр чеков с ИНН вашей организации и сверяйте статус исполнителей по ИНН самостоятельно.
Самозанятый аннулировал чек уже после того, как мы учли расход. Что делать
По разъяснению ФНС от 28 октября 2021 года, аннулирование чека плательщиком НПД без возврата денег заказчику не является основанием для непризнания расходов, если у заказчика есть чек, отвечающий требованиям статьи 14 422-ФЗ. Практический вывод: храните сам файл чека и его уникальный идентификационный номер, а не ссылку на чек в мессенджере. При возврате аванса ситуация другая: там корректировка законна, и расход снимается на сумму возврата.
Обязателен ли акт, если чек уже получен
Чек подтверждает факт расчёта, но не описывает, что именно сделано. Акт с конкретным результатом работ нужен для подтверждения деловой цели и для разграничения с трудовой функцией: формулировка «услуги за август» работает против компании, формулировка «разработка макетов по заявке от 12 августа, 5 позиций» — за неё. Ту же формулировку дублируйте в назначении платежа.
Можно ли платить самозанятому наличными и когда он должен выдать чек
Можно. При расчёте наличными или электронным средством платежа чек формируется и передаётся в момент расчёта. При переводе на банковский счёт срок другой: не позднее 9-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором получены деньги. Разные сроки для разных форм расчёта — частая причина конфликтов с бухгалтерией, которая ждёт чек день в день по безналичной выплате.
Проверка исполнителя по открытым базам — это обработка персональных данных
Да. ИНН, ФИО и сведения из открытых реестров относятся к персональным данным, и обработка требует основания по 152-ФЗ. Для проверки по открытым государственным источникам достаточно условия в договоре и подписанного согласия с указанием цели, состава данных и срока обработки. Запрашивать сведения об исполнителе у третьих лиц без отдельного согласия нельзя.
Может ли самозанятый быть индивидуальным предпринимателем
Да, ИП вправе применять НПД, если не нанимает работников и соблюдает ограничения по видам деятельности и лимиту дохода. Для заказчика порядок тот же: проверка по ИНН в сервисе ФНС и чек из «Мой налог». Разница появляется, когда ИП уходит с НПД на УСН или ПСН: чек больше не формируется, и подтверждающими документами становятся акт и счёт, а сведения о режиме проверяются по ЕГРИП и уведомлению о применении спецрежима.
