Договор с самозанятым: как описать услуги в акте 2026

Договор с самозанятым налоговая проверяет по связке из трёх документов: сам договор, акт об оказанных услугах и чек из приложения «Мой налог». Предмет описывают через конкретный результат с измеримым объёмом и сроком. Формулировка «услуги по продвижению» для этого не годится, рабочий вариант выглядит так: «подготовка и размещение 8 публикаций по техническому заданию № 3 в период с 1 по 30 сентября 2026 года». Без чека расходы по сделке не учитываются вообще, это часть 8 статьи 15 закона 422-ФЗ, а акт подтверждает факт и дату оказания услуги. Разовый заказ с оплатой за результат и ежемесячные одинаковые выплаты за регулярные обязанности проверяются по-разному: во втором случае инспекция смотрит уже не на расходы, а на признаки трудовых отношений.

Дальше разбираем формулировки предмета, состав акта, наименование услуги в чеке и сроки его передачи заказчику. Показываем, какие условия договора сами по себе работают доводом за переквалификацию и какие критерии передаются налоговыми органами в межведомственные комиссии по противодействию нелегальной занятости. Сценарная таблица по типам заказов, перечень ситуаций, когда самозанятый не подходит, стоимость перевода обмена документами в электронный вид и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Предмет договора: результат вместо функции

Предмет договора проверяющие читают первым. Гражданский кодекс требует согласовать, что именно делается: для возмездного оказания услуг это статья 779, для подряда — статья 702 с передачей овеществлённого результата, и для подряда существенным условием становятся ещё и сроки по статье 708. По подряду принимается результат (сайт, макет, отремонтированное оборудование), по услугам — действия за период (консультации, ведение соцсетей, перевозка). От выбора главы кодекса зависит, что вы описываете в акте: готовую вещь с характеристиками или объём выполненных действий.

Формулировка «оказание бухгалтерских услуг» в договоре и «услуги за сентябрь» в акте не говорит ни о результате, ни об объёме. Она не позволяет проверить обоснованность расходов по статье 252 Налогового кодекса и одновременно выглядит как описание должности. Ниже — разбор типовых предметов, которые мы в Добыто чаще всего правим в договорах заказчиков перед запуском электронного обмена.

Правая колонка показывает связку, ради которой всё и делается: одна и та же единица работы проходит через договор, акт и чек без переименований. Когда в договоре «услуги копирайтера», в акте «услуги за сентябрь», а в чеке «оплата по договору», проверяющему нечего сопоставлять, и разговор быстро смещается к вопросу, за что именно платили каждый месяц.

Что ещё обязательно записать в договор

Шесть условий, отсутствие которых регулярно оборачивается спором с инспекцией или доначислением.

• Статус исполнителя. Указание, что исполнитель применяет специальный налоговый режим «Налог на профессиональный доход», с его ИНН. Заказчик при этом не удерживает НДФЛ и не платит страховые взносы с выплаты.
• Обязанность передать чек. Отдельным пунктом: чек формируется в приложении «Мой налог» на каждую оплату и передаётся заказчику. Полезно прописать срок и способ передачи.
• Уведомление об утрате статуса. Обязанность исполнителя сообщить о снятии с учёта до получения следующей оплаты, с ответственностью за неуведомление.
• Порядок приёмки. Кто подписывает акт, в какой срок, что считается мотивированным отказом от приёмки.
• Оплата за результат. Привязка суммы к объёму или этапу, а не к календарному месяцу.
• Способ обмена документами. Бумага, электронная почта или система электронного документооборота, с указанием вида электронной подписи.

Проверить сам статус исполнителя можно бесплатно и на любую дату: сервис ФНС «Проверить статус налогоплательщика налога на профессиональный доход» отвечает по ИНН и дате, а реестр обновляется в реальном времени. Дату проверки есть смысл фиксировать скриншотом или выгрузкой в день подписания договора и в день каждой оплаты.

Акт об оказанных услугах: что в нём должно совпасть с договором

Чек подтверждает факт оплаты, акт — факт оказания услуги и период, в котором она оказана. ФНС в письме от 20.02.2019 № СД-4-3/2899@ прямо называет акт документом, отражающим период или дату оказания услуги для целей налогового учёта расходов покупателя, и отдельно отмечает ситуацию с предоплатой, когда чек приходит раньше самой услуги. Содержание акта разбирается в тексте письма ФНС о применении налога на профессиональный доход вместе с вопросами о форме договора и сроках передачи чеков.

Рабочий состав акта: реквизиты сторон с ИНН и указанием на статус плательщика НПД, ссылка на договор и заявку, описание услуги в тех же словах, что в договоре, измеримый объём, период оказания, стоимость, сведения об оплате и о переданном чеке, дата составления и дата подписания сторонами. Отдельная строка про отсутствие претензий по объёму и качеству закрывает вопрос приёмки.

Дата составления документа, дата подписания каждой стороной, период оказания услуги и дата расчёта совпадают редко, а в электронном обмене к ним добавляется отметка времени в подписи. Если период оказания услуги в акте выходит за срок действия договора или расчёт прошёл раньше периода без условия о предоплате, это первый вопрос инспектора.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Первое, что мы выясняем в споре о подписи, — в каком режиме создавался документ. Скан подписанного от руки акта и файл, подписанный криптографически, живут по разным правилам, и требования к подписи у них разные. Посмотрите на свой файл: если внутри изображение собственноручной подписи, перед вами электронный образ, а не электронный документ.»

Как оформить комплект документов на одну услугу: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Проверьте статус исполнителя по ИНН в сервисе ФНС на дату подписания договора и сохраните результат.
2. Шаг 2. Согласуйте предмет: единица работы, измеримый объём, срок, стоимость. Детали объёма вынесите в приложение или заявку с номером и датой.
3. Шаг 3. Заключите договор: письменная форма, условия о статусе НПД, чеке, уведомлении об утрате статуса, порядке приёмки и способе обмена документами.
4. Шаг 4. Примите работу: подпишите акт с тем же описанием услуги, что в договоре, с периодом оказания и ссылкой на заявку.
5. Шаг 5. Оплатите и получите чек. Сверьте в чеке наименование услуги, сумму и свой ИНН как заказчика.
6. Шаг 6. Проверьте статус исполнителя на дату оплаты повторно: снятие с учёта между подписанием и расчётом меняет налоговые последствия выплаты.
7. Шаг 7. Сложите договор, приложение, акт и чек в одну папку по сделке и храните вместе с данными налогового учёта.

Образцы и регламенты для обмена документами с исполнителями

Комплект для тех, кто переводит подписание договоров и актов в электронный вид: начните с соглашения об электронном документообороте, без него простая и неквалифицированная подпись не признаются равнозначными собственноручной.

Чек НПД: наименование услуги, сроки и аннулирование

Расходы на покупку работ и услуг у плательщика НПД не учитываются при отсутствии чека, сформированного по правилам статьи 14 закона 422-ФЗ. Норма прямая, часть 8 статьи 15, и обойти её актом нельзя: акт без чека расход не подтверждает, чек без акта не показывает, когда услуга оказана. Наименование услуги в чеке формирует сам исполнитель, и закон не предусматривает исправление этого реквизита: корректировать разрешено только сведения о сумме расчёта при некорректном вводе или возврате денег.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Отсюда практическое правило: наименование услуги согласуйте до оплаты и попросите исполнителя сформировать чек с той же формулировкой, что в акте, с указанием периода или номера заявки. Запись «оплата по договору» технически допустима, но она обнуляет смысл всей конструкции, потому что связь между чеком, актом и договором приходится доказывать другими документами.

Сроки передачи чека зависят от формы расчёта. При оплате наличными и электронными средствами платежа чек передаётся в момент расчёта, при других формах безналичных расчётов — не позднее 9-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором прошёл расчёт. Для бухгалтерии это означает, что декабрьские переводы закрываются чеками уже в январе, и закрытие периода планируется с учётом этого срока.

Исполнитель может аннулировать чек в приложении «Мой налог» уже после того, как вы приняли расход. В практике Добыто мы советуем заказчикам с большим потоком исполнителей раз в квартал сверять принятые чеки со статусом в сервисе ФНС по уникальному идентификационному номеру и хранить исходный файл чека, а не только его номер в учётной системе.

Формулировки, из-за которых договор переквалифицируют в трудовой

Переквалификация идёт по статье 19.1 ТК РФ, а признаки подмены трудовых отношений ФНС описала в письме от 15.04.2022 № ЕА-4-15/4674@. Инспекцию интересует инфраструктурная и организационная зависимость независимо от названия документа: исполнитель работает на территории заказчика, на его оборудовании и материалах, подчиняется внутреннему распорядку, выполняет заранее обусловленную функцию под контролем и управлением. Подтверждения ищут в записях журнала прихода и ухода, постоянных пропусках, графиках смен, расчётных ведомостях и договорах о материальной ответственности.

В договоре опасны формулировки, которые описывают режим и подчинение вместо результата: «исполнитель обязан находиться на объекте с 9:00 до 18:00», «подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка», «ежемесячное вознаграждение выплачивается 5 и 20 числа», «исполнитель обязан ежедневно направлять отчёт непосредственному руководителю», «за нарушение дисциплины вознаграждение уменьшается». Такой текст читается как трудовой договор независимо от того, что написано на титульном листе.

Сколько стоит ошибка

Заключение гражданско-правового договора, фактически регулирующего трудовые отношения, наказывается по части 4 статьи 5.27 КоАП: должностные лица — от 10 000 до 20 000 рублей, индивидуальные предприниматели — от 5000 до 10 000 рублей, организации — от 50 000 до 100 000 рублей. Основные суммы начисляются дальше: за переквалификацией идут доначисление НДФЛ и страховых взносов за весь период, пени, взносы на травматизм по тарифу, зависящему от класса профессионального риска, а также требования самого исполнителя: отпускные, оплата больничных, компенсация при увольнении.

Отдельный запрет касается бывших сотрудников. Доходы от услуг заказчикам, которые были работодателями исполнителя менее двух лет назад, не признаются объектом обложения НПД по пункту 8 части 2 статьи 6 закона 422-ФЗ. Уволить сотрудника и на следующий день оформить его самозанятым нельзя: выплата облагается НДФЛ и взносами, как обычный доход физлица, даже при наличии чека.

С 2024 года налоговые органы передают в межведомственные комиссии субъектов по противодействию нелегальной занятости сведения по перечню из приказа Минтруда от 02.02.2024 № 40н. В него входят данные за 12 месяцев об организациях и предпринимателях, работающих более чем с 10 самозанятыми, у которых среднемесячный доход превышает 20 000 рублей, а средняя продолжительность сотрудничества — более 3 месяцев. Это не нарушение и не презумпция вины, но компания с такими показателями попадает в поле зрения комиссии и должна уметь объяснить структуру заказов.

Полезно знать: ко второму чтению закона от 25.05.2026 № 144-ФЗ обсуждались поправки о новых признаках трудовых отношений и о праве Роструда обращаться в суд при их выявлении, в том числе по отношениям с самозанятыми. В итоговый текст они не вошли, поэтому ссылаться на эти нормы как на действующие нельзя.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Что критично в разных сценариях работы

Универсального набора условий нет: риск смещается в зависимости от того, разовый это заказ или поток однотипных работ.

Строка про поток однотипных заказов — самая тяжёлая в администрировании и одновременно самая защищённая, когда каждая перевозка или выезд закрыты отдельной заявкой с собственным номером и суммой.

Кейс из практики: логистическая компания с филиалами в 7 городах и сетью около 12 000 перевозчиков распределяет порядка 5000 рейсов в месяц. Требование участников рынка — полный пакет по каждому рейсу день в день: договор, заявка на перевозку и закрывающий акт, без оформления задним числом. Заявка приходит вечером, договор нужен к восьми утра, а удалённость перевозчика от филиала доходит до 1200 километров. Выдача квалифицированных подписей через удостоверяющий центр этот цикл не закрывала: на выпуск уходил минимум день, и водители отказывались ехать за подписью. После перехода на подписание со смартфона выпуск подписи и подписание первого договора занимали 5-10 минут.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Когда исполнителей много и они по всей стране, всё упирается в способ получить подпись. За квалифицированной подписью человек должен приехать в удостоверяющий центр лично, и на потоке разовых исполнителей это не работает: они на этом не зарабатывают и просто отказываются. Прежде чем переписывать договор, посмотрите, сколькими способами ваш исполнитель физически может подписать акт в день оказания услуги.»

Подписание договора и акта с исполнителем в другом городе

Бумажный обмен с самозанятым из другого региона ломает сроки: пока договор и акт едут туда и обратно, проходит около недели, а второй экземпляр всё равно нужно получить обратно. Электронная форма эту проблему снимает, но требует одного условия, которое пропускают чаще всего: для простой и неквалифицированной подписи нужно соглашение сторон о признании таких документов равнозначными бумажным. УКЭП работает без дополнительных соглашений в силу закона, зато выдаётся очно в удостоверяющем центре, и исполнитель за пределами России её получить не сможет. В Добыто мы закладываем пилотную группу исполнителей перед подключением всего потока: на ней видно, где ломается маршрут подписания и какие пункты соглашения об обмене формулируются неточно.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Для простой и неквалифицированной подписи равнозначность собственноручной возникает только из соглашения между участниками обмена. Именно этот документ теряют чаще всего, а потом удивляются, почему акт, подписанный кодом из SMS, не убеждает проверяющего. Проверьте, есть ли у вас с исполнителем подписанное соглашение об электронном взаимодействии, и приложите его к договору.»

Важный нюанс из практики: в стандартном маршруте автор документа подписывает его первым и отправляет второй стороне. Для страховой группы с агентской сетью примерно в 5500 человек порядок изменили: компания создаёт акт, отправляет агенту без своей подписи, агент подписывает и возвращает, и только после этого документ подписывает заказчик. Такой маршрут удобен там, где выплата исполнителю возможна только после подписанного им акта.

Проверьте подпись на акте, который прислал исполнитель

Проверка электронной подписи

Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.

1 Выберите вид подписи:

Присоединенная подписьОдин файл: документ и подпись внутри него.

Открепленная подписьДва файла: сам документ и отдельный файл подписи (.sig).

2 Загрузите документ и файл подписи:

Документ

Перетащите или выберите файл Максимальный размер файла 100 МБ

Файл подписи (.sig)

Перетащите или выберите файл Максимальный размер файла 100 МБ

Нажимая кнопку «Проверить подпись», я даю свое согласие на обработку моих персональных данных, в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 года №152-ФЗ «О персональных данных», на условиях и для целей, определенных в Согласии на обработку персональных данных.

Сбросить Проверить подпись

Нужно подписать документ?

Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.

Подписать документ

Проверка показывает, кто подписал файл, когда и действует ли сертификат. Для откреплённой подписи понадобятся два файла: сам документ и файл .sig рядом с ним. Результат проверки имеет смысл сохранять вместе с актом, особенно по крупным суммам: протокол проверки подписи объясняет через год, почему вы приняли этот документ к учёту.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа, его реквизитов или подписи. Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите, какие договоры и акты у вас существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»

Когда самозанятый не подходит

Формулировки в договоре не спасают, если сама модель работы исполнителю недоступна. Проверьте до подписания пять обстоятельств.

1. Бывший работодатель. Прошло менее двух лет с увольнения исполнителя из вашей компании: доход по такому договору под НПД не подпадает.
2. Годовой лимит. Доход исполнителя приближается к 2,4 млн рублей за календарный год. После превышения статус утрачивается, и следующая выплата идёт уже по другим правилам.
3. Вид деятельности. Перепродажа товаров, работа по агентским договорам и договорам поручения или комиссии под НПД не подпадают.
4. Постоянная функция. Вам нужен человек в графике, на рабочем месте и с подчинением руководителю: это трудовой договор, и никакая формулировка предмета этого не изменит.
5. Материальная ответственность и доступ к тайне. Полная материальная ответственность и режим коммерческой тайны выстраиваются вокруг трудовых отношений, для исполнителя нужны отдельные гражданско-правовые конструкции.

Если хотя бы один пункт срабатывает, дешевле оформить трудовой договор или договор ГПХ с обычным физлицом и заплатить НДФЛ и взносы, чем получить доначисление за весь период сотрудничества.

Стоимость перевода документооборота в электронный вид: тарифы

Стоимость зависит от численности подключённых пользователей, набора функций и требований к интеграции с учётной системой.

Итоговая сумма складывается из числа подключённых пользователей, выбранного набора подписей и того, нужна ли интеграция с учётной системой. Актуальные условия по каждому тарифу и состав функций опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО, тариф меняется в обе стороны с пересчётом разницы пропорционально оставшемуся периоду.

Выводы

Налоговая смотрит не на название документа, а на то, совпадают ли единица работы, её объём и период в договоре, акте и чеке. Расход подтверждает связка из трёх документов: без чека он не принимается в силу прямой нормы 422-ФЗ, без акта неясно, когда услуга оказана, без конкретного предмета в договоре нечего сопоставлять. Отдельный слой риска — условия про режим работы, подчинение и фиксированные ежемесячные выплаты: они переводят разговор из плоскости расходов в плоскость трудовых отношений со штрафом по части 4 статьи 5.27 КоАП и доначислениями.

В Добыто мы разбираем такие комплекты на внедрении: смотрим маршруты подписания, состав закрывающих документов и то, как заказчик хранит подтверждения по каждой сделке. Для потока исполнителей в разных городах вопрос обычно решается не переписыванием шаблона, а переводом подписания в электронный вид с корректным соглашением о видах подписи.

Частые вопросы

Нужен ли акт, если услуга оказана и оплачена в один день?

Для сделок, исполняемых немедленно при заключении, письменная форма договора не требуется, а факт заключения подтверждается уплатой заказчиком суммы за услугу. Расход при этом подтверждается чеком, но если вам важно зафиксировать дату и объём для налогового учёта по статье 252 НК РФ, акт составляют и в этом случае. При предоплате акт нужен всегда: чек придёт раньше, чем услуга будет оказана.

Самозанятый снялся с учёта между подписанием акта и оплатой. Что делать?

Ориентируйтесь на статус на дату выплаты: если на этот момент исполнитель не применяет НПД, выплата физлицу облагается НДФЛ и страховыми взносами, а чек он сформировать не сможет. Поэтому статус проверяют по ИНН дважды — при подписании договора и перед каждым расчётом, а в договор включают обязанность исполнителя уведомить о снятии с учёта.

Можно ли указывать в акте только «услуги по договору № 5» без расшифровки?

Формально запрета нет, но такой акт не подтверждает ни объём, ни период. Проверяющий сопоставляет акт с предметом договора и наименованием в чеке, и при обобщённой записи связь приходится доказывать перепиской и заявками. Каждую услугу удобнее закрывать отдельной строкой с количеством, периодом и ссылкой на заявку или техническое задание.

Исполнитель аннулировал чек после того, как расход уже принят. Как поступить?

Сверьте сумму и статус чека по уникальному идентификационному номеру, запросите у исполнителя новый чек и письменное пояснение о причине аннулирования. Закон 422-ФЗ допускает корректировку сведений о сумме расчёта при некорректном вводе или возврате денег, а наименование услуги в чеке не исправляется. Если новый чек не сформирован, расход по этой сделке остаётся неподтверждённым.

Как оформлять длинный проект на полгода, чтобы не было признаков трудовых отношений?

Разбейте работу на этапы с разными объёмами, сроками и суммами, закрывайте каждый этап отдельным актом и оплачивайте после приёмки, а не в фиксированные дни месяца. Длительность сама по себе нарушением не является: в перечне сведений для межведомственных комиссий срок более 3 месяцев учитывается вместе со среднемесячным доходом выше 20 000 рублей и числом исполнителей более 10.

Сколько хранить договор, акт и чек по сделке с самозанятым?

Данные бухгалтерского и налогового учёта и документы, подтверждающие расходы, хранятся 5 лет по подпункту 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ. Электронные договоры и акты храните в исходном виде вместе с файлами подписей: распечатка без заверения остаётся копией и подлинник не заменяет.

Обязательно ли указывать в договоре, что исполнитель — плательщик НПД, если он ИП?

Да, режим налогообложения указывают и для предпринимателя: от него зависит, удерживает ли заказчик НДФЛ и начисляет ли взносы, а также обязанность передать чек из «Мой налог». ИП на НПД подтверждает статус тем же способом — по ИНН через сервис проверки ФНС на конкретную дату.