ИНН самозанятого — это обычный ИНН физического лица: при переходе на налог на профессиональный доход номер не меняется и новый не выдаётся. Исполнитель видит его в приложении «Мой налог» в профиле, в личном кабинете налогоплательщика на сайте ФНС и в профиле на Госуслугах, а статус подтверждает справкой о постановке на учёт по форме КНД 1122035, которая формируется в «Мой налог» бесплатно и заверяется электронной подписью налогового органа. Заказчику одного ИНН мало: статус плательщика НПД проверяют на дату подписания договора и повторно на дату каждой выплаты. Различие, которое меняет комплект реквизитов: если исполнитель зарегистрирован как ИП на НПД, в договоре появляется ещё и ОГРНИП, а сам ИНН остаётся тем же 12-значным номером физического лица.
Дальше разберём, какие реквизиты исполнителя действительно нужны в договоре, а какие вы собираете зря и потом за них отвечаете по 152-ФЗ. Покажем, на каком основании ИНН обрабатывают без отдельного согласия и в каких трёх ситуациях согласие всё-таки требуется. Отдельно — что делать, если исполнитель потерял статус посреди договора, и как подписать договор электронно, не подменяя это КЭДО. Сроки хранения, сценарная таблица по типам исполнителей, действующие тарифы и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Где самозанятый берёт свой ИНН и чем подтверждает статус
Регистрация в качестве плательщика НПД не создаёт нового идентификатора. ИНН присваивается физическому лицу один раз при постановке на налоговый учёт и сохраняется при смене фамилии, места жительства и налогового режима. Поэтому вопрос «где взять ИНН самозанятого» на практике распадается на два разных: где исполнитель находит свой номер и чем он доказывает, что режим НПД у него действует прямо сейчас.
Номер исполнитель берёт в четырёх местах: в приложении «Мой налог» (раздел с данными профиля), в личном кабинете налогоплательщика — физического лица, через сервис ФНС «Узнать ИНН» по паспортным данным и в профиле на Госуслугах. Бумажное свидетельство о постановке на учёт при этом не обязательно: для договора достаточно самого номера, а его достоверность заказчик проверяет сам.
Статус подтверждают две справки, обе формируются в «Мой налог» и обе бесплатны. Справка о постановке на учёт (КНД 1122035) показывает, что человек зарегистрирован как плательщик НПД, и содержит дату постановки. Справка о состоянии расчётов и доходах (КНД 1122036) показывает суммы дохода за период — её обычно просят банки и лизинговые компании, заказчику она нужна редко. Обе справки заверены электронной подписью налогового органа, то есть распечатка без файла подписи доказательной силы не добавляет.
Если вы заказчик и читаете этот раздел с мыслью, что исполнителей у вас никто не проверяет, отдельный сотрудник для этого не нужен: в практике Добыто проверка статуса по ИНН занимает меньше минуты и делается из браузера, а результат сохраняется скриншотом с датой запроса.
Как проверить ИНН и статус плательщика НПД до подписания договора
Статус плательщика НПД утрачивается автоматически, без всякого участия исполнителя и без уведомления заказчика. Достаточно превысить лимит дохода 2,4 млн рублей за календарный год или сняться с учёта самостоятельно — и с этого момента выплаты в пользу физического лица облагаются НДФЛ и страховыми взносами, которые платит заказчик. Справка, полученная в январе, в июне ничего не подтверждает.
Рабочий инструмент — бесплатный сервис ФНС «Проверить статус налогоплательщика налога на профессиональный доход»: вводится ИНН и дата, на которую нужен ответ. Регистрация не требуется, ответ выдаётся сразу. Дата в запросе важнее самого ИНН: сервис показывает статус именно на указанный день, поэтому проверка делается на дату подписания договора и на дату каждого акта.
| Источник данных | Что даёт заказчику | Ограничение |
|---|---|---|
| Сервис ФНС «Проверить статус налогоплательщика НПД» | Статус НПД по ИНН на конкретную дату | Не показывает ФИО: сверить человека с номером по нему нельзя |
| Справка о постановке на учёт (КНД 1122035) из «Мой налог» | ФИО, ИНН и дату постановки на учёт, подпись налогового органа | Фиксирует прошлое: на дату выплаты статус мог измениться |
| Справка о доходах (КНД 1122036) из «Мой налог» | Сумму дохода за период, приближение к лимиту 2,4 млн рублей | Исполнитель не обязан её предоставлять заказчику |
| Чек из «Мой налог» после оплаты | Подтверждение расхода и факт применения НПД к этой выплате | Чек можно аннулировать в приложении задним числом |
| Выписка из ЕГРИП (для исполнителя со статусом ИП) | ОГРНИП, действующий статус регистрации, виды деятельности | Применяемый налоговый режим в выписке не отражается |
Ни один источник из таблицы не закрывает задачу в одиночку: справка идентифицирует человека, но устаревает, а сервис ФНС актуален, но обезличен. Рабочая связка — справка при заключении договора и запрос по ИНН в сервисе перед каждой выплатой.
Факт: распечатка электронного документа оригиналом не становится — это копия. Чтобы она что-то значила в споре, её заверяют: оператором ЭДО, удостоверяющим центром, нотариусом либо самой организацией с отметкой о верности копии.
Реквизиты исполнителя в договоре: что писать и что писать не нужно
Раздел «Реквизиты и подписи сторон» в договоре с самозанятым выполняет три задачи: идентифицировать исполнителя, дать основание для платежа и обеспечить корректный учёт расхода. Всё, что не работает ни на одну из трёх задач, в договор не попадает: каждое лишнее поле вы обязаны защищать, хранить и уничтожать по 152-ФЗ.
Минимальный рабочий состав: фамилия, имя, отчество полностью; ИНН; статус плательщика НПД с указанием даты постановки на учёт; адрес для направления юридически значимых сообщений; телефон и адрес электронной почты; банковские реквизиты для перечисления вознаграждения. Для исполнителя-ИП добавляется ОГРНИП. Паспортные данные в полном объёме нужны там, где договор требует однозначной идентификации при исполнении: доступ на объект, материальная ответственность, оформление доверенности.
Три формулировки, которые стоит закрепить отдельными пунктами, а не оставлять в реквизитах. Первая: обязанность исполнителя уведомить заказчика об утрате статуса плательщика НПД в согласованный срок. Вторая: обязанность передать чек из «Мой налог» и последствия непередачи. Третья: право заказчика проверять статус по ИНН на дату каждой выплаты. Ни одна из них не следует из закона автоматически, а без них претензии к исполнителю строить не на чем.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Состав реквизитов мы определяем от цели платежа, а не от привычного шаблона. Если для расчёта достаточно ФИО, ИНН и счёта, полные паспортные данные в договоре создают вам обязанность оператора персональных данных там, где её могло не быть. Пройдите по своему шаблону договора и вычеркните поля, которые вы ни разу не использовали при исполнении: обычно это серия и номер паспорта и место рождения».
Подпишите договор с исполнителем электронной подписью
Понадобится программа КриптоПро и её расширение для браузера. Как подписать документ
Если не знаете, какая нужна, уточните у того, кто запросил подпись.
Пришёл документ с подписью?
Проверьте, чья она и действует ли сертификат. Без регистрации.
Лайфхак: за полный цикл курьерской доставки бумажного договора платят дважды — туда и обратно, потому что второй экземпляр всё равно нужно получить. Электронный обмен убирает вторую половину расхода и неделю ожидания вместе с ней.
Как законно хранить ИНН и остальные данные исполнителя
Статус ИНН физического лица как персональных данных обсуждается до сих пор: Минфин в письмах называет его учётным номером, но на практике ИНН используется именно для идентификации конкретного человека и в связке с ФИО однозначно подпадает под 152-ФЗ. Спорить об этом бессмысленно: безопаснее обрабатывать ИНН исполнителя как персональные данные и держать под рукой правовое основание.
Основание для договорных отношений даёт пункт 5 части 1 статьи 6 152-ФЗ: обработка допускается, когда она необходима для исполнения договора, стороной которого является субъект персональных данных. Отдельное согласие для того, чтобы вписать ИНН в договор, оформить акт и перечислить оплату, не требуется. Согласие нужно в трёх других ситуациях: когда вы проверяете исполнителя по источникам, не связанным с исполнением договора; когда передаёте его данные третьим лицам, не задействованным в расчётах; когда продолжаете хранить данные для целей, не связанных с закрытым договором.
Обработка без правового основания или в целях, несовместимых с целями сбора, стоит организации от 60 000 до 100 000 рублей по части 1 статьи 13.11 КоАП, при повторном нарушении — от 100 000 до 300 000 рублей. Отдельная обязанность — уведомить Роскомнадзор о намерении обрабатывать персональные данные; за непредставление уведомления предусмотрена самостоятельная ответственность по той же статье.
Сроки хранения самих договоров считаются не по 152-ФЗ, а по перечню Росархива: договоры гражданско-правового характера с физическими лицами отнесены к документам по личному составу и хранятся 50 лет, если закончены делопроизводством после 2003 года. Срок отсчитывается с 1 января года, следующего за годом завершения делопроизводства. Для электронного хранения это означает, что файл договора и файлы подписей должны остаться проверяемыми через десятилетия, а не просто лежать в папке.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Требования к хранению бумажных документов переносятся на электронные целиком, никакого послабления за счёт формата нет. Поэтому в договорах с исполнителями мы сразу закладываем формат подписи с меткой времени: сертификат через год истечёт, а подтверждать момент подписания придётся все 50 лет. Проверьте на своём архиве простую вещь — открывается ли договор трёхлетней давности вместе с файлом подписи и показывает ли проверка дату подписания».
Полезно знать: по правилам организации хранения, утверждённым приказом Минкультуры № 526, электронные документы хранятся на материальных носителях: файлы записывают на диски, помещают в контейнеры, присваивают шифр и держат с соблюдением температуры и влажности.
Мы ведём по внешним исполнителям отдельный реестр с датой последней проверки статуса и ссылкой на файл договора: при пересчёте за прошлый период он экономит те самые дни, которые обычно уходят на восстановление цепочки документов.
Что проверить до подписания договора с самозанятым
Подготовка занимает один рабочий цикл и снимает большую часть последующих споров.
- Статус на дату. Запрос по ИНН в сервисе ФНС на планируемую дату договора, результат сохранён со скриншотом и датой запроса.
- Совпадение человека и номера. Справка КНД 1122035 из «Мой налог»: ФИО в ней должно совпадать с ФИО в договоре посимвольно.
- История отношений. Проверка по кадровому учёту: не был ли исполнитель вашим работником в последние два года.
- Правовое основание обработки. Определено, какие данные собираются для исполнения договора, а какие требуют отдельного согласия.
- Порядок обмена. Согласован способ подписания и вид электронной подписи, а если подпись не квалифицированная — подписано соглашение об электронном взаимодействии.
Важный нюанс из практики: в логистике встречается сценарий, где заявка приходит вечером, а подписанный договор с перевозчиком нужен к восьми утра следующего дня при удалённости исполнителя от офиса до 1200 километров. Компании с тысячами разовых исполнителей физически не успевают оформить бумагу до начала работ, и вопрос реквизитов превращается в вопрос скорости обмена.
Шаблоны для оформления обмена с исполнителем
Комплект закрывает обмен документами с внешним исполнителем: начинать стоит с соглашения по ЭДО, без него подпись, отличная от квалифицированной, не даёт равнозначности собственноручной.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Шаблон соглашения по ЭДО | Скачать |
| Регламент двустороннего обмена документами | Скачать |
| Согласие на обработку персональных данных | Скачать |
| Правила обработки персональных данных | Скачать |
| Протокол проверки электронной подписи (образец) | Скачать |
Электронный договор с самозанятым: какая подпись подходит и почему это не КЭДО
Договор с исполнителем по ГПХ заключается в электронной форме по правилам статьи 160 ГК РФ и 63-ФЗ. Правила кадрового электронного документооборота здесь не действуют: статьи 22.1-22.3 ТК РФ регулируют взаимодействие работодателя с работниками: согласие на КЭДО, положение о КЭДО, перечень документов и категорий работников. К самозанятому исполнителю эта конструкция не применяется, и попытка завести его в контур КЭДО добавляет к делу признак трудовых отношений.
УКЭП равнозначна собственноручной подписи в силу закона, ничего дополнительно оформлять не нужно. Для ПЭП и УНЭП равнозначность возникает только при наличии соглашения между участниками обмена: в нём стороны фиксируют, какая подпись применяется, как определяется подписант и как разрешаются споры о подлинности. Без такого соглашения договор, подписанный простой подписью, в споре придётся доказывать другими средствами.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Соглашение об использовании простой или неквалифицированной подписи теряют чаще всего, а потом удивляются позиции суда. Саму электронную форму суд спокойно принимает как письменное доказательство. Спор идёт о другом: договорились ли стороны где-нибудь считать конкретную подпись равнозначной собственноручной. Откройте свой договор с исполнителем и найдите пункт, где это написано: если его нет, соглашение подписывается до первого обмена документами, а не после спора».
Как собрать и оформить реквизиты самозанятого: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Запросите у исполнителя ИНН и справку о постановке на учёт (КНД 1122035) из приложения «Мой налог».
- Шаг 2. Проверьте статус по ИНН в сервисе ФНС на дату заключения договора и сохраните результат с датой запроса.
- Шаг 3. Заполните блок реквизитов: ФИО полностью, ИНН, статус плательщика НПД с датой постановки на учёт, адрес для сообщений, контакты, банковские реквизиты, для ИП — ОГРНИП.
- Шаг 4. Добавьте в текст договора три пункта: уведомление об утрате статуса, передача чека и право заказчика проверять статус перед выплатой.
- Шаг 5. Подпишите соглашение об электронном взаимодействии, если используется подпись, отличная от квалифицированной, и только после этого подписывайте сам договор.
- Шаг 6. Перед каждой выплатой повторите проверку по ИНН, а после оплаты получите чек и приложите его к акту.
Важный нюанс из практики: перевод обмена в электронный вид быстрее идёт, когда начинают с одного типа документа, а не со всего потока сразу. В компании на 250 человек так закрыли переход за 3-4 недели: выбрали один документ, без которого процесс не двигается, и через него научили людей работать с подписью. Мы используем тот же подход с внешними исполнителями и начинаем с акта.
Ошибки заказчиков и во что они обходятся
Первая ошибка — разовая проверка статуса. Заказчик берёт справку при заключении договора и больше к вопросу не возвращается, а исполнитель в мае превышает лимит 2,4 млн рублей и теряет право на НПД. Все выплаты после этой даты превращаются в выплаты обычному физическому лицу: НДФЛ и страховые взносы платит заказчик, плюс пени за просрочку.
Вторая ошибка — договор с бывшим работником. Доходы от заказчика, который был вашим работодателем менее двух лет назад, объектом НПД не признаются. Исполнитель формально остаётся самозанятым, но конкретно по вашим выплатам режим не работает, и налоговые последствия ложатся на заказчика.
Третья ошибка — формулировки, по которым договор читается как трудовой: режим работы, подчинение внутренним правилам, ежемесячное фиксированное вознаграждение, рабочее место и должность. Заключение гражданско-правового договора, фактически регулирующего трудовые отношения, наказывается по части 4 статьи 5.27 КоАП: на юридических лиц штраф от 50 000 до 100 000 рублей, при повторном нарушении — от 100 000 до 200 000 рублей. К этому добавляется доначисление НДФЛ и взносов за весь период.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «Риск сидит в моменте выдачи ключа и в идентификации подписанта, ровно там, где обычно экономят. По внешним исполнителям это видно сразу: договор есть, подпись стоит, а чем подтверждается, что ключ был у самого исполнителя, в деле не написано. Посмотрите, фиксирует ли ваша система дату и обстоятельства выдачи подписи, и выгружается ли журнал действий по конкретному документу».
Отдельно работает механизм, о котором заказчики узнают постфактум. Налоговые органы передают в межведомственные комиссии по противодействию нелегальной занятости сведения о компаниях, у которых более 10 договоров с плательщиками НПД при среднемесячном доходе исполнителя свыше 20 000 рублей и средней продолжительности работы более 3 месяцев за год. Перечень таких признаков утверждён приказом Минтруда от 02.02.2024 № 40н, и попадание в него означает вызов на комиссию без всякой проверки.
Цена ошибки редко сводится к штрафу. При переквалификации отношений заказчик доплачивает НДФЛ и страховые взносы за весь период договора, получает пени, теряет принятые к учёту расходы по чекам НПД и попадает в поле внимания комиссии по нелегальной занятости. Для компании с 30-40 исполнителями сумма складывается из доначислений по каждому договору за весь период, а штраф в этой сумме занимает последнее место.
Сценарии отличаются тем, что в них критично, а что можно оформить проще.
| Сценарий | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Разовая услуга, один платёж | Статус на дату оплаты и чек из «Мой налог» | Развёрнутые реквизиты и паспортные данные |
| Регулярные работы несколько месяцев подряд | Формулировки предмета и порядка приёмки, отсутствие признаков трудовых отношений | Способ доставки документов |
| Исполнитель со статусом ИП на НПД | ОГРНИП в реквизитах и действующая запись в ЕГРИП | Адрес регистрации физического лица |
| Кандидат работал у вас по трудовому договору | Дата увольнения: до истечения 2 лет режим НПД к вашим выплатам не применяется | Вид подписи и способ обмена |
| Более 10 исполнителей на НПД одновременно | Средняя продолжительность работы и средний доход по каждому договору | Единый шаблон договора для всех |
Из таблицы видно, где заказчики экономят не на том: реквизиты дробят и вычитывают, а дату увольнения бывшего работника и продолжительность отношений не смотрит никто.
Когда договор с самозанятым не подходит
Режим НПД не универсален, и часть задач через него закрывать нельзя. Постоянная функция с графиком, подчинением и рабочим местом оформляется трудовым договором — здесь спор с инспекцией вы проиграете при любых формулировках. Работа по агентскому договору в интересах заказчика, перепродажа чужих товаров и добыча полезных ископаемых под НПД не попадают. Бывший работник в течение двух лет после увольнения не может применять НПД к доходам от вас. Если исполнитель приближается к лимиту 2,4 млн рублей, до конца года разумнее перейти на договор с ИП на другом режиме, чем ловить момент утраты статуса.
Стоимость электронного обмена документами с исполнителями
Стоимость определяется тарифом платформы и числом подключённых пользователей. Тарифная линейка ДОБЫТО КЭДО на дату публикации выглядит так.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт», до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес», без ограничения по числу сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API | по запросу | по запросу |
| Выпуск подписей ПЭП и УНЭП | входит в тариф | при подключении |
| УКЭП | через партнёров-удостоверяющих центров | по регламенту центра |
| Готовый модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Тарификация в прайсе задана за сотрудника, поэтому конфигурация под внешних исполнителей по договорам ГПХ рассчитывается индивидуально. Актуальный состав тарифов и условия минимальной оплаты приведены на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Электронные подписи ПЭП и УНЭП для пользователей выпускаются бесплатно на всех тарифах, а УКЭП оформляется через партнёров-удостоверяющих центров: выпуск квалифицированной подписи требует личной явки, и срок действия сертификата ограничен годом.
Выводы
ИНН исполнителя не меняется при регистрации в режиме НПД, поэтому вопрос сводится не к поиску номера, а к подтверждению статуса на нужную дату и к дисциплине хранения. Справка КНД 1122035 идентифицирует человека, сервис ФНС показывает актуальный статус, чек закрывает расход — работают они только вместе. Состав реквизитов определяется целью платежа: лишние поля превращаются в обязанности по 152-ФЗ, а недостающие формулировки о статусе и чеке лишают заказчика аргументов в споре. Отдельно держите в голове, что кадровый электронный документооборот к исполнителям по ГПХ не применяется.
В практике Добыто обмен с внешними исполнителями строится в обычном контуре ЭДО: соглашение об электронном взаимодействии, подпись с меткой времени и архив, из которого договор поднимается вместе с файлами подписей через годы после закрытия проекта.
Частые вопросы
Нужно ли указывать в договоре паспортные данные самозанятого, если есть ИНН?
Не всегда. Для перечисления вознаграждения и учёта расхода достаточно ФИО, ИНН и банковских реквизитов. Полные паспортные данные обоснованы там, где договор требует идентификации при исполнении: пропуск на объект, материальная ответственность, оформление доверенности. Принцип минимизации из части 5 статьи 5 152-ФЗ работает против избыточного сбора: объём данных должен соответствовать заявленным целям обработки.
Что делать, если самозанятый снялся с учёта в середине договора?
С даты утраты статуса выплаты в его пользу облагаются НДФЛ и страховыми взносами, которые исчисляет и платит заказчик. Договор при этом не расторгается автоматически: меняется налоговый режим сторон. Практический выход — зафиксировать в договоре обязанность исполнителя уведомить об утрате статуса и всё равно проверять ИНН в сервисе ФНС перед каждой выплатой, потому что уведомление приходит не всегда.
Можно ли заключить договор с самозанятым, который раньше работал у вас в штате?
Заключить можно, но режим НПД к вашим выплатам не применяется в течение двух лет после увольнения. Исполнитель останется плательщиком НПД по доходам от других заказчиков, а по вашим выплатам вы становитесь налоговым агентом. Дату увольнения по кадровому учёту проверяют до подписания договора, а не после доначислений.
Что делать, если исполнитель аннулировал чек после оплаты?
Аннулированный чек перестаёт подтверждать расход, и принятая к учёту сумма повисает без документа. Требуйте формирования нового чека, а в договоре заранее пропишите обязанность передать чек и последствия его отзыва без оснований. Полезно сохранять сам чек в момент получения: при безналичных расчётах он формируется не позднее 9-го числа месяца, следующего за месяцем расчёта, и ждать его дольше не нужно.
Может ли самозанятым быть иностранный гражданин и что тогда с ИНН?
Режим НПД доступен гражданам государств Евразийского экономического союза — Армении, Беларуси, Казахстана и Киргизии. Регистрация идёт по ИНН, полученному в России, паспорт иностранного государства для этого не подходит. В договоре указывается тот же российский ИНН, а статус проверяется тем же сервисом ФНС, что и для граждан России.
Нужно ли уведомлять Роскомнадзор, если мы обрабатываем данные только исполнителей по договорам?
Уведомление о намерении обрабатывать персональные данные подаётся оператором независимо от того, работники это или внешние исполнители. Подаётся оно через портал Роскомнадзора, и в нём описываются цели обработки, категории данных и сроки хранения. За непредставление уведомления предусмотрена административная ответственность по статье 13.11 КоАП.
Если мы платим исполнителям через платформу-агрегатор, ИНН в договоре всё равно нужен?
Да. Агрегатор выступает посредником в расчётах, но сторонами договора остаются заказчик и исполнитель, и раздел реквизитов заполняется полностью. Проверку статуса по ИНН площадка тоже не заменяет: подтверждение статуса на дату выплаты нужно вам как основание для учёта расхода, и запрашивается оно в сервисе ФНС на ваше имя.
