Заявление об изменении рабочего времени как принимать и подписывать электронно

Заявление об изменении рабочего времени при КЭДО работник направляет через информационную систему работодателя или платформу «Работа в России». Заявление, отправленное этими способами, считается полученным на следующий рабочий день. Утверждённой законом формы нет: в заявлении указывают желаемый режим, дату начала, срок и основание. Заявление можно подписать ПЭП, если соглашение сторон устанавливает правила определения подписанта и конфиденциальность ключа. Допсоглашение о новом режиме работник подписывает только УКЭП или УНЭП по части 4 статьи 22.3 ТК РФ. Беременной, родителю ребёнка до 14 лет или ребёнка-инвалида до 18 лет и лицу, ухаживающему за больным членом семьи по медицинскому заключению, работодатель обязан установить неполное время. С 1 сентября 2026 года он принимает решение не позднее 5 рабочих дней. Другим работникам он вправе отказать, поскольку нужно соглашение сторон по статье 72 ТК РФ.

Материал помогает определить порядок по категории работника, выбрать подпись для каждого документа и не подменить допсоглашение приказом. Отдельно разведены три срока, которые часто путают: 5 рабочих дней по статье 93, 2 месяца по статье 74 и 1 месяц для графика сменности по статье 103 ТК РФ. Пошаговая инструкция приёма заявления, разбор судебной практики, стоимость КЭДО на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Три порядка изменения режима: когда работодатель обязан согласиться и когда решает сам

Порядок определяют два обстоятельства: кто инициирует изменение и где закреплён текущий режим работника. Общий режим устанавливают правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР), коллективный договор или соглашения. В него входят продолжительность и тип рабочей недели, сменность, время начала и окончания работы, перерывы, чередование рабочих и нерабочих дней. Режим, который отличается от общих правил работодателя, записывают в трудовой договор (статьи 57 и 100 ТК РФ). При поступлении заявления кадровик сначала открывает трудовой договор и ПВТР и находит, где записан режим этого работника. Режим из трудового договора меняют допсоглашением, общий режим — новой редакцией ПВТР.

Обязательный случай. Часть 2 статьи 93 ТК РФ называет работников, которым работодатель обязан установить неполное рабочее время по их просьбе:

• беременная женщина;
• один из родителей, опекун или попечитель ребёнка до 14 лет либо ребёнка-инвалида до 18 лет;
• лицо, ухаживающее за больным членом семьи по медицинскому заключению.

Режим устанавливают в соответствии с пожеланиями работника с учётом условий производства. Срок не может быть дольше, чем существует основание. Сократить можно продолжительность рабочего дня, число рабочих дней в неделе или и то и другое.

С 1 сентября 2026 года по такой просьбе действует срок: решение принимается не позднее 5 рабочих дней с даты обращения, если просьба оформлена письменно. Норму ввёл Федеральный закон от 25.05.2026 № 144-ФЗ. Его реквизиты и дату опубликования можно сверить по записи о публикации 144-ФЗ на официальном портале правовой информации.

Просьба по соглашению. Работник вне перечня части 2 статьи 93 ТК РФ вправе попросить иной режим: перенести начало рабочего дня, перейти на неполную неделю или работать по индивидуальному графику. Изменение условий трудового договора допускается только по соглашению сторон, и соглашение заключается в письменной форме (статья 72 ТК РФ). Обязанности удовлетворить такую просьбу у работодателя нет, единого срока её рассмотрения ТК РФ не устанавливает. Роструд в письме от 08.02.2024 № ПГ/01008-6-1 рекомендовал рассматривать просьбу о неполном времени до желаемой даты начала. Письмо носит рекомендательный характер.

Инициатива работодателя. Индивидуальное условие трудового договора работодатель вправе изменить в одностороннем порядке, только если прежние условия нельзя сохранить из-за организационных или технологических изменений. Работника письменно предупреждают не позднее чем за 2 месяца (статья 74 ТК РФ). Трудовую функцию так изменить нельзя. Если работник не согласен, ему предлагают подходящие вакансии. Если вакансий нет или работник от них отказался, договор может быть прекращён по пункту 7 части 1 статьи 77 ТК РФ. Общий режим меняют новой редакцией ПВТР: её утверждает работодатель с учётом мнения представительного органа работников по процедуре статьи 372 ТК РФ.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

В таблице сведены сценарии: какой документ закрывает изменение и какой срок к нему привязан.

Сроки из таблицы не взаимозаменяемы. Месяц по статье 103 ТК РФ — срок ознакомления с графиком сменности. Если меняется условие трудового договора, процедуру статьи 74 ТК РФ он не заменяет. Работнику из перечня части 2 статьи 93 ТК РФ нельзя отказать по мотиву отсутствия соглашения сторон: обязанность установить неполное время закреплена для него отдельно.

Шаблоны допсоглашения, согласия и соглашения о подписи для электронного оформления

Начните с образца дополнительного соглашения: в него вносят новую редакцию пункта о режиме, а три других документа нужны, если КЭДО в компании ещё не оформлен.

Что указать в заявлении и как оно поступает через КЭДО

Обязательной формы заявления об изменении режима ТК РФ не утверждает. Образцы, которые публикуют в открытых источниках, составлены в свободной форме. Для просьбы по части 2 статьи 93 ТК РФ закон требует письменной формы. Роструд в инструкции о неполном рабочем времени на Онлайнинспекция.рф советует описать желаемый режим и приложить подтверждающие документы, если они есть.

Инструкция носит рекомендательный характер, и даты публикации на странице нет. Часть её текста ссылается на часть 1 статьи 93 ТК РФ, поэтому перечень категорий и пятидневный срок сверяйте с действующей редакцией статьи 93. В заявлении работник указывает:

• желаемый режим: продолжительность рабочего дня, число рабочих дней в неделе, время начала и окончания работы;
• дату, с которой нужен новый режим;
• срок, на который он нужен;
• основание, если работник относится к перечню части 2 статьи 93 ТК РФ, и перечень приложенных подтверждений, включая медицинское заключение при уходе за больным членом семьи.

Заявление поступает через КЭДО по каналам частей 8 и 9 статьи 22.3 ТК РФ. Работник направляет предусмотренные трудовым законодательством заявления через информационную систему работодателя. Второй канал — платформа «Работа в России», если работодатель её применяет. Заявление, направленное одним из этих способов, считается полученным работодателем на следующий рабочий день после направления. Этот путь доступен, если заявление об изменении режима включено в перечень электронных документов, закреплённый в ЛНА о КЭДО.

Нюанс в том, что часть 2 статьи 93 ТК РФ отсчитывает 5 рабочих дней с даты обращения. Статья 22.3 ТК РФ связывает получение электронного заявления со следующим рабочим днём после отправки. Как эти даты соотносятся, Кодекс не уточняет. Консервативный расчёт ведут от дня отправки: при нём срок не будет пропущен ни при одной трактовке.

В Добыто КЭДО поступившее заявление попадает в раздел «Документы». В таблице видны его статус, тип, маршрут согласования и срок, а вкладка «Требуют действия» собирает документы, по которым от пользователя ждут решения.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Работник может подписать заявление ручкой, отсканировать его и прислать файл. Тогда у кадровика на руках электронный образ бумажного документа. Электронным документом становится файл, у которого подпись существует отдельно, как криптографический реквизит, и требования к подписи у этих двух форм разные. Откройте поступивший файл: если в нём изображение собственноручной подписи, перед вами образ.»

Важный нюанс из практики: значительная часть образцов и инструкций в открытых источниках написана до 1 сентября 2026 года. В них поправки 144-ФЗ описаны в будущем времени, а пятидневный срок по статье 93 не упомянут вовсе. Перед тем как брать такой образец в работу, сверьте его с действующей редакцией статьи 93 ТК РФ.

Какой электронной подписью подписывают заявление, допсоглашение и приказ

Вид подписи в КЭДО статья 22.3 ТК РФ задаёт отдельно для каждого документа. ПЭП, УНЭП и УКЭП между собой не взаимозаменяемы.

Заявление. Заявление об изменении режима в перечень части 4 статьи 22.3 ТК РФ не входит. Работник подписывает его УКЭП, УНЭП или ПЭП в информационной системе работодателя. ПЭП можно использовать, если соглашением сторон трудового договора установлены правила определения лица, подписывающего документ, и требования к конфиденциальности ключа подписи. Если такого соглашения нет, ПЭП работника для заявления в КЭДО не подходит.

Допсоглашение. Дополнительное соглашение изменяет трудовой договор, поэтому на него распространяется часть 4 статьи 22.3 ТК РФ. Работник подписывает его одной из трёх подписей:

• УКЭП;
• УНЭП, порядок проверки которой определён соглашением сторон;
• УНЭП, выданной с использованием инфраструктуры электронного правительства.

ПЭП в этом перечне нет. Работодатель подписывает допсоглашение УКЭП (часть 1 статьи 22.3 ТК РФ).

Приказ и уведомление. Приказ об изменении режима в часть 1 статьи 22.3 ТК РФ не включён. Для него работодатель вправе использовать УКЭП или УНЭП по части 3. Уведомление об изменении условий трудового договора по статье 74 ТК РФ — другой документ. Работодатель подписывает его УКЭП, а ознакомление работника с ним входит в перечень части 4.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Если у работника есть только ПЭП, заявление он подаст электронно, а допсоглашение — нет. Его оформляют на бумаге либо до подписания выпускают работнику УНЭП из перечня части 4 статьи 22.3 ТК РФ.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Практика по займам, лизингу и услугам, где документы подписаны кодом из SMS, к кадровым документам не относится. В трудовых отношениях действуют статьи 22.1-22.3 ТК РФ с собственным перечнем документов и требованиями к виду подписи. ПЭП работника подходит не для каждого из этих документов. Прежде чем настраивать маршрут, разведите в своём перечне документы, где ПЭП достаточно, и документы, где нужна усиленная подпись.»

Допсоглашение о новом режиме: порядок двустороннего подписания

Допсоглашение об изменении режима содержит новую редакцию пункта трудового договора о режиме работы и дату начала нового режима. Если режим временный, указывают и срок. При неполном времени по статье 93 ТК РФ срок не выходит за период, пока существует основание. В схеме двустороннего подписания первым документ подписывает работодатель УКЭП. Затем работник получает уведомление и подписывает документ усиленной подписью. В Добыто КЭДО подписанный документ сохраняется в электронном формате с подписями и переходит во вкладку «Архив», откуда его можно скачать.

Соберите допсоглашение о новом режиме рабочего времени

Конструктор формирует файл .docx с местом под новую редакцию пункта. Для заполнения понадобятся время начала и окончания работы, число рабочих дней в неделе и дата начала режима.

Как принять заявление и оформить новый режим в КЭДО

Маршрут согласования задают до первого заявления. В последовательном маршруте документ идёт от кадровика к руководителю, затем в бухгалтерию и к сотруднику по очереди. В параллельном юрист, бухгалтерия и руководитель получают его одновременно. В Добыто КЭДО маршрут сохраняется шаблоном. Каждый участник получает уведомление и обрабатывает документ кнопкой «Согласовать» или «Подписать», а цепочку статусов видно в окне документа.

Что проверить до первого электронного заявления

1. ЛНА о КЭДО принят с учётом мнения выборного профсоюзного органа. В нём указаны система, перечень электронных документов, охватываемые работники, срок уведомления и дата перехода (статья 22.2 ТК РФ). Заявление об изменении режима и допсоглашение включены в перечень.
2. Работник уведомлён о переходе и дал письменное согласие. Согласие не требуется от работников, принятых после 31.12.2021, у которых на эту дату не было трудового стажа.
3. С работником заключено соглашение о ПЭП: правила определения подписанта и требования к конфиденциальности ключа.
4. У работника есть УКЭП или УНЭП из перечня части 4 статьи 22.3 ТК РФ. Без неё допсоглашение электронно не подписать.
5. В ЛНА описан порядок идентификации работника при подписании, а система фиксирует дату и обстоятельства выдачи подписи.
6. Работник фактически умеет работать в системе и сам проходит путь от заявления до подписи.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Суд оценивает фактическую способность работника пользоваться системой, подпись в журнале ознакомления её не доказывает. Если документы за работника подписывает другой человек, потому что сам он не разобрался, работодатель теряет всю доказательственную конструкцию. Мы закладываем пилотную группу перед развёртыванием на всю компанию. Проверьте на ней, что сотрудники сами подают заявление и подписывают ответные документы.»

Как принять заявление об изменении рабочего времени в КЭДО: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Зафиксируйте даты. Проверьте, что заявление пришло через систему работодателя или «Работу в России». Запишите дату отправки и дату получения, то есть следующий рабочий день после направления.
2. Шаг 2. Проверьте подпись. ПЭП принимается, если с работником заключено соглашение о правилах определения подписанта и конфиденциальности ключа. Без соглашения заявление должно быть подписано УНЭП или УКЭП.
3. Шаг 3. Определите основание. Если работник относится к перечню части 2 статьи 93 ТК РФ, сверьте приложенные подтверждения и поставьте контроль: решение не позднее 5 рабочих дней. Для остальных работников вопрос решается соглашением сторон.
4. Шаг 4. Найдите, где закреплён текущий режим: в ПВТР или в трудовом договоре. Режим, отличающийся от общих правил, записывают в трудовой договор по статье 57 ТК РФ.
5. Шаг 5. Подготовьте допсоглашение: новая редакция пункта о режиме, дата начала и срок. Для статьи 93 срок не дольше, чем существует основание.
6. Шаг 6. Подпишите допсоглашение. Работодатель ставит УКЭП, работник — УКЭП или УНЭП из перечня части 4 статьи 22.3 ТК РФ.
7. Шаг 7. Издайте приказ, если такой порядок закреплён в ЛНА компании. ТК РФ не обязывает издавать приказ при каждом согласованном изменении, и допсоглашение приказ не заменяет.
8. Шаг 8. Перенастройте график работы и табель с даты начала нового режима, чтобы учёт фактически отработанного времени шёл по новой норме.

Ошибки при приёме заявления и во что они обходятся

Приказ вместо допсоглашения. Работодатель издаёт приказ о новом режиме, потому что это быстрее, чем согласовывать текст с работником. Если меняется индивидуальный режим из трудового договора, приказ не заменяет ни письменное соглашение сторон, ни процедуру статьи 74 ТК РФ. Первый кассационный суд общей юрисдикции в определении от 31.03.2025 № 88-5885/2025 признал незаконным одностороннее введение неполного времени. Соглашение заключено не было, организационные изменения работодатель не доказал, процедуру не соблюдал. По оценке суда, приказ был направлен на изменение в одностороннем порядке существенных условий трудового договора.

ПЭП под допсоглашением. Маршрут заявления копируют на допсоглашение, потому что ПЭП уже выдана всем сотрудникам. Часть 4 статьи 22.3 ТК РФ ПЭП работника для изменений трудового договора не предусматривает. Допсоглашение приходится переподписывать усиленной подписью или на бумаге. До переподписания новый режим оформлен документом с подписью, которую закон для него не называет.

Отказ работнику из перечня статьи 93. Просьбу беременной или родителя ребёнка до 14 лет рассматривают как обычную и отказывают со ссылкой на производственную необходимость. Закон обязывает установить неполное время, а условия производства учитываются при выборе конкретного режима. На отказ работник вправе пожаловаться в государственную инспекцию труда или обратиться в суд.

Пропуск пяти рабочих дней. Заявление стоит на согласовании у руководителя, пока срок не истечёт. Срок части 2 статьи 93 ТК РФ привязан к дате обращения, и задержка на этапе маршрута в него не входит. Контрольную дату ставят в карточке документа в день поступления.

Важный нюанс из практики: спор об увольнении работника, подавшего заявление через КЭДО, прошёл четыре этапа. Районный суд решением от 03.06.2022 по делу № 2-213/2022 работнику отказал. У работодателя были Положение о КЭДО, перечень документов и категорий работников, порядок создания личного кабинета и подписания. Апелляция жалобу отклонила. Девятый кассационный суд общей юрисдикции по делу № 8Г-10825/2022 (88-10853/2022) акты отменил: в материалах не оказалось сведений о порядке идентификации. При новом рассмотрении решением от 20.01.2023 по делу № 2-33/2023 работник выиграл. Подпись ему выдали в день подписания заявления, за него подписывал другой человек, и всё это зафиксировала система работодателя. Для заявлений об изменении режима практический вывод тот же: порядок идентификации описывают в ЛНА до первого электронного заявления.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «Установить, что заявление сформировано в системе от имени работника, для выигрыша спора недостаточно. Суд отдельно смотрит, был ли у работодателя порядок идентификации и зафиксирован ли он. Откройте свой локальный акт о КЭДО. Если порядок идентификации там не описан, технически исправная подпись спор не выиграет.»

Когда электронное оформление заявления не подходит

Электронный маршрут не работает в четырёх ситуациях, и тогда документы оформляют на бумаге:

• работник не дал согласие на КЭДО. По статье 22.2 ТК РФ отказ не лишает его права работать и получать связанные с работой документы на бумаге;
• заявление об изменении режима не включено в перечень электронных документов ЛНА о КЭДО;
• у работника только ПЭП, а изменение режима требует допсоглашения;
• работник фактически не может пользоваться системой: у него нет электронной почты или он не работает с телефоном и компьютером. Для таких сотрудников документы продолжают вести на бумаге.

Что изменить в графике, табеле и учёте рабочего времени после смены режима

Работодатель обязан вести учёт времени, фактически отработанного каждым работником (часть 4 статьи 91 ТК РФ). С даты, указанной в допсоглашении, график работы и табель учёта рабочего времени отражают новую норму. Иначе сокращённый день в табеле выглядит как недоработка, а часы сверх новой нормы — как обычное рабочее время. Баланс рабочего времени по сотруднику сводят по табелю: фактически отработанные часы сравнивают с нормой из допсоглашения.

Сверхурочная работа — работа по инициативе работодателя за пределами установленной для работника продолжительности рабочего времени (статья 99 ТК РФ). После перевода на неполное время установленной продолжительностью становится норма из допсоглашения. Предел — 4 часа в течение 2 дней подряд, а сверхурочная работа в год ограничена 120 часами. Работники, которых привлекают к сверхурочной работе более 120 часов, получают право на ежегодную диспансеризацию. На время диспансеризации их освобождают от работы с сохранением среднего заработка.

Если кадровый учёт ведётся в 1С:ЗУП, модуль Добыто синхронизирует с ней подписанные документы автоматически. Допсоглашение о новом режиме попадает в учётную систему без ручного переноса. Сотрудник видит и согласует своё рабочее время в разделе «Рабочее время» профиля, а отсутствия отражаются в графике отсутствий.

Стоимость КЭДО для приёма заявлений и подписания допсоглашений

Стоимость зависит от численности сотрудников и от того, нужны ли УКЭП, интеграция с 1С и электронный архив. Данные приведены по странице тарифов на дату публикации, страница проверена 23.10.2026.

Цены «Старт» и «Бизнес» указаны со словом «от» за сотрудника в месяц. Включение НДС на странице не указано. Тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Условия для вашей численности сверяйте на странице тарифов Добыто КЭДО.

Для электронного допсоглашения учитывайте вид подписи. УНЭП, которую сервис выпускает сотрудникам, подходит, если порядок её проверки определён соглашением сторон трудового договора. Карточка тарифа «Старт» перечисляет ПЭП и УНЭП, а УКЭП заявлена в тарифе «Бизнес».

Выводы

Изменение режима по заявлению проходит по одной из трёх веток. Категориям части 2 статьи 93 ТК РФ неполное время устанавливают обязательно, с решением в пределах 5 рабочих дней. Для остальных работников нужно соглашение сторон по статье 72. Когда инициатива исходит от работодателя, применяют процедуру статьи 74. В КЭДО заявление проходит с ПЭП при соглашении об идентификации подписанта. Новый режим из трудового договора закрепляют допсоглашением с УКЭП работодателя и усиленной подписью работника. После этого перенастраивают график и табель.

В Добыто КЭДО заявление, допсоглашение и двустороннее подписание идут по одному маршруту согласования, а подписанные документы хранятся в электронном архиве. Сотрудникам выпускаются ПЭП и УНЭП, поэтому перечень документов и виды подписи под статью 22.3 ТК РФ можно разложить до первого электронного заявления.

Частые вопросы о заявлении на изменение режима работы

Можно ли принять заявление, присланное сканом на обычную электронную почту?

Обычная почта не входит в каналы частей 8 и 9 статьи 22.3 ТК РФ, поэтому правило о получении на следующий рабочий день к такому письму не применяется. Скан подписанного от руки заявления остаётся электронным образом бумажного документа и к электронным документам КЭДО не относится. Для просьбы по части 2 статьи 93 ТК РФ дата письменного обращения запускает пятидневный срок. Поэтому работника просят продублировать заявление через систему работодателя или передать оригинал на бумаге.

Что происходит с зарплатой, отпуском и стажем при неполном рабочем времени?

Оплата производится пропорционально отработанному времени или в зависимости от выполненного объёма работ (часть 3 статьи 93 ТК РФ). Неполное время не ограничивает продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска, не влияет на исчисление трудового стажа и не ограничивает другие трудовые права (часть 4 статьи 93 ТК РФ).

Как оплачивается сверхурочная работа после поправок 2026 года?

С 01.09.2026 первые 2 часа оплачиваются не менее чем в полуторном размере, последующие — не менее чем в двойном. Начиная со 121-го часа каждый час оплачивается не менее чем в двойном размере. Конкретные размеры устанавливают коллективный договор, отраслевое соглашение, ЛНА или трудовой договор. По желанию работника повышенную оплату заменяют дополнительным временем отдыха. Для суммированного учёта рабочего времени и железнодорожного транспорта действуют отдельные особенности.

Куда обращаться, если в неполном рабочем времени отказали при наличии оснований статьи 93?

Работник вправе обратиться в государственную инспекцию труда или в суд. Для обращения сохраняют заявление с датой отправки из системы работодателя, приложенные подтверждения основания (медицинское заключение, документы о ребёнке) и ответ работодателя, если он есть. Срок решения по письменной просьбе — не позднее 5 рабочих дней с даты обращения.

Можно ли подать заявление через Госуслуги или «Работу в России»?

Через Госуслуги заявление направляют, если они интегрированы с информационной системой работодателя. «Работа в России» служит каналом, когда работодатель применяет эту платформу для КЭДО. В обоих случаях заявление считается полученным на следующий рабочий день после направления. На платформе «Работа в России» действуют отдельные правила подписи, включая предусмотренную законом простую электронную подпись.

Какие кадровые документы нельзя вести только в электронном виде?

Статья 22.1 ТК РФ не распространяет КЭДО на трудовые книжки, акты о несчастных случаях на производстве, приказы об увольнении и документы о прохождении инструктажей по охране труда. Заявление об изменении режима, допсоглашение и приказ о режиме в этот перечень не входят. Их можно оформлять электронно при соблюдении требований статьи 22.3 ТК РФ к виду подписи.