Коды рабочего времени в табеле какие использовать в разных ситуациях

Коды рабочего времени в табеле берутся из перечня постановления Госкомстата России от 05.01.2004 № 1: 36 пар буквенных и цифровых обозначений, от Я (01) для работы в дневное время до НЗ (36) для приостановки работы при задержке зарплаты. В верхней строке ячейки ставится код, в нижней — продолжительность в часах и минутах; неявки, которые учитываются в днях, отмечаются одним кодом. Сверхурочную работу обозначают кодом С (04), и с 1 сентября 2026 года её годовой предел составляет 120 часов, а при коллективном договоре или отраслевом соглашении — до 240 часов. Коммерческие организации применяют формы Т-12 и Т-13 добровольно и вправе вводить собственные коды, а государственные и муниципальные учреждения ведут табель по форме 0504421 из приказа Минфина России № 52н.

Материал даёт сводную таблицу всех 36 кодов по ситуациям и разбирает случаи, на которых табель чаще всего расходится с расчётом зарплаты: отгул за работу в выходной, донорский день, суммированный учёт, неявка до выяснения причин. Отдельно показано, как новый порядок оплаты сверхурочных по статье 152 ТК РФ влияет на детализацию часов. Пошаговое закрытие табеля за месяц, сроки хранения, ведение табеля в КЭДО, стоимость сервиса на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Как устроены коды табеля учёта рабочего времени

Статья 91 ТК РФ обязывает работодателя вести учёт времени, фактически отработанного каждым работником, и ограничивает нормальную продолжительность рабочего времени 40 часами в неделю. Форму учёта Трудовой кодекс не устанавливает: Минтруд в письме от 25.01.2023 № 14-2/ООГ-434 прямо указал, что форму ведения табеля Кодекс не определяет. Поэтому табель учёта рабочего времени — документ, который выбирает и утверждает сам работодатель.

Унифицированные формы Т-12 (табель учёта рабочего времени и расчётов по оплате труда) и Т-13 (табель учёта рабочего времени) утверждены тем же постановлением Госкомстата № 1. С 1 января 2013 года они не обязательны для большинства организаций, но перечень условных обозначений с титульного листа Т-12 остаётся базой: по прямому указанию постановления он применяется и при заполнении Т-13, а кадровые программы, включая 1С:ЗУП, построены на этих же кодах.

Каждая ячейка табеля состоит из двух строк. В верхней ставится условный код, в нижней — продолжительность отработанного или неотработанного времени в часах и минутах. Если неявка учитывается в днях (отпуск, больничный, выходной), ячейку заполняют только кодом, без часов. Буквенный код и цифровой равнозначны: Я и 01, С и 04, Б и 19 означают одно и то же. На практике в одном табеле держат одну систему обозначений, иначе бухгалтерия при сверке видит два вида записей для одной ситуации.

Когда коды Госкомстата не подходят

Для государственных и муниципальных учреждений перечень Т-12 не основной: их табель ведётся по форме 0504421, утверждённой приказом Минфина России № 52н, со своими обозначениями. Переносить коды из Т-12 в форму 0504421 без сверки с приказом нельзя.

Коммерческим организациям перечня тоже хватает не всегда. В нём нет отдельного кода для дистанционной работы: такие дни отражают кодом Я с фактическими часами или вводят собственное обозначение в локальной форме табеля. Нет кода для нерабочих дней, объявленных указами Президента: они не являются ни выходными, ни праздничными, и Минтруд в разъяснениях о том, как вести табель в период действия указа, прямо разрешил работодателям устанавливать для них код самостоятельно. Специального официального кода нет и для периода приостановления трудового договора с мобилизованным работником.

Собственный код работает только тогда, когда его расшифровка закреплена: в приказе об утверждении формы табеля или в ЛНА о порядке учёта рабочего времени. Без такой расшифровки инспектор ГИТ и суд видят в табеле обозначение, которое ничем не подтверждено.

Сводная таблица кодов рабочего времени по ситуациям

Все 36 обозначений постановления Госкомстата № 1 сгруппированы по задачам, с которыми специалист по кадрам открывает табель: отметить работу, отпуск, болезнь, выходной, простой или неявку.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Ошибки в табеле почти всегда возникают внутри пар с похожими названиями: ДО и ОЗ, Б и Т, НО и НБ, РП, НП и ВП. Внутри каждой пары от выбора кода зависит, начисляется ли оплата и чьей виной объясняется неотработанное время, поэтому код ставят только после того, как на руках есть документ-основание: приказ, заявление, листок нетрудоспособности или акт.

Соберите бланк Т-13 с нужными условными обозначениями

Сверхурочная работа в табеле: код С и лимиты с 1 сентября 2026 года

Код С (04) ставится только за часы, которые работник отработал по инициативе работодателя сверх установленной для него продолжительности рабочего времени. Работа сверх нормы по собственной инициативе работника или по графику, который уже предусматривает такие часы, сверхурочной не становится и кодом С не отмечается. С 1 сентября 2026 года действует Федеральный закон от 25.05.2026 № 144-ФЗ, который изменил статьи 99 и 152 ТК РФ. Коды табеля он не трогал, но изменил то, сколько часов можно поставить под кодом С и как они оплачиваются.

Статья 99 ТК РФ в новой редакции ограничивает сверхурочную работу 4 часами в день и 120 часами в год. Годовой предел поднимается до 240 часов, если на работодателя распространяется коллективный договор и (или) отраслевое (межотраслевое) соглашение, которые это предусматривают.

Для табеля из этой таблицы следует одно: часы под кодом С по каждому работнику суммируют нарастающим итогом с начала календарного года. Без такого счётчика момент перехода через 120 часов, после которого нужны согласие и коллективный договор, не виден ни кадровой службе, ни бухгалтерии.

Статья 152 ТК РФ с 1 сентября 2026 года требует оплачивать сверхурочную работу с учётом компенсационных и стимулирующих выплат: первые 2 часа — не менее чем в полуторном размере, последующие часы в пределах 120 часов за год — не менее чем в двойном, начиная со 121-го часа каждый час — не менее чем в двойном размере. Ставка зависит сразу от двух счётчиков: сколько часов С набралось в конкретный день и сколько с начала года. Поэтому сверхурочные отражают в табеле по дням, с точными часами в нижней строке ячейки. Общая сумма часов за месяц не позволяет отделить первые 2 часа каждого дня от остальных.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Закон задаёт только нижнюю границу оплаты сверхурочных: полуторный размер за первые два часа и двойной за последующие. Конкретные размеры могут быть выше и закрепляются в коллективном договоре, отраслевом соглашении, локальном нормативном акте или трудовом договоре. Прежде чем бухгалтерия начислит доплату по часам с кодом С, проверьте, какой из этих документов действует у вас и какой размер в нём записан.»

Письменное согласие работника на сверхурочную работу сверх 120 часов и уведомление о праве отказаться удобнее хранить в одной системе с табелем. В КЭДО Добыто такие документы оформляются по шаблону и подписываются сотрудником электронной подписью, а ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах.

Суммированный учёт и баланс рабочего времени: когда появляется код С

При суммированном учёте сверхурочной считается работа сверх нормального числа рабочих часов за учётный период, а не за день или неделю: так определяет статья 99 ТК РФ. Работодатель при этом обязан точно учитывать продолжительность сверхурочной работы каждого работника. Учётный период по статье 104 ТК РФ не может превышать 1 год, а для работников на работах с вредными или опасными условиями труда — 3 месяца, кроме исключений для сезонных и технологических работ, предусмотренных законом.

Норма часов за учётный период берётся из календаря рабочего времени (производственного календаря) исходя из 40-часовой недели или сокращённой продолжительности, если она установлена работнику. Баланс рабочего времени — разница между этой нормой и фактически отработанными часами по табелю. Пока учётный период не закрыт, смены по графику работы отражаются кодами Я и Н с фактическими часами, даже если в отдельную неделю работник отработал больше 40 часов: сверхурочные часы при суммированном учёте определяются только по итогам периода.

Отсюда типичная ошибка: смена 12 часов в табеле отмечается как 8 часов Я и 4 часа С. Если 12 часов предусмотрены графиком сменности, все они идут под кодом Я (или Н за ночное время), а переработка, если она есть, выявляется сверкой нормы и факта в конце периода.

Важный нюанс из практики: значительная часть открытых материалов о суммированном учёте написана до 1 сентября 2026 года и описывает поправки 144-ФЗ в будущем времени или не упоминает их вовсе. При этом закон отдельно урегулировал особенности оплаты сверхурочной работы при суммированном учёте рабочего времени. Расчёт по итогам учётного периода сверяйте с действующей редакцией статей 99 и 152 ТК РФ, а не с разъяснениями прошлых лет.

Для проверки баланса до закрытия периода удобно считать норму, факт и переработку в калькуляторе: в нём задаются квартал или иной учётный период, дата начала, недельная норма часов, отработанные часы и часовая ставка.

Перед закрытием периода сверьте три вещи: какой учётный период закреплён в правилах внутреннего трудового распорядка, совпадает ли график сменности с фактическими часами в табеле и не превышает ли переработка годовой предел для категории работника.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Выходные, отгулы, донорские дни: коды для спорных ситуаций

Работа в выходной или нерабочий праздничный день отмечается кодом РВ (03) с фактическими часами, независимо от того, как работник выберет компенсацию. По части 4 статьи 153 ТК РФ он вправе получить вместо двойной оплаты другой день отдыха: тогда работа в выходной оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит. В дату фактической работы ставится РВ, в дату предоставленного дня отдыха — НВ (28). Оба кода в одну дату не ставят.

Донорские дни по статье 186 ТК РФ отдельного кода в перечне не имеют. В практике день сдачи крови, когда работник освобождён от работы, отмечают кодом Г (23), как исполнение общественной обязанности. Если работник по согласованию с работодателем вышел на работу в день сдачи, ставится Я с часами. Дополнительный день отдыха, который положен после каждого дня сдачи крови, отражается кодом ОВ (27). Тот же код ОВ используют для оплачиваемых дополнительных выходных одному из родителей для ухода за ребёнком-инвалидом по статье 262 ТК РФ.

Код дня отдыха зависит от того, оплачивается ли этот день: оплачиваемый дополнительный выходной — ОВ, неоплачиваемый — НВ. Документ-основание в каждом случае свой: заявление работника о выборе дня отдыха, справка о сдаче крови, заявление и подтверждающие документы для дней по статье 262 ТК РФ.

Отпуска, больничные, командировки и отстранение: какие коды не путать

Отпускные коды различаются по двум признакам: оплачивается ли отпуск и по чьей воле он предоставлен. ОТ (09) ставится за ежегодный основной оплачиваемый отпуск, ОД (10) — за ежегодный дополнительный оплачиваемый, например за вредные условия труда или ненормированный рабочий день. ДО (16) — отпуск без сохранения заработной платы, который работодатель предоставил по своему разрешению; ОЗ (17) — такой же отпуск в случаях, когда закон обязывает работодателя его предоставить. ДБ (18) зарезервирован за ежегодным дополнительным отпуском без сохранения заработной платы. Учебные отпуска идут отдельными кодами: У (11) с сохранением среднего заработка и УД (13) без него.

Для временной нетрудоспособности код определяется назначением пособия. Б (19) ставится, когда пособие назначено по закону, Т (20) — в случаях, когда закон пособие не предусматривает. Отпуск по беременности и родам отмечается кодом Р (14), отпуск по уходу за ребёнком до 3 лет — ОЖ (15).

Командировка — всегда К (06). Обучение с отрывом от работы командировкой в табеле не считается: для повышения квалификации предусмотрены ПК (07) и ПМ (08), если обучение проходит в другой местности. Отстранение от работы делится по признаку оплаты: НО (34) — с оплатой или пособием по закону, НБ (35) — без начисления заработной платы.

Важный нюанс из практики: с 1 сентября 2026 года отзыв из отпуска работников, занятых на работах с вредными условиями труда, запрещён. Исключение — катастрофы, аварии и стихийные бедствия, если такая возможность закреплена в ЛНА; работа в этом случае оплачивается не менее чем в двойном размере. Если отзыв всё же состоялся по исключению, дни фактической работы в табеле переходят из ОТ в коды работы с часами, а основанием служит приказ об отзыве со ссылкой на ЛНА.

Для мобилизованных работников перечень Госкомстата отдельного кода не содержит. Период приостановления трудового договора отражают собственным обозначением, расшифровка которого закреплена в ЛНА; после возобновления договора по статье 351.7 ТК РФ табель снова ведётся обычными кодами.

Отпуска и отгулы проще сверять с табелем, когда заявления, приказы и остатки дней лежат в одном месте. В личном кабинете сотрудника в Добыто есть лента запросов на отпуск, панель отсутствий со счётчиками дней отпуска и отгулов и блок учёта рабочего времени с кнопкой согласования.

Простои, неявки и прогулы: код до и после выяснения причин

Если работник не вышел на работу и причина неизвестна, в табеле ставится НН (30) — неявка по невыясненным причинам, до выяснения обстоятельств. Ставить ПР (24) в день отсутствия нельзя: прогулом считается отсутствие на рабочем месте без уважительных причин более 4 часов подряд, и вывод об отсутствии уважительной причины делается только после запроса письменного объяснения. По статье 193 ТК РФ у работника есть 2 рабочих дня на объяснение, после чего при его отсутствии составляется акт.

Когда причина выяснена, НН заменяют итоговым кодом. Работник принёс листок нетрудоспособности — Б (19), исполнял государственную обязанность — Г (23), отсутствовал без уважительной причины — ПР (24). Если табель за месяц уже закрыт, замену оформляют исправлением табеля, а не оставляют НН до следующего периода.

Простой отражается одним из трёх кодов по признаку вины: РП (31) — по вине работодателя, НП (32) — по причинам, не зависящим от сторон, ВП (33) — по вине работника. Статья 157 ТК РФ устанавливает разный порядок оплаты для каждого из трёх случаев, а простой по вине работника не оплачивается, поэтому код ставят по приказу о простое, где вина указана прямо. НЗ (36) применяется, когда работник приостановил работу из-за задержки зарплаты более чем на 15 дней, письменно известив работодателя по статье 142 ТК РФ. ПВ (22) появляется в табеле задним числом, когда увольнение, перевод или отстранение признаны незаконными и работник восстановлен.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Неполное рабочее время по просьбе работника и неполное время по инициативе работодателя в табеле выглядят по-разному. С 1 сентября 2026 года на дополнительное соглашение и приказ по заявлению работника у работодателя 5 рабочих дней с даты заявления. Такие дни отмечайте кодом Я с фактическими часами, а код НС оставляйте только для режима, который ввёл работодатель.»

Как закрыть табель рабочего времени за месяц без ошибок

Табель расходится с расчётом зарплаты в трёх местах: код поставлен без документа-основания, часы сверхурочной работы записаны общей суммой без разбивки по дням, НН так и остался в закрытом табеле. Цена ошибки при проверке ГИТ определяется частью 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей для должностных лиц и ИП и от 30 000 до 50 000 рублей для юридических лиц. Отдельного штрафа именно за табель в КоАП нет, но неверные коды ведут к неверной оплате сверхурочных, выходных и простоя, а это уже нарушение норм об оплате труда по той же статье.

Как закрыть табель учёта рабочего времени: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Сверьте график работы каждого сотрудника с нормой часов на месяц по календарю рабочего времени. Для работников на суммированном учёте проверьте, закрывается ли в этом месяце учётный период.
2. Шаг 2. Соберите документы-основания для всех неявок и особых дней: приказы об отпуске, командировке, простое и отзыве из отпуска, листки нетрудоспособности, заявления о днях отдыха, справки о сдаче крови.
3. Шаг 3. Проставьте коды неявок, которые учитываются в днях, без часов в нижней строке, а коды работы Я, Н, РВ и С — с часами и минутами.
4. Шаг 4. Отметьте сверхурочные часы кодом С по дням и обновите годовой счётчик по каждому работнику. При переходе через 120 часов проверьте наличие письменного согласия и коллективного договора или отраслевого соглашения.
5. Шаг 5. Замените все НН итоговыми кодами. Если объяснение ещё не получено, зафиксируйте дату запроса, чтобы после 2 рабочих дней составить акт.
6. Шаг 6. Проверьте, что каждый собственный код, использованный в табеле, расшифрован в ЛНА или приказе об утверждении формы табеля.
7. Шаг 7. Подпишите табель у ответственных лиц, указанных в утверждённой форме, и передайте в бухгалтерию для расчёта зарплаты.

Бланки табеля учёта рабочего времени для закрытия месяца

Начните с формы Т-12: на её титульном листе есть полный перечень условных обозначений, который действует и для Т-13.

Электронный табель в КЭДО: подписание и сроки хранения

Вести табель только в электронном виде, без бумажного экземпляра, можно в одном случае: работодатель внедрил электронный кадровый документооборот по статьям 22.1-22.3 ТК РФ. Минтруд в письме от 25.01.2023 № 14-2/ООГ-434 указал, что без такого внедрения законных оснований для исключительно электронного ведения кадровых документов нет. Значит, переводу табеля в электронный вид предшествуют ЛНА о КЭДО и согласия работников, а не только настройка программы.

Срок хранения табеля не зависит от формы носителя. По статье 402 Перечня, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, табели и журналы учёта рабочего времени хранятся 5 лет. При вредных и опасных условиях труда срок составляет 50 лет для документов, законченных делопроизводством после 1 января 2003 года, и 75 лет для более ранних.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Какую подпись можно ставить на конкретном кадровом документе, сейчас определяют действующие статьи 22.1-22.3 ТК РФ и 63-ФЗ. Законопроект Минтруда о кадровом документообороте через мессенджер MAX и о подписании документов с дистанционными работниками неквалифицированной подписью пока остаётся проектом и на дату публикации не принят. Настраивая маршрут подписания табеля, опирайтесь на действующие нормы и свой ЛНА о КЭДО, а не на обсуждаемые инициативы.»

Табель в кадровой программе и табель в системе КЭДО не должны расходиться по кодам. В Добыто для этого есть готовый модуль для 1С:ЗУП: он устанавливается и настраивается за один день, документы синхронизируются автоматически. Для пятилетнего и более долгого хранения в тарифе «Бизнес» предусмотрен электронный архив.

Стоимость электронного табеля и КЭДО в Добыто на 2026 год

Цена подключения зависит от численности сотрудников, видов электронной подписи и того, нужна ли интеграция с 1С. Тарифы указаны на дату публикации.

Итоговая сумма складывается из числа сотрудников и выбранного тарифа: тариф «Старт» рассчитан на компании до 25 человек, а синхронизация табеля с 1С и электронный архив доступны с тарифа «Бизнес». Актуальный состав каждого тарифа и условия перехода между ними собраны на странице тарифов Добыто КЭДО; при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.

Выводы

Выбор кода в табеле сводится к двум вопросам: работал ли сотрудник в этот день и, если нет, оплачивается ли его отсутствие и по чьей инициативе. Перечень Госкомстата закрывает большинство ситуаций, а для нерабочих дней по указу, дистанционной работы и приостановленных договоров работодатель вводит собственные коды через ЛНА. С сентября 2026 года к этому добавился учёт сверхурочных часов по дням и нарастающим итогом за год: от него зависят и предел в 120 или 240 часов, и размер доплаты.

В Добыто табель, заявления на отпуск и отгулы, согласия на сверхурочную работу и приказы-основания оформляются и подписываются в одной системе КЭДО с синхронизацией с 1С:ЗУП, поэтому код в табеле всегда можно сопоставить с документом, на котором он основан.

Частые вопросы о кодах табеля

Ведётся ли табель на исполнителей по договору ГПХ и самозанятых?

Нет. Статья 91 ТК РФ обязывает учитывать рабочее время работников, то есть лиц, работающих по трудовому договору. Исполнитель по договору ГПХ и самозанятый режиму рабочего времени работодателя не подчиняются, результат их работы принимается по акту, поэтому коды Я, В, С и другие к ним не применяются.

Какой код ставить, если работник заболел во время отпуска?

На дни болезни код ОТ (09) меняется на Б (19) при наличии листка нетрудоспособности. По статье 124 ТК РФ ежегодный оплачиваемый отпуск в этом случае продлевается или переносится на другой срок с учётом пожелания работника, а продлённые дни снова отмечаются кодом ОТ.

Как отметить нерабочий праздничный день, который выпал на отпуск?

По статье 120 ТК РФ нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период ежегодного оплачиваемого отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются. В табеле такой день отмечается кодом В (26), а отпуск соответственно удлиняется на этот день.

Обязательно ли отмечать в табеле каждый день явки?

Указания к постановлению Госкомстата № 1 допускают два метода: сплошную регистрацию явок и неявок или регистрацию только отклонений, то есть неявок, опозданий, сверхурочных часов. Метод учёта закрепляют в ЛНА. При суммированном учёте и сменном графике сплошная регистрация надёжнее: без неё не посчитать баланс рабочего времени за учётный период.

Кого нельзя привлекать к сверхурочной работе, даже если код С формально можно поставить?

Статья 99 ТК РФ запрещает привлекать к сверхурочной работе беременных женщин и работников в возрасте до 18 лет, а также других работников в случаях, предусмотренных законом. Отдельные категории, например работники с вредными условиями труда подклассов 3.3 и 3.4, остаются в пределе 120 часов в год даже при коллективном договоре, разрешающем 240 часов.