Табель учета рабочего времени в 1С: настройка и типовые ошибки

Табель учета рабочего времени в 1С:ЗУП собирается из трех источников: производственного календаря, графика работы сотрудника и документов отклонений. Отчет по форме Т-13 строится по этим данным. Если отпуска, периоды нетрудоспособности, командировки и сверхурочные часы внесены документами, отдельный документ «Табель» не нужен: он фиксирует только факт, который не зарегистрирован иначе. Типовые ошибки закладываются еще при настройке: календарь 2026 года без переносов на 9 января и 31 декабря, сменный график, не совпадающий с доведенным работникам, суммированный учет без записи в правилах внутреннего трудового распорядка. При пятидневке норма проверяется по дням и неделям. При суммированном учете она проверяется за учетный период до 1 года, и сверхурочными становятся часы сверх нормы этого периода.

Материал помогает настроить календарь, графики и виды времени в ЗУП и найти 7 типовых ошибок до расчета зарплаты. Отдельно разобраны пределы сверхурочной работы, действующие с 1 сентября 2026 года: 4 часа в день, 120 часов в год и до 240 часов по коллективному договору и (или) отраслевому соглашению. Указаны и категории, для которых предел не увеличивается. Чек-лист закрытия месяца, правила исправления табеля по статье 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, стоимость интеграции КЭДО с 1С:ЗУП и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Что закон требует от учета рабочего времени и формы табеля

Часть 4 статьи 91 Трудового кодекса РФ обязывает работодателя вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Форму этого учета Кодекс не задает. По части 4 статьи 9 закона № 402-ФЗ формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта. Часть 2 той же статьи перечисляет обязательные реквизиты. Среди них наименование документа, дата, содержание факта, его измерение и подписи ответственных лиц.

Унифицированные формы утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Форма Т-12 называется «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда», форма Т-13 — «Табель учета рабочего времени». Для коммерческого работодателя это одна из возможных форм. Компания может утвердить собственный табель, если в нем есть реквизиты из статьи 9 закона № 402-ФЗ. Для бюджетной сферы обязательность формы определяет бюджетное законодательство.

В Т-12 и Т-13 у каждой ячейки две строки. В верхней ставится код использования рабочего времени, в нижней записывается продолжительность в часах и минутах. Отчет 1С:ЗУП по форме Т-13 повторяет эту структуру. Если компания утвердила собственную форму, перечень кодов в ней нужно сверить с видами времени, настроенными в программе.

Табель отражает режим, закрепленный документами. Статья 100 ТК РФ включает в режим рабочего времени продолжительность рабочей недели и ежедневной работы (смены), время начала и окончания работы, перерывы, число смен в сутки и чередование рабочих и нерабочих дней. Общий режим устанавливают правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР). Режим конкретного работника, который отличается от общего, закрепляет его трудовой договор. Нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю (часть 2 статьи 91). Для отдельных категорий работников статья 92 устанавливает сокращенную продолжительность.

Табели и графики учета рабочего времени хранятся 5 лет. При вредных и опасных условиях труда срок составляет 50/75 лет в зависимости от категории документа. Основание — статья 402 Перечня, утвержденного приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Для подписанных в КЭДО кадровых документов в тарифе «Бизнес» сервиса Добыто предусмотрен электронный архив.

До настройки 1С соберите ПВТР с режимами и порядком суммированного учета, трудовые договоры с индивидуальными режимами и утвержденную форму табеля, если компания не применяет Т-13. По этим документам дальше проверяются календарь, графики и виды времени.

Бланк табеля Т-12 для учета времени и расчета оплаты труда

Форма Т-12 объединяет учет рабочего времени и расчет оплаты труда; начните с нее, если табель ведется вне 1С.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Сверхурочная работа в табеле с 1 сентября 2026 года: пределы и оплата

Федеральный закон от 25.05.2026 № 144-ФЗ действует с 1 сентября 2026 года и изменил статьи 99 и 152 ТК РФ. Дневной предел сверхурочной работы теперь составляет 4 часа в день для каждого работника. Прежнее правило звучало как 4 часа в течение двух дней подряд. Годовой предел остался 120 часов. Его можно увеличить до 240 часов, если это предусмотрено коллективным договором и (или) отраслевым (межотраслевым) соглашением, которое распространяется на работодателя.

Сверхурочной считается работа по инициативе работодателя за пределами установленной продолжительности рабочего времени. При суммированном учете это работа сверх нормального числа рабочих часов за учетный период. Часть 10 статьи 99 обязывает работодателя обеспечить точный учет продолжительности сверхурочной работы каждого работника. В табеле 1С сверхурочные часы ведутся отдельным видом времени, чтобы годовой итог по работнику можно было сверить с пределом.

Правила, которые нужно перенести в настройку учета и проверку табеля, собраны в таблице.

Предел 4 часа проверяется по каждому дню и при суммированном учете, хотя сама переработка за учетный период определяется только по его итогу. Годовой итог сверяется с пределом категории, к которой относится работник. Коллективный договор с пределом 240 часов не увеличивает предел для работников из перечня статьи 99. Конкретные размеры доплаты закрепляют коллективный договор, соглашение, ЛНА или трудовой договор. Табель дает часы, а сумму рассчитывает начисление по этим размерам.

Отчет Т-13 показывает часы, но не заменяет письменное согласие работника, если оно требуется по статье 99 ТК РФ, и подтверждающие кадровые документы. В КЭДО Добыто такие документы подписываются электронной подписью работника. ПЭП и УНЭП выпускаются сотрудникам бесплатно на всех тарифах. Перед закрытием месяца проверьте, что у каждой строки сверхурочных в табеле есть документ-основание.

Как 1С:ЗУП собирает табель: календарь, график, отклонения, отчет Т-13

В 1С:ЗУП данные графиков и сведения о фактически отработанном и неотработанном времени используются для расчета зарплаты и формирования табеля по унифицированной форме Т-13. Первое звено цепочки — производственный календарь. Он задает рабочие, выходные и праздничные дни с переносами и служит основой норм и заполнения графиков. График работы назначается сотруднику и при необходимости корректируется индивидуально. Документы отклонений фиксируют отпуска, периоды нетрудоспособности, командировки и другие отличия факта от графика. Отчет «Табель учета рабочего времени» выводит итог по форме Т-13.

Время в ЗУП учитывается в разрезе видов использования рабочего времени, и их можно задавать произвольно. Отдельные виды выделяют в табеле ночные и вечерние часы, сменную работу, сверхурочные и другие специальные типы времени. Перечень видов составляется по кодам, которые компания применяет в табеле.

Официальная документация 1С описывает механизм учета, а интерфейс конкретной базы зависит от релиза. Названия разделов и документов в разных версиях конфигурации отличаются. Настройку начинают со сверки версии, а инструкции с готовыми путями меню проверяют на своей базе.

Документы-основания отклонений, оформленные в КЭДО, должны оказаться в ЗУП до закрытия месяца. Модуль Добыто для 1С:ЗУП устанавливается и настраивается за один день, документы синхронизируются автоматически.

Когда отдельный документ «Табель» в 1С:ЗУП не нужен

Если все отклонения от графика внесены документами, отчет по форме Т-13 строится по данным программы без отдельного документа «Табель». Документ нужен, когда факт отличается от графика, но не зарегистрирован никаким другим документом. Для компании, которая оформляет все отсутствия документами, табель становится отчетом, а проверка переносится на полноту документов отклонений и правильность графиков.

Как настроить табель учета рабочего времени в 1С:ЗУП: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Сверьте версию конфигурации 1С:ЗУП и названия разделов в своей базе с документацией к релизу.
2. Шаг 2. Заполните производственный календарь на 2026 год по постановлению № 1466: выходные 9 января и 31 декабря, сокращение предпраздничных дней на 1 час. Для шестидневной недели нужен отдельный календарь. Региональный календарь подключите, если он применяется к работникам.
3. Шаг 3. Создайте графики работы под каждый режим из ПВТР и трудовых договоров: пятидневная неделя, сокращенная продолжительность, сменные графики, суммированный учет с учетным периодом из ПВТР.
4. Шаг 4. Назначьте график каждому сотруднику и внесите индивидуальную корректировку там, где режим работника отличается от общего.
5. Шаг 5. Настройте виды использования рабочего времени для ночных и вечерних часов, сменной работы, сверхурочных и других типов времени, которые компания показывает в табеле отдельно.
6. Шаг 6. Регистрируйте отклонения документами по мере их возникновения: отпуска, периоды нетрудоспособности, командировки, сверхурочные часы с документом-основанием.
7. Шаг 7. Документ «Табель» вводите только для фактов, которые не зарегистрированы иным документом.
8. Шаг 8. Сформируйте отчет «Табель учета рабочего времени» по форме Т-13. До расчета зарплаты сверьте итог с первичными данными и документами отклонений.

Сформируйте табель Т-13 для сверки с отчетом 1С

Конструктор формирует файл .docx табеля по форме Т-13 на 31 день с отметками явки, выходного, временной нетрудоспособности, отпуска и командировки.

Производственный календарь и график работы под режим учета рабочего времени

Норма рабочего времени исчисляется по Порядку, утвержденному приказом Минздравсоцразвития России от 13.08.2009 № 588н. Расчет идет по расчетному графику пятидневной рабочей недели с двумя выходными днями, исходя из установленной продолжительности ежедневной работы (смены). Рабочий день накануне нерабочего праздничного дня сокращается на 1 час (часть 1 статьи 95 ТК РФ). Календарь в 1С служит основой норм и заполнения графиков, поэтому ошибка в календаре переходит во все графики, построенные на нем.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

На 2026 год постановлением Правительства РФ от 24.09.2025 № 1466 перенесены выходные: с субботы 3 января на пятницу 9 января и с воскресенья 4 января на четверг 31 декабря. Постановление вступило в силу 02.10.2025. Справочные календари на 2026 год составлены отдельно для пятидневной и шестидневной недели, а юридически значимые переносы подтверждает само постановление. В 1С:ЗУП есть региональные производственные календари с учетом переносов выходных и праздников. Каждый график строится на календаре того режима, который применяется к работникам.

От режима зависит, на что опирается норма и что проверять при настройке графика.

Учетный период в графике 1С задается по ПВТР: статья 104 ТК РФ отводит этому документу порядок введения суммированного учета. Если в ПВТР нет записи о суммированном учете, настройку периода в программе нечем подтвердить.

График конкретного сотрудника в ЗУП можно скорректировать индивидуально. Корректировка нужна, когда трудовой договор устанавливает работнику режим, отличный от общего: сокращенную продолжительность, неполное время, другое начало и окончание смены.

Новый график в 1С назначается с даты начала неполного режима по приказу. Если назначить его с начала месяца или оставить прежний, табель за переходные дни покажет норму, которая не соответствует приказу. Сверьте дату в документе назначения графика с датой в приказе.

Типовые ошибки настройки табеля в 1С и их последствия

Отчет Т-13 выводит то, что заложено в календарь, графики и документы. Ни одна из ошибок ниже не видна в нем как ошибка, поэтому проверка идет по исходным настройкам.

1. Календарь 2026 года без переносов. Календарь заполнили до вступления в силу постановления № 1466 (02.10.2025) и не обновили. Программа считает 9 января и 31 декабря рабочими днями, и норма января и декабря оказывается выше на продолжительность этих смен. Зарплата за неполный месяц и переработка при суммированном учете считаются от неверной нормы.
2. Один календарь для всех режимов. Шестидневный режим строят на пятидневном календаре, чтобы вести один справочник. Распределение рабочих дней в графике расходится с календарем шестидневной недели, который на 2026 год составлен отдельно.
3. Сменный график в 1С расходится с доведенным. Смены правят в программе после утверждения графика, чтобы отразить замены. По статье 103 ТК РФ работа идет по графику, доведенному до работников не позднее чем за 1 месяц до введения. Табель по другому графику показывает отклонения, у которых нет основания.
4. Суммированный учет включен только в настройке графика. Учетный период задают в 1С, не меняя ПВТР. По статье 104 ТК РФ порядок введения суммированного учета устанавливают ПВТР. Без такой записи часы сверх дневной и недельной продолжительности остаются сверхурочными по общему правилу статьи 99.
5. Сверхурочные выявляют только по итогу месяца. Переработку замечают в отчете за месяц или учетный период и лишь тогда оформляют документы. Предел 4 часа проверяется по каждому дню, и его превышение не устраняется исправлением табеля задним числом.
6. Предел 240 часов для всего штата. Увеличенный предел из коллективного договора применяют ко всем работникам и не проверяют годовой итог по категориям. Для категорий, перечисленных в статье 99, предел остается 120 часов независимо от коллективного договора.
7. Правка ячеек табеля без документа-основания. Отклонение исправляют вручную в документе «Табель», потому что это быстрее, чем оформить приказ или заявление. В базе появляются часы, которые нечем подтвердить при перерасчете зарплаты или проверке, и сверка Т-13 с документами отклонений перестает сходиться.

Во что обходится ошибка в табеле

Ошибка в табеле переходит в расчет зарплаты, потому что ЗУП начисляет ее по данным графиков и фактически отработанного времени. Ее исправление требует перерасчета за период, исправленного экземпляра табеля и повторной сверки документов отклонений. При суммированном учете ошибка в норме или графике меняет итог всего учетного периода, а он может длиться до 1 года. Пересчитывать приходится и сверхурочные за весь период.

Ошибка в сверхурочных обходится дороже. Часы начиная со 121-го оплачиваются не менее чем в двойном размере за каждый час. Работа сверх 4 часов в день или сверх годового предела нарушает статью 99 ТК РФ, и исправленный табель этот факт не меняет.

Закрытие табеля за месяц и исправления: локальный срок и реквизиты

Единого федерального срока сдачи и закрытия табеля для всех работодателей нет. Компания сама закрепляет в локальном документе срок подачи данных, ответственных за табель по подразделениям, порядок подписания и порядок перерасчета зарплаты при исправлениях. Без такого документа дата закрытия табеля в 1С ничем не обоснована, и каждое исправление приходится согласовывать заново.

Исправление первичного учетного документа допускается, если специальная норма не устанавливает иное. По части 7 статьи 9 закона № 402-ФЗ исправление должно содержать дату исправления и подписи лиц, составивших документ, с данными для их идентификации. Если табель исправлен в 1С после закрытия месяца, нужен и исправленный экземпляр табеля с датой исправления и подписями.

Чек-лист перед закрытием табеля за месяц

• В календаре 2026 года 9 января и 31 декабря отмечены выходными, предпраздничные дни сокращены на 1 час.
• Работникам на шестидневной неделе назначен график на календаре шестидневной недели.
• Каждому сотруднику назначен действующий график; индивидуальные режимы из трудовых договоров внесены корректировкой.
• Сменные графики в 1С совпадают с утвержденными и доведенными до работников не позднее чем за 1 месяц.
• Учетный период суммированного учета совпадает с ПВТР; для работников на неполном времени норма периода уменьшена.
• Отпуска, периоды нетрудоспособности и командировки внесены документами, а документ «Табель» содержит только факты без другого основания.
• Сверхурочные часы подтверждены документами, не превышают 4 часов в день, годовой итог по каждому работнику сверен с пределом его категории: 120 или 240 часов.
• Итог отчета Т-13 сверен с первичными данными и документами отклонений.
• Исправления содержат дату и подписи лиц, составивших документ.

В профиле сотрудника в сервисе Добыто есть блок учета рабочего времени с кнопкой согласования, лента запросов на отпуск и панель отсутствий со счетчиками дней отпуска и отгулов и кнопкой согласования графика.

Стоимость КЭДО с интеграцией 1С:ЗУП для учета рабочего времени

Стоимость зависит от численности сотрудников, нужных видов подписи и необходимости интеграции с 1С: модуль для 1С:ЗУП входит в тариф «Бизнес».

Итоговая сумма считается по числу сотрудников в месяц. Условия каждого тарифа, включая минимальную оплату для «Бизнеса» и состав подписей, приведены на странице тарифов Добыто КЭДО. Тариф можно повысить или понизить в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.

Выводы

Отчет Т-13 в 1С:ЗУП выводит то, что заложено в производственный календарь, графики и документы отклонений. Поэтому настройку и проверку табеля начинают с календаря 2026 года с переносами и с графиков, сверенных с ПВТР, трудовыми договорами и доведенными графиками сменности. Закон требует учитывать фактически отработанное время по каждому работнику, а форму табеля руководитель может утвердить сам. С сентября 2026 года к этому добавились контроль сверхурочных по дням и по годовому пределу категории работника и исправления с датой и подписями составивших лиц.

Согласия, заявления и приказы, на которых держится табель, мы переводим в КЭДО и передаем в 1С:ЗУП через модуль синхронизации. К закрытию месяца у каждого отклонения в табеле есть подписанное основание.

Вопросы о табеле и учете рабочего времени

Как определить норму часов при шестидневной рабочей неделе в 2026 году?

Норма часов исчисляется по Порядку из приказа Минздравсоцразвития России № 588н: по расчетному графику пятидневной недели с двумя выходными, исходя из установленной продолжительности ежедневной работы. Рабочие и выходные дни шестидневки распределяются по отдельному календарю шестидневной недели на 2026 год. В 1С:ЗУП для таких работников нужен свой календарь и график на его основе. Переносы и сокращенные предпраздничные дни в нем сверяются со справочным календарем для шестидневной недели и постановлением Правительства РФ № 1466.

Как уменьшить норму в 1С, если работник на суммированном учете переходит на неполное время?

По части 3 статьи 104 ТК РФ для работников на неполном рабочем дне (смене) или неполной рабочей неделе нормальное число рабочих часов за учетный период соответственно уменьшается. В 1С:ЗУП это отражается новым графиком с сокращенной продолжительностью, назначенным с даты начала неполного режима по приказу. Если переход пришелся на середину учетного периода, норма периода складывается из части по прежнему графику и части по новому. Сверхурочными считаются только часы сверх этой суммы.

Как отразить в табеле сверхурочные, если работник выбрал отдых вместо повышенной оплаты?

По желанию работника повышенная оплата сверхурочной работы заменяется дополнительным временем отдыха. Выбор отдыха не снимает обязанности по части 10 статьи 99 ТК РФ: продолжительность сверхурочной работы учитывается точно, отдельным видом времени, и входит в годовой предел 120 или 240 часов. Основанием служит письменное заявление работника о выборе отдыха. День отдыха отражается в табеле по документу, которым он предоставлен.

Нужно ли вносить в табель исполнителей по договору ГПХ и самозанятых?

Нет. Статья 91 ТК РФ требует учитывать время, фактически отработанное работниками по трудовому договору. Исполнитель по договору ГПХ и самозанятый работниками по ТК РФ не считаются, их время в табель по форме Т-12 или Т-13 не вносится, а объем работ определяет гражданско-правовой договор. Поправки о новых признаках трудовых отношений и о праве Роструда обращаться в суд при их выявлении обсуждались ко второму чтению 144-ФЗ, но в итоговый текст закона не вошли. Ссылаться на них как на действующие нормы нельзя.

Как отразить в табеле день диспансеризации после 120 часов сверхурочной работы?

Работники, которых привлекают к сверхурочной работе более 120 часов в год, по 144-ФЗ имеют право на ежегодную диспансеризацию с освобождением от работы и сохранением среднего заработка. В табеле такой день отражается отдельным видом использования времени: это не явка и не прогул. Виды времени в 1С:ЗУП задаются произвольно, поэтому вид для диспансеризации создается заранее, а основанием служит документ об освобождении от работы. Порядок направления на диспансеризацию закрепляется в правилах допуска к сверхурочной работе свыше 120 часов: в коллективном договоре, соглашении или ЛНА.

Можно ли привлекать пенсионера к сверхурочной работе свыше 120 часов в год?

Можно, если предел увеличен до 240 часов коллективным договором и (или) отраслевым соглашением. Для пенсионеров, работников предпенсионного возраста и работников с условиями труда классов 3.1 и 3.2 работа свыше 120 часов требует трех условий: письменного согласия, медицинского допуска и письменного уведомления о праве отказаться. Для классов 3.3 и 3.4 предел остается 120 часов без увеличения. До привлечения сверьте категорию работника и класс условий труда, чтобы годовой итог сверхурочных в табеле сравнивался с правильным пределом.