Обозначения в учете рабочего времени как не перепутать явку и отпуск

Обозначения в учёте рабочего времени для явки и отпуска различаются и кодом, и способом заполнения ячейки. В табеле по формам Т-12 и Т-13 работа в дневное время отмечается кодом Я (01) с часами в нижней строке. Ежегодный основной оплачиваемый отпуск отмечается кодом ОТ (09), нижняя строка при этом остаётся пустой. ОТ ставится только по приказу о предоставлении отпуска, Б — по датам листка нетрудоспособности. Выходные внутри ежегодного отпуска отмечаются как ОТ. Нерабочий праздничный день внутри такого отпуска получает код В, и отпуск продлевается на этот день. Правило статьи 120 ТК РФ действует для ежегодного основного и дополнительного оплачиваемого отпуска. На учебный и неоплачиваемый отпуск оно автоматически не распространяется.

Материал помогает специалисту по кадрам сверить табель с приказами до расчёта зарплаты. В нём показано, какие пары кодов легко спутать, когда ОТ можно заменить на Я и почему вход работника в КЭДО во время отпуска таким основанием не служит. Работник по тем же правилам проверит, правильно ли отражены его отпуск, больничный и сверхурочные часы. Во второй половине статьи разобраны:

• новые лимиты сверхурочной работы в год, действующие с 1 сентября 2026 года;
• отметки для гарантий при ЧС;
• порядок исправления табеля и пошаговая сверка;
• стоимость КЭДО и ответы на частые вопросы.

Явка Я и отпуск ОТ в табеле учёта рабочего времени: коды, часы и основания

Статья 91 ТК РФ обязывает работодателя учитывать время, которое каждый работник фактически отработал. Нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю. Унифицированные формы табеля утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Форма Т-12 совмещает учёт времени и расчёт оплаты. Форма Т-13 предназначена только для учёта времени, в том числе при автоматизированной обработке.

Ячейка дня в табеле состоит из двух строк. В верхней ставится код, в нижней — часы и минуты по этому коду. Код Я (01) в постановлении расшифрован как «Продолжительность работы в дневное время», поэтому под ним всегда стоят часы. Отпуск и другие отсутствия, которые учитываются в днях, отмечают только кодом, нижнюю строку оставляют пустой. Если под ОТ стоят часы или под Я пусто, в ячейке перепутан код или время.

Постановление допускает два способа регистрации:

• сплошную отметку явок и неявок за каждый день;
• отметку только отклонений от графика работы: неявок, сверхурочных часов, работы в выходные.

При втором способе явка по графику отдельно не отмечается. Выбранный способ закрепляют в правилах учёта, чтобы табели разных подразделений заполнялись одинаково.

Причину неявки отмечают только по надлежаще оформленному документу. Для ОТ основание — приказ о предоставлении отпуска с видом отпуска и датами. Для Б основание — листок нетрудоспособности. Электронный листок работник в бухгалтерию не приносит: Социальный фонд сообщает работодателю об открытии, продлении, закрытии и аннулировании ЭЛН через СЭДО. Порядок обмена описан на странице СФР об электронных листках нетрудоспособности для работодателей.

Пока сведений о листке нет, звонок работника о болезни основанием для Б не служит. Такой день отмечают кодом НН (30) — неявка по невыясненным причинам до выяснения обстоятельств. Когда приходят сведения об ЭЛН, НН заменяют на Б.

Когда приказ об отпуске подписывается в КЭДО, основание для кода ОТ появляется в системе в момент подписания. В Добыто подписанные документы синхронизируются с 1С:ЗУП через готовый модуль, и табельщику не нужно ждать бумажный экземпляр, чтобы сверить код с приказом.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Коды постановления № 1 для явки, отпусков и неявок стоят в табеле рядом и различаются одним признаком: основанием, оплатой или заполнением нижней строки.

Пары ДО и ОЗ, У и УД различаются основанием и оплатой. ДО ставится, когда отпуск без сохранения заработной платы дан по решению работодателя. ОЗ ставится, когда работодатель обязан предоставить такой отпуск по закону. У сохраняет средний заработок, УД — нет. Код выбирают по формулировке приказа, поэтому основание отпуска в приказе указывают точно.

Перед закрытием месяца сверьте каждую ячейку ОТ с номером и датами приказа, а каждую Б — с датами ЭЛН из СЭДО.

Выходные, праздники и больничный внутри отпуска: отметки в табеле

Праздник внутри ежегодного отпуска: код В и продление отпуска

По статье 120 ТК РФ нерабочие праздничные дни, которые выпали на ежегодный основной или дополнительный оплачиваемый отпуск, в число его календарных дней не включаются. Обычные выходные в продолжительность отпуска входят. В табеле внутри одного отпуска поэтому появляются две разные отметки:

• суббота и воскресенье отмечаются ОТ;
• нерабочий праздник отмечается В.

Последний день отпуска сдвигается на число таких праздников. Приказ об отпуске составляют уже с учётом сдвига, иначе дата выхода на работу в приказе и в табеле разойдётся.

Правило касается только ежегодного основного и дополнительного оплачиваемого отпуска. Для учебного отпуска и отпуска без сохранения заработной платы автоматического исключения праздников закон не устанавливает. Такой отпуск считается по периоду, указанному в приказе, а способ отметки праздничного дня внутри него закрепляется в локальном порядке учёта.

Больничный во время отпуска: код Б и продление или перенос

Если работник заболел во время ежегодного оплачиваемого отпуска, статья 124 ТК РФ требует продлить отпуск или перенести его на другой срок. В табеле дни по датам листка нетрудоспособности отмечаются кодом Б. Оставшиеся дни отпуска отмечаются ОТ по оформленному продлению или переносу. Код болезни и отпускной период должны совпадать с фактическими датами ЭЛН и документа о продлении или переносе. Универсальной схемы кодирования нескольких событий внутри одного дня постановление № 1 не содержит. Если такая отметка нужна, работодатель закрепляет её локальным актом.

Нетрудоспособность работника и уход за больным ребёнком — разные основания. Правило статьи 124 об обязательном продлении или переносе отпуска на уход за ребёнком само по себе не распространяется. Это подтверждено решением Верховного суда РФ от 03.12.2012 № АКПИ12-1459. Без продления или переноса по статье 124 дни отпуска остаются днями ОТ.

Отдельно разбирают случаи, когда работник с открытым листком подписывает документы или выходит на работу.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «Закон не запрещает человеку с открытым листком нетрудоспособности находиться на работе. Полномочия директора на время болезни тоже не прекращаются: договор, подписанный им с больничного, действителен. Но подписать несколько документов и полноценно выйти на работу с больничного — разные ситуации. Если человек в эти дни полноценно работал, возникает вопрос к обоснованности пособия, поэтому эти две ситуации стоит разделять.»

Важный нюанс из практики: дни с кодом Б в срок испытания не входят, срок продлевается на дни болезни. Если работник заболел в последние дни испытания, дата его окончания сдвигается. Трёхдневное предупреждение об увольнении по итогам испытания, врученное до больничного, рассчитано на старую дату и требует пересчёта. Увольнение по итогам испытания относится к увольнению по инициативе работодателя, а такое увольнение в период временной нетрудоспособности статья 81 ТК РФ запрещает.

Соберите табель Т-13 с обозначениями явки, отпуска и больничного

Конструктор формирует файл .docx по форме Т-13 на 31 день с условными обозначениями явки, выходного, больничного, отпуска и командировки. Обозначения в готовом файле сверьте с кодами, которые закреплены в правилах учёта вашей компании.

Отзыв из отпуска и вход в КЭДО: когда ОТ меняют на Я

Код ОТ меняют на Я только за те дни, когда работник фактически вышел на работу по оформленному отзыву. Общий отзыв из отпуска по статье 125 ТК РФ требует согласия работника. Беременных работниц и работников младше 18 лет отзывать из отпуска нельзя.

Внимание: с 01.09.2026 по Федеральному закону от 25.05.2026 № 144-ФЗ отзыв из отпуска работников, занятых на работах с вредными условиями труда, запрещён. Исключение — катастрофы, аварии и стихийные бедствия, если такая возможность закреплена в локальном нормативном акте. Работа в этом случае оплачивается не менее чем в двойном размере.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Вход работника в КЭДО во время отпуска основанием для замены кода не служит. Один вход в систему не подтверждает выполнение работы и сам по себе табельную отметку не меняет. Статья 312.4 ТК РФ включает в рабочее время дистанционного работника время его взаимодействия с работодателем. Но и для удалённого сотрудника замена ОТ на Я требует оформленного отзыва с согласием работника.

Мария Ж, руководитель HR-отдела: «В отпуске у сторон две встречные обязанности: работодатель не вправе отказать работнику в запланированном отдыхе, работник не вправе от него отказаться. Работать без отпуска даже за отпускные нельзя. Компенсацию за неиспользованные дни компания выплачивает при увольнении. Отпуск — обязательный период отдыха, и эти обязанности стоит объяснять сотрудникам вместе.»

Если в табеле ОТ уже заменён на Я, проверьте, есть ли на каждый такой день согласие работника и документ об отзыве.

Бланки табеля Т-12 и приказа об отпуске для сверки кодов

Начните с табеля по форме Т-12, затем сверьте даты ОТ с приказом по форме Т-6.

Сверхурочная работа в год и работа в выходной: коды С и РВ с 1 сентября 2026 года

Код С (04) отмечает часы сверхурочной работы, код РВ (03) — часы работы в выходной или нерабочий праздничный день. Основания у них разные. С ставится за работу сверх установленной продолжительности по статье 99 ТК РФ. РВ ставится за привлечение к работе в выходной или праздник. Ненормированный рабочий день по статье 101 ТК РФ — эпизодическое привлечение к работе за пределами установленной продолжительности рабочего времени, и сверхурочной работой он не считается.

С 01.09.2026 Федеральный закон от 25.05.2026 № 144-ФЗ изложил часть 6 статьи 99 ТК РФ в новой редакции. Сверхурочная работа не должна превышать для каждого работника 4 часов в день и 120 часов в год, за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ. Прежняя норма о 4 часах в течение двух дней подряд в этой редакции не действует. Если коллективный договор и (или) применимое отраслевое соглашение это предусматривают, годовой предел поднимается до 240 часов.

Годовой предел сверхурочной работы и условия выхода за 120 часов зависят от категории работника:

Для классов 3.3 и 3.4 и названных совместителей потолок 120 часов не повышается даже при коллективном договоре. Поэтому в их табелях лимит контролируют отдельно от остального штата.

С той же даты минимальная оплата сверхурочной работы единая:

• первые 2 часа — не менее чем в полуторном размере;
• последующие часы — не менее чем в двойном;
• начиная со 121-го часа каждый час — не менее чем в двойном размере.

Конкретные размеры устанавливаются коллективным договором, отраслевым соглашением, ЛНА или трудовым договором. По желанию работника повышенную оплату заменяет дополнительное время отдыха.

Письменное согласие на работу сверх 120 часов в компании с КЭДО оформляется электронным документом. В Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, поэтому согласие оформляется в той же системе, что и приказ о привлечении.

Часы С суммируют нарастающим итогом за год по каждому работнику. Со 121-го часа меняется минимальная оплата, и требуется письменное согласие.

Выходной и отпуск при ЧС с 1 сентября 2026 года: какие отметки ставить в табеле

С 01.09.2026 Федеральный закон от 09.04.2026 № 90-ФЗ добавил в ТК РФ статью 186.1 о дополнительном оплачиваемом выходном. Тот же закон дополнил часть 2 статьи 128 отпуском без сохранения заработной платы до 5 календарных дней. Обе гарантии получает работник, который фактически живёт в помещении в зоне чрезвычайной ситуации федерального, межрегионального, регионального, межмуниципального или муниципального характера. Дополнительное условие — из-за ЧС нарушены условия его жизнедеятельности и утрачено имущество.

Порядок предоставления утверждён постановлением Правительства РФ от 28.05.2026 № 620. Оно действует с 01.09.2026 до 01.09.2032. Работник подаёт письменное заявление не позднее 5 рабочих дней после того, как установлены факты проживания в зоне ЧС, нарушения условий жизнедеятельности и утраты имущества. При введённом КЭДО или дистанционной работе заявление можно подать в электронном виде. Выходной предоставляется в течение 10 календарных дней после заявления, отпуск — в течение 20. Оба оформляются приказом работодателя. Закрытого перечня документов, которыми работник подтверждает эти факты, постановление не содержит.

В табельных кодах постановления Госкомстата 2004 года отдельного обозначения для такого выходного нет. Работодатель вводит его в локальном порядке учёта, и этот код нельзя выдавать за универсальный. Отпуск без сохранения заработной платы до 5 дней предоставляется по основанию, прямо установленному законом. Поэтому по смыслу кодов он соответствует ОЗ (17); код ДО (16) предназначен для отпуска по решению работодателя. При суммированном учёте рабочего времени оплачиваемый выходной оплачивается как 8 часов.

В Добыто заявление работника и приказ работодателя оформляются в одной системе. В профиле сотрудника собраны:

• лента запросов на отпуск;
• панель отсутствий со счётчиками дней отпуска и отгулов;
• блоки учёта рабочего времени с кнопкой согласования.

Проверьте дату заявления: от неё отсчитываются 10 и 20 календарных дней на предоставление выходного и отпуска.

Собственные коды и исправление табеля: что закрепить в локальном порядке учёта

Коммерческий работодатель не обязан применять унифицированные Т-12 и Т-13. По части 4 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ формы первичных учётных документов утверждает руководитель. Можно утвердить собственный табель, собственные коды и способ регистрации. Дополнительные обозначения и детализация внутри дня работают только при утверждённом локальном порядке.

Корректировка графика отпусков идёт по заявлению сотрудника и приказу руководителя, и от неё зависят даты ОТ в табеле.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Алгоритма корректировки графика отпусков в законе нет, и я вижу в этом свободу работодателя. Опишите порядок в локальном акте: кто подаёт заявление, в какой срок и кто согласует. Тогда каждое изменение дат перестаёт быть отдельным сюжетом.»

Когда правила для коммерческих организаций не подходят: бюджетная сфера

Свобода выбора формы касается коммерческих организаций. Органы и учреждения госсектора, перечисленные в приказе Минфина России от 30.03.2015 № 52н, применяют формы этого приказа, в том числе табель по форме 0504421 со своим порядком исправления. ФСБУ 27/2021 на организации бюджетной сферы не распространяется. Бюджетному учреждению правила этого раздела о собственных кодах и исправлении не подходят: порядок берут из приказа № 52н.

Как сверить табель с кадровыми документами перед закрытием месяца: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Откройте утверждённые правила учёта и проверьте, какой способ регистрации в них закреплён: сплошная отметка явок и неявок или только отклонения. От этого зависит, означает ли пустая ячейка работу по графику.
2. Шаг 2. Сверьте каждую отметку ОТ, ОД, У, УД, ДО и ОЗ с приказом: вид отпуска, первый и последний день, основание. Если приказа нет, а работник отсутствовал, ставится НН до выяснения причины.
3. Шаг 3. Найдите нерабочие праздничные дни внутри ежегодного оплачиваемого отпуска. В них должен стоять код В, а последний день отпуска должен быть сдвинут на число таких праздников. Выходные внутри отпуска остаются ОТ.
4. Шаг 4. Сравните дни Б с открытием, продлением и закрытием ЭЛН по сведениям из СЭДО. Если листок аннулирован, отметка Б теряет основание. Если Б пришёлся на ежегодный отпуск, проверьте, оформлено ли продление или перенос.
5. Шаг 5. Замените НН на код по документу, как только причина отсутствия выяснена. ПР ставится только после того, как отсутствие без уважительных причин подтверждено.
6. Шаг 6. Проверьте нижнюю строку: под Я, С и РВ стоят часы, под кодами дней отсутствия строка пустая. Сверьте баланс рабочего времени каждого работника: сумму часов по табелю и норму по графику работы и календарю рабочего времени.
7. Шаг 7. Пересчитайте нарастающий итог часов С за год. Ограничения: не больше 4 часов в день; 120 часов в год или 240 при условиях коллективного договора и (или) отраслевого соглашения; письменное согласие на часы сверх 120.

Как исправить табель, если код уже поставлен с ошибкой

Табель — первичный учётный документ. Его исправляют по части 7 статьи 9 402-ФЗ и ФСБУ 27/2021, утверждённому приказом Минфина России от 16.04.2021 № 62н. Стандарт обязателен с 01.01.2022, абзац 1 пункта 25 — с 01.01.2024.

Порядок зависит от формы табеля:

• бумажный табель: ошибочные и исправленные данные должны оставаться различимыми; исправление содержит надпись «Исправлено», дату и подписи составителей с реквизитами для их идентификации;
• электронный табель: его исправляют новым документом взамен исходного, с датой исправления и электронными подписями.

В Добыто электронный архив входит в тариф «Бизнес». Исходный табель и документ, выпущенный взамен него, хранятся в одной системе вместе с датами и подписями.

Во что обходится ошибка в коде табеля

Ошибочный код сам по себе штрафа не влечёт: для административной ответственности нужен состав нарушения. Последствия возникают в расчёте зарплаты.

• Переплата. Переплату, начисленную из-за неверного кода, статья 137 ТК РФ не позволяет удержать автоматически: основания для удержания перечислены в ней закрытым перечнем.
• Недоплата. Если из-за кода часть заработка не выплачена в срок, по статье 236 ТК РФ работодатель платит компенсацию. Она составляет не ниже 1/150 действующей ключевой ставки от невыплаченной суммы за каждый день задержки. Компенсация начисляется со дня, следующего за сроком выплаты, по день фактического расчёта включительно.
• Ответственность. Невыплата или неполная выплата в срок может повлечь ответственность по части 6 статьи 5.27 КоАП РФ.

Важный нюанс из практики: перенос отпуска на следующий год возможен по заявлению, но не предоставлять отпуск два года подряд запрещено. Для производства и незаменимых специалистов сценарий типовой: отпуск переносят, потом переносят ещё раз, и в табелях двух лет подряд у работника нет ни одного дня ОТ. Обнаруживается это при проверке или при увольнении, когда считают компенсацию.

Стоимость КЭДО для учёта отпусков и рабочего времени

Стоимость КЭДО считается за сотрудника в месяц и зависит от тарифа, численности и нужных видов электронной подписи; подписи для сотрудников входят в тариф.

Итоговая сумма определяется численностью и составом функций: интеграция с 1С, УКЭП и электронный архив есть в тарифе «Бизнес». Тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Состав каждого уровня и условия подключения приведены на странице тарифов КЭДО Добыто.

Выводы

Явка и отпуск в табеле различаются кодом, заполнением нижней строки и документом-основанием. Я ставится с часами по факту работы, ОТ — без часов и только по приказу. Внутри ежегодного оплачиваемого отпуска выходные остаются днями отпуска, а праздники из него выводятся. Больничный работника отпуск продлевает или переносит, а вход в КЭДО отметку не меняет. С сентября 2026 года к ежемесячной сверке добавились годовой счётчик сверхурочных часов и отметки для гарантий при ЧС, для которых в формах 2004 года кода нет.

В Добыто приказы об отпусках, заявления и согласия подписываются электронно и хранятся в архиве, поэтому код в табеле сверяется с документом в той же системе, где этот документ оформлен. Мы подключаем КЭДО так, чтобы основание для каждой табельной отметки специалист по кадрам находил в электронном архиве.

Частые вопросы о кодах табеля и отпусках

Нужно ли ставить в табеле буквенный и цифровой код одновременно?

Нет. Титульный лист формы Т-12 содержит оба варианта обозначений, но обязательным их одновременное применение постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 не объявляет. Организация выбирает буквенный (Я, ОТ, Б) или цифровой (01, 09, 19) вариант. Выбор закрепляют в правилах учёта рабочего времени, чтобы все табельщики применяли один вариант.

Кого включать в график отпусков, чтобы даты ОТ в табеле с ним совпадали?

В график включают всех, кто состоит с организацией в трудовых отношениях, в том числе:

• дистанционных работников;
• работников по срочному трудовому договору;
• тех, кто уже находится в отпуске с последующим увольнением.

Исполнителей по договорам гражданско-правового характера и работников, принятых после утверждения графика, в него не включают. Мобилизованных Роструд рекомендует не включать, поскольку трудовые отношения с ними приостановлены. Отметка о них в десятой графе снимает вопрос о расхождении графика со штатным расписанием. График утверждают не позднее чем за 2 недели до конца календарного года.

За сколько дней до отпуска выплатить отпускные, если ОТ в табеле начинается с понедельника?

Отпускные выплачивают не позднее чем за 3 календарных дня до начала отпуска. Выплатить раньше можно, в том числе вместе с зарплатой. Дни считаются календарные. При отпуске с понедельника выплата в пятницу срок нарушает: 3 полных дня до начала отпуска не набираются. За задержку работнику полагается компенсация по статье 236 ТК РФ.

Как отразить в табеле отпуск, предоставленный до шести месяцев работы?

Отпуск до истечения 6 месяцев работы предоставляется, если работодатель не против или у работника есть льгота. В табеле его дни отмечаются тем же кодом ОТ по приказу. Это отпуск авансом. Если работник увольняется до окончания рабочего года, за который отпуск уже использован, возникает основание для удержания за неотработанные дни. Это одно из немногих оснований в закрытом перечне статьи 137 ТК РФ.

Каким кодом отметить отпуск за свой счёт в связи с регистрацией брака или рождением ребёнка?

Отпуск без сохранения заработной платы в связи с регистрацией брака, рождением ребёнка и смертью близкого родственника работодатель предоставляет обязательно. Поэтому по смыслу кодов постановления № 1 такие дни отмечаются ОЗ (17). По другим причинам отпуск за свой счёт дают при наличии уважительной причины, а работодатель вправе отказать. Отпуск, согласованный по решению работодателя, отмечается ДО (16).

Как изменить отметки в табеле, если работник попросил неполное рабочее время?

С 01.09.2026 Федеральный закон от 25.05.2026 № 144-ФЗ установил срок для работодателя. На заключение дополнительного соглашения и издание приказа отводится 5 рабочих дней с даты заявления работника. С даты, указанной в дополнительном соглашении, нижняя строка ячеек Я показывает фактически отработанные часы по новому графику работы.