Сверхурочное рабочее время как учитывать и оплачивать без ошибок

Сверхурочное рабочее время — это работа по инициативе работодателя сверх установленной продолжительности: сверх смены при поденном учёте или сверх нормы учётного периода при суммированном учёте. С 1 сентября 2026 года статья 99 ТК РФ в редакции 144-ФЗ ограничивает её 4 часами в день и 120 часами в год. Если это предусмотрено коллективным договором или отраслевым соглашением, годовой предел повышается до 240 часов. Оплату считают из зарплаты вместе с компенсационными и стимулирующими выплатами: первые два часа — не менее чем в полуторном размере, следующие — не менее чем в двойном, а начиная со 121-го часа каждый час — не менее чем в двойном. При поденном учёте переработку фиксируют в табеле за конкретный день, а при суммированном её определяют только по итогам учётного периода.

Материал помогает отделить сверхурочную работу от ненормированного дня, работы в выходной и совместительства, собрать согласия с учётом категории работника и правильно отметить часы кодом «С» или «04» в табеле. Отдельно разобран случай, когда суд засчитал неоплачиваемый перерыв в рабочее время. Нормы рабочего времени на 2026 год по кварталам, два расчёта оплаты с цифрами, штрафы по статье 5.27 КоАП РФ, пошаговая инструкция и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Сверхурочная работа в 2026 году: лимиты и оплата после 144-ФЗ

Федеральный закон от 25.05.2026 № 144-ФЗ действует с 1 сентября 2026 года и меняет сразу 2 статьи: 99 (порядок привлечения и лимиты) и 152 (оплата). Действующую редакцию можно сверить на официальном интернет-портале правовой информации, где опубликован 144-ФЗ: там указаны дата публикации и норма о вступлении в силу. Часть материалов в открытом доступе написана до сентября и описывает поправки в будущем времени, поэтому перед правкой ЛНА и коллективного договора сверьте формулировки с текстом закона.

Сравнение прежних и новых правил по ключевым параметрам:

По таблице видно, что изменились 2 порога: суточный и годовой. Работника, у которого в одном дне 4 часа переработки, на следующий день снова можно привлечь на 4 часа. Раньше за 2 подряд идущих дня выходило не больше 4 часов в сумме. Годовой счётчик теперь тоже двухуровневый: до 120 часов и после 120 часов действуют разные условия оплаты и согласия.

Сверхурочной работа становится только при двух условиях одновременно: её инициирует работодатель, и она выходит за пределы установленной работнику продолжительности. Если сотрудник по своей воле задержался в офисе, а работодатель его не привлекал, по статье 99 это не сверхурочная работа. Однако ч. 10 той же статьи обязывает работодателя обеспечить точный учёт сверхурочной работы каждого работника, и в споре неучтённые часы обычно оборачиваются против того, кто вёл учёт.

Конкретные размеры оплаты из статьи 152 ТК РФ — нижняя граница. Коллективный договор, отраслевое соглашение, ЛНА или трудовой договор могут установить больше, но не меньше. По желанию работника повышенную оплату заменяют дополнительным временем отдыха. Для суммированного учёта и железнодорожного транспорта закон установил отдельные правила.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Значительная часть материалов о поправках 2026 года написана до 1 сентября, поэтому нормы в них описаны в будущем времени, а проектные инициативы иногда подаются как действующие. Прежде чем менять положение об оплате труда, я сверяю каждую формулировку с действующей редакцией ТК РФ. Проверьте и вы, на какую редакцию статей 99 и 152 опирается ваш ЛНА об оплате труда.»

Как учитывать сверхурочные часы: табель, календарь и баланс рабочего времени

Табель учёта рабочего времени — основной документ, из которого бухгалтерия берёт сверхурочные часы для начисления. В унифицированных формах Т-12 и Т-13, утверждённых постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, сверхурочную работу обозначают буквенным кодом «С» или цифровым «04», работу в выходной или нерабочий праздничный день — «РВ» или «03». Под кодом в нижней строке проставляют часы и минуты. Отметку делают на основании оформленных документов: приказа о привлечении и письменного согласия работника, если оно требуется по статье 99 ТК РФ.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

С 2013 года унифицированные формы не обязательны: работодатель вправе утвердить собственный табель. Обязанность точного учёта сверхурочной работы каждого работника по ч. 10 статьи 99 от выбора формы не зависит, поэтому в собственном табеле нужна отдельная графа или отдельный код для сверхурочных часов. Без него при проверке ГИТ не получится показать, сколько часов работник отработал сверх нормы и укладывается ли организация в лимиты 4 часа в день и 120 (240) часов в год.

Календарь рабочего времени на 2026 год задаёт норму, с которой сравнивают фактически отработанные часы. Для пятидневной недели нормы такие:

Разница между кварталами при 40-часовой неделе — 88 часов: 440 в I квартале и 528 в III. При квартальном суммированном учёте один и тот же график в разных кварталах даёт разный результат, поэтому норму берут из календаря за конкретный период, а не среднюю.

Баланс рабочего времени — это фактически отработанные часы минус норма учётного периода. Положительный баланс ещё не равен сверхурочным. Сначала из него исключают часы работы сверх нормы в выходные и нерабочие праздничные дни, если они уже оплачены в повышенном размере или компенсированы другим днём отдыха по статье 153 ТК РФ (ч. 3 статьи 152). Остаток и есть сверхурочная работа, которую проверяют на лимиты и оплачивают. Отрицательный баланс означает недоработку, и сверхурочных за период нет.

Сформируйте табель Т-13 и отметьте в нём сверхурочные часы

Конструктор Добыто собирает файл .docx табеля по форме Т-13 на 31 день с обозначениями явки, выходного, больничного, отпуска и командировки. Сверхурочные часы по приказу внесите в строку нужного дня кодом «С» или «04» и укажите количество часов и минут.

Форма табеля для учёта сверхурочных часов

Если учёт ведётся одновременно с расчётом зарплаты, начните с формы Т-12: в ней есть разделы для учёта рабочего времени и расчётов с персоналом.

Когда переработка не считается сверхурочной работой

Часы, которые работник провёл на работе сверх графика, по закону квалифицируются по-разному. От квалификации зависят код в табеле, порядок компенсации и то, учитываются ли часы в лимите 120 (240) часов. Типовые ситуации:

Самые спорные строки — ненормированный день и перерывы. Ненормированный режим не заменяет сверхурочную работу: если сотрудника задерживают ежедневно, режим перестаёт быть эпизодическим. Отпуск по статье 119 такую переработку не компенсирует.

Важный нюанс из практики: в апелляционном определении от 12.03.2026 № 33-4093/2026 суд рассмотрел спор работника, у которого работодатель исключал из рабочего времени неоплачиваемый перерыв. Работник фактически работал непрерывно и не мог покинуть рабочее место. Суд признал, что такой перерыв нельзя исключать из учёта, пересчитал рабочее время и определил задолженность по оплате сверхурочной работы в 9 829,04 рубля. Если в графике стоит обеденный перерыв, а по характеру работы сотрудник не может отойти от поста, кассы или пульта, проверьте, не учитываются ли эти часы как отдых.

Когда сверхурочная работа не подходит как решение

Лимит 240 часов работает, только если повышение прямо предусмотрено коллективным договором и (или) отраслевым соглашением, которое распространяется на работодателя. Без такого документа предел остаётся 120 часов, и часы начиная со 121-го работодатель привлекать не вправе. Для ряда категорий предел 120 часов действует даже при коллективном договоре: это работники государственных и муниципальных учреждений, работающие по внутреннему совместительству более четверти нормы, и работники на местах с вредными условиями труда подклассов 3.3 и 3.4. Если потребность в переработке у таких сотрудников устойчивая, лимит закончится раньше, чем задача. Тогда пересматривают график, вводят суммированный учёт или нанимают дополнительных людей.

Кого можно привлечь к сверхурочной работе: согласие, профсоюз, запреты

Статья 99 ТК РФ делит случаи привлечения на 3 группы по основанию и отдельно перечисляет категории работников с особыми гарантиями. Комплект документов определяется по таблице:

Если работник попадает сразу в несколько строк, применяется самый строгий набор требований. Мать ребёнка до 3 лет, которую привлекают в обычной ситуации без аварии, подписывает согласие, получает письменное уведомление о праве отказаться, а при наличии профсоюза работодатель ещё и учитывает его мнение. Документы о праве отказаться и о медицинских запретах храните вместе с приказом: при проверке их запрашивают первыми.

Запрет на сверхурочную работу для несовершеннолетних нельзя снять согласием работника или родителей. Гарантия установлена законом, и подпись под условием о переработке не делает его законным.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Согласие работника не превращает незаконное условие в законное. Гарантия по рабочему времени установлена законом, и отказаться от неё человек не может, ни взрослый, ни тем более несовершеннолетний. Подпись под таким условием не защищает работодателя, а письменно фиксирует нарушение. Если у вас есть сотрудники младше 18 лет, проверьте их договоры и табели в первую очередь.»

Как оформить привлечение к сверхурочной работе: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Определите основание по статье 99 ТК РФ и проверьте категорию работника по таблице выше. Беременных и работников до 18 лет к сверхурочной работе не привлекают.
2. Шаг 2. Проверьте лимиты: не больше 4 часов в этот день и сколько сверхурочных часов у работника уже набралось с начала года. Если их 120 и больше, нужны коллективный договор или отраслевое соглашение с лимитом 240 часов и письменное согласие работника.
3. Шаг 3. Получите письменное согласие, если основание его требует. Для инвалидов, работников с детьми и других защищённых категорий письменно ознакомьте их с правом отказаться и убедитесь, что нет медицинского запрета. В случаях из ч. 4 статьи 99 учтите мнение выборного органа первичной профсоюзной организации.
4. Шаг 4. Издайте приказ о привлечении к сверхурочной работе: дата, продолжительность в часах, основание, ссылка на согласие. Ознакомьте с ним работника.
5. Шаг 5. Отметьте фактически отработанные часы в табеле кодом «С» или «04» с часами и минутами. При суммированном учёте фиксируйте часы сверх графика по каждой смене.
6. Шаг 6. Получите от работника заявление о выборе компенсации: повышенная оплата или дополнительное время отдыха не меньше отработанного сверхурочно.
7. Шаг 7. Начислите оплату из зарплаты с компенсационными и стимулирующими выплатами. При суммированном учёте подсчёт и оплата — по окончании учётного периода.

Как рассчитать оплату сверхурочных: поденный и суммированный учёт

С 1 сентября 2026 года статья 152 ТК РФ требует считать оплату сверхурочных из зарплаты по действующей системе оплаты труда, включая компенсационные и стимулирующие выплаты. Если у работника есть такие выплаты, расчёт только от оклада больше не соответствует закону. До этой поправки тот же подход действовал как временный порядок по постановлению Конституционного Суда РФ от 27.06.2023 № 35-П. Часовую ставку определяют исходя из оклада и тех надбавок и доплат, которые предусмотрены системой оплаты труда работника.

Пример при поденном учёте. Часовая ставка с учётом надбавок — 500 рублей. Работник отработал 3 часа сверх смены в один день, и это его первые сверхурочные часы в году:

• первые 2 часа: 2 × 500 × 1,5 = 1 500 рублей;
• третий час: 1 × 500 × 2 = 1 000 рублей;
• итого: 2 500 рублей.

Если те же 3 часа приходятся на период, когда у работника уже набралось 120 сверхурочных часов за год, а коллективный договор разрешает 240, каждый час оплачивается не менее чем в двойном размере: 3 × 500 × 2 = 3 000 рублей. Поэтому годовой счётчик сверхурочных ведут нарастающим итогом по каждому работнику, а не только помесячно.

Сверхурочные при суммированном учёте рабочего времени

При суммированном учёте по статье 104 ТК РФ сверхурочные определяют по итогам учётного периода: фактически отработанное время сравнивают с нормой по производственному календарю. Роструд в методическом материале о нюансах начисления оплаты труда указывает, что такие часы могут быть подсчитаны и оплачены только по окончании учётного периода. Новая редакция статьи 152 добавила к этому распределение по сменам: первые 2 сверхурочных часа, приходящиеся на конкретную смену, оплачиваются не менее чем в полуторном размере, последующие — не менее чем в двойном.

Пример. Учётный период — III квартал 2026 года, норма при 40-часовой неделе — 528 часов. Работник отработал 552 часа, из них 8 часов — в выходной вне графика, оплаченные в двойном размере по статье 153. Сверхурочных: 552 − 528 − 8 = 16 часов. Ставка — 500 рублей.

• 16 часов пришлись на 8 смен по 2 часа: 16 × 500 × 1,5 = 12 000 рублей.
• 16 часов пришлись на 4 смены по 4 часа: в каждой смене 2 × 500 × 1,5 + 2 × 500 × 2 = 3 500 рублей, всего 14 000 рублей.

Одинаковый объём сверхурочных при разном распределении по сменам даёт разницу 2 000 рублей. Поэтому при суммированном учёте в табеле фиксируют часы сверх графика по каждой смене, а не только итог за период.

В калькуляторе суммированного учёта Добыто квартал, дата начала, недельная норма, отработанные часы и ставка вводятся в одной форме, а результат показывает баланс часов, сверхурочные и доплату за переработку. Распределение сверхурочных по сменам и часы, исключаемые по статье 153, берут из табеля.

Компенсация дополнительным временем отдыха

Вместо повышенной оплаты сверхурочную работу можно компенсировать дополнительным временем отдыха, но только по желанию работника и не меньше времени, отработанного сверхурочно. Работодатель не может заменить оплату отдыхом своим решением. Выбор работника фиксируют письменным заявлением, а предоставленное время отдыха — приказом и отметкой в табеле.

Ошибки в учёте и оплате сверхурочных и во что они обходятся

Нарушения порядка привлечения и лимитов квалифицируются по статье 5.27 КоАП РФ как общее нарушение трудового законодательства: предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей для должностного лица и от 30 000 до 50 000 рублей для организации. Недоплата сверхурочных — это неполная выплата зарплаты: от 10 000 до 20 000 рублей для должностного лица и от 30 000 до 50 000 рублей для организации. Штраф не заменяет доплату: недоплаченные суммы работник взыщет отдельно.

• Расчёт от одного оклада. Так считали годами, и шаблоны в учётных программах не всегда обновлены. После 01.09.2026 исключение надбавок и доплат из базы — прямое нарушение статьи 152 и основание для доплаты по каждому месяцу.
• Неучтённые перерывы и задержки. Табель заполняют по графику, а не по факту. В споре суд пересчитывает время по фактическим обстоятельствам, как в деле с неоплачиваемым перерывом.
• Привлечение без согласия или без уведомления о праве отказаться. Устное распоряжение кажется быстрее. Без письменных документов работодатель не докажет законность привлечения защищённых категорий работников.
• Превышение лимитов. Счётчик ведут помесячно и теряют годовой итог. Часы сверх 4 в день или сверх 120 в год без коллективного договора — самостоятельное нарушение статьи 99.
• Замена оплаты отдыхом без заявления. Решение принимает руководитель вместо работника. Без заявления работник вправе требовать повышенную оплату.

Важный нюанс из практики: подросткам часто не устанавливают сокращённое рабочее время по принципу «хочешь зарабатывать — работай как все», и несовершеннолетние соглашаются на любые условия. Для работодателя это двойной риск: нарушение по сокращённому времени и любые часы сверх него, которые по статье 99 вообще недопустимы для работников до 18 лет. По несовершеннолетним и инспекция, и прокуратура реагируют на обращения заметно активнее, чем по обычным.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Нарушение по рабочему времени несовершеннолетнего обнаруживается за тридцать секунд: инспектор сверяет дату рождения в трудовом договоре с продолжительностью рабочей недели в том же документе. Поэтому первое, что я советую после любых поправок, — пройтись по всем сотрудникам младше 18 лет. Сверьте их договоры с режимом и убедитесь, что в табеле у них нет ни одного кода сверхурочной работы.»

Чек-лист проверки сверхурочных перед закрытием периода

• По каждому коду «С» или «04» в табеле есть приказ и, где требуется, письменное согласие.
• У защищённых категорий есть письменное ознакомление с правом отказаться и нет медицинского запрета.
• Среди привлечённых нет беременных и работников до 18 лет.
• Ни в одном дне нет больше 4 сверхурочных часов.
• Годовой итог по каждому работнику не превышает 120 часов либо 240 часов при коллективном договоре или отраслевом соглашении.
• Из баланса при суммированном учёте исключены часы работы в выходные и праздники, оплаченные по статье 153.
• При суммированном учёте сверхурочные часы распределены по сменам.
• В базу расчёта включены компенсационные и стимулирующие выплаты.
• Часы со 121-го оплачены не менее чем в двойном размере.
• Для работников, выбравших отдых, есть заявление и приказ о предоставлении времени отдыха.

Сверхурочная работа в КЭДО: согласие, приказ и табель в электронном виде

Статья 22.1 ТК РФ определяет кадровый электронный документооборот как создание, подписание, использование и хранение электронных документов без дублирования на бумаге с учётом исключений и требований статей 22.2 и 22.3. Согласие на сверхурочную работу, уведомление о праве отказаться, приказ о привлечении и заявление о выборе компенсации можно оформлять в КЭДО. Вид электронной подписи для конкретного документа определяется действующей редакцией статей 22.1-22.3 ТК РФ и 63-ФЗ. Законопроект Минтруда об использовании мессенджера MAX для документооборота между работником и работодателем на дату публикации не принят.

Для сверхурочной работы у электронного маршрута есть практическое преимущество: подписанный документ хранит дату и время подписания. Это позволяет показать, что согласие получено до начала работы, а не задним числом. В Добыто на тарифе «Бизнес» согласия, приказы и заявления оформляются по собственным шаблонам и подписываются ПЭП, УНЭП или УКЭП. Документы синхронизируются с 1С:ЗУП через готовый модуль, поэтому часы из приказа и табеля попадают в расчёт без повторного ввода.

Работник может взыскать неоплаченные сверхурочные в течение года со дня, когда их должны были выплатить. Электронный архив Добыто хранит согласия, приказы и заявления за этот период в одном месте, и при проверке ГИТ или в споре их выгружают пакетом.

Стоимость КЭДО для оформления сверхурочной работы в Добыто

Стоимость зависит от численности сотрудников, нужных видов подписи и интеграции с 1С.

Итог по компании складывается из численности и выбранного тарифа: УКЭП работники получают через партнёров — удостоверяющие центры, а тариф можно повысить или понизить в любое время с пропорциональным пересчётом. Условия и состав каждого тарифа приведены на странице тарифов Добыто КЭДО.

Выводы

С сентября 2026 года сверхурочная работа ограничена 4 часами в сутки, а годовой предел зависит от коллективного договора: 120 часов по общему правилу и до 240 при прямом указании в договоре или отраслевом соглашении. Оплату считают с учётом всех надбавок и доплат по системе оплаты труда, часы после 120-го оплачиваются минимум вдвое, а при суммированном учёте результат зависит от распределения переработки по сменам. Ошибки чаще всего возникают на стыке документов: согласие, приказ и табель не совпадают по датам и часам, или переработку не отделяют от ненормированного дня и работы в выходной.

Добыто ведёт согласия, приказы и заявления о компенсации в электронном маршруте с передачей данных в 1С:ЗУП, поэтому документы по сверхурочной работе собраны в архиве к моменту проверки или спора.

Частые вопросы о сверхурочной работе

Распространяются ли правила статьи 99 ТК РФ на исполнителей по ГПХ и самозанятых?

Нет. Статьи 99 и 152 ТК РФ регулируют работу по трудовому договору: лимиты 4 часа в день и 120 (240) часов в год, согласия и повышенная оплата относятся к работникам. С исполнителем по договору ГПХ или самозанятым объём и цена работ определяются договором. Поправки о новых признаках трудовых отношений и праве Роструда обращаться в суд, которые обсуждались ко второму чтению 144-ФЗ, в итоговый текст закона не вошли.

Можно ли привлекать работника к сверхурочной работе каждый день?

С 1 сентября 2026 года предел считается за день: не более 4 часов. Прежнее правило о 4 часах за 2 дня подряд больше не действует. Однако годовой лимит 120 часов при ежедневной переработке по 4 часа исчерпывается за 30 рабочих дней, а лимит 240 часов при коллективном договоре — за 60. Все часы начиная со 121-го требуют письменного согласия работника и оплачиваются не менее чем в двойном размере.

Сколько времени у работника на взыскание неоплаченных сверхурочных?

Один год со дня установленного срока выплаты, по ч. 2 статьи 392 ТК РФ. Если сверхурочные за март должны были выплатить в день выдачи зарплаты в апреле, годичный срок отсчитывают от этой даты. При суммированном учёте срок выплаты наступает после окончания учётного периода, поэтому отсчёт начинается позже.

Какая компенсация положена за задержку оплаты сверхурочных?

По статье 236 ТК РФ работодатель платит не ниже 1/150 действующей ключевой ставки ЦБ РФ от невыплаченной суммы за каждый день просрочки. Компенсация начисляется и на суммы, которые своевременно не начислили, если право работника на них признано вступившим в силу решением суда. Она не освобождает от штрафа по статье 5.27 КоАП РФ.

Можно ли установить в трудовом договоре оплату сверхурочных ниже полуторного размера?

Нет. Размеры из статьи 152 ТК РФ минимальные: не менее 1,5 за первые 2 часа, не менее двойного за последующие и за каждый час начиная со 121-го. Коллективный договор, отраслевое соглашение, ЛНА или трудовой договор могут установить только более высокие коэффициенты. Условие о меньшей оплате не применяется, а разницу работник вправе взыскать.