Установление рабочего времени в компании какие документы оформить

Установление рабочего времени в компании оформляется правилами внутреннего трудового распорядка (ПВТР), трудовыми договорами, графиками сменности, приказами и табелем учёта. Общий режим закрепляют ПВТР или коллективный договор по статье 100 ТК РФ, индивидуальный — трудовой договор или дополнительное соглашение по статье 57. Норма — не более 40 часов в неделю, учёт фактически отработанного времени каждого работника обязателен, а сверхурочная работа ограничена 120 часами в год, с 1 сентября 2026 года — до 240 часов при коллективном договоре или отраслевом соглашении. При пятидневке с фиксированным началом дня хватает ПВТР и табеля, при сменной работе добавляются график сменности, который доводят до работников не позднее чем за месяц, и суммированный учёт с учётным периодом не больше года.

Материал помогает собрать комплект без пробелов: какие документы нужны при каждом режиме, где требуется учёт мнения представительного органа работников, какие сроки ознакомления и уведомления нарушают чаще всего. Отдельно показываем, что 144-ФЗ изменил в сверхурочной работе и неполном рабочем времени. Сценарная таблица по документам, порядок изменения режима, стоимость ведения графиков и табелей в КЭДО и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Какие документы устанавливают рабочее время в компании

Режим рабочего времени по статье 100 ТК РФ включает тип и продолжительность рабочей недели, ненормированный рабочий день для отдельных работников, продолжительность смены, время начала и окончания работы, перерывы, число смен в сутки и чередование рабочих и нерабочих дней. Каждый из этих элементов должен быть записан в конкретном документе, иначе инспектор ГИТ не найдёт основания для графика, по которому люди фактически работают. Распределение по документам такое.

Обязательный минимум для любой компании — ПВТР и табель. Остальные документы появляются вместе с режимом: сменная работа требует графика, ненормированный день — перечня должностей, отдельный режим конкретного работника — условия в его трудовом договоре.

Когда отдельные ПВТР не нужны

Микропредприятие по статье 309.2 ТК РФ вправе полностью или частично отказаться от ЛНА с нормами трудового права, включая ПВТР. Тогда режим рабочего времени, перерывы и выходные переносятся в трудовые договоры, которые составляют на основе типовой формы. Исключение касается только микропредприятий: малый бизнес выше этого порога ПВТР принимает на общих основаниях. Если компания перестала быть микропредприятием, ЛНА придётся принять, а трудовые договоры сверить с ними.

Что записать в ПВТР и трудовой договор о режиме работы

ПВТР описывают общий режим, трудовой договор — только отклонения от него. Если работник трудится по общему для компании графику, в договоре достаточно сослаться на ПВТР; по статье 57 ТК РФ режим становится обязательным условием договора, когда для конкретного работника он отличается от общих правил работодателя. Пример: офис работает с 9:00 до 18:00, а менеджер по работе с регионами — с 7:00 до 16:00. Его режим прописывается в трудовом договоре или дополнительном соглашении, иначе работодатель формально требует выхода к 9:00.

В ПВТР раздел о рабочем времени обычно содержит:

• продолжительность рабочей недели: пятидневная с двумя выходными, шестидневная с одним выходным, рабочая неделя с предоставлением выходных по скользящему графику, неполная рабочая неделя;
• время начала и окончания работы, перерыв для отдыха и питания;
• сменный режим и ссылку на графики сменности, если он есть;
• порядок введения суммированного учёта: по статье 104 ТК РФ он устанавливается именно ПВТР;
• перечень должностей с ненормированным рабочим днём или ссылку на отдельный ЛНА;
• правила привлечения к сверхурочной работе и работе в выходные дни.

Три режима требуют отдельной формулировки. Гибкое рабочее время по статье 102 ТК РФ означает, что начало, окончание или общая продолжительность дня определяются соглашением сторон, а работодатель обеспечивает отработку суммарного числа часов за учётный период. Разделение рабочего дня на части по статье 105 вводится ЛНА с учётом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации. Для дистанционного работника режим устанавливают трудовым договором или ЛНА по статье 312.4; если этого не сделали, работник определяет режим сам, и требовать от него присутствия онлайн в конкретные часы работодатель уже не может.

Разъяснения по нормам статей 91-105 ТК РФ собраны на официальной странице Минтруда о режиме рабочего времени: туда удобно заглянуть, если формулировка в проекте ПВТР вызывает сомнение.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Большая часть шаблонов ПВТР и разъяснений в открытом доступе написана до 1 сентября 2026 года, и поправки 144-ФЗ в них описаны в будущем времени. Компании берут такой текст и закрепляют в правилах нормы, которые уже действуют в другой редакции. Перед утверждением ПВТР сверьте каждый пункт о сверхурочной работе и неполном рабочем времени с текущей редакцией ТК РФ, а инициативы Минтруда, которые ещё не приняты, в локальные акты не переносите.»

Как установить режим рабочего времени в компании: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Определите режимы по подразделениям и должностям: где пятидневка, где смены, где суммированный учёт, где ненормированный день, кто работает дистанционно.
2. Шаг 2. Подготовьте проект ПВТР с элементами режима по статье 100 ТК РФ и порядком введения суммированного учёта, если он нужен.
3. Шаг 3. Если в компании есть представительный орган работников, направьте ему проект ПВТР, графика сменности и перечня должностей с ненормированным днём для учёта мнения по статье 372 ТК РФ.
4. Шаг 4. Утвердите ПВТР и сопутствующие ЛНА приказом руководителя.
5. Шаг 5. Ознакомьте работников с ПВТР под подпись; новых сотрудников знакомьте до подписания трудового договора.
6. Шаг 6. Индивидуальные режимы оформите условием трудового договора или дополнительным соглашением.
7. Шаг 7. Доведите графики сменности до работников не позднее чем за 1 месяц до их введения.
8. Шаг 8. Утвердите форму табеля учёта рабочего времени и назначьте ответственных за его ведение в каждом подразделении.

Учёт рабочего времени: табель и производственный календарь 2026

Статья 91 ТК РФ обязывает работодателя вести учёт времени, фактически отработанного каждым работником, при любом режиме, включая пятидневку без переработок. Документ учёта — табель. Формы Т-12 и Т-13 утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, но с 1 января 2013 года унифицированные формы первичных документов не обязательны: это следует из части 4 статьи 9 закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» и информации Минфина России от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012. Компания может вести Т-13, Т-12 или собственный табель, но форму в любом случае утверждает руководитель, обычно приказом или приложением к учётной политике. Табель может быть электронным, если он соответствует требованиям к первичному документу.

Табель ведут по дням и часам, а норму, с которой сравнивают фактические часы, берут из производственного календаря. В 2026 году при пятидневной рабочей неделе в календаре 247 рабочих дней, норма при 40-часовой неделе — 1 972 часа, при 36-часовой — 1 774,4 часа, при 24-часовой — 1 181,6 часа. Поквартально при 40-часовой неделе это 440 часов в I квартале, 493 — во II, 528 — в III и 511 — в IV. Переносы выходных дней установлены постановлением Правительства РФ от 24.09.2025 № 1466: выходной с субботы 3 января перенесён на пятницу 9 января, с воскресенья 4 января — на четверг 31 декабря 2026 года.

31 декабря 2026 года — выходной день. Если календарь рабочего времени в учётной системе настроен по шаблону прошлых лет, этот день попадёт в табель как рабочий, и норма за IV квартал и год разойдётся с производственным календарём. Перед закрытием года сверьте настройки календаря с постановлением № 1466.

В личном кабинете сотрудника в Добыто есть блок учёта рабочего времени с кнопкой согласования: руководитель подтверждает часы до того, как они попадут в табель, а расхождения выявляются в текущем месяце, а не при расчёте зарплаты.

Сформируйте табель учёта рабочего времени по форме Т-13

Образцы табеля и трудового договора для оформления режима работы

Начните с табеля Т-12, если в компании ещё нет утверждённой формы учёта, а трудовой договор используйте как основу для условия об индивидуальном режиме.

График работы, сменность и суммированный учёт: учётный период и баланс часов

При сменной работе каждая группа работников трудится по графику сменности. По статье 103 ТК РФ график составляют с учётом мнения представительного органа работников в порядке статьи 372, как правило, он является приложением к коллективному договору, а работников знакомят с ним не позднее чем за один месяц до введения в действие. График на январь, утверждённый в последних числах декабря, этот срок нарушает, даже если смены в нём не изменились по сравнению с декабрём. Практичнее утверждать графики на квартал или на год и знакомить с ними заранее.

Суммированный учёт по статье 104 ТК РФ вводят, когда по условиям производства нельзя соблюдать ежедневную или еженедельную продолжительность рабочего времени. Норма в этом случае считается за учётный период, а не за день и неделю. Ограничения такие:

• учётный период — не более одного года;
• для работников с вредными или опасными условиями труда — не более трёх месяцев;
• по сезонным или технологическим причинам для отдельных категорий таких работников период можно увеличить максимум до года, если это предусмотрено отраслевым (межотраслевым) соглашением и коллективным договором.

Порядок введения суммированного учёта устанавливают ПВТР. Приказ без соответствующего раздела в ПВТР основанием для суммированного учёта не является.

Баланс рабочего времени при суммированном учёте — разница между нормой часов за учётный период по производственному календарю и часами, которые работник фактически отработал по табелю. Пример для учётного периода в III квартал 2026 года при 40-часовой неделе: норма 528 часов. Если по табелю сотрудник отработал 540 часов, 12 часов сверх нормы — сверхурочная работа, которую оплачивают по статье 152 ТК РФ по окончании учётного периода. Если он отработал 520 часов по графику, составленному работодателем, возникает недоработка в 8 часов.

Для проверки графиков мы используем калькулятор суммированного учёта: в нём задаются квартал, дата начала учётного периода, недельная норма и отработанные часы, а на выходе получаются норма за период, сверхурочные часы и доплата за переработку. Сверять график с нормой полезно до утверждения: если график заранее даёт переработку за квартал, это сверхурочная работа, на которую нужно отдельное основание.

Сверхурочная работа в год: 120 и 240 часов после 144-ФЗ

Сверхурочная работа по статье 99 ТК РФ — работа по инициативе работодателя за пределами установленной для работника продолжительности рабочего дня (смены), а при суммированном учёте — сверх нормального числа часов за учётный период. Федеральный закон от 25.05.2026 № 144-ФЗ с 1 сентября 2026 года сохранил общий лимит 120 часов в год, но разрешил поднять его до 240 часов, если это предусмотрено коллективным договором и (или) отраслевым соглашением, которое распространяется на работодателя. Локального акта или приказа для этого недостаточно.

Привлекать работника сверх 120 часов в год можно только при двух условиях одновременно:

• есть письменное согласие работника на сверхурочную работу сверх 120 часов;
• коллективный договор, соглашение или локальный акт содержит правила допуска, которые предусматривают направление работника на медицинский осмотр или диспансеризацию по его письменному заявлению.

Важный нюанс из практики: повышенный лимит распространяется не на всех. Для работников с вредными условиями труда подклассов 3.3 и 3.4 и ряда работников государственных и муниципальных учреждений лимит остаётся 120 часов даже при коллективном договоре с цифрой 240. Перед планированием переработок на год сверьте список таких работников с картами специальной оценки условий труда.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Лимит 120 часов после 144-ФЗ остался общим правилом. До 240 часов он поднимается только тогда, когда это прописано в коллективном договоре или отраслевом соглашении, которое распространяется на работодателя, и даже в этом случае сверх 120 часов работника привлекают с его письменного согласия. Поэтому сначала проверьте, есть ли у вас такой коллективный договор или соглашение, затем подготовьте форму согласия, и только потом планируйте сверхурочные на год.»

Кроме годового лимита, статья 99 ограничивает продолжительность сверхурочной работы на коротком отрезке времени, и графики переработок сверяют с этим пределом в действующей редакции статьи. Работодатель обязан точно учитывать продолжительность сверхурочной работы каждого работника: отдельная графа в табеле или код сверхурочных часов закрывает это требование. Каждое привлечение оформляют приказом, к которому прикладывают письменное согласие работника, кроме случаев, когда ТК РФ разрешает обойтись без него.

Конкретные размеры оплаты фиксируют в коллективном договоре, отраслевом соглашении, ЛНА или трудовом договоре, и они не могут быть ниже минимума статьи 152. Работники, которых привлекают к сверхурочной работе более 120 часов в год, получили право на один оплачиваемый рабочий день освобождения от работы ежегодно для прохождения диспансеризации по статье 185.1 ТК РФ с сохранением среднего заработка. Этот день не входит в отпуск и оформляется по заявлению работника.

Работа в выходной или нерабочий праздничный день по статье 113 ТК РФ — отдельная процедура: работника привлекают, как правило, с его письменного согласия и по письменному распоряжению работодателя, исключения перечислены в самой статье. Оплата по статье 153 или другой день отдыха по выбору работника фиксируются в том же приказе или в заявлении.

Ненормированный рабочий день и неполное рабочее время: документы и сроки

Ненормированный рабочий день по статье 101 ТК РФ — эпизодическое привлечение отдельных работников по распоряжению работодателя к работе за пределами установленной продолжительности рабочего времени. Он действует только для должностей из перечня, который устанавливается коллективным договором, соглашением или ЛНА, принятым с учётом мнения представительного органа работников. Если должности нет в перечне, работа сверх дня по распоряжению руководителя считается сверхурочной. За ненормированный день по статье 119 предоставляется ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск не менее 3 календарных дней; его продолжительность указывают в перечне или в трудовом договоре.

Важный нюанс из практики: с 1 января 2026 года действует классификатор профессий ОК 016-2025, введённый взамен ОК 016-94. При изменении наименования или кода должности нужен приказ о внесении изменений в штатное расписание либо штатное расписание в новой редакции, а также дополнительные соглашения к трудовым договорам. Перечень должностей с ненормированным днём привязан к наименованиям должностей, поэтому при переименовании его обновляют одновременно со штатным расписанием.

Неполное рабочее время по статье 93 ТК РФ устанавливают по соглашению сторон при приёме или позже, оплата идёт пропорционально отработанному времени. Для отдельных категорий работодатель обязан установить его по просьбе работника: это, в частности, беременные, один из родителей ребёнка до 14 лет или ребёнка-инвалида до 18 лет, лица, ухаживающие за больным членом семьи по медицинскому заключению. С 1 сентября 2026 года решение по такой письменной просьбе принимают не позднее пяти рабочих дней с даты обращения.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Пять рабочих дней с даты заявления отводятся не только на решение, но и на заключение дополнительного соглашения и издание приказа. Если допсоглашение каждый раз пишется с нуля и проходит согласование у юриста, этот срок легко пропустить. Держите готовый шаблон дополнительного соглашения о неполном рабочем времени и приказа к нему, чтобы в день заявления оставалось только подставить режим и дату.»

Как изменить режим рабочего времени и какие документы нужны в каждой ситуации

Режим можно изменить двумя путями. По соглашению сторон заключают дополнительное соглашение к трудовому договору, срок не ограничен. В одностороннем порядке по статье 74 ТК РФ режим меняют только по организационным или технологическим причинам, без изменения трудовой функции, и работника письменно уведомляют не позднее чем за два месяца. Если работник не согласен работать в новых условиях, работодатель обязан предложить ему другую имеющуюся работу в порядке той же статьи.

Какой комплект документов нужен в типовых ситуациях:

Самые жёсткие сроки в таблице — 5 рабочих дней по неполному времени и 2 месяца по статье 74. Первый отсчитывают от даты обращения работника, второй — от даты, когда работник получил письменное уведомление, поэтому дату получения фиксируют подписью работника на уведомлении или отметкой в системе электронного документооборота.

Ошибки в оформлении режима и во что они обходятся

• Режим отдельного работника отличается от ПВТР, но в трудовом договоре не записан. Требование работать по фактическому графику не имеет документального основания.
• Суммированный учёт введён приказом без раздела в ПВТР. Основания для расчёта нормы за период нет, переработки за неделю считаются сверхурочными.
• График сменности доведён до работников позже чем за месяц. Нарушен срок статьи 103.
• Сверхурочные свыше 120 часов без коллективного договора или отраслевого соглашения и без письменного согласия. Нарушены условия статьи 99 в редакции 144-ФЗ.
• Табель не отражает сверхурочные часы. Работодатель не выполняет обязанность точного учёта по статье 99, а доплата по статье 152 считается неверно.

Нарушения трудового законодательства квалифицируются по статье 5.27 КоАП РФ. По части 1 штраф для должностных лиц и ИП составляет от 1 000 до 5 000 рублей, для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей, возможно предупреждение. Повторное аналогичное нарушение по части 2 обходится юридическому лицу в 50 000-70 000 рублей, должностному лицу — в 10 000-20 000 рублей или дисквалификацию на срок от 1 года до 3 лет, ИП — в 10 000-20 000 рублей. К штрафу добавляется доплата за неверно учтённые сверхурочные часы за весь период.

Графики, табели и приказы о режиме работы в КЭДО

Статьи 22.1-22.3 ТК РФ позволяют вести кадровые документы в электронном виде, и документы о рабочем времени в перечень исключений не входят. Часть 3 статьи 22.1 исключает из КЭДО трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, акты о несчастных случаях на производстве, приказы об увольнении и документы о прохождении инструктажей по охране труда. ПВТР, графики сменности, приказы о сверхурочной работе и работе в выходные, письменные согласия работников, уведомления по статье 74 и дополнительные соглашения подписываются электронно при введённом КЭДО.

Для графика сменности ТК РФ требует своевременного ознакомления, но не требует бумажной формы. Работодателю нужно, чтобы КЭДО было введено ЛНА, а получение графика каждым работником фиксировалось с датой: по этой дате проверяется срок в один месяц по статье 103. Табель ведётся электронно по правилам части 5 статьи 9 закона № 402-ФЗ о первичных документах. Какой вид подписи допустим для конкретного документа, определяют статьи 22.1-22.3 ТК РФ и 63-ФЗ; ПЭП, УНЭП и УКЭП между собой не взаимозаменяемы.

В Добыто подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, поэтому ознакомление с графиком или приказом о сверхурочной работе не упирается в покупку подписей. Для компаний на 1С:ЗУП мы ставим готовый модуль, который устанавливается и настраивается за один день: документы синхронизируются автоматически, и табель в учётной системе не расходится с подписанными приказами.

Стоимость КЭДО для графиков работы, табелей и приказов о режиме

Стоимость ведения документов о рабочем времени в КЭДО зависит от численности сотрудников, нужных видов подписи и интеграции с учётной системой. Цены актуальны на дату публикации.

Итоговая сумма определяется численностью сотрудников и тарифом: при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду, УКЭП получают через партнёров — удостоверяющие центры. Состав тарифов и условия смены тарифа приведены на странице тарифов Добыто КЭДО.

Выводы

Режим рабочего времени держится на связке документов: ПВТР задают общие правила, трудовой договор фиксирует отклонения для конкретного работника, графики сменности, перечень должностей с ненормированным днём и приказы оформляют особые режимы, а табель подтверждает, сколько человек отработал фактически. Основные риски связаны со сроками — месяц на ознакомление с графиком, 2 месяца на уведомление об изменении режима, 5 рабочих дней на неполное время — и с новыми условиями 144-ФЗ для сверхурочной работы сверх 120 часов в год.

В Добыто графики, приказы, согласия и дополнительные соглашения о режиме подписываются электронно с фиксацией даты ознакомления, а табель сверяется с подписанными документами. Это снимает с кадровой службы ручной контроль сроков ознакомления и сбор бумажных подписей по подразделениям.

Частые вопросы об установлении рабочего времени

Распространяется ли лимит сверхурочной работы на исполнителей по договору ГПХ и самозанятых?

Нет. Нормы главы 15 и 16 ТК РФ о рабочем времени, включая лимиты 120 и 240 часов по статье 99, относятся к работникам по трудовому договору. Исполнитель по договору ГПХ или самозанятый сам организует выполнение работ, и график, табель или приказ о сверхурочной работе к нему не применяются. Если исполнителю фактически устанавливают режим и ведут учёт его времени, это признак трудовых отношений.

Как учитывать мнение работников, если в компании нет профсоюза?

Статья 372 ТК РФ требует направить проект ЛНА в выборный орган первичной профсоюзной организации или иной представительный орган, если он есть. Если такого органа нет, ПВТР, график сменности и перечень должностей с ненормированным днём утверждаются приказом без этой процедуры. Мотивированное мнение органа, если он есть, даётся не позднее 5 рабочих дней со дня получения проекта.

Нужно ли переписывать ПВТР и трудовые договоры после вступления 144-ФЗ в силу?

Обязательной замены всех договоров закон не требует. Пересмотреть стоит пункты ПВТР, положения об оплате труда и коллективного договора о сверхурочной работе: размер оплаты не может быть ниже шкалы статьи 152 в новой редакции, а лимит до 240 часов действует только при условии в коллективном договоре или отраслевом соглашении. Трудовые договоры меняют дополнительным соглашением, если в них прописаны прежние условия оплаты сверхурочных часов.

Можно ли привлекать работника с ненормированным днём к переработкам ежедневно?

Нет. Статья 101 ТК РФ допускает только эпизодическое привлечение по распоряжению работодателя. Систематическая работа сверх установленной продолжительности дня выходит за рамки ненормированного режима, и такие часы инспектор ГИТ может квалифицировать как сверхурочную работу с оплатой по статье 152 и учётом в годовом лимите.

Может ли работник отказаться от сверхурочной работы?

Да, если речь идёт о случаях, где статья 99 ТК РФ требует письменного согласия: без согласия приказ о сверхурочной работе в этих случаях незаконен. Без согласия привлекают только в ситуациях, прямо перечисленных в статье 99, например для предотвращения катастрофы или устранения последствий аварии. Беременных работниц к сверхурочной работе не привлекают вовсе, а ряд категорий, включая работников с детьми до 3 лет и инвалидов, привлекают только с письменного согласия и при отсутствии медицинских запретов.

Можно ли подписать согласие на сверхурочную работу электронной подписью?

Да, если в компании введено КЭДО по статьям 22.1-22.3 ТК РФ и работник дал согласие на взаимодействие в электронном виде. Согласие на сверхурочную работу и приказ о ней не входят в перечень документов, которые нельзя оформлять электронно по части 3 статьи 22.1. Вид подписи определяется ЛНА о КЭДО в пределах требований 63-ФЗ.