Суммированный учёт рабочего времени: ввод и расчёт 2026

Суммированный учёт рабочего времени — это режим, при котором норма часов соблюдается не за день и не за неделю, а за учётный период целиком: месяц, квартал или год. Основание — статья 104 ТК РФ, и применяется он только там, где ежедневную или еженедельную продолжительность работы соблюсти невозможно: смены, сутки через трое, вахта, непрерывное производство. Порядок введения закрепляется правилами внутреннего трудового распорядка, режим конкретного работника — трудовым договором, фактические часы — графиком и табелем. Главное различие, которое определяет процедуру: при обычных условиях труда учётный период берут любой продолжительностью до одного года, а для работ с вредными или опасными условиями максимум составляет 3 месяца, и увеличить его до года разрешено только отраслевым (межотраслевым) соглашением вместе с коллективным договором.

Разберём выбор учётного периода под конкретный график, комплект документов, который делает учёт введённым, и расчёт нормы часов на 2026 год: 1972 часа при 40-часовой неделе. Отдельно покажем, как с 1 сентября 2026 года считаются переработки при суммированном учёте: по каждой смене, а не средним итогом за период. Праздничные часы, которые нельзя заносить в сверхурочные, ночные доплаты, недоработка по вине работодателя, цена перерасчёта со штрафом по статье 5.27 КоАП РФ, стоимость подключения КЭДО и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Когда суммированный учёт законен, а когда он не нужен

Условие применения одно: по условиям производства или работы не может быть соблюдена установленная для данной категории работников ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени. Это формулировка статьи 104 ТК РФ, и она означает, что суммированный учёт вводится под конкретный производственный график, а не под желание перестать считать переработки. Сторож на сутки через трое, оператор непрерывной линии, продавец в магазине с 12-часовыми сменами, водитель на междугородних рейсах — типовые ситуации, где недельную норму в 40 часов физически не выдержать: одна неделя даёт 48 часов, другая 24.

Что суммированный учёт делает и чего не делает. Он выравнивает норму внутри периода: часы одной недели компенсируются часами другой, и переработка возникает только по итогам периода либо по факту выхода за график. Он не отменяет ни ограничения по сверхурочной работе, ни доплаты за ночные часы, ни двойную оплату праздничных, ни обязанность работодателя по статье 91 ТК РФ вести учёт фактически отработанного каждым работником времени. Требование Роструда о том, что работодатель обязан соблюдать правила введения и применения суммированного учёта, вынесено в отдельную позицию на портале Онлайнинспекция.рф с перечнем нарушений и ответственности: там же указано, что за несоблюдение этих правил отвечают по статье 5.27.1 КоАП РФ.

Когда суммированный учёт вводить не нужно

Пятидневка с фиксированными 8 часами в суммированном учёте не нуждается: норма и так соблюдается по неделе, а лишний ЛНА только добавит расхождений между документами и табелем. Не работает он и как способ убрать сверхурочные у офисных сотрудников с ненормированным рабочим днём: там компенсация другая — дополнительный оплачиваемый отпуск не менее 3 календарных дней по статье 119 ТК РФ. Не подходит суммированный учёт и там, где переработки постоянные и системные: годовой период просто отложит проблему до декабря, когда сверхурочные придётся оплачивать разом, а лимит по статье 99 ТК РФ уже будет исчерпан.

Проверьте по своему графику одну вещь: возникает ли отклонение от нормы из-за длительности смен или из-за нехватки людей. В первом случае нужен суммированный учёт, во втором — пересчёт численности, потому что учётный период дефицит персонала не лечит.

Как выбрать учётный период: месяц, квартал или год

Учётный период выбирает работодатель, но границы заданы законом: не более одного года в общем случае и не более 3 месяцев для работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда. Для этой категории увеличение до года возможно, если по причинам сезонного или технологического характера норму в трёхмесячный период соблюсти нельзя, и такое увеличение предусмотрено отраслевым (межотраслевым) соглашением и коллективным договором одновременно. Для водителей автомобилей действует отдельное правило: приказ Минтранса России от 16.10.2020 № 424 об особенностях режима рабочего времени и времени отдыха водителей устанавливает учётный период один месяц с возможностью увеличения работодателем до 3 месяцев по согласованию с выборным органом первичной профсоюзной организации, а при её отсутствии — с иным представительным органом работников; продолжительность смены при суммированном учёте не может превышать 10 часов, ежедневный отдых — не менее 11 часов.

Чем длиннее период, тем больше свободы в графике и тем позже наступает расчёт по переработкам. Одновременно растёт цена ошибки в планировании: недоработку за год закрыть уже нечем.

Сверьте выбранный период с результатами специальной оценки условий труда: если хотя бы часть должностей в графике отнесена к вредным или опасным, для них нужен отдельный учётный период, а не общий годовой.

Какие документы вводят суммированный учёт

Порядок введения суммированного учёта рабочего времени устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка — это прямая норма статьи 104 ТК РФ. Одного приказа недостаточно: без раздела в ПВТР инспектор считает учёт неустановленным, а все расчёты по периоду — произвольными. В ПВТР описывают продолжительность учётного периода, категории должностей и подразделений, к которым он применяется, порядок составления и доведения графиков, порядок подсчёта переработок по итогам периода.

Дальше расходятся два пути. Если работник согласен, режим меняют дополнительным соглашением по статье 72 ТК РФ, и он вступает в силу с даты, которую стороны указали. Если согласия нет, а причина изменений организационная или технологическая, работает статья 74 ТК РФ: письменное уведомление не позднее чем за 2 месяца, а при отказе — предложение имеющихся вакансий и увольнение по пункту 7 части 1 статьи 77 ТК РФ. Для сменного режима добавляется график сменности: по статье 103 ТК РФ он доводится до работников не позднее чем за один месяц до введения в действие, а работа в течение двух смен подряд запрещается.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Часовую ставку при суммированном учёте всегда сверяйте с региональным МРОТ, а не с федеральным. С 1 января 2026 года федеральный минимум — 27 093 рубля, в Москве — 32 916 рублей, и региональное значение по статье 133.1 ТК РФ не может быть ниже федерального. В месяце с малой нормой часов оклад по графику легко проваливается под региональный минимум, и тогда нужна доплата, а не объяснение про учётный период.»

Что проверить до введения суммированного учёта

1. Результаты специальной оценки условий труда. Есть ли в графике должности с вредными или опасными условиями: для них предел учётного периода — 3 месяца.
2. Наличие представительного органа работников. ПВТР утверждаются с учётом мнения представительного органа по статьям 190 и 372 ТК РФ, и без этой процедуры акт оспорим.
3. Действующие формулировки трудовых договоров. Если в договоре зафиксирована пятидневка с 40-часовой неделей, режим меняется соглашением или по статье 74 ТК РФ.
4. Коллективный договор и отраслевое соглашение. От них зависит и лимит сверхурочных 240 часов, и возможность продлить трёхмесячный период для вредных условий.
5. Норма часов по периодам на весь год. Считать её надо до того, как график ушёл в работу, а не в конце периода.
6. Категории работников с ограничениями. Беременные, работники до 18 лет, инвалиды и работники с медицинскими противопоказаниями к ночным и сверхурочным работам в общий график не встают.

Как ввести суммированный учёт: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Опишите производственную причину: какие смены, почему недельную норму соблюсти нельзя, к каким должностям это относится. Формулировка понадобится и в приказе, и при проверке.
2. Шаг 2. Выберите учётный период с учётом ограничений статьи 104 ТК РФ и отраслевых правил.
3. Шаг 3. Подготовьте новую редакцию раздела ПВТР о режиме рабочего времени и времени отдыха и проведите её с учётом мнения представительного органа работников.
4. Шаг 4. Издайте приказ об утверждении ЛНА в новой редакции и ознакомьте с ним работников под подпись.
5. Шаг 5. Оформите изменение режима по каждому работнику: дополнительное соглашение по статье 72 ТК РФ либо уведомление за 2 месяца по статье 74 ТК РФ.
6. Шаг 6. Составьте график на весь учётный период так, чтобы плановые часы совпали с нормой периода, и доведите его до работников не позднее чем за один месяц.
7. Шаг 7. Настройте табель: код явки, ночные часы, праздничные часы и сверхурочные должны попадать в разные графы, иначе расчёт по итогам периода не собрать.

Соберите бланк табеля под свой сменный график

Важный нюанс из практики: лимит 240 часов сверхурочной работы не появляется сам по себе. Он работает только при наличии коллективного договора или отраслевого (межотраслевого) соглашения, распространяющегося на работодателя, и только с письменного согласия работника на часы сверх 120. Для отдельных категорий работников лимит остаётся 120 часов независимо от соглашений. Компания, которая заложила в годовой график 200 часов переработки без коллективного договора, выходит за пределы статьи 99 ТК РФ уже на 121-м часе.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Образцы документов для перехода на суммированный учёт

Комплект собран под смену режима рабочего времени: начните с приказа об утверждении ЛНА, к нему прикладывается новая редакция раздела ПВТР.

Норма часов и баланс рабочего времени за учётный период

Норма учётного периода считается по производственному календарю исходя из установленной продолжительности рабочей недели, а не по числу смен в графике. В 2026 году при пятидневке 247 рабочих дней и 118 выходных и нерабочих праздничных дней, четыре предпраздничных дня сокращены на час. Годовая норма при 40-часовой неделе — 1972 часа, при 36-часовой — 1774,40 часа, при 24-часовой — 1181,60 часа.

Разброс между I и III кварталом — 88 часов при 40-часовой неделе. График, скопированный из первого квартала в третий, даёт 88 часов недоработки, и закрывать её придётся оплатой по статье 155 ТК РФ. Мы в Добыто на внедрении сверяем плановые часы графика с нормой периода до его утверждения: пересобрать график дешевле, чем оплачивать недоработку по среднему заработку.

Отдельно считается норма для работника, который отработал период не полностью. Отпуск, временная нетрудоспособность, отпуск без сохранения заработной платы уменьшают норму учётного периода на количество часов, которые работник пропустил по своему графику. Тот же принцип действует при приёме и увольнении в середине периода: норма определяется пропорционально фактически отработанной части периода, и переработка считается уже от этой уменьшенной величины. Пересчёт по уволенному делается при окончательном расчёте, а не в конце учётного периода.

Сверхурочные при суммированном учёте: правила с 1 сентября 2026 года

Федеральный закон от 25.05.2026 № 144-ФЗ изменил и лимиты, и порядок оплаты. Общий предел остался 120 часов в год при сохранении правила статьи 99 ТК РФ о том, что сверхурочная работа не должна превышать 4 часов в течение двух дней подряд. При наличии коллективного договора или отраслевого (межотраслевого) соглашения предел поднимается до 240 часов в год, и часы сверх 120 требуют письменного согласия работника. Порядок оплаты стал единым: за первые 2 часа не менее чем в полуторном размере, за последующие часы не менее чем в двойном, а начиная со 121-го часа в году — не менее чем в двойном размере за каждый час. Конкретные размеры доплат устанавливаются коллективным договором, отраслевым соглашением, локальным нормативным актом или трудовым договором.

Для суммированного учёта главное изменение в другом. В статью 152 ТК РФ добавлено правило: при суммированном учёте рабочего времени сверхурочная работа оплачивается исходя из величины сверхурочного времени, приходящегося на день (смену). Прежняя практика была иной: работодатель складывал все переработки за период, первые 2 часа этой суммы оплачивал в полуторном размере, остальное в двойном. Такой расчёт больше не проходит. Минтруд в письме от 01.09.2026 № 14-6/ООГ-3533 указал, что график должен составляться без переработок и недоработок, а сверхурочные часы регистрируются ежесменно, то есть по каждому выходу сверх утверждённого графика.

Практическое следствие для расчётчика: полуторный коэффициент теперь применяется к каждой смене отдельно и относится к первым 2 часам переработки в этой смене. Если работник за квартал 6 раз выходил на 3 часа сверх графика, это не 2 часа по 1,5 и 16 часов по 2, а 12 часов по 1,5 и 6 часов по 2. Считать это по итоговой цифре из табеля невозможно: нужна разбивка по дням, а значит, табель должен вестись по каждой смене, а не сводным итогом за месяц.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Повышенную оплату сверхурочной работы по желанию работника можно заменить дополнительным временем отдыха, и на этом варианте компании экономят фонд оплаты труда. Но замена возможна именно по желанию работника, а не по решению кадровой службы: нужно письменное заявление и приказ. Без заявления часы остаются сверхурочными, и через год работник вправе взыскать разницу вместе с процентами за задержку.»

Праздничные, ночные и недоработка: где рассыпаются расчёты

Праздничные часы — самая частая двойная оплата и одновременно самая частая переплата. Работа в нерабочий праздничный день по статье 153 ТК РФ оплачивается не менее чем в двойном размере, включая случаи, когда смена стоит в графике. При этом пункт 4 разъяснения Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 08.08.1966 № 13/П-21 предписывает не учитывать при подсчёте сверхурочных часов работу в праздничные дни, произведённую сверх нормы рабочего времени, поскольку она уже оплачена в двойном размере. Решение Верховного Суда РФ от 30.11.2005 № ГКПИ05-1341 оставило заявление о признании этого пункта недействующим без удовлетворения, и правило продолжает применяться. Если праздничные часы не исключить из подсчёта, работник получит двойную оплату дважды за одни и те же часы.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Ночные часы считаются независимо от учётного периода. Ночное время — с 22:00 до 06:00, минимальная доплата — 20% часовой ставки за каждый час работы в это время. В сменном графике сутки через трое ночные часы набегают в каждой смене, и их нельзя растворить в общем итоге периода: доплата за ночные и оплата сверхурочных начисляются отдельно и складываются.

Недоработка. Если по итогам периода фактические часы оказались меньше нормы, а причина в графике работодателя, применяется статья 155 ТК РФ: невыполнение норм труда по вине работодателя оплачивается в размере не ниже средней заработной платы работника, рассчитанной пропорционально фактически отработанному времени. Удержать разницу из зарплаты за плановый недобор часов нельзя.

Что об этом думает ГИТ: инспектор проверяет не только документы, но и работников. Он спрашивает, как фактически строились смены, сколько часов человек отработал, знакомили ли его с графиком. Если работники описывают режим иначе, чем показывает табель, инспектор получает подтверждение того, что документы формальные. Поэтому сверять график с фактом надо до проверки: расхождение между графиком, табелем и данными системы контроля доступа снимает доказательную силу со всего комплекта.

Цена ошибки в суммированном учёте

Ошибка в расчёте сверхурочных стоит не переоформления табеля. Она складывается из четырёх составляющих. Первая — перерасчёт за весь учётный период по всем работникам с одинаковым графиком, а не по одному заявителю. Вторая — проценты по статье 236 ТК РФ: 1/150 действующей ключевой ставки Банка России от неначисленной суммы за каждый день задержки, начиная со следующего дня после установленного срока выплаты. Третья — административный штраф. Четвёртая — срок, в течение которого работник вправе обратиться в суд по спорам о выплатах: один год со дня установленного срока выплаты по статье 392 ТК РФ, то есть при годовом учётном периоде претензии собираются за длительный интервал.

Размеры штрафов по статье 5.27 КоАП РФ фиксированы. За нарушение трудового законодательства по части 1: от 1 000 до 5 000 рублей на должностное лицо и индивидуального предпринимателя, от 30 000 до 50 000 рублей на организацию. Повторное нарушение по части 2: от 10 000 до 20 000 рублей на должностное лицо либо дисквалификация от 1 года до 3 лет, от 50 000 до 70 000 рублей на организацию. За неполную выплату заработной платы по части 6: от 10 000 до 20 000 рублей на должностное лицо, от 30 000 до 50 000 рублей на организацию, при повторном нарушении по части 7 — от 50 000 до 100 000 рублей на организацию.

Табель и график в электронном виде: что выдержит проверку

Табели, графики и уведомления о графике переводятся в электронный вид: они не входят в перечень документов, для которых ТК РФ сохранил бумажную форму. На бумаге остаются приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним — основание статья 22.1 ТК РФ, позиция подтверждена письмом Минтруда России от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97. Всё остальное по кадровому блоку рабочего времени работает электронно, если в компании введён КЭДО по правилам статей 22.1-22.3 ТК РФ.

Порядок доказывания в споре при этом строится не с документа. Сначала подтверждается право компании вообще вести кадровые документы электронно: приказ о введении КЭДО, положение, уведомление работника и его письменное согласие по статье 22.2 ТК РФ, ознакомление с локальным актом. Только потом оценивается конкретный документ — график или уведомление о его изменении.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Порядок здесь односторонний: если право вести кадровые документы электронно не подтверждено, до оценки конкретного графика дело не доходит, каким бы аккуратным ни был журнал подписания. Поэтому при переводе табелей и графиков в электронный вид мы сначала закрываем базу — приказ, положение, согласия работников, ознакомление с ЛНА, — и только затем настраиваем маршруты подписания.»

В практике Добыто HR-специалисты чаще всего спотыкаются не на графике, а на согласиях: часть работников согласие на КЭДО не подписала, и на них по-прежнему нужен бумажный комплект. Мы закладываем пилотную группу из одного подразделения со сменным графиком перед раскаткой на всю компанию: на пилоте видно, какие коды табеля не сходятся с реальными сменами. В личном кабинете сотрудника блок рабочего времени показывает его часы и даёт согласовать их, поэтому расхождение всплывает в момент возникновения, а не при годовом расчёте.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Информационная система должна обеспечивать выгрузку журналов действий и отслеживание действий работника — тогда работодатель подтвердит и отправку, и получение документа. Но журнал не выборочный: он покажет и то, что работает против вас, например отсутствие активности работника при формально подписанном графике. Смотрите выгрузку до спора, а не после: мы делаем такую сверку перед проверками и перед конфликтными увольнениями.»

Сроки хранения при переходе в электронный вид не меняются. Табели учёта рабочего времени хранятся 5 лет, трудовые договоры и приказы по личному составу — 50 или 75 лет в зависимости от даты создания, локальные нормативные акты и штатные расписания — постоянно.

Стоимость КЭДО для учёта рабочего времени и графиков

Стоимость зависит от численности сотрудников, набора видов электронной подписи и потребности в интеграции с учётной системой.

Итоговая сумма складывается из численности и выбранного тарифа: по тарифу «Бизнес» минимальная оплата рассчитана на 50 сотрудников, поэтому компании на 20 человек со сменным графиком чаще выгоднее «Старт». Полный состав функций по каждому тарифу и условия перехода между ними приведены на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.

УКЭП доступна на тарифах «Бизнес» и «Корпорация» и оформляется через удостоверяющие центры-партнёры, а ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются без отдельной оплаты на всех тарифах. Тариф можно повысить или понизить в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.

Выводы

Суммированный учёт рабочего времени держится на трёх вещах: производственной причине, зафиксированной в ПВТР продолжительности учётного периода и графике, плановые часы которого совпадают с нормой периода. Расчёт с 1 сентября 2026 года изменился в пользу пошаговой детализации: переработка считается по каждой смене, а не итоговой суммой за период, и без табеля по дням правильную оплату собрать нельзя. Праздничные часы в подсчёт сверхурочных не берутся, ночные считаются отдельно, а плановая недоработка закрывается оплатой по статье 155 ТК РФ.

Мы в Добыто внедряем КЭДО в компаниях со сменными графиками и видим, что учёт рабочего времени рассыпается не в расчётах, а на стыке документов: график в одном файле, табель в другом, согласия работников собраны частично. Электронные графики, табели и уведомления с маршрутами подписания и выгрузкой журнала действий убирают этот стык и дают комплект, который можно предъявить при проверке.

Частые вопросы о суммированном учёте рабочего времени

Можно ли ввести суммированный учёт только для одного подразделения или должности?

Да. В правилах внутреннего трудового распорядка указывают, к каким должностям и подразделениям применяется суммированный учёт и какой у них учётный период. Для работников, режим которых отличается от общих правил, действующих у работодателя, режим фиксируется в трудовом договоре по статье 100 ТК РФ. Разные учётные периоды в одной компании допустимы: например, месяц для водителей автомобилей по приказу Минтранса № 424, 3 месяца для должностей с вредными условиями труда и год для вахты.

Как считать переработку, если работник уволился в середине учётного периода?

Норма определяется пропорционально фактически отработанной части учётного периода: берутся плановые часы по производственному календарю с начала периода до даты увольнения. Часы, отработанные сверх этой величины, оплачиваются как сверхурочные при окончательном расчёте в день увольнения. Ждать окончания квартала или года нельзя: задержка запускает проценты по статье 236 ТК РФ в размере 1/150 ключевой ставки Банка России за каждый день.

Уменьшается ли норма периода, если работник был в отпуске или на больничном?

Да. Норма учётного периода уменьшается на количество часов, которые работник должен был отработать по своему графику в дни отсутствия. Если этого не сделать, у работника появится искусственная недоработка, которую бухгалтерия попытается закрыть удержанием, а это уже нарушение: плановый недобор часов по вине работодателя оплачивается по статье 155 ТК РФ, а отсутствие по уважительной причине просто выводится из расчёта.

Можно ли изменить утверждённый график сменности внутри учётного периода?

Изменить график можно, но не задним числом. Новая редакция графика доводится до работников не позднее чем за один месяц до введения в действие по статье 103 ТК РФ, поэтому корректировка на текущий или следующий месяц возможна только по соглашению с работником. Если работник вышел вне графика без такого соглашения, часы оформляются не как исправленный график, а как сверхурочная работа либо работа в выходной день с оплатой по статье 152 или 153 ТК РФ.

Нужно ли отдельное согласие работника на суммированный учёт?

Отдельного согласия именно на суммированный учёт ТК РФ не требует. При приёме на работу режим рабочего времени указывается в трудовом договоре, а с ПВТР работник знакомится до его подписания по статье 68 ТК РФ. Для действующих работников режим меняется дополнительным соглашением по статье 72 ТК РФ либо по процедуре статьи 74 ТК РФ с уведомлением не позднее чем за 2 месяца. Письменное согласие требуется отдельно на другое — на привлечение к сверхурочной работе сверх 120 часов в год.

Совместимы ли суммированный учёт и ненормированный рабочий день?

Это разные конструкции, и смешивать их не нужно. При ненормированном рабочем дне работника эпизодически привлекают к работе за пределами нормы, а компенсацией служит дополнительный оплачиваемый отпуск не менее 3 календарных дней по статье 119 ТК РФ; сверхурочные при этом не начисляются. Суммированный учёт применяется к работе по графику и предполагает подсчёт часов за период с оплатой переработки по статье 152 ТК РФ. Установить оба режима одному работнику одновременно означает получить два несовместимых порядка компенсации одних и тех же часов.