Привлечение к сверхурочной работе как оформить согласие и приказ

Привлечение к сверхурочной работе оформляют двумя документами: письменным согласием работника, полученным до начала работы, и приказом с датой, числом часов и основанием по статье 99 ТК РФ. Без согласия привлекают только в чрезвычайных случаях из части 3 статьи 99. Для задач, которые не попадают в закрытые перечни частей 2 и 3, к согласию добавляется учёт мнения выборного органа первичной профсоюзной организации. С 1 сентября 2026 года действует предел 4 часа в день и 120 часов в год, а поднять годовой лимит до 240 часов можно только коллективным договором или отраслевым соглашением. Беременных и работников до 18 лет по общему правилу привлекать нельзя. Инвалидов и женщин с детьми до 3 лет привлекают только с письменного согласия, при отсутствии медицинских противопоказаний и после письменного ознакомления с правом отказаться.

Ниже разобрано, какие реквизиты включить в согласие и приказ, как отразить часы в табеле учёта рабочего времени кодами С и 04 и как считать сверхурочные при суммированном учёте. Отдельно показано, для каких работников порядок другой и как оформить документы в КЭДО с правильным видом подписи. Пошаговая инструкция, правила оплаты после 144-ФЗ, штрафы по статье 5.27 КоАП РФ и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Что считается сверхурочной работой и чем она отличается от смежных режимов

Часть 1 статьи 99 ТК РФ называет сверхурочной работу, выполняемую работником по инициативе работодателя за пределами установленной продолжительности рабочего времени: ежедневной работы (смены), а при суммированном учёте рабочего времени — сверх нормального числа рабочих часов за учётный период. В определении два признака. Первый — инициатива работодателя, поэтому её фиксируют документом: приказом, а в случаях, требующих согласия, ещё и подписью работника. Второй — превышение именно установленной продолжительности, которая записана в трудовом договоре, графике работы или правилах внутреннего трудового распорядка.

На практике со сверхурочной путают три других режима, и у каждого своё оформление.

Ошибка в выборе режима тянет за собой неверные документы. Если работник со стандартной пятидневкой вышел в субботу, это работа в выходной по статье 113, и основания статьи 99 к ней не применяют. Если должность включена в перечень ненормированного дня, эпизодическая задержка не требует согласия по статье 99, но регулярная работа сверх смены под формулировку «эпизодически» уже не подходит.

Когда оформлять сверхурочную работу не нужно

Статья 104 ТК РФ допускает суммированный учёт там, где нельзя соблюсти ежедневную или еженедельную продолжительность, при условии соблюдения нормы за учётный период. Поэтому длинная смена по графику при суммированном учёте сама по себе сверхурочной не является: смены по 12 часов, заложенные в график и укладывающиеся в норму периода, оформлять по статье 99 не требуется. Сверхурочные появляются, только когда итог часов за период превысил норму. Вывод проверяется по графику сменности: если смена в него включена и норма периода не превышена, согласие и приказ по статье 99 не нужны.

Учёт рабочего времени: как отразить сверхурочные часы в табеле

Часть 10 статьи 99 ТК РФ обязывает работодателя обеспечить точный учёт продолжительности сверхурочной работы каждого работника. Табель учёта рабочего времени — основной документ, по которому бухгалтерия начисляет повышенную оплату, а инспектор ГИТ сверяет фактические часы с годовым лимитом.

В унифицированных формах Т-12 и Т-13, утверждённых постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, для сверхурочной работы предусмотрены буквенный код «С» и цифровой код «04». С 1 января 2013 года эти формы не обязательны, если иное не установлено законом: работодатель вправе утвердить собственный табель. Но в собственной форме сверхурочные часы всё равно показывают отдельно от нормы, иначе годовой лимит и повышенную оплату посчитать не по чему. Удобнее всего оставить в своём табеле те же коды, что и в унифицированных формах, и закрепить их в приказе об утверждении формы.

При суммированном учёте табель ведут ежедневно, а сверхурочные определяют по окончании учётного периода. Баланс рабочего времени считают так: норму часов за период берут по производственному календарю рабочего времени с учётом графика работы, из фактически отработанных часов вычитают норму, а положительная разница и есть сверхурочная работа.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Основания по статье 99: когда нужно согласие, когда нет и когда нужен профсоюз

Статья 99 ТК РФ делит все случаи привлечения на три группы, и от группы зависит комплект документов. Перечни в частях 2 и 3 закрытые: если ситуация в них не названа, она относится к части 4.

Срочная отчётность, закрытие месяца, пиковая сезонная нагрузка и сдача проекта в перечни частей 2 и 3 не входят, поэтому оформляются по части 4: письменное согласие работника плюс учёт мнения выборного органа первичной профсоюзной организации. Если профсоюзной организации у работодателя нет, учитывать мнение некого, и комплект сводится к согласию и приказу. Основание из части 3 освобождает только от согласия: приказ и учёт часов по части 10 статьи 99 нужны и в этом случае.

Проверка перед оформлением простая: найдите ситуацию в тексте частей 2 и 3 дословно. Если формулировка нормы совпадает с вашей ситуацией не полностью, безопаснее оформить привлечение по части 4, чем потом доказывать инспектору, что задержка отчёта была «непредвиденной технической задержкой».

Кого нельзя привлекать к сверхурочной работе и кому нужен особый порядок

Беременных женщин и работников до 18 лет к сверхурочной работе не привлекают, кроме случаев, прямо предусмотренных Кодексом. Для несовершеннолетних запрет продублирован в статье 268 ТК РФ вместе с запретом командировок, ночной работы, работы в выходные и праздники; исключения там сделаны для отдельных творческих работников и некоторых работ в летние каникулы. Письменное согласие самого подростка или его родителей запрет не снимает.

Вторая группа — работники, которых привлекать можно, но при трёх одновременных условиях: письменное согласие, отсутствие медицинских противопоказаний и письменное ознакомление с правом отказаться от сверхурочной работы. По части 5 статьи 99, части 3 статьи 259 и статье 264 ТК РФ в неё входят:

• инвалиды;
• женщины, имеющие детей в возрасте до 3 лет;
• одинокие матери и отцы, воспитывающие детей до 14 лет, и опекуны детей этого возраста;
• родитель ребёнка до 14 лет, если другой родитель работает вахтовым методом или проходит отдельные виды военной службы;
• работники, имеющие трёх и более детей до 18 лет, пока младшему не исполнилось 14 лет;
• работники, имеющие детей-инвалидов;
• работники, осуществляющие уход за больными членами семьи в соответствии с медицинским заключением;
• отцы, воспитывающие детей без матери, и опекуны (попечители) несовершеннолетних, на которых распространяются гарантии, предоставленные женщинам в связи с материнством.

Возрастной порог для одинокого родителя — 14 лет, а не 5, как иногда пишут в устаревших шаблонах согласий. Перед привлечением сверьте список сотрудников с личными карточками: дата рождения, сведения о детях, инвалидность, медицинские заключения. Для работников из этого списка согласие дополняется строкой о том, что работник письменно ознакомлен с правом отказаться.

Важный нюанс из практики: несовершеннолетним нередко не устанавливают положенные гарантии по рабочему времени по принципу «хочешь зарабатывать — работай как все», и подростки на такие условия соглашаются. Жалобу в таких ситуациях чаще подают родители, а по обращениям о несовершеннолетних и инспекция труда, и прокуратура реагируют заметно быстрее, чем по обычным.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Подпись работника под условием, которое противоречит установленной законом гарантии, не делает это условие законным. Отказаться от такой гарантии не может ни взрослый работник, ни тем более несовершеннолетний. Подписанное согласие в этом случае не защищает работодателя, а письменно фиксирует нарушение. Прежде чем включать сотрудника в приказ, проверьте его дату рождения и статус по личной карточке.»

Лимиты сверхурочной работы в 2026 году: 4 часа в день, 120 и 240 часов в год

Федеральный закон от 25.05.2026 № 144-ФЗ изменил часть 6 статьи 99 ТК РФ с 1 сентября 2026 года. Теперь сверхурочная работа не должна превышать для каждого работника 4 часов в день и 120 часов в год. До поправок действовал предел 4 часа в течение двух дней подряд, поэтому графики, где работник задерживался на 3 часа два дня подряд, стали допустимыми, а 5 часов сверх смены в один день по-прежнему запрещены.

Годовой предел можно увеличить до 240 часов, только если это предусмотрено коллективным договором и (или) распространяющимся на работодателя отраслевым (межотраслевым) соглашением. Локального нормативного акта для увеличения лимита недостаточно. Даже при повышенном лимите он действует не для всех: части 7 и 8 статьи 99 сохраняют особые правила для отдельных категорий.

Сценарии ниже показывают, какой годовой предел действует для конкретного работника и что нужно сверх обычного согласия.

Из таблицы следует порядок подготовки: сначала проверить, есть ли у работодателя коллективный договор или применимое отраслевое соглашение с условием о 240 часах, затем отметить в накопительном учёте работников, для которых лимит 120 часов жёсткий, и только потом планировать сверхурочные сверх 120 часов.

Во что обходится ошибка в оформлении

Привлечение без согласия там, где оно нужно, превышение 4 часов в день или годового лимита, отсутствие приказа и учёта квалифицируются по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей для должностного лица и индивидуального предпринимателя, от 30 000 до 50 000 рублей для юридического лица. Повторное аналогичное нарушение по части 2 обходится должностному лицу в 10 000-20 000 рублей или дисквалификацию на срок от 1 до 3 лет, индивидуальному предпринимателю — в 10 000-20 000 рублей, юридическому лицу — в 50 000-70 000 рублей. Штраф назначают за каждое выявленное нарушение, поэтому при проверке одного приказа на несколько работников без согласий сумма растёт кратно.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Как оформить письменное согласие работника на сверхурочную работу

Согласие должно быть получено в письменной форме до начала выполнения работ. Роструд допускает три формата: отдельный документ, общий подписной лист на группу работников или отметку работника при ознакомлении с приказом. Эта позиция изложена в докладе Роструда о профилактике нарушений за IV квартал 2019 года. Формат выбирают по удобству, но дата подписания согласия в любом случае должна быть не позже начала сверхурочной работы.

Закон не устанавливает обязательных реквизитов согласия, поэтому состав определяют по тому, что придётся доказывать на проверке. В согласии стоит зафиксировать:

• фамилию, имя, отчество и должность работника;
• дату или даты сверхурочной работы и количество часов в каждый день;
• основание привлечения со ссылкой на часть 2 или часть 4 статьи 99 ТК РФ и описание задачи;
• формулировку согласия и дату его подписания;
• для работников из особых категорий — отметку о письменном ознакомлении с правом отказаться и указание на отсутствие медицинских противопоказаний;
• подпись работника.

Если согласие требуется, отказ работника от сверхурочной работы не является нарушением трудовой дисциплины: закон ставит привлечение в зависимость от его воли. Основания и права работника при отказе кратко изложены в памятке Роструда для работников о сверхурочной работе. Проверьте свои действующие бланки: согласие без даты подписания не доказывает, что оно получено до начала работы.

Согласие в электронном виде

Согласие на сверхурочную работу включено в перечень документов, которые можно оформлять в электронном виде, утверждённый приказом Минтруда России от 20.09.2022 № 578н (пункт 21, вид документа 02.008). Условие — у работодателя введён КЭДО, и этот вид документа включён в перечень электронных документов в его локальном акте. Электронная форма решает главную проблему бумажного согласия: время подписания фиксируется автоматически, и доказать, что согласие получено до начала работы, проще.

ПЭП и УНЭП для сотрудников в Добыто выпускаются на всех тарифах без доплаты, поэтому отдельная закупка подписей под согласия на сверхурочную работу не нужна. Нюанс электронного согласия в другом: подпись работника доказывает волеизъявление, только если он сам умеет пользоваться системой.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «В споре оценивают не подпись работника в журнале ознакомления, а его фактическую способность работать в системе. Если за работника документы подписывает кто-то другой, потому что сам он в системе не разобрался, работодатель теряет всю доказательственную конструкцию. Поэтому мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию. Проверьте, что каждый, от кого вы получаете электронные согласия, подписывает их сам.»

Приказ о привлечении к сверхурочной работе: реквизиты и порядок

Унифицированной формы приказа о привлечении к сверхурочной работе нет, работодатель разрабатывает её самостоятельно. Приказ фиксирует инициативу работодателя, которая по части 1 статьи 99 ТК РФ отличает сверхурочную работу от задержки по собственному решению работника, и служит основанием для отметок в табеле и начисления повышенной оплаты.

В приказе указывают:

• номер, дату и наименование документа;
• основание привлечения: часть и пункт статьи 99 ТК РФ и описание производственной задачи;
• фамилию, имя, отчество и должность каждого работника;
• дату сверхурочной работы и количество часов для каждого работника, не более 4 часов в день;
• ссылку на письменное согласие работника и, для случаев части 4, на документ об учёте мнения профсоюза;
• способ компенсации: повышенная оплата или дополнительное время отдыха по желанию работника;
• ответственного за учёт сверхурочных часов в табеле;
• подпись руководителя и отметку работника об ознакомлении.

Как оформить привлечение к сверхурочной работе: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Определите основание по статье 99 ТК РФ: часть 2, часть 3 или часть 4. От этого зависят согласие и участие профсоюза.
2. Шаг 2. Проверьте каждого работника: нет ли запрета (беременность, возраст до 18 лет), не входит ли он в категорию, для которой нужны медицинское заключение и ознакомление с правом отказаться.
3. Шаг 3. Сверьте накопительный учёт: сколько сверхурочных часов у работника с начала года и какой лимит для него действует, 120 или 240 часов.
4. Шаг 4. Получите письменное согласие работника до начала работы, если основание — часть 2 или часть 4.
5. Шаг 5. Для случаев части 4 запросите мнение выборного органа первичной профсоюзной организации, если она есть.
6. Шаг 6. Издайте приказ с датой, числом часов и основанием и ознакомьте с ним работника под подпись.
7. Шаг 7. Отразите фактически отработанные часы в табеле кодом «С» или «04» и добавьте их в годовой накопительный учёт.
8. Шаг 8. Передайте данные для начисления: повышенная оплата по статье 152 ТК РФ или дополнительное время отдыха по заявлению работника.

Табель для учёта сверхурочных часов по приказу

Табель Т-12 в формате Excel подойдёт как основа, если в компании нет собственной утверждённой формы учёта рабочего времени: сверхурочные часы в нём отмечают кодом «С» или «04».

Согласие и приказ о сверхурочной работе в КЭДО: какие подписи допустимы

Статьи 22.1-22.3 ТК РФ разрешают оформлять и согласие, и приказ о привлечении к сверхурочной работе электронно, если работодатель ввёл КЭДО и включил эти виды документов в перечень своего локального акта. Вид подписи зависит от того, в какой системе подписывают документ. В информационной системе работодателя работник подписывает документ УКЭП, УНЭП или ПЭП при соблюдении условий соглашения, работодатель — УКЭП или УНЭП в случаях, предусмотренных законом. На платформе «Работа в России» перечень другой: для работника там предусмотрена, в частности, ПЭП с ключом, полученным при личной явке.

ПЭП, УНЭП и УКЭП не взаимозаменяемы: какой вид подписи допустим для согласия и приказа, определяют положение о КЭДО и соглашение с работником, а не удобство кадровой службы. Если приказ формируется в 1С:ЗУП, модуль интеграции Добыто устанавливается и настраивается за один день, и документы синхронизируются с КЭДО автоматически, без повторного ввода данных.

Кейс из практики: работник уволился по заявлению, поданному через систему КЭДО, и оспорил увольнение. У работодателя было положение о КЭДО, утверждённый перечень документов и порядок подписания, и районный суд решением от 03.06.2022 по делу № 2-213/2022 в иске отказал, апелляция это решение оставила. Девятый кассационный суд общей юрисдикции (дело № 8Г-10825/2022) акты отменил: в материалах не оказалось сведений о порядке идентификации подписанта. При новом рассмотрении решением от 20.01.2023 по делу № 2-33/2023 работник выиграл: подпись ему выдали в день подписания заявления, за него подписывал другой человек, и всё это зафиксировала система самого работодателя.

Спор касался увольнения, но механика та же для любого электронного кадрового документа, включая согласие на сверхурочную работу. Мы разводим во времени выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней: согласие, подписанное в день выпуска подписи, ослабляет позицию работодателя в споре.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Установить, что документ сформирован в системе от имени работника, для победы в споре недостаточно. Суд отдельно смотрит, был ли у работодателя порядок идентификации и зафиксирован ли он. Если в локальном акте порядок идентификации не описан, спор можно проиграть при технически исправной подписи. Откройте своё положение о КЭДО и проверьте, есть ли в нём этот раздел.»

Оплата сверхурочной работы после 144-ФЗ и компенсация отдыхом

С 1 сентября 2026 года статья 152 ТК РФ требует рассчитывать повышенную оплату сверхурочной работы из заработной платы с учётом компенсационных и стимулирующих выплат. В пределах 120 часов в год первые 2 часа оплачиваются не менее чем в полуторном размере, последующие — не менее чем в двойном. Каждый час начиная со 121-го оплачивается не менее чем в двойном размере. При суммированном учёте рабочего времени учитывается сверхурочное время, приходящееся на конкретный день или смену.

Расчёт на примере: работник в пределах 120 часов отработал 3 часа сверх смены в один день. Первые 2 часа оплачиваются минимум по 1,5 часовой ставки, третий час — минимум по 2 ставки, итого не менее 5 часовых ставок вместо 3. Конкретные размеры выше минимума устанавливаются коллективным договором, отраслевым соглашением, ЛНА или трудовым договором.

По желанию работника повышенную оплату заменяют дополнительным временем отдыха не меньше продолжительности отработанного сверхурочно времени. Выбор принадлежит работнику, поэтому его фиксируют письменным заявлением, а не решением работодателя в приказе. За невыплату в установленный срок часть 6 статьи 5.27 КоАП РФ предусматривает предупреждение или штраф: для должностных лиц 10 000-20 000 рублей, для ИП 1 000-5 000 рублей, для юридических лиц 30 000-50 000 рублей.

Стоимость КЭДО для оформления согласий и приказов о сверхурочной работе

Стоимость зависит от численности сотрудников, нужных видов подписи и необходимости интеграции с 1С.

Для согласий на сверхурочную работу достаточно ПЭП или УНЭП работника, поэтому небольшой компании хватает тарифа «Старт», а при интеграции с 1С и подписании УКЭП нужен «Бизнес». Актуальные условия и расчёт для своей численности — на странице тарифов Добыто КЭДО. УКЭП можно получить через партнёров-удостоверяющих центров; тариф можно повысить или понизить в любое время.

Выводы

Комплект документов по сверхурочной работе определяется основанием статьи 99: в чрезвычайных ситуациях хватает приказа, в перечисленных технических случаях добавляется согласие работника, а для обычных производственных задач нужен ещё и учёт мнения профсоюза. После 144-ФЗ контролировать приходится дневной предел в 4 часа и годовой накопительный итог, причём повышенный лимит в 240 часов даёт только коллективный договор или отраслевое соглашение. Беременных и несовершеннолетних к такой работе не привлекают, а для родителей маленьких детей, инвалидов и ряда других работников согласие дополняют медицинским условием и ознакомлением с правом отказаться.

В Добыто согласия и приказы о сверхурочной работе подписываются электронно с фиксацией времени подписания, а подписи для сотрудников выпускаются в рамках тарифа, так что доказательства того, что согласие получено до начала работы, остаются в системе.

Частые вопросы о сверхурочной работе

Нужно ли особое согласие пенсионера на сверхурочную работу в пределах 120 часов?

Нет. Особые условия части 8 статьи 99 ТК РФ для пенсионеров и лиц предпенсионного возраста (письменное согласие, отсутствие медицинских противопоказаний, ознакомление с правом отказаться) действуют при привлечении сверх 120 часов в год. В пределах 120 часов пенсионера привлекают на общих основаниях: по части 2 или части 4 статьи 99 с письменным согласием, по части 3 без него.

Можно ли привлечь несовершеннолетнего к сверхурочной работе с согласия родителей?

Нет. Статья 268 ТК РФ запрещает привлекать работников до 18 лет к сверхурочной работе, и согласие родителей или самого подростка этот запрет не снимает. Исключения предусмотрены только в самой статье 268 для отдельных творческих работников и некоторых работ в летние каникулы. С 2026 года работникам до 18 лет положено и сокращённое рабочее время.

Как оформить отгул вместо повышенной оплаты сверхурочных?

Работник пишет заявление о предоставлении дополнительного времени отдыха вместо повышенной оплаты, работодатель издаёт приказ о предоставлении дней отдыха. По части 1 статьи 152 ТК РФ время отдыха не может быть меньше продолжительности отработанного сверхурочно времени: за 3 сверхурочных часа положено не менее 3 часов отдыха. Навязать отдых вместо оплаты работодатель не может: замена возможна только по желанию работника.

Применяется ли статья 99 ТК РФ к исполнителям по договору ГПХ и самозанятым?

Нет. Сверхурочная работа существует только в трудовых отношениях: она отсчитывается от продолжительности рабочего времени, установленной трудовым договором и графиком работы. У исполнителя по договору ГПХ или самозанятого нет нормы рабочего времени по ТК РФ, объём и сроки работ определяет сам договор, а дополнительные работы оформляют изменением договора и оплачивают по его условиям.

Что нужно закрепить в ЛНА или коллективном договоре для работы сверх 120 часов?

Лимит 240 часов устанавливается только коллективным договором или распространяющимся на работодателя отраслевым (межотраслевым) соглашением. Правила допуска к работе сверх 120 часов закрепляют в коллективном договоре, соглашении или ЛНА, и они должны включать порядок получения письменного согласия и порядок направления работника по его письменному заявлению на предварительный профилактический или периодический медицинский осмотр либо диспансеризацию.

Считается ли сверхурочной работа, если работник остался после смены по своему решению?

По части 1 статьи 99 ТК РФ сверхурочной считается работа по инициативе работодателя. Задержка, которую работнику никто не поручал, под это определение не подпадает, поэтому инициативу работодателя подтверждают приказом, распоряжением руководителя и согласием работника. Если задержки систематические и руководитель о них знает, их безопаснее оформить как сверхурочные, чем объяснять на проверке расхождение между табелем и системой контроля доступа.

Для годового лимита заведите отдельный накопительный счётчик сверхурочных часов по каждому работнику с начала календарного года. Табель показывает часы за месяц, а предел в 120 часов считается за год, и без накопительного учёта превышение обнаруживается уже на проверке.

Соберите табель Т-13 на месяц с отметками явок и выходных

Конструктор Добыто формирует табель Т-13 в формате .docx на 31 день с условными обозначениями явки, выходного, больничного, отпуска и командировки. Сверхурочные часы вносятся в готовый табель отдельно, с кодом «С» или «04» в дни, когда работник трудился по приказу о привлечении.