Контролирующие и надзорные органы в трудовой сфере — это государственная инспекция труда (ГИТ) как территориальный орган Роструда, прокуратура, Роскомнадзор, Роспотребнадзор, Социальный фонд России, ФНС, МВД, МЧС, Ростехнадзор, военный комиссариат и органы занятости субъекта; общественный контроль ведут профсоюзы. Соблюдение Трудового кодекса РФ проверяет ГИТ по правилам 248-ФЗ: плановые проверки до 2030 года сохранены только для объектов чрезвычайно высокого и высокого риска, внеплановые назначают по индикаторам риска и обращениям работников. Круг проверяющих задаёт профиль компании: при найме иностранцев добавляется МВД с уведомлением о договоре в течение 3 рабочих дней, при численности от 35 человек — контроль квоты для инвалидов со стороны органов занятости субъекта.
Ниже — сводная таблица 12 проверяющих с нормой и типичным поводом, сценарии для разных типов компаний и разбор прав инспектора по статье 357 ТК РФ. Покажем, где найти официальный сайт и номер своей инспекции, как работник подаёт жалобу на невыплату зарплаты и что делает ГИТ, если работодатель не платит после предписания. Штрафы каждого органа на 2026 год, законные способы снизить санкцию, пошаговая подготовка к проверке, образцы документов и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Кто проверяет работодателя: перечень надзорных органов и зона контроля каждого
Федеральный государственный надзор за соблюдением трудового законодательства ведёт Роструд через государственные инспекции труда, надзор за исполнением законов — прокуратура, а остальные органы контролируют смежные обязанности работодателя: персональные данные, санитарные нормы, отчётность, миграционный и воинский учёт. Таблица сводит всех проверяющих по предмету контроля и правовой основе.
| Орган | Что проверяет у работодателя | Правовая основа | Типичный повод |
|---|---|---|---|
| ГИТ (Роструд) | Трудовые договоры, оплата труда, рабочее время, отпуска, охрана труда, расследование несчастных случаев | ТК РФ, 248-ФЗ, постановление Правительства от 21.07.2021 № 1230 | Индикатор риска, обращение работника, несчастный случай |
| Прокуратура | Исполнение трудового законодательства работодателями и самими контролирующими органами | Статья 353 ТК РФ, закон о прокуратуре | Обращение работника, согласование внеплановой выездной проверки ГИТ |
| Роскомнадзор | Обработка персональных данных работников и кандидатов, согласия, уведомление об обработке | 152-ФЗ | Жалоба субъекта данных, утечка |
| Роспотребнадзор | Санитарные правила и гигиенические нормативы на рабочих местах | 52-ФЗ | Жалоба на санитарные условия труда |
| Социальный фонд России | Сведения ЕФС-1 о приёме и увольнении, взносы на страхование от несчастных случаев | 27-ФЗ, 125-ФЗ | Просрочка или ошибка в ЕФС-1 |
| ФНС | НДФЛ, страховые взносы, выплаты самозанятым | Налоговый кодекс РФ | Камеральная или выездная налоговая проверка |
| МВД (подразделения по вопросам миграции) | Привлечение иностранных работников, уведомления о заключении и прекращении договоров | 115-ФЗ, статья 18.15 КоАП РФ | Уведомление не подано в срок |
| МЧС (пожарный надзор) | Требования пожарной безопасности, противопожарный режим | 69-ФЗ | Категория риска объекта, обращение |
| Ростехнадзор | Промышленная безопасность опасных производственных объектов, энергетический надзор | 116-ФЗ | Эксплуатация опасного производственного объекта |
| Военный комиссариат | Ведение воинского учёта работников | 53-ФЗ | Сверка сведений, непредставление данных |
| Органы занятости субъекта | Выполнение квоты для приёма на работу инвалидов | 565-ФЗ | Численность от 35 работников |
| Профсоюз | Соблюдение ТК РФ, коллективного договора, соглашений | Статья 370 ТК РФ | Требование профсоюзного органа об устранении нарушений |
Права штрафовать у профсоюза нет: он направляет требование, а работодатель обязан в недельный срок сообщить профсоюзному органу о результатах его рассмотрения и принятых мерах. Индикаторы риска ГИТ срабатывают по данным, которые компания сама передаёт в государственные системы, поэтому ошибка в отчётности может стать поводом для визита инспектора без единой жалобы.
Кто придёт именно к вам: сценарии по профилю компании
Одна и та же ошибка в кадровом учёте для офиса на 20 человек и для производства с иностранными работниками ведёт к разным проверяющим. В сценарной таблице собраны ситуации, при которых внимание конкретного органа к компании становится предсказуемым.
| Ситуация компании | Кто проверит в первую очередь | Что критично |
|---|---|---|
| Работают иностранные граждане | МВД, ГИТ | Уведомление о заключении и расторжении трудового или гражданско-правового договора в срок до 3 рабочих дней; с 01.03.2026 — соблюдение региональных ограничений доли иностранцев по статье 327.6 ТК РФ |
| В штате 35 человек и больше | Органы занятости субъекта | Квота для инвалидов от 2 до 4%, ежемесячный отчёт через портал «Работа в России»; с 01.03.2026 квота распространяется и на обособленные подразделения |
| Больше 35 самозанятых, каждый получает от компании более 35 000 руб. в месяц дольше 3 месяцев | ГИТ по индикатору риска | Признаки трудовых отношений; при переквалификации появляется группа работников без обучения по охране труда |
| Выросло число несчастных случаев с лёгкими последствиями за квартал | ГИТ по индикатору риска | Журналы инструктажей, протоколы проверки знаний, обучение первой помощи |
| Зарплата ниже МРОТ у 60 и более работников, если их доля от 50% | ГИТ по индикатору риска | Сверка с региональным МРОТ, а не с федеральным |
| Кадровые документы хранятся в облачной системе | Роскомнадзор | Согласие работников на передачу данных третьим лицам и перечень лиц с доступом к данным |
| Все работники, включая генерального директора, дистанционные | ГИТ в общем порядке | Документы по охране труда сводятся к инструкциям на выданную технику; специальная оценка условий труда для дистанционных не проводится |
Последняя строка — единственное исключение из обязанности вести охрану труда: если хотя бы один работник трудится в офисе, комплект документов нужен при любой численности. МРОТ с 1 января 2026 года составляет 27 093 руб. в месяц, но в Москве региональный минимум выше — 32 916 руб., и сверять начисления с учётом индикатора риска нужно по региональной величине.
Трудовая инспекция в 2026 году: мораторий, индикаторы риска и права инспектора
ГИТ проверяет работодателей по Федеральному закону от 31.07.2020 № 248-ФЗ «О государственном контроле (надзоре) и муниципальном контроле» и Положению о федеральном государственном контроле (надзоре) за соблюдением трудового законодательства, утверждённому постановлением Правительства от 21.07.2021 № 1230. Мораторий на плановые проверки по постановлению Правительства от 10.03.2022 № 336 продлён до 2030 года: плановые мероприятия остались для объектов чрезвычайно высокого и высокого риска, а основной контроль идёт через внеплановые проверки по индикаторам риска, реагирование на обращения и профилактические визиты. Категорию риска своей компании работодатель видит в личном кабинете на портале Роструда.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Отсутствие компании в плане проверок сегодня ни о чём не говорит. Индикатор риска срабатывает автоматически по данным, которые работодатель сам передал в государственные системы, а узнать о срабатывании можно только из решения о проверке: предупреждения нет. Сверяйте собственные данные с перечнем индикаторов, а не ищите компанию в плане проверок.»
9 индикаторов риска, по которым ГИТ назначает внеплановую проверку
Индикатор риска — признак, при котором инспекция вправе инициировать внеплановое мероприятие; нарушением или его доказательством он не является. Перечень утверждён приказом Минтруда от 30.11.2021 № 838н, действующая редакция — по приказу от 08.12.2025 № 685н, сам приказ действует до 31 декабря 2026 года.
- Суд принял заявление о признании банкротом работодателя со среднесписочной численностью от 50 работников, включая совместителей.
- Одно лицо или одно средство измерения два и более раза за 6 месяцев проводило замеры для специальной оценки условий труда (СОУТ) у двух и более работодателей в разных субъектах в течение суток.
- Число несчастных случаев с лёгкими последствиями за квартал выросло к тому же кварталу прошлого года: на 2 и более при численности до 50 человек, на 3 при 50-100, на 4 при 100-500, на 5 при 500-1000, на 6 при 1000-5000, на 7 при 5000-10000, на 8 свыше 10000.
- В системе учёта нет сведений о СОУТ по работодателю, зарегистрированному более 12 месяцев назад и отчитывающемуся по 50 и более застрахованным лицам, либо сведения старше 5 лет при наличии рабочих мест с вредными или опасными условиями.
- Зарплата ниже МРОТ за каждый месяц предыдущего квартала начислена 60 и более работникам, если их доля составляет от 50%.
- Фонд оплаты труда сокращён на 80% и более за квартал без снижения численности у работодателя от 15 работников.
- Убыток за прошлый год у организации, которая трудоустраивает граждан на суда под иностранным флагом.
- Взаимодействие более чем с 35 самозанятыми, каждый из которых получает от организации более 35 000 руб. в месяц, работает с ней дольше 3 месяцев, и доля дохода от неё составляет от 75%.
- Снижение зарплаты в квартале к тому же кварталу прошлого года у 25% и более работников медицинской организации по категориям персонала.
Отдельное основание для внеплановой проверки, которое учитывают немногие, — уклонение от обязательного профилактического визита. Заявление на визит работодатель может подать сам через сервис «Профилактический визит» на портале Роструда.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Профилактический визит воспринимают как необязательную беседу, от которой можно вежливо отказаться. Механика обратная: отказ переводит компанию из мягкого формата в жёсткий. При этом визит — единственный формат, где можно показать документы и получить замечания без штрафа, поэтому, если он назначен, идите на него и используйте как бесплатную диагностику.»
Права государственного инспектора труда по статье 357 ТК РФ
Полномочия инспектора закреплены в статье 357 ТК РФ, а порядок их применения при проверке задаёт 248-ФЗ. Инспектор вправе:
- при наличии удостоверения посещать организации для проведения контрольного мероприятия;
- запрашивать и получать от работодателя документы, объяснения и информацию;
- расследовать несчастные случаи на производстве;
- выдавать обязательные для исполнения предписания об устранении нарушений и восстановлении нарушенных прав работников;
- отстранять от работы лиц, не прошедших обучение и проверку знаний требований охраны труда;
- составлять протоколы и рассматривать дела об административных правонарушениях;
- принимать решение о принудительном исполнении обязанности по выплате начисленной, но не выплаченной зарплаты по статье 360.1 ТК РФ.
Предписание, выданное при выявлении очевидного нарушения, работодатель может обжаловать в суд в течение 10 дней со дня его получения.
Лайфхак: проверка идёт по проверочным листам, утверждённым приказом Роструда, и за рамки чек-листа инспектор выходить не вправе. Самопроверка по тем же спискам до визита закрывает ровно то, что будут смотреть.
Что инспектор запрашивает по охране труда и обучению
Типовой запрос по обучению состоит из 6 блоков: локальные акты о порядке обучения и назначении ответственных; программы обучения, включая первую помощь и применение средств индивидуальной защиты; журналы инструктажей и протоколы проверки знаний; сведения, переданные в реестр обученных лиц; документы о квалификации тех, кто проводит инструктажи, и членов комиссии; документы о внешнем обучении с расчётом минимального количества по приложению № 4 к Правилам № 2464. Даты утверждения программ инспектор сверяет с действующей редакцией Правил после поправок от 30.06.2026.
Нарушения по обучению почти никогда не выглядят как отсутствие обучения. Это расхождения документов: дата инструктажа позже даты начала работы по приказу о приёме, комиссия из необученных членов, после которой под нарушение попадают все проверенные ею работники, сведения не переданы в реестр. С 31 августа 2026 года практическая часть обучения первой помощи и применению средств индивидуальной защиты дистанционно не проводится.
Важный нюанс из практики: повторный инструктаж часто проводят приказом на подразделение, и работники, бывшие в отпуске или на больничном, выпадают из него: график есть, факта нет. В практике Добыто сроки повторного обучения и инструктажей по каждому работнику — первое, что выносят в систему при переходе на КЭДО, потому что вручную они теряются чаще всего.
Жалоба в трудовую инспекцию: невыплата зарплаты и другие нарушения
Работник подаёт обращение через сервис «Сообщить о проблеме» на портале Онлайнинспекция.рф, где можно войти через учётную запись Госуслуг, или письменно в территориальную инспекцию; платы за обращение нет. На том же портале есть сервис «Урегулирование разногласий» для претензии работодателю до жалобы, а работодатель видит поступившую жалобу в личном кабинете и может устранить нарушение раньше, чем им займётся инспектор.
По невыплате зарплаты ГИТ действует в два этапа. Сначала инспектор выдаёт предписание со сроком исполнения. Если сведений об исполнении нет, не позднее 1 месяца после истечения этого срока он принимает решение о принудительном исполнении по статье 360.1 ТК РФ, а при обжаловании предписания — не позднее 1 месяца после вступления в силу решения суда. Неисполненное решение направляется в Федеральную службу судебных приставов, а за саму задержку работодателя штрафуют по части 6 статьи 5.27 КоАП.
Официальный сайт трудовой инспекции и номер Роструда
Все инспекции со ссылками на их сайты вида gitXX.rostrud.gov.ru перечислены на странице инспекций труда на официальном сайте Роструда. Часть инспекций межрегиональные: одна ГИТ обслуживает несколько субъектов, как инспекция в Краснодарском крае и Республике Адыгея, поэтому искать свою нужно по региону, а не по названию. Единый бесплатный номер Роструда — 8 800 707-88-41; телефоны конкретной инспекции указаны в разделе контактов её сайта.
Прокуратура, Роскомнадзор и Роспотребнадзор: проверки по жалобам и сигналам
Эти три органа редко приходят к работодателю по плану: поводом почти всегда служит обращение работника, кандидата или сведения об инциденте.
Прокуратура
По статье 353 ТК РФ прокуратура надзирает за исполнением трудового законодательства и работодателями, и самими контролирующими органами, включая ГИТ. Внеплановую выездную проверку инспекция по общему правилу согласует с прокуратурой. Работник вправе обратиться к прокурору параллельно с жалобой в ГИТ; по итогам проверки прокурор вносит представление об устранении нарушений, может возбудить дело об административном правонарушении и обратиться в суд в интересах работника. Умышленное невыполнение его законных требований наказывается по статье 17.7 КоАП.
Роскомнадзор и персональные данные работников
Роскомнадзор проверяет обработку персональных данных работников и кандидатов по 152-ФЗ: основание обработки, письменные согласия там, где закон их требует, уведомление об обработке, защиту и разграничение доступа. Кадровые документы содержат чувствительные сведения о семье, здоровье и доходах. Доступ ко всему кадровому массиву у всей кадровой службы целиком — типовая ситуация и типовое нарушение. Отдельный риск — проверка кандидатов: сбор сведений о них без письменного согласия на обработку персональных данных нарушает 152-ФЗ.
Облачная кадровая система добавляет к этой схеме третьих лиц: провайдера, владельца серверов, удостоверяющий центр. Передача им данных должна опираться на согласие работника.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Выбор облачного кадрового решения — не только технический выбор. Это ещё и обязанность собрать согласия на передачу данных третьим лицам и объяснить людям, кому именно вы их передаёте, а таких компаний обычно три: провайдер, владелец инфраструктуры и удостоверяющий центр. Попросите вендора перечислить всех, кто получит доступ к данным, списком, а не фразой о защищённом хранении.»
Соберите согласие работника на обработку персональных данных
Когда жалоба в Роспотребнадзор сработает, а когда нет
Роспотребнадзор ведёт санитарно-эпидемиологический надзор по Федеральному закону от 30.03.1999 № 52-ФЗ «О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения» и проверяет у работодателя соблюдение санитарных правил и гигиенических нормативов на рабочих местах. Жалоба работника сюда уместна, когда нарушены именно санитарные условия труда. Споры о зарплате, оформлении, отпусках и увольнении в компетенцию Роспотребнадзора не входят: по закону о порядке рассмотрения обращений граждан такое обращение в течение 7 дней пересылается в орган по компетенции, обычно в ГИТ, и работник теряет время. Если вопрос касается денег или трудового договора, писать сразу в инспекцию труда быстрее.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
СФР, ФНС, МВД, МЧС и другие органы: что они проверяют у работодателя
Социальный фонд России. Сведения ЕФС-1 о приёме подаются не позднее рабочего дня, следующего за днём заключения трудового договора, об увольнении — не позднее рабочего дня после прекращения трудовых отношений. СФР также администрирует взносы на страхование от несчастных случаев на производстве по 125-ФЗ. С 01.01.2026 действует классификатор профессий ОК 016-2025, связанный с ОКЗ, по которому в ЕФС-1 указывается код трудовой функции: при смене наименования или кода должности понадобятся приказ об изменении штатного расписания и дополнительные соглашения к трудовым договорам.
ФНС. Налоговая проверяет НДФЛ, страховые взносы и выплаты самозанятым. Мораторий на плановые проверки на налоговые проверки, включая выездные, не распространяется.
МВД. О заключении и прекращении трудового или гражданско-правового договора с иностранным гражданином подразделение по вопросам миграции уведомляют в срок не более 3 рабочих дней. Неуведомление считается длящимся нарушением, и срок давности отсчитывается с момента выявления. С 01.03.2026 по Федеральному закону от 17.11.2025 № 419-ФЗ основание для увольнения по пункту 9 части 1 статьи 327.6 ТК РФ работает и при ограничениях доли иностранцев, установленных актами субъекта: договор прекращается не позднее срока, указанного в таком акте, а за несоблюдение допустимых долей отвечают по статье 18.17 КоАП.
МЧС. Федеральный государственный пожарный надзор проверяет противопожарный режим и выполнение требований пожарной безопасности; санкции установлены статьёй 20.4 КоАП.
Ростехнадзор. К офисной компании этот орган обычно не приходит: его зона — опасные производственные объекты и энергетический надзор. Требования электробезопасности при этом касаются любой организации: I группу присваивают всем работникам, включая офисных, и для этого минимум 2 работника должны иметь III или IV группу.
Военный комиссариат. Воинский учёт работников ведётся по Федеральному закону от 28.03.1998 № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе», а за непредставление сведений отвечает должностное лицо.
Органы занятости субъекта. Квота для приёма инвалидов по статье 38 Федерального закона от 12.12.2023 № 565-ФЗ составляет от 2 до 4% для работодателей с численностью от 35 работников, конкретный размер устанавливает регион. Отчёт сдаётся ежемесячно через портал «Работа в России», надзор за приёмом инвалидов в пределах квоты ведут органы власти субъекта. С 01.03.2026 по Федеральному закону от 28.11.2025 № 445-ФЗ квотирование распространено на обособленные подразделения.
Комиссия по трудовым спорам и суд. Они не проверяют работодателя, а разрешают индивидуальные споры. Но проигранный спор об увольнении означает восстановление работника и оплату вынужденного прогула.
Ответственность работодателя: штрафы надзорных органов в 2026 году
Санкции для работодателя установлены в основном КоАП РФ и назначаются отдельно организации и её должностному лицу, поэтому одно нарушение может обернуться двумя штрафами. В таблице — составы, с которыми работодатель сталкивается чаще всего, с размером санкции для юридического лица.
| Орган | Нарушение | Норма КоАП | Санкция для юрлица |
|---|---|---|---|
| ГИТ | Нарушение трудового законодательства | ч. 1 ст. 5.27 | Предупреждение или от 30 000 до 50 000 руб. |
| ГИТ | Невыплата или неполная выплата зарплаты в срок | ч. 6 ст. 5.27 | От 30 000 до 50 000 руб. |
| ГИТ | Допуск к работе без обучения и проверки знаний по охране труда, без обязательного медосмотра | ч. 3 ст. 5.27.1 | От 110 000 до 130 000 руб. |
| ГИТ | Предписание не выполнено в срок | ч. 23 ст. 19.5 | От 100 000 до 200 000 руб. |
| Прокуратура | Невыполнение законных требований прокурора | ст. 17.7 | От 50 000 до 100 000 руб. или приостановление деятельности до 90 суток |
| Роскомнадзор | Обработка персональных данных в случаях, не предусмотренных законом | ч. 1 ст. 13.11 | От 150 000 до 300 000 руб. |
| Роскомнадзор | Не подано уведомление об обработке персональных данных | ч. 10 ст. 13.11 | От 100 000 до 300 000 руб. |
| Роскомнадзор | Утечка персональных данных | ч. 12-14 ст. 13.11 | От 3 до 15 млн руб. в зависимости от объёма; повторная утечка — от 1 до 3% годовой выручки |
| Роспотребнадзор | Нарушение санитарных правил и гигиенических нормативов | ч. 1 ст. 6.3 | От 10 000 до 20 000 руб. или приостановление деятельности до 90 суток |
| МВД | Неуведомление о заключении или прекращении договора с иностранцем | ст. 18.15 | От 400 000 до 800 000 руб. или приостановление деятельности от 14 до 90 суток |
| МЧС | Нарушение требований пожарной безопасности | ч. 1 ст. 20.4 | Предупреждение или от 300 000 до 400 000 руб. |
| Военный комиссариат | Непредставление сведений для воинского учёта | ст. 21.4 | Штраф только для должностного лица: от 40 000 до 50 000 руб. |
Для должностных лиц часть санкций включает дисквалификацию: за невыполнение предписания ГИТ — на срок от 1 года до 3 лет наряду со штрафом от 30 000 до 50 000 руб. Повторное нарушение требований охраны труда по части 5 статьи 5.27.1 обходится юрлицу штрафом от 100 000 до 200 000 руб. или приостановлением деятельности до 90 суток.
Факт: штраф по части 3 статьи 5.27.1 КоАП назначается по каждому работнику, допущенному без обучения, а не один раз на компанию. 15 необученных работников превращают верхнюю границу в сумму, сопоставимую с годовым бюджетом обучения средней компании.
Кейс из практики: организация на 10-15 человек снимала офис в бизнес-центре. Работник, который шёл между этажами по рабочим делам, получил тяжёлые травмы в сломавшемся лифте здания. Компания не отвечала ни за лифт, ни за здание, но травма получена в рабочее время при исполнении обязанностей, поэтому случай расследовали как несчастный случай на производстве с проверкой инструктажей и обучения. Отвечать документами пришлось работодателю, хотя офисная компания считала, что охрана труда её не касается.
Как законно снизить санкцию: предупреждение, одно наказание, половина штрафа
- Предупреждение вместо штрафа. По статье 4.1.1 КоАП штраф за впервые совершённое правонарушение, выявленное при государственном контроле, заменяется предупреждением, если нет обстоятельств из части 2 статьи 3.4 КоАП: вреда или угрозы вреда жизни и здоровью людей, имущественного ущерба.
- Одно наказание за одно мероприятие. По части 5 статьи 4.4 КоАП нарушения, выявленные в ходе одной проверки и подпадающие под одну часть статьи, наказываются как одно правонарушение; при разных статьях назначают одно, более строгое наказание.
- Половина суммы. По части 1.3-3 статьи 32.2 КоАП штраф за нарушение, выявленное при государственном контроле, можно уплатить в размере 50% не позднее 20 дней со дня вынесения постановления; для ряда составов действуют исключения. Штрафы ГИТ отражаются в личном кабинете работодателя на портале Роструда, там же их можно оплатить.
- Профилактика без санкций. Профилактический визит и сервис «Электронный инспектор» выявляют нарушения до проверки, и штраф по их итогам не назначают.
Как подготовиться к проверке: самопроверка, ЛНА и электронный архив
Подготовка к проверке ГИТ строится вокруг тех же проверочных листов, по которым будет работать инспектор, и начинается с дат: большинство находок по охране труда — это расхождения между приказами, журналами и протоколами.
Как подготовиться к проверке трудовой инспекции: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Узнайте категорию риска компании в личном кабинете работодателя на портале Роструда и проверьте, нет ли там необработанных жалоб работников.
- Шаг 2. Скачайте проверочные листы Роструда и пройдите по ним самопроверку или сервис «Электронный инспектор».
- Шаг 3. Сверьте даты в журналах инструктажей с датами начала работы по приказам о приёме за последний год.
- Шаг 4. Проверьте, что у членов комиссии по проверке знаний и у лиц, проводящих инструктажи, есть действующие документы о прохождении требуемых программ.
- Шаг 5. Сверьте даты утверждения программ обучения и положений с действующей редакцией Правил № 2464 и приказа МЧС № 1120.
- Шаг 6. Убедитесь, что сведения о проверке знаний переданы в реестр обученных лиц, а регистрационные номера записей отражены в протоколах или приложенных выписках.
- Шаг 7. Сравните начисления с региональным МРОТ и проверьте, доведены ли под подпись всем работникам действующие редакции ЛНА.
- Шаг 8. Ведите сроки повторного обучения и инструктажей от даты по каждому работнику, а не от даты приказа на подразделение.
Локальный нормативный акт — источник прав работника, и суд читает его так же, как договор. Всё, что компания написала в положении сверх закона, инспектор проверяет как её обязанность.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Всё, что вы написали в положении сверх закона, вы назначили себе сами, и спрашивать с вас будут по вашему же тексту. Поэтому при написании ЛНА правильный вопрос не «что было бы хорошо написать», а «готовы ли мы исполнять это по каждому работнику и доказывать документами». Перечитайте действующие положения с этим вопросом до прихода инспектора.»
Важный нюанс из практики: в практике Добыто самая дорогая ошибка с ЛНА — не текст, а ознакомление. Положение переутвердили, а новую редакцию довели под подпись не всем, и при споре для такого работника действующей остаётся старая редакция.
Электронные кадровые документы на проверке: что предъявлять инспектору
Электронная форма документа нарушением не является: статьи 22.1-22.3 ТК РФ допускают электронный кадровый документооборот, а электронный документ признан письменным доказательством статьёй 71 ГПК РФ. Форма хранения определяется формой создания: документ, созданный и подписанный электронно, хранится электронно, бумажный — на бумаге, и скан его не заменяет. Для проверки нужен комплект файлов: сам документ, файл подписи и машиночитаемая доверенность, если документ подписал уполномоченный работник.
Мария Ж, спикер на конференциях по КЭДО: «Спрашивайте у поставщика системы не о том, хранит ли она документы, а о том, выгружает ли она комплект целиком в требуемом формате. При проверке, споре или смене оператора понадобится не картинка на экране, а файлы: сам документ, файл подписи и доверенность, если подписано по ней. Проверьте выгрузку на одном документе заранее.»
Кейс из практики: спор об увольнении работника, подавшего заявление через систему КЭДО, прошёл 4 этапа. Районный суд и апелляция встали на сторону работодателя: Положение о КЭДО, перечень документов и порядок подписания у него были. Кассационный суд акты отменил, потому что в материалах не оказалось сведений о порядке идентификации. При новом рассмотрении в 2023 году работник выиграл: подпись ему выдали в день заявления об увольнении, пользоваться системой он не умел, и за него подписывал другой человек, что зафиксировала система самого работодателя. Мы поэтому разводим во времени выдачу подписи и первые кадровые действия с ней и закладываем пилотную группу перед развёртыванием на всю компанию.
Сколько хранить документы, которые запросит проверяющий
Сроки хранения задаёт Перечень типовых управленческих архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236; отраслевой перечень, если он есть, имеет приоритет для специфичных документов отрасли. Трудовые договоры, личные карточки и приказы по личному составу хранятся 50 лет для дел, законченных после 1 января 2003 года, и 75 лет для более ранних. В КЭДО сроки те же, что для бумаги.
Полезно знать: журналы вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте хранятся 45 лет, а протоколы и журналы проверки знаний — 5 лет. При расследовании несчастного случая запрашивают выписку из журнала вводного инструктажа за весь период работы человека.
Образцы кадровых документов, которые запрашивают при проверках
Комплект собран под типовой запрос инспекции; начните с журнала инструктажа по охране труда, даты которого сверяют с приказами о приёме.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Журнал инструктажа по охране труда | Скачать |
| График отпусков по форме Т-7 | Скачать |
| Форма СТД-Р: сведения о трудовой деятельности | Скачать |
| Приказ о введении КЭДО | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
Стоимость КЭДО Добыто для хранения кадровых документов к проверкам
Стоимость зависит от численности работников, нужных видов электронной подписи и требований к интеграции и архиву.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника в месяц | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника в месяц; минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | входит в тариф |
| УКЭП через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | по запросу |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Цены приведены на дату публикации, сентябрь 2026 года, по странице тарифов Добыто КЭДО: итоговая сумма зависит от численности и выбранного тарифа, а при переходе на тариф выше разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Тариф можно повысить или понизить в любое время.
Платформа работает по требованиям 377-ФЗ, статей 22.1-22.3 ТК РФ и 152-ФЗ, поэтому документы для инспектора выгружаются из электронного архива, а не собираются по шкафам.
Выводы
Трудовые обязанности работодателя проверяют 11 государственных органов и профсоюз, но основную нагрузку несёт ГИТ, которая в 2026 году приходит не по плану, а по индикаторам риска, жалобам и данным самой компании. Остальные проверяющие подключаются по профилю: иностранцы, опасные объекты, численность от 35 человек, облачное хранение персональных данных. Санкции считаются по каждому нарушению и нередко по каждому работнику, а снизить их законно помогают предупреждение за первичное нарушение, правило одного наказания за проверку и оплата половины штрафа в 20 дней.
Добыто ведёт кадровые документы в электронном виде со сроками инструктажей по каждому работнику, журналом ознакомления с ЛНА и выгрузкой комплектов для инспектора, поэтому подготовка к проверке сводится к самопроверке по листам Роструда, а не к поиску бумаг.
Частые вопросы о проверках работодателя
Сколько длится выездная проверка трудовой инспекции?
По статье 73 248-ФЗ выездная проверка длится не более 10 рабочих дней. Для малого предприятия общий срок взаимодействия с инспектором ограничен 50 часами, для микропредприятия — 15 часами. Если организация работает в нескольких субъектах, срок устанавливается отдельно по каждому филиалу, представительству и обособленному подразделению.
Как обжаловать предписание или решение трудовой инспекции?
С 1 января 2023 года досудебное обжалование по 248-ФЗ обязательно: без него суд не примет заявление. Жалоба подаётся через Госуслуги в сервисе «Жалоба на решение контрольного (надзорного) органа», организация подписывает её УКЭП. На предписание жалобу подают в течение 10 рабочих дней с момента получения, на решение, действия или бездействие инспектора — в течение 30 календарных дней со дня, когда компания узнала о нарушении своих прав.
Может ли Роструд через суд переквалифицировать договор с самозанятым в трудовой?
Поправки о новых признаках трудовых отношений и о праве Роструда обращаться в суд при их выявлении, в том числе по отношениям с самозанятыми, обсуждались ко второму чтению 144-ФЗ, но в итоговый текст закона не вошли. Ссылаться на них как на действующие нельзя. Работа с самозанятыми при этом остаётся индикатором риска для внеплановой проверки, а спор о признании отношений трудовыми по-прежнему решает суд по иску работника.
Что будет, если дата увольнения по сокращению попала на учебный отпуск работника?
Часть 6 статьи 81 ТК РФ запрещает увольнение по инициативе работодателя в период отпуска и временной нетрудоспособности, кроме ликвидации организации или прекращения деятельности ИП. Запрет распространяется на учебный отпуск и на отпуск без сохранения зарплаты. Процедура сокращения при этом не обнуляется: дата увольнения переносится на первый рабочий день после окончания отпуска. Увольнение в день отпуска почти гарантирует восстановление работника с оплатой вынужденного прогула.
Можно ли отправить работника в отпуск по графику, если он хочет в другое время?
График отпусков обязателен и для работника, и для работодателя; его утверждают не позднее чем за 2 недели до конца года, при наличии первичной профсоюзной организации — с учётом её мнения. Чтобы отправить работника в отпуск по графику, работодатель издаёт приказ, предупреждает его не позднее чем за 2 недели и выплачивает отпускные не позднее чем за 3 дня до начала отпуска. Если хотя бы одно из условий нарушено, работник вправе требовать переноса отпуска.
Какие изменения ТК РФ с 1 сентября 2026 года будет проверять инспекция?
Федеральный закон от 25.05.2026 № 144-ФЗ сохранил лимит сверхурочной работы 120 часов в год, но при коллективном договоре или отраслевом соглашении разрешил до 240 часов с письменного согласия работника. Оплата сверхурочных: первые 2 часа не менее чем в полуторном размере, последующие — не менее чем в двойном, начиная со 121-го часа — не менее чем в двойном за каждый час. На дополнительное соглашение и приказ о неполном рабочем времени у работодателя 5 рабочих дней с даты заявления, испытание запрещено устанавливать женщинам с детьми до 3 лет, а отзыв из отпуска работников на работах с вредными условиями труда запрещён.
