Трудовая инспекция получает обращения работников через портал Онлайнинспекция.рф с обязательной авторизацией на Госуслугах, а работодателю направляет один из четырёх документов: запрос сведений и пояснений, предостережение о недопустимости нарушения обязательных требований, решение о проведении внепланового контрольного мероприятия или уведомление о профилактическом визите. С 1 января 2026 года информирование контролируемых лиц идёт только в электронной форме, кроме случаев из части 9 статьи 21 Федерального закона от 31.07.2020 № 248-ФЗ. Реакция на эти документы разная: на запрос и на решение о мероприятии отвечают в указанный там срок, а на предостережение подают возражения в течение 10 дней по пункту 23 Положения, утверждённого постановлением Правительства от 21.07.2021 № 1230, и это право компании, а не обязанность.
Разберём каждый тип документа: кто его выпускает, где компания его видит, что происходит при пропуске срока. Покажем маршрут обращения от кнопки «Сообщить о проблеме» до решения инспектора и объясним, почему часть обращений до проверки не доходит. Отдельно — как передавать инспектору кадровые документы, подписанные электронной подписью, чтобы они работали как доказательство. Размеры штрафов по статьям 5.27 и 5.27.1 КоАП, чек-лист подготовки, стоимость перевода кадровых документов в электронный вид и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Какие документы приходят компании после обращения через портал
Обращение работника не превращается в проверку автоматически. Инспектор рассматривает его и выбирает форму реакции, а компания получает документ, у которого свой срок и своя цена пропуска. Ниже — четыре документа, которые составляют почти весь поток по обращениям граждан.
| Что приходит | Основание | Срок реакции компании | Что будет при бездействии |
|---|---|---|---|
| Запрос сведений, документов и пояснений при рассмотрении обращения | Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ, 248-ФЗ | Указан в самом запросе | Статья 19.7 КоАП: должностное лицо от 300 до 500 рублей, юридическое лицо от 3 000 до 5 000 рублей |
| Предостережение о недопустимости нарушения обязательных требований | Статья 49 248-ФЗ, типовая форма по приказу Минэкономразвития от 31.03.2021 № 151 | Возражения в течение 10 дней со дня получения (пункт 23 Положения № 1230) | Штрафа по самому предостережению нет, но Роструд ведёт их учёт и использует при планировании дальнейших мероприятий |
| Решение о проведении внепланового контрольного мероприятия | Статья 59 248-ФЗ | По срокам представления документов, указанным в решении | Мероприятие проводится по имеющимся данным, выводы делаются без ваших пояснений |
| Уведомление о профилактическом визите | Статьи 52 и 52.1 248-ФЗ | Отказ от обычного визита — не позднее чем за 5 рабочих дней до даты проведения | Уклонение от обязательного профилактического визита само даёт основание для внеплановой проверки |
Из таблицы видно расхождение, на котором компании теряют деньги: единственный документ с фиксированным сроком, отсчитываемым от даты получения, — предостережение. Остальные три содержат срок внутри себя, и его читают в теле документа, а не по общему правилу.
Внимание: профилактический визит часто воспринимают как необязательную беседу, от которой можно вежливо отказаться. Механика обратная: уклонение от обязательного профилактического визита переводит компанию из мягкого формата в жёсткий и само становится основанием для внеплановой проверки.
Как обращение работника превращается в документ для работодателя
Работник заходит в сервис «Сообщить о проблеме», выбирает категорию, заполняет данные о себе и о месте работы. Отправить обращение без входа через единую систему идентификации на Госуслугах нельзя: система прямо требует авторизации перед тем, как пустить дальше по форме. После отправки работает предмодерация — обращение проверяют, прежде чем направить в компетентный орган. Рассмотрение занимает 30 дней со дня регистрации, ответ заявителю уходит на указанную им электронную почту.
Распределение поводов у обращений устойчивое, и оно определяет, какие документы у вас запросят первыми. На задержку заработной платы приходится 24% обращений, на неуплату расчёта при увольнении — 21%, на иные нарушения трудовых прав — 17%, на незаконные увольнения — 8%, на неправомерные удержания из зарплаты — 5%. Долю обращений, по которым ответ уже дан, портал показывает публично: 96,39%. Категории и свою историю компания может отследить на портале Роструда Онлайнинспекция.рф, где рядом с приёмом обращений работают справочные и самопроверочные сервисы.
Дальше решение принимает инспектор. Обращение может закрыться разъяснением заявителю, может превратиться в предостережение работодателю, а может стать основанием для внепланового контрольного мероприятия по статье 59 248-ФЗ. Компания узнаёт об обращении только на втором или третьем сценарии: на первом её никто не уведомляет.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Скажу вещь, которая мне самой не нравится: отсутствие компании в плане проверок сегодня не говорит ни о чём. Мораторий на плановые мероприятия действует, а контроль перешёл в обращения, индикаторы риска и профилактические визиты, и ни по одному из этих каналов работодатель не получает предупреждения заранее. Проверьте по своей почте и личному кабинету, кто в компании вообще видит входящие документы от инспекции: чаще всего это никем не закреплённая зона.»
Где компания видит обращение и решение инспекции
С 1 января 2026 года информирование контролируемых лиц идёт только в электронной форме. Исключения перечислены в части 9 статьи 21 248-ФЗ: гражданин, не ведущий предпринимательскую деятельность и попросивший бумагу, либо отсутствие у органа сведений об электронном адресе и возможности направить документ через портал государственных услуг. Для юридического лица это означает, что бумажного письма может не быть вовсе, а срок пойдёт с момента размещения документа в электронном канале.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Документы контрольного органа составляются в форме электронных документов и подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью должностного лица. Проверить, что пришло именно от инспекции, компания может по подписи на файле и по учётному номеру мероприятия. В практике Добыто ответственного за этот канал закрепляют тем же приказом, которым назначают ответственного за кадровый электронный документооборот и делегируют право подписи.
Второй источник — государственный реестр. Сведения о контрольных мероприятиях, предостережениях и профилактических визитах вносятся в единый реестр контрольных (надзорных) мероприятий, который ведётся с 1 июля 2021 года. Поиск в едином реестре проверок по ИНН организации показывает, что по компании зарегистрировано, включая профилактические мероприятия, которые многие не считают частью надзора.
Как отработать обращение, пришедшее из инспекции: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Определите тип документа по его названию и реквизитам: запрос, предостережение, решение о мероприятии или уведомление о визите. От этого зависит срок и форма ответа.
- Шаг 2. Зафиксируйте дату получения. Для предостережения именно она запускает 10-дневный срок на возражения по пункту 23 Положения № 1230.
- Шаг 3. Проверьте документ по единому реестру контрольных (надзорных) мероприятий: сверьте учётный номер, предмет и период.
- Шаг 4. Соберите комплект по предмету обращения, а не весь кадровый архив. Инспектор при проверке не выходит за рамки проверочного листа, и лишние документы создают новые вопросы.
- Шаг 5. Сверьте даты внутри комплекта: приказ и журнал, уведомление и согласие, дата выплаты по локальному акту и фактическая дата платежа. Расхождение дат видно инспектору за минуту.
- Шаг 6. Подготовьте сопроводительное письмо с описью и отправьте комплект тем каналом, которым пришёл запрос. Электронные документы подписываются усиленной квалифицированной подписью организации.
- Шаг 7. Заведите запись в журнале регистрации требований: дата получения, срок ответа, ответственный, дата отправки. По этой записи потом восстанавливается хронология в споре.
Что инспектор запрашивает по разным поводам обращения
Комплект документов определяется категорией обращения. Универсального списка нет, и попытка отправить всё подряд затягивает рассмотрение.
| Повод обращения | Что запрашивают первым | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|---|
| Задержка заработной платы | Правила внутреннего трудового распорядка с датами выплаты, расчётные листки, платёжные документы | Совпадение дат выплаты в локальном акте и в платежах, расчёт компенсации по статье 236 ТК РФ | Форма бланка расчётного листка |
| Неуплата расчёта при увольнении | Приказ об увольнении, записка-расчёт, платёжное поручение датой увольнения | Выплата всех сумм в день увольнения, компенсация за неиспользованный отпуск | Способ доведения расчёта до работника |
| Незаконное увольнение | Заявление работника, приказ, документы по процедуре, локальный акт о порядке подписания | Порядок идентификации подписанта и дата выдачи ему электронной подписи | Унифицированная форма приказа |
| Неправомерные удержания | Основание удержания, письменное согласие работника, расчёт суммы | Наличие согласия и соблюдение предельного размера удержания | Порядок внутреннего согласования удержания |
Три строки из четырёх упираются в даты и в письменные согласия, а не в содержание самих документов. Это же соотношение видно в проверках по охране труда: нарушения почти никогда не выглядят как «обучение не проводилось», они выглядят как расхождение документов между собой.
Шаблоны документов, которые инспектор запрашивает по электронному документообороту
Комплект собран под запрос по кадровому электронному документообороту, и начинать стоит с Положения о ведении КЭДО: остальные документы ссылаются на него.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Приказ об утверждении Положения о КЭДО | Скачать |
| Уведомление работнику о переходе на КЭДО | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
| Журнал регистрации требований и отказов | Скачать |
| Правила обработки персональных данных | Скачать |
Как отдавать инспектору документы, подписанные электронной подписью
Пленум Верховного Суда РФ в постановлении от 26.12.2017 № 57 развёл два понятия. Электронный образ — это электронная копия документа, изготовленного на бумаге. Электронный документ — то, что изначально создано в электронной форме. Требования к подписи у них разные, и путаница здесь стоит дороже всего: скан с изображением собственноручной подписи остаётся образом, сколько бы криптографических реквизитов к нему ни прикрутили.
Распечатка электронного документа остаётся копией электронного документа, а не оригиналом. Чтобы она работала, её заверяют: оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом либо самой организацией с отметкой о верности копии. В практике Добыто на запрос инспектора комплект отдают выгрузкой из системы вместе со сведениями о подписании, а не распечаткой из личного кабинета кадровика.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Первое, что мы выясняем в споре о подписи, — в каком режиме создавался документ. Скан подписанного от руки приказа и файл, подписанный криптографически, живут по разным правилам, и требования к подписи у них разные. Посмотрите на файл, который собираетесь отдать инспектору: если в нём есть изображение собственноручной подписи, перед вами электронный образ, а не электронный документ.»
Полезно знать: инспектор при проверке не выходит за рамки проверочного листа. Это работает в пользу работодателя, который заранее прошёл самопроверку по тем же спискам: предмет разговора известен обеим сторонам до встречи.
Сколько стоит ошибка по итогам обращения
Поводы обращений из статистики портала выводят на конкретные составы КоАП. Невыплата или неполная выплата в установленный срок заработной платы по части 6 статьи 5.27 КоАП влечёт предупреждение либо штраф: на должностное лицо от 10 000 до 20 000 рублей, на индивидуального предпринимателя от 1 000 до 5 000 рублей, на юридическое лицо от 30 000 до 50 000 рублей. Повторное нарушение по части 7 обходится юридическому лицу от 50 000 до 100 000 рублей, а должностному лицу — от 20 000 до 30 000 рублей либо дисквалификацией на срок от одного года до трёх лет.
Если обращение касается охраны труда, работает статья 5.27.1 КоАП. Допуск работника без обучения и проверки знаний требований охраны труда по части 3 стоит должностному лицу и предпринимателю от 15 000 до 25 000 рублей, юридическому лицу — от 110 000 до 130 000 рублей. Повторное нарушение по части 5: юридическое лицо от 100 000 до 200 000 рублей либо административное приостановление деятельности на срок до 90 суток, должностное лицо от 30 000 до 40 000 рублей либо дисквалификация от одного года до трёх лет. Ключевая деталь, из-за которой сумма перестаёт быть абстрактной: штраф по части 3 считается по каждому работнику, допущенному без обучения, а не один на компанию.
Отдельная статья расходов — непредставление документов по запросу. Это статья 19.7 КоАП: от 300 до 500 рублей на должностное лицо и от 3 000 до 5 000 рублей на юридическое лицо. Сумма небольшая, но состав фиксируется в дополнение к основному нарушению и портит картину при последующих мероприятиях.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Установить, что заявление сформировано в системе от имени работника, для победы в споре недостаточно. Суд отдельно смотрит, был ли у работодателя порядок идентификации и зафиксирован ли он. Если в вашем локальном акте порядок идентификации не описан, спор вы проиграете при технически исправной подписи — откройте своё Положение и проверьте, есть ли там этот раздел.»
Когда обращение через портал не приводит к проверке
Часть работодателей строит защиту от несуществующей угрозы, поэтому границы стоит обозначить прямо.
Обращение без подтверждённой личности заявителя основанием для контрольного мероприятия не становится. По статье 59 248-ФЗ при невозможности подтверждения личности гражданина обращение рассматривается в порядке Федерального закона № 59-ФЗ, то есть как обычное обращение с ответом заявителю, без выхода на работодателя. Именно поэтому портал не пускает дальше формы без авторизации в единой системе идентификации.
Консультация не равна обращению. На портале отдельно работает справочный сервис: вопросы туда идут тысячами, но ответ получает только спрашивающий, и работодателю по такому вопросу ничего не направляется.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Самопроверка не уходит в инспекцию. В сервисе «Электронный инспектор» доступны 79 тематических проверочных листов, по итогам формируется акт самопроверки с рекомендациями, и результаты прямо не передаются в инспекцию труда. Компания может пройти по тем же спискам, по которым потом пойдёт инспектор, не создавая себе следа в надзорных системах.
Наконец, предостережение не является предписанием. Привлечь к административной ответственности на основании самого предостережения нельзя, оно не обязательно к исполнению. Игнорировать его тоже не стоит: Роструд ведёт учёт объявленных предостережений и использует эти данные при подготовке дальнейших профилактических и контрольных мероприятий.
Факт: перечень индикаторов риска утверждён приказом Минтруда от 30.11.2021 № 838н, в действующей редакции по приказу от 08.12.2025 № 685н в нём девять позиций, а сам приказ действует до 31 декабря 2026 года. Индикатор срабатывает автоматически по данным, которые работодатель передал в государственные системы сам.
Что проверить до того, как придёт первое обращение
Подготовка к обращению отличается от подготовки к плановой проверке: времени на сбор комплекта почти нет, срок указан в самом документе. Пройдите по списку заранее.
- Кто получает. Назначен ли ответственный за электронный канал: личный кабинет организации и адрес электронной почты, на который приходят документы контрольных органов. Без закреплённого человека документ лежит непрочитанным, а срок идёт.
- Чем подписываете ответ. Есть ли действующая усиленная квалифицированная подпись организации и у кого именно она на руках. Возражения на предостережение допускается подавать электронным документом, подписанным такой подписью.
- Даты выплат. Совпадают ли даты выплаты зарплаты в правилах внутреннего трудового распорядка и в трудовых договорах с фактическими датами платежей за последние полгода. Это предмет почти половины обращений.
- Порядок идентификации. Описан ли в локальном акте порядок идентификации работника при подписании кадрового документа и фиксирует ли система дату и обстоятельства выдачи подписи.
- Сроки по каждому человеку. Ведутся ли сроки повторного обучения и инструктажей от даты по каждому работнику, а не от даты приказа на подразделение. В практике Добыто это первое, что выносят в систему при переходе на кадровый электронный документооборот: вручную такие сроки теряются чаще всего.
- Комплект на выгрузку. Проверьте, какие документы существуют у вас только в электронном виде, и чем вы подтвердите их подлинность, если инспектор или суд запросят подлинник.
Лайфхак: разводите во времени выдачу электронной подписи работнику и первые кадровые действия с ней. Совпадение даты выдачи подписи и даты заявления об увольнении суд читает как обстоятельство не в пользу работодателя, даже когда Положение о КЭДО и перечень документов оформлены правильно.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Профилактический визит — единственный формат, где можно показать документы и получить замечания без штрафа. Обратной связи по индикаторам риска нет, предупреждения нет, объясниться до мероприятия негде, поэтому отказ от визита — худшее решение из возможных. Если визит назначен, идите на него и используйте как бесплатную диагностику комплекта.»
Стоимость перевода кадровых документов в электронный вид
Стоимость зависит от численности сотрудников и от того, нужны ли интеграция с 1С и электронный архив для хранения комплекта под запросы инспекции.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | годовой период |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск электронных подписей ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | в рамках подключения |
| Интеграция с 1С:ЗУП готовым модулем | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
Итоговая сумма считается от численности и выбранного набора функций: электронный архив, кастомные шаблоны и приоритетная поддержка входят в тариф «Бизнес», а выделенный сервер и кастомные интеграции считаются отдельно. Условия по каждому тарифу и состав функций собраны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Платформа соответствует требованиям 377-ФЗ, статей 22.1-22.3 Трудового кодекса РФ и 152-ФЗ о персональных данных, а переход между тарифами возможен в любое время с пропорциональным пересчётом разницы за оставшийся период.
Выводы
Через портал компания получает не жалобу работника, а решение инспектора по ней: запрос, предостережение, решение о мероприятии либо уведомление о визите. С 2026 года всё это приходит электронно, поэтому исход определяется не качеством архива, а тем, кто в компании читает входящий канал и укладывается в срок, указанный внутри документа. Анонимное обращение до работодателя не доходит, а предостережение штрафа не создаёт, но в надзорной истории остаётся.
Мы в Добыто выстраиваем кадровый документооборот так, чтобы комплект под запрос собирался выгрузкой за минуты, а сроки обучения, ознакомления и подписания велись по каждому работнику и не терялись между приказами на подразделение.
Частые вопросы
Узнает ли работодатель, кто именно подал обращение
Не обязательно. По статье 358 ТК РФ государственные инспекторы труда обязаны считать конфиденциальным источник жалобы и воздерживаться от сообщения работодателю сведений о заявителе, если проверка проводится в связи с его обращением, а заявитель против раскрытия этих данных. На практике предмет обращения часто позволяет определить круг лиц, но требовать от инспекции имя заявителя работодатель не вправе.
Какой подписью подаются возражения на предостережение
Возражения оформляются на бумаге либо в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью. Срок подачи — 10 дней со дня получения предостережения по пункту 23 Положения, утверждённого постановлением Правительства от 21.07.2021 № 1230. Ответ на возражения направляется работодателю в течение 20 рабочих дней.
Есть ли срок давности по нарушениям, выявленным после обращения
По части 1 статьи 4.5 КоАП срок давности привлечения к административной ответственности за нарушение трудового законодательства составляет один год. Обращение, поданное позже, инспекция рассмотрит и ответит заявителю, но привлечь к ответственности по истечении срока давности уже нельзя. При длящихся нарушениях срок считается со дня обнаружения.
Чем обращение работника отличается от жалобы компании на решение инспекции
Это два разных канала. Работник подаёт обращение на Онлайнинспекция.рф с авторизацией через Госуслуги, срок рассмотрения — 30 дней. Компания обжалует решения контрольного органа, акты, предписания и действия должностных лиц в досудебном порядке по статье 40 248-ФЗ через единый портал государственных услуг, срок подачи жалобы — 30 дней, и такое обжалование предшествует обращению в суд.
Отражаются ли предостережения и профилактические визиты в государственном реестре
Да. В единый реестр контрольных (надзорных) мероприятий вносятся сведения не только о проверках и их результатах, но и о предостережениях и профилактических визитах. Поиск ведётся по ИНН организации, доступ свободный, поэтому компания видит свою надзорную историю так же, как её видит контрагент.
Можно ли пройти проверочные листы инспекции, не привлекая её внимания
Можно. Сервис «Электронный инспектор» содержит 79 тематических проверочных листов по трудовому законодательству и охране труда, по итогам формируется акт самопроверки с рекомендациями и шаблонами документов. Результаты самопроверки в инспекцию труда не отправляются, доступ бесплатный и свободный.
