Уведомление о приеме на работу: сроки и адресаты 2026

Уведомление о приеме на работу подается не в одно ведомство, а в четыре разных адреса, и сроки у них не совпадают. Сведения о трудовой деятельности в подразделе 1.1 формы ЕФС-1 уходят в Социальный фонд России не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа о приеме. Сведения о принятом работнике, подлежащем воинскому учету, направляются в военный комиссариат в течение 5 дней. Уведомление о заключении договора с иностранным гражданином подается в территориальный орган МВД не позднее 3 рабочих дней с даты заключения. Сообщение о приеме бывшего государственного или муниципального служащего уходит прежнему нанимателю в десятидневный срок. Главное различие в отсчете: по трудовому договору срок ЕФС-1 считается от даты приказа, а по договору ГПХ — от даты заключения договора, а не от дня, когда исполнитель начал работу.

Ниже разобран каждый адресат: кто попадает под воинский учет, почему по бывшему госслужащему не принимают скан, чем отличается уведомление по иностранцу на ГПХ от уведомления по трудовому договору. Отдельный раздел закрывает обратный вопрос — куда уведомление о приеме подавать не нужно, хотя кадровики регулярно об этом спрашивают: приставы, уголовно-исполнительная инспекция, налоговая. Размеры штрафов по каждому составу, сценарная таблица по типам приема, чек-лист подготовки до даты приема и стоимость подключения КЭДО — во второй половине статьи.

Кому подают уведомление о приеме на работу и в какие сроки

Обязанность уведомить о приеме возникает не у каждого работодателя и не по каждому работнику. Базовый адресат один и тот же всегда: подраздел 1.1 формы ЕФС-1 в Социальный фонд России подается и по трудовому договору, и по договору ГПХ, по которому начисляются страховые взносы. Остальные три адресата включаются от свойств конкретного человека — воинский учет, иностранное гражданство, государственная или муниципальная служба в последние два года. Пятый адресат, реестр Минтруда, зависит не от работника, а от того, как в компании устроено обучение по охране труда.

Сводная таблица собрана по контрольным точкам, которые кадровая служба обязана отработать при оформлении приема.

Сроки в таблице отсчитываются от трех разных событий: от даты приказа, от даты приема и от даты заключения договора. Один прием способен дать три несовпадающие контрольные даты, поэтому в кадровом календаре отмечается не «прием 14-го числа», а каждая точка отдельно.

ЕФС-1 в Социальный фонд: от какой даты идет отсчет

Подраздел 1.1 подается по каждому кадровому мероприятию отдельно. Срок привязан не к дню, когда человек фактически вышел на работу, а к дню издания приказа: приняли в среду — отчет уходит в четверг, оформили приказ в пятницу — крайний срок ближайший понедельник. Порядок заполнения подраздела, актуальные форматы и контрольные соотношения Социальный фонд ведет в собственной базе знаний по форме ЕФС-1, и сверяться удобнее там, а не по пересказам в подборках.

По договору ГПХ логика другая. Мероприятие называется «начало договора ГПХ», срок считается от даты заключения договора, а в графе с датой начала периода работы указывается дата начала работ. Если договор подписан 3 марта, а работы начинаются 20 марта, уведомление уходит до 4 марта. Именно здесь чаще всего теряют срок: заказчик ждет, пока исполнитель приступит к работе, а обязанность уже наступила.

Финансовая санкция за просрочку — 500 рублей за каждое застрахованное лицо. По массовому приему на склад или в розницу сумма складывается из числа людей, а не из числа отчетов. Отдельно есть состав по статье 15.33.2 КоАП РФ для должностного лица, ответственного за представление сведений персонифицированного учета. При этом финансовой санкции можно избежать: если ошибку или пропуск вы нашли сами и подали сведения до того, как их обнаружил фонд, либо уложились в 5 рабочих дней с даты уведомления фонда об устранении расхождений.

Важный нюанс из практики: при споре и при проверке в первую очередь смотрят не сам документ, а дату его подписания и журнал действий в системе. Тот же журнал, который подтверждает своевременное подписание приказа, покажет и дату выдачи ключа электронной подписи, и отсутствие активности работника при формально подписанном документе. Мы сверяем журнал подписания до проверки, а не после того, как инспектор задал вопрос.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Приказ, оформленный задним числом, ломает не один документ, а всю цепочку сроков. От его даты считается день подачи подраздела 1.1, и если дата приказа расходится с фактической датой подписания в системе, вопрос будет уже не к отчету, а к достоверности кадрового документа. Проверьте по журналу подписания, совпадает ли дата приказа с датой, когда его реально подписали.»

Соберите приказ о приеме, от даты которого пойдет отсчет срока

Военкомат: 5 дней на сведения о принятом работнике

Сведения подаются по гражданам, которые состоят на воинском учете, и по тем, кто обязан состоять, но на учете не стоит. Вторая категория выпадает чаще всего: человек принес паспорт без военного билета, кадровик не нашел отметки и решил, что подавать нечего. Обязанность при этом сохраняется, а срок — 5 дней со дня приема на работу. Форма приведена в приложении 2 к Положению о воинском учете, утвержденному постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 № 719, и та же форма используется при увольнении.

Штраф по статье 21.4 КоАП РФ составляет 40 000-50 000 рублей и накладывается на должностное лицо — руководителя или работника, назначенного ответственным за воинский учет приказом. Формулировка «не уведомил или уведомил несвоевременно» означает, что опоздание на один день и полное отсутствие сведений квалифицируются одинаково.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Женщины тоже попадают под воинский учет, если у них есть военно-учетная специальность: медицинские работники, специалисты по связи, вычислительной технике, картографии. При приеме медсестры или фельдшера сведения в военкомат подаются на общих основаниях, и это одна из самых частых потерь в медицинских организациях и в частных клиниках.

Иностранный работник: 3 рабочих дня в МВД

Уведомление подается в территориальный орган МВД по вопросам миграции того субъекта, где иностранный гражданин будет работать, не позднее 3 рабочих дней с даты заключения договора. Обязанность не зависит от вида договора: трудовой договор и договор ГПХ на выполнение работ или оказание услуг уведомляются одинаково. Не зависит она и от того, из какой страны приехал работник: граждане государств ЕАЭС, которым не нужно разрешение на работу, все равно попадают под уведомление.

Ставки по статье 18.15 КоАП РФ отличаются от остальных составов на порядок: 400 000-800 000 рублей на организацию и 35 000-50 000 рублей на должностное лицо, с возможностью административного приостановления деятельности. Отдельный счет идет по каждому работнику, поэтому прием бригады из шести человек без уведомлений превращается в шесть самостоятельных дел.

Второй частый пропуск — уведомление по второму договору. Если с тем же иностранным гражданином заключается новый договор (например, трудовой договор после договора ГПХ), уведомляется каждое заключение отдельно. Логика ведомства проста: уведомляется не человек, а факт возникновения договорных отношений.

Бывший госслужащий: 10 дней и только оригинал

Статья 64.1 ТК РФ и часть 4 статьи 12 Федерального закона от 25.12.2008 № 273-ФЗ обязывают работодателя сообщить о приеме гражданина, который в течение двух лет до этого замещал должность государственной или муниципальной службы из установленного перечня. Срок — десять дней, адресат — представитель нанимателя по последнему месту службы. Роструд разбирает этот порядок в отдельной памятке о приеме на работу бывшего государственного и муниципального служащего, там же указано, какие сведения обязательно включаются в сообщение.

Направляется оригинал сообщения. Скан на официальный электронный адрес госоргана обязанность не закрывает: формально сообщение считается непредставленным, а состав по статье 19.29 КоАП РФ — это 100 000-500 000 рублей на организацию. Правонарушение по этой статье суды не признают малозначительным, то есть рассчитывать на устное замечание не стоит.

Единственная реальная защита — анкета кандидата с прямым вопросом о государственной и муниципальной службе за последние два года и подписью соискателя. Если человек при трудоустройстве не сообщил, что замещал такую должность, работодатель может быть освобожден от ответственности. Без подписанной анкеты доказывать нечем.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «В спорах по кадровым документам сначала доказывается право компании вообще вести документ в том виде, в каком он оформлен, и только потом — что документ подписан конкретным человеком. Если первое рассыпается, до второго дело не доходит. Поэтому анкету, согласие на обработку персональных данных и уведомление о порядке ведения документов мы закрываем до даты приема, а не в первую рабочую неделю.»

Куда уведомление о приеме подавать не нужно

Часть адресатов кадровики добавляют себе сами, по аналогии с увольнением. Разбор этих случаев экономит время и снимает лишнюю переписку.

• Судебный пристав. При приеме должника уведомлять пристава работодатель не обязан. Сообщить о новом месте работы обязан сам должник. Обязанности работодателя начинаются с момента поступления исполнительного документа, а при увольнении должника исполнительный документ возвращается приставу с отметкой об удержаниях.
• Уголовно-исполнительная инспекция. Отдельного уведомления о приеме осужденного к исправительным работам с установленным сроком нет. Обязанности администрации организации возникают позже: предварительно уведомить инспекцию о переводе на другую должность или об увольнении, сообщать о примененных мерах поощрения и взыскания и об уклонении от отбывания наказания.
• Налоговая служба. Отдельного уведомления о приеме в ФНС не предусмотрено. Работник попадает в отчетность через расчет по страховым взносам и персонифицированные сведения о физических лицах в общие сроки.
• НОБД. Национальная образовательная база данных — информационная система системы образования Казахстана, через ее HR-модуль там размещают вакансии и проводят конкурс на педагогические должности. В российской процедуре приема педагога такого уведомления нет, и путаница возникает из-за общей русскоязычной выдачи по запросу.

По педагогическим работникам критично другое: до заключения трудового договора нужна справка об отсутствии судимости по статьям, перечисленным в статье 351.1 ТК РФ. Это не уведомление, а допуск к работе, и получить его задним числом нельзя.

Охрана труда при приеме: инструктаж, протокол и реестр Минтруда

Вводный инструктаж проводится до начала самостоятельной работы, его проводит специалист по охране труда или иное лицо, назначенное приказом, а при отсутствии специалиста в штате — руководитель организации. Инструктаж на рабочем месте проводит непосредственный руководитель работника, и подменять его начальником другого подразделения нельзя: ответственность по этому составу доходит до 50 000-80 000 рублей на организацию. Проводить инструктажи имеет право только тот, кто сам обучен в учебном центре и имеет протокол и удостоверение. Журнал с подписями при отсутствии протокола правового значения не имеет.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Если компания обучает работников требованиям охраны труда своими силами, она регистрируется в реестре Минтруда и передает туда сведения о проверке знаний. Срок внесения Правилами, утвержденными постановлением Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464, не установлен, и это создает ложное ощущение, что торопиться некуда. Последствие наступает без срока: до внесения у протокола нет регистрационного номера, а протокол без номера недействителен.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Конструкция «срока нет, а последствия есть» — самая опасная в кадровом учете. По реестру Минтруда мы рекомендуем закрывать внесение в течение недели после проверки знаний, максимум месяца. Иначе инспектор задаст прямой вопрос: почему работник прошел проверку в мае, а внесен в октябре, и что происходило с допуском все эти месяцы.»

Для микропредприятий послабление существенное: обучение по программам А и Б, обучение первой помощи и обучение по использованию средств защиты проводятся в ходе инструктажа на рабочем месте, уведомление о самостоятельном обучении не требуется, протокол не оформляется, комиссия не формируется, внесение в реестр не нужно. Программа В в это послабление не входит. Проверить статус микропредприятия можно по единому реестру субъектов малого и среднего предпринимательства: учреждение с пятью работниками микропредприятием не является автоматически.

Что об этом думает ГИТ: инспектор проверяет не только папку с документами, но и самих работников — спрашивает, проводился ли вводный инструктаж и что на нем рассказывали. Если работники отвечают, что с ними ничего не проводилось, у инспектора появляется доказательство фиктивности документов, и аккуратно оформленный журнал в этой ситуации работает против работодателя.

Что проверить до даты приема, чтобы не сорвать сроки

Большинство пропущенных уведомлений — следствие не забывчивости, а отсутствия исходных данных на момент издания приказа. Кандидат не принес военный билет, не заполнил графу о прежней службе, не подтвердил статус. Приказ издается, срок начинает течь, а данных для уведомления нет.

1. Анкета с тремя обязательными вопросами: отношение к воинскому учету, гражданство, замещение должностей государственной или муниципальной службы за последние два года. Подпись кандидата на анкете — основание для освобождения от ответственности по статье 19.29 КоАП РФ.
2. Проверка перечня должностей. Не каждый бывший служащий попадает под статью 64.1 ТК РФ: значение имеет включение должности в установленный перечень.
3. Документы воинского учета. Военно-учетная специальность нужна для заполнения формы, поэтому военный билет или справка запрашиваются до даты приема, а не в первый рабочий день.
4. Электронная подпись работника, если кадровые документы ведутся в КЭДО. Выпуск подписи занимает время, а без подписанного документа дата приказа расходится с фактической. На проектах Добыто выпуск подписи для новичка мы ставим отдельной задачей рекрутеру вместе с оффером, чтобы к дате приказа подпись уже была на руках.
5. Ответственный за каждое уведомление. Воинский учет, миграционные уведомления и ЕФС-1 нередко закреплены за разными сотрудниками, и общий срок держится на том, кто первым узнает о приеме.

Как выстроить подачу уведомлений при приеме: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. До даты приема соберите анкету, документы воинского учета, документы о гражданстве и справки по должности, если они обязательны по закону.
2. Шаг 2. Определите набор адресатов по конкретному человеку: Социальный фонд всегда, военкомат, МВД и прежний наниматель — по свойствам работника.
3. Шаг 3. Зафиксируйте дату приказа о приеме и дату заключения договора. От первой считается срок по трудовому договору, от второй — по договору ГПХ и по миграционному уведомлению.
4. Шаг 4. Поставьте в календарь три отдельные контрольные даты: следующий рабочий день, третий рабочий день и пятый день. Десятидневный срок по бывшему служащему добавляется отдельной задачей.
5. Шаг 5. Подайте подраздел 1.1 формы ЕФС-1 и сохраните протокол приема от оператора: он подтверждает дату отправки.
6. Шаг 6. Направьте сведения в военкомат и уведомление в МВД, оставив у себя экземпляр с отметкой о приеме либо документ об отправке.
7. Шаг 7. Сложите подтверждения отправки в одно дело по работнику вместе с приказом и договором. При проверке спрашивают не факт подачи, а доказательство даты.

Чего КЭДО за кадровика не сделает

Система кадрового электронного документооборота ускоряет то, что происходит внутри компании: подписание трудового договора и приказа, ознакомление с ЛНА, маршрут согласования. Сами уведомления в ведомства идут по своим каналам — ЕФС-1 через оператора электронного документооборота или личный кабинет страхователя, миграционное уведомление лично либо почтой, сведения в военкомат по установленной форме. КЭДО сокращает разрыв между решением о приеме и датой приказа, но не заменяет отправку в СФР, МВД и военкомат.

В практике Добыто мы закладываем в маршрут приема блок-задачи: после подписания трудового договора задача автоматически уходит ответственному за уведомления и в административную службу на подготовку рабочего места. Это не отменяет ручную подачу, но убирает главную причину просрочки — кадровик узнает о приеме позже, чем издан приказ.

Образцы документов для оформления приема и уведомлений

Комплект собран под один прием: начинайте с приказа по форме Т-1, потому что именно от его даты считается срок подачи сведений в Социальный фонд.

Сценарии приема: что критично, а что вторично

Универсального набора уведомлений нет: состав адресатов меняется от типа приема. Таблица показывает, на чем держится срок в каждом сценарии и что при этом не является узким местом.

Два сценария из таблицы дают просрочку чаще остальных: ГПХ, где отсчет идет от подписания договора, и дистанционный прием, где приказ формально издан, а подписан через несколько дней.

Сколько стоит просроченное уведомление

Цена ошибки складывается не из одного штрафа. Просрочка по ЕФС-1 на массовом приеме умножается на число людей: 30 принятых кладовщиков дают 15 000 рублей финансовой санкции при ставке 500 рублей за застрахованное лицо. Пропущенное уведомление по шести иностранным работникам считается шестью составами по статье 18.15 КоАП РФ, где нижняя граница для организации — 400 000 рублей за каждого. Просрочка по воинскому учету бьет по должностному лицу лично, а повторное нарушение трудового законодательства по статье 5.27 КоАП РФ добавляет дисквалификацию руководителя.

Кейс из практики: IT-компания на 250 сотрудников с 50 одновременно открытыми вакансиями теряла сроки не на отчетности, а на доставке документов: приказ подписывался, когда бумаги возвращались от удаленного работника курьером. После перевода приема в электронный вид подписание стало происходить в день выхода, вплоть до случаев, когда работник подписывал документ из другого города в течение нескольких часов. Дата приказа и дата подписания перестали расходиться, и контрольная точка по ЕФС-1 сдвинулась на реальный следующий рабочий день.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Самая дорогая ошибка при приеме — не пропущенный отчет, а разорванная цепочка ответственных. Рекрутер знает дату выхода, кадровик издает приказ, за воинский учет отвечает третий человек, за миграционные уведомления четвертый. Проверьте, кто в вашей компании узнает о приеме в день издания приказа, а кто через неделю: сроки срываются именно на этом разрыве.»

Стоимость КЭДО для оформления приема и кадровых уведомлений

Стоимость зависит от численности подключенных сотрудников, набора видов электронной подписи и потребности в интеграции с учетной системой.

По тарифу «Бизнес» действует минимальная оплата: 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год. Итоговая сумма зависит от численности и выбранного набора функций, поэтому расчет удобнее сверять по действующим тарифам ДОБЫТО КЭДО, где указаны состав каждого тарифа и условия перехода между ними.

Переход между тарифами доступен в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Отдельной платы за электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников нет ни на одном тарифе.

Выводы

Уведомление о приеме — это не один документ, а набор из нескольких адресатов с разными сроками и разными точками отсчета. Социальный фонд ждет подраздел 1.1 формы ЕФС-1 на следующий рабочий день после приказа, военкомат — сведения в течение 5 дней, МВД — уведомление по иностранцу в 3 рабочих дня, прежний наниматель бывшего служащего — оригинал сообщения в 10 дней. Приставы, уголовно-исполнительная инспекция и налоговая в этот список не входят, а по педагогу критична справка об отсутствии судимости, а не уведомление. Основная причина просрочки не в незнании сроков, а в том, что данные для уведомления собираются после издания приказа.

Мы в Добыто закрываем разрыв между решением о приеме и датой приказа: документы подписываются в день выхода, а маршрут приема раздает задачи ответственным за воинский учет, миграционные уведомления и отчетность в тот же день. Сроки при таком порядке считаются от реальных дат, а не от дат, которые пришлось восстанавливать по переписке.

Частые вопросы

Нужно ли подавать сведения о приеме по внешнему совместителю и по сотруднику на неполном дне

Да. Подраздел 1.1 формы ЕФС-1 подается по каждому трудовому договору, а не по человеку. Внешний совместитель для второго работодателя — обычный прием, и срок тот же: следующий рабочий день после издания приказа. Продолжительность рабочего дня и размер ставки на срок подачи не влияют. Обучение по охране труда и инструктажи внешний совместитель тоже проходит заново у нового работодателя.

Что делать, если приказ издан, а работник не вышел на работу

Если работник не приступил к работе в день начала работы, трудовой договор аннулируется по статье 61 ТК РФ. Ранее поданное мероприятие «прием» в подразделе 1.1 отменяется корректирующей формой с признаком отмены. Тянуть с корректировкой не стоит: недостоверные сведения в персонифицированном учете наказываются по той же части 3 статьи 17 закона 27-ФЗ, что и просрочка, — 500 рублей за застрахованное лицо.

Подается ли уведомление в военкомат, если работник принят на должность в другом городе

Сведения направляются в военный комиссариат по месту воинского учета работника, а не по месту нахождения головного офиса. При приеме в обособленное подразделение это обычно военкомат того муниципального образования, где человек состоит на учете. Срок остается прежним — 5 дней со дня приема, и он не продлевается из-за пересылки документов между подразделениями.

Нужно ли уведомлять МВД, если иностранный исполнитель зарегистрирован как самозанятый

Уведомление подается при заключении с иностранным гражданином и трудового договора, и договора гражданско-правового характера на выполнение работ или оказание услуг. Налоговый статус исполнителя сам по себе обязанность не снимает: уведомляется факт заключения договора, а не режим налогообложения дохода. Срок общий — 3 рабочих дня с даты заключения, ставки по статье 18.15 КоАП РФ те же.

Срок уже пропущен: подавать или ждать запроса

Подавать немедленно и текущей датой. По ЕФС-1 самостоятельное исправление до обнаружения ошибки фондом снимает финансовую санкцию, а при получении уведомления об устранении расхождений есть 5 рабочих дней. По воинскому учету и миграционным уведомлениям штраф за просрочку сохранится, но длящееся нарушение прекратится, и появится основание просить о предупреждении вместо штрафа. Отдельно зафиксируйте письменно, когда и почему сведения поступили к вам позже.

Нужно ли заносить принятого педагога в НОБД

Нет. НОБД — национальная образовательная база данных Республики Казахстан, через ее HR-модуль там размещают вакансии организаций образования и проводят электронный конкурс на педагогические должности. В российской процедуре приема педагогического работника такого уведомления нет: обязательными остаются справка об отсутствии судимости по статье 351.1 ТК РФ, подраздел 1.1 формы ЕФС-1 и сведения в военкомат, если работник подлежит воинскому учету.