Приём на работу нового сотрудника запускает четыре внешних уведомления, и все они лежат на работодателе. В Социальный фонд России уходит подраздел 1.1 формы ЕФС-1 не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа о приёме. В военный комиссариат подаются сведения о работнике, подлежащем воинскому учёту, в течение 5 дней. В территориальный орган МВД по вопросам миграции направляется уведомление о заключении договора с иностранным гражданином в течение 3 рабочих дней. Прежнему нанимателю бывшего государственного или муниципального служащего сообщают в течение 10 дней. Состав адресатов определяет не отрасль и не должность, а статус самого работника: военнообязанный, иностранец, экс-чиновник или инвалид на квотируемом месте.
Разбираем каждое уведомление по отдельности: срок, форму, канал подачи и размер штрафа за пропуск. Отдельно показываем адресатов, которых уведомлять не нужно, хотя их регулярно вписывают в самодельные чек-листы. Дальше в статье сценарная таблица по категориям работников, матрица внутренних уведомлений, порядок рассылки за один рабочий день, образцы кадровых документов, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы.
Кого уведомить о приёме на работу: перечень адресатов и сроки
Обязанность уведомить возникает не из факта найма как такового, а из четырёх разных законов, у каждого из которых свой адресат и свой счёт дней. Таблица сводит их в один рабочий перечень.
| Адресат | Кого касается | Срок | Ответственность |
|---|---|---|---|
| Социальный фонд России, подраздел 1.1 формы ЕФС-1 | все работники по трудовому договору | не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа о приёме | предупреждение или штраф 300-500 руб. на должностных лиц |
| Военный комиссариат | граждане, подлежащие воинскому учёту | 5 дней с даты приёма | 40 000-50 000 руб. на должностных лиц по статье 21.4 КоАП РФ |
| Территориальный орган МВД по вопросам миграции | иностранные граждане и лица без гражданства | 3 рабочих дня с даты заключения договора | 35 000-50 000 руб. на должностных лиц и 400 000-800 000 руб. на юрлиц по статье 18.15 КоАП РФ |
| Представитель нанимателя по последнему месту службы | бывшие государственные и муниципальные служащие в течение 2 лет после увольнения со службы | 10 календарных дней с даты заключения трудового договора | 20 000-50 000 руб. на должностных лиц и 100 000-500 000 руб. на юрлиц по статье 19.29 КоАП РФ |
| Служба занятости через портал «Работа России», закрытие вакансии | работодатели, ранее разместившие вакансию на портале | 5 рабочих дней со дня изменения сведений, часть 6 статьи 53 Федерального закона от 12.12.2023 № 565-ФЗ | общая ответственность за непредставление сведений в госорган |
| Служба занятости, отчёт о выполнении квоты для инвалидов | работодатели со среднесписочной численностью от 35 человек | ежемесячно, не позднее 10-го числа месяца, следующего за отчётным | форма № 7, утверждённая приказом Минтруда от 16.04.2024 № 195н |
Первые четыре строки привязаны к конкретному человеку, последние две к работодателю как таковому: их подают независимо от того, кого именно приняли, если вакансия висела на портале или в компании работает от 35 человек. Самый короткий срок у СФР, самый дорогой пропуск у уведомления в МВД.
Что проверить до первого рабочего дня
Перечень адресатов собирается не в день приёма, а на этапе, когда кандидат приносит документы. К этому моменту становится понятно, сколько уведомлений придётся отправить и кто их готовит.
- Гражданство и основание пребывания. Иностранец или лицо без гражданства добавляют уведомление в МВД и срок в 3 рабочих дня, который отсчитывается со следующего рабочего дня после заключения договора.
- Отношение к воинскому учёту. Документы воинского учёта смотрят до подписания трудового договора: от них зависит, уйдут ли сведения в военный комиссариат в пятидневный срок.
- Последнее место работы за два года. Если в трудовой книжке или в форме СТД-Р стоит государственная либо муниципальная служба, включается статья 64.1 ТК РФ и десятидневный срок.
- Наличие справки об инвалидности. Приём на квотируемое рабочее место отражается в ежемесячной отчётности по квоте.
- Наименование должности по классификатору. Название в приказе, трудовом договоре и штатном расписании должно совпадать, иначе расхождение всплывёт при сверке отчётности.
- Кто в компании назначен ответственным за каждое уведомление. Персональная ответственность по статьям 21.4 и 19.29 КоАП РФ ложится на должностное лицо, а не на организацию абстрактно.
СФР, военкомат и МВД: три уведомления с жёсткими сроками
Эти три адресата закрывают подавляющее большинство случаев приёма. Сроки у них разные по природе: один считается от даты приказа, второй от даты приёма, третий от даты заключения договора.
Социальный фонд России: подраздел 1.1 ЕФС-1 на следующий рабочий день
Подраздел 1.1 подраздела «Сведения о трудовой (иной) деятельности» подаётся по каждому кадровому событию, и приём на работу входит в их число. Срок один рабочий день после издания приказа: приняли сотрудника в пятницу с приказом от пятницы, отчёт уходит в понедельник. С 1 января 2026 года действует новая форма ЕФС-1, утверждённая приказом СФР от 17.11.2025 № 1462. В подразделе 1 раздела 1 статус зарегистрированного лица заменён на код категории застрахованного лица, поэтому шаблоны выгрузки из учётной системы перед первым приёмом в 2026 году нужно обновить.
Ошибка, которая встречается чаще прочих, техническая, а не юридическая: приказ издан задним числом, а отчёт отправлен по фактической дате выхода. Срок считается от даты приказа, и расхождение видно проверяющему сразу.
Факт: с 1 января 2026 года применяется классификатор профессий ОК 016-2025, введённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст взамен ОК 016-94. При изменении наименования или кода должности требуется приказ о внесении изменений в штатное расписание либо утверждение его в новой редакции, а также дополнительные соглашения к трудовым договорам.
Военный комиссариат: 5 дней на сведения о работнике
Организации направляют в военные комиссариаты сведения о гражданах, подлежащих воинскому учёту, в течение 5 дней с даты приёма или увольнения. Основание — Положение о воинском учёте, утверждённое постановлением Правительства от 27.11.2006 № 719. В том же пятидневный срок сообщают об изменении семейного положения, образования, должности, места жительства, состояния здоровья и других учитываемых данных. Уточнения о характере дней в норме нет, на практике срок считают в календарных днях, и это ужесточает расчёт: пять дней, попавших на длинные выходные, сгорают целиком.
Подавать сведения можно через федеральный портал Госуслуг, через региональный портал или через иные информационные системы. Единый реестр воинского учёта состоит из двух разделов, воинского учёта и повесток, и работодатель взаимодействует с первым из них. Ответственность по статье 21.4 КоАП РФ с 1 октября 2023 года составляет от 40 000 до 50 000 рублей для должностных лиц работодателя, отдельная ответственность предусмотрена для сотрудника, назначенного ответственным за воинский учёт.
МВД: 3 рабочих дня и новые формы с 1 сентября 2026 года
Уведомление о заключении трудового договора или гражданско-правового договора с иностранным гражданином подаётся в территориальный орган МВД в течение трёх рабочих дней с даты заключения. День самого события в расчёт не входит, отсчёт начинается со следующего рабочего дня. С 1 сентября 2026 года действуют обновлённые бланки, утверждённые приказом МВД России от 12 мая 2026 года № 290 и зарегистрированные Минюстом 2 июня 2026 года под номером 86820.
Что изменилось в формах: появилась обязательная отметка о сроке действия договора либо о его бессрочности, добавлено поле «Пол», для высококвалифицированных специалистов добавлено поле ИНН и убрано поле о профессии. Согласие на обработку персональных данных теперь подаётся отдельным документом, раньше оно было встроено в саму форму. Отдельное согласие удобнее оформлять в момент подписания комплекта при приёме, а не догонять работника через три дня.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Штраф по статье 18.15 КоАП РФ в большинстве регионов составляет от 35 до 50 тысяч рублей для должностных лиц и от 400 до 800 тысяч рублей для юридических лиц, с альтернативой в виде приостановления деятельности на 14-90 суток. В Москве, Санкт-Петербурге, Московской и Ленинградской областях верхние границы выше: до 70 тысяч рублей для должностных лиц и до 1 миллиона рублей для организации. Штраф назначают не только за пропуск срока, но и за неверно заполненную форму или устаревший бланк.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «С 1 марта 2026 года основание для увольнения иностранных работников по статье 327.6 ТК РФ расширено: раньше речь шла только об ограничениях, установленных федеральными законами, указами Президента и постановлениями Правительства, теперь то же правило работает и по актам субъекта РФ. Договор прекращается не позднее окончания срока, указанного в региональном акте. Перед приёмом иностранца проверяйте не только федеральные допустимые доли по отраслям, но и региональный документ: он может закрывать вид деятельности, в котором вы собираетесь его оформить.»
Как разослать уведомления о приёме за один рабочий день: пошаговая инструкция
- Шаг 1. До подписания трудового договора ознакомьте работника под подпись с правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором и другими локальными нормативными актами по статье 68 ТК РФ. Порядок обратный интуитивному: сначала ЛНА, потом договор.
- Шаг 2. Заключите трудовой договор и издайте приказ о приёме. Наименование должности сверьте со штатным расписанием и классификатором ОК 016-2025.
- Шаг 3. В день издания приказа сформируйте подраздел 1.1 ЕФС-1 и отправьте его в СФР. Крайний срок наступает на следующий рабочий день, запас в один день лучше не тратить.
- Шаг 4. Если работник иностранный гражданин, заполните бланк уведомления по приказу МВД № 290, приложите отдельное согласие на обработку персональных данных и подайте уведомление в течение 3 рабочих дней.
- Шаг 5. Если работник подлежит воинскому учёту, отправьте сведения в военный комиссариат через портал Госуслуг в течение 5 дней.
- Шаг 6. Если последние два года работник провёл на государственной или муниципальной службе, направьте письменное сообщение представителю нанимателя по последнему месту службы в течение 10 календарных дней и сохраните подтверждение отправки.
Уведомления, которые нужны не всем: бывший госслужащий, вакансия и квота
Три обязанности из перечня включаются не всегда, но именно на них приходятся самые крупные штрафы и самые частые претензии прокуратуры.
Работодатель, заключивший трудовой договор с гражданином, замещавшим должность государственной или муниципальной службы, в течение двух лет после его увольнения со службы обязан в десятидневный срок сообщить об этом представителю нанимателя по последнему месту службы. Сообщение письменное и содержательное: фамилия, имя и отчество, дата и место рождения, должность на службе, наименование организации-работодателя, дата приказа о приёме, должность и структурное подразделение, а также описание должностных обязанностей. Формальная отписка на одну строку требование не закрывает. Подробный состав сведений и исключение для случая назначения по решению Президента РФ разобраны в памятке Роструда о приёме на работу бывшего государственного и муниципального служащего.
Вторая обязанность связана с порталом «Работа России». Если вакансия была размещена на портале, изменение сведений о ней, включая закрытие после приёма работника, направляется в службу занятости в течение 5 рабочих дней со дня возникновения изменений. Это часть 6 статьи 53 Федерального закона от 12.12.2023 № 565-ФЗ.
Третья касается квоты для инвалидов. Соблюдать её обязаны работодатели со среднесписочной численностью от 35 человек, размер квоты от 2 до 4 процентов устанавливает нормативный акт субъекта РФ. Правила выполнения квоты определены постановлением Правительства от 30 мая 2024 года № 709, отчитываются по форме № 7, утверждённой приказом Минтруда от 16.04.2024 № 195н, ежемесячно не позднее 10-го числа месяца, следующего за отчётным. С 1 сентября 2026 года в эти правила внесены изменения постановлением Правительства от 21.05.2026 № 575.
Кого уведомлять при приёме на работу не нужно
Половина ошибок в самодельных чек-листах приходится не на пропущенные уведомления, а на выдуманные. Лишняя рассылка стоит рабочего времени и создаёт ложное ощущение закрытой процедуры.
- ФНС. Отдельное уведомление о приёме конкретного человека налоговая не получает. Сведения о работнике попадают в неё в составе регулярной отчётности по страховым взносам и персонифицированных сведений, а не разовым сообщением в трёхдневный срок.
- Государственная инспекция труда. ГИТ не уведомляют ни о приёме, ни о численности персонала. Инспекция узнаёт о работнике в ходе проверки или по его обращению.
- Профсоюз. Учёт мнения выборного органа первичной профсоюзной организации предусмотрен для увольнений по отдельным основаниям и для принятия ряда локальных актов. Приём на работу к таким случаям не относится.
- НОБД. Запросы вида «приём на работу НОБД» и «НОБД приём на работу педагога» относятся к казахстанской национальной образовательной базе данных. К перечню уведомлений российского работодателя, включая школы, колледжи и вузы, она отношения не имеет: этот перечень задают ТК РФ, законодательство о персонифицированном учёте, законодательство о правовом положении иностранных граждан и Положение о воинском учёте.
Отдельно про приём педагога. Требования статей 331 и 351.1 ТК РФ, включая справку об отсутствии судимости и уголовного преследования, — это условия допуска к работе и документы, которые работник представляет работодателю. Уведомлением внешнего адресата они не являются, и путать одно с другим не стоит: справку запрашивает и хранит работодатель, никуда её не пересылая.
Внимание: Федеральный закон от 25.05.2026 № 144-ФЗ, действующий с 1 сентября 2026 года, расширил запрет на установление испытательного срока: теперь он охватывает женщин с детьми до трёх лет, раньше действовал предел в полтора года. Условие об испытании в трудовом договоре с такой работницей противоречит закону.
Внутренние уведомления: охрана труда, бухгалтерия, руководитель
Внешние адресаты дают штрафы, внутренние дают срыв первого рабочего дня. Порядок здесь задаёт не отчётность, а последовательность действий до допуска человека к работе.
Ознакомление с локальными нормативными актами по статье 68 ТК РФ проводится до подписания трудового договора. Охрана труда включается ещё раньше допуска: вводный инструктаж и инструктаж на рабочем месте проводятся до начала самостоятельной работы, и до их проведения человек к работе не допускается. Требование по охране труда при приёме на работу закрывается не одной подписью в журнале, а связкой инструктажей, обучения и, для отдельных должностей, предварительного медосмотра.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Бухгалтерии нужны реквизиты для перечисления заработной платы, заявления на вычеты и сведения о доходах с прошлого места работы. Руководителю подразделения нужен факт выхода и план первых недель, ИТ и службе безопасности — заявка на доступы. Ни одно из этих действий не регулируется сроком в днях, но пропуск любого из них останавливает работу нового сотрудника не хуже, чем отсутствующий приказ. В сервисе Добыто эти шаги собираются в один маршрут: комплект уходит сотруднику на подписание, а кадровик видит статус каждого документа без обхода отделов.
Состав уведомлений заметно меняется в зависимости от того, кого именно приняли. Сценарная таблица показывает, что критично для каждой категории, а что можно отложить.
| Категория работника | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Гражданин РФ, не состоящий на воинском учёте | подраздел 1.1 ЕФС-1 на следующий рабочий день | уведомления в МВД и военный комиссариат не подаются |
| Военнообязанный или призывного возраста | сведения в военный комиссариат в течение 5 дней, проверка документов воинского учёта до подписания договора | отчётность по квоте, если численность меньше 35 человек |
| Иностранный гражданин или лицо без гражданства | уведомление в МВД по бланку приказа № 290 за 3 рабочих дня, отдельное согласие на обработку персональных данных, проверка региональных ограничений по отрасли | внутренние согласования, которые можно провести после подачи уведомления |
| Бывший государственный или муниципальный служащий | письменное сообщение по последнему месту службы за 10 календарных дней с полным составом сведений | форма сообщения свободная, важнее состав сведений и подтверждение отправки |
| Инвалид на квотируемом рабочем месте | отражение в отчёте по форме № 7 до 10-го числа следующего месяца | размер квоты определяет региональный акт, федерального единого процента нет |
| Исполнитель по договору ГПХ | подраздел 1.1 ЕФС-1 по договору, уведомление в МВД, если исполнитель иностранец | ознакомление с ЛНА и инструктажи по охране труда в объёме, предусмотренном для работников, не проводятся |
Строка с ГПХ показывает главную ловушку перечня: часть обязанностей идёт от факта заключения договора, а часть от факта трудовых отношений, и переносить требования одной формы занятости на другую нельзя.
Кейс из практики: ИТ-компания на 250 сотрудников с 50 одновременно открытыми вакансиями и распределёнными командами перевела кадровое оформление в электронный вид после того, как курьерская доставка договоров стала узким местом найма. Первыми в электронный вид ушли самые массовые документы — заявления на отпуск и отгул, затем оформление приёма. Побочный результат оказался важнее ожидаемого: документы перестали ждать подписи руководителя на столе по несколько дней, а значит перестали срываться и привязанные к ним сроки отчётности.
Цена ошибки: во что обходится пропущенное уведомление
Стоимость ошибки считают по трём слагаемым: административный штраф, повторное оформление и время, которое кадровая служба тратит на объяснения проверяющему.
Самый дорогой пропуск — уведомление в МВД. Для организации в Москве, Санкт-Петербурге, Московской и Ленинградской областях верхняя граница по статье 18.15 КоАП РФ достигает 1 миллиона рублей, к тому же санкция допускает приостановление деятельности на срок от 14 до 90 суток. Штраф за одного неоформленного вовремя иностранца легко превышает годовую стоимость обслуживания всей кадровой системы.
Второй по величине — штраф по статье 19.29 КоАП РФ за приём бывшего госслужащего без сообщения по последнему месту службы: от 100 до 500 тысяч рублей на юридическое лицо. Сообщение занимает один лист, а проверяют такие эпизоды выборочно и ретроспективно, через год и два после приёма.
Штраф по статье 21.4 КоАП РФ за непредставление сведений в военный комиссариат составляет от 40 до 50 тысяч рублей на должностное лицо и назначается за каждый эпизод. При приёме десяти военнообязанных в один месяц арифметика становится неприятной. В практике Добыто именно воинский учёт чаще прочих выпадает из процесса при массовом найме: срок короткий, а ответственный за него обычно совмещает эту функцию с основной работой.
Лайфхак: выгружайте журнал действий по спорному документу до начала спора, а не после. Он подтверждает факт отправки и доставки документа и работу с ним конкретного пользователя. Сверку журнала имеет смысл делать перед проверками и перед увольнениями, на которых ожидается конфликт.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «В спорах по электронным кадровым документам работодатель доказывает четыре обстоятельства подряд: получено ли согласие работника на КЭДО, ознакомлен ли он с локальным актом о КЭДО, использовал ли он электронную подпись и получил ли он сам документ. Порядок здесь важнее аккуратности: если рассыпается право компании вообще вести кадровые документы электронно, до анализа конкретной подписи дело не доходит. Поэтому комплект по внедрению КЭДО собирайте раньше, чем первый электронный приказ о приёме.»
Как КЭДО влияет на работу с уведомлениями при приёме
Система кадрового электронного документооборота не подаёт отчётность за работодателя: ЕФС-1 уходит в СФР из учётной системы или через оператора отчётности, уведомление в МВД подаётся по установленной форме, сведения в военный комиссариат идут через Госуслуги. КЭДО сокращает то, что стоит до этих сроков, — подготовку и подписание приказа и трудового договора, от даты которых сроки и считаются.
Разница видна на цифрах времени, которое уходит на оформление одного сотрудника при разном уровне автоматизации. Ручной учёт, базовая автоматизация, КЭДО с электронной подписью и полная связка с учётной системой дают заметно разные показатели, и это напрямую влияет на то, успевает ли кадровик отправить ЕФС-1 в тот же день.
В практике Добыто мы закладываем пилотную группу до раскатки на всю компанию: массовые документы обкатываются на одном подразделении, и только потом в электронный вид уходит оформление приёма. Ошибки настройки маршрутов и прав дешевле ловить на двадцати сотрудниках, чем на тысяче.
Полезно знать: согласие на взаимодействие через КЭДО не требуется от лиц, принятых на работу после 31 декабря 2021 года, у которых по состоянию на эту дату отсутствовал трудовой стаж. От остальных новичков письменное согласие берут по статье 22.2 ТК РФ, иначе электронные документы по такому работнику при споре не сработают.
Что при приёме можно оформить электронно, а что останется на бумаге
Трудовой договор, дополнительные соглашения, приказы, заявления, ЛНА, уведомления и согласия закон допускает в электронном виде при введённом КЭДО. Приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним оформляются исключительно на бумаге по статье 22.1 ТК РФ, и эта позиция подтверждена письмом Минтруда России от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97. Журнал инструктажей по охране труда и трудовая книжка в бумажном варианте тоже остаются вне электронного контура.
Важный нюанс из практики: инспекторы при проверке нередко просят показать всю пачку документов по одному основанию в одном месте, а не ссылку на электронный реестр. Поэтому по каждому приёму имеет смысл держать готовую выгрузку комплекта: договор, приказ, лист ознакомления с ЛНА, согласие на обработку персональных данных.
Когда переход на КЭДО ради уведомлений не оправдан
Если в компании до 15 человек, все работают в одном офисе и приёмы случаются два-три раза в год, отдельная система под задачу уведомлений себя не окупит. Сроки в 1, 3, 5 и 10 дней при таком потоке закрываются календарным напоминанием и ответственным сотрудником. КЭДО начинает давать эффект там, где есть распределённые команды, регулярный поток найма или численность, при которой ручная сверка сроков перестаёт быть надёжной.
Не окупится он и в ситуации, когда основная часть персонала оформлена по договорам ГПХ и с самозанятыми: для них правила статей 22.1-22.3 ТК РФ не действуют, а электронный обмен строится на других основаниях.
Образцы кадровых документов для оформления приёма
Комплект собран под первый рабочий день сотрудника, начинать удобнее с трудового договора: от даты его заключения считается срок уведомления в МВД, а от даты приказа — срок по ЕФС-1.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Трудовой договор: основное место работы | Скачать |
| Приказ о приёме на работу по форме Т-1 | Скачать |
| Форма СТД-Р: сведения о трудовой деятельности | Скачать |
| Лист ознакомления с локальными нормативными актами | Скачать |
| Согласие на обработку персональных данных | Скачать |
| Чек-лист онбординга нового сотрудника | Скачать |
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Локальный акт о порядке электронного взаимодействия решает больше задач, чем кажется. Суды признают переписку по служебной почте подтверждением ознакомления работника с документом, когда обмен системный и когда порядок такого обмена закреплён локальным актом. Промежуточное состояние, при котором все переписываются, но нигде это не описано, — самое уязвимое. Если в компании исторически сложился обмен по почте, его либо закрепляют локальным актом, либо переводят в КЭДО.»
Стоимость подключения КЭДО Добыто: тарифы 2026 года
Стоимость зависит от численности персонала и набора функций: от базового подключения с ПЭП и УНЭП до интеграции с 1С и электронного архива.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес»: 50 сотрудников | 30 000 ₽ в год | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | входят в тариф | выпуск бесплатно |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП (тариф «Бизнес») | входит в тариф | установка и настройка за один день |
Итоговая сумма складывается из численности, набора видов электронной подписи и потребности в интеграции с учётной системой: компании до 25 человек хватает базового набора, а при потоке найма выигрывает связка с 1С, где приказ и договор попадают в электронный контур сразу после кадрового события. Полный состав тарифов и условия перехода между ними опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
УКЭП доступна на тарифе «Бизнес» и оформляется через партнёрские удостоверяющие центры, при этом ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах. Платформа соответствует требованиям 377-ФЗ, статей 22.1-22.3 ТК РФ и 152-ФЗ о персональных данных.
Выводы
Перечень адресатов при приёме определяется статусом работника, а не отраслью работодателя. Обязательный минимум для любого приёма по трудовому договору — подраздел 1.1 ЕФС-1 на следующий рабочий день после приказа. Дальше подключаются военный комиссариат с пятидневным сроком, МВД с тремя рабочими днями по иностранцу и прежний наниматель бывшего служащего с десятью днями. Отчётность по вакансии и по квоте живёт по собственному календарю и от конкретного человека не зависит.
Дороже всего обходятся не сложные случаи, а простые пропущенные сроки: штрафы по статьям 18.15 и 19.29 КоАП РФ измеряются сотнями тысяч рублей на организацию. В Добыто мы выстраиваем оформление приёма так, чтобы приказ и трудовой договор появлялись в системе в день кадрового события, а ответственный за каждое уведомление был назначен заранее и видел свой срок.
Частые вопросы
Сроки уведомлений считаются в календарных или в рабочих днях?
По-разному, и это главная причина просрочек. Подраздел 1.1 ЕФС-1 подаётся не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа. Уведомление в МВД — в течение трёх рабочих дней, причём день заключения договора в расчёт не входит и отсчёт начинается со следующего рабочего дня. Пятидневный срок для военного комиссариата в Положении о воинском учёте не уточнён по характеру дней, и на практике его считают в календарных. Сообщение по последнему месту государственной службы — десять календарных дней.
Нужно ли подавать уведомления при заключении договора ГПХ или работе с самозанятым?
Подраздел 1.1 ЕФС-1 подаётся и по договорам гражданско-правового характера, на вознаграждение по которым начисляются страховые взносы. Уведомление в территориальный орган МВД направляется в течение трёх рабочих дней и при заключении гражданско-правового договора с иностранным гражданином. А вот обязанность направлять сведения в военный комиссариат Положение о воинском учёте связывает с приёмом на работу, поэтому переносить её на исполнителей по ГПХ автоматически нельзя. Требования к работникам по трудовому договору и к исполнителям по ГПХ разводятся по всему перечню, включая ознакомление с ЛНА и инструктажи.
Что делать, если срок уведомления уже пропущен?
Подавать уведомление сразу, не дожидаясь запроса. Самостоятельная подача не освобождает от административной ответственности, но фиксирует дату фактического исполнения обязанности и снимает вопрос о длящемся нарушении. Параллельно стоит поднять весь массив приёмов за период и проверить, единичный это эпизод или системная дыра в процессе: штрафы по статьям 21.4 и 18.15 КоАП РФ назначаются за каждый случай отдельно.
Кто в компании подписывает уведомления и можно ли передать это по доверенности?
Уведомления направляет работодатель, а конкретное должностное лицо назначается приказом: ответственный за воинский учёт, ответственный за кадровое делопроизводство, ответственный за миграционный учёт. Именно на это лицо ложится персональная ответственность по статьям 21.4 и 19.29 КоАП РФ. При электронной подаче от имени организации применяется квалифицированная электронная подпись, а если подписывает не руководитель, полномочия подтверждаются машиночитаемой доверенностью.
Меняет ли перечень уведомлений установление испытательного срока?
Не меняет: испытание — это условие трудового договора, а не отдельное основание для уведомления внешних адресатов. Сроки по ЕФС-1, военному комиссариату и МВД считаются от приказа и договора независимо от того, установлено испытание или нет. При этом с 1 сентября 2026 года запрет на испытание расширен на женщин с детьми до трёх лет, а результат испытания влияет на другой блок обязанностей — при увольнении по его итогам приказ и акт ознакомления оформляются на бумаге.
Нужно ли подавать сведения в военкомат, если работник принят по совместительству или на неполную ставку?
Да. Обязанность привязана к факту приёма гражданина, подлежащего воинскому учёту, а не к размеру ставки и не к тому, основное это место работы или совместительство. Срок тот же — 5 дней с даты приёма. В том же порядке сообщают об изменении должности, места жительства, образования и семейного положения такого работника.
