Приказ о приёме на работу: обязателен ли он в 2026 году

Приказ о приёме на работу с 22 ноября 2021 года не обязателен: по части 1 статьи 68 ТК РФ приём оформляется трудовым договором, а издать на его основании приказ работодатель вправе, но не должен. Тем же 377-ФЗ отменена обязанность знакомить работника с приказом под подпись в трёхдневный срок. При этом приказ остался документом-основанием в двух местах: в графе 4 бумажной трудовой книжки и в подразделе 1.1 формы ЕФС-1, где от даты издания приказа отсчитывается срок подачи сведений в Социальный фонд России. Главное различие для работодателя такое: если в компании ведутся бумажные трудовые книжки, отказ от приказа требует переписать порядок внесения записей; если весь штат перешёл на электронные сведения о трудовой деятельности, приказ можно не издавать вовсе.

Разберём пять ситуаций, в которых приказ остаётся рабочим документом, и те, где его выпускают по инерции. Покажем, что указывать в графе 4 трудовой книжки и в ЕФС-1, когда приказа нет, и почему условие об испытании, вписанное только в приказ, не действует. Отдельно разобраны педагоги, вредные условия, иностранцы и казахстанский НОБД, к которому нормы ТК РФ не применяются. Сроки после приёма, размеры штрафов, стоимость перевода оформления в электронный вид и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Обязателен ли приказ о приёме на работу в 2026 году

Действующая редакция статьи 68 ТК РФ звучит так: приём на работу оформляется трудовым договором, работодатель вправе издать на основании заключённого трудового договора приказ о приёме на работу. Слово «вправе» заменило прежнюю конструкцию, по которой приём оформлялся приказом, а приказ объявлялся обязательным этапом оформления. Вторая часть статьи 68, требовавшая объявить приказ работнику под роспись в трёхдневный срок со дня фактического начала работы, из кодекса исключена.

Из этого следуют три практических вещи. Отсутствие приказа само по себе не является нарушением трудового законодательства и не образует состава по статье 5.27 КоАП РФ. Работник не может требовать приказ как обязательный документ оформления, но вправе получить по статье 62 ТК РФ копии документов, связанных с работой, если приказ издавался. И если приказ всё-таки издан, его содержание должно соответствовать условиям заключённого трудового договора — это требование части 1 статьи 68 сохранилось.

Дальше начинается расхождение между нормой и практикой делопроизводства. Приказ никуда не делся из смежных процедур: он остался опорной точкой в персонифицированном учёте, в трудовых книжках, в архивном хранении и в ведомственных регламентах бюджетных учреждений. Поэтому вопрос звучит не «обязателен ли приказ», а «чем компания заменит приказ там, где на него ссылаются другие документы».

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Значительная часть материалов о приказе написана до вступления поправок в силу, и формулировки там стоят в будущем времени. Мы каждый раз сверяем фразу с действующей редакцией статьи 68, а не с пересказом. Перед тем как переписывать инструкцию по кадровому делопроизводству, откройте текст статьи и посмотрите, в какой части кодекса стоит слово «вправе», — это занимает минуту и снимает половину споров внутри отдела.»

Образцы кадровых документов для оформления приёма

Комплект собран под сценарий приёма: начните с трудового договора, приказ Т-1 берите только если решили его сохранить.

Чем оформляется приём, если приказа нет

Минимальный законный комплект при приёме держится на трудовом договоре и ознакомлении с локальными нормативными актами. Договор заключается в письменной форме в двух экземплярах, каждый подписывается сторонами, один передаётся работнику (статья 67 ТК РФ). С правилами внутреннего трудового распорядка, положением об оплате труда, положением о персональных данных и иными ЛНА, связанными с трудовой деятельностью, работника знакомят под подпись до подписания трудового договора — это часть 3 статьи 68 ТК РФ, и порядок проверок она пережила без изменений. Перечень документов, которые работодатель вправе потребовать при трудоустройстве, закреплён статьёй 65 ТК РФ и разобран в памятке государственной инспекции труда по оформлению работника при приёме на работу.

Ниже — разбор того, что при приёме обязательно по норме, а что компания ведёт по собственному решению.

Из таблицы видно, где именно приказ по-прежнему упоминается нормативно: в графе 4 трудовой книжки и в реквизитах документа-основания ЕФС-1. В обоих случаях норма допускает альтернативу — иное решение работодателя или иной документ, подтверждающий оформление трудовых отношений.

Пять ситуаций, когда приказ о приёме остаётся нужен

Бумажные трудовые книжки. Запись о приёме вносится на основании приказа или иного решения работодателя, и его реквизиты уходят в графу 4. Если приказа нет, в графу 4 вносятся дата и номер трудового договора, но тогда порядок внесения записей нужно описать в локальном акте, иначе кадровик каждый раз решает этот вопрос заново.

Ведомственные и отраслевые регламенты. В государственных и муниципальных учреждениях инструкция по делопроизводству и номенклатура дел прямо предусматривают приказы по личному составу. Отменить приказ решением кадровой службы там нельзя: сначала меняется инструкция.

Допуск к самостоятельной работе после стажировки. По Правилам обучения по охране труда, утверждённым постановлением Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464, работник допускается к самостоятельной работе после инструктажей, обучения и стажировки, а решение о допуске оформляется распорядительным документом. Приказ о приёме его не заменяет: это два разных документа с разными основаниями.

Материальная ответственность. Полная материальная ответственность возникает из отдельного письменного договора по статье 244 ТК РФ. Фраза в приказе о приёме такой договор не создаёт и в споре о взыскании ущерба не работает.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Внутренний контроль в компаниях со сложной оргструктурой. Приказ визируется руководителем подразделения, бухгалтерией и службой безопасности, и для многих компаний это единственная точка, где проверяется соответствие оклада штатному расписанию. Отказ от приказа без замены контрольной процедуры возвращает ошибки в расчёт зарплаты.

Соберите приказ о приёме по форме Т-1 под свою вакансию

Когда приказ можно не издавать

Отказ от приказа даёт эффект в компаниях, где выполняются четыре условия сразу: все работники перешли на электронные сведения о трудовой деятельности, бумажные трудовые книжки не ведутся, компания не относится к бюджетному сектору, а порядок внесения сведений в ЕФС-1 закреплён локальным актом со ссылкой на трудовой договор. При таком наборе приказ становится документом, который никто не читает и который при этом нужно нумеровать, подписывать, хранить 50 лет и предъявлять при проверке.

Ситуация меняется, если хотя бы одно условие не выполнено. Ниже — разбор по сценариям.

В практике Добыто компании отказываются от приказа не разом, а по категориям: сначала новые сотрудники без бумажной трудовой книжки, затем перевод остальных на форму СТД-Р, и только потом правка инструкции по кадровому делопроизводству.

Как перейти на оформление приёма без приказа: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Проверьте, у кого из работников ведётся бумажная трудовая книжка. Пока такие работники есть, приказ либо иное письменное решение остаётся нужен для записи в графу 4.
2. Шаг 2. Проверьте отраслевые и ведомственные требования к делопроизводству. Для бюджетных учреждений порядок задаётся инструкцией, а не решением кадровой службы.
3. Шаг 3. Внесите изменения в локальный акт о кадровом делопроизводстве: укажите, что приём оформляется трудовым договором, а документом-основанием для персонифицированного учёта является трудовой договор с его датой и номером.
4. Шаг 4. Перенастройте выгрузку подраздела 1.1 ЕФС-1 в кадровой программе: срок подачи начинает считаться от даты заключения трудового договора, а не от даты приказа.
5. Шаг 5. Переложите контрольные функции приказа на маршрут согласования трудового договора: соответствие оклада штатному расписанию, наименование должности, дата начала работы, условие об испытании.
6. Шаг 6. Опишите в номенклатуре дел, где хранятся трудовые договоры и какой срок хранения им установлен, чтобы при проверке комплект собирался без приказов.

Форма Т-1 или собственный бланк: что писать в приказе

Унифицированная форма Т-1 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 и с 2013 года не обязательна для коммерческих организаций. Компания вправе разработать свой бланк, и на практике это удобнее: в Т-1 нет полей под удалённый характер работы, под ссылку на дополнительное соглашение и под электронное подписание.

Что бы ни было выбрано, содержание приказа должно совпадать с трудовым договором по каждому существенному пункту: фамилия и должность, структурное подразделение, дата начала работы, характер работы (основная или по совместительству), условия приёма, размер оклада и надбавок, срок испытания. Расхождение приказа и договора в споре толкуется в пользу договора, потому что именно договор является документом оформления приёма.

Отдельная строка — наименование должности. С 1 января 2026 года действует классификатор ОК 016-2025, введённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст взамен ОК 016-94.

Испытательный срок и другие условия: почему приказ их не добавляет

Условие об испытании устанавливается трудовым договором (статья 70 ТК РФ). Если в договоре условия нет, работник считается принятым без испытания, и запись в приказе положения не меняет. Единственное исключение: работник фактически допущен к работе без оформления договора, и тогда условие об испытании оформляется отдельным соглашением до начала работы.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Сроки испытания: общий — до 3 месяцев, для руководителя организации, его заместителей, главного бухгалтера и его заместителей, руководителей филиалов и представительств — до 6 месяцев, при договоре сроком от 2 до 6 месяцев — до 2 недель. Увольнение по результатам испытания требует письменного предупреждения за 3 дня с указанием причин (статья 71 ТК РФ).

В практике Добыто расхождение приказа и договора чаще всего обнаруживается именно в сроке испытания: в договоре 3 месяца, в приказе 6, потому что бланк заполнялся по шаблону предыдущей вакансии. Проверка занимает минуту и делается до подписания.

Та же логика работает и с другими условиями. Материальная ответственность возникает из договора по статье 244 ТК РФ, а не из приказа. Разъездной характер работы, дистанционный формат, режим рабочего времени, отличающийся от общих правил, ненормированный рабочий день — всё это обязательные или дополнительные условия трудового договора по статье 57 ТК РФ. Приказ их фиксирует, но не порождает.

Сроки и документы после приёма: ЕФС-1, трудовая книжка, воинский учёт

Приказ или его отсутствие меняют только точку отсчёта сроков, сами сроки остаются прежними. Подраздел 1.1 формы ЕФС-1 подаётся не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа либо иного документа, подтверждающего оформление трудовых отношений. Без приказа этим документом становится трудовой договор, и в графах документа-основания указываются его вид, дата и номер.

Срок хранения не зависит от того, издавался приказ или нет: приказы по личному составу и трудовые договоры хранятся 50 лет, если делопроизводство по ним завершено после 1 января 2003 года, и 75 лет по более ранним документам. Электронный документ хранится столько же, сколько бумажный.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Первое, что мы проверяем на внедрении, — от какой даты в кадровой программе считается срок подачи ЕФС-1. Если компания отказалась от приказов, а настройка осталась старой, отчёт начинает уходить с задержкой на один день, и это видно только по требованию из фонда. Откройте настройку выгрузки подраздела 1.1 и убедитесь, что документом-основанием там стоит трудовой договор.»

Особые категории: педагоги, вредные условия, иностранцы и НОБД

Педагогические работники принимаются в общем порядке статьи 68 ТК РФ, но к комплекту документов добавляется справка о наличии или отсутствии судимости и факта уголовного преследования (статья 65 ТК РФ). Ограничения на занятие педагогической деятельностью установлены статьями 331 и 351.1 ТК РФ, и проверяются они до заключения трудового договора, а не приказом о приёме.

Запрос «НОБД приём на работу педагога» относится к другой юрисдикции. НОБД — Национальная образовательная база данных Республики Казахстан, и приём педагогов через модуль этой системы регулируется казахстанским законодательством. Нормы ТК РФ, включая статью 68 и отмену обязательного приказа, на процедуры в НОБД не распространяются. Смешивать эти два порядка в одном регламенте нельзя: у российской школы и казахстанской организации образования разные основания приёма и разные документы.

Работники с вредными и опасными условиями труда проходят предварительный медицинский осмотр за счёт работодателя (статья 220 ТК РФ), обучение и стажировку по постановлению Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464. Приказ о приёме здесь не заменяет ни одного из этих документов, а допуск к самостоятельной работе оформляется отдельно.

Для иностранных работников сохраняется уведомление МВД о заключении трудового договора в трёхдневный срок. Отдельно с 1 марта 2026 года действует изменённая редакция статьи 327.6 ТК РФ: основание для прекращения трудового договора ради приведения численности иностранных работников в соответствие с ограничениями работает теперь и по актам субъектов Российской Федерации, а не только по федеральным.

Цена ошибки: штрафы и споры

Само по себе отсутствие приказа санкции не влечёт. Штрафы возникают на смежных участках, где приказ был точкой отсчёта.

Нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ — предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей на должностное лицо и от 30 000 до 50 000 рублей на организацию. Уклонение от оформления либо ненадлежащее оформление трудового договора, а равно заключение договора ГПХ, фактически регулирующего трудовые отношения, по части 4 той же статьи — от 10 000 до 20 000 рублей на должностное лицо и от 50 000 до 100 000 рублей на организацию. Непредставление или недостоверные сведения по ЕФС-1 — 500 рублей за каждое застрахованное лицо по статье 17 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ, плюс от 300 до 500 рублей на должностное лицо по статье 15.33.2 КоАП РФ.

Отдельная категория потерь — трудовые споры. Если приказ издан и расходится с договором по окладу, должности или сроку испытания, работодатель приходит в суд с двумя документами, которые противоречат друг другу. Практическая цена такой ошибки складывается не из штрафа, а из восстановления работника, оплаты вынужденного прогула и компенсации морального вреда.

Приказ о приёме в электронном виде: подписи и КЭДО

Кадровый электронный документооборот вводится по статьям 22.1-22.3 ТК РФ: приказ о введении КЭДО, положение о КЭДО, уведомление работников и письменное согласие каждого из тех, кто работал до 31 декабря 2021 года. Без этого набора электронный приказ и электронный трудовой договор в споре разваливаются раньше, чем дело доходит до проверки подписи.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «В спорах по электронным кадровым документам доказывают четыре обстоятельства подряд: получено ли согласие работника на КЭДО, ознакомлен ли он с локальным актом, использовал ли он электронную подпись и получил ли документ. Порядок здесь важнее аккуратности: если рассыпается право компании вообще вести документы электронно, журнал подписания уже не смотрят. Соберите эти четыре доказательства до конфликта, а не после.»

Виды подписи различаются по типу документа. Трудовой договор, договор о материальной ответственности и ученический договор работодатель подписывает УКЭП, работник — УКЭП или УНЭП, в том числе выпущенной через инфраструктуру электронного правительства (часть 1 статьи 22.3 ТК РФ). Приказ о приёме в этот перечень не входит, поэтому для него допустима связка проще: работодатель использует УКЭП или УНЭП, работник — ПЭП, если соглашением сторон установлены правила определения подписавшего лица.

В сервисе Добыто маршрут приёма настраивается так, что трудовой договор, согласие на обработку персональных данных и ознакомление с ЛНА уходят одним пакетом, а приказ подключается как опция для тех компаний, которым он нужен для трудовой книжки или ведомственного регламента.

Стоимость перевода кадрового оформления в электронный вид

Стоимость зависит от численности штата и набора функций: количества сотрудников в тарифе, видов доступной электронной подписи, наличия интеграции с 1С и электронного архива.

Итоговая сумма считается от численности и выбранного набора функций, а на тарифе «Бизнес» действует минимальная оплата за 50 сотрудников. Актуальные условия и состав каждого пакета опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, там же указано, что электронные подписи для сотрудников входят в тариф.

Перейти на другой тариф можно в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.

Выводы

Приказ о приёме перестал быть обязательным этапом оформления: приём фиксируется трудовым договором, а приказ издаётся по решению работодателя и должен совпадать с договором по каждому условию. Отказаться от приказа безболезненно получается там, где нет бумажных трудовых книжек и ведомственных инструкций по делопроизводству. Сроки после приёма от приказа не зависят: ЕФС-1 подаётся на следующий рабочий день от даты документа-основания, уведомление МВД по иностранцу — за 3 рабочих дня, сведения в военный комиссариат — за 5 дней. Условия об испытании, материальной ответственности и режиме работы приказом не создаются: они живут в трудовом договоре и отдельных соглашениях.

Мы в Добыто настраиваем оформление приёма так, чтобы трудовой договор, согласия и ознакомление с ЛНА подписывались одним маршрутом, а приказ оставался опцией для компаний, которым он нужен по трудовой книжке или отраслевому регламенту. Такой подход снимает основную часть расхождений между приказом, договором и данными персонифицированного учёта.

Частые вопросы

Можно ли издать приказ о приёме задним числом, если про него забыли

Приказ издаётся на основании заключённого трудового договора, поэтому его дата не может быть раньше даты договора. Если сведения в подразделе 1.1 ЕФС-1 уже поданы со ссылкой на трудовой договор, дополнительный приказ ничего не исправляет и подавать корректирующие сведения не требуется. Если же сведения не подавались вовсе, срок нарушен независимо от приказа, и штраф считается по статье 17 Федерального закона № 27-ФЗ — 500 рублей за каждое застрахованное лицо.

Что писать в графе 4 трудовой книжки, если приказ не издавался

Записи вносятся на основании приказа либо иного решения работодателя, и трудовой договор в этой роли выступать может: в графе 4 указываются его вид, дата и номер. Чтобы у инспектора не возникло вопросов, порядок внесения записей закрепляют в локальном акте о кадровом делопроизводстве и назначают ответственного за ведение трудовых книжек отдельным приказом.

Обязателен ли приказ о приёме для индивидуального предпринимателя и микропредприятия

Статья 68 ТК РФ действует для всех работодателей, включая индивидуальных предпринимателей, поэтому приказ и для них право, а не обязанность. Микропредприятия дополнительно вправе по статье 309.2 ТК РФ полностью или частично отказаться от локальных нормативных актов, перенеся их условия в типовую форму трудового договора, утверждённую постановлением Правительства РФ. При таком варианте договор становится единственным документом оформления, и приказ теряет смысл.

Нужен ли приказ при переводе на другую должность и при приёме по совместительству

Перевод на другую постоянную работу оформляется дополнительным соглашением к трудовому договору по статье 72.1 ТК РФ; приказ о переводе нужен там же, где и приказ о приёме, — для внесения записи в бумажную трудовую книжку и для персонифицированного учёта. Приём по совместительству идёт как самостоятельный приём: заключается отдельный трудовой договор с указанием на совместительство, приказ издаётся по тем же правилам, что и по основному месту работы.

Можно ли издать один приказ на нескольких принятых работников

Да, для этого предусмотрена унифицированная форма Т-1а, утверждённая постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Сводный приказ удобен при массовом наборе, но каждая строка в нём должна соответствовать условиям отдельного трудового договора, а при выдаче копии работнику по статье 62 ТК РФ придётся делать выписку, чтобы не раскрывать данные других сотрудников.

Сколько хранить приказ о приёме и трудовой договор

Документы по личному составу, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет, более ранние — 75 лет. Срок одинаков для приказов о приёме и трудовых договоров и не сокращается при переводе документов в электронный вид: электронный подлинник хранится столько же, сколько бумажный, и должен оставаться доступным для выгрузки при проверке.