Сведения о приёме на работу работодатель передаёт в пять адресов, и сроки у них разные. В Социальный фонд России уходит подраздел 1.1 формы ЕФС-1 — не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа о приёме. В военкомат по месту жительства или пребывания работника — в течение 5 дней. В территориальный орган МВД по вопросам миграции при найме иностранца — в течение 3 рабочих дней. В службу занятости через «Работа в России» — в течение 5 дней, если кандидат пришёл по направлению. В налоговую персонифицированные сведения о физических лицах идут до 25-го числа следующего месяца. Главное различие в отсчёте: если приказ о приёме не издавался, срок для СФР считается от даты заключения трудового договора, а не от первого рабочего дня сотрудника.
Разберём каждый адрес отдельно: что именно уходит, кто подписывает отчёт и что делать, когда приказ и договор датированы разными днями. Покажем, какие сведения при приёме не передаются никуда, хотя их упорно ищут, и почему НОБД к российской процедуре отношения не имеет. Сценарная таблица по категориям работников, чек-лист подготовки к первому рабочему дню, размеры штрафов, образцы кадровых документов и стоимость подключения КЭДО — во второй половине статьи.
Куда уходят сведения о приёме на работу: пять адресатов и сроки
Обязанность передать сведения возникает у работодателя один раз при оформлении, но исполняется параллельно в нескольких системах, и ни одна из них не заменяет другую. Отправленный в СФР подраздел 1.1 не снимает обязанности уведомить военкомат, а уведомление в МВД не заменяет персонифицированные сведения в налоговую. Ниже сведены адресаты, документы и сроки, которые действуют на дату публикации.
| Куда | Что передаётся | Срок | Основание |
|---|---|---|---|
| Социальный фонд России | Подраздел 1.1 раздела 1 формы ЕФС-1 | Не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа о приёме или оформления трудового договора | 27-ФЗ, форма по приказу СФР от 17.11.2025 № 1462 |
| Военный комиссариат | Сведения о приёме работника, подлежащего воинскому учёту | 5 дней со дня заключения трудового договора | Положение о воинском учёте |
| Территориальный орган МВД по вопросам миграции | Уведомление о заключении трудового договора или договора ГПХ с иностранцем | 3 рабочих дня после заключения договора | Пункт 8 статьи 13 115-ФЗ, формы по приказу МВД от 12.05.2026 № 290 |
| Служба занятости через «Работа в России» | Результат рассмотрения кандидата, направленного службой занятости | 5 дней со дня получения информации о направлении | Статья 53 565-ФЗ |
| ФНС | Персонифицированные сведения о физических лицах | До 25-го числа месяца, следующего за месяцем приёма | Налоговый кодекс, отчётность по взносам |
| Прежний работодатель бывшего госслужащего | Письменное сообщение о заключении трудового договора или договора ГПХ | 10 календарных дней со дня, следующего за днём заключения договора | Статья 64.1 ТК РФ, статья 12 273-ФЗ |
Из шести строк обязательны для всех только две: СФР и ФНС. Остальные четыре включаются по признакам конкретного человека — воинский учёт, гражданство, направление от центра занятости, предыдущая государственная или муниципальная служба. Признаки эти выясняются до оформления, а не после, потому что сроки по военкомату и МВД короче отчётного месяца.
СФР и подраздел 1.1 ЕФС-1: с какой даты считается срок
Сроком в один рабочий день закон связывает работодателя не с датой выхода человека на работу, а с датой документа, который подтверждает оформление трудовых отношений. Формулировка нормы звучит так: не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа, распоряжения, иного документа или принятия решения, подтверждающих оформление трудовых отношений. Разъяснение по составу подраздела и способам подачи Социальный фонд держит в базе знаний страхователя по форме ЕФС-1, там же указаны допустимые форматы файла и правила исправления ошибок.
После поправок 377-ФЗ приказ о приёме перестал быть обязательным: по статье 68 ТК РФ приём оформляется трудовым договором, а приказ работодатель издаёт по своему усмотрению. Отсюда две разные точки отсчёта. Издали приказ 10 марта, работник выходит 16 марта — отчёт сдаётся 11 марта. Приказ не издавали, договор подписан 10 марта — отчёт всё равно 11 марта. День фактического выхода на работу на срок не влияет вообще.
Кадровые службы регулярно теряют этот день на переносах даты. Договор подписан в пятницу вечером, приказ проведён понедельником, отчёт ушёл во вторник — формально просрочки нет, если приказ действительно издан понедельником и это видно по журналу регистрации. Если же приказ датирован пятницей, а отправлен во вторник, срок нарушен. В сервисе Добыто дата подписания трудового договора фиксируется в карточке сотрудника автоматически, и именно она становится опорной точкой для кадровика, который готовит отчёт.
Что проверить до первого рабочего дня нового сотрудника
Подготовка закрывает большую часть просрочек, потому что все четыре дополнительных адресата определяются по документам кандидата, а не по его словам на собеседовании.
- Воинский учёт. Есть ли у работника документ воинского учёта и подлежит ли он учёту по возрасту и категории. От этого зависит уведомление в военкомат в 5-дневный срок.
- Гражданство и основание пребывания. Иностранный гражданин или лицо без гражданства запускает уведомление в МВД в 3 рабочих дня, причём отдельно на трудовой договор и отдельно на договор ГПХ.
- Последнее место работы за два года. Государственная или муниципальная служба в этот период означает сообщение прежнему нанимателю в течение 10 календарных дней.
- Направление от центра занятости. Если кандидат пришёл с направлением, результат рассмотрения возвращается в службу занятости через «Работа в России».
- Форма трудовой книжки. Бумажная книжка или электронные сведения по форме СТД-Р либо СТД-СФР, которые работник предъявляет при приёме.
- Согласие на обработку персональных данных и режим подписания. Без согласия по 152-ФЗ обработка анкетных данных неправомерна, а без согласия на КЭДО по статье 22.2 ТК РФ электронное взаимодействие с этим работником недопустимо.
Как передать сведения о приёме в СФР: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Зафиксируйте дату документа-основания: приказа о приёме, а при его отсутствии — трудового договора. Эта дата определяет крайний срок отчёта.
- Шаг 2. Заполните подраздел 1.1 раздела 1 формы ЕФС-1 по редакции, утверждённой приказом СФР от 17.11.2025 № 1462: сведения о страхователе, о зарегистрированном лице, кадровое мероприятие «приём», должность, код по классификатору занятий и реквизиты документа-основания.
- Шаг 3. Сверьте наименование должности со штатным расписанием. С 1 января 2026 года действует классификатор ОК 016-2025, введённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст, и расхождение названия должности в договоре, штатке и отчёте даёт недостоверные сведения.
- Шаг 4. Подпишите отчёт квалифицированной электронной подписью уполномоченного лица. Если подписывает не руководитель, полномочия подтверждаются машиночитаемой доверенностью.
- Шаг 5. Отправьте файл через оператора электронного документооборота или личный кабинет страхователя и дождитесь протокола приёма. Отправка без положительного протокола обязанность не закрывает.
- Шаг 6. Сохраните протокол вместе с приказом и договором. При споре и при проверке подтверждается не факт нажатия кнопки, а факт принятия сведений фондом.
Факт: при переводе на КЭДО письменное согласие каждого работника требует статья 22.2 ТК РФ. Без согласия использовать электронные документы и электронную подпись во взаимодействии с этим работником нельзя, а ведение КЭДО в таком виде может быть признано незаконным при споре или проверке.
Оформление приёма в электронном виде: где начинается срок и что остаётся на бумаге
Электронная форма не меняет ни состав адресатов, ни сроки. Она меняет одно: скорость появления документа-основания. Пока трудовой договор ездит курьером и ждёт подписи в двух городах, дата подписания плавает, а вместе с ней плавает и срок отчёта в СФР. Подписанный в системе документ получает фиксированную дату и время, и кадровик видит их сразу.
Границы электронного оформления заданы статьями 22.1-22.3 ТК РФ. Трудовой договор, дополнительные соглашения, приказы, заявления, ЛНА, уведомления и согласия переводятся в электронный вид. Приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним оформляются исключительно на бумаге — основание статья 22.1 ТК РФ, позиция подтверждена письмом Минтруда России от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97. Журнал инструктажа по охране труда, акт о несчастном случае и бумажная трудовая книжка тоже остаются вне КЭДО.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Мы разводим во времени выдачу электронной подписи работнику и первые кадровые действия с ней. Совпадение даты выдачи подписи и даты кадрового заявления суд читает как обстоятельство не в пользу работодателя, даже когда Положение о КЭДО и перечень документов в компании оформлены правильно. Проверьте по своей системе, что эти даты у вас не совпадают.»
Подпишите трудовой договор и приказ электронной подписью
Понадобится программа КриптоПро и её расширение для браузера. Как подписать документ
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Если не знаете, какая нужна, уточните у того, кто запросил подпись.
Пришёл документ с подписью?
Проверьте, чья она и действует ли сертификат. Без регистрации.
Как выглядит маршрут кадрового документа при приёме
Маршрут собирается один раз под тип документа и дальше повторяется на каждом новом сотруднике: кадровик загружает или формирует договор, система строит цепочку подписантов и уведомляет работника, работник подписывает с телефона, документ уходит в электронный архив. Сроки хранения при этом те же, что и у бумаги: 50 лет для трудовых договоров и приказов по личному составу.
Важный нюанс из практики: первые дни работы человека в системе КЭДО — зона повышенного риска. Суд прямо рассматривал первичное использование системы как обстоятельство, при котором ошибочное действие вероятно. Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию и любое значимое действие новичка в системе подтверждаем вне её.
Образцы документов для оформления приёма и отчётности
Комплект собран под первый рабочий день: начните с трудового договора, потому что именно его дата задаёт срок по подразделу 1.1.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Трудовой договор по основному месту работы | Скачать |
| Образец приказа о приёме на работу | Скачать |
| Согласие на обработку персональных данных | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
| Штатное расписание по форме Т-3 | Скачать |
| Форма СТД-Р: сведения о трудовой деятельности | Скачать |
Военкомат, МВД, служба занятости и бывшая госслужба: кого касаются дополнительные уведомления
Дополнительные адресаты подключаются по признакам работника, и признаки эти не пересекаются: один и тот же человек может одновременно быть военнообязанным, иностранцем и пришедшим по направлению центра занятости. Тогда работодатель отправляет три уведомления по трём разным срокам, и самый короткий из них — 3 рабочих дня в МВД.
| Кого приняли | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Гражданин РФ, не военнообязанный, без госслужбы в прошлом | Подраздел 1.1 ЕФС-1 на следующий рабочий день | Остальные адресаты не задействованы |
| Работник, подлежащий воинскому учёту | Уведомление в военкомат по месту жительства или пребывания в течение 5 дней | Способ подачи: бумага или портал госуслуг при технической возможности |
| Иностранный гражданин или лицо без гражданства | Уведомление в МВД за 3 рабочих дня по формам приказа МВД от 12.05.2026 № 290 | Вид договора не отменяет обязанность: ГПХ уведомляется так же |
| Бывший государственный или муниципальный служащий | Сообщение прежнему нанимателю в 10 календарных дней по статье 64.1 ТК РФ | Должность в перечне проверяется до подписания договора |
| Кандидат по направлению службы занятости | Результат рассмотрения на «Работа в России» в течение 5 дней | Отказ тоже является результатом и подлежит возврату |
| Работник, принятый на работы повышенной опасности | Внесение в реестр обученных лиц Минтруда до допуска к работе | Кто вносит: работодатель при обучении своими силами, учебный центр при обучении в нём |
Правая колонка показывает то, что чаще всего принимают за формальность. Отказ кандидату по направлению службы занятости возвращается в систему так же, как приём, а договор ГПХ с иностранцем уведомляется в МВД наравне с трудовым.
Когда дополнительные уведомления не нужны
Уведомление в военкомат не отправляется, если работник по возрасту и категории воинскому учёту не подлежит. Сообщение прежнему нанимателю не требуется, если должность бывшего служащего не входила в утверждённый перечень или с момента увольнения со службы прошло более двух лет. Уведомление в МВД не подаётся на граждан государств, для которых установлен иной порядок, — основание смотрится по международным договорам, а не по общему правилу. Информирование службы занятости не нужно, если кандидат пришёл сам, а не по направлению, даже когда вакансия была размещена на «Работа в России».
НОБД: почему это не про российского работодателя
Запросы про приём педагога через НОБД относятся к Казахстану. НОБД — Национальная образовательная база данных Министерства просвещения Республики Казахстан, где с 2024 года работает модуль конкурсного отбора педагогов в школы. Российский работодатель, включая школу и детский сад, в НОБД ничего не подаёт: для него действуют статьи 331 и 351.1 ТК РФ по допуску к педагогической деятельности и общий порядок передачи сведений о приёме, описанный выше. Смешивать эти два контура нельзя — ни сроки, ни адресаты у них не совпадают.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Охрана труда при приёме: инструктаж, обучение и реестр Минтруда
Отдельный контур сведений при приёме создаёт охрана труда, и он единственный, где адресатом выступает информационная система Минтруда, а не орган. Работодатель, обучающий работников своими силами, вносит сведения о проверке знаний в реестр обученных по охране труда лиц. Если работников направляют в учебный центр, вносит центр.
Полезно знать: инструктаж на рабочем месте проводит непосредственный руководитель работника, а не специалист по охране труда. Практика, когда слесарю из первого цеха инструктаж фиксирует начальник конструкторского отдела, ошибочна, и штраф на юридическое лицо составляет от 50 000 до 80 000 рублей.
Срока внесения сведений в реестр норма не устанавливает, и это создаёт ложное ощущение, что торопиться некуда. Последствия при этом наступают сразу: без регистрационного номера протокол проверки знаний недействителен, а работник, допущенный по недействительному протоколу, подлежит отстранению. Практическая рекомендация — вносить в течение недели, максимум месяца. Иначе инспектор спросит, почему работник прошёл проверку знаний в мае, а внесён в октябре, и получится, что всё это время протокол не действовал.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Отсутствие установленного срока — самое опасное место в кадровой процедуре, потому что оно выглядит как отсутствие обязанности. С реестром обученных лиц ровно так: срок не назван, а протокол без регистрационного номера недействителен, и работника надо отстранять. Проверьте по своим протоколам, у всех ли принятых за последний год проставлены регистрационные номера.»
Ещё два случая из практики стоит держать в голове при приёме. Работник, уволившийся и вернувшийся через месяц, проходит обучение и все инструктажи заново: это новые трудовые отношения, и человек считается вновь принимаемым. Внешний совместитель обучается у нового работодателя самостоятельно, независимо от того, что он обучен по основному месту работы.
Что стоит ошибка: штрафы за непереданные сведения о приёме
Цена ошибки считается не по одному нарушению, а по числу людей и по числу адресатов, которые остались без сведений. Просрочка подраздела 1.1 обходится в 500 рублей за каждое застрахованное лицо по статье 17 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ, и та же санкция применяется за неполные или недостоверные сведения. На массовом наборе сумма набирается быстро: 40 принятых за месяц с не поданными вовремя сведениями дают 20 000 рублей.
Остальные адресаты дороже. Непредставление сведений в военкомат или пропуск 5-дневного срока даёт штраф ответственному за воинский учёт или должностному лицу в размере от 40 000 до 50 000 рублей по статье 21.4 КоАП РФ. Неуведомление МВД о заключении договора с иностранцем стоит юридическому лицу от 400 000 до 800 000 рублей по части 3 статьи 18.15 КоАП РФ, а в Москве, Санкт-Петербурге, Московской и Ленинградской областях — до 1 000 000 рублей, причём штраф считается за каждого работника. Несообщение прежнему нанимателю о приёме бывшего госслужащего наказывается по статье 19.29 КоАП РФ: должностным лицам от 20 000 до 50 000 рублей, организациям от 100 000 до 500 000 рублей.
Внимание: информационная система работодателя показывает проверяющему и суду всё, а не выборочно: дату выдачи ключа, вход под чужой учётной записью, отсутствие активности работника при формально подписанном документе. Журнал подписания надо смотреть до того, как спор начался.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Установить, что кадровый документ сформирован в системе от имени работника, для победы в споре недостаточно. Суд отдельно смотрит, был ли у работодателя порядок идентификации и зафиксирован ли он в локальном акте. Откройте своё Положение о КЭДО и проверьте, описан ли там порядок идентификации при подписании: при технически исправной подписи спор без этого пункта проигрывается.»
В практике Добыто мы проводим сверку журнала подписания перед проверками и перед увольнениями, на которых ожидается конфликт. Это дешевле, чем восстанавливать хронологию задним числом, когда инспектор уже запросил документы.
Стоимость КЭДО для оформления приёма: тарифы на 2026 год
Стоимость складывается из численности сотрудников и набора функций: видов электронной подписи, шаблонов, интеграции с учётной системой и требований к доступности сервиса.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» (50 сотрудников) | 30 000 ₽ в год | годовой период |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | при подключении |
| УКЭП через партнёров-удостоверяющие центры | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Интеграция с 1С:ЗУП, готовый модуль | входит в тариф «Бизнес» | 1 день |
Итоговая сумма зависит от численности и выбранного набора функций, а по тарифу «Бизнес» действует минимальная оплата, ниже которой расчёт не опускается независимо от фактического числа сотрудников. Полные условия по каждому тарифу и состав функций собраны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Переход между тарифами возможен в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, отдельной статьи расходов на них нет.
Выводы
Обязанность передать сведения о приёме исполняется параллельно в нескольких системах, и решающей оказывается не форма отчёта, а дата документа-основания: приказа о приёме либо трудового договора, если приказ не издавался. Самый жёсткий срок принадлежит СФР — один рабочий день, самый дорогой по последствиям — уведомлению МВД при найме иностранца. Четыре дополнительных адресата определяются по признакам конкретного работника, и выясняются эти признаки до подписания договора, а не после первого рабочего дня.
Мы в Добыто выстраиваем маршрут приёма так, чтобы дата подписания фиксировалась системой, а комплект документов собирался по одному сценарию для всех новых сотрудников. Это снимает основную часть просрочек по отчётности, потому что кадровик перестаёт восстанавливать хронологию по бумажным экземплярам.
Частые вопросы
Что делать, если в поданном подразделе 1.1 обнаружена ошибка в дате приёма
Ошибочная запись отменяется и подаётся заново с верными данными: сначала отменяющая запись, затем корректная. Финансовая санкция по статье 17 27-ФЗ в размере 500 рублей за каждое застрахованное лицо применяется не только за просрочку, но и за неполные или недостоверные сведения, поэтому исправление откладывать не стоит. Дата документа-основания в исправленной записи должна совпадать с датой приказа или трудового договора, иначе расхождение всплывёт при сверке.
Передаются ли сведения о приёме по договору ГПХ
Да. Подраздел 1.1 ЕФС-1 подаётся и по договорам гражданско-правового характера, срок тот же — не позднее рабочего дня, следующего за днём заключения договора. Уведомление в МВД при заключении договора ГПХ с иностранным гражданином подаётся наравне с трудовым договором, в те же 3 рабочих дня. При этом требования, установленные для работников по трудовому договору, на исполнителей по ГПХ не переносятся: инструктаж на рабочем месте и обучение по охране труда им не проводятся, а их проведение считается признаком сокрытия трудовых отношений. Вводный инструктаж провести нужно.
Кто подписывает отчёт, если кадровик не является руководителем
Отчёт подписывается квалифицированной электронной подписью, а полномочия подписанта подтверждаются машиночитаемой доверенностью: руководитель-доверитель подписывает МЧД своей УКЭП, указывая полномочия, кому они переданы и на какой срок. Проверьте перед отправкой два обстоятельства: действует ли доверенность на дату подачи и покрывает ли перечень полномочий именно эту отчётность. Практика по электронным документам показывает, что неоформленные полномочия представителя разворачивают подачу чаще, чем дефекты самой подписи.
Нужно ли выдавать новому сотруднику форму СТД-Р при приёме
Нет. СТД-Р выдаётся работодателем при увольнении или по письменному заявлению работника в период работы. При приёме движение обратное: работник предъявляет СТД-Р от прежнего работодателя либо СТД-СФР из Социального фонда, если трудовая книжка ведётся в электронном виде. Бумажную трудовую книжку при её наличии работодатель принимает и учитывает в книге учёта движения трудовых книжек.
Что делать, если принятый работник обязан состоять на воинском учёте, но не состоит
Работодатель принимает такого человека на работу, но обязан сообщить о нём в военный комиссариат и вручить ему направление для постановки на воинский учёт. Отказ в приёме по этому основанию неправомерен: воинский учёт не входит в перечень деловых качеств по статье 64 ТК РФ. Отдельно проверьте, чтобы сведения ушли в военкомат по месту жительства или пребывания работника, а не по месту нахождения организации.
Меняется ли порядок передачи сведений, если компания перешла на КЭДО
Состав адресатов и сроки не меняются. КЭДО влияет только на то, как создаётся и подписывается документ-основание внутри компании, и на скорость его появления. Отчётность в СФР, ФНС, МВД и военкомат идёт по своим каналам и по своим форматам независимо от того, бумажный у вас кадровый документооборот или электронный. Единственное практическое отличие: при КЭДО дату подписания фиксирует система, и спорить о том, когда именно был оформлен приём, не приходится.
