Приём на работу в трудовой книжке оформляется одной записью в разделе «Сведения о работе»: порядковый номер, дата приёма, наименование должности и реквизиты документа-основания. Внести её нужно не позднее пяти рабочих дней со дня приказа, а текст записи обязан точно повторять текст приказа или трудового договора. Перед первой записью в графе 3 отдельным заголовком без номера ставится полное и сокращённое наименование работодателя. Порядок действий определяет один вопрос: если человек впервые вышел на работу после 31 декабря 2020 года, бумажная книжка ему не заводится вовсе и вместо записи подаётся подраздел 1.1 формы ЕФС-1; если книжка на бумаге сохранена по заявлению работника, делаются оба действия и в те же дни.
Разберём заполнение каждой из четырёх граф с готовыми формулировками, откуда брать наименование должности после введения классификатора ОК 016-2025 и что в книжку не вносится: испытание, инструктажи по охране труда, структурное подразделение без условия о нём в договоре. Покажем, как признать ошибочную запись недействительной, не зачёркивая её, и кто исправляет чужую ошибку. Сценарная таблица по категориям работников, разбор пяти типовых ошибок с ценой каждой, сроки ЕФС-1 и тарифы на 2026 год — во второй половине статьи.
Кому в 2026 году ведут бумажную трудовую книжку, а кому нет
Бумажная трудовая книжка ведётся на работника, проработавшего у работодателя свыше пяти дней, если эта работа для него основная. Правило действует не для всех: по части 8 статьи 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ лицам, впервые поступившим на работу после 31 декабря 2020 года, книжка не оформляется, сведения о трудовой деятельности ведутся только в электронном виде по статье 66.1 ТК РФ. Отдельная группа — работники, которые в 2020 году подали заявление о выдаче книжки на руки: им работодатель книжку выдал и записи больше не вносит.
До того как открывать бланк, определите категорию работника. От неё зависит, будет запись, отчёт или и то и другое.
| Кого принимаете | Бумажная книжка | Что делает работодатель |
|---|---|---|
| Впервые поступает на работу после 31.12.2020 | Не оформляется | Только подраздел 1.1 формы ЕФС-1 |
| Сохранил бумажную книжку по заявлению | Ведётся | Запись о приёме и подраздел 1.1 ЕФС-1 |
| Ранее получил книжку на руки | Не ведётся | Подраздел 1.1 ЕФС-1, книжку не принимают на хранение |
| Совместитель | Запись вносится по основному месту работы | Выдать документ, подтверждающий работу по совместительству |
| Дистанционный работник | По соглашению сторон может не вестись (статья 312.2 ТК РФ) | Зафиксировать соглашение письменно, подать ЕФС-1 |
| Исполнитель по договору ГПХ, самозанятый | Не ведётся никогда | Подраздел 1.1 ЕФС-1 по договору ГПХ, записи в книжку нет |
Три строки таблицы из шести не требуют записи вообще. Ошибка «на всякий случай внесём» обходится дороже пропуска: лишнюю запись потом придётся признавать недействительной по правилам раздела об исправлениях.
Факт: книга учёта движения трудовых книжек и невостребованные книжки хранятся 50 лет, трудовые договоры и приказы по личному составу — 50 или 75 лет в зависимости от даты создания. Перевод кадровых документов в электронный вид сроки хранения не сокращает.
Основание записи: приказ о приёме или сам трудовой договор
С 22 ноября 2021 года статья 68 ТК РФ читается иначе, чем её помнят по учебникам: приём на работу оформляется трудовым договором, а приказ работодатель издать вправе, но не обязан. Содержание приказа при этом должно соответствовать условиям трудового договора. Для трудовой книжки отсюда следует практический вывод: в графе 4 указывают реквизиты того документа, который у вас реально есть. Издали приказ — пишете приказ, его дату и номер. Не издавали — пишете трудовой договор, его дату и номер.
Отказ от приказа выглядит экономией на одном документе, но забирает удобный инструмент. Приказ — это тот текст, который работник подписывает при ознакомлении и с которым потом сверяется запись в книжке. Когда его нет, единственным источником формулировки остаётся трудовой договор, и любая неточность в наименовании должности внутри договора автоматически переезжает в книжку.
Соберите приказ о приёме по форме Т-1 для графы 4
В практике Добыто трудовой договор и приказ подписывают в системе за несколько минут, а запись в бумажную книжку кадровик всё равно вносит вручную и от руки: этот участок закон в электронный вид не пускает. Компании, которые переходят на КЭДО, обычно узнают об этом уже после подключения.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Компания обычно рассчитывает убрать бумагу из оформления целиком, а получает гибрид. Это первое, что мы объясняем на внедрении, и почти всегда это оказывается неожиданностью. Посмотрите на свой процесс приёма заранее: договор и приказ уходят в электронный вид, а бумажная трудовая книжка, книга учёта и приходно-расходная книга бланков остаются на прежнем месте.»
Как заполнить сведения о работе: разбор граф 1-4
Раздел «Сведения о работе» заполняется по Порядку ведения и хранения трудовых книжек, утверждённому приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н, который действует с 1 сентября 2021 года до 1 сентября 2027 года. Перед первой записью в графе 3 в виде заголовка указывается полное наименование работодателя и сокращённое, если оно есть в уставе. Порядковый номер этому заголовку не присваивается: строка с номером начинается уже со следующей записи.
| Графа | Что вносится | Откуда берётся формулировка | Частая ошибка |
|---|---|---|---|
| 1 | Порядковый номер записи, сквозной по разделу | Предыдущая запись в книжке | Номер ставят напротив заголовка с наименованием работодателя |
| 2 | Дата приёма на работу арабскими цифрами: число и месяц двузначными, год четырёхзначным | Дата начала работы по трудовому договору | Вносят дату издания приказа вместо даты начала работы |
| 3 | «Принят в отдел продаж на должность менеджера по продажам»: структурное подразделение и наименование должности, профессии, специальности с указанием квалификации | Трудовой договор и штатное расписание | Подразделение указывают, когда условия о нём в трудовом договоре нет |
| 4 | Наименование документа-основания, его дата и номер | Приказ о приёме либо трудовой договор, если приказ не издавался | Сокращают до «пр.» вместо «приказ» |
Две формальные нормы Порядка дают больше отказов, чем содержательные. Даты пишутся только арабскими цифрами в формате 05.09.2026, словесная форма «5 сентября 2026 г.» считается нарушением. Сокращения не допускаются ни в одном слове записи: ни «пр.», ни «расп.», ни «зам.».
Как внести запись о приёме на работу: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Проверьте, ведётся ли книжка на этого работника: заявление о сохранении бумажной формы, дата первого выхода на работу в жизни, наличие книжки на руках.
- Шаг 2. Сверьте титульный лист с паспортом и документом об образовании. Расхождение в фамилии или отчестве исправляется до записи о приёме, а не после.
- Шаг 3. Возьмите приказ о приёме или трудовой договор и выпишите из него дату начала работы, наименование должности и наименование подразделения ровно в той формулировке, в какой они там указаны.
- Шаг 4. Если это первая запись у вас, внесите в графу 3 заголовок с полным и сокращённым наименованием работодателя, без номера и без даты.
- Шаг 5. Заполните графы 1-4 одной строкой, чернилами, без сокращений, датами в формате ДД.ММ.ГГГГ.
- Шаг 6. Зарегистрируйте книжку в книге учёта движения трудовых книжек и уберите её в место хранения, отдельное от бланков строгой отчётности.
Полезно знать: трудовая книжка входит в четвёрку документов, которые закон оставил на бумаге вместе с приказом об увольнении, актом о несчастном случае и журналом инструктажей по охране труда. Введение КЭДО в компании этот перечень не меняет.
Наименование должности: откуда брать формулировку в 2026 году
Формулировка должности в книжке повторяет трудовой договор, а трудовой договор опирается на штатное расписание. Свобода в выборе названия ограничена частью 2 статьи 57 ТК РФ: если с работой по должности связаны компенсации, льготы или ограничения, наименование должно соответствовать квалификационным справочникам или профессиональным стандартам. «Гуру продаж» и «евангелист направления» в такой ситуации в книжку не попадают.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
С 1 января 2026 года действует новый классификатор профессий ОК 016-2025, введённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст взамен ОК 016-94. Он затрагивает штатное расписание, трудовые договоры, должностные инструкции и локальные нормативные акты, а через ОКЗ связан с кодом трудовой функции в ЕФС-1. Практический эффект для кадровика простой: наименование или код должности могли измениться, и записи в книжках, сделанные по старому справочнику, с новым штатным расписанием больше не совпадают.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Смена классификатора — это не переименование в кадровой программе. Если наименование или код должности изменились, нужен приказ о внесении изменений в штатное расписание либо утверждение его в новой редакции, а к трудовым договорам — дополнительные соглашения. Проверьте по своему штатному расписанию, какие позиции разошлись с ОК 016-2025, и не вносите новую запись о приёме по старой формулировке.»
Структурное подразделение в графе 3 указывается по условию: только если условие о работе в конкретном подразделении включено в трудовой договор. Записать «Принят в отдел логистики», когда в договоре указано лишь место работы без подразделения, значит внести в книжку сведения, которых нет в основании. При проверке это читается как расхождение записи с приказом.
Образцы кадровых документов для оформления приёма и ведения книжек
Комплект закрывает три участка: основание записи, учёт бланков и исправление ошибки; начните с трудового договора, потому что из него берутся формулировки для графы 3.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Трудовой договор по основному месту работы | Скачать |
| Образец приказа о приёме на работу | Скачать |
| Приказ о назначении ответственного за трудовые книжки | Скачать |
| Книга учёта движения трудовых книжек | Скачать |
| Образец исправления записи в трудовой книжке | Скачать |
| Форма СТД-Р: сведения о трудовой деятельности | Скачать |
Что при приёме в трудовую книжку не вносят
Испытательный срок в книжке не отражается. Условие об испытании живёт в трудовом договоре и приказе, а запись о приёме остаётся обычной, без оговорок. Само условие с 1 сентября 2026 года ограничено сильнее: Федеральный закон от 25.05.2026 № 144-ФЗ расширил запрет на установление испытания и распространил его на женщин с детьми до трёх лет, тогда как раньше запрет действовал до полутора лет. Испытание по статье 70 ТК РФ не может превышать трёх месяцев, для руководителей организаций, их заместителей и главных бухгалтеров — шести месяцев, а по срочному договору от двух до шести месяцев — двух недель.
Вводный инструктаж и инструктаж на рабочем месте в книжку тоже не попадают. Они фиксируются в журналах, но при приёме их проводят до допуска к работе, и провести инструктаж на рабочем месте вправе непосредственный руководитель работника, а не специалист по охране труда за него. Сам инструктирующий при этом должен быть обучен в учебном центре с протоколом и удостоверением: без этого журнальные подписи правового значения не имеют.
Внимание: допуск работника к работе без обучения по охране труда наказывается штрафом от 110 000 до 130 000 рублей, причём одинаково и когда обучение не проводилось вовсе, и когда нарушен его срок.
Не вносятся в книжку и сведения о работе по совместительству, если сам работник об этом не попросил, а также данные о переводе внутри одной должности, о премиях по системе оплаты труда и о дисциплинарных взысканиях, кроме увольнения.
Пять ошибок в записи о приёме и цена каждой
Ошибки в этом блоке повторяются из компании в компанию и почти всегда рождаются из желания сэкономить время кадровика на сверке.
- Дата приказа вместо даты начала работы в графе 2. Приказ часто издают заранее или на день позже фактического выхода. Расхождение показывает проверяющему, что запись сделана механически, и ставит под вопрос дату начала стажа.
- Формулировка должности не совпадает с приказом. Кадровик пишет «менеджер по продажам», а в приказе «специалист отдела продаж». Порядок требует, чтобы запись точно соответствовала тексту приказа.
- Структурное подразделение без условия в договоре. Запись содержит сведения, которых в основании нет.
- Пропущенный заголовок с наименованием работодателя. Запись о приёме есть, а от какого работодателя она — из книжки не следует.
- Сокращения и словесные даты. «Пр. № 15 от 5 сентября 2026 г.» нарушает сразу две нормы Порядка.
Во что обходится неверная запись
Нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ даёт предупреждение или штраф: на должностное лицо и на индивидуального предпринимателя от 1 000 до 5 000 рублей, на юридическое лицо от 30 000 до 50 000 рублей. Повторное нарушение по части 2 той же статьи — от 10 000 до 20 000 рублей на должностное лицо либо дисквалификация на срок от одного года до трёх лет, на юридическое лицо от 50 000 до 70 000 рублей.
Отдельно считается ущерб самому работнику. По статье 234 ТК РФ работодатель возмещает не полученный заработок, если работник лишился возможности трудиться из-за внесения в трудовую книжку неправильной или не соответствующей закону формулировки. Практический сценарий такой: человек уходит, приносит книжку новому работодателю, тот видит расхождение и берёт паузу. Стоимость ошибки в этот момент считается уже не в размере штрафа, а в месяцах среднего заработка.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Записи и журналы надо смотреть до того, как спор начался, а не после. Мы проводим такую сверку перед проверками и при увольнениях, на которых ожидаем конфликт: сверяем дату начала работы в договоре, дату в приказе и дату в графе 2. Проверьте эти три даты по последним десяти принятым сотрудникам, расхождение обычно находится сразу.»
Как исправить неправильную запись о приёме
Зачёркивание в разделе «Сведения о работе» запрещено. Неверная запись не удаляется и не правится поверх: она признаётся недействительной, после чего рядом вносится правильная. Механика фиксированная. После последней записи ставится следующий порядковый номер и дата внесения исправления, в графе 3 пишется «Запись за номером таким-то недействительна», следом — правильная формулировка, в графе 4 повторяются дата и номер приказа, из которого запись была внесена неверно, либо реквизиты приказа, на основании которого вносится правильная запись.
Исправление вносит тот работодатель, который ошибку допустил. Если организация ликвидирована или человек уже работает в другом месте, запись исправляет новый работодатель, но только на основании официального документа прежнего: справки, копии приказа, выписки. Самостоятельно переписать чужую запись по устным объяснениям работника нельзя.
Как выглядит исправленная запись
Лайфхак: если вы приняли кадровое делопроизводство в запущенном состоянии, первым документом напишите служебную записку руководителю с перечислением того, что не велось. Письменная фиксация состояния дел на дату вашего прихода защищает от претензий за чужие нарушения.
ЕФС-1 и книги учёта: что делают в те же дни
Запись в книжке закрывает только один из трёх обязательных участков. Второй — подраздел 1.1 формы ЕФС-1: сведения о приёме подаются в Социальный фонд России не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа или иного решения о приёме. С 30 декабря 2025 года применяется форма, утверждённая приказом СФР от 17.11.2025 № 1462, электронный формат — приказом СФР от 17.11.2025 № 1463. Нарушение срока или искажение сведений даёт 500 рублей за каждое застрахованное лицо по статье 17 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ, а на должностное лицо — от 300 до 500 рублей по части 2 статьи 15.33.2 КоАП РФ.
Третий участок — учёт. Работодатель ведёт книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей и приходно-расходную книгу по учёту бланков. Формы обеих книг с сентября 2021 года работодатель утверждает сам, но требования к оформлению остались: книги нумеруются, прошнуровываются, заверяются подписью руководителя и скрепляются печатью при её наличии либо опломбировываются. Сами бланки книжек и вкладышей хранятся как документы строгой отчётности, отдельно от заполненных книжек работников.
Сроки по этим трём участкам разные: пять рабочих дней на запись, один рабочий день на ЕФС-1, регистрация в книге учёта в день получения книжки. В практике Добыто расхождение чаще всего возникает именно здесь: отчёт ушёл вовремя, а запись в книжке появилась через две недели, когда кадровик добрался до сейфа.
Когда бумажная книжка не нужна и КЭДО её не заменит
Кадровый электронный документооборот по статьям 22.1-22.3 ТК РФ не распространяется на трудовую книжку. Даже в компании, где все договоры, приказы и заявления подписываются электронной подписью, бумажный участок сохраняется у той части работников, которые в 2020 году сохранили книжки. Если таких работников у вас единицы, перевод оформления в электронный вид не убирает ни сейф, ни книгу учёта, ни бланки строгой отчётности — он сокращает время на договоры и приказы, но не на книжки.
Второе ограничение касается согласия. Статья 22.2 ТК РФ требует письменного согласия каждого работника на взаимодействие через КЭДО. Без согласия конкретного человека использовать с ним электронные документы и электронную подпись нельзя, и оформление приёма для него остаётся полностью бумажным независимо от того, что настроено у остальных. В практике Добыто именно сбор согласий растягивает внедрение сильнее всего: техническая настройка занимает считанные минуты, а согласия собираются неделями, и до их получения новичка оформляют по старой бумажной схеме.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, и при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа или подписи. Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите, какие документы у вас существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»
Третье ограничение — процедурное. Судебная практика по кадровому электронному документообороту показывает, что спор выигрывает не тот, у кого настроена система, а тот, у кого закрыты четыре обстоятельства: получено согласие работника на КЭДО, работник ознакомлен с локальным актом о КЭДО, работник использовал электронную подпись, работник получил электронный документ. Для записи о приёме отсюда следует прикладное правило: приказ, из которого вы переносите формулировку в книжку, должен быть подписан по этой же схеме.
Стоимость перевода оформления приёма в электронный вид: тарифы Добыто КЭДО
Стоимость зависит от численности сотрудников и набора функций: интеграция с 1С, кастомные шаблоны и электронный архив входят не во все тарифы.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения по числу сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | годовой период |
| Тариф «Корпорация»: всё из «Бизнеса», выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск подписей ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | входит в тариф |
| Интеграция с 1С:ЗУП готовым модулем | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
Итоговая сумма складывается из численности и выбранного тарифа, а переход между тарифами возможен в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Действующие условия и состав функций по каждому пакету собраны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
УКЭП доступна на тарифах «Бизнес» и «Корпорация» и оформляется через партнёров-удостоверяющих центров, а ПЭП и УНЭП выпускаются внутри сервиса и отдельной оплаты не требуют.
Выводы
Запись о приёме держится на трёх опорах: правильно определённая категория работника, точное совпадение текста записи с приказом или трудовым договором и соблюдение пятидневного срока. Формальные требования Порядка 320н — арабские цифры в датах, отсутствие сокращений, заголовок с наименованием работодателя без номера — дают больше нарушений, чем сложные случаи. Ошибка исправляется признанием записи недействительной, а не зачёркиванием, и делает это тот работодатель, который её допустил.
Мы в Добыто переводим в электронный вид ту часть оформления приёма, которую закон разрешает: трудовой договор, приказ, согласия и ознакомление с локальными актами, включая связку с 1С:ЗУП. Бумажная трудовая книжка при этом остаётся у кадровика, но формулировки для неё приходят из подписанного документа, а не из повторного ручного ввода.
Частые вопросы
Нужно ли вносить запись, если работник принят по совместительству?
По статье 66 ТК РФ сведения о работе по совместительству вносятся по желанию работника и по основному месту работы. Работодатель-совместитель запись не делает, он выдаёт документ, подтверждающий работу по совместительству: справку или заверенную копию приказа. С этим документом работник обращается к основному работодателю, и уже тот вносит запись, указывая в графе 4 реквизиты приказа второй организации.
Что писать в графе 4, если приказ о приёме не издавали?
Указываются наименование, дата и номер трудового договора: с 22 ноября 2021 года издание приказа по статье 68 ТК РФ — право работодателя, а не обязанность. Запись примет вид «Трудовой договор от 05.09.2026 № 47». Формулировка должности в графе 3 при этом берётся из того же договора и должна совпадать с ним дословно.
Как оформить запись, если работник принят в порядке перевода из другой организации?
Прежний работодатель вносит запись об увольнении в порядке перевода, новый — запись о приёме в порядке перевода. Формулировка в графе 3 включает указание на перевод, потому что от неё зависит гарантия по статье 64 ТК РФ: такому работнику нельзя отказать в заключении трудового договора в течение одного месяца со дня увольнения с прежнего места. Основание в графе 4 — приказ нового работодателя или трудовой договор.
Работник принёс книжку старого образца. Заводить новую?
Нет. Бланки, выданные до введения новой формы, действительны и продолжают заполняться. Новая форма применяется к книжкам, которые оформляются впервые, а таких случаев с 2021 года почти не осталось: первично поступающим на работу книжка не заводится. Менять действующую книжку только из-за образца бланка оснований нет.
Что дополнительно проверяют при приёме педагога и попадает ли это в книжку?
Для педагогических работников статья 331 ТК РФ устанавливает ограничения по судимости и уголовному преследованию, поэтому к комплекту документов добавляется справка об отсутствии судимости. В трудовую книжку эта проверка не вносится: там остаётся обычная запись о приёме с наименованием должности по номенклатуре педагогических должностей. Запросы про НОБД относятся к казахстанской Национальной образовательной базе данных и к ведению трудовых книжек по российскому Трудовому кодексу отношения не имеют.
Нужно ли знакомить работника с внесённой записью под подпись?
Действующий Порядок такого требования не содержит. Обязанность знакомить владельца книжки с каждой записью под подпись в личной карточке была в Правилах, утверждённых постановлением Правительства РФ № 225, и утратила силу вместе с ними с 1 сентября 2021 года. Личная карточка перестала быть обязательным документом, поэтому организовывать ознакомление можно, но нормативного основания требовать подпись у работника больше нет.
Кто вносит записи, если в компании нет отдела кадров?
Ответственный за ведение, хранение, учёт и выдачу трудовых книжек назначается приказом работодателя. Это может быть бухгалтер, офис-менеджер или сам руководитель. Без такого приказа ответственность за нарушения ложится на руководителя организации как на должностное лицо, а размер штрафа от отсутствия кадровика в штате не меняется.
