Уведомление о приёме иностранца: сроки и форма 2026

Уведомление о приёме на работу иностранного гражданина подаётся в территориальный орган МВД по месту фактической работы сотрудника в срок, не превышающий трёх рабочих дней со дня заключения трудового или гражданско-правового договора. Основание — пункт 8 статьи 13 Федерального закона от 25.07.2002 № 115-ФЗ. С 1 сентября 2026 года бланк берут из приказа МВД России от 12.05.2026 № 290, формы по приказу МВД России от 30.07.2020 № 536 больше не принимают. Уведомление подаётся отдельно на каждого иностранца, независимо от статуса: патент, разрешение на работу, РВП, вид на жительство, гражданство страны ЕАЭС. Различие, которое меняет порядок: по договору ГПХ срок и форма те же, а по высококвалифицированному специалисту добавляется ежеквартальное уведомление о выплате зарплаты.

Разберём новый бланк по полям: где ставится отметка о бессрочности договора, как заполняются ячейки под реквизиты разрешения на работу и почему согласие на обработку персональных данных теперь вшито в саму форму. Покажем, как отсчитывать три рабочих дня от даты подписания и какие три способа подачи оставил работодателю закон. Штрафы по частям 3 и 4 статьи 18.15 КоАП с разбивкой по регионам, сценарная таблица по категориям работников, чек-лист проверки до подачи и стоимость перевода кадрового оформления в электронный вид — во второй половине статьи.

Кто подаёт уведомление и на каком основании

Обязанность лежит на работодателе или заказчике работ и услуг: это юридическое лицо, индивидуальный предприниматель или физическое лицо, которое подписало с иностранцем договор. Не кадровое агентство, не сам иностранец, не принимающая сторона по миграционному учёту. Уведомление подаётся по каждому работнику отдельным документом: пять принятых иностранцев — пять уведомлений.

Статус иностранца влияет на набор разрешительных документов, но не на саму обязанность уведомлять. Гражданин Беларуси, которому не нужен ни патент, ни разрешение на работу, попадает в уведомление наравне с обладателем патента. То же касается лиц с видом на жительство и разрешением на временное проживание.

Из таблицы следует практический вывод для кадровой службы: сортировать работников по гражданству при подаче уведомлений бессмысленно, разделение идёт только по наличию разрешительного документа и по статусу ВКС.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Перечень документов, которые работодатель вправе требовать при приёме, закрытый: расширить его могут закон, указ Президента и постановление Правительства, но не приказ министерства и не внутренний регламент компании. У иностранца дополнительно смотрят патент, разрешение на работу или вид на жительство — это законное требование. А справку о доходах с прошлого места или характеристику требовать нельзя, и отказать в приёме за их отсутствие тоже нельзя. Сверьте свою анкету кандидата с этим правилом до того, как её увидит инспектор.»

Новая форма с 1 сентября 2026 года: что изменилось в бланке

Приказ МВД России от 12.05.2026 № 290 утвердил пять форм: ходатайство иностранца о привлечении его в качестве высококвалифицированного специалиста, уведомление о трудоустройстве иностранца организацией по трудоустройству, уведомление об исполнении обязательств по выплате зарплаты ВКС, уведомление о заключении трудового или гражданско-правового договора и уведомление о прекращении такого договора.

Что поменялось в бланке уведомления о заключении договора: появилось поле для срока действия договора с отметкой о бессрочности, расширены ячейки под реквизиты разрешения на работу, а согласие иностранного гражданина на обработку персональных данных включено непосредственно в форму, отдельным листом его больше не прикладывают. В уведомлении о прекращении договора тоже увеличено число ячеек под разрешение на работу и снята необходимость заполнять отдельное приложение. В уведомлении о выплате зарплаты ВКС добавилась графа ИНН иностранного гражданина, а сведения о должности и территории действия разрешения из формы убрали.

Требования к заполнению остались строгими. Бланк заполняется на русском языке, разборчиво, от руки или техническими средствами. Сокращения, аббревиатуры и исправления не допускаются, все поля заполняются без пропусков, в бумажном варианте листы нумеруются и скрепляются. Уведомление, поданное в срок, но с нарушением формы, по части 3 статьи 18.15 КоАП карается так же, как неподанное.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Важный нюанс из практики: с 1 января 2026 года действует классификатор ОК 016-2025, введённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст взамен ОК 016-94. При изменении наименования или кода должности требуется приказ о внесении изменений в штатное расписание и дополнительные соглашения к трудовым договорам. Если наименование должности в договоре с иностранцем осталось по старому классификатору, расхождение всплывёт не в уведомлении, а при первой же проверке кадровых документов.

Три рабочих дня: как считать срок и где теряют дни

Отсчёт начинается со следующего рабочего дня после дня подписания договора. Выходные и нерабочие праздничные дни в трёхдневный срок не входят. Договор, подписанный в пятницу, даёт крайний срок в среду: понедельник, вторник, среда. Договор, подписанный 30 декабря, уводит крайний срок за новогодние каникулы.

Типовая потеря срока выглядит так: договор подписан заранее, до выхода сотрудника, а кадровая служба ориентируется на первый рабочий день. Срок привязан к дате заключения договора, а не к дате допуска к работе. Вторая потеря — договор подписал руководитель подразделения в регионе, а специалист по миграционному учёту узнал о нём через неделю.

Поэтому обязанность подать уведомление закрепляют за конкретной должностью в матрице ответственности, а не за отделом кадров вообще. В практике Добыто работает простое правило: дата заключения договора фиксируется в системе автоматически в момент подписания, и от неё считается контрольный срок для миграционного уведомления.

Куда и как подать уведомление

Уведомление подаётся в территориальный орган МВД по субъекту РФ, на территории которого иностранец фактически работает. Место регистрации юридического лица значения не имеет: если головной офис в Москве, а работник трудится в Казани, уведомление уходит в подразделение по Республике Татарстан.

Способов подачи три. Первый — лично в подразделение по вопросам миграции, на вашем экземпляре ставится отметка о приёме. Второй — почтовым отправлением с описью вложения и уведомлением о вручении. Третий — в электронной форме через портал госуслуг, где для этого действует отдельный сервис уведомлений о трудовой деятельности мигрантов: там опубликованы актуальные требования к заявителю и состав сведений. Электронная подача требует подтверждённой учётной записи организации, усиленной квалифицированной электронной подписи руководителя и выданных ответственному сотруднику прав доступа.

Как подать уведомление о приёме иностранца: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Зафиксируйте дату заключения договора и рассчитайте крайний срок: первый рабочий день после подписания плюс два рабочих дня.
2. Шаг 2. Возьмите действующий бланк из приложения к приказу МВД России от 12.05.2026 № 290. Формы прежних лет с 1 сентября 2026 года не принимаются.
3. Шаг 3. Перенесите в форму данные из паспорта, миграционной карты, патента или разрешения на работу и из самого договора: вид договора, дата, срок действия либо отметка о бессрочности.
4. Шаг 4. Получите подпись иностранного гражданина под согласием на обработку персональных данных — в новой форме этот блок размещён внутри бланка.
5. Шаг 5. Проверьте заполнение построчно: без сокращений, без исправлений, без пустых полей, по одному символу в ячейке.
6. Шаг 6. Выберите способ подачи и подайте уведомление в территориальный орган МВД по месту работы сотрудника.
7. Шаг 7. Сохраните подтверждение: отметку о приёме на своём экземпляре, почтовую квитанцию с описью либо статус и номер обращения в личном кабинете на портале госуслуг.

Что проверить до подачи уведомления

Ошибки в уведомлении почти всегда родом из документов, которые собирали при приёме. Проверка до подачи занимает 15 минут и снимает основную часть рисков.

1. Паспорт иностранного гражданина и перевод, заверенный нотариально, если документ не на русском языке.
2. Отметка о регистрации по месту пребывания, а при её отсутствии — справка из МВД.
3. Патент, разрешение на работу, РВП или вид на жительство: срок действия, регион действия, указанная в патенте профессия.
4. Оплата авансового платежа по патенту: просрочка аннулирует патент, а уведомление на аннулированный документ придётся объяснять.
5. Сведения об иностранце в реестре контролируемых лиц МВД, который ведётся с февраля 2025 года.
6. Договор ДМС для высококвалифицированного специалиста, временно находящегося в России.
7. Совпадение наименования должности в договоре, приказе и штатном расписании.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Статус документа мы проверяем по реестру, а не по памяти и не по копии, которую принёс кандидат. Правило родилось из простой арифметики: одна неверно определённая категория тянет за собой целый пласт неправильно оформленных документов, и обнаруживается это не сразу, а на проверке. Перед подачей уведомления откройте действующую редакцию нормы и актуальные сведения по разрешительному документу работника — это две минуты против штрафа, который считается по каждому человеку отдельно.»

В сервисе Добыто комплект документов на приём собирается по шаблону, а поля подтягиваются из карточки сотрудника: наименование должности в договоре, приказе и штатном расписании совпадает по построению, а не по внимательности исполнителя.

Важный нюанс из практики: служба безопасности нередко просит кандидата принести справку о доходах с прошлого места, характеристику или что-то ещё сверх статьи 65 ТК РФ. Законного основания для такого требования нет, кандидат вправе отказать, и отказать ему в приёме на этом основании нельзя. Перечень дополнительных документов для иностранца ограничен патентом, разрешением на работу и видом на жительство.

Кадровые документы, которые оформляются вместе с приёмом иностранца

Комплект собирают до подачи уведомления, первым смотрите трудовой договор: именно из него в бланк переносятся вид договора, дата и срок действия.

Когда уведомление подавать не нужно

Обязанность привязана к трудовой деятельности иностранца на территории России. Если исполнитель по гражданско-правовому договору выполняет работу за пределами страны и в Россию не въезжает, уведомлять территориальный орган МВД не требуется. Не возникает обязанности и тогда, когда договор ещё не заключён: оффер, согласованная анкета и назначенная дата выхода срок не запускают.

Гражданство РФ снимает вопрос полностью, включая случаи двойного гражданства, когда человек принят как гражданин России. А вот отсутствие у иностранца патента или разрешения на работу от уведомления не освобождает: это отдельный состав по частям 1 и 2 статьи 18.15 КоАП, который складывается со штрафом за неуведомление.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Цена ошибки: штрафы по статье 18.15 КоАП

Неуведомление и нарушение порядка или формы уведомления образуют один состав — часть 3 статьи 18.15 КоАП. В четырёх регионах действует повышенная санкция по части 4.

Ключевая деталь не в размере, а в кратности: по примечанию к статье 18.15 КоАП ответственность наступает в отношении каждого иностранного гражданина в отдельности. Три неподанных уведомления в Московской области — это три протокола и нижняя граница в 1,2 млн рублей на юридическое лицо. Привлечение того же иностранца без патента добавляется отдельным составом по частям 1 и 2.

Сценарии, в которых порядок меняется

Универсального алгоритма на все случаи нет: набор критичных проверок зависит от того, какой договор и с кем вы заключаете.

Как не пропустить срок: регламент и электронное оформление

Три рабочих дня — это срок не на подачу, а на весь цикл: подписание договора, сбор данных, заполнение бланка, получение подписи работника под согласием, отправку. Когда договор подписывается на бумаге в подразделении, а уведомление готовит специалист в головном офисе, на логистику уходит больше половины срока.

Кадровый электронный документооборот эту часть закрывает: система фиксирует дату и время подписания, маршрут согласования показывает, у кого документ находится сейчас, а подписанный договор доступен ответственному за миграционный учёт в момент подписания, а не через курьерскую доставку.

В практике Добыто ответственного за миграционный учёт добавляют в маршрут согласования трудового договора отдельным участником. Он не согласовывает условия и не тормозит подписание, но получает уведомление в тот же момент, когда документ подписан, и трёхдневный срок начинает идти для него с первого дня, а не с четвёртого.

Кейс из практики: спор об увольнении работника, подавшего заявление через систему КЭДО, прошёл четыре инстанции. Районный суд работнику отказал: у работодателя были Положение о КЭДО, перечень документов и порядок создания личного кабинета. Кассационный суд акты отменил, потому что в материалах не оказалось сведений о порядке идентификации, и при новом рассмотрении работник выиграл. Решили дело три обстоятельства: подпись выдали в день подписания заявления, фактически подписывал другой человек, и всё это зафиксировала собственная система работодателя. Мы поэтому разводим во времени выдачу подписи и первые кадровые действия с ней.

Что переводить в электронный вид, а что оставить на бумаге

Само уведомление в МВД — документ внешний, он живёт по правилам приказа № 290 и к кадровому электронному документообороту отношения не имеет. Внутренний комплект, из которого уведомление заполняется, в электронный вид переводится почти полностью.

Сколько хранить подтверждение подачи

Подтверждение подачи — отметка о приёме, почтовая квитанция с описью или статус обращения на портале госуслуг — это ваше единственное доказательство при проверке. Хранится оно вместе с кадровыми документами по работнику и по тем же срокам: трудовые договоры и приказы по личному составу относятся к документам длительного хранения.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа, его реквизитов или подписи. Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите, какие документы у вас существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»

Стоимость перевода кадрового оформления иностранцев в электронный вид

Стоимость зависит от численности подключаемых сотрудников и от того, нужна ли интеграция с учётной системой. Электронные подписи для сотрудников входят в тариф.

Итоговая сумма складывается из численности и выбранного набора функций: кастомные шаблоны, приоритетная поддержка и электронный архив относятся к тарифу «Бизнес», УКЭП оформляется через партнёров-удостоверяющих центров. Актуальные условия и состав каждого пакета опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.

Выводы

Обязанность уведомить МВД возникает у того, кто подписал договор с иностранцем, и закрывается в течение трёх рабочих дней от даты подписания, а не от даты выхода на работу. С сентября 2026 года действует бланк из приказа МВД России № 290 со сроком договора, расширенными полями под разрешение на работу и встроенным согласием на обработку персональных данных. Подать можно лично, почтой или через портал госуслуг с усиленной квалифицированной подписью, а штраф по статье 18.15 КоАП считается по каждому работнику отдельно.

Большая часть просрочек возникает не из-за незнания нормы, а из-за разрыва между моментом подписания договора и моментом, когда о нём узнал ответственный за миграционный учёт. Мы в Добыто закрываем этот разрыв на уровне процесса: договор подписывается в системе, дата фиксируется автоматически, а ответственный видит новый документ сразу, без пересылки сканов между подразделениями.

Частые вопросы

Нужно ли подавать уведомление при переводе иностранца на другую должность внутри компании?

Обязанность по пункту 8 статьи 13 115-ФЗ привязана к заключению и прекращению договора, поэтому перевод внутри той же организации по дополнительному соглашению отдельного уведомления не требует. Если же с работником расторгается один договор и заключается новый, подаются оба уведомления: о прекращении и о заключении, каждое в свои три рабочих дня. Отдельно проверьте, допускает ли патент новую профессию и регион: патент выдаётся с указанием профессии и территории действия.

Что делать, если в поданном уведомлении обнаружена ошибка?

Часть 3 статьи 18.15 КоАП наказывает и за нарушение формы или порядка уведомления, поэтому бланк с неверными сведениями приравнивается к неподанному. Корректирующей формы приказ МВД России № 290 не предусматривает, поэтому подаётся новое уведомление с верными данными, и чем раньше, тем лучше: подтверждение первой подачи с датой сохраняется как доказательство того, что срок вы не пропускали.

Куда подаёт уведомление компания, у которой иностранцы работают в нескольких регионах?

Уведомление подаётся в территориальный орган МВД того субъекта РФ, где иностранец фактически осуществляет трудовую деятельность. Для компании с работниками в пяти регионах это пять разных подразделений, независимо от того, что юридическое лицо зарегистрировано в одном городе, а договоры подписывает один руководитель. Обособленное подразделение стороной договора не является, уведомление подаёт юридическое лицо.

Надо ли уведомлять, если договор подписан, но сотрудник к работе не приступил?

Срок отсчитывается от даты заключения договора, а не от первого рабочего дня, поэтому уведомление подаётся и тогда, когда работник ещё не вышел. Если он не приступил к работе в установленный день и договор аннулирован по статье 61 ТК РФ, это отдельный кадровый факт, который оформляется приказом и не отменяет уже поданного уведомления.

Может ли уведомление подписать не руководитель, а сотрудник по доверенности?

При подаче на бумаге документы вправе принести представитель с доверенностью от организации. При электронной подаче через портал госуслуг работает связка иначе: учётная запись организации подтверждается руководителем, он же выдаёт сотруднику права доступа, а подписывается уведомление усиленной квалифицированной электронной подписью. Полномочия представителя подтверждаются по своим правилам, и подпись на самом документе их не заменяет.

Нужно ли уведомлять о договоре с иностранцем, который применяет налог на профессиональный доход?

Да. Пункт 8 статьи 13 115-ФЗ говорит о гражданско-правовом договоре на выполнение работ или оказание услуг, а налоговый режим исполнителя на эту обязанность не влияет. Срок тот же — три рабочих дня, форма та же, что и по трудовому договору. Освобождает от уведомления только выполнение работ за пределами России без въезда в страну.