Приём на работу опирается на два разных режима сбора сведений, и путать их нельзя. Документы, которые компания вправе потребовать от кандидата, перечислены в статье 65 ТК РФ, и перечень закрытый: паспорт, трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности, документ о регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учёта, документы воинского учёта для военнообязанных, документ об образовании или квалификации. Всё, что выходит за этот список, — анкета, проверка по базам, запрос отзыва у прежнего работодателя, — собирается уже по 152-ФЗ и требует письменного согласия с указанием целей. Различие определяет порядок действий: по статье 65 согласие не нужно, потому что основанием служит закон, а по анкете и проверке без подписанного согласия обработка неправомерна и попадает под часть 2 статьи 13.11 КоАП РФ.
Разберём, какие вопросы в анкете законны, а какие дают состав нарушения по статье 86 ТК РФ и статье 10 152-ФЗ, и где проходит граница между открытыми государственными базами и сведениями, которые без отдельного согласия смотреть нельзя. Покажем, сколько хранить данные кандидатов, получивших отказ, и чем подтверждать уничтожение. Сроки проверки, размеры штрафов 2026 года, сценарная таблица по типам должностей, образцы согласий и анкеты, пошаговая инструкция по подготовке документов оператора и стоимость КЭДО — во второй половине статьи.
Два режима сбора данных при приёме на работу
Кадровик обычно держит в голове один список — тот, что в статье 65 ТК РФ. Юридически же при найме работают два независимых основания, и у каждого свои правила. Первое основание — закон: часть сведений работодатель обязан получить, потому что без них он не сможет оформить трудовые отношения, вести воинский учёт и сдавать ЕФС-1. Здесь согласие кандидата не запрашивается, основанием выступает пункт 2 части 1 статьи 6 152-ФЗ — обработка необходима для исполнения обязанностей, возложенных на оператора законодательством.
Второе основание — согласие субъекта. Под него попадает всё, что компания хочет узнать сверх ТК РФ: анкета службы безопасности, проверка по открытым базам, кредитная история, отзыв прежнего руководителя, тестирование. Объём таких данных ограничен статьёй 5 152-ФЗ: содержание и объём обрабатываемых данных должны соответствовать заявленным целям, избыточность не допускается. Формулировка цели вида «для кадровых нужд» этому требованию не отвечает, потому что по ней нельзя определить, что именно избыточно.
| Категория сведений | Основание сбора | Нужно письменное согласие | Ограничение |
|---|---|---|---|
| Документы по статье 65 ТК РФ: паспорт, трудовая книжка или СТД-Р, документ о регистрации в персонифицированном учёте, воинский учёт, диплом | Статья 65 ТК РФ | Нет | Требовать документы сверх перечня запрещено частью 3 статьи 65 ТК РФ |
| Анкетные сведения сверх ТК РФ: прежние места работы, навыки, дополнительные контакты | Статьи 6 и 9 152-ФЗ | Да | Состав данных ограничен заявленной целью по статье 5 152-ФЗ |
| Сведения, полученные у третьей стороны: отзыв прежнего работодателя, данные из внешних источников | Статья 86 ТК РФ | Да, плюс предварительное уведомление | Кандидата заранее извещают о целях, источниках и последствиях отказа |
| Результат обязательного медицинского осмотра | Статьи 214 и 220 ТК РФ | Нет | Работодателю передаётся заключение о пригодности к работе, а не медицинские сведения |
| Национальность, политические и религиозные убеждения, частная жизнь, членство в профсоюзе | Отсутствует | Согласие не легализует сбор | Статья 86 ТК РФ запрещает получать и обрабатывать эти сведения, статья 10 152-ФЗ относит их к специальным категориям |
| Биометрические данные | Статья 11 152-ФЗ | Да, отдельное | Общее согласие на обработку персональных данных биометрию не покрывает |
| Справка о наличии или отсутствии судимости | Статья 65 ТК РФ для должностей, закрытых статьями 331 и 351.1 ТК РФ | Нет, справку предъявляет сам кандидат | Для прочих должностей требовать справку нельзя |
| Кредитная история | 218-ФЗ о кредитных историях | Да, отдельное | Общее согласие по 152-ФЗ доступ к кредитному отчёту не даёт |
Из таблицы видно, где чаще всего рвётся процедура: компания собирает по одному общему бланку сразу всё, включая биометрию и кредитную историю, хотя закон требует под них отдельные согласия с собственными целями и сроками. Проверить это у себя можно за пять минут: откройте свой бланк согласия и сверьте перечень целей с фактическим объёмом собираемых данных.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Кадровые документы — это персональные данные, причём чувствительные: там сведения о семье, здоровье и доходах. Поэтому вопрос не в том, много ли данных вы собрали, а в том, под какую цель и на каком основании каждая группа сведений у вас лежит. Возьмите свой комплект документов кандидата и разнесите поля по двум колонкам: обязательные по закону и собранные по согласию. Всё, что не попало ни в одну, — лишнее.»
Документы по статье 65 ТК РФ: закрытый перечень и отраслевые дополнения
Базовый список короткий. Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность. Трудовая книжка и (или) сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р или СТД-СФР — кроме случаев, когда договор заключается впервые или работник идёт по совместительству. Документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учёта: справка АДИ-РЕГ или её электронная форма. Документы воинского учёта — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву. Документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — если работа требует специальной подготовки.
Часть 3 статьи 65 ТК РФ запрещает требовать что-либо ещё, кроме документов, предусмотренных самим кодексом, иными федеральными законами, указами Президента и постановлениями Правительства. Поэтому ИНН, характеристика с прошлого места, справка о доходах, свидетельства о рождении детей, военный билет у невоеннообязанного и медицинская книжка вне установленных случаев в обязательный комплект не входят. Их можно попросить, но только как добровольно предоставляемые сведения и с фиксацией в согласии, а отказ кандидата их дать не может стать причиной отказа в приёме по статье 64 ТК РФ.
Отраслевые дополнения меняют состав комплекта сильнее, чем принято думать. Приём педагога на работу требует справки о наличии или отсутствии судимости и факта уголовного преследования: статья 331 ТК РФ закрывает педагогическую деятельность для лиц с судимостью по перечисленным составам, а статья 351.1 распространяет тот же фильтр на сферы образования, воспитания, развития несовершеннолетних, организации их отдыха и оздоровления, медицинского обеспечения, социальной защиты, детско-юношеского спорта, культуры и искусства с участием несовершеннолетних. Для водителей и работ с вредными факторами добавляется обязательный предварительный медосмотр по статье 220 ТК РФ. Для отдельных видов деятельности — справка об отсутствии административного наказания за потребление наркотических средств.
Факт: без подписанного согласия проверка персональных данных кандидата неправомерна. Это касается и анкеты службы безопасности, и обращения к прежнему работодателю: согласие подписывается до первого запроса, а не задним числом при оформлении приёма.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Отдельный слой, который в 2026 году ломает привычные формулировки, — наименование должности. С 1 января 2026 года действует классификатор ОК 016-2025, введённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст взамен ОК 016-94. Он затрагивает штатное расписание, трудовые договоры, должностные инструкции и ЛНА: при изменении наименования или кода должности нужен приказ о внесении изменений в штатное расписание либо утверждение его в новой редакции, а к действующим трудовым договорам — дополнительные соглашения. Кадровые программы, включая 1С:ЗУП, тоже требуют обновления справочников, поскольку классификатор связан с ОКЗ, а код трудовой функции из ОКЗ уходит в ЕФС-1.
Вторая типовая ошибка приёма связана не с документами, а с испытательным сроком. Практика кассационных судов устойчиво отменяет увольнения по результатам испытания, если обязанности работника нигде не зафиксированы: должностная инструкция, положенная в основу заключения комиссии, работнику при трудоустройстве не показывалась, а в трудовом договоре и других локальных актах обязанности не определены. Предмет проверки в такой конструкции отсутствует, оценивать нечего.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Испытание проверяет соответствие поручаемой работе, а поручаемая работа определяется трудовой функцией и должностной инструкцией. Если инструкции человек не видел, а в договоре обязанности описаны одной строкой, увольнение по итогам испытания разваливается в первой же инстанции: обязанность доказать неудовлетворительную работу лежит на работодателе. Перед установлением испытания проверьте четыре вещи: обязанности зафиксированы, работник ознакомлен под подпись до начала работы, задачи на период испытания доведены, доступ к рабочим системам выдан.»
Анкета кандидата: какие вопросы законны, а какие дают состав нарушения
Анкета — не документ по ТК РФ, а способ собрать данные по согласию. Отсюда простое правило проверки любого поля: если на вопрос нет ответа «зачем это нужно для оценки деловых качеств именно по этой должности», поле удаляется. Законно спрашивать полное имя и паспортные данные, адрес регистрации и фактического проживания, контакты, образование и квалификацию, предыдущие места работы с должностями и периодами, наличие дисквалификации, участие в юридических лицах и статус индивидуального предпринимателя, водительское удостоверение для водительских позиций, допуски и сертификаты.
Запрещённый блок задан статьёй 86 ТК РФ прямо: работодатель не вправе получать и обрабатывать сведения о политических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни, а также о членстве в общественных объединениях и профсоюзной деятельности, кроме случаев, предусмотренных федеральными законами. Статья 10 152-ФЗ добавляет к специальным категориям расовую и национальную принадлежность, философские убеждения, состояние здоровья и интимную жизнь. Согласие кандидата эти запреты не снимает: статья 86 ТК РФ сформулирована как запрет на получение, а не как требование к основанию.
Отдельная группа вопросов формально не относится к специальным категориям, но создаёт риск по статье 3 и статье 64 ТК РФ. Семейное положение, наличие и возраст детей, планы на беременность, возраст, место жительства и происхождение к деловым качествам не относятся. Само наличие такого поля в анкете доказательством дискриминации не станет, но в связке с письменным отказом соискателю превращается в готовое обоснование иска: статья 64 ТК РФ обязывает сообщить причину отказа в письменной форме не позднее семи рабочих дней со дня предъявления требования, и этот ответ потом читают в суде.
Третье требование статьи 86 ТК РФ обычно теряют целиком: все персональные данные работника следует получать у него самого. Если данные можно получить только у третьей стороны — у прежнего работодателя, у контрагента, из внешнего сервиса, — кандидата нужно заранее уведомить об этом, указать цели, предполагаемые источники и способы получения данных, а также последствия отказа дать письменное согласие. В практике Добыто это самое частое расхождение между тем, что написано в согласии, и тем, что реально делает служба безопасности.
Соберите согласие кандидата до первого запроса в базы
Полезно знать: согласие на обработку персональных данных и согласие на проверку службой безопасности — разные документы с разными целями. Второе описывает конкретные источники и проверяемые сведения, поэтому именно его запрашивает Роскомнадзор, когда оценивает правомерность проверки.
Проверка кандидата: где проходит граница открытых источников
Открытые государственные реестры доступны любому лицу без согласия субъекта — сведения в них раскрыты самим государством. Но проверка конкретного человека по совокупности таких источников с сохранением результата в его личном деле уже образует обработку персональных данных, а значит требует основания. Поэтому рабочая конструкция такая: сами базы открыты, а систематическая проверка кандидата по ним ведётся на основании подписанного согласия и внутреннего положения о проверке кандидатов.
Набор источников, который закрывает основную часть рисков: банк данных исполнительных производств ФССП, ЕГРЮЛ и ЕГРИП и реестр дисквалифицированных лиц на сайте ФНС, Единый федеральный реестр сведений о банкротстве, картотека арбитражных дел, тексты решений судов общей юрисдикции в ГАС «Правосудие», проверка действительности паспорта по сервису МВД. Сведения о судимости в этот список не входят: их получает сам кандидат в виде справки и предъявляет работодателю, если должность закрыта статьями 331 или 351.1 ТК РФ. Кредитная история требует отдельного согласия по 218-ФЗ.
Соцсети и поисковая выдача — спорная зона. Формально страница открыта, фактически в ней лежат сведения о частной жизни, убеждениях и здоровье, то есть ровно то, что статья 86 ТК РФ получать запрещает. Практический критерий: фиксировать в заключении можно только то, что относится к деловым качествам — публичные упоминания о профессиональной деятельности, участие в бизнесе, противоречия с данными анкеты. Скриншоты личной жизни в личном деле кандидата — это уже обработка сведений о частной жизни, и цели у неё нет.
Сроки процедуры редко называют честно. Типовая онлайн-проверка кандидата службой безопасности крупного работодателя занимает от 3 до 10 рабочих дней, и это сама проверка, без времени на сбор анкеты, собеседование с СБ при спорных моментах и подготовку оффера. Долгое молчание после анкеты почти никогда не означает углублённое изучение конкретного кандидата: чаще это очередь в подразделении.
Объём проверки должен зависеть от должности, а не от привычки. Одинаковый запрос по всем позициям создаёт и избыточность по статье 5 152-ФЗ, и лишнюю нагрузку на процесс найма.
| Тип позиции | Что критично проверить | Что избыточно |
|---|---|---|
| Линейный персонал без доступа к деньгам и данным | Действительность паспорта, совпадение анкеты со сведениями о трудовой деятельности | Кредитная история, полная проверка по арбитражу, запрос отзывов у всех прежних работодателей |
| Материально ответственные сотрудники, кассиры, кладовщики | Исполнительные производства ФССП, банкротство в ЕФРСБ, дисквалификация | Сбор сведений о семье и имуществе, биометрия |
| Руководители, главный бухгалтер, закупки | Аффилированность по ЕГРЮЛ и ЕГРИП, реестр дисквалифицированных лиц, арбитражные споры, кредитная история по отдельному согласию | Проверка круга общения в соцсетях, сведения о частной жизни |
| Педагоги и работники сфер из статьи 351.1 ТК РФ | Справка о судимости и факте уголовного преследования, действительность диплома, медосмотр | Кредитная история, имущественное положение |
| Дистанционные работники и исполнители по ГПХ | Идентификация личности, статус самозанятого или ИП в реестрах ФНС | Требования к комплекту документов по статье 65 ТК РФ: на исполнителей по ГПХ они не распространяются |
Последняя строка таблицы — самая частая подмена в кадровой практике: перечень документов из статьи 65 ТК РФ применяют к самозанятым и исполнителям по гражданско-правовому договору, хотя трудовые нормы на них не распространяются. Сверьте по своему регламенту, какие поля анкеты вы заполняете для каждой из этих категорий.
Когда расширенная проверка кандидата избыточна
Проверка по базам и анкета службы безопасности не нужны, когда позиция не даёт доступа ни к деньгам, ни к товарно-материальным ценностям, ни к персональным данным других людей, ни к коммерческой тайне. Массовый линейный наём с высокой текучестью — отдельный случай: процедура, растянутая на 10 рабочих дней, приводит к тому, что кандидат уходит к конкуренту, а компания хранит данные человека, который так и не вышел на работу.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Не подходит расширенный сбор и там, где отношения оформляются договором ГПХ с самозанятым: основная задача такой проверки — подтвердить статус плательщика налога на профессиональный доход и полномочия подписанта, а не собрать досье. Наконец, если у компании пока нет ни политики обработки персональных данных, ни положения о проверке кандидатов, ни поданного уведомления в Роскомнадзор, запускать проверку рано: она в этой конфигурации и создаёт состав нарушения, а не снижает риск.
Сколько хранить данные кандидатов и как их уничтожить
Резюме отклонённых кандидатов лежат в почте и в базе рекрутера годами — и это самое недооценённое нарушение при найме. Часть 4 статьи 21 152-ФЗ обязывает оператора прекратить обработку и уничтожить персональные данные в срок, не превышающий 30 дней с даты достижения цели обработки. Для кандидата, которому отказали, цель достигнута в день отказа. Дальше данные либо уничтожаются, либо хранятся по новой цели, под которую взято отдельное согласие.
Эта новая цель называется кадровым резервом, и она требует собственной строки в согласии: срок хранения, перечень данных, право отзыва. Если в вашем бланке одна общая формулировка «для рассмотрения кандидатуры», включить резюме в резерв на полгода по ней нельзя. Когда уничтожить данные в срок технически невозможно, закон даёт обходной путь: их блокируют и обеспечивают удаление в течение шести месяцев.
Внимание: при работе через облачный сервис кадровые документы уходят провайдеру, владельцу серверов и удостоверяющему центру. Это передача данных третьим лицам, и она должна быть отражена в согласии работника отдельным пунктом с перечнем получателей.
Уничтожение подтверждается документом. Для данных на материальных носителях составляется акт об уничтожении, для данных в информационной системе — выгрузка из журнала с датой и составом удалённых записей. Без такого подтверждения объяснить проверяющему, что резюме трёхлетней давности удалено, нечем: сам факт отсутствия записи в системе ничего не доказывает, если журнал не ведётся.
Параллельно закрывается вопрос отказа. Кандидат вправе потребовать письменного объяснения причины, и работодатель обязан ответить не позднее семи рабочих дней со дня предъявления требования. Ответ строится только вокруг деловых качеств: квалификация, опыт, результаты профессиональной оценки. Ссылка в отказе на результаты проверки по базам в качестве самостоятельной причины — готовый материал для иска, потому что наличие долгов у приставов к деловым качествам напрямую не относится.
Что должно быть у работодателя до первого сбора данных
Комплект оператора персональных данных формируется до найма, а не после проверки. Минимальный состав: политика в отношении обработки персональных данных с публикацией на сайте, положение об обработке и защите персональных данных работников и кандидатов, приказ о назначении ответственного за организацию обработки, перечень лиц, допущенных к обработке, с разграничением доступа, формы согласий под каждую цель и журнал учёта обращений субъектов.
Отдельная обязанность — уведомление о намерении осуществлять обработку. С 1 сентября 2022 года список исключений в статье 22 152-ФЗ сокращён до трёх случаев, и обработка данных работников в рамках трудовых отношений в него больше не входит: подавать уведомление обязаны практически все работодатели, ведущие кадровый учёт в информационных системах. Форма подаётся через портал персональных данных Роскомнадзора, там же публично доступен реестр операторов, по которому можно проверить, числится ли ваша компания уже поданной.
Как выстроить законный сбор данных кандидата: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Составьте перечень целей обработки отдельно для кандидата и отдельно для принятого работника. Каждая цель формулируется так, чтобы по ней можно было определить состав данных: «проверка достоверности сведений о трудовой деятельности», а не «кадровые нужды».
- Шаг 2. Разнесите поля анкеты по целям. Поля, не попавшие ни в одну цель, удалите из формы, а не оставляйте «на всякий случай».
- Шаг 3. Подготовьте отдельные бланки: согласие на обработку персональных данных, согласие на проверку службой безопасности с перечнем источников, согласие на запрос кредитной истории по 218-ФЗ, согласие на хранение резюме в кадровом резерве со сроком.
- Шаг 4. Утвердите положение о проверке кандидатов: кто проверяет, по каким источникам, какие сведения фиксирует в заключении, кому доступны результаты и сколько они хранятся.
- Шаг 5. Соберите подписи до начала проверки. Согласие, подписанное в день оформления приёма, не легализует запросы, сделанные неделей раньше.
- Шаг 6. Опубликуйте политику обработки персональных данных на сайте и подайте уведомление в Роскомнадзор, если оно ещё не подано.
- Шаг 7. Заведите календарь уничтожения: по каждому отклонённому кандидату — дата отказа плюс 30 дней, по резерву — окончание срока из согласия. Подтверждайте удаление актом или выгрузкой из журнала системы.
Образцы согласий, анкеты и положений для оформления кандидата
Комплект собран под один процесс — от анкеты до отказа; начните с согласия на обработку персональных данных, остальные документы ссылаются на его цели.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Согласие на обработку персональных данных | Скачать |
| Согласие на проверку службой безопасности | Скачать |
| Анкета кандидата для службы безопасности | Скачать |
| Правила обработки персональных данных | Скачать |
| Положение о проверке кандидатов службой безопасности | Скачать |
| Мотивированный отказ в приёме по статье 64 ТК РФ | Скачать |
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, когда только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа, его реквизитов или подписи. Планируя отказ от бумажного архива кадровых документов, посмотрите, какие из них у вас существуют только в электронном виде, и заранее решите, чем вы подтвердите их подлинность.»
Цена ошибки: штрафы по статье 13.11 КоАП и проигранные споры
Ответственность за персональные данные ужесточена Федеральным законом от 30.11.2024 № 420-ФЗ, поправки действуют с 30 мая 2025 года. Обработка без согласия субъекта, когда согласие обязательно, — это часть 2 статьи 13.11 КоАП РФ: от 300 000 до 700 000 рублей на юридическое лицо. Обработка без правового основания по части 1 той же статьи — от 150 000 до 300 000 рублей. Неуведомление Роскомнадзора о намерении обрабатывать данные — от 100 000 до 300 000 рублей. Отсутствие опубликованной политики обработки — от 30 000 до 60 000 рублей. С 28 декабря 2025 года дела по статье 13.11 КоАП РФ вернулись в подсудность мировых судей.
Считать нужно не только штраф. Уведомление в Роскомнадзор подаётся за один день, политика обработки пишется за неделю, а вот восстановление законности задним числом невозможно: собранные без согласия данные нельзя «дособрать правильно», их придётся уничтожить вместе с заключением службы безопасности, на которое опиралось решение о найме. Если на этом заключении был построен отказ, кандидат получает и основание для иска по статье 64 ТК РФ, и повод для обращения в Роскомнадзор одновременно.
Второй сценарий убытка — трудовой спор, где документы формально в порядке. Показательный сюжет прошёл четыре судебные инстанции: работник подал заявление об увольнении через систему КЭДО, районный суд и апелляция встали на сторону работодателя, у которого были и положение о кадровом электронном документообороте, и утверждённый перечень документов, и письменное согласие работника. Кассация акты отменила, потому что в материалах не оказалось сведений о порядке идентификации. При новом рассмотрении работник выиграл: подпись выдали ему в день подписания заявления, пользоваться системой он не умел, и за него подписывал другой человек — всё это зафиксировала собственная система работодателя.
Приём на работу через КЭДО: какие данные уходят в электронный вид
Статьи 22.1-22.3 ТК РФ, введённые 377-ФЗ, позволяют оформлять приём без бумаги почти целиком: трудовой договор и дополнительные соглашения, приказы, заявления, ознакомление с ЛНА, уведомления и согласия. На бумаге остаются акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении, журнал инструктажей по охране труда и трудовая книжка. Это разграничение задаёт закон, а не система: перевести в электронный вид журнал инструктажа нельзя даже при полностью внедрённом КЭДО.
Вид подписи зависит от документа и от стороны. Квалифицированная подпись равнозначна собственноручной в силу закона, а для простой и неквалифицированной равнозначность возникает только из соглашения между участниками обмена — без него её нет. Со стороны работника большую часть документов можно подписать неквалифицированной подписью при наличии локального акта, где указан используемый удостоверяющий центр. Со стороны работодателя трудовой договор неквалифицированной подписью не подписывается. В одном документе с двух сторон законно стоят подписи разных видов.
Отдельная сложность приёма через КЭДО — очерёдность. Чтобы подписать трудовой договор неквалифицированной подписью с человеком, с которым отношений пока нет, нужно соглашение об электронном взаимодействии, заключённое раньше самого договора. В сервисе Добыто мы закладываем этот шаг в маршрут оформления отдельно, до отправки договора на подпись, и разводим во времени выдачу подписи и первые кадровые действия с ней.
Лайфхак: сервис государственных подписей снимает проблему соискателя, который ещё не работник: неквалифицированную подпись человек получает при наличии учётной записи на портале государственных услуг, квалифицированную — при наличии биометрического загранпаспорта. Ограничения тоже есть: нужен смартфон, а загранпаспорт с биометрией есть далеко не у всех.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Установить, что заявление сформировано в системе от имени работника, для победы в споре недостаточно. Суд отдельно смотрит, был ли у работодателя порядок идентификации и зафиксирован ли он документально. Откройте своё положение о КЭДО: если порядка идентификации при подписании там нет, спор вы проиграете даже при технически исправной подписи.»
Хранение электронных кадровых документов подчинено собственным требованиям к формату: документ в XML, отдельный файл подписи, если использовалась усиленная электронная подпись, и приложение с доверенностью, если документ подписан по ней. Машиночитаемая доверенность входит в комплект хранения как обязательная часть кадрового документа и публикуется в реестре. Практический вопрос к любому вендору формулируется не как «храните ли вы», а как «выгружаете ли вы комплект целиком»: при проверке, при споре или при смене оператора нужны файлы, а не изображение на экране.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Вопрос, который я советую задавать поставщику системы прямо: перечислите всех, кто получит доступ к данным. Не формулировку «данные хранятся защищённо», а список лиц — обычно там не одна компания, а три: сам провайдер, владелец инфраструктуры и удостоверяющий центр. Получив список, сверьте его с пунктом о передаче третьим лицам в своём согласии: если получателей больше, чем указано в бланке, согласие переоформляется.»
Стоимость КЭДО для оформления приёма и хранения кадровых данных
Цена зависит от численности сотрудников, набора функций и требований к инфраструктуре: выделенный сервер и SLA считаются отдельно от подписок на сотрудника.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | при подключении |
| УКЭП для сотрудников через партнёров-удостоверяющих центров | рассчитывается индивидуально | по запросу |
| Интеграция с 1С:ЗУП готовым модулем | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Итоговая сумма складывается из численности и выбранного набора функций: кастомные шаблоны документов, интеграция с 1С и электронный архив входят в тариф «Бизнес», а выделенный сервер и персональный менеджер — в «Корпорацию». Актуальные условия и состав каждого пакета опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, там же указано, что при смене тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Объём данных, который компания вправе собрать при найме, определяется не удобством кадровой службы, а связкой основания и цели. Документы из статьи 65 ТК РФ берутся по закону и перечень их закрыт; анкета, проверка по базам и запросы третьим лицам работают только на письменном согласии с конкретными целями и источниками. Сведения о частной жизни, убеждениях и национальности запрещены статьёй 86 ТК РФ независимо от согласия, а данные отклонённых кандидатов уничтожаются в 30-дневный срок, если под их хранение не взято отдельное согласие.
Мы в Добыто выстраиваем оформление приёма так, чтобы согласия, анкета и маршрут подписания жили в одном процессе: цель обработки фиксируется до первого запроса, а система хранит, кто и когда подписал документ и каким видом подписи. При проверке Роскомнадзора или в трудовом споре именно эта цепочка отвечает на вопрос, было ли у компании основание собирать конкретные сведения.
Частые вопросы
Можно ли требовать у кандидата ИНН, свидетельство о браке или справку о доходах?
Требовать нельзя: часть 3 статьи 65 ТК РФ допускает только документы, предусмотренные кодексом, иными федеральными законами, указами Президента и постановлениями Правительства. ИНН, свидетельство о браке, свидетельства о рождении детей и справка о доходах в этот перечень не входят. Попросить их можно как добровольно предоставляемые сведения — например, свидетельства о рождении нужны для стандартного вычета по НДФЛ, — но с указанием цели в согласии и без последствий для кандидата при отказе.
Нужно ли согласие, если кандидат сам прислал резюме на корпоративную почту?
Направление резюме означает, что человек передал данные для рассмотрения кандидатуры, и в пределах этой цели обработка правомерна. Как только компания выходит за неё — проверяет кандидата по базам, запрашивает отзывы, сохраняет резюме в базу на будущее, — требуется письменное согласие под каждую новую цель. Если кандидат не откликнулся на предложение и отбор завершён, цель достигнута, и действует 30-дневный срок по части 4 статьи 21 152-ФЗ.
Что делать, если кандидат отозвал согласие в середине проверки?
Отзыв согласия прекращает обработку по тем целям, которые держались только на нём: проверку останавливают, а собранные по этому основанию сведения уничтожают. Данные, обрабатываемые по другому основанию, — например, документы, уже предъявленные по статье 65 ТК РФ после заключения трудового договора, — отзыв не затрагивает. Отказ в приёме нужно обосновывать деловыми качествами, а не самим фактом отзыва согласия.
Обязательна ли анкета, если компания не проводит проверку службой безопасности?
Анкета не предусмотрена ТК РФ и обязательной не является. Без неё оформление приёма проходит по документам из статьи 65 ТК РФ, а сведения для кадрового учёта и отчётности берутся из них же. Анкета нужна там, где компании требуются данные сверх кодекса: дополнительные контакты, сведения об аффилированности, допуски и сертификаты. Чем короче анкета, тем меньше объём, который придётся обосновывать целью.
Можно ли хранить сканы паспортов работников в кадровой системе?
Статья 65 ТК РФ говорит о предъявлении паспорта, а не о снятии копии, поэтому хранение скана нужно отдельно обосновать целью и зафиксировать в положении об обработке персональных данных и в согласии. Без такого обоснования копия попадает под признак избыточности по статье 5 152-ФЗ. Практичнее хранить не образ документа целиком, а те реквизиты, которые реально используются в кадровых документах и отчётности.
Нужно ли новое согласие при смене системы КЭДО или провайдера?
Смена провайдера меняет состав лиц, которым передаются данные, а перечень получателей относится к существенным условиям согласия на передачу третьим лицам. Если в действующем бланке указан прежний оператор или конкретный удостоверяющий центр, согласие переоформляется до миграции данных. Заодно проверяется, в каком виде прежний провайдер отдаёт архив: комплект должен выгружаться целиком, включая файлы подписей и машиночитаемые доверенности.
