Запись о приеме на работу: образец, графы и сроки 2026

Запись о приеме на работу вносится в бумажную трудовую книжку не позднее 5 рабочих дней со дня издания приказа, а в электронную попадает быстрее: подраздел 1.1 формы ЕФС-1 подается в Социальный фонд России не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа или заключения трудового договора. Основание записи — приказ, а если работодатель его не издает, в графе 4 указываются реквизиты трудового договора: с ноября 2021 года приказ по статье 68 ТК РФ стал правом, а не обязанностью. Формулировка в графе 3 повторяет должность из трудового договора и штатного расписания. Главное различие: работнику, сохранившему бумажную книжку, вы делаете обе записи, а тому, кто поступил на работу впервые после 31 декабря 2020 года, бумажную книжку не заводят — остается только ЕФС-1.

Разберем точные формулировки для граф 1-4, порядок действий, когда приказ не издавался, и правила для должностей, где наименование обязано совпадать со справочником или профстандартом: с 1 января 2026 года применяется новый классификатор ОК 016-2025. Отдельно — прием педагога, испытание в документах приема и охрана труда до первого рабочего дня. Во второй половине статьи: таблица сроков и штрафов, пошаговая инструкция внесения записи, образцы приказа и договора для скачивания, тарифы на КЭДО и ответы на частые вопросы.

Где фиксируется прием на работу: три параллельных действия

Прием на работу оформляется трудовым договором, а фиксируется в трех разных местах с разными сроками и разной ответственностью. Их путают, потому что все три называют одним словом «запись»: запись в бумажной книжке, сведения о трудовой деятельности в информационных ресурсах СФР и внутренний учет движения трудовых книжек. Просрочка по каждому наказывается отдельно.

Из таблицы видно, где срок самый жесткий: сутки на ЕФС-1 против пяти рабочих дней на книжку. Кадровая служба, которая вносит запись в книжку в день приказа, а отчет откладывает на конец недели, нарушает именно тот срок, который короче. Проверьте в своем регламенте, кто отвечает за отправку подраздела 1.1 и что происходит, если приказ издан в пятницу.

Запись в бумажной трудовой книжке: графы, формулировки, сроки

Форму книжки и порядок ее ведения задает приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н, действующий с 1 сентября 2021 года. Записи вносятся без сокращений, каждая получает порядковый номер в пределах раздела, дата пишется арабскими цифрами: число и месяц двузначными, год четырехзначным.

Перед первой записью у нового работодателя в графе 3 идет заголовок: полное наименование организации и, если оно закреплено в уставе, сокращенное. Заголовок не нумеруется и датой не сопровождается. Дальше в строке ниже заполняются все четыре графы.

• Графа 1 — порядковый номер записи в разделе «Сведения о работе».
• Графа 2 — дата приема на работу, то есть дата, с которой работник приступает к обязанностям по трудовому договору, а не дата внесения записи и не дата приказа.
• Графа 3 — сама запись: «Принят в отдел продаж на должность менеджера по продажам». Структурное подразделение указывается, если условие о нем включено в трудовой договор. Для рабочих профессий используется формулировка «Принят в цех № 2 слесарем-ремонтником 4 разряда».
• Графа 4 — основание: вид документа, его дата и номер. Например, «Приказ от 14.09.2026 № 112-к».

Частая ошибка в графе 2 — поставить дату издания приказа. Если приказ издан 14 сентября, а работник выходит 16-го, в графе 2 стоит 16.09.2026, а реквизиты приказа от 14.09.2026 уходят в графу 4. Расхождение дат в договоре, приказе и книжке — первое, что сверяет инспектор ГИТ и первое, на чем разваливается позиция работодателя в суде о стаже.

Бумажная книжка ведется не для всех. Работник, подавший заявление о переходе на электронные сведения, получил книжку на руки, и записи ему больше не вносятся. Тот, кто впервые поступил на работу после 31 декабря 2020 года, бумажной книжки не имеет: на него оформляются только сведения о трудовой деятельности. Требовать от такого кандидата «завести книжку» — нарушение: закрытый перечень документов при приеме установлен статьей 65 ТК РФ.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Перечень документов при приеме расширить может только указ Президента или постановление Правительства, но не приказ министерства, не письмо ведомства и тем более не внутренний регламент компании. Типовая ситуация: служба безопасности просит кандидата принести справку о доходах с прошлого места или характеристику. Законного основания нет, кандидат вправе отказать, и отказать ему в приеме по этой причине нельзя. Сверьте свой список документов при приеме со статьей 65 и вычеркните все, чего там нет.»

Электронная трудовая книжка: подраздел 1.1 ЕФС-1 и сутки на отчет

Электронной трудовой книжки как отдельного документа не существует. Есть сведения о трудовой деятельности, которые ведет Социальный фонд России на основании отчетности работодателя (статья 66.1 ТК РФ). Работодатель передает их подразделом 1.1 подраздела 1 раздела 1 формы ЕФС-1 — в нем указываются дата кадрового мероприятия «ПРИЕМ», должность, структурное подразделение, код выполняемой функции и реквизиты документа-основания.

Срок один и жесткий: не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа о приеме либо заключения трудового договора, если приказ не издавался. Пропуск срока и ошибка в поданных сведениях квалифицируются по статье 15.33.2 КоАП как непредставление сведений: 300-500 рублей на должностное лицо за каждого работника. Сумма небольшая, но состав считается поштучно, и при массовом приеме сентябрьской волны это уже ощутимо.

Код выполняемой функции заполняется по Общероссийскому классификатору занятий, а наименование должности — по штатному расписанию. Работник вправе запросить сведения о трудовой деятельности у вас по форме СТД-Р, а за весь стаж с 2020 года — в СФР или через личный кабинет на портале государственных услуг. Если работник спорит о правильности записи, проверить свою версию по действующим разъяснениям он может через сервис Роструда Онлайнинспекция.рф, где ведомство отвечает на конкретные ситуации по кадровому оформлению.

Наименование должности: когда формулировку нельзя придумать

В графу 3 книжки и в подраздел 1.1 ЕФС-1 переносится та должность, которая указана в трудовом договоре и штатном расписании. Свобода в ее названии ограничена частью 2 статьи 57 ТК РФ: если с работой по должности связаны компенсации, льготы или ограничения, наименование должно соответствовать квалификационным справочникам либо профессиональным стандартам. Во всех остальных случаях название выбирает работодатель.

Практическая проверка занимает одну минуту и состоит из двух вопросов. Первый: дает ли эта работа право на досрочную пенсию, дополнительный отпуск, сокращенное рабочее время или доплату за вредность. Второй: установлены ли для нее ограничения по допуску. Если хотя бы на один ответ «да», креативные названия вроде «специалист клиентского счастья» закрыты, и берется формулировка из справочника или профстандарта.

Цена ошибки здесь отложенная. Работник с записью «оператор установки» вместо точного наименования по списку производств теряет право на досрочную пенсию, узнает об этом через 15 лет и приходит в суд с требованием установить тождество должностей. Восстанавливать придется по архивным документам, которых к тому моменту может не быть.

Прием педагога: три отличия от обычного оформления

Для образовательных организаций перечень требований шире, и запись о приеме зависит от них напрямую.

1. Наименование должности только из номенклатуры. Должности педагогических работников и руководителей образовательных организаций перечислены в номенклатуре, утвержденной постановлением Правительства РФ от 21.02.2022 № 225. «Учитель», «воспитатель», «педагог-психолог» берутся дословно, иначе рушится право на удлиненный отпуск и досрочную пенсию.
2. Справка об отсутствии судимости обязательна до приема. Статьи 331 и 351.1 ТК РФ ограничивают допуск к педагогической деятельности, и справка запрашивается не по усмотрению работодателя. Принимается она в бумажном виде или в электронном — с подписью представителя МВД.
3. Медицинский осмотр и личная медицинская книжка. Для работников образования они обязательны до подписания трудового договора, а не после выхода на работу.

Запись в трудовой книжке при этом заполняется по общим правилам: «Принята на должность учителя русского языка и литературы», основание — приказ. Разница вся в том, что происходит до записи.

Основание записи: приказ, трудовой договор или оба документа

До ноября 2021 года приказ о приеме был обязательным, и графа 4 всегда ссылалась на него. Сейчас статья 68 ТК РФ сформулирована иначе: прием на работу оформляется трудовым договором, а приказ работодатель вправе издать на основании этого договора, и содержание приказа должно соответствовать условиям договора. Унифицированная форма Т-1 не обязательна с 2013 года, но остается удобной: в ней уже есть поля под условия об испытании и характере работы.

Отсюда два законных варианта заполнения графы 4. Если приказ издан — «Приказ от 14.09.2026 № 112-к». Если работодатель отказался от приказов — «Трудовой договор от 14.09.2026 № 37». Смешивать нельзя: в графе указывается тот документ, которым прием фактически оформлен.

Отказ от приказов выглядит экономией на одном документе, но тянет за собой перестройку. На приказ о приеме ссылаются воинский учет, бухгалтерия при заведении лицевого счета, службы допуска и сам подраздел 1.1 ЕФС-1. В практике Добыто компании, отказавшиеся от приказов, чаще возвращаются к ним через полгода не из-за требований инспекции, а из-за смежных процессов, где приказ был удобной точкой сборки.

Соберите трудовой договор под свою ситуацию

Как внести запись о приеме на работу: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Определите, ведется ли на работника бумажная книжка. Принят впервые после 31 декабря 2020 года или подал заявление о переходе на электронные сведения — бумажная запись не делается, остается только ЕФС-1.
2. Шаг 2. Сверьте три документа между собой: трудовой договор, приказ и штатное расписание. Должность, структурное подразделение и дата начала работы должны совпадать дословно.
3. Шаг 3. Проверьте, связаны ли с должностью льготы или ограничения. Если да, возьмите наименование из квалификационного справочника или профстандарта, а не из вакансии.
4. Шаг 4. Внесите заголовок с наименованием организации в графу 3, если это первая запись у данного работодателя, без номера и даты.
5. Шаг 5. Заполните графы 1-4: номер по порядку, дата начала работы, формулировка «Принят(а) на должность…», реквизиты приказа или трудового договора. Срок — 5 рабочих дней со дня издания приказа.
6. Шаг 6. Зарегистрируйте книжку в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
7. Шаг 7. Сдайте подраздел 1.1 формы ЕФС-1 не позднее следующего рабочего дня после издания приказа или заключения договора.

Испытательный срок в документах приема

В трудовую книжку условие об испытании не вносится: графа 3 содержит только должность и подразделение. Место этого условия — трудовой договор, и если его там нет, работник считается принятым без испытания, даже когда в приказе оно указано. В приказ по форме Т-1 условие переносится из договора, а не наоборот.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Максимальная продолжительность — три месяца. Шесть месяцев допускаются для руководителей организаций и их заместителей, главных бухгалтеров и их заместителей, руководителей филиалов, представительств и иных обособленных подразделений, если иное не установлено федеральным законом. По договору на срок от двух до шести месяцев испытание не превышает двух недель, по договору до двух месяцев не устанавливается вовсе.

С 1 сентября 2026 года Федеральный закон от 25.05.2026 № 144-ФЗ расширил запрет на испытание: теперь оно не устанавливается женщинам с детьми до трех лет, ранее ограничение действовало для детей до полутора лет. Остальные категории прежние: беременные, несовершеннолетние, выпускники, впервые поступающие на работу по полученной специальности в течение года со дня получения образования, приглашенные в порядке перевода, избранные на выборную должность.

Кейс из практики: в споре, где увольнение по итогам испытания устояло, работодатель заранее закрепил в правилах внутреннего трудового распорядка, что результат испытания оценивается служебной запиской непосредственного руководителя, и приложил к записке скриншоты переписки и данные системы учета заявок: часть заявок, отмеченных работником как закрытые, восстанавливалась и обрабатывалась повторно. В параллельных делах, где к записке ничего не приложили, суды увольнение отменили с формулировкой, что обязанность доказать неудовлетворительную работу лежит на работодателе. Служебная записка — форма фиксации, доказательством ее делает приложенное.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Испытание проверяет соответствие поручаемой работе, а поручаемая работа определяется трудовой функцией и должностной инструкцией. Если инструкции работник не видел, а в договоре обязанности не описаны, предмет проверки отсутствует и оценивать нечего — суды отменяют такие увольнения. Перед тем как ставить условие об испытании, убедитесь, что обязанности зафиксированы, работник ознакомлен с ними под подпись до начала работы и доступ к рабочим системам ему открыт.»

Охрана труда при приеме: что делается до первого рабочего дня

Допустить работника к работе без обязательного медосмотра и без обучения по охране труда нельзя: статья 76 ТК РФ обязывает отстранить такого человека, а часть 3 статьи 5.27.1 КоАП наказывает допуск штрафом до 130 000 рублей на организацию. Это самая дорогая ошибка в процедуре приема, и она совершается ради экономии двух дней.

Минимальная последовательность выглядит так. Направление на предварительный медосмотр выдается до подписания трудового договора, если должность входит в перечень работ с обязательными осмотрами. Вводный инструктаж проводится до начала работы и регистрируется в журнале. Инструктаж на рабочем месте проводит непосредственный руководитель, прошедший обучение. Порядок обучения и проверки знаний установлен постановлением Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464, часть требований изменена постановлением от 30.06.2026 № 805, поэтому программы и перечни стоит сверить с действующей редакцией.

Важный нюанс из практики: инструкции по охране труда нужны и по должностям, и по видам работ. Для офисного работника к инструкции по должности добавляются инструкции по работе с компьютером, с копировально-множительной техникой, с электроприборами и при направлении в командировку. При восстановлении охраны труда в медицинской организации пришлось запросить описание каждого вида оборудования и написать отдельную инструкцию по каждому. Жесткого требования дробить в нормах нет, но чем разнороднее работа, тем сильнее аргумент в пользу отдельных инструкций.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Отдельно скажу про совместителей, потому что здесь попадают регулярно: при приеме внешнего совместителя на вредное производство работодатель обязан выяснить, что у человека на основном месте. Нельзя работать во вредных условиях и на основной работе, и по совместительству — организм у человека один. Не спросили, приняли, человек отработал два года в двойной вредности — это ответственность работодателя, а не его. Запросите справку с основного места работы до подписания договора.»

Образцы документов для оформления приема

Комплект закрывает прием целиком: начните с трудового договора, приказ и запись в книжку заполняются уже по его условиям.

Оформление приема в электронном виде: что можно, а что остается на бумаге

Статьи 22.1-22.3 ТК РФ разрешают оформлять электронно почти весь комплект приема: трудовой договор, дополнительные соглашения, приказ о приеме, согласие на обработку персональных данных, ознакомление с ЛНА, договор о материальной ответственности, ученический договор. Закон оставляет на бумаге четыре позиции: акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении, документы о прохождении инструктажей по охране труда и саму бумажную трудовую книжку.

Практическое следствие для приема: электронно оформляется все, кроме записи в бумажной книжке и подписи в журнале инструктажа. Дистанционного работника принять полностью без бумаги можно, если у него нет бумажной книжки, — а инструктаж и журнал все равно придется решать отдельно.

Вид подписи зависит от документа и от стороны. Работодатель подписывает трудовой договор усиленной квалифицированной подписью, работник — квалифицированной либо неквалифицированной. Для заявлений, ознакомления с ЛНА и большинства текущих документов работнику достаточно простой электронной подписи. Одновременное использование подписей разных видов с двух сторон одного документа законно.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Различие между видами подписи не про степень защиты, а про основание равнозначности собственноручной. Квалифицированная равнозначна в силу закона, а для простой и неквалифицированной нужно соглашение между участниками обмена, и без него равнозначности нет — именно здесь конструкция ломается в спорах. Выбирая простую подпись для заявлений, вы берете на себя обязанность иметь соглашение и локальный акт с описанным порядком определения лица по его подписи.»

Отдельная сложность приема: соискатель еще не работник. До заключения трудового договора с ним нужно соглашение об электронном взаимодействии, иначе подписать договор неквалифицированной подписью нельзя. Обходится это двумя способами: бумажным подписанием первого документа либо использованием подписи, которая у человека уже есть, — например, выпущенной через сервис государственных подписей при наличии подтвержденной учетной записи на портале государственных услуг.

Кейс из практики: спор об увольнении работника, подавшего заявление через систему КЭДО, прошел четыре инстанции и закончился в пользу работника. Положение о КЭДО у работодателя было, перечень документов утвержден, согласие получено. Проиграл он на трех обстоятельствах: подпись выдали работнику в день подписания заявления, фактически подписывал за него другой человек, и все это зафиксировала собственная система работодателя. Система, внедренная ради доказательности, сработала против него.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Мы разводим во времени выдачу электронной подписи работнику и первые кадровые действия с ней, и отдельно проверяем, что человек действительно способен работать в системе. Суд оценивает фактическую способность, а не подпись в журнале ознакомления: когда за работника подписывает кто-то другой, потому что сам он не разобрался, доказательственная конструкция рассыпается целиком. Проверьте по своей системе, не совпадает ли дата выдачи подписи с датой первого подписанного документа.»

Когда переводить прием в электронный вид рано

КЭДО при приеме не подходит в трех ситуациях. Первая: подпись выдается только после испытательного срока. Решение разумное по безопасности, но следствие из него такое, что весь комплект приема остается бумажным навсегда, — самый документоемкий момент в жизни сотрудника выпадает из электронного оборота. Вторая: в компании много работников со стажем, начавшимся до 1 января 2022 года, и часть из них откажется от КЭДО. Их придется вести параллельно на бумаге, и это часть плана, а не досадная мелочь. Третья: массовый прием линейного персонала без смартфонов и подтвержденных учетных записей — здесь на обучение уйдет больше, чем сэкономит электронное подписание.

Важный нюанс из практики: по процессам, переведенным в КЭДО, вернуться к бумаге по конкретному документу уже нельзя. Если работник дал согласие и процесс переведен, оформить этот документ в бумажном виде вы не сможете. Поэтому порядок такой: сначала анализ кадровых процессов и решение, что именно переводится, потом локальные акты под свои процессы, и только затем выбор системы. Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию — она снимает основную часть ошибок настройки до того, как ими накроет весь штат.

Ошибки при оформлении приема и во что они обходятся

Пять ошибок дают основную массу предписаний инспекции и проигранных споров.

1. Дата в графе 2 взята из приказа. В книжке стоит дата приказа вместо даты начала работы, стаж смещается на несколько дней, а при увольнении расхождение всплывает в расчете компенсации.
2. Наименование должности не совпадает в трех документах. В договоре «менеджер по работе с клиентами», в штатном расписании «специалист отдела продаж», в книжке третий вариант. Формально нарушение оформления, фактически — потерянное право на льготы, если должность из справочника.
3. Подраздел 1.1 ЕФС-1 сдан с опозданием. Срок в один рабочий день считается по каждому приказу, а штраф по статье 15.33.2 КоАП начисляется за каждого работника, сведения о котором не поданы вовремя.
4. Работник допущен к работе без медосмотра или инструктажа. Часть 3 статьи 5.27.1 КоАП — до 130 000 рублей на организацию, а при несчастном случае в первые дни работы отсутствие журнала инструктажа становится главным документом проверки.
5. Условие об испытании есть в приказе, но не в трудовом договоре. Работник считается принятым без испытания, и увольнение по части 1 статьи 71 ТК РФ автоматически незаконно.

Считать цену ошибки только штрафом неверно. Неправильно оформленный прием тянет за собой пересчет отпускных и компенсаций, восстановление работника с оплатой вынужденного прогула, а по должностям со льготами — судебное установление тождества спустя годы. В практике Добыто основная часть исправлений приходится не на сложные случаи, а на расхождение дат и наименований между договором, приказом и записью: связка учетной системы с КЭДО закрывает их тем, что документы формируются из одних и тех же полей карточки сотрудника.

Стоимость перевода приема на работу в электронный вид

Стоимость КЭДО считается по числу сотрудников в месяц, а на итог влияют выбранный тариф, набор видов подписи и наличие интеграции с учетной системой.

УКЭП для работников в тарифы не входит: ее получают через партнерские удостоверяющие центры. Полный состав тарифов, условия перехода между ними и порядок пересчета при повышении тарифа опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.

Считать экономию правильнее не по стоимости лицензии, а по циклу оформления: бумажный прием дистанционного кандидата занимает от двух дней с учетом пересылки документов, и за это время часть кандидатов уходит к другому работодателю.

Выводы

Запись о приеме держится на трех точках: дата начала работы в графе 2, наименование должности, совпадающее с договором и штатным расписанием, и документ-основание в графе 4 — приказ либо сам трудовой договор. Бумажная книжка заполняется в течение 5 рабочих дней, подраздел 1.1 ЕФС-1 уходит в СФР на следующий рабочий день, и именно второй срок нарушают чаще. Для работников, принятых впервые после 31 декабря 2020 года, бумажной записи не существует вовсе.

Сервис КЭДО Добыто закрывает прием целиком, кроме того, что закон оставил на бумаге: трудовой договор, приказ, согласия и ознакомление с ЛНА подписываются электронно, а данные для записи и для ЕФС-1 берутся из одной карточки сотрудника, поэтому расхождений между документами не возникает.

Частые вопросы об оформлении приема на работу

Как исправить ошибочную запись о приеме в бумажной трудовой книжке

Зачеркивать запись в разделе «Сведения о работе» нельзя. Следующим порядковым номером вносится запись «Запись за номером таким-то недействительна», а затем правильная запись с той же датой приема и реквизитами основания в графе 4. Если ошибку допустил предыдущий работодатель, исправление вносит он либо нынешний работодатель на основании официального документа от прежнего.

Работник не вышел в первый рабочий день, а документы уже оформлены

По статье 61 ТК РФ работодатель вправе аннулировать трудовой договор, если работник не приступил к работе в день начала работы. Аннулированный договор считается незаключенным, запись в книжку не вносится. Если подраздел 1.1 ЕФС-1 к этому моменту уже сдан, подается отменяющая форма с тем же кадровым мероприятием.

Нужно ли подавать ЕФС-1 на совместителя и дистанционного работника

Да, сведения о трудовой деятельности подаются по всем работникам, с которыми заключен трудовой договор, включая внешних совместителей и дистанционных. Разница только в бумажной книжке: совместителю запись вносит основной работодатель и только по его заявлению, а у дистанционного работника книжка может вестись обычным порядком, если он от нее не отказался.

Что писать в графе 3, если работник принят в филиал или обособленное подразделение

Структурное подразделение указывается в записи тогда, когда условие о нем включено в трудовой договор как обязательное. В этом случае формулировка выглядит как «Принят в филиал в городе Казани на должность инженера». Если подразделение в договоре не оговорено, в записи остается только должность, а место работы подтверждается договором.

Работник потерял трудовую книжку до приема на работу

По письменному заявлению работника работодатель по новому месту работы оформляет дубликат. Стаж в дубликате восстанавливается по документам, которые работник представит: справкам прежних работодателей, приказам, договорам. Сведения с 2020 года подтягиваются из информационных ресурсов СФР, поэтому проблема касается в основном стажа более ранних периодов.

Можно ли оформить прием и внести запись до подписания трудового договора

Нет. Основанием записи служит либо приказ, изданный на основании заключенного договора, либо сам договор, поэтому сначала подписывается договор. До его подписания работника знакомят под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка и другими локальными нормативными актами, затрагивающими его трудовую функцию, — этот порядок задан статьей 68 ТК РФ и в электронном виде фиксируется меткой времени системы.