Приём на работу: 9 этапов оформления по ТК РФ в 2026 году

Приём на работу нового сотрудника по ТК РФ проходит 9 этапов: подготовка должности и формы договора, приём документов по статье 65, ознакомление с ЛНА, трудовой договор, приказ, охрана труда, ЕФС-1, кадровый учёт и внешние уведомления. Сроки задают три нормы: письменный договор оформляется не позднее 3 рабочих дней со дня фактического допуска к работе, приказ объявляется под подпись в течение 3 дней с начала работы, подраздел 1.1 ЕФС-1 уходит в СФР не позднее рабочего дня, следующего за днём приказа. С правилами внутреннего трудового распорядка и другими ЛНА работника знакомят до подписания договора. Для гражданина РФ на обычной должности хватает базового набора этапов, для иностранца добавляется уведомление МВД в течение 3 рабочих дней, для бывшего госслужащего — сообщение прежнему нанимателю в течение 10 дней.

Материал помогает собрать комплект без лишних бумаг: какие документы требовать нельзя, при каких условиях испытательный срок не выдерживает суда и что изменилось в обучении по охране труда с 31 августа 2026 года. Отдельно разобраны педагоги, совместители на вредных работах и оформление приёма через КЭДО. Сценарная таблица по категориям работников, штрафы за ошибки, стоимость электронного оформления на 2026 год, образцы документов и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Этапы приёма на работу по ТК РФ: порядок и сроки

Сроки в ТК РФ отсчитываются от разных событий: письменный договор — от фактического допуска к работе, объявление приказа — от первого рабочего дня, отчёт в СФР — от даты приказа. Поэтому этапы удобнее держать в одной таблице, где рядом с действием стоит срок и норма.

Два этапа из девяти нельзя перенести на после выхода без нарушения: ознакомление с ЛНА идёт до подписи договора, инструктаж — до начала работы. Остальные привязаны к датам, и при выходе сотрудника в пятницу с приказом той же датой срок сдачи ЕФС-1 приходится на понедельник.

Кадровое оформление укладывается в первые дни, но адаптация на нём не заканчивается: испытательный срок длится до 3 месяцев, и оценивать сотрудника работодатель будет по тем обязанностям, которые зафиксировал в первые дни. Проверьте по своему календарю, кто в компании отвечает за каждый из 9 этапов и в какой день он его закрывает.

Подготовка и документы кандидата: что требовать по статье 65 ТК РФ

До того как просить у кандидата документы, работодатель решает три вопроса: какие задачи будет выполнять человек (постоянная работа, совместительство или временная работа под конкретную задачу), соответствует ли кандидат требованиям должности по здоровью, возрасту, квалификации и стажу, и только после этого принимает заявление. Выбор между трудовым договором и договором ГПХ определяется существом отношений: если человек встраивается в режим работы, подчиняется руководителю и выполняет трудовую функцию, оформление через ГПХ квалифицируется по части 4 статьи 5.27 КоАП РФ.

Наименование должности в договоре и приказе берётся из штатного расписания. С 1 января 2026 года вместо ОК 016-94 действует ОК 016-2025, утверждённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст. Классификатор связан с ОКЗ, по которому указывается код трудовой функции в ЕФС-1, поэтому расхождение между штатным расписанием, договором и отчётом всплывает при сдаче сведений в СФР.

Перечень статьи 65 ТК РФ закрытый. Для всех работников в него входят 6 позиций:

1. Паспорт с отметкой о регистрации, а при её отсутствии — справка из МВД.
2. Трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности. Исключение: человек устраивается впервые или идёт работать по совместительству.
3. СНИЛС — документ о регистрации в системе персонифицированного учёта.
4. Документы воинского учёта: военный билет или удостоверение призывника для граждан призывного возраста и военнообязанных. Положение о воинском учёте в редакции от 24.03.2026 определяет призывной возраст как 18-30 лет, поэтому диапазон 18-27 лет из старых инструкций не применяется.
5. Дипломы и свидетельства об образовании и повышении квалификации, если работа требует специальных знаний.
6. Медицинская книжка для работников образования, торговли, медицины и общественного питания.

Для отдельных должностей добавляются справки: об отсутствии судимости, если лица с судимостью или уголовным преследованием к работе не допускаются, и об отсутствии административного наказания за потребление запрещённых веществ. Если работодатель проверяет кандидата по открытым источникам или передаёт его данные третьим лицам, до этого оформляется согласие на обработку персональных данных по 152-ФЗ.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Перечень документов при приёме расширяют только три источника: федеральный закон, указ Президента и постановление Правительства. Приказ министерства, письмо ведомства или внутренний регламент компании этого сделать не могут. Типовая ситуация: служба безопасности просит принести справку о доходах с прошлого места или характеристику. Законного основания у такого требования нет, кандидат вправе отказать, и отказать ему в приёме из-за этого нельзя. Сверьте свою анкету кандидата со статьёй 65 ТК РФ и уберите из неё всё, что закон не требует.»

Ознакомление с ЛНА, трудовой договор и приказ: порядок подписания

Часть 3 статьи 68 ТК РФ требует ознакомить работника под подпись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными ЛНА, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью, и коллективным договором, если он есть, до подписания трудового договора. На практике это проверяется по датам: дата в листе ознакомления или в журнале не может быть позже даты договора. Если ЛНА подписаны задним числом или через неделю после выхода, работодатель не докажет, что человек знал правила до того, как согласился на условия.

Трудовой договор составляется в 2 экземплярах, один из них передаётся работнику. Если человека фактически допустили к работе с ведома работодателя без письменного договора, договор считается заключённым, а оформить его письменно нужно не позднее 3 рабочих дней со дня допуска. Условие об испытании включается в сам договор по соглашению сторон: если его там нет, работник принят без испытания. При допуске без письменного договора испытание можно установить, только если стороны до начала работы оформили его отдельным соглашением.

Приказ о приёме издаётся на основании заключённого договора, и его содержание должно совпадать с условиями договора: должность, подразделение, дата начала работы, оклад, испытание. Работнику приказ объявляется под подпись в течение 3 дней со дня фактического начала работы, а по его требованию работодатель выдаёт заверенную копию. Типичное расхождение, которое находят при проверке, — разные наименования должности в договоре, приказе и штатном расписании.

При КЭДО этот этап идёт в электронном виде: договор подписывают обе стороны, каждая своей подписью, и дата подписания каждой стороной фиксируется в системе. В Добыто модуль для 1С:ЗУП устанавливается и настраивается за один день, после чего договор и приказ, созданные в учётной системе, синхронизируются с сервисом автоматически, и кадровику не нужно вносить нового сотрудника дважды.

Сформируйте приказ о приёме по форме Т-1 для нового сотрудника

Образцы документов для оформления приёма сотрудника

Комплект покрывает все бумаги первых дней работы, и начинать удобнее с трудового договора: приказ и личная карточка заполняются по его условиям.

Испытательный срок при приёме: кому его нельзя установить и как оформить

С 1 сентября 2026 года статья 70 ТК РФ запрещает устанавливать испытание женщинам, у которых есть дети в возрасте до 3 лет; раньше запрет касался детей до полутора лет. Изменение внесено Федеральным законом от 09.04.2026 № 91-ФЗ, и шаблоны договоров, где испытание проставляется всем по умолчанию, после этой даты нужно перепроверить. Испытание не устанавливается и работнику, которого восстановили после незаконного увольнения: это возврат в прежние отношения, а не новый приём. В одном из дел Девятый кассационный суд признал незаконным пункт дополнительного соглашения об испытании на 3 месяца для восстановленного сотрудника и взыскал компенсацию морального вреда.

Испытание проверяет, соответствует ли работник поручаемой работе. Поручаемая работа определяется трудовой функцией в договоре и должностной инструкцией, поэтому без них оценивать нечего. Обязанность доказать, что работник не справился, лежит на работодателе, и служебная записка руководителя сама по себе такого доказательства не даёт: суды принимают её, когда к ней приложены переписка, выгрузки из систем учёта задач и другие объективные данные, а порядок оценки заранее описан в правилах внутреннего трудового распорядка.

Важный нюанс из практики: Второй кассационный суд общей юрисдикции признал незаконным увольнение по итогам испытания, потому что заключение комиссии опиралось на должностную инструкцию, с которой работницу при трудоустройстве не ознакомили, а в договоре и других ЛНА её обязанности не были определены. В похожем деле Девятого кассационного суда сотруднику не сообщили задачи на период испытания и не дали доступа к удалённому рабочему столу, и суды увольнение не поддержали.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Нельзя оценивать исполнение обязанностей, которые нигде не зафиксированы: если работник не видел инструкцию, а в договоре обязанности не описаны, предмета проверки нет. Практический минимум перед установлением испытания такой: обязанности определены в договоре или в должностной инструкции, работник ознакомлен с ними под подпись до начала работы, задачи на период испытания доведены, доступ к рабочим инструментам обеспечен. Проверьте по личному делу нового сотрудника все четыре пункта в первую неделю, пока их можно закрыть.»

Период, когда работник фактически отсутствовал, например болел, в срок испытания не засчитывается. Если испытание нужно, впишите его в договор с точным сроком и сразу приложите к пакету на подпись должностную инструкцию и задачи на первые месяцы.

Охрана труда при приёме на работу: инструктажи, обучение и медосмотр в 2026 году

До допуска к самостоятельной работе новый сотрудник проходит вводный инструктаж по охране труда, а дальше инструктажи, обучение и проверку знаний по программам, которые работодатель определил для его рабочего места. Если работа входит в перечень, для которого обязателен предварительный медицинский осмотр по статье 220 ТК РФ, человек направляется на осмотр до начала работы.

Порядок обучения задают Правила обучения по охране труда и проверки знания требований охраны труда, утверждённые постановлением Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464. С 31 августа 2026 года действуют поправки, внесённые постановлением Правительства РФ от 30.06.2026 № 805: срок действия правил продлён до 1 сентября 2032 года, а для работников, которые впервые начали трудовую деятельность и допущены к работам повышенной опасности, повторный инструктаж проводится не реже 1 раза в 3 месяца в течение первого года работы.

Для приёма это значит следующее: если вы берёте выпускника или человека без стажа на работы повышенной опасности, в его программу инструктажей на первый год закладывается квартальный график, а не общий для остальных сотрудников. Сверьте программу обучения по охране труда с редакцией правил после 31 августа 2026 года и проверьте, отмечены ли в ней работники без предыдущего стажа.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

После выхода сотрудника: ЕФС-1, трудовая книжка и личная карточка Т-2

Сведения о приёме в СФР подаются подразделом 1.1 раздела 1 ЕФС-1 не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа или иного документа, подтверждающего оформление трудовых отношений. С 30 декабря 2025 года действуют новая форма и порядок заполнения, утверждённые приказом СФР от 17.11.2025 № 1462. Актуальную форму, порядок заполнения и форматы файлов СФР публикует в базе знаний для страхователей по ЕФС-1, и перед первой сдачей после смены формы стоит сверить с ней настройки учётной программы.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Во многих инструкциях по приёму до сих пор фигурирует форма СЗВ-ТД, хотя с 2023 года сведения о трудовой деятельности подаются в составе ЕФС-1. Если в материале устарела одна деталь, проверять нужно все остальные. Мы не берём из таких источников сроки, названия форм и реквизиты, только логику и перечни, которые меняются реже. Сверяйте названия форм и сроки с действующей редакцией на сайте ведомства.»

Запись о приёме в трудовую книжку вносится, только если работник сохранил бумажную книжку; тогда книжка регистрируется в книге учёта движения трудовых книжек. Если работник перешёл на электронные сведения, он приносит форму СТД-Р с прежнего места работы или выписку из СФР. На каждого принятого заводится личная карточка по форме Т-2, данные в неё переносятся из договора, приказа и документов воинского учёта.

Сведения о принятых военнообязанных и гражданах призывного возраста работодатель передаёт в военкомат. Проверьте, что при приёме мужчины в возрасте 18-30 лет у вас есть копия военного билета или удостоверения призывника, иначе в личной карточке останется пустой раздел о воинском учёте.

Особые случаи приёма: педагог, иностранец, совместитель, бывший госслужащий

Базовые 9 этапов одинаковы для всех, а категория работника добавляет к ним документы, уведомления и сроки. Сценарная таблица показывает, что критично для каждой категории.

Сроки уведомлений в таблице считаются от даты договора, а не от первого рабочего дня, поэтому при подписании договора заранее, за неделю до выхода, срок уведомления МВД истекает раньше, чем человек приступит к работе. Этот пункт инспекторы сверяют по проверочным листам, которые утверждены приказом Роструда от 11.11.2022 № 253.

Приём педагога: справка о несудимости и почему НОБД не применяется в России

НОБД — Национальная образовательная база данных Республики Казахстан. Через её модуль «Приём на работу педагога» в Казахстане размещают вакансии и проводят электронный конкурс на педагогические должности. ТК РФ такого этапа не предусматривает: в российской школе, детском саду или колледже педагога принимают по общим 9 этапам, а специальное требование одно — статья 351.1 ТК РФ не допускает к педагогической деятельности лиц с судимостью или уголовным преследованием по перечисленным в ней составам. Справку об отсутствии судимости кандидат заказывает через Госуслуги или МВД, и её получение занимает время, поэтому просить её стоит на этапе оффера, а не в день выхода.

Приём на работу через КЭДО: подписи, согласие и идентификация работника

При кадровом электронном документообороте работает тот же порядок из 9 этапов, но договор, приказ и листы ознакомления подписываются электронно по правилам статей 22.1-22.3 ТК РФ. Работодатель подписывает кадровые документы УКЭП. Работник подписывает УКЭП, УНЭП или ПЭП в случаях, которые перечисляет статья 22.3 ТК РФ, а какой вид подписи применяется к какому документу, фиксирует Положение о КЭДО. ПЭП, УНЭП и УКЭП не взаимозаменяемы: подпись, допустимая для заявления, не обязательно подходит для трудового договора.

Согласие на электронное взаимодействие не требуется от тех, кого принимают после 31 декабря 2021 года и у кого на эту дату не было трудового стажа. Остальные кандидаты дают письменное согласие, и без него работник остаётся на бумажном документообороте. Подпись новичку можно выпустить в Госключе: это мобильное приложение, где сертификат УНЭП создаётся дистанционно, без визита в удостоверяющий центр. В Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, поэтому приём дистанционного работника не упирается в покупку подписи.

Отдельный канал — портал «Работа в России»: работодатель и соискатель, авторизованные через ЕСИА, создают, подписывают и хранят электронные документы в его подсистеме. Законопроект Минтруда об использовании мессенджера MAX для кадрового документооборота на дату публикации остаётся проектом, и опираться на него при приёме нельзя.

Важный нюанс из практики: в споре об увольнении работника, подавшего заявление через КЭДО, Девятый кассационный суд общей юрисдикции отменил решения в пользу работодателя, хотя Положение о КЭДО и перечень документов у компании были. При новом рассмотрении работник выиграл: подпись ему выдали в день подписания заявления, пользоваться системой он не умел, за него подписывал другой человек, и всё это зафиксировала система самого работодателя. Для приёма вывод прямой: момент выдачи подписи и способ идентификации — часть доказательной базы, а не техническая настройка.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Установить, что документ сформирован в системе от имени работника, для суда недостаточно. Суд отдельно смотрит, был ли у работодателя порядок идентификации и зафиксирован ли он. Если в вашем локальном акте порядок идентификации не описан, спор можно проиграть при технически исправной подписи. Откройте Положение о КЭДО и проверьте, описано ли в нём, как вы устанавливаете личность нового сотрудника при выдаче подписи.»

Как оформить приём сотрудника через КЭДО: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Проверьте, что в Положении о КЭДО указаны документы приёма, виды подписи для каждого из них и порядок идентификации работника.
2. Шаг 2. Получите от кандидата документы по статье 65 ТК РФ и согласие на обработку персональных данных; если на 31 декабря 2021 года у него был трудовой стаж, получите письменное согласие на электронное взаимодействие.
3. Шаг 3. Выпустите работнику подпись и убедитесь, что он сам умеет подписывать документ в системе, до отправки первых кадровых документов.
4. Шаг 4. Направьте на ознакомление правила внутреннего трудового распорядка и другие ЛНА, связанные с работой, и дождитесь подписи до отправки договора.
5. Шаг 5. Подпишите трудовой договор УКЭП со стороны работодателя и отправьте работнику на подпись.
6. Шаг 6. Издайте приказ о приёме, направьте его работнику в течение 3 дней с начала работы и сдайте подраздел 1.1 ЕФС-1 не позднее следующего рабочего дня после даты приказа.

Ошибки при приёме на работу и во что они обходятся

Санкции за ошибки при оформлении приёма собраны в статье 5.27 КоАП РФ. За уклонение от оформления, ненадлежащее оформление трудового договора или договор ГПХ, который фактически регулирует трудовые отношения, часть 4 предусматривает штраф на должностных лиц от 10 000 до 20 000 рублей, на ИП — от 5 000 до 10 000 рублей, на юридических лиц — от 50 000 до 100 000 рублей. Прочие нарушения трудового законодательства по части 1 влекут предупреждение или штраф: на должностных лиц и ИП — от 1 000 до 5 000 рублей, на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей.

1. ГПХ вместо трудового договора. Так делают, чтобы не оформлять кадровые документы и отпуск. Цена — штраф по части 4 статьи 5.27 КоАП РФ до 100 000 рублей на юрлицо и переоформление отношений как трудовых.
2. Документы сверх статьи 65 ТК РФ. Справку о доходах или характеристику просят по привычке службы безопасности. Отказ в приёме из-за того, что кандидат их не принёс, незаконен.
3. ЛНА подписаны после договора. Пакет ознакомления оставляют на потом, чтобы быстрее выпустить человека на работу. Работодатель теряет доказательство, что работник знал правила, и не может опереться на них в споре.
4. Испытание без зафиксированных обязанностей. Инструкцию не показывают, потому что она не обновлена. Увольнение по итогам испытания суд признаёт незаконным.
5. Подпись за работника в КЭДО. Кадровик или коллега подписывает за человека, который не разобрался с системой, чтобы не срывать сроки. Работодатель теряет доказательную конструкцию электронного документооборота.

Мы разводим во времени выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней и отдельно проверяем, что работник способен пользоваться системой. Совпадение даты выдачи подписи с датой ключевого кадрового документа суд читает как обстоятельство не в пользу работодателя.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Суд оценивает не подпись работника в журнале ознакомления, а его фактическую способность работать в системе. Когда документы за работника подписывает кто-то другой, работодатель теряет всю доказательственную конструкцию. Поэтому мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию. Прежде чем переводить приём на электронный формат, прогоните через систему одного-двух новых сотрудников и посмотрите, где они останавливаются.»

Стоимость КЭДО для оформления приёма: тарифы Добыто на 2026 год

Итоговая сумма зависит от числа сотрудников, нужных видов подписи и интеграции с учётной системой.

Для компании, которая принимает людей регулярно, основная статья расходов — оплата за каждого сотрудника в месяц, а подписи для работников отдельно не покупаются. Состав тарифов и условия перехода между ними опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО: при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.

Выводы

Приём нового сотрудника складывается из 9 этапов, и большинство ошибок возникает не в самих документах, а в их последовательности: ЛНА после договора, инструктаж после выхода, ЕФС-1 позже следующего рабочего дня. В 2026 году к базовому порядку добавились запрет на испытание для женщин с детьми до 3 лет, классификатор ОК 016-2025 и квартальные инструктажи для новичков на работах повышенной опасности. Категория работника — иностранец, педагог, совместитель, бывший госслужащий — определяет, какие документы и уведомления добавятся к базовому набору.

В Добыто приём проходит в электронном виде по тем же этапам: ознакомление с ЛНА, договор и приказ подписываются в системе, а дата выдачи подписи и порядок идентификации работника фиксируются так, чтобы документы выдерживали проверку ГИТ и спор в суде.

Частые вопросы о приёме на работу

Что делать, если сотрудник уже вышел на работу, а договор не подписан?

Если работника допустили к работе с ведома работодателя, трудовой договор считается заключённым, даже без письменной формы. Оформить его письменно нужно не позднее 3 рабочих дней со дня фактического допуска. Условие об испытании в такой ситуации действует, только если стороны оформили его отдельным соглашением до начала работы; иначе человек считается принятым без испытания.

Можно ли снова установить испытание, если человека повторно принимают на ту же должность?

Риск высокий. Верховный Суд РФ поддержал вывод, что неоднократное заключение договоров на одну и ту же должность с новым испытанием каждый раз — злоупотребление правом работодателя, направленное на обход ограничения испытания 3 месяцами по части 5 статьи 70 ТК РФ. Увольнение по части 1 статьи 71 в том деле признано незаконным. Повторное испытание допустимо, когда человека принимают на другую должность после реального перерыва.

Если у работника нет дисциплинарных взысканий, значит ли это, что он прошёл испытание?

Нет. По позиции Конституционного Суда РФ отсутствие взысканий не доказывает успешное прохождение испытания, а дисциплинарный проступок не означает неудовлетворительного результата. Оценивается соответствие работника поручаемой работе, а не поведение. Порядок наложения взысканий при увольнении по итогам испытания соблюдать не требуется, но опоздания сами по себе не обосновывают вывод о том, что работник не справился.

Можно ли уволить по итогам испытания работника, который перестал выходить на работу?

Можно. Восьмой кассационный суд общей юрисдикции поддержал увольнение по части 1 статьи 71 ТК РФ сотрудника, который прекратил появляться на работе без уважительных причин. Правило о том, что период отсутствия не засчитывается в срок испытания, защищает работника, который болел или был в отпуске, и не продлевает испытание тому, кто просто не выходит.

Нужно ли заново проводить инструктаж по охране труда при оформлении внутреннего совместительства?

С 31 августа 2026 года — нет, если сохраняются условия труда, источники опасности, уровни профессиональных рисков и характер работы. То же правило действует при переводе обученного работника на другую должность и при изменении наименования рабочего места или подразделения: вводный инструктаж, повторное обучение и проверка знаний по постановлению № 2464 не требуются. Если условия или риски меняются, обучение проводится заново.

Что делать, если должность в штатном расписании названа по старому классификатору ОК 016-94?

С 1 января 2026 года действует ОК 016-2025. Если при переходе на него меняется наименование или код должности, нужен приказ о внесении изменений в штатное расписание или утверждение штатного расписания в новой редакции, а с работающими сотрудниками — дополнительные соглашения к трудовым договорам. Новому сотруднику должность в договоре и приказе указывается уже по актуальному штатному расписанию, а в кадровой программе, включая 1С:ЗУП, обновляется справочник должностей.