Запись в трудовой о приеме на работу вносится по Порядку ведения и хранения трудовых книжек, утверждённому приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н. В графе 3 заголовком пишут полное и сокращённое наименование организации, ниже ставят номер записи, дату приёма, подразделение и должность с квалификацией, а в графе 4 указывают дату и номер приказа. Срок — не позднее 5 рабочих дней с даты приказа, текст дословно повторяет приказ, сокращения вроде «пр.» запрещены. Испытательный срок и инструктажи по охране труда в книжку не пишут. Главное различие — форма книжки: бумажную ведут, только если работник не перешёл на электронную, а на того, кто впервые устроился после 31.12.2020, её не заводят. Сведения о приёме в СФР по форме ЕФС-1 подают на каждого работника не позднее рабочего дня после издания приказа.
Ниже — образец записи по графам, формулировки для совместителя, приёма в порядке перевода и педагога, правила выбора наименования должности и таблица типичных ошибок с нормой, которую каждая нарушает. Отдельно разобрано, как исправить неверную запись без зачёркивания. Штрафы по статье 5.27 КоАП, пошаговая инструкция, образцы приказа Т-1 и трудового договора, тарифы на КЭДО и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Как выглядит правильная запись о приёме: четыре графы и образец
Раздел «Сведения о работе» состоит из четырёх граф, и каждая заполняется по пункту 10 Порядка. Даты пишут арабскими цифрами: число и месяц двузначными, год четырёхзначным. Чернила — светостойкие, чёрного, синего или фиолетового цвета; запись можно сделать и техническими средствами или оттиском штампа.
| Графа | Что вносится по Порядку 320н | Условный пример |
|---|---|---|
| 3 (заголовок) | Полное наименование организации и сокращённое, если оно есть | Общество с ограниченной ответственностью «Вектор» (ООО «Вектор») |
| 1 | Порядковый номер записи в разделе | 7 |
| 2 | Дата приёма на работу | 01.09.2026 |
| 3 | Запись о принятии в структурное подразделение (если условие о нём есть в трудовом договоре), наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации | Принят в отдел продаж на должность менеджера по продажам |
| 4 | Дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя | Приказ от 01.09.2026 № 45-к |
Формулировку в графе 3 не сочиняют: пункт 9 Порядка требует, чтобы запись точно соответствовала тексту приказа. Если в приказе Т-1 написано «менеджер по продажам», запись «менеджер отдела продаж» уже расходится с основанием. Поэтому сначала выверяют приказ, потом переписывают из него должность и подразделение слово в слово.
Запись вносят не позднее 5 рабочих дней с даты приказа, а об увольнении — в день увольнения. Сроки и общие требования к книжкам Роструд собрал в памятке Онлайнинспекции о трудовых книжках: её удобно держать рядом с Порядком, когда в кадровой службе меняется ответственный за ведение книжек.
Формулировки для типовых ситуаций приёма
Текст в графе 3 зависит от того, как оформлен приём: с подразделением или без, на должность или по рабочей профессии, напрямую или переводом от другого работодателя.
| Ситуация | Что писать в графе 3 | Норма Порядка 320н |
|---|---|---|
| Подразделение закреплено в трудовом договоре | Принят в отдел логистики на должность диспетчера | п. 10 |
| Подразделения в трудовом договоре нет | Принят на должность бухгалтера (без подразделения) | п. 10: подразделение указывают, если условие о нём включено в договор |
| Рабочая профессия с разрядом | Принят слесарем-ремонтником 4 разряда | п. 10: профессия с указанием квалификации |
| Приём в порядке перевода от другого работодателя | Принят на должность инженера в порядке перевода | п. 21 |
| Совместительство | Запись делает работодатель по основному месту работы, по желанию работника и на основании документа, подтверждающего совместительство | п. 11 |
| Дистанционный работник | Обычная запись о приёме, но только по желанию работника и при условии, что он предоставил книжку, в том числе заказным письмом с уведомлением | п. 2 |
Совместительство — единственная строка, где запись вносит не тот работодатель, который издал приказ о приёме. Записи о совместительстве допускается вносить хронологически или блоком, сразу о приёме и увольнении, после ухода с этой работы. Если человек уже нигде не работает по основному месту, он вправе обратиться за записью к работодателю, у которого совмещал.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «При приёме совместителя на вредное производство или опасные виды работ компании регулярно упускают справку с основного места работы. Норма исходит из того, что работать во вредных условиях одновременно и на основной работе, и по совместительству нельзя. Поэтому до подписания приказа выясните, какие условия труда у человека на основном месте, и приложите справку к личному делу: если этого не сделать, ответственность ложится на работодателя, а не на работника.»
Как внести запись о приёме в трудовую книжку: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Уточните, ведётся ли у работника бумажная книжка: работа основная, работник не выбрал электронную форму и не устроился впервые после 31.12.2020.
- Шаг 2. Сверьте приказ о приёме с трудовым договором и штатным расписанием: подразделение, наименование должности или профессии, разряд или категория.
- Шаг 3. Зарегистрируйте принятую книжку в книге (журнале) учёта движения трудовых книжек с серией и номером.
- Шаг 4. Если книжка у работника ещё не заполнялась в вашей организации, впишите в графу 3 заголовок: полное и сокращённое наименование организации.
- Шаг 5. Поставьте в графе 1 следующий порядковый номер, в графе 2 — дату приёма арабскими цифрами.
- Шаг 6. В графе 3 перепишите из приказа формулировку о приёме полностью, без сокращений.
- Шаг 7. В графе 4 укажите слово «Приказ» полностью, его дату и номер. Уложитесь в 5 рабочих дней с даты приказа.
- Шаг 8. Независимо от формы книжки подайте в СФР сведения о приёме по форме ЕФС-1 не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа.
Когда запись о приёме в трудовую книжку не вносят
Пункт 2 Порядка обязывает вести книжку на каждого работника, который проработал свыше пяти дней, если работа у этого работодателя для него основная. Из этого правила следуют ситуации, в которых запись о приёме не делается вовсе или делается другим работодателем:
- работник проработал не больше пяти дней;
- работа у вас для человека — совместительство: запись по его желанию вносит работодатель по основному месту работы;
- работодатель — физическое лицо, не зарегистрированное как индивидуальный предприниматель;
- дистанционный работник не выразил желания вести записи или не предоставил книжку;
- трудовая книжка на работника не ведётся в силу Трудового кодекса РФ или иного федерального закона;
- человек работает по договору ГПХ или как самозанятый: трудового договора нет, значит, нет и записи о приёме.
Отдельная ветка — электронная трудовая книжка. У работника, который подал заявление о ведении сведений только в электронном виде, бумажную книжку выдают на руки с записью о подаче заявления по статье 66.1 ТК РФ, и дальше новые записи в неё не вносят. Тому, кто впервые устроился на работу после 31.12.2020, бумажную книжку не оформляют. Для обоих случаев вся история приёма живёт в сведениях о трудовой деятельности, которые работодатель передаёт в Социальный фонд России.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Внимание: форма СЗВ-ТД больше не применяется. С 2023 года сведения о трудовой деятельности, включая приём, подаются в составе единой формы ЕФС-1.
В подразделе 1.1 формы ЕФС-1 указывают ту же трудовую функцию, что и в книжке: наименование должности (работы), специальности, профессии с квалификацией и структурное подразделение, а также код по Общероссийскому классификатору занятий. Срок — не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа о приёме. Разбор типовых вопросов по заполнению СФР опубликовал в ответах по подразделу 1.1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности» формы ЕФС-1: там же видно, как фонд сверяет наименование должности с приказом.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «В обучающих роликах и памятках до сих пор встречается СЗВ-ТД, хотя сведения о приёме давно подаются в составе ЕФС-1. Если в источнике устарела одна деталь, проверять нужно все остальные. Сроки, названия форм и реквизиты сверяйте с действующей редакцией нормативного акта, а из сторонних материалов берите только логику и перечни, которые меняются реже.»
Переход на электронный документооборот не отменяет бумажную книжку у тех, кто её сохранил. Трудовой договор, приказ о приёме, заявления и согласия можно оформлять в электронном виде, а трудовая книжка остаётся бумажным документом.
В сервисе Добыто трудовой договор и приказ о приёме подписываются электронной подписью, а запись в бумажную книжку кадровик делает по подписанному приказу: формулировка и реквизиты для графы 4 берутся из одного документа.
Наименование должности в записи: откуда брать формулировку
Цепочка выглядит так: штатное расписание — трудовой договор — приказ о приёме — запись в книжке и сведения ЕФС-1. Наименование должности во всех пяти документах должно совпадать буквально, включая подразделение, разряд и категорию.
Для большинства должностей работодатель выбирает наименование сам. Исключение установлено частью 2 статьи 57 ТК РФ: если с работой на должности связаны компенсации, льготы или ограничения, её наименование и квалификационные требования должны соответствовать квалификационным справочникам или профессиональным стандартам. Для записи в книжке это означает прямое следствие: неточное наименование потом мешает подтвердить право на льготу, например на досрочную пенсию, и спор решается уже через уточнение сведений и документов.
В практике Добыто модуль для 1С:ЗУП синхронизирует документы автоматически, поэтому наименование должности в электронном приказе совпадает с тем, что заведено в штатном расписании 1С. Это снимает расхождения «приказ — книжка — ЕФС-1», которые чаще всего и становятся поводом для исправлений.
Приём педагога на работу: должность по номенклатуре
Для педагогических работников наименование должности берут из номенклатуры, утверждённой постановлением Правительства РФ от 21.02.2022 № 225. Должности «педагог» в ней нет: есть «учитель», «воспитатель», «педагог-психолог», «педагог дополнительного образования» и другие конкретные наименования. Запись «принят педагогом» или «принят на должность преподавателя-учителя» не совпадает ни с номенклатурой, ни со Списком должностей, работа в которых засчитывается в педагогический стаж для досрочной пенсии (постановление Правительства РФ от 29.10.2002 № 781).
При приёме педагога помимо обычного пакета проверяют два документа: справку об отсутствии судимости, потому что к педагогической работе не допускаются лица с определёнными видами судимости и уголовного преследования, и медицинскую книжку, обязательную для работников образования.
Полезно знать: справку об отсутствии судимости кандидат вправе предоставить в электронном или в бумажном формате с подписью представителя МВД. Оба варианта принимаются.
Запрос «приём на работу педагога через НОБД» относится к Республике Казахстан: национальная образовательная база данных и модуль «Приём на работу педагога» работают там по казахстанским правилам. В Российской Федерации такой системы нет, приём педагога оформляется по ТК РФ, запись вносится по Порядку 320н, а сведения передаются в СФР по форме ЕФС-1.
Мария Ж, руководитель HR-отдела: «Перечень документов при приёме в статье 65 ТК РФ расширяют только федеральный закон, указ Президента и постановление Правительства. Приказ министерства, письмо ведомства или внутренний регламент компании такого права не дают. Если служба безопасности просит у кандидата характеристику или справку о доходах с прошлого места, законного основания нет: кандидат может отказать, и отказать ему в приёме по этой причине нельзя.»
Образцы приказа о приёме, договора и исправления записи
Комплект собран под оформление приёма; начните с приказа Т-1: из него переписывается формулировка в графу 3 и реквизиты в графу 4.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Приказ о приёме на работу по форме Т-1 | Скачать |
| Трудовой договор по основному месту работы | Скачать |
| Образец исправления записи в трудовой книжке | Скачать |
| Согласие на обработку персональных данных | Скачать |
Испытательный срок и охрана труда при приёме: что в книжку не пишут
Пункт 4 Порядка перечисляет, что попадает в трудовую книжку: сведения о работнике, выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, увольнении с основаниями и награждении. Условия об испытании в этом перечне нет. Запись «Принят на должность менеджера с испытательным сроком 3 месяца» расходится с Порядком, даже если приказ Т-1 содержит строку об испытании.
Испытание устанавливают в трудовом договоре по соглашению сторон (статья 70 ТК РФ) и повторяют в приказе о приёме. Если условия об испытании в договоре нет, работник считается принятым без испытания, и добавить его задним числом в приказ нельзя.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Факт: испытание длится не более 3 месяцев. Для руководителей организаций и их заместителей, главных бухгалтеров и их заместителей, руководителей филиалов, представительств и иных обособленных подразделений — до 6 месяцев, если федеральным законом не установлено иное.
Важный нюанс из практики: точная формулировка должности в договоре и приказе нужна не только для записи в книжке. Второй кассационный суд общей юрисдикции признал незаконным увольнение по итогам испытания: работодатель оценивал работницу по должностной инструкции, с которой её не ознакомили при приёме, а в трудовом договоре и локальных актах обязанности описаны не были. Испытание проверяет соответствие поручаемой работе; если работа нигде не зафиксирована, проверять нечего.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Верховный Суд поддержал вывод о злоупотреблении правом, когда работодатель раз за разом заключал с сотрудником новые трудовые договоры на ту же должность и каждый раз устанавливал новое испытание. По отдельности каждый договор выглядел законным, незаконной признали схему целиком. Повторное испытание допустимо, когда человека принимают на другую должность после реального перерыва; цепочку договоров на одну должность с новым испытанием суд читает как обход трёхмесячного ограничения.»
Инструктажи по охране труда при приёме тоже не отражаются в книжке. Вводный и первичный инструктажи проводят до допуска к самостоятельной работе по Правилам обучения по охране труда, утверждённым постановлением Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464, а факт их проведения фиксируют в учёте работодателя. В трудовую книжку попадает только приём на должность; ознакомление с локальными актами, инструктажи и стажировка остаются в личном деле и документах по охране труда.
Типичные ошибки в записи о приёме и во что они обходятся
Большинство ошибок сводится к расхождению записи с приказом или к нарушению формальных требований пункта 3 Порядка. Ниже — ошибки, которые ГИТ находит при проверке кадровых документов, и норма, которую каждая нарушает.
| Ошибка | Что нарушено | Как правильно |
|---|---|---|
| «Пр. № 45 от 01.09.26», «принят на должн. менедж.» | п. 3: записи без сокращений, год четырёхзначный | «Приказ от 01.09.2026 № 45», должность полностью |
| Должность в книжке отличается от приказа | п. 9: запись точно соответствует тексту приказа | Переписать формулировку из приказа дословно |
| Нет заголовка с наименованием организации или указано только сокращённое | п. 10 | Полное наименование и сокращённое при его наличии |
| В записи указано испытание | п. 4: испытание не входит в сведения книжки | Условие об испытании — только в договоре и приказе |
| Педагог записан как «педагог» или по внутреннему названию | ч. 2 ст. 57 ТК РФ, номенклатура № 225 | Наименование из номенклатуры должностей педагогических работников |
| Запись внесена позже 5 рабочих дней | п. 9 | Вносить в пределах 5 рабочих дней с даты приказа |
| Неверная запись зачёркнута или замазана | п. 12: зачёркивание не допускается | Признать запись недействительной и внести верную |
Три первые строки таблицы возникают из одного источника: запись пишут по памяти или по устной формулировке руководителя, а не по подписанному приказу. В Добыто подписанный приказ о приёме хранится в электронном архиве вместе с датой и номером, и кадровик переносит реквизиты в графу 4 из самого документа.
Нарушения порядка ведения трудовых книжек квалифицируются по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: для должностных лиц — предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей, для индивидуальных предпринимателей — от 1 000 до 5 000 рублей, для организации — от 30 000 до 50 000 рублей. Повторное нарушение по части 2 той же статьи стоит должностному лицу от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификации на срок от 1 года до 3 лет, организации — от 50 000 до 70 000 рублей.
Отдельный риск — несвоевременная ЕФС-1. За непредставление сведений о трудовой деятельности в срок Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ предусматривает финансовую санкцию 500 рублей в отношении каждого застрахованного лица. Неправильная запись в книжке и сведения ЕФС-1 с другой должностью дают работнику основание требовать исправления, а работодателю — двойную переделку: в книжке и в отчётности.
Как исправить неверную запись о приёме
Пункт 12 Порядка запрещает зачёркивать неточные, неправильные или признанные недействительными записи в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении». Исправление делают новыми записями в той же книжке, в следующем порядке:
- Если ошибка в самом приказе, сначала издают приказ о внесении изменений: иначе исправленная запись снова разойдётся с основанием, а пункт 9 требует точного соответствия.
- В графе 1 ставят следующий порядковый номер, в графе 2 — дату внесения исправления, в графе 3 пишут «Запись за № 7 недействительна».
- Следующей строкой вносят верную запись о приёме с правильной формулировкой, а в графе 4 указывают реквизиты приказа, на основании которого работник принят.
Ошибку исправляет работодатель, который внёс запись, или работодатель по новому месту работы на основании официального документа. Если организация реорганизована, исправление делает правопреемник, если ликвидирована — работодатель по новому месту работы или по месту, где внесена последняя запись.
Образец формулировки исправления в графах 1-4
Формулировка «Запись за № … недействительна» закрепилась в кадровой практике со времён прежней Инструкции по заполнению трудовых книжек; действующий Порядок 320н запрещает зачёркивание, но готовой фразы не приводит, поэтому её используют как устоявшийся образец. Номер в ней — номер ошибочной записи, а не той, которая вносится.
Важный нюанс из практики: восстановление на работе по суду не оформляют как новый приём. Девятый кассационный суд общей юрисдикции признал незаконным условие об испытании на 3 месяца, которое работодатель включил в дополнительное соглашение с восстановленным работником, и взыскал компенсацию морального вреда: человек работал с 2014 года, вернулся на прежнюю должность, новый трудовой договор не заключался. В книжке в такой ситуации по пункту 12 признают недействительной запись об увольнении, а новую запись о приёме не делают.
Стоимость КЭДО для оформления приёма: тарифы Добыто на 2026 год
Цена электронного оформления приёма зависит от численности сотрудников и нужного набора функций: вида подписей, интеграции с 1С и электронного архива.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес; минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | входят в тариф |
| Модуль для 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
| УКЭП для сотрудников | через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу |
Итоговая сумма складывается из числа подключённых сотрудников и выбранного тарифа; при переходе на более высокий тариф разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Актуальные условия на дату публикации приведены на странице тарифов Добыто КЭДО. Трудовая книжка при этом в любом тарифе остаётся бумажной: сервис закрывает приказ, договор и согласия, а запись в книжку вносится вручную.
Выводы
Правильная запись о приёме — это копия приказа, перенесённая в четыре графы по Порядку 320н: наименование организации заголовком, номер, дата, подразделение и должность с квалификацией, реквизиты приказа. Испытание, инструктажи и взыскания в книжку не попадают, а у работников с электронной книжкой запись не делают вовсе, хотя ЕФС-1 подают на всех. Ошибка исправляется только новыми записями без зачёркивания, и почти всегда её источник — расхождение между штатным расписанием, приказом и книжкой.
Добыто ведёт приказы о приёме, трудовые договоры и согласия в электронном виде с подписями сотрудников и синхронизацией с 1С:ЗУП, поэтому формулировка должности для книжки и ЕФС-1 берётся из одного подписанного документа.
Частые вопросы о записи о приёме на работу
Как отразить в книжке переименование организации после записи о приёме?
Отдельной строкой в графе 3 пишут: «Организация (прежнее наименование, дата переименования) переименована (новое наименование)», а в графе 4 указывают основание — приказ или иное решение работодателя, его дату и номер. Это пункт 13 Порядка 320н. Запись о приёме при этом не исправляют и не признают недействительной.
Можно ли внести запись о приёме штампом или напечатать её?
Да. Пункт 3 Порядка допускает внесение записей полностью или частично техническими средствами путём переноса красителей или оттиском штампа (печати). Требования к содержанию те же: полные слова без сокращений, даты арабскими цифрами, год четырёхзначным, текст по приказу.
Что делать, если в разделе «Сведения о работе» не осталось места для записи?
Книжку дополняют вкладышем: в разделе «Сведения о работе» вкладыша 12 разворотов, в «Сведениях о награждении» — 5. На титульном листе книжки ставят штамп «Выдан вкладыш» с серией и номером вкладыша, а если места нет — запись делают на титульном листе первого вкладыша. Вкладыш без трудовой книжки недействителен.
Как записать разряд или категорию, присвоенные после приёма?
Отдельной записью по пункту 10 Порядка: если в период работы присвоен новый разряд, класс, категория или классный чин, об этом делают соответствующую запись с номером, датой и реквизитами приказа. Вторую и последующую профессию отражают с указанием разрядов, классов или иных категорий. Запись о приёме при этом не меняют.
Нужно ли заверять запись о приёме подписью и печатью?
Порядок 320н не требует заверять каждую запись в момент её внесения. Все записи, внесённые за время работы у работодателя, заверяют при увольнении подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью работодателя или кадровой службы при её наличии (пункт 36).
Что делать, если кандидат потерял трудовую книжку?
Работник заявляет об утрате работодателю по месту последней записи, и тот выдаёт дубликат не позднее 15 рабочих дней со дня подачи заявления (пункт 27 Порядка). Если человек устраивается без книжки из-за утраты, новый работодатель по его письменному заявлению с указанием причины оформляет новую книжку. Сведения о прежнем стаже подтверждаются выпиской о трудовой деятельности из СФР, которую можно получить на Госуслугах.
До какого срока действует Порядок ведения трудовых книжек по приказу № 320н?
Приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н вступил в силу 01.09.2021 и действует до 01.09.2027. Он заменил Инструкцию по заполнению трудовых книжек, утверждённую постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69. Перед внесением записей после сентября 2027 года проверьте, какая редакция порядка действует на эту дату.
