Совмещение вакантной должности как закрыть пустую позицию силами своих сотрудников

Совмещение вакантной должности — это поручение штатному работнику дополнительной работы по свободной штатной единице в пределах его рабочего дня, с письменного согласия и за доплату по статьям 60.2 и 151 ТК РФ. Оформляют его дополнительным соглашением к трудовому договору и приказом, где фиксируют содержание и объём работы, срок и размер доплаты. Досрочно прекратить совмещение может любая сторона, письменно предупредив другую не позднее чем за 3 рабочих дня. Если работник сохраняет свою работу и берёт обязанности вакансии сверху, это совмещение, и сведения в ЕФС-1 не подаются. Если он освобождается от своей работы и целиком переходит на пустую позицию, это перевод по статье 72.1 или 72.2 ТК РФ, и о постоянном переводе ЕФС-1 сдаётся до 25-го числа следующего месяца.

Материал помогает выбрать между совмещением, внутренним совместительством, временным и постоянным переводом под конкретную вакансию, составить допсоглашение без формулировок, из-за которых доплату потом взыскивают, и не нарушить квалификационные требования, в том числе при совмещении в ДОУ. Сравнительная таблица вариантов и конструктор приказа о переводе — в первой половине статьи; размер доплаты, ошибки со штрафами по статье 5.27 КоАП РФ, подписание в КЭДО, стоимость и ответы на частые вопросы — во второй.

Когда вакансию можно закрыть совмещением: условия статьи 60.2 ТК РФ

Дополнительная работа по вакантной должности законна, когда одновременно выполнены 4 условия: работник продолжает выполнять свою основную работу, получает за дополнительную доплату, дал письменное согласие и укладывается с обеими функциями в установленную продолжительность рабочего дня. Нарушено одно условие — и оформление перестаёт быть совмещением. Работа за пределами рабочего дня требует отдельного трудового договора о внутреннем совместительстве по статье 60.1 ТК РФ, а освобождение от собственной работы означает перевод.

Статья 60.2 ТК РФ описывает несколько видов дополнительной работы, и для пустой штатной единицы подходят не все:

• совмещение профессий (должностей) — работа по другой профессии или должности: бухгалтер берёт участок вакантного кассира;
• расширение зон обслуживания, увеличение объёма работы — работа по такой же профессии или должности: клиентов вакантного второго менеджера распределяют между оставшимися менеджерами;
• исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от своей работы — по другой или такой же должности, пока сотрудник в отпуске, на больничном или в отпуске по уходу за ребёнком.

Третий вид относится к должности, за которой сохраняется место отсутствующего работника. Формально такая должность не вакантна, хотя документы оформляются по той же схеме. Для свободной штатной единицы используют совмещение или расширение зоны обслуживания.

Объём дополнительной работы по вакансии определяют по должностной инструкции этой штатной единицы. Поручить можно все обязанности вакантной должности или их часть, но в допсоглашении прямо перечисляют, какие функции работник берёт на себя. Вакансию допустимо разделить между двумя-тремя сотрудниками: у каждого своё соглашение, свой объём и своя доплата.

Роструд свёл обязательные условия в памятку о совмещении профессий (должностей) на портале «Онлайнинспекция.рф». В ней отдельно указано, что работодатель не вправе принуждать к совмещению, а отказ работника не влечёт дисциплинарной ответственности. На том же портале Роструд разъясняет: доплата устанавливается, когда дополнительная работа не предусмотрена трудовым договором и должностной инструкцией работника. Перед оформлением сверьте две вещи: должность числится вакантной в штатном расписании, а её функций нет в трудовом договоре и инструкции того, кому вы её поручаете.

Совмещение, совместительство, перевод или перемещение: что выбрать для пустой позиции

Вакансию закрывают одним из 5 способов, и различаются они тем, что происходит с основной работой сотрудника, какой документ оформляется и нужно ли сдавать ЕФС-1 в Социальный фонд России.

Из пяти вариантов только совмещение оставляет работнику обе функции без нового трудового договора, поэтому его выбирают, когда вакансию нужно прикрыть на время поиска кандидата. Перемещение закрывает пустую позицию лишь тогда, когда вакантна такая же должность в другом подразделении: трудовую функцию оно не меняет.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

У временного перевода есть условие, о котором вспоминают поздно. Если по окончании срока прежнюю работу не предоставили, а работник не потребовал её и продолжает работать, условие о временном характере перевода утрачивает силу, и перевод считается постоянным. Для совмещения такого правила нет: оно прекращается по сроку из допсоглашения или по досрочной отмене.

Когда совмещение не подходит

Совмещение формально разрешено почти для любой должности, но в ряде ситуаций оно не работает или создаёт больше рисков, чем закрывает:

• Объём вакансии не помещается в рабочий день. Работа сверх нормы в режиме совмещения становится сверхурочной по статье 99 ТК РФ: не более 4 часов в течение 2 дней подряд и 120 часов в год, с повышенной оплатой по статье 152 ТК РФ. Для регулярной работы после смены оформляют внутреннее совместительство.
• Для вакантной должности закон устанавливает обязательные квалификационные требования, которым работник не соответствует. По статье 195.3 ТК РФ такие требования обязательны для работодателя: без нужного образования нельзя поручить педагогическую или медицинскую должность, без допуска или удостоверения — работу, для которой они требуются.
• Работа требует обязательного медосмотра или допуска, которых у работника нет. Статья 76 ТК РФ обязывает отстранить такого работника от работы, и режим совмещения этого не отменяет.
• С человеком заключён договор ГПХ или он работает как самозанятый. Статья 60.2 ТК РФ распространяется только на работников по трудовому договору. Исполнителю расширяют объём услуг изменением гражданско-правового договора, а не допсоглашением о совмещении.
• Вакансия нужна надолго и в полном объёме, а сотрудник готов оставить свою работу. В этой ситуации совмещение маскирует фактический перевод, и корректнее оформить перевод по статье 72.1 ТК РФ.

Если после проверки остался один сотрудник, который переходит на пустую позицию полностью, документом для него будет приказ о переводе, а не о совмещении.

Соберите приказ о переводе, если вакансию закрывает переход сотрудника

Для приказа понадобятся прежняя и новая должность, оклад и вид перевода: постоянный или временный.

Как оформить совмещение по вакантной должности

Унифицированной формы приказа о совмещении нет: приказ оформляют в произвольной форме по правилам делопроизводства организации, а основным документом остаётся допсоглашение к трудовому договору. В допсоглашении фиксируют 4 обязательных параметра из статьи 60.2 ТК РФ: содержание дополнительной работы, её объём, срок и размер доплаты. Без любого из них в споре о доплате работодателю сложно подтвердить, о чём стороны договорились.

Что проверить до оформления

1. Вакантная должность есть в штатном расписании, и к ней утверждена должностная инструкция: из неё берётся перечень поручаемых обязанностей.
2. В трудовом договоре и должностной инструкции работника этих обязанностей нет.
3. Работник соответствует квалификационным требованиям вакантной должности, если они обязательны по закону, и прошёл медосмотр или получил допуск, если они нужны.
4. Обе функции помещаются в норму рабочего времени работника, включая сокращённую, если она ему установлена.
5. В положении об оплате труда или коллективном договоре нет правил о размере доплаты, которые ограничивают договорённость.
6. Определён способ подписания: на бумаге или в КЭДО, и какой вид электронной подписи есть у работника.

Как оформить совмещение вакантной должности: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Подготовьте письменное предложение работнику: перечень обязанностей вакантной должности, объём, срок и размер доплаты.
2. Шаг 2. Получите письменное согласие. Его оформляют отметкой на предложении или отдельным заявлением; устная договорённость согласием по статье 60.2 ТК РФ не считается.
3. Шаг 3. Подпишите допсоглашение к трудовому договору: вид дополнительной работы, наименование вакантной должности, перечень обязанностей или доля объёма, дата начала, срок, размер доплаты и порядок досрочной отмены.
4. Шаг 4. Издайте приказ о совмещении со ссылкой на допсоглашение и ознакомьте с ним работника под подпись.
5. Шаг 5. Передайте приказ в расчёт зарплаты: доплата начисляется с даты начала совмещения. Сведения о совмещении в трудовую книжку не вносятся, ЕФС-1 не подаётся.
6. Шаг 6. Поставьте в календарь дату окончания срока и дату, до которой нужно направить уведомление об отмене, если кандидат на вакансию выйдет раньше.

Допсоглашение и приказ о совмещении относятся к документам, которые можно оформлять и подписывать в электронном виде по статьям 22.1-22.3 ТК РФ, если в компании введён КЭДО и работник дал на него согласие. В Добыто оба документа проходят маршрут согласования в одной системе: кадровик создаёт документ, работник получает уведомление и подписывает его с телефона, а подписанный экземпляр попадает в электронный архив.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Электронная форма сама по себе нарушением не является. Проигрывают из-за дефектов процедуры: момента выдачи подписи, отсутствия идентификации, неверного вида подписи для конкретного документа. Перед тем как отправлять работнику допсоглашение на подпись, проверьте, какой вид подписи для этого документа предусмотрен вашим локальным актом о КЭДО.»

Доплата за совмещение: размер, формы и учёт в зарплате

Трудовой кодекс не устанавливает ни минимального, ни максимального размера доплаты. По статье 151 ТК РФ её определяют соглашением сторон с учётом содержания и объёма дополнительной работы. Ограничения появляются только из локальных актов: положения об оплате труда, коллективного договора, а в бюджетных учреждениях — из системы оплаты труда, которую статья 144 ТК РФ связывает с отраслевыми и региональными актами.

На практике используют 3 формы доплаты, и каждую записывают в допсоглашение конкретной цифрой:

• фиксированная сумма в рублях в месяц;
• процент от оклада самого работника;
• процент от оклада вакантной должности, соразмерный переданной доле обязанностей.

Условный расчёт: оклад вакантной должности 40 000 рублей, работник берёт половину её обязанностей, доплата 50% от вакантного оклада — 20 000 рублей в месяц. Если вакансию разделили между двумя сотрудниками поровну, каждому устанавливают свою доплату, и их сумма не обязана совпадать с окладом вакантной должности.

Доплата за совмещение не учитывается при сравнении зарплаты с МРОТ: сначала оклад и прочие выплаты за основную работу доводят до минимума, а доплату начисляют сверху. Такую позицию занял Конституционный Суд РФ в постановлении от 11.04.2019 № 17-П. Доплата облагается НДФЛ и страховыми взносами как обычная оплата труда, входит в средний заработок для отпускных и в базу для расчёта больничных пособий.

Изменить размер доплаты работодатель может только по соглашению с работником, новым допсоглашением. Если объём дополнительной работы вырос, потому что ушёл ещё один сотрудник, пересматривают и объём, и доплату одновременно, а не дописывают обязанности в приказ. На тарифе «Бизнес» в Добыто допсоглашение о совмещении заводится кастомным шаблоном, а при интеграции с 1С:ЗУП документы синхронизируются с учётной системой автоматически, поэтому доплата попадает в расчёт с той даты, которую подписали стороны.

Совмещение должностей в ДОУ и школе

В детском саду и школе действует та же статья 60.2 ТК РФ, но добавляются 3 ограничения, которых нет в коммерческой компании. Первое — квалификация: право на педагогическую деятельность по статье 46 Федерального закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» есть только у лиц с требуемым образованием. Помощник воспитателя без педагогического образования не может совмещать вакантную должность воспитателя, а вот вакансию уборщика служебных помещений или кладовщика поручить ему можно.

Второе ограничение — рабочее время. Педагогам статья 333 ТК РФ устанавливает сокращённую продолжительность рабочего времени, не более 36 часов в неделю, и совмещение должно поместиться в неё. Третье — деньги: размер доплаты в бюджетном ДОУ определяют положение об оплате труда учреждения и коллективный договор в пределах фонда оплаты труда, поэтому заведующий не вправе пообещать доплату, которую положение не предусматривает. До подписания допсоглашения сверьте формулировку доплаты с положением об оплате труда и квалификацию сотрудника с требованиями к вакантной должности.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Отмена и окончание совмещения

Совмещение прекращается по сроку, указанному в допсоглашении, или досрочно. Часть 4 статьи 60.2 ТК РФ даёт право досрочного прекращения обеим сторонам: работник вправе отказаться от дополнительной работы, работодатель — отменить поручение, предупредив другую сторону в письменной форме не позднее чем за 3 рабочих дня. Причину называть не требуется, согласие второй стороны не нужно.

Для вакантной должности досрочная отмена — основной сценарий: кандидата нашли, и дату его выхода нужно согласовать с концом совмещения. Уведомление направляют так, чтобы между его вручением и последним днём совмещения прошло не меньше 3 рабочих дней. После этого издают приказ о прекращении дополнительной работы и доплаты. Если срок в допсоглашении истёк, а работник фактически продолжает выполнять обязанности вакансии, совмещение продлевают новым допсоглашением: работа без оформленного условия о доплате даёт работнику основание требовать оплату через ГИТ или суд.

Отказ работника от совмещения не является дисциплинарным проступком. Уволить или наказать за отказ нельзя, а приказ о взыскании, изданный по такому основанию, ГИТ признает незаконным.

Ошибки при совмещении вакантной должности и во что они обходятся

Большинство претензий ГИТ к совмещению связаны с 5 типовыми ошибками. У каждой есть понятная цена.

За повторное нарушение по части 2 статьи 5.27 КоАП РФ юрлицу грозит штраф 50 000-70 000 руб., а должностному лицу — штраф 10 000-20 000 руб. или дисквалификация на срок от 1 до 3 лет. Сумма взыскания доплаты за весь период совмещения при этом не зависит от штрафа и выплачивается работнику отдельно.

Как подписать допсоглашение о совмещении в КЭДО

Допсоглашение о совмещении подписывают обе стороны, приказ подписывает работодатель, а работник ставит подпись об ознакомлении. В КЭДО виды подписей для каждого документа и порядок идентификации работника закрепляет локальный нормативный акт по статьям 22.1-22.3 ТК РФ, а работник подписывает документы электронно только после согласия на взаимодействие в электронном виде. Если согласия нет, допсоглашение оформляют на бумаге, и совмещение от этого не становится менее законным.

Маршрут документа от кадровика до архива

Кадровик создаёт допсоглашение и приказ, система строит маршрут согласования и отправляет уведомление, сотрудник читает документ и подписывает его электронной подписью с телефона, подписанный документ уходит в электронный архив. Для совмещения по вакансии удобно, что допсоглашение и приказ об ознакомлении идут одним маршрутом и дата подписания фиксируется системой, а не проставляется вручную.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Установить, что документ сформирован в системе от имени работника, для победы в споре недостаточно. Суд отдельно смотрит, был ли у работодателя порядок идентификации и зафиксирован ли он. Если в вашем локальном акте порядок идентификации не описан, спор можно проиграть при технически исправной подписи, поэтому проверьте этот раздел положения о КЭДО до первого допсоглашения.»

Важный нюанс из практики: спор об увольнении работника, подавшего заявление через КЭДО, прошёл 4 этапа. У работодателя были Положение о КЭДО, утверждённый перечень документов и категорий работников, порядок создания личного кабинета, и районный суд решением от 03.06.2022 по делу № 2-213/2022 работнику отказал, апелляция это решение оставила. Девятый кассационный суд общей юрисдикции по делу № 8Г-10825/2022 (88-10853/2022) акты отменил: в материалах не оказалось сведений о порядке идентификации. При новом рассмотрении решением от 20.01.2023 по делу № 2-33/2023 работник выиграл: подпись ему выдали в день подписания заявления, за него подписывал другой человек, и это зафиксировала система самого работодателя.

Двустороннее подписание: какие подписи ставят стороны

В типовом маршруте работодатель подписывает допсоглашение УКЭП, работник получает уведомление в Госключе и подписывает УНЭП, а документ получает статус подписанного обеими сторонами с отметками времени по каждому шагу. ПЭП, УНЭП и УКЭП не взаимозаменяемы: какой вид подписи допустим для допсоглашения, определяют статья 22.3 ТК РФ и ваш ЛНА. В Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, УКЭП работник получает через партнёров — удостоверяющие центры.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Мы разводим во времени выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней. Совпадение даты выдачи подписи и даты подписания кадрового документа суд читает как обстоятельство не в пользу работодателя, даже когда положение о КЭДО оформлено правильно. Если сотрудника, которому поручаете совмещение, только подключили к системе, проверьте, что подпись выпущена не в день подписания допсоглашения.»

Перед раскаткой КЭДО на всю компанию мы закладываем пилотную группу: суд оценивает фактическую способность работника пользоваться системой, а не отметку в журнале ознакомления.

Стоимость КЭДО для оформления совмещений и переводов

Стоимость зависит от численности сотрудников, нужных видов подписи и того, требуется ли интеграция с 1С и электронный архив. Цены актуальны на дату публикации.

Для компании до 25 сотрудников, где совмещения и переводы оформляются на ПЭП и УНЭП, хватает базового тарифа; кастомный шаблон допсоглашения о совмещении и связка с 1С:ЗУП появляются на тарифе «Бизнес». Состав каждого тарифа и условия перехода между ними опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО; при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.

Выводы

Пустую штатную единицу законно закрывают совмещением, пока сотрудник сохраняет свою работу, укладывается в рабочий день, письменно согласился и получает доплату, размер которой стороны записали в допсоглашении. Если объём вакансии не помещается в смену, подходит внутреннее совместительство, а если работник полностью уходит на пустую позицию — перевод с приказом и, для постоянного перевода, ЕФС-1. Выход кандидата на вакансию планируют с учётом предупреждения об отмене совмещения за 3 рабочих дня.

Допсоглашение, приказ и уведомление об отмене в Добыто проходят один электронный маршрут с фиксацией дат подписания, а подписи ПЭП и УНЭП сотрудники получают в рамках тарифа, поэтому совмещение оформляется без бумажного оборота между кадровиком и подразделением.

Частые вопросы о совмещении вакантной должности

Можно ли поручить совмещение работнику на испытательном сроке?

Статья 60.2 ТК РФ такого запрета не содержит: работнику на испытании поручают дополнительную работу на тех же условиях — письменное согласие, допсоглашение, срок и доплата. Оценивать результат испытания при этом нужно по основной трудовой функции из трудового договора, а не по обязанностям вакантной должности, иначе обоснование неудовлетворительного результата испытания по статье 71 ТК РФ будет уязвимым.

Платится ли доплата за совмещение во время отпуска работника?

Нет. В отпуске работник не выполняет ни основную, ни дополнительную работу, поэтому доплата за эти дни не начисляется. Но доплата, начисленная за 12 месяцев до отпуска, входит в средний заработок, и отпускные получаются выше. Обязанности вакантной должности на время отпуска поручают другому сотруднику отдельным допсоглашением.

Можно ли оформить совмещение дистанционному работнику?

Да. Статья 60.2 ТК РФ не различает офисных и дистанционных работников, а допсоглашение и приказ с дистанционным работником по статье 312.2 ТК РФ оформляют обменом электронными документами. Дополнительная работа должна поместиться в режим рабочего времени, установленный трудовым договором или ЛНА о дистанционной работе.

Что делать, если работник согласился устно и уже выполняет работу по вакансии?

Допсоглашение подписывают текущей датой, а в нём указывают, с какой даты работник фактически выполняет дополнительную работу, и начисляют доплату за весь прошедший период. Датировать документы задним числом не нужно: если спор дойдёт до ГИТ, расхождение даты документа и даты его создания в учётной системе будет выглядеть хуже, чем честная фиксация фактического начала.

Может ли работодатель уменьшить доплату за совмещение без согласия работника?

Нет. Размер доплаты по статье 151 ТК РФ устанавливается соглашением сторон, и изменить его можно только новым допсоглашением. Если работник не согласен с новым размером, работодатель вправе лишь досрочно отменить поручение, предупредив его письменно не позднее чем за 3 рабочих дня, и при необходимости предложить совмещение на новых условиях.

Можно ли совмещать вакантную должность руководителя подразделения?

Можно, если работник соответствует квалификационным требованиям к этой должности, а её обязанности помещаются в его рабочий день. Практически руководящую должность чаще поручают по совмещению частично: например, право подписи и согласования документов подразделения, которое передают дополнительно доверенностью или приказом о распределении полномочий. В допсоглашении перечисляют конкретные полномочия, а не пишут общее «исполнение обязанностей начальника отдела».