Перевод на другую должность и отчет в госорганы какие сроки горят

Перевод на другую должность оформляется дополнительным соглашением к трудовому договору с письменного согласия работника (статья 72.1 ТК РФ) и приказом. После подписания у работодателя одновременно начинают течь несколько сроков. Подраздел 1.1 ЕФС-1 о постоянном переводе нужно сдать в Социальный фонд России не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем издания приказа. Запись в бумажную трудовую книжку вносят не позднее 5 рабочих дней, военкомат об изменении должности военнообязанного уведомляют в течение 5 дней. Просроченная ЕФС-1 обходится в 500 рублей за каждого работника. Набор сроков зависит от вида перемещения: постоянный перевод в ЕФС-1 отражают, а временный перевод, перемещение без смены трудовой функции и совмещение в отчёт не попадают.

В статье собраны сроки по каждому органу в одной таблице и разобраны виды перемещений с пометкой, после каких нужен отчёт. Показываем, как заполнить подраздел 1.1: какой код ставить после ввода классификатора ОК 016-2025 и почему перевод на дистанционную работу с 30.12.2025 в отчёт не включают. Отдельно разбираем, когда при переводе иностранца нужно уведомить МВД и какой электронной подписью подписывать допсоглашение в КЭДО. Конструктор приказа о переводе и образцы документов вы найдёте в разделе об оформлении, а тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Сроки после перевода на другую должность: сводная таблица по органам

У каждого срока своя точка отсчёта. Срок по ЕФС-1 считают от месяца, в котором издан приказ, срок записи в трудовую книжку — от даты приказа, а срок для военкомата — от изменения сведений о должности. В таблице собраны все обязанности, которые может запустить один перевод.

Самые короткие сроки у МВД и у выдачи СТД-Р, самый длинный — у ЕФС-1. Но срок ЕФС-1 привязан к месяцу приказа, поэтому приказ, подписанный 30 января, оставляет на отчёт меньше 4 недель: крайний день — 25 февраля. Отметьте в календаре кадровых событий все строки таблицы, которые относятся к вашему работнику, в день подписания приказа.

Виды перемещений работника: какие из них требуют отчёта в СФР

По статье 72.1 ТК РФ переводом считается постоянное или временное изменение трудовой функции работника или структурного подразделения, если оно указано в трудовом договоре. Сюда же относится переход к другому работодателю или в другую местность вместе с работодателем. Перевод требует письменного согласия работника. Перемещение к нему не относится: работнику дают другое рабочее место, другое подразделение в той же местности или другой механизм, а согласованные условия договора не меняются. Согласие на перемещение не нужно, и в СФР о нём не отчитываются.

В таблице видно, при каком оформлении нужен отчёт, а при каком нет.

По таблице легко пропустить две строки. Отдел переименовали, а должности работников не изменились: СФР всё равно ждёт мероприятие «ПЕРЕВОД» по каждому сотруднику отдела. Перевод на удалённую работу с 30.12.2025 не отражают, а обратный переход в офис отражают. Если вид изменения неясен, сравните допсоглашение с трудовым договором: при изменении трудовой функции или подразделения, указанного в договоре, это перевод с отчётом.

Совмещение должностей и доплата за совмещение, в том числе в ДОУ

Совмещение по статье 60.2 ТК РФ — это дополнительная работа по другой или такой же профессии в течение установленного рабочего дня, с сохранением основной трудовой функции. Письменное согласие работника должно описывать содержание и объём дополнительной работы, а также срок, если он есть. Размер доплаты по статье 151 ТК РФ стороны согласовывают сами, единого федерального минимума нет. Работник может досрочно отказаться от дополнительной работы, а работодатель — досрочно отменить поручение, но каждая сторона должна предупредить другую письменно не менее чем за 3 рабочих дня.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

В детском саду, как и в любом государственном или муниципальном учреждении, доплаты рассчитывают по системе оплаты труда учреждения. Её закрепляют коллективным договором, соглашениями и ЛНА (статья 144 ТК РФ), а в приказе о совмещении указывают согласованную сумму или процент. Воспитатель, который совмещает работу помощника воспитателя, остаётся на своей должности. Поэтому отчёт в СФР и запись в трудовую книжку не нужны, а приказ и согласие хранятся в личном деле. Если совмещение длится дольше, чем планировалось, продлите его новым соглашением со сроком и суммой доплаты. Иначе на проверке будет непонятно, на каком основании выплачивалась доплата.

Как оформить перевод работника: согласие, допсоглашение, приказ

Отчёт в СФР заполняют по реквизитам кадровых документов. Если допсоглашение подписано позже приказа, а в приказе стоит другое наименование должности, расхождение попадёт в ЕФС-1. Поэтому документы готовят в строгом порядке: сначала согласие работника, затем дополнительное соглашение, затем приказ, который на это соглашение ссылается. Унифицированная форма Т-5 с 2013 года не обязательна. Приказ можно составить по собственной форме организации, если в нём есть прежняя и новая должность, подразделение, оклад, вид перевода, дата начала работы и основание.

Запись о переводе в бумажную трудовую книжку вносится на основании приказа не позднее 5 рабочих дней. Порядок заполнения записей, включая формулировку о переводе, закреплён в приказе Минтруда России № 320н о форме, порядке ведения и хранения трудовых книжек на официальном сайте министерства. Если работник отказался от бумажной книжки, запись не делают: сведения о переводе попадают в его электронную трудовую только из подраздела 1.1 ЕФС-1.

Как перевести работника на другую должность и сдать отчёт: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Определите вид изменения по таблице выше: постоянный перевод, временный перевод, перемещение, совмещение или изменение условий по статье 74 ТК РФ. От этого зависит, нужны ли согласие работника и отчёт в СФР.
2. Шаг 2. Получите письменное заявление работника или его письменное согласие на предложенную должность. При переводе по инициативе работодателя согласие фиксируется на предложении о переводе.
3. Шаг 3. Подпишите дополнительное соглашение к трудовому договору. В нём указывают новую должность, подразделение, оклад и дату начала работы.
4. Шаг 4. Издайте приказ о переводе со ссылкой на дату и номер допсоглашения. Наименование должности в приказе должно совпадать с допсоглашением и штатным расписанием.
5. Шаг 5. Если меняется наименование или код должности, внесите изменения в штатное расписание приказом или утвердите его новую редакцию.
6. Шаг 6. Внесите запись в бумажную трудовую книжку не позднее 5 рабочих дней, если работник её сохранил.
7. Шаг 7. Сдайте подраздел 1.1 ЕФС-1 с мероприятием «ПЕРЕВОД» не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем приказа. Если работник военнообязанный, в течение 5 дней сообщите в военкомат о новой должности.

Допсоглашение, приказ и согласие на перевод можно оформить в электронном виде. Трудовая книжка остаётся бумажной, поэтому запись в ней делают от руки даже при полном КЭДО. На схеме видно, какие кадровые документы переводят в КЭДО, а какие остаются на бумаге.

При смешанном оформлении часто возникает ошибка: допсоглашение подписывают на бумаге, сканируют и загружают в систему как электронный документ. Скан с собственноручными подписями остаётся копией бумажного документа и не превращается в электронный.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «В любом споре о подписи мы первым делом выясняем, в каком режиме создавался документ. Скан допсоглашения, подписанного от руки, и файл с криптографической подписью подчиняются разным правилам, и требования к подписи у них разные. Откройте свой файл: если в нём видно изображение собственноручной подписи, это электронный образ, а не электронный документ, и оригинал на бумаге нужно хранить.»

Соберите приказ о переводе с прежней и новой должностью

Конструктор генерирует DOCX-файл приказа с таблицей «было — стало» по должности, окладу и виду перевода. Для ЕФС-1 этот файл удобен тем, что наименование должности и реквизиты приказа в отчёт переносятся из уже подписанного документа. В сервисе Добыто подписанные документы автоматически синхронизируются с 1С:ЗУП через готовый модуль, поэтому при подготовке ЕФС-1 приказ не нужно перепечатывать вручную.

Образцы документов для оформления перевода

Начните с допсоглашения: на него ссылается приказ, а его реквизиты указывают в основании отчёта.

ЕФС-1 после перевода: как заполнить подраздел 1.1 и сдать в срок

С 30.12.2025 ЕФС-1 заполняют по новой форме и порядку, утверждённым приказом СФР от 17.11.2025 № 1462. С 30.05.2026 действует его редакция с изменениями от 15.04.2026. О переводе отчитываются в подразделе 1.1 раздела 1 с кадровым мероприятием «ПЕРЕВОД». Срок — не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором издан приказ о переводе. Дата начала работы на новой должности на срок не влияет: если приказ подписан 20 марта, а работник переходит на новую должность 1 апреля, отчёт нужно сдать до 25 апреля.

Что указывают в подразделе 1.1 по переводу:

• дату кадрового мероприятия и код «ПЕРЕВОД»;
• в графе 5 — новую трудовую функцию: должность, профессию, специальность, квалификацию и структурное подразделение;
• в графе 6 — код по ОКЗ (ОК 010-2014), а не код нового классификатора профессий ОК 016-2025, как предписывает пункт 46 Порядка заполнения;
• в подразделе «Основание» — реквизиты приказа; при переименовании должности или подразделения — реквизиты дополнительного соглашения и дополнительного документа-основания (оснований может быть несколько).

Код ОКЗ путают чаще всего. С 01.01.2026 кадровые программы начали подставлять в карточки должностей коды нового классификатора, и при выгрузке ЕФС-1 такой код легко оказывается в графе 6. Перед отправкой отчёта сверьте графу 6 с ОК 010-2014.

Организации, у которых за отчётный период более 10 работающих застрахованных лиц, сдают ЕФС-1 только в электронной форме. Остальные могут подать отчёт на бумаге. Как СФР трактует переименование должности, возврат с удалённой работы и дату мероприятия, можно проверить в ответах Социального фонда на вопросы страхователей по подразделу 1.1 ЕФС-1. Там же приведены формулировки для графы 5.

Сколько стоит ошибка в отчёте о переводе

По статье 17 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ за просроченные, неполные или недостоверные сведения ЕФС-1 взыскивают 500 рублей за каждое застрахованное лицо. За нарушение порядка подачи в электронной форме санкция составляет 1 000 рублей. При переводе одного работника сумма небольшая, но при реорганизации она растёт вместе с численностью. Пример: переименовали отдел из 40 человек и не сдали «ПЕРЕВОД» до 25-го числа — санкция составит 40 × 500 = 20 000 рублей. Вдобавок данные электронных трудовых книжек всех 40 работников перестанут совпадать с их трудовыми договорами. При смене наименований по всему штатному расписанию сдавайте один отчёт на всех затронутых работников сразу после приказа, не дожидаясь 25-го числа.

Военкомат и МВД: какие уведомления запускает перевод

Пункт 32 Положения о воинском учёте, утверждённого постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 № 719, обязывает ответственного за воинский учёт сообщать в военкомат об изменении должности военнообязанного работника в течение 5 дней. Двухнедельный срок, который часто встречается в памятках, в этом Положении относится к другим обязанностям, в частности к ответам на запросы военкомата. Если ориентироваться на две недели, отчёт о переводе запоздает. Сверьте список переведённых за месяц с картотекой воинского учёта: сообщение нужно только по работникам, которые состоят на учёте.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

С иностранными работниками свой порядок. С 01.09.2026 действует приказ МВД России от 12.05.2026 № 290: он заменил приказ № 536 и утвердил новые формы и порядок уведомлений о трудовой деятельности иностранцев. Уведомление о заключении или прекращении трудового договора, как и раньше, подают не позднее 3 рабочих дней. С 01.09.2025 появилось ещё одно основание: если иностранный работник, на которого уведомление уже подавали, начинает работать в другом субъекте РФ, МВД уведомляют в течение 3 рабочих дней. Это правило ввёл приказ МВД от 06.08.2025 № 552, и порядок по приказу № 290 его сохранил. На практике оно срабатывает при переводе в филиал или обособленное подразделение в другом регионе. Работнику на патенте такой перевод даётся сложнее: патент действует только на территории субъекта, где он выдан.

Перед переводом иностранца в другой регион проверьте, где выдан его патент или разрешение на работу. Тогда уведомление в МВД можно подготовить в один день с приказом.

Перевод через КЭДО: какой подписью подписывать допсоглашение и приказ

По статье 22.3 ТК РФ дополнительное соглашение в КЭДО работодатель подписывает усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) или усиленной неквалифицированной (УНЭП) в случаях, когда закон её допускает. Работник подписывает допсоглашение и согласие на перевод УКЭП или УНЭП. Простая электронная подпись (ПЭП) для этих документов не подходит. Если допсоглашение подписано кодом из SMS, в споре работодатель не сможет подтвердить, что работник согласился на перевод, и ЕФС-1 окажется основан на документе без юридической силы.

Три вида электронной подписи различаются способом создания, удостоверяющим центром и документами, для которых они подходят. На схеме видно, почему для допсоглашения о переводе нужна как минимум усиленная подпись.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Практику по займам и договорам услуг, подписанным кодом из SMS, к кадровым документам применять нельзя. В трудовых отношениях действуют статьи 22.1-22.3 ТК РФ со своим перечнем документов и своими требованиями к виду подписи, и простая подпись допустима не для всего. Если в компании рассуждают так: раз микрофинансовые организации подписывают договоры кодом из SMS, то и нам можно, значит перечень документов и виды подписи ещё не разведены. Начните с этого перечня.»

В сервисе Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, а УКЭП можно получить через партнёров — удостоверяющие центры. Поэтому для подписания допсоглашения о переводе отдельная покупка подписи работнику не нужна.

Когда перевод лучше оформить на бумаге

КЭДО подходит не для каждого перевода. Если работник не дал согласия на взаимодействие с работодателем в электронном виде, его допсоглашение и приказ оформляют на бумаге (статья 22.2 ТК РФ). Бумажная трудовая книжка тоже заполняется от руки при любом документообороте. Отдельно нужно проверить сроки: если работнику выдают подпись в тот же день, когда он подписывает допсоглашение, сама процедура подписания даёт основание её оспорить.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Мы разводим во времени выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней. Суд оценивает, умеет ли человек на самом деле работать в системе, а не то, расписался ли он в журнале ознакомления. Если за работника подписывает кто-то другой, потому что сам он не разобрался, работодатель теряет всю доказательственную конструкцию. Поэтому мы запускаем КЭДО сначала на пилотной группе, а уже потом на всю компанию. Проверьте в своей системе, что дата выдачи подписи не совпадает с датой подписания допсоглашения.»

Стоимость КЭДО для оформления переводов: тарифы Добыто на 2026 год

Цена зависит от численности сотрудников, нужных видов подписи и того, требуется ли интеграция с 1С:ЗУП и электронный архив.

Для компании, где допсоглашения о переводе подписывают несколько работников в месяц, итоговую сумму определяют численность и вид подписи. Если работникам достаточно УНЭП, хватит «Старта» до 25 человек. Если нужна УКЭП или выгрузка в 1С:ЗУП для ЕФС-1, подойдёт «Бизнес». Условия и состав каждого тарифа приведены на странице тарифов Добыто КЭДО, тариф можно повысить или понизить в любой момент с пропорциональным пересчётом.

Выводы

Отчёт после перевода сдают только тогда, когда меняется трудовая функция или подразделение, указанное в договоре, либо наименование должности. Временный перевод, перемещение, совмещение и переход на удалённую работу в подраздел 1.1 не попадают. Срок ЕФС-1 считают от месяца, в котором издан приказ, а не от первого дня на новой должности, код в графе 6 берут из ОК 010-2014. Военкомат и МВД ждут уведомлений в более короткие сроки: 5 дней и 3 рабочих дня соответственно.

В Добыто согласие, допсоглашение и приказ о переводе работник и работодатель подписывают усиленной электронной подписью, а документы сразу попадают в 1С:ЗУП, из которой формируется ЕФС-1. Благодаря этому реквизиты в отчёте совпадают с подписанными документами.

Частые вопросы о переводе и отчётности

Нужно ли сдавать ЕФС-1, если временный перевод стал постоянным?

Да. По части 4 статьи 72.2 ТК РФ, если после окончания временного перевода прежнюю работу не предоставили, работник её не потребовал и продолжает работать, условие о временном характере перевода утрачивает силу, и перевод становится постоянным. Оформите это допсоглашением и приказом и сдайте подраздел 1.1 с мероприятием «ПЕРЕВОД» не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем издания приказа.

Что делать, если в отчёте о переводе ошибка в коде ОКЗ или названии должности?

Сдайте исправленные сведения. По части 26 статьи 17 27-ФЗ санкцию не применяют, если страхователь сам нашёл ошибку и исправил её до того, как её обнаружил СФР. Если фонд уже прислал уведомление об устранении ошибок, санкции не будет при условии, что исправленные сведения поданы в течение 5 рабочих дней со дня получения уведомления.

Можно ли перевести работника без его согласия?

Только временно и только в случаях из статьи 72.2 ТК РФ. Без согласия работника переводят на срок до 1 месяца для предотвращения или ликвидации катастрофы, аварии, несчастного случая, пожара, наводнения, эпидемии и других чрезвычайных обстоятельств. В тех же обстоятельствах так же переводят при простое, для предотвращения уничтожения или порчи имущества и для замещения отсутствующего работника. Перевод на работу более низкой квалификации даже в этих случаях допустим только с письменного согласия.

Что будет, если работник не согласен с изменением условий по статье 74 ТК РФ?

Работодатель обязан письменно предложить ему другую имеющуюся работу, которую он может выполнять по квалификации и состоянию здоровья, в том числе нижестоящую или нижеоплачиваемую. Если такой работы нет или работник от неё отказался, трудовой договор прекращается по пункту 7 части 1 статьи 77 ТК РФ. Сведения об увольнении подают в подразделе 1.1 ЕФС-1 не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа.

Как отчитаться о переводе к другому работодателю?

Перевод к другому работодателю по части 1 статьи 72.1 ТК РФ оформляют двумя событиями: прежний работодатель увольняет работника по пункту 5 части 1 статьи 77 ТК РФ, новый — принимает. Каждый сдаёт подраздел 1.1 со своим кадровым мероприятием, об увольнении или о приёме, не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа. Срок до 25-го числа здесь не применяется.

Нужна ли запись о переводе в трудовую книжку, если работник выбрал электронную?

Нет. Если работник подал заявление о ведении сведений о трудовой деятельности только в электронном виде, бумажную книжку ему выдают на руки, и дальнейшие записи в неё работодатель не вносит. Перевод попадёт в электронную трудовую книжку из подраздела 1.1 ЕФС-1. Выписку в форме СТД-Р работник может запросить у работодателя: её выдают не позднее 3 рабочих дней со дня заявления.