Перевод работника по его заявлению оформляется как соглашение сторон по статье 72 ТК РФ: заявление здесь работает как предложение, которое работодатель вправе принять или отклонить. Обязанность перевести возникает только в случаях, прямо названных в законе: медицинское заключение по статье 73, беременность и уход за ребёнком до полутора лет по статье 254. Дальше всё зависит от того, что именно меняется. Трудовая функция или структурное подразделение, названное в договоре, — это перевод по статье 72.1 с письменным согласием и дополнительным соглашением. Другое рабочее место в той же местности без изменения условий договора — перемещение, для которого согласие работника не требуется.
Разберём, как прочитать заявление и понять, о чём работник просит на самом деле: о переводе, о перемещении или о совмещении должностей по статье 60.2 с доплатой по статье 151. Покажем комплект документов под каждый вариант, порядок отказа, который не превращается в дискриминацию по статье 3 ТК РФ, и точки, где кадровая служба чаще всего ошибается. Сроки сдачи ЕФС-1 после перевода, записи в трудовой книжке, штрафы по статье 5.27 КоАП, тарифы на электронное оформление и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Обязан ли работодатель удовлетворить заявление о переводе
Трудовой кодекс не содержит нормы, которая обязывала бы работодателя согласиться с переводом по инициативе работника в общем случае. Статья 72.1 ТК РФ описывает перевод как изменение трудовой функции или структурного подразделения при продолжении работы у того же работодателя и требует письменного согласия работника. Требования согласия работодателя в норме нет по простой причине: без его решения изменение условий договора вообще не происходит.
Срок рассмотрения такого заявления в законе тоже не установлен. Единственный жёсткий срок в смежной процедуре появился с 1 сентября 2026 года: по заявлению о неполном рабочем времени работодателю даётся пять рабочих дней на заключение дополнительного соглашения и издание приказа. Для заявлений о переводе разумный срок закрепляют локальным нормативным актом, обычно вместе с маршрутом согласования: руководитель текущего подразделения, руководитель принимающего подразделения, кадровая служба.
Отказ мотивировать не требуется, но он не должен опираться на обстоятельства из статьи 3 ТК РФ: пол, возраст, семейное положение, беременность, наличие детей. Отказ по деловым качествам и по отсутствию вакансии в штатном расписании безопасен, отказ с формулировкой про скорый декрет читается как дискриминация и оспаривается.
Ситуации, в которых закон разворачивает логику и обязывает работодателя действовать, перечислены в таблице ниже вместе с обычными заявлениями. Колонка «что критично» показывает, от чего зависит решение, а не то, что кажется важным заявителю.
| Что написано в заявлении | Что критично для решения | Как это оформляется |
|---|---|---|
| Прошу перевести на открытую вакансию внутри компании | Наличие свободной штатной единицы в штатном расписании и соответствие квалификации требованиям должностной инструкции | Решение на усмотрение работодателя, при согласии — допсоглашение и приказ по статье 72.1 |
| Прошу перевести на другую работу по медицинскому заключению | Срок ограничения по заключению: до четырёх месяцев или свыше четырёх месяцев | Обязанность предложить подходящую работу по статье 73, при отказе или отсутствии работы — отстранение либо увольнение по пункту 8 части 1 статьи 77 |
| Прошу перевести на работу, исключающую вредные факторы, в связи с беременностью | Медицинское заключение и заявление работницы | Обязанность по статье 254 с сохранением среднего заработка по прежней работе |
| Прошу перевести в другой отдел на ту же должность | Названо ли структурное подразделение в тексте трудового договора | Названо — перевод с допсоглашением; не названо — перемещение по части 3 статьи 72.1 без согласия и без допсоглашения |
| Прошу уволить в порядке перевода к другому работодателю | Письменное приглашение принимающей организации и согласованная дата | Прекращение договора по пункту 5 части 1 статьи 77, у нового работодателя запрет на отказ в приёме в течение месяца по статье 64 |
| Прошу поручить дополнительную работу по второй должности | Срок, содержание, объём дополнительной работы и согласованный размер доплаты | Совмещение по статье 60.2 с доплатой по статье 151, перевод не оформляется |
Четвёртая и шестая строки закрывают большую часть спорных заявлений. Работник пишет «прошу перевести», подразумевая переезд за соседний стол или подработку по смежной должности, а кадровая служба запускает полную процедуру перевода с записью в трудовой книжке, которую потом приходится признавать недействительной.
Перевод, перемещение, совмещение и совместительство: четыре механизма и четыре комплекта документов
Виды перемещений работника внутри одной организации различаются по одному признаку: меняются ли определённые сторонами условия трудового договора. Если меняются — нужно письменное согласие и дополнительное соглашение. Если не меняются — достаточно приказа или распоряжения.
| Механизм | Норма ТК РФ | Документы | Запись в трудовой книжке | Оплата |
|---|---|---|---|---|
| Постоянный перевод | Статьи 72, 72.1 | Заявление, дополнительное соглашение, приказ | Вносится | По новой должности с даты перевода |
| Временный перевод | Часть 1 статьи 72.2 | Заявление, дополнительное соглашение на срок до одного года, приказ | Не вносится | По новой должности на период перевода |
| Перемещение | Часть 3 статьи 72.1 | Приказ или распоряжение, согласие работника не требуется | Не вносится | Без изменений |
| Совмещение должностей | Статьи 60.2, 151 | Письменное согласие, дополнительное соглашение со сроком и объёмом, приказ | Не вносится | Оклад по основной должности плюс доплата по соглашению сторон |
| Внутреннее совместительство | Статьи 60.1, 282, 284 | Отдельный трудовой договор, отдельный приказ о приёме | По желанию работника | Пропорционально отработанному времени, не более четырёх часов в день |
Совмещение должностей в ДОУ и в других бюджетных учреждениях чаще всего идёт именно по строке четыре: воспитатель берёт часть обязанностей младшего воспитателя, работа выполняется в пределах установленной продолжительности рабочего дня, доплата за совмещение определяется соглашением сторон с учётом содержания и объёма дополнительной работы. Отдельный трудовой договор в этом случае не заключается, а вторая ставка в штатном расписании остаётся вакантной.
Отдельный узел, который забывают закрыть, — право на досрочный выход. По части 4 статьи 60.2 ТК РФ работник может досрочно отказаться от дополнительной работы, а работодатель досрочно отменить поручение, предупредив другую сторону письменно не позднее чем за три рабочих дня. Если этот механизм не описан в дополнительном соглашении, снять доплату в одностороннем порядке не получится.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Первое, что мы смотрим при разборе заявления, — текст действующего трудового договора, а не текст заявления. Если структурное подразделение в договоре названо, перемещение в соседний отдел автоматически становится переводом со всей процедурой. Если не названо, достаточно приказа. Разбор занимает пять минут и снимает основную часть последующих споров.»
Внимание: с 1 января 2026 года действует классификатор профессий ОК 016-2025, введённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст взамен ОК 016-94. При изменении наименования или кода должности нужен приказ о внесении изменений в штатное расписание либо утверждение штатного расписания в новой редакции и дополнительные соглашения к трудовым договорам, а также обновление справочников в кадровой программе.
Как оформить перевод по заявлению работника: порядок действий
Процедура перевода собирается из пяти документов, и порядок их появления имеет значение. Приказ, изданный раньше дополнительного соглашения, в споре читается как одностороннее изменение условий труда, потому что на момент издания согласия сторон ещё не было.
Что проверить до подписания дополнительного соглашения
- Штатное расписание. Есть ли свободная штатная единица по нужной должности на дату перевода. Если единицы нет, сначала приказ о внесении изменений в штатное расписание, потом перевод.
- Медицинские ограничения. Статья 72.1 прямо запрещает переводить и перемещать работника на работу, противопоказанную ему по состоянию здоровья. Для должностей с обязательным предварительным осмотром заключение нужно получить до даты перевода.
- Квалификационные требования. Для должностей, где закон требует специальной подготовки, наличие документа об образовании проверяется заранее, а не после издания приказа.
- Текст трудового договора. Названо ли структурное подразделение, указан ли конкретный оклад, есть ли условие о разъездном характере работы.
- Дата. Согласована ли дата перевода с обоими руководителями и с бухгалтерией: от неё зависят табель, начисления и срок сдачи ЕФС-1.
Оформление перевода: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Зарегистрируйте заявление в журнале входящих кадровых документов. Дата регистрации фиксирует начало срока, установленного вашим локальным нормативным актом.
- Шаг 2. Соберите визы: руководитель текущего подразделения, руководитель принимающего подразделения, кадровая служба. Резолюция руководителя организации на заявлении подтверждает согласие работодателя.
- Шаг 3. Подготовьте дополнительное соглашение к трудовому договору с новой трудовой функцией, новым окладом, датой начала работы и, при временном переводе, сроком и условием возврата на прежнюю работу.
- Шаг 4. Издайте приказ о переводе после подписания дополнительного соглашения обеими сторонами и ознакомьте с ним работника под подпись.
- Шаг 5. Внесите запись в трудовую книжку при постоянном переводе, обновите сведения о трудовой деятельности и передайте данные в бухгалтерию для пересчёта табеля и начислений.
В практике Добыто чаще всего спотыкаются на третьем шаге: в дополнительное соглашение переносят только название новой должности и забывают оклад, режим работы или условие о возврате на прежнюю работу при временном переводе. Через год такой временный перевод превращается в постоянный по части 1 статьи 72.2: если срок истёк, прежняя работа не предоставлена, а работник продолжает работать и не требует возврата, условие о временном характере перевода утрачивает силу.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Факт: первые дни работы человека в системе КЭДО суды рассматривают как обстоятельство, при котором ошибочное действие вероятно. В одном из обзоров практики суд учёл, что заявление могло быть сформировано работником ошибочно при первичном использовании системы, и восстановил его на работе.
Соберите приказ о переводе по данным из заявления
Образцы кадровых документов для оформления перевода
Комплект собран под постоянный перевод внутри организации, начинать стоит с дополнительного соглашения: именно оно фиксирует согласие сторон.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Дополнительное соглашение к трудовому договору о переводе | Скачать |
| Штатное расписание по форме Т-3 | Скачать |
| Личная карточка работника по форме Т-2 | Скачать |
| Форма СТД-Р: сведения о трудовой деятельности | Скачать |
| Уведомление об изменении условий трудового договора по статье 74 | Скачать |
| Образец исправления записи в трудовой книжке | Скачать |
Законный отказ в переводе и рабочие альтернативы
Отказ оформляется письменной резолюцией на заявлении или отдельным ответом работнику. Обязанности объяснять причину у работодателя нет, но формулировка ответа попадает в кадровое дело и в возможный спор, поэтому безопаснее ограничиться фактом: свободной штатной единицы по указанной должности в штатном расписании нет.
Проверить, насколько ваша процедура выдерживает проверку, можно до визита инспектора: сервис Роструда Электронный инспектор проводит самопроверку по блокам трудового законодательства и показывает, какие документы запросит государственная инспекция труда по каждому кадровому действию.
Когда перевод не подходит и лучше оформить другой механизм
Перевод избыточен в четырёх ситуациях. Первая: работник просит временно взять на себя обязанности коллеги на время отпуска или больничного, а трудовая функция по его основной должности сохраняется. Здесь работает совмещение по статье 60.2 с доплатой по статье 151, перевод создаёт лишнюю запись и лишний пересчёт оклада. Вторая: работник переезжает в другой офис компании в той же местности, а структурное подразделение в трудовом договоре не указано. Третья: меняется только название должности из-за перехода на новый классификатор, при этом трудовая функция остаётся прежней. Четвёртая: работник просит сократить нагрузку, и задача закрывается неполным рабочим временем по статье 93, а не переводом на другую должность.
Ошибочный выбор механизма стоит дороже отказа. Перевод вместо совмещения означает, что вторая должность занята, вакансия закрыта, а вернуть работника на прежнюю позицию можно только новым соглашением сторон, на которое работник имеет право не согласиться.
Полезно знать: с 1 сентября 2026 года по заявлению работника о неполном рабочем времени работодателю установлен срок пять рабочих дней на заключение дополнительного соглашения и издание приказа. Для заявлений о переводе такого срока в законе нет, его задаёт локальный нормативный акт работодателя.
Что сдать и что записать после перевода: ЕФС-1, трудовая книжка, штатное расписание
Подраздел 1.1 раздела 1 формы ЕФС-1 при переводе на другую постоянную работу подаётся в Социальный фонд России не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем издания приказа. Приказ от 19 января 2026 года означает срок сдачи до 25 февраля 2026 года. Для приёма и увольнения срок другой — следующий рабочий день после издания приказа, и это расхождение регулярно приводит к тому, что кадровая служба сдаёт сведения о переводе на месяц раньше нужного либо пропускает срок, ориентируясь на правило для приёма.
Запись в трудовую книжку вносится только при постоянном переводе. Временный перевод, перемещение и совмещение в трудовой книжке не отражаются. Если работник отказался от бумажной трудовой книжки, сведения о переводе он получает по форме СТД-Р, которую работодатель выдаёт по письменному заявлению в течение трёх рабочих дней по статье 62 ТК РФ.
Штатное расписание правится до перевода, а не после. Мы закладываем этот шаг отдельной задачей в маршруте согласования: без утверждённой штатной единицы приказ о переводе формально переводит работника на должность, которой в организации нет.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Кадровое изменение всегда начинается со штатного расписания, а не с приказа. В системе маршруты подписания и структура подразделений подтягиваются именно оттуда, и если штатка не обновлена, перевод некуда согласовывать: у принимающего подразделения нет ни должности, ни руководителя-подписанта. Сверяйте штатное расписание до того, как отдаёте заявление на визы.»
Сколько стоит ошибка в оформлении перевода
Часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ за нарушение трудового законодательства предусматривает предупреждение или штраф: на должностных лиц от 1 000 до 5 000 рублей, на юридических лиц от 30 000 до 50 000 рублей. Повторное нарушение по части 2 обходится дороже: до 20 000 рублей для должностного лица либо дисквалификация на срок от одного года до трёх лет, до 70 000 рублей для организации. Отдельный состав в части 4 касается ненадлежащего оформления трудового договора и дополнительных соглашений к нему: для юридического лица это от 50 000 до 100 000 рублей.
Непредставленные или опоздавшие сведения по подразделу 1.1 ЕФС-1 добавляют 500 рублей за каждое застрахованное лицо по статье 17 Федерального закона № 27-ФЗ и до 500 рублей на должностное лицо по статье 15.33.2 КоАП РФ. Сумма по одному переводу выглядит незначительной, но проверка Социального фонда охватывает весь период, а не один эпизод.
Дороже штрафа обходится восстановление на прежней работе. Если приказ о переводе издан без подписанного дополнительного соглашения, перевод квалифицируется как одностороннее изменение условий труда, работник восстанавливается на прежней должности, а работодатель оплачивает разницу в заработке за всё время и компенсирует моральный вред в размере, который определяет суд.
Электронное оформление перевода: что можно подписать в КЭДО
Заявление работника, дополнительное соглашение и приказ о переводе переводятся в электронный вид полностью. Правовое основание — статьи 22.1-22.3 ТК РФ: при введённом кадровом электронном документообороте эти документы не дублируются на бумаге. Со стороны работодателя используется усиленная квалифицированная подпись, со стороны работника при подписании дополнительного соглашения к трудовому договору — усиленная неквалифицированная подпись, выпускаемая в информационной системе работодателя.
Ограничение, о которое спотыкаются при переводе к другому работодателю: приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним оформляются исключительно на бумаге. Основание — статья 22.1 ТК РФ, позиция подтверждена письмом Минтруда России от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97. Перевод к другому работодателю прекращает трудовой договор по пункту 5 части 1 статьи 77, значит финальная часть процедуры в электронный вид не уходит.
Второе ограничение касается самого права вести документы электронно. Статья 22.2 ТК РФ требует письменного согласия каждого работника, принятого до 31 декабря 2021 года. Работники, для которых эта работа первая, и принятые после этой даты уведомляются о переходе, отдельное согласие от них не требуется. Отказ работника от КЭДО не даёт оснований для увольнения или иных санкций: его документы продолжают оформляться на бумаге.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «В споре по электронному кадровому документу доказывают четыре обстоятельства подряд: получено ли согласие работника на КЭДО, ознакомлен ли он с локальным актом, использовал ли электронную подпись, получил ли сам документ. Порядок здесь не формальность: если первое обстоятельство не подтверждено, до оценки конкретного допсоглашения о переводе дело не доходит. Соберите папку доказательств до спора, а не после.»
Лайфхак: выгрузите журнал действий по спорному документу до начала конфликта. Система показывает дату выдачи ключа, вход под учётной записью и активность работника, и смотреть эти данные лучше заранее — перед проверкой или переводом, на котором ожидается конфликт.
В сервисе Добыто маршрут согласования перевода собирается из штатного расписания: заявление автоматически уходит руководителю текущего подразделения, затем руководителю принимающего, затем в кадровую службу, а статус каждого шага виден в карточке документа. Готовый комплект — заявление, дополнительное соглашение, приказ — хранится вместе с журналом подписания.
Стоимость КЭДО для оформления переводов: тарифы Добыто в 2026 году
Стоимость зависит от численности сотрудников, набора видов электронной подписи и потребности в интеграции с учётной системой.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | при подключении |
| УКЭП для подписания со стороны работодателя | по запросу, через партнёров-удостоверяющих центров | по регламенту центра |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
| Электронный архив кадровых документов | входит в тариф «Бизнес» | при подключении |
Итоговый счёт складывается из численности подключённых сотрудников и выбранного тарифа; условия по каждому тарифу и состав функций перечислены на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО. Переход между тарифами доступен в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Заявление работника о переводе запускает не процедуру, а решение: закон обязывает работодателя перевести только по медицинскому заключению и в случаях, связанных с беременностью и уходом за ребёнком. В остальном исход определяют три проверки — что написано в трудовом договоре про структурное подразделение, есть ли свободная штатная единица и что именно меняется в трудовой функции. Порядок документов жёсткий: согласие, дополнительное соглашение, приказ, запись в трудовой книжке при постоянном переводе, ЕФС-1 до 25-го числа следующего месяца.
Мы в Добыто настраиваем маршруты согласования переводов и хранение кадровых документов так, чтобы комплект по каждому работнику собирался целиком: заявление, дополнительное соглашение, приказ и журнал подписания в одной карточке. При проверке государственной инспекции труда или в споре этот комплект выгружается одним действием.
Частые вопросы о переводе работника
Может ли работник отозвать заявление о переводе после того, как подписал дополнительное соглашение
После подписания дополнительного соглашения обеими сторонами условия трудового договора считаются изменёнными по статье 72 ТК РФ. Отозвать соглашение в одностороннем порядке работник не может: возврат на прежнюю должность оформляется новым соглашением сторон. До подписания соглашения работник вправе отозвать заявление в любой момент, и работодателю безопаснее принимать такой отзыв письменно с регистрацией.
Нужно ли повторно проходить испытательный срок при переводе на другую должность
Испытание устанавливается при заключении трудового договора по статье 70 ТК РФ. При переводе внутри одной организации трудовой договор не заключается заново, поэтому новое испытание установить нельзя. Если работодателю нужен период оценки на новой должности, применяется временный перевод на срок до одного года по части 1 статьи 72.2 с условием возврата на прежнюю работу.
Как оформить перевод, если работник просит должность, которой нет в штатном расписании
Сначала издаётся приказ о внесении изменений в штатное расписание или утверждается штатное расписание в новой редакции с новой должностью, кодом по классификатору ОК 016-2025 и окладом. Только после этого подписывается дополнительное соглашение и издаётся приказ о переводе. Обратный порядок создаёт приказ о переводе на несуществующую должность.
Какой размер доплаты за совмещение считается достаточным
Статья 151 ТК РФ не устанавливает ни минимума, ни формулы: размер определяется соглашением сторон с учётом содержания и объёма дополнительной работы. Практика использует два варианта — фиксированная сумма либо процент от оклада по совмещаемой должности. Обязательное требование одно: размер согласован письменно и назван в дополнительном соглашении, иначе доплата не считается установленной.
Что делать, если работник передумал выходить на новую должность после издания приказа
Приказ отменяется приказом об отмене, дополнительное соглашение расторгается соглашением сторон, а если запись в трудовую книжку уже внесена, она признаётся недействительной по правилам исправления записей. Сведения по подразделу 1.1 ЕФС-1 корректируются отменяющей формой. Проще не доводить до этой цепочки: дату выхода на новую должность согласуют с работником до издания приказа, а не после.
Можно ли перевести работника с его согласия на нижеоплачиваемую должность
Да, ограничений по направлению перевода в статье 72.1 ТК РФ нет: снижение оклада допустимо при письменном согласии работника и отражается в дополнительном соглашении. Отдельное правило действует при временном переводе без согласия работника по частям 2 и 3 статьи 72.2: перевод на работу более низкой квалификации допускается только с письменного согласия, а оплата труда производится не ниже среднего заработка по прежней работе.
Обязан ли работодатель предложить работнику другую должность перед сокращением
Да, по части 3 статьи 81 и статье 180 ТК РФ работодатель предлагает все имеющиеся вакансии, соответствующие квалификации работника, а также нижестоящие и нижеоплачиваемые должности в той же местности. Отдельно с 1 сентября 2026 года преимущественное право на оставление на работе при равной производительности труда и квалификации получили работники, чей трудовой договор возобновлён после возвращения с военной службы по статье 351.7 ТК РФ.
