Перевод работника на другую работу: основания и приказ 2026

Перевод работника на другую работу — это постоянное или временное изменение трудовой функции либо структурного подразделения, указанного в трудовом договоре, при продолжении работы у того же работодателя, а также перевод в другую местность вместе с работодателем (статья 72.1 ТК РФ). Оформляется он двумя документами: дополнительным соглашением к трудовому договору и приказом. Письменное согласие работника обязательно во всех случаях, кроме двух ситуаций частей 2 и 3 статьи 72.2 — там перевод возможен на срок до одного месяца. Главное различие, от которого зависит комплект документов: меняется трудовая функция или названное в договоре подразделение — это перевод с допсоглашением и отчётом в СФР; меняется только рабочее место, кабинет или станок в той же местности — это перемещение, оно не требует ни согласия, ни допсоглашения.

Разберём каждое основание перевода со сроком, видом согласия и правилом оплаты, покажем формулировки приказа для постоянного, временного и медицинского перевода и разведём перевод с совмещением по статье 60.2 ТК РФ. Дадим чек-лист проверки до издания приказа, чтобы приказ не пришлось переделывать. Сроки подачи ЕФС-1, порядок расчёта доплаты за совмещение, цена ошибки по статье 5.27 КоАП РФ и тарифы на электронное оформление — во второй половине статьи.

Соберите приказ о переводе в конструкторе: укажите прежнюю и новую должность, оклад и вид перевода, получите готовый файл .docx.

Перевод, перемещение и совмещение: три разных процедуры

Три эти операции путают чаще всего, а комплект документов и последствия у них разные. Перевод по статье 72.1 ТК РФ затрагивает трудовую функцию либо структурное подразделение, если оно записано в трудовом договоре. Перемещение по части 3 той же статьи не затрагивает ни одного условия договора: работник переходит на другое рабочее место, в другой кабинет, к другому станку или в другое подразделение в той же местности. Совмещение по статье 60.2 ТК РФ вообще не отменяет прежнюю работу: сотрудник продолжает выполнять свои обязанности и дополнительно берёт чужие за доплату.

Проверить принадлежность ситуации к одному из трёх видов проще всего по тому, что именно записано в трудовом договоре сотрудника. Если подразделение в договоре не указано, перевод сотрудника из отдела продаж в отдел закупок на ту же должность оформляется как перемещение. Если подразделение прописано — это уже перевод со всем комплектом.

Из таблицы следует практический критерий отбора документов: запись в трудовую книжку и подраздел 1.1 ЕФС-1 возникают только у постоянного перевода. Временный перевод, перемещение и совмещение в трудовой книжке не отражаются, и это часто становится причиной лишней работы кадровой службы.

Основания перевода: полный перечень с нормами и сроками

Оснований для перевода в Трудовом кодексе пять, и каждое даёт свой набор ограничений по сроку, согласию и оплате. Смешивать их в одном приказе нельзя: формулировка основания определяет, законен перевод или нет.

Постоянный перевод по соглашению сторон

Базовый вариант по статьям 72 и 72.1 ТК РФ. Изменение определённых сторонами условий договора допускается только по соглашению сторон и оформляется письменно. Инициатива может исходить и от работника (заявление о переводе на другую должность), и от работодателя (предложение о переводе). Срока действия у такого перевода нет, прежняя работа за сотрудником не сохраняется.

Временный перевод по соглашению сторон

Часть 1 статьи 72.2 ТК РФ разрешает перевести работника на срок до одного года, а при замещении временно отсутствующего работника — до выхода этого работника на работу. Здесь работает правило, которое кадровые службы пропускают чаще прочих: если по окончании срока перевода прежняя работа не предоставлена, работник её не потребовал и продолжает работать, условие о временном характере утрачивает силу и перевод считается постоянным. Дата окончания перевода должна стоять в календаре кадровика, а не только в приказе.

Перевод без согласия работника на срок до одного месяца

Части 2 и 3 статьи 72.2 ТК РФ дают два закрытых перечня. Первый — катастрофа природного или техногенного характера, производственная авария, несчастный случай на производстве, пожар, наводнение, голод, землетрясение, эпидемия или эпизоотия и любые исключительные случаи, ставящие под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия населения. Второй — простой, необходимость предотвращения уничтожения или порчи имущества либо замещение временно отсутствующего работника, если это вызвано теми же чрезвычайными обстоятельствами. Перевод на работу, требующую более низкой квалификации, даже здесь допускается только с письменного согласия работника. Оплата в обоих случаях — по выполняемой работе, но не ниже среднего заработка по прежней работе.

Перевод по медицинскому заключению

Статья 73 ТК РФ обязывает перевести работника на другую имеющуюся работу, не противопоказанную ему по состоянию здоровья, при наличии медицинского заключения. Если сотрудник отказывается либо подходящей работы нет, дальше решает срок из заключения: до четырёх месяцев работник отстраняется от работы с сохранением места и без начисления заработной платы, свыше четырёх месяцев или бессрочно — трудовой договор прекращается по пункту 8 части 1 статьи 77 ТК РФ. Отдельно статья 254 ТК РФ обязывает перевести беременную женщину на работу, исключающую воздействие неблагоприятных производственных факторов, с сохранением среднего заработка по прежней работе. Разъяснения о запрете переводить и перемещать работника на противопоказанную ему работу опубликованы на сайте государственной инспекции труда о переводе на другую работу.

Перевод к другому работодателю

Пункт 5 части 1 статьи 77 ТК РФ — это уже не перевод внутри компании, а прекращение трудового договора. Прежний работодатель увольняет сотрудника, новый принимает его в порядке перевода. Согласие требуется от всех трёх сторон и оформляется письмами между организациями и заявлением работника.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Смена наименования должности по новому классификатору ОК 016-2025 не переводит сотрудника никуда: трудовая функция остаётся прежней. Но приказ о внесении изменений в штатное расписание и дополнительные соглашения к трудовым договорам нужны, иначе документы разойдутся со штаткой. Заодно проверьте кадровую программу: код должности связан с ОКЗ, который идёт в код трудовой функции в ЕФС-1.»

Сценарная таблица: какое основание выбрать под свою ситуацию

Строки таблицы собраны по типовым запросам кадровых служб. Колонка со сроком показывает предельное значение по норме, а не рекомендацию.

Что проверить до издания приказа о переводе

Приказ, изданный раньше проверки исходных данных, переделывается вместе с допсоглашением и отчётом в СФР. Пять пунктов ниже закрывают основную часть возвратов.

1. Штатное расписание. Должность, на которую переводится работник, должна быть в штатном расписании, и по ней должна быть свободная единица. Если должности нет, сначала издаётся приказ об изменении штатного расписания, и только потом приказ о переводе.
2. Текст трудового договора. Найдите, указано ли в договоре структурное подразделение. От этого зависит, перевод у вас или перемещение.
3. Медицинские ограничения. Проверьте, требует ли новая должность предварительного или периодического медосмотра и нет ли у работника противопоказаний. Перевод на противопоказанную работу запрещён частью 4 статьи 72.1 ТК РФ.
4. Квалификационные требования. Для части должностей квалификация задана профессиональным стандартом или нормативным актом. Диплом и удостоверения запрашиваются до приказа, а не после.
5. Дата. Дата начала работы в новой должности в приказе, допсоглашении и табеле должна совпадать. Расхождение здесь — самая частая причина спора о размере заработка за переходный месяц.

Важный нюанс из практики: в системах КЭДО маршруты согласования строятся на основе штатного расписания и оргструктуры. Пока новая должность не заведена в штатке, документ по ней либо не создаётся, либо уходит по маршруту прежнего подразделения и попадает не тому руководителю. Это ещё одна причина начинать перевод со штатного расписания.

Образцы документов для оформления перевода и совмещения

Комплект собран под одну процедуру: начните с дополнительного соглашения, остальные документы подтягиваются по ситуации.

Как оформить перевод на другую работу: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Зафиксируйте инициативу письменно: заявление работника о переводе либо предложение работодателя с указанием должности, оклада и даты. Устная договорённость доказательством не является.
2. Шаг 2. Проверьте штатное расписание и при необходимости издайте приказ о внесении в него изменений. Новая единица должна существовать на дату перевода.
3. Шаг 3. Подготовьте дополнительное соглашение к трудовому договору. В нём указываются новая трудовая функция, подразделение, размер оклада, дата начала работы и, для временного перевода, срок или событие его окончания.
4. Шаг 4. Подпишите допсоглашение с работником в двух экземплярах или электронно и только после этого издайте приказ о переводе. Обратный порядок даёт приказ без основания.
5. Шаг 5. Ознакомьте работника с приказом под подпись, а также с должностной инструкцией и локальными нормативными актами по новой должности.
6. Шаг 6. При постоянном переводе внесите запись в трудовую книжку (если она ведётся на бумаге) и в раздел о приёме и переводах личной карточки, если компания её ведёт.
7. Шаг 7. Сдайте подраздел 1.1 формы ЕФС-1 в Социальный фонд России не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем издания приказа о постоянном переводе. При временном переводе подраздел 1.1 не подаётся.

Приказ о переводе: форма, реквизиты и формулировки

Унифицированные формы Т-5 и Т-5а утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. С 1 января 2013 года они обязательны только для организаций государственного сектора, остальные работодатели вправе разработать собственный бланк и утвердить его приказом. На практике большинство компаний остаётся на Т-5: форма уже содержит блок прежних и новых данных, вид перевода и строку ознакомления.

Независимо от бланка приказ должен содержать шесть обязательных элементов: фамилию, имя, отчество и табельный номер работника; прежние должность и подразделение; новые должность и подразделение; дату начала работы и, для временного перевода, дату или событие окончания; вид перевода (постоянно или временно); документ-основание. Основание пишется конкретно: «дополнительное соглашение к трудовому договору от 12.03.2026 № 3», а не «согласие работника».

Формулировка причины различается по видам. Для постоянного перевода она не обязательна вовсе. Для временного перевода по части 1 статьи 72.2 указывается срок или событие: «на период отпуска по уходу за ребёнком Ивановой А. А.». Для перевода по частям 2 и 3 статьи 72.2 в приказе называется само чрезвычайное обстоятельство, а формулировка «в связи с производственной необходимостью» не подходит: такого основания в действующей редакции Трудового кодекса нет с 2006 года. Для перевода по медицинскому заключению указываются реквизиты заключения.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Дату окончания временного перевода ставьте не только в приказ, но и в напоминание кадровика. Если срок вышел, прежняя работа не предоставлена, а сотрудник продолжает работать и ничего не требует, условие о временном характере утрачивает силу и перевод становится постоянным по части 1 статьи 72.2. Обратно к прежней должности такого работника можно вернуть уже только новым переводом с его письменного согласия.»

Совмещение должностей и доплата: когда перевод не нужен

Статья 60.2 ТК РФ описывает четыре формы дополнительной работы без освобождения от основной: совмещение профессий или должностей, расширение зон обслуживания, увеличение объёма работ и исполнение обязанностей временно отсутствующего работника. Срок, содержание и объём дополнительной работы устанавливает работодатель с письменного согласия работника. Ни одна из этих форм не является переводом: трудовой договор по основной должности продолжает действовать в прежнем виде.

Размер доплаты статья 151 ТК РФ оставляет на усмотрение сторон: он устанавливается по соглашению работника и работодателя с учётом содержания и объёма дополнительной работы. Фиксированного процента от оклада закон не задаёт, поэтому в приказе пишется конкретная сумма или конкретный процент, а не отсылка к «действующей системе оплаты».

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Отказаться от совмещения можно досрочно с обеих сторон. Работник вправе прекратить дополнительную работу, работодатель — отменить поручение, предупредив другую сторону в письменной форме не позднее чем за три рабочих дня. Этот срок часто пропускают, и отмена доплаты задним числом превращается в спор о заработной плате.

Отдельно про совмещение должностей в ДОУ и других образовательных организациях: специального порядка для дошкольных учреждений трудовое законодательство не устанавливает. Воспитатель, берущий часы младшего воспитателя, оформляется по той же статье 60.2 ТК РФ, что и работник склада. Отличие только в источнике доплаты и в том, что квалификационные требования к обеим должностям заданы профессиональными стандартами, поэтому совмещение возможно лишь при их соблюдении.

Совмещение путают с совместительством, хотя это разные конструкции. Совместительство по главе 44 ТК РФ — отдельный трудовой договор и работа в свободное от основной работы время, не более четырёх часов в день. Совмещение выполняется в течение установленной продолжительности рабочего дня и второго договора не порождает.

Важный нюанс из практики: в компаниях, где совмещение оформляют массово, приказ и соглашение о доплате чаще всего расходятся по срокам: приказ издан с первого числа, а соглашение подписано через неделю. В Добыто КЭДО оба документа собираются одним пакетом по общему маршруту и уходят работнику вместе, поэтому дата подписания у них совпадает.

Ошибки при оформлении перевода и цена каждой

Основная часть претензий ГИТ по переводам возникает не из-за незаконности самого решения, а из-за порядка документов. Пять ошибок повторяются чаще остальных.

• Приказ без допсоглашения. Кадровик издаёт приказ и даёт работнику расписаться в ознакомлении, считая подпись согласием. Ознакомление с приказом и согласие на изменение условий договора — разные действия. Изменение условий по статье 72 ТК РФ оформляется соглашением сторон в письменной форме.
• Формулировка «в связи с производственной необходимостью». Основание перекочевало из редакции Кодекса, действовавшей до 2006 года. Сейчас перевод без согласия работника возможен только по закрытым перечням частей 2 и 3 статьи 72.2 ТК РФ, и обстоятельство нужно называть прямо.
• Понижение оклада при временном переводе. Часть 4 статьи 72.2 ТК РФ требует платить по выполняемой работе, но не ниже среднего заработка по прежней работе. Экономия на переходном месяце оборачивается доплатой с процентами по статье 236 ТК РФ.
• Пропущенный срок ЕФС-1. Подраздел 1.1 при постоянном переводе сдаётся не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем издания приказа. Отчёт по временному переводу, наоборот, подавать не нужно, и лишняя отправка тоже создаёт расхождение в данных.
• Перевод вместо перемещения. Обратная ошибка: компания оформляет допсоглашение и отчитывается в СФР там, где подразделение в договоре не указано и достаточно распоряжения. Лишние документы не наказуемы, но создают запись о переводе, которой не было.

Нарушение порядка оформления перевода квалифицируется по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей на должностное лицо и от 30 000 до 50 000 рублей на организацию. Повторное нарушение по части 2 — от 10 000 до 20 000 рублей на должностное лицо либо дисквалификация на срок от одного года до трёх лет и от 50 000 до 70 000 рублей на организацию. Если при переводе к другому работодателю трудовой договор с новым работодателем оформлен ненадлежащим образом, применяется часть 4 статьи 5.27 КоАП РФ — от 50 000 до 100 000 рублей на организацию.

К административному штрафу добавляется прямой убыток. Спор о переводе разрешается по правилам главы 60 ТК РФ, и при признании перевода незаконным работодатель выплачивает разницу в заработке за весь период, компенсацию морального вреда и судебные расходы. Отдельная статья затрат — восстановление комплекта документов задним числом, которое в суде обычно и становится основным доводом против работодателя.

В практике Добыто три из пяти перечисленных ошибок снимаются настройкой типа документа: приказ о переводе нельзя отправить на подпись, пока к нему не привязано подписанное допсоглашение, а поля срока и вида перевода в шаблоне обязательны к заполнению.

Когда перевод оформлять не нужно

Часть ситуаций, которые в компании называют переводом, документально переводом не являются. Оформление лишних бумаг тратит время кадровой службы и создаёт записи, которые потом приходится корректировать.

• Смена рабочего места в той же местности. Переезд в другой офис в том же городе, пересадка в другой кабинет, работа на другом оборудовании — перемещение по части 3 статьи 72.1 ТК РФ, если условия договора не меняются.
• Переименование должности без изменения обязанностей. Здесь нужны приказ по штатному расписанию и допсоглашение, но не приказ о переводе: трудовая функция та же.
• Изменение оклада или режима работы. Оформляется допсоглашением по статье 72 ТК РФ либо по процедуре статьи 74 ТК РФ с письменным уведомлением не позднее чем за два месяца (для работодателя — физического лица, являющегося индивидуальным предпринимателем, — за две недели по статье 306 ТК РФ). Трудовую функцию по статье 74 менять нельзя.
• Дополнительная работа за доплату. Совмещение и расширение зон обслуживания по статье 60.2 ТК РФ, приказ есть, перевода нет.
• Командировка. Поездка по распоряжению работодателя для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы регулируется статьёй 166 ТК РФ и переводом не является.

Перевод в электронном виде: что можно, а что остаётся на бумаге

Кадровый электронный документооборот по статьям 22.1-22.3 ТК РФ закрывает перевод целиком: заявление работника, дополнительное соглашение, приказ и ознакомление с должностной инструкцией оформляются без бумаги. Единственное ограничение по теме перевода возникает на выходе из процедуры: если перевод по медицинскому заключению невозможен и договор прекращается по пункту 8 части 1 статьи 77 ТК РФ, приказ об увольнении и акт ознакомления с ним оформляются исключительно на бумаге.

Вид подписи для перевода различается по документам, и это разграничение упускают чаще всего. Дополнительное соглашение вносит изменения в трудовой договор, поэтому работник подписывает его усиленной квалифицированной подписью либо усиленной неквалифицированной подписью, в том числе выданной через инфраструктуру электронного правительства. Простая электронная подпись для допсоглашения не подходит. Приказ о переводе относится к прочим кадровым документам, и для него работник вправе использовать ПЭП, если порядок её применения закреплён в локальном нормативном акте и соглашении сторон. Работодатель в обоих случаях подписывает УКЭП или УНЭП.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «В споре о переводе доказывание идёт в строгом порядке. Сначала подтверждается право компании вообще вести кадровые документы электронно: приказ о введении КЭДО, положение, письменное согласие конкретного работника по статье 22.2 ТК РФ, ознакомление с локальным актом. И только потом рассматривается сам документ. Если первое рассыпается, до второго дело не доходит, каким бы аккуратным ни был журнал подписания.»

В Добыто КЭДО приказ и допсоглашение о переводе создаются из шаблона: выбирается сотрудник, поля документа заполняются из его карточки, маршрут подписания берётся готовый или собирается заново. Маршрут можно сделать последовательным, когда документ идёт по цепочке руководитель — кадровая служба — работник, или параллельным, когда он одновременно уходит нескольким согласующим.

Если вы работодатель и читаете этот раздел с мыслью, что перевод у вас оформляется неделю из-за подписей в трёх подразделениях, отдельный сотрудник для сбора этих подписей не нужен: маршрут собирается один раз и дальше применяется ко всем документам того же типа.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Система КЭДО должна обеспечивать выгрузку журнала действий: тогда работодатель подтвердит факты отправки, доставки и работы с документом конкретного пользователя. Но журнал не выборочный. Он покажет и дату выдачи ключа, и вход под чужой учётной записью, и отсутствие активности работника при формально подписанном документе. Поэтому журнал подписания по спорному переводу смотрят до начала спора, а не после.»

Стоимость перевода на электронное оформление: тарифы Добыто КЭДО

Стоимость зависит от численности сотрудников, набора нужных видов подписи и потребности в интеграции с учётной системой.

Итоговая сумма складывается из численности и выбранного тарифа: электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников входят в тариф на всех уровнях и отдельно не покупаются. Условия по каждому тарифу и состав функций опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО.

Тариф можно повысить или понизить в любое время. При повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду, поэтому запускать перевод кадровых процессов в электронный вид можно с пилотного подразделения, а не сразу со всей компании.

Выводы

Перевод отличается от перемещения и совмещения одним признаком: затрагивается ли трудовая функция либо записанное в договоре подразделение. От ответа зависит весь комплект: допсоглашение, приказ, запись в трудовой книжке и подраздел 1.1 ЕФС-1 до 25-го числа следующего месяца. Письменное согласие работника обязательно везде, кроме перевода до одного месяца по частям 2 и 3 статьи 72.2 ТК РФ, а оплата при таком переводе не опускается ниже среднего заработка по прежней работе. Временный перевод, срок которого истёк без возврата к прежней работе, автоматически становится постоянным.

Мы в Добыто ведём кадровые переводы полностью в электронном виде: шаблоны допсоглашения и приказа, маршруты согласования по оргструктуре, подписание с телефона и электронный архив с выгрузкой журнала действий для проверки. Бумажными остаются только те документы, которые закон прямо оставил на бумаге.

Частые вопросы о переводе на другую работу

Можно ли отказаться от перевода и что за это будет

При переводе по соглашению сторон работник вправе отказаться без объяснения причин и последствий для него нет: изменение условий договора возможно только по соглашению. Отказ от перевода по медицинскому заключению по статье 73 ТК РФ приводит к отстранению без начисления заработной платы (если срок в заключении до четырёх месяцев) либо к прекращению договора по пункту 8 части 1 статьи 77 ТК РФ. Отказ от временного перевода по частям 2 и 3 статьи 72.2 ТК РФ, оформленного законно, может быть расценён как нарушение трудовой дисциплины.

Сохраняется ли за работником право на отпуск при переводе внутри компании

Стаж для ежегодного оплачиваемого отпуска при переводе внутри одной организации не прерывается: работодатель тот же, трудовой договор продолжает действовать. Неиспользованные дни переносятся на новую должность, компенсация при переводе не выплачивается. Компенсация возникает только при переводе к другому работодателю по пункту 5 части 1 статьи 77 ТК РФ, потому что там договор прекращается.

Нужно ли проходить испытательный срок на новой должности после перевода

Испытание устанавливается только при заключении трудового договора по статье 70 ТК РФ. При переводе внутри компании договор не заключается, поэтому назначать испытание нельзя. Проверять соответствие работника новой должности можно через аттестацию по правилам локального нормативного акта, но не через испытательный срок.

Как оформить перевод дистанционного работника

Порядок тот же: допсоглашение и приказ. Отличие в подписи и в предмете соглашения. Если меняется не только должность, но и характер работы (переход с офисного режима на дистанционный или обратно), в допсоглашении отражаются условия главы 49.1 ТК РФ: порядок взаимодействия, режим рабочего времени, компенсация за использование оборудования. Дистанционный работник подписывает допсоглашение усиленной квалифицированной или усиленной неквалифицированной подписью.

Что делать, если работник согласился на перевод устно, а потом отказался выйти

Устное согласие не имеет силы: статья 72 ТК РФ требует письменной формы соглашения. Если допсоглашение не подписано, перевода нет, и работник продолжает работать на прежней должности. Приказ, изданный до подписания соглашения, подлежит отмене отдельным приказом. Дисциплинарное взыскание за невыход на новую должность в такой ситуации будет отменено при проверке.

Можно ли перевести работника на нижеоплачиваемую должность

По соглашению сторон — да, с письменного согласия работника и с указанием нового оклада в допсоглашении. При временном переводе по частям 2 и 3 статьи 72.2 ТК РФ снижение оплаты запрещено: оплата производится по выполняемой работе, но не ниже среднего заработка по прежней работе. Перевод на работу, требующую более низкой квалификации, в этих ситуациях допускается только с письменного согласия работника. В любом случае оклад не может быть ниже регионального МРОТ при полной отработке нормы времени.