Перевод на другую должность оформляется тремя документами: письменным согласием работника, дополнительным соглашением к трудовому договору и приказом по форме Т-5 или по форме работодателя. К ним добавляются изменения в штатное расписание, запись в трудовую книжку при постоянном переводе и подраздел 1.1 формы ЕФС-1, который уходит в Социальный фонд не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем издания приказа. Комплект определяется одним признаком: меняется ли трудовая функция или структурное подразделение, названное в трудовом договоре. Меняется — это перевод по статье 72.1 ТК РФ, нужны согласие и дополнительное соглашение. Не меняется, работник переходит на другое рабочее место или другой механизм у того же работодателя в той же местности, — это перемещение, достаточно приказа без согласия.
Ниже разобран комплект по каждому сценарию: постоянный перевод, временный на срок до одного года, изменение условий по статье 74 с уведомлением за два месяца, перевод по медицинскому заключению и совмещение должностей, которое переводом не считается и оформляется отдельным набором документов. Показано, какие формулировки в приказе инспектор ГИТ читает как нарушение и какие документы перевода закон разрешает подписать электронной подписью. Сценарная таблица комплектов, чек-лист проверки до издания приказа, тарифы на перевод кадрового документооборота в электронный вид и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Соберите приказ о переводе прямо здесь: конструктор подставит прежнюю и новую должность, оклад и вид перевода и отдаст готовый файл .docx.
Перевод, перемещение и совмещение: три разных комплекта документов
Ошибка в квалификации ситуации стоит дороже, чем ошибка в реквизитах приказа. Кадровик оформляет допсоглашение там, где хватало приказа, или наоборот — издаёт приказ на изменение трудовой функции, не взяв письменного согласия. Роструд формулирует критерий так: перевод — это постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, если подразделение было указано в трудовом договоре, при продолжении работы у того же работодателя, а также перевод в другую местность вместе с работодателем.
Сведите свою ситуацию с таблицей до того, как готовить документы.
| Ситуация | Норма ТК РФ | Согласие работника | Основные документы |
|---|---|---|---|
| Постоянный перевод внутри компании | ст. 72, 72.1 | Письменное, обязательно | Заявление или предложение о переводе, допсоглашение, приказ Т-5, изменения в штатное расписание, запись в трудовую книжку, ЕФС-1 |
| Временный перевод по соглашению сторон, до 1 года | ст. 72.2, ч. 1 | Письменное, обязательно | Согласие, допсоглашение с указанием срока, приказ. Запись в трудовую книжку не вносится |
| Временный перевод при катастрофе, аварии, простое, до 1 месяца | ст. 72.2, ч. 2 и 3 | Не требуется; письменное согласие обязательно при работе более низкой квалификации | Документ, фиксирующий обстоятельство (акт о простое), приказ. Допсоглашение можно не заключать |
| Перемещение на другое рабочее место, механизм, в другое подразделение той же местности | ст. 72.1, ч. 3 | Не требуется, если условия договора не меняются | Приказ или распоряжение. Допсоглашение не нужно |
| Совмещение, расширение зон обслуживания, исполнение обязанностей отсутствующего | ст. 60.2, 151 | Письменное, обязательно | Согласие, допсоглашение с содержанием, объёмом, сроком и размером доплаты, приказ о возложении обязанностей |
| Изменение условий по инициативе работодателя | ст. 74 | Согласия не спрашивают, но уведомляют за 2 месяца | Приказ об организационных изменениях, уведомление работнику, допсоглашение при согласии, предложение вакансий при отказе |
Из таблицы видно, где именно теряют документы: перемещение обходится без допсоглашения, а совмещение требует его наравне с переводом, хотя должность работника при совмещении не меняется.
Факт: с 1 января 2026 года действует классификатор профессий ОК 016-2025, введённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст взамен ОК 016-94. При изменении наименования или кода должности нужен приказ о внесении изменений в штатное расписание либо утверждение штатного расписания в новой редакции, а также дополнительные соглашения к трудовым договорам.
Комплект документов при постоянном переводе внутри компании
Базовый сценарий — повышение или горизонтальный переход с новой должностью и новым окладом. Комплект собирается в строгой последовательности, потому что каждый следующий документ ссылается на предыдущий.
Как оформить перевод на другую должность: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Проверьте, что должность есть в штатном расписании и по ней есть свободная ставка. Если должности нет, сначала издаётся приказ о внесении изменений в штатное расписание, и только потом идут документы по работнику.
- Шаг 2. Зафиксируйте инициативу письменно. От работника — заявление о переводе, от работодателя — предложение о переводе с отметкой работника о согласии. Устного согласования недостаточно: статья 72 ТК РФ требует письменной формы соглашения об изменении условий договора.
- Шаг 3. Подготовьте дополнительное соглашение к трудовому договору. В нём указываются новая должность и структурное подразделение, новый оклад и надбавки, дата, с которой работник приступает к новой работе, и режим работы, если он меняется.
- Шаг 4. Издайте приказ о переводе по форме Т-5 или Т-5а, утверждённой постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, либо по своей форме. Приказ издаётся после подписания допсоглашения, а не до него.
- Шаг 5. Ознакомьте работника с должностной инструкцией по новой должности и с локальными нормативными актами, которые на прежней должности его не касались: положением о премировании подразделения, инструкциями по охране труда, регламентами доступа.
- Шаг 6. Внесите запись в трудовую книжку, если она ведётся в бумажном виде, и сдайте подраздел 1.1 формы ЕФС-1 в Социальный фонд не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем издания приказа.
Порядок шагов 3 и 4 нарушают чаще всего: приказ подписывают раньше допсоглашения, потому что так удобнее кадровой программе. При проверке это выглядит как перевод, оформленный до достижения соглашения сторон. В практике Добыто маршрут перевода настраивают так, что приказ уходит на подпись только после того, как допсоглашение подписано обеими сторонами, — последовательность документов перестаёт зависеть от аккуратности конкретного кадровика.
Документы, которые готовит работодатель при переводе
Комплект ниже закрывает постоянный перевод внутри компании; начните с дополнительного соглашения, остальное подстраивается под него.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Дополнительное соглашение к трудовому договору о переводе | Скачать |
| Уведомление об изменении условий трудового договора (ст. 74) | Скачать |
| Акт об отказе от подписания документа | Скачать |
| Штатное расписание по форме Т-3 | Скачать |
| Приказ о распределении обязанностей | Скачать |
| Должностная инструкция специалиста по КДП | Скачать |
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Наименование должности в допсоглашении, в приказе и в штатном расписании должно совпадать до буквы. С переходом на классификатор ОК 016-2025 расхождения появились там, где их годами не было: программу обновили, штатное расписание переутвердили, а допсоглашения к трудовым договорам подготовить забыли. Откройте штатное расписание и трудовой договор переводимого работника рядом и сверьте написание должности до того, как готовить приказ.»
Временный перевод: что меняется в комплекте
Временный перевод по соглашению сторон возможен на срок до одного года, а если он оформлен для замещения временно отсутствующего работника — до выхода этого работника на работу. Основание — часть 1 статьи 72.2 ТК РФ. Согласие работника обязательно, запись в трудовую книжку не вносится, а по окончании срока работник возвращается на прежнюю должность без отдельного приказа, если стороны не договорились иначе.
Отдельный режим действует при чрезвычайных обстоятельствах: катастрофе, производственной аварии, простое, необходимости предотвратить уничтожение имущества. Части 2 и 3 статьи 72.2 ТК РФ разрешают перевести работника без его согласия на срок до одного месяца. Письменное согласие всё равно потребуется, если работа требует более низкой квалификации. По разъяснению Минтруда России от 15.05.2026 № 14-6/ООГ-2038, при оформлении временного перевода, не требующего согласия работника, дополнительное соглашение к трудовому договору можно не заключать, и количество таких переводов при чрезвычайных обстоятельствах Кодексом не ограничено.
Практическое следствие для комплекта документов: вместо допсоглашения работодатель обязан собрать доказательства самого обстоятельства — акт о простое, акт об аварии, документ об устранении последствий. Без них приказ о переводе без согласия остаётся ничем не подкреплённым. Роструд разбирает ровно такой сюжет в разделе типовых ситуаций по временному переводу на другую работу: там же приведены санкции по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ — от 1 000 до 5 000 рублей на должностное лицо и от 30 000 до 50 000 рублей на организацию.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Полезно знать: с 1 сентября 2026 года по Федеральному закону от 25.05.2026 № 144-ФЗ работодателю отведено пять рабочих дней с даты заявления работника о неполном рабочем времени на заключение дополнительного соглашения и издание приказа. Если перевод сопровождается переходом на неполный день, этот срок закрывает всю связку документов.
Перевод по инициативе работодателя: статья 74 и её главное ограничение
Статья 74 ТК РФ позволяет изменить условия трудового договора без согласия работника, когда прежние условия не могут быть сохранены по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда. Ограничение в самой норме: трудовую функцию работника менять нельзя. Перевести человека с должности инженера на должность кладовщика через статью 74 не получится, даже если реорганизация подразделения обоснована и оформлена.
Комплект здесь отличается от обычного перевода. Работодатель издаёт приказ об организационных или технологических изменениях с описанием причины, письменно уведомляет работника не позднее чем за два месяца, а при согласии подписывает дополнительное соглашение по правилам статьи 72 ТК РФ. При отказе работника работодатель обязан в письменной форме предложить другую имеющуюся работу, включая нижестоящие и нижеоплачиваемые должности, которые работник может выполнять по состоянию здоровья.
Важный нюанс из практики: двухмесячный срок отсчитывается от даты вручения уведомления конкретному работнику, а не от даты приказа об изменениях. Работник в отпуске или на больничном получает уведомление позже остальных, и дата вступления изменений в силу для него сдвигается. Держите отдельную дату по каждому уведомлению: одна общая дата вступления изменений в силу по всему подразделению здесь не работает.
Перевод по медицинскому заключению и особые категории
Статья 73 ТК РФ обязывает работодателя перевести работника на другую работу, если этого требует медицинское заключение. Процедура запускается самим заключением: в нём указаны срок, на который нужен перевод, и допустимые условия работы. Заявление работника и приказ идут после него, и от указанного в заключении срока зависит, каким будет комплект.
Если работник нуждается во временном переводе на срок до четырёх месяцев и отказывается от него либо подходящей работы у работодателя нет, работодатель отстраняет работника от работы на весь указанный в заключении срок с сохранением места работы. Заработная плата в период отстранения не начисляется, если иное не установлено Кодексом, иными федеральными законами, коллективным договором, соглашениями или трудовым договором. При переводе на нижеоплачиваемую работу по медицинскому заключению за работником сохраняется средний заработок по прежней работе в течение одного месяца со дня перевода — это статья 182 ТК РФ.
Беременным женщинам по статье 254 ТК РФ нормы выработки и обслуживания снижаются либо они переводятся на другую работу, исключающую воздействие неблагоприятных производственных факторов, с сохранением среднего заработка по прежней работе. Основанием служат медицинское заключение и заявление самой работницы, поэтому в комплекте появляется её письменное заявление, которого в обычном переводе нет. До предоставления другой работы женщина освобождается от работы с сохранением среднего заработка за все пропущенные рабочие дни за счёт средств работодателя.
Совмещение должностей: почему это не перевод и какие документы нужны
При совмещении работник продолжает выполнять свою основную работу, а дополнительную выполняет в течение той же продолжительности рабочего дня. Должность в трудовом договоре не меняется, запись в трудовую книжку не вносится, ЕФС-1 по такому событию не подаётся. Статья 60.2 ТК РФ разрешает три формы дополнительной нагрузки: совмещение профессий или должностей, расширение зон обслуживания и увеличение объёма работы, исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от основной работы. Дополнительная работа поручается как по другой, так и по такой же профессии.
Срок, содержание и объём дополнительной работы устанавливает работодатель с письменного согласия работника. Размер доплаты по статье 151 ТК РФ определяется соглашением сторон с учётом содержания и объёма дополнительной работы. Фиксированного процента закон не устанавливает: и 15%, и 50% оклада законны, если стороны об этом договорились и это записано в дополнительном соглашении.
Отдельная деталь, которую в документах пропускают: и работник, и работодатель вправе досрочно отказаться от совмещения, предупредив другую сторону в письменной форме не позднее чем за три рабочих дня. Значит, в комплекте должно быть место для четвёртого документа — письменного предупреждения об отказе или об отмене поручения. Совмещение, оформленное без срока и без порядка отмены, превращается в бессрочную доплату, которую потом снимают приказом и получают трудовой спор.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Важный нюанс из практики: согласование дополнительной нагрузки часто живёт в служебной переписке — руководитель написал письмо, работник ответил согласием, доплату начислили. Суды признают такую переписку, но по двум условиям сразу: обмен системный и устойчивый, а не разовый, и порядок такого обмена закреплён локальным нормативным актом. Промежуточное состояние, когда все переписываются, но нигде это не описано, — самое уязвимое. Переписку по совмещениям либо закрепляют локальным актом, либо переводят в КЭДО.
В детских садах и школах совмещение оформляют чаще, чем в других отраслях: воспитатель берёт часы за коллегу, кладовщик закрывает участок делопроизводителя. Комплект тот же самый, но объём дополнительной работы приходится описывать через конкретные единицы — количество групп, часов, ставок, — иначе размер доплаты нечем обосновать перед проверкой.
Что уходит в СФР и что остаётся внутри компании
Подраздел 1.1 формы ЕФС-1 подаётся в Социальный фонд при постоянном переводе не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем издания приказа о переводе. Если 25-е число выпадает на выходной или праздник, срок переносится на первый рабочий день. Временный перевод и совмещение в подраздел 1.1 не попадают.
Срок сдачи удобно держать на самом документе. В Добыто дата по подразделу 1.1 ставится на карточку приказа о переводе, и напоминание приходит тому, кто этот приказ создал. Пропуск становится виден до 25-го числа, пока отчёт ещё можно сдать в срок.
Личная карточка по форме Т-2 с 1 сентября 2021 года не обязательна: приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н не содержит обязанности работодателя её вести, и знакомить работника с каждой записью о переводе в карточке больше не требуется. Компании, которые продолжают вести Т-2, делают это по собственному решению, и тогда раздел о переводах в ней заполняется наравне с остальными документами.
Отдельно проверьте документы, которые перевод порождает косвенно: пропуск и права доступа в информационных системах, договор о полной материальной ответственности, если новая должность входит в перечень, утверждённый для таких договоров, обязательный медосмотр, если новые условия труда его требуют. Кадровый комплект без них формально полон, а фактически работник выходит на должность, к которой не допущен.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию, и переводы попадают в неё в первую очередь. Причина простая: в переводе участвуют четыре подразделения — кадры, руководитель принимающего отдела, бухгалтерия и сам работник, и маршрут согласования ломается именно на стыках. Прогоните два-три перевода по полному маршруту до того, как переведёте на электронный вид весь поток кадровых документов.»
Какие документы перевода подписывают электронно
Заявление, предложение о переводе, дополнительное соглашение, приказ о переводе, уведомление по статье 74 и должностная инструкция переводятся в электронный вид полностью, если в компании введён КЭДО по правилам статей 22.1-22.3 ТК РФ. Дублировать эти документы на бумаге закон не требует.
Какой подписью подписывают приказ и допсоглашение о переводе
Со стороны работодателя кадровые документы подписываются усиленной квалифицированной подписью, полученной в удостоверяющем центре. Со стороны работника достаточно усиленной неквалифицированной подписи, которая выпускается внутри сервиса за несколько действий и пароль к которой работник задаёт сам. ПЭП, УНЭП и УКЭП не взаимозаменяемы: вид подписи определяется конкретным документом и правилами статей 22.1-22.3 ТК РФ.
Ограничение, о котором вспоминают поздно: приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним оформляются только на бумаге. Основание — статья 22.1 ТК РФ, позиция подтверждена письмом Минтруда России от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97. Для перевода это значит, что связка «перевод, а через полгода увольнение с новой должности» всё равно упрётся в бумажный документ на последнем шаге.
Второе ограничение касается согласия работника на сам КЭДО. Статья 22.2 ТК РФ требует письменного согласия каждого работника, принятого на работу до 31 декабря 2021 года. Без такого согласия использовать электронные документы и электронную подпись во взаимодействии с этим работником нельзя, а ведение КЭДО в таком виде может быть признано незаконным при споре или проверке. Отказ работника от КЭДО не даёт оснований ни для увольнения, ни для санкций: его переводят теми же документами, но на бумаге.
Внимание: спор об электронном кадровом документе всегда разбирается по четырём обстоятельствам подряд: получено ли согласие работника на КЭДО, ознакомлен ли он с локальным актом о КЭДО, использовал ли он электронную подпись, получил ли он документ. Если первое обстоятельство не доказано, до подписи конкретного приказа дело не доходит.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Мы разводим во времени выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней. Совпадение даты выдачи подписи и даты кадрового документа суд читает как обстоятельство не в пользу работодателя, даже когда Положение о КЭДО и перечень документов в компании оформлены правильно. Проверьте по своей системе, что эти даты у вас не совпадают.»
Ошибки, из-за которых перевод разваливается
Три формулировки в приказе вызывают вопросы у инспектора чаще остальных. Первая — «перевести на должность» без указания структурного подразделения, когда подразделение названо в трудовом договоре: получается, что часть изменённых условий нигде не зафиксирована. Вторая — «с сохранением прежних условий оплаты труда» при переводе на должность с другим окладом по штатному расписанию: приказ противоречит штатному расписанию, и непонятно, какой документ применять. Третья — открытая дата вида «с момента фактического приступления к работе»: срок перевода становится неопределённым, а по временному переводу от него зависит момент возврата на прежнюю должность.
Четвёртая ошибка лежит в порядке оформления: перевод проводят одним приказом без допсоглашения, считая приказ достаточным. Приказ — распорядительный документ работодателя, он не подтверждает соглашения сторон. Статья 72 ТК РФ требует письменного соглашения, и его отсутствие делает перевод оспоримым независимо от того, работал человек на новой должности или нет.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Установить, что документ сформирован в системе от имени работника, для победы в споре недостаточно. Суд отдельно смотрит, был ли у работодателя порядок идентификации и зафиксирован ли он. Если в вашем локальном акте порядок идентификации не описан, спор вы проиграете и при технически исправной подписи.»
Лайфхак: журнал действий по спорному документу открывают до начала спора. Информационная система показывает всё подряд: дату выдачи ключа, вход под чужой учётной записью, отсутствие активности работника при формально подписанном документе. Сверку по журналу делают перед проверкой и перед конфликтными кадровыми решениями.
Сколько стоит ошибка в оформлении перевода
Прямая санкция по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ — предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей на должностное лицо и от 30 000 до 50 000 рублей на организацию. Сумма выглядит небольшой, пока нарушение единичное. При переводе целого подразделения по статье 74 нарушение тиражируется на всех работников сразу, и инспектор оценивает его по количеству эпизодов.
Основные потери лежат за пределами штрафа. Работник, переведённый без письменного согласия, вправе отказаться выполнять не обусловленную трудовым договором работу и требовать перевода на прежнюю должность. Если он ушёл в суд, работодатель платит разницу в заработке за весь период, а при признании перевода незаконным — средний заработок за время вынужденного прогула. К этому добавляется перерасчёт отпускных и повторная сдача ЕФС-1 с корректировкой.
Чек-лист проверки до издания приказа
- Должность в штатном расписании. Есть ли она, есть ли свободная ставка, совпадает ли наименование с классификатором ОК 016-2025.
- Письменное согласие. Заявление работника или его отметка о согласии на предложении о переводе, с датой раньше даты допсоглашения.
- Дополнительное соглашение. Новая должность, подразделение, оклад, дата начала работы, срок при временном переводе.
- Основания по сценарию. Медицинское заключение, акт о простое, приказ об организационных изменениях — в зависимости от того, по какой статье идёт перевод.
- Сопутствующие допуски. Должностная инструкция, договор о материальной ответственности, медосмотр, инструктаж по охране труда по новому рабочему месту.
- Отчётность. Дата издания приказа зафиксирована, срок сдачи подраздела 1.1 ЕФС-1 поставлен в календарь.
Когда перевод оформлять не нужно
Перевод не требуется, если работник переходит на другое рабочее место, в другое структурное подразделение в той же местности или начинает работать на другом механизме или агрегате, при этом условия трудового договора не меняются. Это перемещение по части 3 статьи 72.1 ТК РФ, и согласие работника на него не нужно. Оговорка одна: если подразделение или конкретное рабочее место были прямо названы в трудовом договоре, перемещение превращается в перевод со всем комплектом документов.
Перевод не нужен и тогда, когда меняется только название должности без изменения трудовой функции, обязанностей и оплаты. Здесь достаточно приказа о внесении изменений в штатное расписание и дополнительного соглашения об изменении наименования должности. Приказ по форме Т-5 в этой ситуации избыточен и создаёт ложное основание для записи в трудовую книжку.
Совмещение вместо перевода подходит, когда нагрузка временная и объём заранее неизвестен. Переводить работника на вакантную должность ради того, чтобы он два месяца закрывал участок уходящего в декрет коллеги, дороже: придётся оформлять перевод, а потом обратный перевод, и оба раза собирать полный комплект.
Стоимость перевода кадровых документов в электронный вид: тарифы Добыто КЭДО
Стоимость зависит от численности сотрудников и от того, нужна ли интеграция с учётной системой и кастомные шаблоны кадровых документов. Электронные подписи для сотрудников входят в тариф.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | годовой период |
| Интеграция с 1С:ЗУП: готовый модуль с автоматической синхронизацией документов | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | выпуск внутри сервиса |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API | по запросу | рассчитывается индивидуально |
Итоговая сумма складывается из численности и набора функций: кастомные шаблоны приказов о переводе, маршруты согласования и электронный архив входят в тариф «Бизнес», а выделенный сервер и API — в «Корпорацию». Действующие условия по каждому тарифу и порядок перехода между ними опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Тариф меняется в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Данные приведены на дату публикации.
Выводы
Комплект документов при переводе определяется двумя вопросами: меняется ли трудовая функция или подразделение, названное в трудовом договоре, и кто выступает инициатором. Постоянный перевод требует письменного согласия, допсоглашения, приказа, изменений в штатном расписании и подраздела 1.1 ЕФС-1 до 25-го числа следующего месяца. Временный перевод при чрезвычайных обстоятельствах обходится без допсоглашения, но требует документа об обстоятельстве. Совмещение переводом не является и живёт по статьям 60.2 и 151 с обязательным условием о размере доплаты и о трёхдневном предупреждении при досрочной отмене.
Мы в Добыто собираем такие комплекты в один маршрут: заявление, допсоглашение и приказ идут по цепочке согласования и подписываются электронной подписью без печати и очной явки, а журнал действий по каждому документу выгружается на случай проверки. Бумажными в этой схеме остаются только те документы, которые статья 22.1 ТК РФ прямо оставила на бумаге.
Частые вопросы
Можно ли перевести работника на должность, которой нет в штатном расписании
Нет. Сначала издаётся приказ о внесении изменений в штатное расписание или утверждается штатное расписание в новой редакции по форме Т-3, и только после этого готовятся документы по работнику. Приказ о переводе, изданный раньше изменения штатного расписания, ссылается на несуществующую должность, и такой перевод инспектор ГИТ читает как оформленный с нарушением статьи 72 ТК РФ.
Что делать, если работник отказался подписать уведомление по статье 74
Уведомление зачитывается работнику вслух в присутствии двух-трёх сотрудников, и составляется акт об отказе от подписания с указанием даты, времени, места и подписями присутствующих. Двухмесячный срок при этом отсчитывается от даты акта. Отказ подписать уведомление не отменяет самих организационных изменений и не даёт работнику права игнорировать их по истечении двух месяцев.
Нужно ли новое согласие на обработку персональных данных при переводе
Отдельное согласие на обработку персональных данных при переводе внутри той же организации не берётся: оператор не меняется, цели обработки те же. Новое согласие потребуется, если вместе с переводом расширяется состав обрабатываемых данных — например, на новой должности работник проходит обязательный медосмотр и работодатель начинает обрабатывать сведения о состоянии здоровья.
Как оформить возврат работника с временного перевода
По окончании срока, указанного в дополнительном соглашении, работник возвращается на прежнюю работу автоматически, отдельный приказ не требуется. Проблема возникает в другом случае: если срок истёк, прежняя работа не предоставлена и работник не потребовал её предоставления, условие о временном характере перевода утрачивает силу и перевод считается постоянным. Тогда нужны запись в трудовую книжку и подраздел 1.1 формы ЕФС-1.
Можно ли одновременно перевести работника и поручить ему совмещение
Да, ограничений в ТК РФ на это нет. Оформляются два разных пакета: перевод по статье 72.1 с допсоглашением о новой должности и совмещение по статье 60.2 с отдельным допсоглашением о содержании, объёме, сроке дополнительной работы и размере доплаты. Объединять их в один документ не стоит: при досрочной отмене совмещения придётся менять допсоглашение, в котором записаны и условия перевода.
Сколько хранятся документы о переводе
Дополнительные соглашения хранятся вместе с трудовым договором, приказы по личному составу относятся к документам длительного хранения, штатные расписания хранятся постоянно. Перевод документов в электронный вид сроки хранения не сокращает: электронный архив хранит их столько же, сколько бумажный, и должен обеспечивать выгрузку по запросу проверяющих.
Обязательно ли вносить запись о переводе в личную карточку Т-2
Нет. Приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н, действующий с 1 сентября 2021 года, не содержит обязанности вести личные карточки, и знакомить работника с записью о переводе в карточке под подпись больше не требуется. Если компания ведёт Т-2 по собственному решению, раздел о переводах заполняется по её внутреннему регламенту, и требовать его наличия при проверке инспектор не вправе.
