Перевод на другую должность попадает в трудовую книжку только тогда, когда он постоянный: кадровик проставляет порядковый номер записи, дату перевода, формулировку «Переведён на должность…» с наименованием строго по штатному расписанию и реквизиты приказа. Срок внесения — не позднее 5 рабочих дней со дня издания приказа, порядок установлен приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н. Параллельно в Социальный фонд уходит подраздел 1.1 формы ЕФС-1, срок — до 25 числа месяца, следующего за месяцем перевода. Главное различие, от которого зависит весь комплект документов: постоянный перевод даёт запись в книжке и отчёт в СФР, а перемещение по статье 72.1 ТК РФ, совмещение по статье 60.2 и временный перевод по статье 72.2 не дают ни того, ни другого.
Разберём каждый вид изменения работы отдельно: где нужно письменное согласие работника, где хватает приказа, какие документы подписываются до записи в книжке и какие формулировки инспектор ГИТ читает не так, как кадровик. Покажем, какой датой вносится запись, когда временный перевод превратился в постоянный, и что делать с работником, отказавшимся от бумажной книжки. Сравнительная таблица видов перемещений, чек-лист проверки перед приказом, размеры финансовых санкций по ЕФС-1 и стоимость подключения КЭДО на 2026 год — во второй половине статьи.
Конструктор ниже соберёт приказ о переводе в формате .docx: укажите прежнюю и новую должность, оклад и вид перевода, и получите готовый документ с таблицей условий.
Виды перемещений работника: где запись в трудовой книжке есть, а где её нет
Кадровые ошибки в этой теме начинаются не с текста записи, а с квалификации ситуации. Работник сел за другой стол в соседнем кабинете, взял на себя часть обязанностей уволившегося коллеги, вышел на месяц вместо заболевшего мастера — для трудового права это три разные конструкции с разными документами. Запись в трудовой книжке появляется только в одной из них: при переводе на другую постоянную работу.
Таблица сводит виды изменений и три реакции кадровика: согласие, книжка, отчёт в СФР.
| Ситуация | Норма ТК РФ | Согласие работника | Запись в трудовую | Подраздел 1.1 ЕФС-1 |
|---|---|---|---|---|
| Постоянный перевод на другую должность у того же работодателя | ст. 72, 72.1 | письменное | вносится | подаётся |
| Перевод в другую местность вместе с работодателем | ст. 72.1 | письменное | вносится | подаётся |
| Перевод к другому работодателю | ст. 72.1, п. 5 ч. 1 ст. 77 | письменное | увольнение и приём | подаётся обеими сторонами |
| Перемещение на другое рабочее место или в другое подразделение той же местности без изменения условий договора | ч. 3 ст. 72.1 | не требуется | не вносится | не подаётся |
| Временный перевод на срок до одного года или до выхода отсутствующего работника | ч. 1 ст. 72.2 | письменное соглашение | не вносится | не подаётся |
| Временный перевод до одного месяца при катастрофе, аварии, простое по этим причинам | ч. 2 и 3 ст. 72.2 | не требуется, кроме работы более низкой квалификации | не вносится | не подаётся |
| Совмещение должностей, расширение зон обслуживания, исполнение обязанностей отсутствующего работника | ст. 60.2, ст. 151 | письменное | не вносится | не подаётся |
Из таблицы следует практическое правило отбора: книжка реагирует на изменение трудовой функции или структурного подразделения, если оно закреплено трудовым договором, и не реагирует на изменение объёма работы и рабочего места. Отчёт в СФР идёт следом за книжкой, а не отдельно от неё.
Что кадровик пишет в трудовой книжке при постоянном переводе
Запись о переводе вносится в раздел «Сведения о работе» четырьмя графами. В графе 1 — порядковый номер, сквозной по разделу. В графе 2 — дата перевода в формате арабскими цифрами. В графе 3 — формулировка перевода. В графе 4 — вид документа, его дата и номер: «Приказ от 12.03.2026 № 41-к». Заголовок с наименованием организации при переводе внутри той же компании повторно не пишется, он уже стоит перед записью о приёме.
Наименование должности берётся из штатного расписания, а не из служебной записки руководителя. Расхождение в одну букву между штатным расписанием, приказом и книжкой инспектор трактует как недостоверную запись, потому что сверять он будет именно эти три документа. Если работа даёт право на досрочную пенсию или на компенсации, наименование должности приводится в соответствии с квалификационными справочниками или профессиональными стандартами.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «С 1 января 2026 года действует классификатор ОК 016-2025, введённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст взамен ОК 016-94. Если название или код должности меняются под новый классификатор, одним исправлением в книжке дело не обходится: нужен приказ об изменении штатного расписания или его новая редакция и дополнительные соглашения к трудовым договорам. Проверьте, обновлены ли справочники должностей в кадровой программе, иначе документы разойдутся с 1С:ЗУП уже на первом переводе».
Как внести запись о переводе: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Получите письменное согласие работника и подпишите дополнительное соглашение к трудовому договору с новой должностью, окладом и датой начала работы.
- Шаг 2. Издайте приказ о переводе. Дата приказа и дата фактического перевода могут не совпадать: в книжку пойдёт дата перевода, в графу 4 — реквизиты приказа.
- Шаг 3. Сверьте наименование новой должности с действующим штатным расписанием и с текстом приказа. Все три формулировки должны совпасть дословно.
- Шаг 4. Внесите запись в раздел «Сведения о работе» не позднее 5 рабочих дней со дня издания приказа: номер, дата перевода, «Переведён на должность старшего инженера-технолога», реквизиты приказа.
- Шаг 5. Отразите перевод в личной карточке, если компания её ведёт, и подготовьте подраздел 1.1 формы ЕФС-1 к сроку сдачи.
Трудовая книжка остаётся бумажной у тех, кто не перешёл на электронный формат по статье 66.1 ТК РФ, и в электронный документооборот она не переводится ни при каком варианте внедрения КЭДО. Электронно оформляются документы вокруг записи: заявление, дополнительное соглашение, приказ, лист ознакомления с должностной инструкцией.
Факт: новый классификатор профессий ОК 016-2025 действует с 1 января 2026 года и заменил ОК 016-94, применявшийся с 1994 года. Он связан с ОКЗ, из которого берётся код трудовой функции для ЕФС-1, поэтому смена наименования должности тянет за собой и отчётность.
Перемещение, совмещение и временный перевод: почему записи нет
Перемещение по части 3 статьи 72.1 ТК РФ — это другое рабочее место, другой механизм или агрегат, другое структурное подразделение в той же местности, при условии что определённые сторонами условия трудового договора не меняются. Согласия работника не требуется, дополнительное соглашение не нужно, запись в книжку не вносится. Ловушка в формулировке трудового договора: если в нём назван конкретный отдел или цех, перевести человека в соседний цех приказом уже нельзя — это перевод со всеми последствиями.
Совмещение по статье 60.2 ТК РФ — это дополнительная работа по другой или такой же должности в течение установленной продолжительности рабочего дня, без освобождения от основной работы. Срок, содержание и объём поручаемой работы работодатель устанавливает с письменного согласия работника. Размер доплаты за совмещение устанавливается по соглашению сторон с учётом содержания и объёма дополнительной работы, статья 151 ТК РФ фиксированной суммы или процента не называет. Отказаться от совмещения досрочно работник вправе, предупредив работодателя в письменной форме не позднее чем за три рабочих дня, и такое же право есть у работодателя.
Отсюда типичная ошибка в детских садах, школах и небольших производствах, где воспитатель ведёт часть ставки логопеда, а мастер закрывает участок уволившегося: работу оформляют переводом, вносят запись в книжку и получают человека, который юридически больше не занимает прежнюю должность. Восстанавливать конструкцию приходится через признание записи недействительной.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Временный перевод по части 1 статьи 72.2 ТК РФ оформляется соглашением сторон в письменной форме на срок до одного года, а при замещении временно отсутствующего работника — до выхода этого работника. Запись в книжку не вносится, подраздел 1.1 ЕФС-1 не подаётся: письмо СФР от 19.03.2025 № 19-20/13816 прямо разграничивает постоянный и временный перевод. Оплата при переводах по статье 72.2 не может быть ниже среднего заработка по прежней работе.
Лайфхак: прежде чем выбирать между переводом и совмещением, откройте трудовой договор работника и посмотрите, названы ли в нём структурное подразделение и конкретная трудовая функция. Этот абзац договора решает вопрос быстрее, чем любая консультация.
Временный перевод стал постоянным: какой датой вносить запись
Если срок временного перевода истёк, прежняя работа не предоставлена, а работник её не потребовал и продолжает работать, условие о временном характере перевода утрачивает силу, и перевод считается постоянным. Норма работает автоматически, без заявлений и приказов, и именно поэтому кадровик узнаёт о состоявшемся постоянном переводе позже, чем он произошёл.
Запись в этом случае вносится не датой признания перевода постоянным, а датой временного перевода. По пункту 10 Порядка, утверждённого приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н, в графе 1 ставится порядковый номер, в графе 2 — дата, с которой работник был переведён временно, в графе 3 — запись о переводе на конкретную должность, а в графе 4 указываются оба приказа: о временном переводе и о признании его постоянным.
Практическое следствие для отчётности: подраздел 1.1 ЕФС-1 по такому переводу подаётся именно тогда, когда временный перевод признан постоянным, а не в месяц его начала. Если между этими событиями прошёл год, кадровое мероприятие всё равно отражается по фактической дате перевода.
Важный нюанс из практики: в компаниях с посменной работой временные переводы закрывают дыры в графике и живут месяцами без контроля сроков. Мы советуем вести реестр временных переводов с датой окончания и напоминанием за две недели: это дешевле, чем восстанавливать хронологию записей за прошлый год.
ЕФС-1 и электронная трудовая книжка: что уходит в Социальный фонд
Работникам, выбравшим электронную трудовую книжку по статье 66.1 ТК РФ, записи о переводе не вносятся вовсе: их трудовая история формируется из подраздела 1.1 формы ЕФС-1 и выдаётся справкой по форме СТД-Р. При смешанном коллективе кадровик ведёт два параллельных процесса, и именно на стыке чаще всего теряется отчёт: запись в бумажную книжку внесли, а сведения в фонд не отправили.
Срок сдачи подраздела 1.1 при переводе — не позднее 25 числа месяца, следующего за месяцем, в котором оформлен перевод. Перевод в ноябре означает отчёт до 25 декабря. Для приёма и увольнения срок другой, не позднее следующего рабочего дня, и перенос этого срока на перевод даёт лишние сданные формы, а не нарушение.
За непредставление или представление неполных и недостоверных сведений по подразделу 1.1 применяется финансовая санкция 500 рублей за каждое застрахованное лицо, а за нарушение электронного способа подачи при численности свыше 10 человек — 1000 рублей. Санкции и порядок их снижения перечислены в разделе о финансовых санкциях по 27-ФЗ на сайте Социального фонда России: там же указано, что при уплате в первые 10 дней перечисляется половина суммы, а исправление в течение 5 рабочих дней после уведомления фонда санкцию снимает.
В практике Добыто приказ о переводе создаётся из шаблона: кадровик выбирает готовую форму, система подставляет данные сотрудника из его карточки и ведёт документ по заранее описанному маршруту согласования. Тип документа при этом задаёт, кто именно его подписывает, и по нему же документ находится в общей таблице при подготовке отчётности.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Что проверить до издания приказа о переводе
Перевод ломается не на записи, а на подготовке. Шесть позиций ниже закрывают ситуации, из-за которых приказ приходится отменять задним числом.
- Вакансия в штатном расписании. Должность, на которую переводят, должна существовать в действующей редакции штатного расписания на дату перевода, а не появиться следующим приказом.
- Формулировка трудового договора. Проверьте, названы ли в нём структурное подразделение и трудовая функция: от этого зависит, перевод перед вами или перемещение.
- Медицинские и квалификационные ограничения. Для работ с вредными условиями, транспорта, пищевого производства и педагогической деятельности нужны медосмотр, документ об образовании, справка об отсутствии судимости.
- Согласие работника в письменной форме. Устного согласия и резолюции на служебной записке недостаточно: согласие оформляется заявлением или подписью на уведомлении.
- Оклад и надбавки. Новый размер оплаты фиксируется в дополнительном соглашении, а не только в приказе, иначе условие об оплате остаётся прежним по договору.
- Должностная инструкция. Если она приложение к трудовому договору, её меняют соглашением сторон, если отдельный ЛНА — приказом с ознакомлением работника.
В практике Добыто мы проходим этот список до подписания дополнительного соглашения, а не после издания приказа: на этой стадии исправление стоит одной правки в проекте документа, а не отдельной записи в книжке и корректирующего отчёта в фонд.
Полезно знать: графики отпусков и табели хранятся 5 лет, а приказы по личному составу и трудовые договоры — 50 или 75 лет. Перевод документов в электронный вид сроки не сокращает: архив КЭДО должен обеспечивать ту же глубину хранения.
Документы, которые понадобятся при оформлении перевода
Комплект собран под постоянный перевод внутри компании: начните с дополнительного соглашения, оно определяет содержание приказа и текст записи.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Дополнительное соглашение к трудовому договору о переводе | Скачать |
| Уведомление об изменении условий трудового договора (ст. 74 ТК РФ) | Скачать |
| Штатное расписание по форме Т-3 | Скачать |
| Личная карточка работника по форме Т-2 с разделом о переводах | Скачать |
| Образец исправления записи в трудовой книжке | Скачать |
| Книга учёта движения трудовых книжек | Скачать |
Ошибки при оформлении перевода и цена каждой из них
Первая по частоте — оформление совмещения переводом. Мотив понятный: перевод привычнее, шаблон приказа под рукой, а согласовывать размер доплаты с работником не нужно. Цена такая: работник теряет прежнюю должность, при возврате требуется ещё один перевод, а взысканная в суде разница в оплате считается за весь период.
Вторая — запись о временном переводе. Кадровик добросовестно фиксирует всё, что происходит с работником, и получает недействительную запись, которую придётся закрывать отдельной строкой. Порядок № 320н перечень оснований для записи ограничивает, и временный перевод в него не входит.
Третья — расхождение наименования должности между штатным расписанием, приказом и книжкой. Обнаруживается обычно при назначении пенсии, через 10-15 лет после перевода, когда восстановить документы уже сложно.
Четвёртая — пропуск подраздела 1.1 ЕФС-1. Штраф по статье 5.27 КоАП РФ за нарушение трудового законодательства составляет от 30 000 до 50 000 рублей на организацию и от 1000 до 5000 рублей на должностное лицо, при повторном нарушении — до 70 000 рублей на организацию и дисквалификация руководителя на срок от одного года до трёх лет. Финансовая санкция фонда в 500 рублей на человека к этому добавляется, а не заменяет её: в компании на 200 работников массовая ошибка в отчёте превращается в шестизначную сумму.
Как исправить неверную запись о переводе
В разделе «Сведения о работе» зачёркивание не применяется. Неверная запись закрывается новой строкой: под следующим порядковым номером указывается дата внесения исправления, в графе 3 — «Запись за номером таким-то недействительна», далее вносится правильная формулировка, в графе 4 — реквизиты приказа, на основании которого делается исправление. Если ошибку допустил прежний работодатель, исправление вносит текущий на основании официального документа от прежнего или его правопреемника.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Спор о переводе почти никогда не строится вокруг текста записи. Он строится вокруг того, было ли письменное согласие работника и совпадает ли должность в приказе с должностью в штатном расписании на ту же дату. Поднимите штатное расписание в редакции на дату перевода и сверьте формулировку буква в букву — это единственная проверка, которая занимает пять минут и закрывает большинство претензий».
Перевод в КЭДО: что подписывается электронно, а что остаётся на бумаге
Уведомление о переводе, согласие работника, дополнительное соглашение, приказ и лист ознакомления с должностной инструкцией переводятся в электронный вид по статьям 22.1-22.3 ТК РФ. Бумажная трудовая книжка не переводится: запись в неё кадровик вносит вручную независимо от того, насколько глубоко автоматизирован остальной процесс. Это ограничение работает и в обратную сторону: наличие КЭДО не освобождает от ведения книжек тех, кто не отказался от бумажного формата.
Использовать электронные документы во взаимодействии с конкретным работником можно только при его письменном согласии, статья 22.2 ТК РФ. Работник, который согласие не дал, продолжает подписывать перевод на бумаге, и параллельный бумажный маршрут в компании остаётся.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Оценивается не подпись работника в журнале ознакомления, а его фактическая способность работать в системе. Когда за работника документы подписывает кто-то другой, потому что сам он не разобрался, работодатель теряет всю доказательственную конструкцию. Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию именно поэтому».
Кейс из практики: спор об увольнении работника, подавшего заявление через систему КЭДО, прошёл четыре инстанции. У работодателя были и положение о кадровом электронном документообороте, и перечень документов, и согласие работника. Перевесили три обстоятельства: подпись выдали работнику в день подписания заявления, фактически подписывал за него другой человек, и всё это зафиксировала собственная система работодателя. При новом рассмотрении работник выиграл. Вывод переносится на любое кадровое действие через КЭДО, включая перевод: дату выдачи подписи и первое значимое действие с ней стоит разводить во времени.
Система должна обеспечивать выгрузку журналов действий и отслеживание действий работника — тогда при споре работодатель подтвердит факт отправки, доставки и работы с документом. В Добыто КЭДО подписанные документы уходят во вкладку «Архив», откуда их выгружают по фильтру: тип документа, сотрудник, дата создания.
Внимание: перевод работника на КЭДО без его письменного согласия по статье 22.2 ТК РФ — самостоятельное нарушение. Электронный приказ о переводе, подписанный работником, который согласия на электронное взаимодействие не давал, при споре или проверке защитой не служит.
Стоимость подключения КЭДО для кадровых переводов
Стоимость зависит от численности сотрудников и набора функций: интеграция с 1С, кастомные шаблоны и электронный архив входят не во все тарифы. Электронные подписи для сотрудников включены в тариф и отдельно не покупаются.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск подписей ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | при подключении |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
Итоговая сумма складывается из численности, выбранного тарифа и того, нужна ли синхронизация приказов с учётной системой: полный состав функций по каждому тарифу и условия перехода между ними опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО. Тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Запись в трудовой книжке появляется только при постоянном переводе, вносится в течение 5 рабочих дней после приказа и повторяет наименование должности из штатного расписания дословно. Перемещение, совмещение и временный перевод книжку не затрагивают, зато требуют своих документов: приказа, письменного согласия, соглашения о доплате. Отчёт в Социальный фонд идёт по подразделу 1.1 ЕФС-1 до 25 числа следующего месяца, а временный перевод попадает в него только после того, как стал постоянным. Ошибка в квалификации ситуации стоит дороже ошибки в тексте записи: она затрагивает оплату труда, отчётность и пенсионные права работника.
Мы в Добыто ежедневно работаем с кадровыми маршрутами переводов: собираем шаблоны приказов и дополнительных соглашений под конкретное штатное расписание, настраиваем последовательность подписания и связываем кадровое событие с задачей на отчётность. Бумажная трудовая книжка при этом остаётся зоной ответственности кадровика, а всё, что вокруг неё, закрывается электронно.
Частые вопросы
Нужно ли согласие работника, если меняется только наименование должности под новый классификатор?
Наименование должности — обязательное условие трудового договора, поэтому его изменение оформляется дополнительным соглашением с письменным согласием работника. Если работник не согласен, а причина изменения организационная или технологическая, применяется процедура статьи 74 ТК РФ с письменным уведомлением не позднее чем за два месяца. Запись в трудовую книжку вносится, подраздел 1.1 ЕФС-1 подаётся.
Можно ли перевести работника на нижеоплачиваемую работу и как она оплачивается?
Постоянный перевод на нижеоплачиваемую должность возможен только по соглашению сторон в письменной форме. Временный перевод по части 3 статьи 72.2 ТК РФ на работу более низкой квалификации допускается лишь с письменного согласия работника, и оплата труда при таком переводе не может быть ниже среднего заработка по прежней работе.
Как оформить перевод по медицинскому заключению, если подходящей работы нет?
По статье 73 ТК РФ работника, нуждающегося во временном переводе на срок до четырёх месяцев, при отказе от перевода или отсутствии подходящей работы отстраняют от работы на весь указанный в заключении срок с сохранением места работы и без начисления заработной платы. Если перевод требуется на срок свыше четырёх месяцев или постоянно, а работник отказался либо подходящей работы нет, трудовой договор прекращается по пункту 8 части 1 статьи 77 ТК РФ.
Что писать в книжке, если меняется только структурное подразделение?
Если структурное подразделение названо в трудовом договоре, его смена — это перевод: нужны письменное согласие, дополнительное соглашение, приказ и запись в трудовой книжке с указанием нового подразделения и должности. Если подразделение в договоре не указано, а условия труда не меняются, перед вами перемещение по части 3 статьи 72.1 ТК РФ: ни согласия, ни записи, ни отчёта в фонд.
Надо ли знакомить работника с записью о переводе под подпись?
Порядок, утверждённый приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н, требования знакомить работника с каждой записью под подпись не содержит: оно было в прежних Правилах, утративших силу с 1 сентября 2021 года. С той же даты необязательна и личная карточка по форме Т-2, компании ведут её по собственному решению. Копию записи или заверенную выписку работодатель обязан выдать по письменному заявлению работника в течение трёх рабочих дней.
Как оформить перевод дистанционного работника, если книжка ведётся на бумаге?
Дополнительное соглашение и приказ подписываются электронно по правилам главы 49.1 и статей 22.1-22.3 ТК РФ. Для бумажной книжки по части 6 статьи 312.2 ТК РФ действует специальное правило: по соглашению сторон сведения о дистанционной работе в неё могут не вноситься, а при заключении трудового договора впервые книжка может не оформляться вовсе. Если соглашения о невнесении сведений нет, книжка направляется работодателю по почте заказным письмом с уведомлением.
