Как определить компетенции сотрудников: модель и грейды

Определить компетенции сотрудников — значит закрепить за каждой должностью конкретный набор навыков, уровней владения и поведенческих индикаторов, по которым потом идёт подбор, оценка и рост зарплаты. Разберём, какие виды компетенций бывают, как собрать модель с уровнями Junior-Competent-Master-Expert, какими методами навыки измеряют, как привязать всё это к грейдам и индивидуальным планам развития. Если хотите перестать оценивать людей на глаз и увязать надбавку с реальными умениями — здесь рабочая схема и образцы документов для скачивания. Это часть большого разбора про оценку компетенций персонала, где описан весь цикл от профиля должности до аттестации и обратной связи.

Автор статьи — Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет, соучредитель сервиса КЭДО Добыто, спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права. Занимается наймом персонала более 13 лет. Автор более 1000 статей о цифровой подписи, трудовом праве, КЭДО и HR.

Автор статьи

Мария Ж.

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто. Юрист с 20 летней практикой. В 2008 году получала красный диплом юриста по корпоративной практике. Руководитель HR-отдела. Спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции.

Зачем определять корпоративные компетенции и с чего начинать

Компетенция — способность сотрудника выполнять определённый набор задач на заданном уровне. Не размытое «хорошо работает», а конкретное: провёл интервью по компетенциям, прочитал чертёж, удержал коммуникацию с заказчиком, написал код без замечаний на ревью. Корпоративные компетенции отличаются от индивидуальных тем, что их закрепляет компания. Они одинаковы для всех, кто сидит на схожей позиции, и не зависят от того, кто конкретно занимает стул.

Зачем это HR-директору. Жизненный цикл компетенции сокращается, технологии меняются быстрее, и то, что вчера было экспертизой, сегодня уже база. Без формализованного перечня навыков вы не знаете, что умеют ваши люди, какого навыка в компании не хватает, а какой из них продающий. Когда специалистов сотня — ещё можно держать в голове. Когда двести и больше — уже нет. Тут заодно встаёт вопрос, хватает ли рук в самой кадровой службе на такую численность: прикинуть помогает расчёт численности HR-службы по нормативам. Один из кейсов ровно про это: IT-компания на 200 человек, заказная разработка, формализовала компетенции, потому что продаёт рынку не продукт, а компетенцию специалиста. Им критично знать, какие навыки есть, у кого они есть и сколько эти навыки стоят.

Есть и юридическая рамка. Статья 196 Трудового кодекса закрепляет, что необходимость профессиональной подготовки и переподготовки работников определяет работодатель. Статья 197 даёт работнику право на подготовку и дополнительное профобразование. То есть когда вы строите систему компетенций и развития, вы действуете в своём праве как работодатель. Но всё, что касается обучения по охране труда, пожарной безопасности и обязательной аттестации, регулируется отдельно, и периодичность там диктует уже не компания. Актуальные разъяснения по обязанностям работодателя удобно сверять на портале Роструда онлайнинспекция.рф, там же лежат типовые ситуации по обучению.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем:
«Самая частая ошибка эйчаров — начать с красивой матрицы, а не с вопроса, зачем она. Сначала отвечаете, что компетенции вам дадут: грейды, прозрачный подбор, борьбу с текучкой. Потом рисуете. Иначе получится статья в базе знаний, которую никто не открывает, а карьеру люди всё равно делают какими-то своими методами.»

Виды компетенций: hard skills, soft skills, профессиональные и управленческие

Прежде чем что-то определять, договоритесь о словаре. В классическом подходе навыки делят на хард и софт. Харды — конкретные технические знания: Python у разработчика, знание ГОСТ и СНиП у проектировщика, налоговый учёт у бухгалтера. Софты — то, как человек взаимодействует: коммуникация, ответственность, умение находить контакт с разными типами собеседников. Все понимают: если ты отлично знаешь технологию, но при первом несогласии посылаешь заказчика куда подальше, показывать тебя клиенту лучше не надо.

На практике двух категорий мало. В одном кейсе компания вынесла отдельно профессиональные навыки и доменную экспертизу. Логика такая: тестировщик с десятью годами стажа решает уйти в разработку. Формально он джун, потому что не умеет разрабатывать. Но мастерство не пропьёшь — у него остались профессиональные навыки и понимание, как устроен проект. Доменная экспертиза — это когда человек супер в HR-системах, но в системе для стройки не понимает терминологию и проблематику, и работать там не может. Эти оттенки важно разделять, иначе оценка получается грубой.

Отдельная история — корпоративные и управленческие компетенции. Корпоративные одинаковы для всех и завязаны на ценности компании. Управленческие — для тех, кто ведёт команду. Тренерская компетенция руководителя, умение быть играющим тренером, сейчас стала стратегической: я видела кейс, где компания за два года накопила почти 1,5 млрд убытков, и одна из причин — руководители утратили тренерскую компетенцию, каждый тянул одеяло на себя. Так что управленческий блок второстепенным считать нельзя.

Мария Ж, специалист по подбору и оценке персонала:
«Когда в мой отдел прилетает заявка на подбор, я не гадаю. Беру грейдовую систему и сразу вижу, какими компетенциями кандидат должен обладать на входе. Это база, минимальный перечень. Без него подбор превращается в лотерею, а потом удивляемся, почему доходимость до выхода низкая и новичок отваливается на онбординге.»

Как собрать модель компетенций: навыки, под-навыки и уровни владения

Модель компетенций — структура, по которой вы описываете каждую должность. В рабочем кейсе IT-компании она устроена так: есть навыки, у навыков есть под-навыки, у каждого навыка есть описание уровней владения. Навык — то, что вы хотите оценивать и трекать. Под-навык — то, что эксперт уточняет в разговоре, но компании трекать отдельно не нужно. Пример: навык «проведение интервью», а внутри под-навыки вроде метода STAR или проективных методик. Если для компании принципиально важно интервью по компетенциям — оно становится отдельным навыком с уровнями. Если нет — остаётся под-навыком.

Уровни владения нельзя описывать как «примерно знает» или «нормально знает» — это абстракция, которую каждый эксперт читает по-своему. В кейсе сделали четыре уровня: Junior, Competent, Master, Expert. И к каждому написали человеческое описание: как выглядит проведение интервью на уровне Competent, как на уровне Master. Аналогия — навык вождения. Я умею трогаться, проезжать правые повороты, левые, парковаться. Уровень — это не оценка от нуля до пяти, а понятный набор того, что человек умеет.

Когда таких навыков набирается под семьдесят, ручной Excel перестаёт работать. Файлы у разных экспертов несовместимые: у кого четвёрки, у кого плюсики, у кого нолики, и собрать общую картину невозможно. Поэтому зрелые компании заводят отдельный инструмент — систему управления компетенциями. В кейсе её назвали Skill Matrix: единое место хранения актуальных матриц, при изменении навыка обновление сразу транслируется на весь стек, любой сотрудник видит свою паутинку навыков. Это и есть фундамент для автоматизации. Нет смысла что-то автоматизировать, пока вы не построили систему: вы просто не знаете, что автоматизировать. В сервисе Добыто мы видим то же самое на проектах — сначала методология, потом цифровой контур, а не наоборот.

Как разработать модель компетенций: пошаговая инструкция

Скачать модель компетенций и индикаторы — готовый шаблон

Чтобы не рисовать структуру с чистого листа, возьмите готовый шаблон модели компетенций с индикаторами и адаптируйте под свои должности.

Методы определения и оценки компетенций

Определить компетенции — полдела. Дальше их надо измерить, иначе модель остаётся декларацией. Основные методы такие.

Читайте нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Оценка 360 градусов. Чаще применяется к софтам. Коллегам отправляют утверждения вроде «находит контакт с разными типами собеседников, выстраивает партнёрские отношения» и просят оценить по шкале от 1 до 5. Оценивают не асессоры, а обычные коллеги. У метода есть слабое место: он не всегда объективен. В одном кейсе среднее по навыку «коммуникация» у джунов вышло 3,8, а у менеджеров с десятилетним опытом 4,2. Цифры почти не отличаются, значит данные ни о чём — так не бывает. Поэтому 360 работает как сигнал, но не как единственный источник истины. И нюанс: для кадровых решений об увольнении, повышении или изменении оклада метод 360 применять нельзя, он только для развития.

Техническое интервью эксперта. Для хардов. Технический специалист по матрице компетенций проверяет несколько навыков и понимает текущий уровень. Метод дорогой и неточный: эксперт за полтора-два часа проверяет три-четыре навыка из семидесяти, а остальное в Excel протягивается средним значением. Поэтому тех-интервью стараются сократить и сделать точечным — проверять конкретный навык, по которому есть запрос на изменение, а не гонять человека по всей матрице.

Ассессмент и анализ попаданий. Вы рисуете эталонный портрет грейда — какие навыки и на каком уровне ожидаете. Потом сравниваете реальный профиль сотрудника с этим портретом и считаете процент попадания. Удобно тем, что решение остаётся за людьми, а система только показывает данные. В сервисе Добыто мы видим в проектах автоматизации кадров, что именно на этом этапе компании буксуют: профили есть, а эталонных портретов нет, и сравнивать не с чем.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву:
«Любое изменение грейда тянет за собой допник к трудовому договору, приказ, иногда пересмотр оклада. Если эти бумаги бегают по столам в распечатке, вы рискуете на проверке. Мы все эти движения закрываем через КЭДО: сотрудник подписал допсоглашение в приложении, отметка времени зафиксирована, и при споре есть чем подтвердить. Это не фича ради красоты, это защита кадровика.»

Образцы документов для оценки компетенций и развития

Как привязать компетенции к грейдам и развитию

Компетенции сами по себе людей не мотивируют. Мотивирует понимание, что навык конвертируется в деньги и карьеру. Поэтому модель компетенций надстраивают грейдами. Грейд — это про ценность для компании, и присваивает его не один человек, а группа: в кейсе IT-компании в grading team входят технический менеджмент, проектный менеджмент и методолог, отвечающий за правила оценки. Решение по грейду они принимают вместе, а не автоматически по формуле.

Второй кейс — инжиниринговая компания на 450 сотрудников, на рынке с 2001 года, проектирование и строительство инженерных сетей. Проект по повышению компетенций персонала они запустили в 2021 году с целями к концу 2023-го. У них каждая должность расписана по профессиональным статусам: база, развитие и далее до статуса «эксперт». База — минимальный перечень компетенций на входе. Размер ежемесячной надбавки зависит от грейда и компетенций сотрудника. Чтобы перейти на следующий статус и поднять зарплату, нужно повысить компетенции и выполнить мероприятия ИПР. Планы там запускают электронной служебной запиской в начале года, а проверяет их лично генеральный директор — они специально ушли от записок в духе «классный парень, поднимите ему зарплату». После внедрения грейдов текучка начала падать: у людей появилась прозрачность, они видят правила игры.

Индивидуальный план развития — это мостик между «у тебя не хватает навыка» и «ты вырос». Берут блок функционала, смотрят, каких компетенций не хватает, прописывают конкретные мероприятия: наставник, внешние курсы, самостоятельный проект по улучшению процесса, защита в экспертизу. Не «почитай книжку», а измеримое действие с дедлайном. Прикинуть, во сколько встанут внешние программы под ИПР, помогает калькулятор бюджета на обучение. В сервисе Добыто приказы о направлении на курсы, доп.соглашения при переводе на новый грейд и сами ИПР проходят как электронные документы — кадровик не бегает с бумажками между подписантами.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто:
«Эталонные грейды — это лайфхак, который дешевле всего внедрить и который сильнее всего заходит людям. Сотрудник заходит в систему, видит свою паутинку и рядом эталонный портрет: вот этого навыка не хватает, вот этого. Дальше можно прямо к навыку прицепить курс и план адаптации. Выбрал, чего не хватает, поставил галочки, побежал. Через три месяца смотрим результат.»

Типичные ошибки при определении компетенций

Ошибка 1. Огромная детальная матрица, которая не работает. Эксперты делают подробнейшую матрицу на семьдесят навыков, гордятся ей, а на практике проверяется три-четыре навыка, остальное протягивается средним. Делают так ради полноты картины. Цена ошибки: вы платите за дорогие тех-интервью, но получаете оценку, которой нельзя доверять, и решения по грейдам принимаются вслепую.

Ошибка 2. Несовместимые форматы у разных подразделений. Каждый эксперт ведёт свою матрицу в своём Excel: у кого плюсики, у кого нолики. Никто не задал единый стандарт. Цена ошибки: экспертизу по компании не собрать, а аналитика превращается в ручное копирование двухсот файлов в год.

Читайте нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Ошибка 3. Матрица без привязки к развитию и деньгам. Компетенции описали, а что дальше с ними делать сотруднику — не объяснили. Цена ошибки: люди не понимают, зачем расти по матрице, карьеру делают в обход системы, а вы теряете и вовлечённость, и тех, кого могли удержать.

Ошибка 4. Система течёт из-за исключений. Грейд поставили за один критерий по знакомству, потом ещё раз. Делают из лучших побуждений. Цена ошибки: прозрачность ломается, открываешь профиль коллеги, а грейд не бьётся с навыками, и вся система доверия рассыпается.

Стоимость цифровизации кадровых процессов под систему компетенций

Сама модель компетенций — это методология, её вы строите силами HR и руководителей. Деньги появляются на этапе, когда систему надо зашить в цифровой контур: чтобы профили навыков, ИПР, приказы о направлении на обучение и доп.соглашения при смене грейда жили в одном месте и подписывались электронной подписью. Стоимость зависит от численности штата, выбранного тарифа и набора подключаемых модулей.

По тарифу Бизнес действует минимальная оплата от 50 сотрудников — 30 000 ₽ в год. Итоговая сумма зависит от того, сколько людей вы подключаете и какие модули нужны под ваши процессы развития. Свериться с деталями помогут актуальные тарифы сервиса Добыто — там разложено, что входит в каждый пакет.

Выводы: как определить корпоративные компетенции

Определение компетенций начинается не с матрицы, а с цели. Сначала вы отвечаете, зачем вам система — грейды, прозрачный подбор, развитие, удержание — и только потом описываете должности через навыки, под-навыки и уровни владения. Минимальный рабочий набор блоков: харды, профессиональные навыки и софты, при необходимости язык и уровень влияния. Уровни описывайте по-человечески, тремя-четырьмя ступенями, а не баллами от нуля до пяти. Юридическая рамка зафиксирована в статьях 196 и 197 Трудового кодекса: необходимость подготовки определяет работодатель, а у работника есть право на профобразование.

Измеряйте компетенции несколькими методами сразу: 360 как сигнал по софтам, точечное тех-интервью по хардам, анализ попаданий в эталонный портрет для грейда. Не доверяйте одной цифре, особенно из 360 — если у джунов и сеньоров средние почти совпали, данные врут. Помните, что для решений об увольнении, повышении и изменении оклада метод 360 не годится, он про развитие. Привязывайте навыки к грейдам и индивидуальным планам развития с конкретными мероприятиями и дедлайнами, иначе модель не мотивирует. Раз в полгода или год пересматривайте перечень.

Что изменится в ближайшее время. Жизненный цикл компетенции продолжит сокращаться, поэтому ставка на непрерывное обучение и регулярную переоценку перестаёт быть опцией. Компании, которые сначала отстраивают методологию, а потом оцифровывают её в систему управления компетенциями и кадровый электронный документооборот, получают и прозрачность для сотрудников, и готовый фундамент для автоматизации. Те, кто пытается автоматизировать хаос, просто платят за быстрый хаос.

Часто задаваемые вопросы