Положение об отпусках в организации: как составить в 2026

Положение об отпусках в организации — локальный нормативный акт, который собирает в один документ правила предоставления, переноса, продления и оплаты отпусков компании. Закон не обязывает его принимать, и многие кадровики годами обходятся без него, разбрасывая нормы по ПВТР, коллективному договору и приказам. Но как только в штате появляется несколько спецкатегорий и пара видов допотпуска, такая россыпь подводит. Разберём, из каких разделов собирается положение, как утвердить документ через профсоюз и как связать его с графиком отпусков по форме Т-7. Это часть большого материала про управление отпусками и кадровый учёт, где описан весь блок от планирования до расчёта отпускных.

Автор статьи — Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет, соучредитель сервиса КЭДО Добыто, спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права. Занимается наймом персонала более 13 лет. Автор более 1000 статей о цифровой подписи, трудовом праве, КЭДО и HR.

Автор статьи

Мария Ж.

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто. Юрист с 20 летней практикой. В 2008 году получала красный диплом юриста по корпоративной практике. Руководитель HR-отдела. Спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции.

Что такое положение об отпусках и зачем оно нужно

Положение об отпусках — внутренний регламент, который описывает, по каким правилам работники компании уходят отдыхать. Трудовой кодекс прямо такой документ не требует, обязательным ЛНА он не значится. И тут начинается путаница: раз закон молчит, значит можно не делать? Можно. Только нормы про отпуска всё равно где-то живут — в ПВТР, коллективном договоре, трудовых договорах. И когда они растащены по трём-четырём документам, кадровик при каждом нестандартном случае лезет сверять формулировки. А случаи нестандартные почти всегда.

Положение собирает всё в одном месте: виды отпусков, продолжительность, порядок подачи заявлений, сроки уведомления, правила переноса и отзыва, особенности для льготников, механизм деления на части. Получается один документ, на который можно сослаться и работнику, и инспектору ГИТ, и суду — способ один раз закрыть вопросы, которые иначе всплывают по двадцать раз за год. Базовая планка: ежегодный основной оплачиваемый отпуск не меньше 28 календарных дней за рабочий год (ст. 115 ТК РФ), условие про 24 дня в договоре не действует.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет:
«Я думаю, главная ошибка в подходе — воспринимать положение об отпусках как формальную бумажку для галочки. Это рабочий инструмент. Когда у вас в штате есть и северные надбавки, и ненормированный день, и допотпуска за вредность, без единого документа кадровая просто утонет. По сути положение — это шпаргалка, которую вы пишете сами для себя, чтобы потом не бегать с бумажками по каждому спорному случаю.»

Положение об отпусках, ПВТР и график отпусков: чем отличаются

Три документа постоянно путают. ПВТР — правила внутреннего трудового распорядка, обязательный ЛНА по ст. 189 ТК РФ; отпуска там в общих чертах. График отпусков задаёт, кто и когда из работников идёт отдыхать в течение года (ст. 123 ТК РФ); утвердить его нужно за две недели до начала года — на 2026 год дедлайн был 17 декабря 2025 года. График обязателен и для работодателя, и для работника. Чаще всего его делают по форме Т-7 (Постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1), но с 2013 года форма не обязательна, и компания вправе разработать свой бланк.

Положение об отпусках — это методология. Оно не говорит, что Иванов идёт в отпуск 5 июля, а описывает, по каким правилам вообще предоставляются отпуска, как считается стаж, как делится отпуск, кого спрашивать о датах. График — применение положения к конкретным фамилиям и датам. Грубо: положение — учебник, график — контрольная по нему. В практике Добыто компании без положения при проверке ГИТ как раз и спотыкаются на мелочах: порядок деления нигде не закреплён, сроки уведомления плавают, льготников учитывают на глаз.

Мария Ж, специалист по трудовому праву:
«Нюанс в том, что график отпусков Роструд считает локальным нормативным актом. А раз это ЛНА, с ним надо знакомить работников под подпись, как требует статья 22 ТК. Многие про это забывают — утвердили график и положили в стол. А потом инспектор пишет: с графиком работники не ознакомлены, нарушение статьи 22. И вот вам штраф на ровном месте, хотя сам график был.»

Виды отпусков, которые нужно описать в положении

Чтобы положение работало, в нём перечисляют все виды отпусков, которые встречаются в компании — со ссылками на статьи и продолжительностью. Основной ежегодный оплачиваемый отпуск — 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Удлинённый отпуск идёт отдельным категориям: несовершеннолетним 31 день, инвалидам 30 дней (ст. 23 Закона № 181-ФЗ), педагогам 42 или 56 дней (Постановление Правительства от 14.05.2015 № 466).

Дополнительные оплачиваемые отпуска — за вредные условия, за ненормированный рабочий день, за работу на Крайнем Севере, за особый характер работы. Северные отпуска, допотпуска за вредность система не должна потерять. Работодатель вправе вводить и собственные допотпуска за стаж в компании, но правила надо прописать в коллективном договоре или ЛНА, иначе они юридической силы не имеют. Отпуск без сохранения заработной платы в одних случаях даётся по усмотрению работодателя, в других предоставляется обязательно по заявлению (работающим пенсионерам, родителям и жёнам военнослужащих и т.д.). Учебный отпуск, отпуск по беременности и родам, по уходу за ребёнком — отдельные блоки со своими правилами, в положении достаточно дать на них ссылку и описать порядок подачи документов.

Структура положения об отпусках: какие разделы включить

Жёсткой формы нет — структуру определяет работодатель сам. Но есть набор разделов, который покрывает большинство вопросов. Рабочий каркас выглядит так:

• Общие положения — на основании каких норм принято положение (ст. 114-128 ТК РФ), на кого распространяется, термины. Сюда же реквизиты: наименование организации, гриф утверждения, дата, подпись руководителя.
• Виды и продолжительность отпусков — перечень всех видов с продолжительностью и ссылками на нормы, кому положен удлинённый и дополнительный отпуск.
• Порядок исчисления стажа — что входит в стаж. Право на отпуск за первый год возникает после шести месяцев непрерывной работы, по соглашению сторон — раньше.
• Очерёдность и график отпусков — как собираются пожелания, как формируется и утверждается график, как с ним знакомят.
• Деление отпуска на части — одна из частей обязательно не менее 14 календарных дней; минимальную длину остальных частей удобно закрепить здесь же.
• Перенос, продление и отзыв из отпуска — основания, порядок, кто подаёт заявление, кто принимает решение.
• Категории с правом на отпуск в удобное время — закрытый список льготников с основаниями.
• Оплата отпуска — сроки выплаты отпускных, порядок расчёта среднего заработка.
• Заключительные положения — срок действия, порядок внесения изменений.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем:
«По сути раздел про деление отпуска недооценивают чаще других. Сотрудник решил взять три периода по 10 дней, или вообще берёт каждую пятницу несколько месяцев подряд — и кадровик садится за калькулятор. А если в положении прямо написано, что минимальная часть, кроме основной четырнадцатидневной, не меньше семи дней, то никаких вопросов. Заранее очертил рамки — и не тонешь потом в этой занимательной арифметике.»

Образцы документов для работы с отпусками

Категории работников с правом на отпуск в удобное время

Отдельный раздел положения — закрытый список тех, кому компания не вправе навязать дату отпуска. Эти работники сами выбирают период, и работодатель обязан его дать. Запихнуть такого человека в график на ноябрь против его воли — нарушение.

В удобное для себя время отдыхают: работники младше 18 лет; один из родителей (опекун, попечитель) ребёнка-инвалида до 18 лет; многодетные родители с детьми до 14 лет; почётные доноры; женщины перед отпуском по беременности и родам или сразу после него; мужья в период такого отпуска жены; внешние совместители — одновременно с отпуском по основному месту работы; ветераны боевых действий и инвалиды войны; мобилизованные и контрактники в течение шести месяцев после возобновления договора. Перечень не полный — другие категории вводятся ТК, иными федеральными законами, коллективным договором или ЛНА.

Практический момент: у льготников надо заранее уточнить, когда они планируют отдыхать, и только потом сводить остальных в график — иначе придётся переделывать. С остальными согласовывать даты нужно только если это предусмотрено коллективным договором или положением. Спорные ситуации удобно сверять с разъяснениями Роструда в разделе «Отпуска» на портале онлайнинспекция.рф.

Как утвердить положение об отпусках

Порядок утверждения зависит от профсоюза. Если есть первичная профсоюзная организация, положение принимается с учётом её мнения в порядке ст. 372 ТК РФ: проект направляют в профсоюз, тот в течение пяти рабочих дней даёт мотивированное мнение. Если профсоюза нет, руководитель утверждает положение единолично — грифом утверждения и подписью либо отдельным приказом. После этого с положением знакомят всех работников под подпись по ст. 22 ТК РФ: лист ознакомления, подпись на документе либо электронное ознакомление через систему КЭДО.

Тут частый затык: положение приняли, а ознакомить забыли — и формально оно для работников не действует. В практике Добыто мы при внедрении сразу настраиваем автоматическую рассылку ЛНА на ознакомление — система фиксирует дату и подпись, а при проверке ГИТ выгрузить подтверждение можно за пару кликов.

Как составить и утвердить положение об отпусках: пошаговая инструкция

Перенос, продление и отзыв из отпуска

Эти три ситуации описывают отдельно, потому что именно на них чаще всего возникают споры. Перенос обязателен, если работник заболел в отпуске, привлечён к государственным или общественным обязанностям, либо ему несвоевременно выплатили отпускные или не предупредили за две недели — в последних двух случаях это право работника, а не пожелание. Помимо обязательных оснований, отпуск переносят по соглашению сторон по семейным и личным причинам — тут уже работодатель решает, двигать или нет.

Продление — когда болезнь или другое обстоятельство наступили в самом отпуске, его продлевают на число дней нетрудоспособности. Отзыв допускается только с согласия работника (ст. 125 ТК РФ): неиспользованную часть дают в удобное для него время или присоединяют к следующему отпуску. Беременных, несовершеннолетних и занятых на вредных работах отзывать нельзя.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву:
«Самая частая история в судах — работник ушёл отдыхать не по графику, самоход чистой воды, а потом удивляется, почему ему это засчитали как прогул. График отпусков обязателен для обеих сторон, это статья 123. Если хочется летом, а в графике стоит зима, путь один: пишешь заявление, и работодатель уже своим правом решает — двигать или нет. Самовольно уходить нельзя, это прямая дорога к дисциплинарке.»

Все эти случаи отражаются в графике отпусков — графы 7-9 формы Т-7 как раз для фиксации переноса. Кадровик, по сути, продолжает вести актуальную версию графика весь год.

Деление отпуска на части и неиспользованные дни

Деление — источник постоянных сложностей для кадровой. Закон разрешает делить отпуск на части, но одна часть обязательно не меньше 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ). Остальное дробят как угодно; чтобы работник не разбивал отпуск на десяток кусочков по пятницам, минимальную длину остальных частей закрепляют в положении. Важный нюанс: оформить отпуск только на выходные — субботу и воскресенье — нельзя, при этом продолжительность считается в календарных днях от первого до последнего дня, включая выходные внутри периода.

Неиспользованные отпуска прошлых лет не сгорают. Накопленные 248 дней неотгулянного отпуска остаются за работником. Их выгодно включать в график, особенно если ожидаются разногласия: работодатель вправе запланировать несколько отпусков по 28 дней за год без отдельного согласования. Посчитать остаток поможет калькулятор остатка дней отпуска — он учитывает стаж и использованные периоды.

Стоимость внедрения КЭДО для работы с отпусками

Когда положение написано, графики собираются, заявления и приказы оформляются — встаёт вопрос, как всё это подписывать и хранить. Бумажный процесс при штате от пары сотен человек превращается в гонку с курьерами и шкафами. Электронный документооборот эту задачу закрывает, а стоимость зависит от численности персонала, тарифа и набора модулей.

Итоговая сумма складывается из числа рабочих мест, набора подписей (ПЭП, УНЭП, УКЭП) и подключаемых модулей вроде планировщика отпусков и электронного архива — актуальные тарифы сервиса Добыто помогут сориентироваться точнее под численность компании.

Хранение положения и графика отпусков

Сроки хранения отличаются. График отпусков хранится минимум три года (приказ Росархива от 20.12.2019 № 236). Само положение как ЛНА хранят по правилам для локальных актов — пока действует плюс установленный срок после замены. При бумажном хранении под документы выделяют отдельное помещение со шкафами. Электронный архив снимает эту статью расходов: документы хранятся в системе весь срок, доступ сохраняется даже при расторжении договора с провайдером.

Подписываются электронные кадровые документы по 63-ФЗ и 377-ФЗ — электронный документ равносилен бумажному. Подписать задним числом не получится: система фиксирует время каждой подписи, а вся цепочка согласований остаётся с отметками времени, что защищает и при проверке ГИТ, и в суде.

Типичные ошибки при составлении положения об отпусках

Разберём, на чём чаще всего спотыкаются — и во что это обходится. Первая ошибка: положение есть, а работников не ознакомили — ради экономии времени. Формально документ для них не действует, плюс прямое нарушение ст. 22 ТК РФ, которое инспектор фиксирует отдельно. Вторая: забыли про льготников — загнали несовершеннолетнего или родителя ребёнка-инвалида в график на неудобный месяц, потому что не проверили категории. Работник вправе требовать переноса, а отказ — повод для жалобы в ГИТ и предписания.

Третья ошибка: не закрепили деление отпуска, и кадровик весь год вручную считает, не нарушено ли правило про обязательную часть в 14 дней. Если работник нигде не запланировал 14-дневную часть, а кадровик не проверил — это нарушение, за которое штрафуют. Четвёртая: положение противоречит ПВТР или коллективному договору — скопировали чужой шаблон, не сверив с действующими документами. При споре применяется норма, которая лучше для работника, а несогласованные внутренние документы отдельно бьют по позиции работодателя в суде.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто:
«Грабли, на которые наступают чаще всего, — это копипаст чужого положения без адаптации. Берут шаблон из интернета, где прописаны северные допотпуска, а компания сидит в Краснодаре. Или забыли про вредность, хотя производство. Положение должно отражать вашу реальную структуру. Лучше потратить день на нормальный документ, чем потом разгребать предписание.»

Автоматизация работы с отпусками через КЭДО

Ручная работа с отпусками — большой объём информации и занимательная арифметика, как говорят сами кадровики. Один берёт три периода по 10 дней, другой не включил в отпуск выходные, у третьего накопились дни за прошлые годы. Особенно тяжело, когда график распечатан на А1, прикреплён к стене и исписан переносами. Автоматизированная система понимает, сколько у сотрудника накоплено дней и сколько видов отпуска ему положено, проверяет соответствие ТК прямо в момент планирования и подсказывает, где работник ошибся. Кадровик из исполнителя превращается в наблюдателя — приказы готовятся автоматически, данные обмениваются между учётной системой и КЭДО.

Подписать приказ на отпуск через мобильное приложение сотрудник может за минуту, даже в командировке. Перед планированием удобно прогнать данные через планировщик графика отпусков, который визуализирует наложения периодов по подразделению.

Выводы: положение об отпусках в организации

Положение об отпусках не входит в число обязательных ЛНА, но собирает в один документ все правила работы с отпусками и снимает с кадровой постоянную сверку формулировок по разным актам. Базовый минимум, который нужно отразить: ежегодный основной отпуск не меньше 28 календарных дней, удлинённые и дополнительные отпуска по категориям, обязательная часть отпуска не менее 14 дней при делении, закрытый список льготников с правом на отдых в удобное время. Положение принимается с учётом мнения профсоюза по ст. 372 ТК РФ, утверждается руководителем и доводится до всех работников под подпись по ст. 22 ТК РФ.

На практике главное — не копировать чужой шаблон, а адаптировать документ под реальную структуру компании, и обязательно ознакомить с ним персонал, иначе формально он не действует. Положение работает в связке с графиком отпусков по форме Т-7: график утверждается за две недели до начала года, за нарушение срока и очерёдности грозит штраф по ст. 5.27 КоАП РФ — для юрлиц от 30 000 до 50 000 рублей, для должностных лиц и ИП от 1 000 до 5 000 рублей. Перенос, продление и отзыв из отпуска фиксируются в графах 7-9 графика, отзыв и перенос — только с согласия работника.

В ближайшее время основной тренд — перевод всей работы с отпусками в электронный вид. Заявления, уведомления, приказы Т-6 и записки-расчёты Т-60 подписываются электронной подписью, а система контролирует льготников, остатки дней и сроки. Это снижает риск штрафов и убирает ручную арифметику, на которой кадровые теряют больше всего времени.

Часто задаваемые вопросы