ЕФС-1: дата мероприятия и срок подачи подраздела 1.1

ЕФС-1 подраздел 1.1 подаётся по сроку, который отсчитывается от даты документа-основания, а не от даты самого кадрового мероприятия. При приёме, увольнении, приостановлении и возобновлении трудового договора срок — не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа. При переводе на другую постоянную работу, переименовании работодателя и подаче работником заявления о выборе трудовой книжки — не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором издан приказ. Оба срока установлены пунктом 5 статьи 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ. Дата мероприятия при этом стоит в графе 2 формы и на срок не влияет: она бывает и раньше, и позже даты приказа. Для договоров ГПХ отсчёт идёт от даты заключения или прекращения договора, а не от начала работ.

Дальше разберём обе даты по графам подраздела 1.1, покажем поведение срока на стыке месяцев, при приказе, изданном заранее, и при приказе задним числом, а также что делать, когда 25-е число выпало на выходной. Отдельно — порядок исправления через отмену и корректировку записи и реальный размер ответственности, который в публикациях смешивают чаще всего. Чек-лист проверки перед отправкой, сценарная таблица и стоимость перехода на КЭДО — во второй половине статьи.

Какая дата запускает срок: приказ, а не событие

Пункт 5 статьи 11 закона 27-ФЗ формулирует срок через документ: сведения представляются не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа (распоряжения) или иного документа, подтверждающего оформление трудовых отношений. Ни слова про дату выхода на работу, дату перевода или последний рабочий день. Юридический факт для СФР — издание документа.

Отсюда следует то, на чём спотыкается кадровый учёт. Приказ о приёме издан 24 сентября, работник выходит 1 октября. Сведения нужно отправить не позднее 25 сентября, то есть за неделю до того, как человек фактически появится на рабочем месте. Обратная ситуация: сотрудник вышел 1 октября, а приказ по какой-то причине подписали 5 октября. Срок начинает течь с 5 октября, и подача 6 октября формально укладывается в норму, хотя мероприятие произошло пятью днями ранее.

Та же логика работает при увольнении. Заявление по собственному желанию подано 10-го, отработка две недели, приказ руководитель подписал сразу, 10-го числа, а увольнение датировано 24-м. Срок подачи наступает 11-го. Если ждать дня увольнения, будет просрочка на 13 дней при полностью корректной дате мероприятия в графе 2. Поэтому приказ об увольнении логично издавать в день увольнения или накануне: тогда дата документа и дата события не расходятся, и срок совпадает с интуитивным представлением о нём.

Исключение из правила — договоры ГПХ. По ним отсчёт идёт не от приказа, которого попросту нет, а от даты заключения договора и от даты его прекращения. Если договор подписан 1 февраля, а работы по нему начинаются 5 февраля, сведения о начале договора подаются не позднее 2 февраля.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Даты в кадровых документах проверяются не по отдельности, а в связке. Совпадение или, наоборот, необъяснимое расхождение дат суд читает как обстоятельство, которое надо объяснить, даже когда все локальные акты в компании оформлены правильно. Прежде чем отправлять сведения, посмотрите на три даты сразу: дату приказа, дату мероприятия и дату отправки отчёта.»

Дата мероприятия и дата основания: где они стоят в подразделе 1.1

Подраздел 1.1 содержит 11 граф, и две из них хранят разные даты. Графа 2 — дата кадрового мероприятия либо дата начала или окончания периода работы по договору ГПХ, формат ДД.ММ.ГГГГ. Графа 9 входит в блок «Основание» и хранит дату документа, подтверждающего оформление или прекращение трудовых отношений, дату заключения либо дату прекращения договора ГПХ. Рядом с ней графа 8 с наименованием документа и графа 10 с его номером без знака «N».

Срок подачи считается по графе 9. Отчётность в СФР уходит потому, что появился документ, а не потому, что наступило событие. Графа 2 отвечает за содержание записи в индивидуальном лицевом счёте работника: именно эта дата встанет в его ИЛС и потом попадёт в сведения о трудовой деятельности, которые человек запрашивает на Госуслугах или получает от работодателя по форме СТД-Р.

Остальные графы подраздела нужны для корректности записи, и ошибка в них ведёт к тем же последствиям, что и просрочка. Графа 1 — сквозная нумерация без пропусков и повторов. Графа 3 — код мероприятия. Графа 4 — коды РКС и МКС для работы на Крайнем Севере и в приравненных местностях. Графа 5 — трудовая функция: должность, специальность, квалификация, структурное подразделение. Графа 6 — код по Общероссийскому классификатору занятий в формате XXXX.X, обязательный при приёме, переводе, увольнении и по договорам ГПХ. Графа 7 — код и полная формулировка причины увольнения. Графа 11 — признак отмены записи.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Форма и порядок заполнения на 2026 год утверждены приказом СФР от 17.11.2025 № 1462, форматы — приказом СФР от 17.11.2025 № 1463, оба применяются с 30 декабря 2025 года. Из подраздела 1.1 убрали обязанность отражать приём на дистанционную работу кодом ДИСТ и на работу на дому кодом НДОМ, разрешили указывать несколько кодов при неполном рабочем времени (НЕПД и НЕПН), а при отмене режима неполного времени теперь подаётся мероприятие ПЕРЕВОД без этих кодов. Классификатор причин увольнения актуализирован.

Сроки подачи подраздела 1.1 по видам кадровых мероприятий

Мероприятий в подразделе 1.1 десять, а сроков всего два, и распределены они не по логике «важное — срочно», а по перечню из пункта 5 статьи 11 закона 27-ФЗ. Таблица показывает, от какой именно даты идёт отсчёт по каждому виду события.

Из таблицы следует практический вывод для планирования: срочные мероприятия нельзя накапливать и отправлять пачкой в конце месяца, а «месячные» нельзя привязывать к дате события, если приказ издан в другом месяце. Официальные разъяснения фонда по заполнению подраздела собраны в ответах СФР на вопросы по представлению подраздела 1.1 формы ЕФС-1, там же разобраны частные случаи по договорам ГПХ и продлению срочных договоров.

Перенос срока, когда последний день выпал на выходной

Срок «следующий рабочий день» уже считается в рабочих днях, поэтому приказ, изданный в пятницу, даёт крайний срок в понедельник, а при длинных праздниках — в первый рабочий день после них. Со сроком «25-е число» иначе: он календарный, и когда 25-е приходится на субботу, воскресенье или нерабочий праздничный день, днём окончания срока считается ближайший следующий рабочий день по статье 193 Гражданского кодекса. Эту позицию фонд подтверждал прямо: если 25-е число выходное, сведения принимаются в следующий за ним рабочий день.

Проверить перенос стоит отдельно, а не по памяти: например, 25 апреля 2026 года приходится на субботу, и сведения о переводе, оформленном приказом в марте 2026 года, принимаются до 27 апреля включительно.

Как посчитать срок подачи по конкретному приказу

Расчёт занимает меньше минуты, если идти по порядку и не начинать с даты события. Порядок одинаков для любого мероприятия из подраздела 1.1.

Как определить срок подачи ЕФС-1: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Найдите документ-основание: приказ, распоряжение, решение о переименовании, договор ГПХ или заявление работника о выборе трудовой книжки. Именно он, а не служебная записка и не запись в табеле.
2. Шаг 2. Зафиксируйте дату этого документа. Она пойдёт в графу 9 и станет точкой отсчёта срока.
3. Шаг 3. Определите код мероприятия для графы 3 и по нему выберите тип срока: следующий рабочий день или 25-е число следующего месяца.
4. Шаг 4. Отложите срок от даты из шага 2. Для «следующего рабочего дня» пропустите выходные и нерабочие праздничные дни. Для 25-го числа возьмите месяц, следующий за месяцем издания документа.
5. Шаг 5. Проверьте перенос: если крайний день выпал на выходной или праздник, срок сдвигается на ближайший рабочий день.
6. Шаг 6. Отдельно впишите в графу 2 дату самого мероприятия: дату начала работы при приёме, дату прекращения трудовых отношений при увольнении, дату перевода. Сверьте, что она не противоречит содержанию приказа.
7. Шаг 7. Перед отправкой убедитесь, что дата документа в графе 9 не позже даты заполнения формы. Документ, датированный будущим числом, отчёт не пропустит.

Отдельно проверяются случаи, где две даты разъезжаются. Сценарная таблица показывает, что критично в каждом из них.

Важный нюанс из практики: в практике Добыто самая частая причина просрочки по подразделу 1.1 — не забытый отчёт, а приказ, который физически подписали позже, чем датировали. Кадровик считает срок от даты в шапке документа, а документ доехал до подписи через три дня. Разрыв между датой приказа и моментом, когда он реально подписан, снимается только тем, что подписание фиксируется системой, а не отделом кадров по памяти.

Как исправить неверную дату в уже сданном подразделе 1.1

Исправление в подразделе 1.1 работает не как уточнённая декларация: запись не редактируется, а отменяется и подаётся заново. Механика опирается на графу 11 «Признак отмены записи». В неё ставится знак «X», а сама строка повторяет ошибочную запись дословно, включая неверную дату. Следом в том же отчёте идёт новая строка с правильными данными и без отметки в графе 11. Обе записи уходят одновременно.

Отменять приходится не только дату. Если в мероприятии ПЕРЕВОД неверно указан код по ОКЗ, наименование должности или причина увольнения, порядок тот же: отмена ошибочной строки плюс новая строка. Отдельные реквизиты по одному не правятся.

Отмена нужна и тогда, когда мероприятие вообще не должно было попасть в отчёт. Классический случай — работник, который не вышел в первый рабочий день, а приказ о приёме уже издан и сведения отправлены. Приказ аннулируется, запись отменяется отдельной строкой с отметкой «X», новая строка не подаётся.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Первое, что мы выясняем при разборе спорной даты, — в каком виде вообще существует документ-основание. Скан подписанного от руки приказа и файл, подписанный криптографически, живут по разным правилам, и подтверждается дата у них по-разному. Посмотрите на свой файл: если в нём есть изображение собственноручной подписи, перед вами электронный образ, и дату придётся подтверждать бумажным подлинником.»

Пять рабочих дней, которые снимают санкцию

Когда расхождение находит сам фонд, он направляет страхователю уведомление об устранении ошибок. С момента получения уведомления даётся пять рабочих дней на представление исправленных сведений, и при соблюдении этого срока финансовые санкции не применяются. Вторая ситуация без санкций — когда страхователь нашёл ошибку сам, до проверки СФР, и подал уточнённые данные.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Оба сценария имеют общую черту: считается не момент, когда ошибка возникла, а момент, когда её исправили. Поэтому регулярная сверка отправленных сведений с приказами стоит дешевле любой переписки с фондом.

Сколько стоит ошибка в дате подраздела 1.1

Ответственность за просрочку по сведениям о трудовой деятельности регулярно смешивают с ответственностью за стаж и взносы, хотя нормы разные. Часть 2 статьи 15.33.2 КоАП предусматривает за непредставление в срок либо за неполные и недостоверные сведения о трудовой деятельности предупреждение или штраф на должностное лицо от 300 до 500 рублей. Финансовая санкция 500 рублей за каждое застрахованное лицо по статье 17 закона 27-ФЗ относится к другим сведениям персонифицированного учёта — подразделам о стаже и взносах, а не к подразделу 1.1. Там же установлен штраф 1000 рублей за нарушение порядка представления сведений в электронном виде. Порядок применения санкций фонд описывает в разделе про финансовые санкции по ЕФС-1.

Суммы выглядят небольшими, поэтому реальная цена ошибки складывается не из них. Просрочка по подразделу 1.1 — это нарушение трудового законодательства, за которое организацию привлекают по частям 1 и 2 статьи 5.27 КоАП: от 30 000 до 50 000 рублей при первом нарушении и от 50 000 до 70 000 рублей при повторном. Одна системная ошибка в методике расчёта срока при этом тиражируется на всех сотрудников, по которым в периоде были кадровые мероприятия.

Вторая часть цены — последствия для работника. Дата из графы 2 попадает в индивидуальный лицевой счёт и формирует его сведения о трудовой деятельности. Неверная дата увольнения означает, что человек увидит чужой период в выписке при оформлении на новую работу, при обращении за пособием или при запросе данных через личный кабинет. Разбираться с этим будет кадровая служба, и разбираться уже в режиме претензии, а не плановой сверки.

Образцы кадровых документов, от даты которых считается срок

Комплект собран вокруг документов-оснований для подраздела 1.1; начинать стоит с приказа о приёме по форме Т-1, потому что именно его дата чаще всего расходится с датой выхода работника.

Что проверить до отправки сведений

Большая часть отказов и последующих отмен снимается сверкой за пять минут до отправки. Проверка идёт по семи пунктам, и порядок в ней важен: сначала документ, потом даты, потом содержание записи.

1. Документ-основание существует в подписанном виде, а не в проекте, и его реквизиты совпадают с тем, что вносится в графы 8, 9 и 10.
2. Дата в графе 9 не позже даты заполнения формы.
3. Дата в графе 2 соответствует тексту приказа: дата начала работы при приёме, дата прекращения трудовых отношений при увольнении, дата перевода.
4. Код мероприятия в графе 3 подобран верно, и по нему выбран правильный тип срока.
5. Код по ОКЗ в графе 6 указан в формате XXXX.X и взят из действующей редакции классификатора.
6. Нумерация в графе 1 сквозная, без пропусков и повторов.
7. По работникам с несколькими мероприятиями в одном периоде проверено, что срочные события не отложены до «месячного» срока.

Отдельная проверка нужна, когда приказ подписывается не тем человеком, который его составил. В практике Добыто мы разводим во времени момент составления документа и момент его подписания в системе: если между ними проходит больше суток, срок для ЕФС-1 надо пересчитывать от фактической даты подписания, а не от даты в шапке.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа, его отдельных реквизитов или подписи. Планируя отказ от бумажного архива приказов, посмотрите, какие основания для ЕФС-1 у вас существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их дату.»

Как КЭДО убирает разрыв между датой приказа и датой отправки

Срок по подразделу 1.1 нарушается в одной точке: между подписанием приказа и постановкой задачи на отчёт. При бумажном документообороте этот разрыв измеряется днями, потому что приказ физически перемещается между кабинетами, а кадровик узнаёт о подписании постфактум. Электронный маршрут фиксирует дату и время подписания автоматически, и срок начинает считаться от объективной отметки, а не от того, когда документ вернулся в отдел кадров.

Второе, что снимается автоматизацией, — ручной перенос данных. Когда сведения для отчёта подтягиваются из карточки сотрудника и из проведённого кадрового документа, расхождение между датой в приказе и датой в графах 2 и 9 исключается на уровне механики. Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию именно для того, чтобы такие расхождения вылезли на двадцати сотрудниках, а не на двух тысячах.

Кейс из практики: спор об увольнении работника, подавшего заявление через систему кадрового электронного документооборота, прошёл четыре инстанции. Районный суд решением от 03.06.2022 по делу № 2-213/2022 отказал работнику: у работодателя были и Положение о КЭДО, и перечень документов, и порядок создания личного кабинета. Девятый кассационный суд общей юрисдикции по делу № 8Г-10825/2022 акты отменил, а при новом рассмотрении решением от 20.01.2023 по делу № 2-33/2023 работник выиграл. Перевесило то, что подпись выдали работнику в день подписания заявления об увольнении, и эту дату зафиксировала собственная система работодателя.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Установить, что документ сформирован в системе от имени работника, для победы в споре недостаточно: отдельно оценивается, был ли у работодателя порядок идентификации и зафиксирован ли он в локальном акте. Оценивается и фактическая способность работника пользоваться системой, а не его подпись в журнале ознакомления. Проверьте по своему Положению о КЭДО, описан ли порядок идентификации при подписании кадровых документов.»

Когда КЭДО не решает проблему со сроком

Автоматизация не помогает в трёх ситуациях. Первая: приказы подписываются вне системы, а в неё заносятся задним числом — тогда фиксируется дата ввода, а не дата документа, и расчёт срока остаётся ручным. Вторая: в компании нет регламента, кто отвечает за отправку сведений, и уведомление о подписании уходит в общий чат. Третья: численность меньше десяти человек и кадровые мероприятия редки — здесь календарь и один ответственный сотрудник закрывают задачу без отдельной платформы.

Стоимость перехода на КЭДО для контроля кадровых сроков

Стоимость зависит от численности сотрудников и от набора функций: интеграции с учётной системой, кастомных шаблонов, электронного архива.

Итоговая сумма считается от числа подключаемых сотрудников, а не от количества документов, поэтому компании с редкими кадровыми мероприятиями и большим штатом платят так же, как компании с высокой текучестью. Состав функций по каждому тарифу и условия перехода между ними указаны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.

При повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду, а понизить тариф можно в любое время, поэтому начинать с пилотной группы на младшем тарифе финансово безопасно.

Выводы

Срок подачи подраздела 1.1 привязан к документу, а не к событию: отсчёт идёт от даты приказа, решения или договора ГПХ, и только по этой дате определяется, действует ли правило следующего рабочего дня или правило 25-го числа. Дата кадрового мероприятия живёт в графе 2 и отвечает за содержание индивидуального лицевого счёта работника, а не за отчётную дисциплину. Расхождение двух дат само по себе нарушением не является, но требует пересчёта срока, а неверная дата исправляется только связкой из отмены записи и новой строки.

В работе с кадровыми сроками мы в Добыто исходим из того, что надёжнее фиксировать дату подписания системой, чем доверять дате в шапке документа: маршрут согласования и отметка о подписании дают ту же точку отсчёта, которую потом будет проверять фонд или инспектор.

Частые вопросы

Как считать срок, если приказ издан в выходной или праздничный день

Правило «не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа» работает независимо от того, рабочим был день издания или нет. Приказ, датированный субботой, даёт крайний срок в понедельник, а при переносах и длинных праздниках — в первый рабочий день после них. Для мероприятий со сроком «25-е число» день издания приказа определяет только месяц отсчёта.

Что указывать в графе 2, если работник не приступил к работе в назначенный день

Если приказ о приёме издан и сведения уже отправлены, а человек не вышел, приказ аннулируется, а запись в подразделе 1.1 отменяется отдельной строкой с отметкой «X» в графе 11. Новая строка при этом не подаётся: мероприятия не было. Если работник вышел позже даты, указанной в приказе, и приказ переиздан, отменяется прежняя запись и подаётся новая с датой из нового приказа.

Что изменилось в подразделе 1.1 для дистанционных работников и неполного времени

С 30 декабря 2025 года по приказу СФР от 17.11.2025 № 1462 из подраздела 1.1 убрана обязанность отражать приём на дистанционную работу кодом ДИСТ и на работу на дому кодом НДОМ. Одновременно разрешено указывать несколько кодов при неполном рабочем времени, НЕПД и НЕПН, а при отмене режима неполного времени подаётся мероприятие ПЕРЕВОД без этих кодов.

Как быть, если по одному работнику в месяце несколько мероприятий с разными сроками

Каждое мероприятие считает свой срок отдельно. Приём и увольнение уходят по правилу следующего рабочего дня, перевод и переименование — к 25-му числу следующего месяца. Собирать их в один отчёт можно, но только если самый ранний срок ещё не наступил. Нумерация в графе 1 при этом остаётся сквозной: номер присваивается каждому мероприятию, без пропусков и повторов.

Можно ли подать сведения раньше установленного срока

Ранняя подача нарушением не является: закон устанавливает крайнюю дату, а не отчётное окно. Ограничение одно — дата документа-основания в графе 9 не может быть позже даты заполнения формы, поэтому отправить сведения до того, как приказ подписан и датирован, не получится.

Зависит ли срок от того, сдаются сведения на бумаге или электронно

Срок одинаков для обоих способов. Различается порядок: при численности застрахованных лиц 11 человек и более сведения представляются только в электронной форме, и за нарушение этого порядка статья 17 закона 27-ФЗ предусматривает штраф 1000 рублей. Способ подачи не продлевает ни правило следующего рабочего дня, ни срок до 25-го числа.