Новый МРОТ что переписать в штатном расписании и трудовых договорах

Новый МРОТ с 1 января 2026 года составляет 27 093 рубля в месяц по Федеральному закону от 28.11.2025 № 429-ФЗ, и в кадровых документах переписывают только те должности, где месячная зарплата за полную норму оказалась ниже минимума. Оклад ниже МРОТ закон допускает, если вместе с ежемесячными надбавками и премиями работник получает не меньше гарантии. Районный коэффициент, северная надбавка, сверхурочные, ночные, выходные и совмещение в эту сумму не входят. Новый оклад закрепляют приказом об изменении штатного расписания и дополнительным соглашением по статье 72 ТК РФ, двухмесячное уведомление по статье 74 для повышения по соглашению сторон не требуется. Сверяться нужно с минимумом своего региона: в Москве это 39 730 рублей, в Санкт-Петербурге 31 250 рублей, в регионах без соглашения действуют федеральные 27 093 рубля.

Материал помогает определить, кому из сотрудников повышать оклад, какие графы штатного расписания и пункты трудового договора менять и как проверить работников на неполной ставке по Постановлению КС РФ № 10-П. Отдельно разобраны случаи, когда договор можно не трогать, и ситуации, где без уведомления по статье 74 не обойтись. Сценарная таблица, пошаговая инструкция, образцы документов, штрафы по статье 5.27 КоАП и проект МРОТ на 2027 год — во второй половине статьи.

Какой МРОТ действует с 1 января 2026 года и какой минимум сверять в вашем регионе

Федеральный МРОТ на 2026 год — 27 093 рубля в месяц. Сумму установил Федеральный закон от 28.11.2025 № 429-ФЗ, который изменил статью 1 закона № 82-ФЗ «О минимальном размере оплаты труда»; закон опубликован 28.11.2025 и вступил в силу 09.12.2025. Размер подтверждён в сообщении Минтруда о МРОТ на 2026 год: при споре с работником или при проверке ГИТ на эту страницу удобно ссылаться как на официальный источник суммы.

Федеральная сумма — нижняя граница, а не всегда действующий для вашей компании минимум. Если в регионе заключено соглашение о минимальной заработной плате, по статье 133.1 ТК РФ оно распространяется на работодателя автоматически. Освободиться можно только одним способом: направить мотивированный письменный отказ от присоединения в течение 30 календарных дней после официальной публикации предложения о присоединении. Пропустили срок или отказ не направляли — сверяете зарплаты с региональной цифрой.

Московский минимум выше федерального на 12 637 рублей. Если в штатном расписании московской компании оклад указан «по МРОТ» в сумме 27 093 рубля и постоянных ежемесячных надбавок нет, каждая такая штатная единица требует пересмотра.

Для московских работодателей первоисточник — Соглашение о минимальной заработной плате в городе Москве на 2026 год, где пункт 1 устанавливает 39 730 рублей с 1 января 2026 года. Файл стоит сохранить в папку к приказу об изменении штатного расписания: так обоснование нового оклада будет под рукой при проверке.

Что известно о МРОТ с 1 января 2027 года

На дату публикации в Госдуме находится правительственный законопроект № 619-9: он предлагает установить МРОТ с 1 января 2027 года в сумме 28 935 рублей в месяц, это плюс 6,8% к 2026 году. Тот же проект приостанавливает на 2027-2029 годы привязку МРОТ к медианной зарплате и заменяет её прогнозируемыми темпами роста среднемесячной начисленной зарплаты. Закон ещё не принят, сумма может измениться при рассмотрении. Практический вывод для кадровой службы: сотрудников, у которых оклад вместе с постоянными ежемесячными выплатами укладывается в диапазон от 27 093 до 28 935 рублей, придётся пересматривать повторно, и их удобно отметить уже сейчас.

Что входит в МРОТ, а что начисляется сверх минимума

Часть 3 статьи 133 ТК РФ сравнивает с МРОТ месячную заработную плату работника, который полностью отработал норму рабочего времени и выполнил нормы труда. Оклад в штатном расписании — только одна из составляющих этой суммы. Минтруд в письме от 04.09.2018 № 14-1/ООГ-7353 прямо допускает оклады меньше МРОТ при условии, что итоговая месячная зарплата с доплатами и премиями не ниже минимума.

Нюанс в том, что учитываются не все выплаты. Конституционный Суд РФ в нескольких постановлениях вывел из состава МРОТ компенсации за особые условия и повышенную оплату работы, отклоняющейся от нормальной. Квартальные и годовые премии Минтруд разрешает учитывать только в месяце начисления.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Отсюда два последствия для расчёта. Квартальная премия, выплаченная в марте, не закрывает недоплату до МРОТ за январь и февраль: зарплата за каждый из этих месяцев должна быть не ниже минимума сама по себе. В районах с коэффициентами сначала проверяют, что оклад и ежемесячные выплаты без коэффициента дотягивают до МРОТ, и только потом начисляют коэффициент и надбавку. В условном примере с районным коэффициентом 1,2 и северной надбавкой 50% минимальная начисленная зарплата за полный месяц составит 27 093 × 1,7 = 46 058,10 рубля.

Неполная ставка и совместители: что изменило Постановление КС РФ № 10-П

Постановление Конституционного Суда РФ от 05.03.2025 № 10-П разъяснило порядок для неполного рабочего времени. Зарплату считают пропорционально отработанному времени, но базовая оплата за полную норму, от которой ведётся пропорция, не может быть ниже МРОТ, причём повышенные выплаты за особые и отклоняющиеся от нормальных условия труда в эту базу не включаются. Для работника на 0,5 ставки это означает начисление не меньше 13 546,50 рубля в месяц при федеральном минимуме, а оклад по должности за полную ставку в штатном расписании — не ниже 27 093 рублей.

Проверить себя можно по штатному расписанию: возьмите все должности, на которых работают сотрудники с неполной ставкой или внешние и внутренние совместители, и посмотрите оклад за полную ставку, а не фактически начисленную сумму. Если оклад за ставку вместе с ежемесячными выплатами ниже минимума, должность попадает в список на пересмотр.

Как определить, у кого из сотрудников придётся менять оклад

Список на пересмотр собирают по штатным единицам, а затем сверяют с трудовыми договорами: оклад в договоре мог разойтись со штатным расписанием после индивидуальных повышений. Порядок проверки до подготовки приказа такой.

1. Определите применимый минимум: федеральный МРОТ или региональный, и выясните, направляла ли компания мотивированный отказ от присоединения к региональному соглашению в 30-дневный срок.
2. Выгрузите по каждой должности оклад (тарифную ставку) за полную ставку и ежемесячные выплаты, предусмотренные положением об оплате труда или иным ЛНА.
3. Исключите из суммы районный коэффициент, северную надбавку, оплату сверхурочной и ночной работы, работы в выходные и праздники, доплату за совмещение.
4. Не учитывайте квартальные и годовые премии в месяцах, когда они не начисляются.
5. Для неполной ставки и совместителей пересчитайте оклад на полную норму.
6. Отметьте должности, где сумма ниже минимума, и найдите всех сотрудников на этих должностях, включая тех, кто в отпуске по уходу за ребёнком.
7. Отдельно выпишите должности с суммой от 27 093 до 28 935 рублей: при принятии проекта на 2027 год их придётся пересматривать снова.

Результат проверки удобно разложить по сценариям: от сценария зависит, какие документы готовить.

Последняя строка таблицы — единственная, где повышение оклада оформляется односторонне и с двухмесячным сроком: без организационных или технологических причин перераспределить структуру зарплаты против воли работника нельзя.

Когда переписывать штатное расписание и договоры не нужно

Пересмотр документов не требуется, если оклад по должности уже не ниже минимума, действующего в регионе. Не требуется он и тогда, когда оклад ниже, но ежемесячные надбавки и премии, закреплённые в ЛНА об оплате труда, стабильно доводят зарплату до минимума за каждый месяц. Во втором варианте документы остаются прежними, зато растёт нагрузка на расчётчика: если премия зависит от показателей и в каком-то месяце не начислена, доплату до МРОТ нужно начислить в этом же месяце. При переменной премии повышение оклада снимает эту ежемесячную проверку.

Гарантия статьи 133 ТК РФ относится к работникам по трудовому договору. На исполнителей по договору ГПХ и самозанятых требования о МРОТ не переносятся, и их договоры в рамках этой процедуры не переписываются.

Что переписать в штатном расписании

Унифицированная форма Т-3 с 1 января 2013 года не обязательна: часть 4 статьи 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ оставляет утверждение форм первичных учётных документов за руководителем, а Информация Минфина № ПЗ-10/2012 поясняет, что унифицированные формы, как правило, применять не обязательно. Роструд в письме от 23.01.2013 № ПГ/409-6-1 подтвердил, что работодатель может разработать форму штатного расписания самостоятельно. Если компания продолжает работать по Т-3, при новом МРОТ меняются графа с тарифной ставкой (окладом) по каждой затронутой должности, графы надбавок, если повышение идёт через надбавку, графа «Всего» и итоговый месячный фонд оплаты труда по документу.

Изменение оформляют распорядительным документом работодателя. Обязательной формы приказа и единого порядка закон не устанавливает, поэтому на практике выбирают один из двух вариантов:

• приказ о внесении изменений в действующее штатное расписание с перечнем должностей, старым и новым окладом и датой, с которой действуют изменения;
• приказ об утверждении новой редакции штатного расписания целиком, если меняется большинство строк.

Дата начала действия нового оклада для МРОТ не может быть позже даты, с которой действует новый минимум. Если пересмотр запоздал и сейчас октябрь 2026 года, приказ фиксирует фактическую дату, а разницу между начисленной зарплатой и минимумом за прошедшие месяцы с 1 января 2026 года доначисляют отдельно. Новые оклады в штатном расписании и в трудовых договорах должны совпадать, иначе в документах компании по одной должности окажутся два разных размера оплаты.

Если штатное расписание ведётся в 1С:ЗУП, в Добыто для этого есть готовый модуль: он устанавливается и настраивается за один день, а документы синхронизируются автоматически. Новый оклад, внесённый в учётную систему, попадает в кадровые документы на подпись без повторного ввода.

Образцы штатного расписания, допсоглашения и уведомления для пересмотра окладов

Начните со штатного расписания: по нему видно, какие должности нужно поднимать, а образец допсоглашения служит основой для новой редакции пункта об окладе.

Что переписать в трудовом договоре и как оформить повышение оклада

Статья 57 ТК РФ относит к обязательным условиям трудового договора условия оплаты труда, в том числе размер тарифной ставки или оклада, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты. Если в договоре указан оклад ниже нового минимума, меняется именно этот пункт. Приказа по штатному расписанию для этого недостаточно: по статье 72 ТК РФ определённые сторонами условия договора меняются только по соглашению сторон в письменной форме.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

В дополнительном соглашении об изменении оклада указывают:

• номер и дату трудового договора, к которому оформляется соглашение;
• новую редакцию пункта об оплате труда с новым размером оклада, а для неполной ставки — с сохранением доли ставки;
• дату, с которой действует новый оклад;
• подписи работника и работодателя.

Двухмесячное уведомление по статье 74 ТК РФ к согласованному повышению не относится. Эта статья описывает одностороннее изменение условий договора по организационным или технологическим причинам. Уведомление понадобится, если компания решила поднять оклад за счёт снижения надбавок, а работник с новой структурой зарплаты не согласен: тогда новые условия вводятся не раньше чем через 2 месяца после письменного уведомления, а доплату до минимума за этот период начисляют по действующим условиям.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «При переходе на электронные допсоглашения мы регулярно слышим один и тот же довод: банки и микрофинансовые организации подписывают договоры кодом из SMS, значит, кадровые документы можно оформлять так же. Практика по займам и услугам опирается на часть 2 статьи 5 63-ФЗ, а трудовые отношения регулируют статьи 22.1-22.3 ТК РФ со своим перечнем документов и своими требованиями к виду подписи. Такая логика у клиента для нас первый признак того, что перечень документов и виды подписи в компании не разведены. До рассылки допсоглашений сверьте, какой вид подписи ваш ЛНА о КЭДО закрепляет за этим документом.»

Трудовой договор и дополнительные соглашения к нему можно оформлять в электронном виде. Исключения из КЭДО касаются других документов: трудовой книжки, приказа об увольнении, журнала инструктажей, акта о несчастном случае.

Как переписать штатное расписание и трудовые договоры под новый МРОТ: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Определите применимый минимум: федеральный МРОТ 27 093 рубля или региональную минимальную зарплату, если компания не направила мотивированный отказ от присоединения к соглашению в течение 30 календарных дней.
2. Шаг 2. Сравните с минимумом по каждой должности оклад за полную ставку и ежемесячные выплаты, без районного коэффициента, северной надбавки, сверхурочных, ночных, выходных, праздничных и совмещения.
3. Шаг 3. Составьте перечень должностей с суммой ниже минимума и подготовьте приказ об изменении штатного расписания с новыми окладами и датой их действия.
4. Шаг 4. Найдите трудовые договоры сотрудников на этих должностях, в которых указан прежний оклад, включая совместителей и работников на неполной ставке.
5. Шаг 5. Подготовьте дополнительные соглашения по статье 72 ТК РФ с новой редакцией пункта об оплате и датой, совпадающей с датой приказа.
6. Шаг 6. Подпишите соглашения с работниками на бумаге или в КЭДО: работник подписывает УКЭП или УНЭП, работодатель — УКЭП.
7. Шаг 7. Передайте новые оклады в расчёт зарплаты и доначислите разницу до минимума за месяцы, прошедшие с 1 января 2026 года, если пересмотр выполнен с опозданием.

Как подписать допсоглашения о новом окладе в КЭДО

По статье 22.3 ТК РФ работник подписывает дополнительное соглашение в КЭДО усиленной квалифицированной подписью или усиленной неквалифицированной подписью, в том числе УНЭП, выданной через инфраструктуру электронного правительства. На практике это Госключ: приложение, где работник входит по подтверждённой учётной записи Госуслуг, выпускает подпись и подтверждает документ, пришедший из системы КЭДО. Работодатель подписывает соглашение УКЭП. ПЭП для допсоглашения статья 22.3 не предусматривает.

Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников в Добыто выпускаются бесплатно на всех тарифах, УКЭП работник может получить через партнёров-удостоверяющих центров. При пересмотре окладов это снимает отдельный бюджет на подписи: допсоглашения уходят на подпись всем затронутым сотрудникам одной рассылкой.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Мы разводим во времени выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней. В споре об увольнении через КЭДО суд прочитал совпадение даты выдачи подписи и даты заявления как обстоятельство не в пользу работодателя, хотя Положение о КЭДО и перечень документов у него были оформлены правильно. Если сотрудники впервые получают УНЭП ради допсоглашений об окладе, проверьте по системе, что выпуск подписи и первые подписанные документы не приходятся на один день.»

Маршрут подписания: от кадровика до статуса «подписан обеими сторонами»

Двустороннее подписание допсоглашения в КЭДО проходит 4 шага: специалист по кадрам создаёт документ, работодатель подписывает его УКЭП серверным способом, сотрудник получает уведомление в Госключе и подписывает документ УНЭП в формате CAdES-T с меткой времени. Итоговый статус «подписан обеими сторонами» и отметки времени по каждому шагу система сохраняет вместе с документом.

Важный нюанс из практики: спор об увольнении работника, подавшего заявление через КЭДО, прошёл 4 инстанции. Районный суд и апелляция встали на сторону работодателя: у него было Положение о КЭДО, утверждённый перечень документов и порядок подписания. Кассационный суд общей юрисдикции решения отменил, потому что в материалах не оказалось сведений о порядке идентификации работника. При новом рассмотрении работник выиграл: подпись выдали в день подписания заявления, работник не умел пользоваться системой, и за него подписывал другой человек. Для допсоглашений об окладе это означает простую проверку: описан ли в ЛНА порядок идентификации и фиксирует ли система дату и обстоятельства выдачи подписи.

В практике Добыто перед рассылкой документов всей компании мы закладываем пилотную группу. Суд оценивает фактическую способность работника пользоваться системой, а не подпись в журнале ознакомления, поэтому пилот на одном подразделении показывает, кто из сотрудников не справляется с подписанием самостоятельно, до массовой рассылки допсоглашений.

Штрафы и доплаты при зарплате ниже МРОТ: во что обходится ошибка

Часть 6 статьи 5.27 КоАП РФ наказывает установление заработной платы ниже минимума, предусмотренного трудовым законодательством. Санкция — предупреждение или штраф: для должностного лица от 10 000 до 20 000 рублей, для ИП от 1 000 до 5 000 рублей, для организации от 30 000 до 50 000 рублей. За повторное нарушение, если компания или должностное лицо уже наказаны по части 6, часть 7 той же статьи предусматривает для должностного лица штраф от 20 000 до 30 000 рублей или дисквалификацию на срок от 1 года до 3 лет, для ИП от 10 000 до 30 000 рублей, для организации от 50 000 до 100 000 рублей.

Штраф — меньшая часть расходов. Недоплату до минимума придётся выплатить работнику за все месяцы, а статья 236 ТК РФ добавляет компенсацию не ниже 1/150 ключевой ставки за каждый день задержки от невыплаченной суммы. При неполной выплате компенсацию считают от фактически недоплаченной части; для сумм, которые вовсе не начислялись, она прямо предусмотрена, если право работника признано вступившим в силу решением суда. Срок выплаты задаёт статья 136 ТК РФ: зарплату платят не реже чем каждые полмесяца и не позднее 15 календарных дней после окончания периода, за который она начислена.

Расчёт на условном примере. Московская компания оставила оклад 27 093 рубля без ежемесячных надбавок при региональном минимуме 39 730 рублей. Недоплата на одного работника — 12 637 рублей в месяц, за январь-сентябрь 2026 года — 113 733 рубля до компенсации по статье 236 и штрафа. Для 10 сотрудников на таких должностях только основной долг составит 1 137 330 рублей.

Подписанное допсоглашение о новом окладе — главное доказательство того, что работодатель вовремя привёл договор в соответствие с минимумом. В споре его оценивают вместе с процедурой подписания.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Установить, что документ сформирован в системе от имени работника, для победы в споре недостаточно. Суд отдельно смотрит, был ли у работодателя порядок идентификации и зафиксирован ли он. Если порядок идентификации в вашем локальном акте о КЭДО не описан, спор можно проиграть при технически исправной подписи. Откройте Положение о КЭДО и проверьте, есть ли в нём этот раздел.»

Важный нюанс из практики: переход на электронные допсоглашения не отменяет права суда потребовать бумагу. Подлинник истребуют в двух ситуациях: когда его прямо запросил суд и когда только подлинник способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначают экспертизу документа, отдельных реквизитов или подписи. До отказа от бумажных экземпляров стоит определить, какие кадровые документы существуют у вас только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.

Стоимость КЭДО для подписания допсоглашений о новом окладе

Стоимость зависит от числа сотрудников, подключённых к КЭДО, и набора функций тарифа: видов подписи, интеграции с 1С и электронного архива. Цены указаны на дату публикации.

Итоговая сумма считается от численности сотрудников, которые подписывают документы в системе, и от выбранного тарифа: для компании до 25 человек достаточно «Старта», при интеграции с 1С:ЗУП и подписании допсоглашений сотнями нужен «Бизнес». Состав тарифов и условия перехода между ними опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО; при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.

Выводы

Новый минимум сравнивают с месячной зарплатой за полную норму, а не с окладом: должности, где оклад вместе с ежемесячными выплатами уже не ниже федерального или регионального минимума, документов не требуют. Там, где сумма ниже, оклад поднимают приказом по штатному расписанию и дополнительным соглашением по статье 72 ТК РФ, без уведомления за 2 месяца. Коэффициенты, северные надбавки, сверхурочные, ночные и совмещение начисляются сверх минимума, а для неполной ставки проверяется оклад за полную норму. Должности с суммой ниже 28 935 рублей стоит держать в отдельном списке до принятия закона о МРОТ на 2027 год.

Массовое переподписание допсоглашений — типовая задача, которую мы в Добыто закрываем через КЭДО: соглашения уходят сотрудникам на подпись УНЭП через Госключ, а подписанные экземпляры с отметками времени остаются в системе на случай проверки ГИТ или спора.

Частые вопросы о МРОТ и пересмотре окладов

Работник отработал полмесяца из-за больничного: доплачивать ли до полного МРОТ?

Нет. Гарантия части 3 статьи 133 ТК РФ привязана к полностью отработанной норме рабочего времени. За неполный месяц зарплату за отработанное время сравнивают с минимумом, пересчитанным пропорционально: при федеральном МРОТ 27 093 рубля и отработанной половине нормы — не меньше 13 546,50 рубля. Дни болезни оплачиваются пособием по временной нетрудоспособности и в это сравнение не входят.

Работник отказался подписывать допсоглашение о повышении оклада: что делать?

Обязанность платить не меньше минимума установлена частью 3 статьи 133 ТК РФ и не зависит от подписи работника. Пока соглашение не подписано, в договоре остаётся прежний оклад, а разницу до МРОТ или регионального минимума начисляют ежемесячно отдельной доплатой. Отказ от подписи стоит зафиксировать актом, а предложение подписать соглашение повторить.

Сколько времени у работника, чтобы взыскать недоплату до МРОТ?

По части 2 статьи 392 ТК РФ на обращение в суд по невыплате или неполной выплате зарплаты даётся 1 год со дня установленного срока выплаты соответствующей суммы. Срок считается отдельно по каждой выплате, поэтому при недоплате с января 2026 года каждый месяц имеет свою дату отсчёта. К основному долгу добавляется компенсация по статье 236 ТК РФ не ниже 1/150 ключевой ставки за каждый день задержки.

Распространяется ли региональный минимум на организации, финансируемые из федерального бюджета?

Круг работодателей определяет текст регионального соглашения. В Ярославской области минимальная зарплата 30 000 рублей с 1 января 2026 года не распространяется на работников организаций, финансируемых из федерального бюджета: для них ориентир — федеральный МРОТ 27 093 рубля. Аналогичную оговорку проверяют в соглашении своего региона до пересмотра окладов.

Нужно ли снова переписывать договоры, если с 2027 года МРОТ вырастет?

Только по тем должностям, где оклад вместе с ежемесячными выплатами окажется ниже нового минимума. Законопроект № 619-9 предлагает МРОТ 28 935 рублей с 1 января 2027 года, но на дату публикации закон не принят. Допсоглашения с датой вступления в силу 1 января 2027 года разумно готовить после принятия закона, чтобы сумма в них совпала с итоговой.