МРОТ с 1 января: как перейти без пересчётов задним числом

МРОТ с 1 января действует автоматически: закон о новом размере минимальной оплаты труда вступает в силу первого числа, и январская зарплата работника, полностью отработавшего норму рабочего времени, уже должна быть не ниже этой суммы по части 3 статьи 133 ТК РФ. На дату публикации действует МРОТ 27 093 рубля, установленный Федеральным законом от 28.11.2025 № 429-ФЗ; размер на следующий год утверждается отдельным федеральным законом, предыдущий был подписан 28 ноября. Сравнивать с минимумом нужно не оклад, а начисленную зарплату, но без оплаты сверхурочных, ночных, выходных и без районных коэффициентов. Главное различие: в регионе с действующим соглашением о минимальной заработной плате порог выше федерального, в Москве на 2026 год это 32 916 рублей, и сверять оклады надо именно с ним.

Разберём, какие выплаты закон разрешает засчитывать в минимум, а какие начисляются сверх него, и покажем два законных способа закрыть разрыв — повышение оклада и доплату до МРОТ — с критериями выбора между ними. Дадим декабрьский чек-лист: какие документы должны быть подписаны до 31 декабря, чтобы январь не пришлось пересчитывать. Цена пересчёта задним числом в цифрах, сценарная таблица по типам занятости, тарифы на подключение КЭДО и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Что закон сравнивает с МРОТ: зарплата целиком, а не оклад

Часть 3 статьи 133 ТК РФ сравнивает с минимумом месячную заработную плату работника, а не его оклад. Заработная плата по статье 129 ТК РФ состоит из вознаграждения за труд, компенсационных и стимулирующих выплат. Поэтому оклад 24 000 рублей при ежемесячной премии 6 000 рублей, предусмотренной положением об оплате труда, закрывает федеральный минимум 2026 года, а оклад 27 000 рублей без постоянных доплат — нет.

Из этой суммы Конституционный суд последовательно вывел четыре вида выплат. Они начисляются поверх минимума и не помогают дотянуть зарплату до него.

Отсюда практический вывод для декабрьской сверки: смотреть надо не на колонку «оклад» в штатном расписании, а на расчёт постоянной части заработка за полностью отработанный месяц без праздничных, ночных и сверхурочных. У сменного персонала и охраны разрыв обнаруживается чаще всего именно потому, что в зарплату январского табеля щедро входят праздничные часы, а они в минимум не засчитываются.

Федеральный или региональный МРОТ: с каким значением сверять оклады

Статья 133.1 ТК РФ разрешает субъекту РФ установить свой размер минимальной заработной платы региональным соглашением. Он не может быть ниже федерального и на практике выше: в Москве на 2026 год это 32 916 рублей против федеральных 27 093 рублей. Разница в 5 823 рубля на человека в месяц — это и есть цена ошибки в выборе базы для сверки.

Присоединение к региональному соглашению устроено по умолчанию. Если работодатель в течение 30 календарных дней со дня официального опубликования предложения о присоединении не направил в уполномоченный орган исполнительной власти субъекта мотивированный письменный отказ, соглашение считается распространённым на него со дня опубликования предложения и подлежит обязательному исполнению. Молчание означает согласие, а не отказ. Проверить статус можно двумя действиями: найти текст действующего регионального соглашения о минимальной заработной плате на сайте органа по труду субъекта и поднять внутреннюю переписку за прошлые годы на предмет направленного отказа.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Самая частая ошибка декабря — сверять оклады с федеральной цифрой из новостей. Если компания работает в субъекте с региональным соглашением и не отказывалась от присоединения к нему в отведённые 30 календарных дней, минимум для неё региональный. Поднимите штатное расписание по каждому обособленному подразделению отдельно: филиал в другом субъекте живёт по своему соглашению, а не по соглашению головного офиса.»

Для компаний с подразделениями в нескольких регионах это означает не одну сверку, а столько, сколько субъектов в оргструктуре. Работник сравнивается с минимумом того региона, где расположено его рабочее место.

Два способа закрыть разрыв: повышение оклада или доплата до МРОТ

Закон не обязывает поднимать именно оклад. Обязанность одна: начисленная за месяц зарплата при полной норме не ниже минимума. Отсюда два рабочих варианта, и выбор между ними определяет объём бумаг, который придётся оформить в декабре.

Повышение оклада. Меняются штатное расписание и трудовой договор. Нужны приказ о внесении изменений в штатное расписание либо утверждение штатного расписания в новой редакции и дополнительное соглашение с каждым работником, чей оклад меняется. Двухмесячное уведомление по статье 74 ТК РФ здесь не требуется: условия меняются по соглашению сторон и в пользу работника, а статья 74 регулирует одностороннее изменение по причинам организационного или технологического характера.

Доплата до МРОТ. Оклады остаются прежними, а в положение об оплате труда вводится компенсирующая выплата: если начисленная за месяц зарплата при полностью отработанной норме оказалась ниже минимума, разница доплачивается. Трудовые договоры при такой схеме не переподписываются: меняется локальный нормативный акт, с которым работников знакомят. Формулировка должна отсылать к действующему размеру минимальной заработной платы, а не к конкретной сумме, иначе ЛНА придётся переутверждать каждый январь.

Разница между вариантами проявляется не в январе, а через год. Доплата до МРОТ обнуляет различия в оплате внутри нижнего грейда: и уборщик, и кладовщик, и начинающий оператор получают одинаковую сумму независимо от разряда. Повышение окладов сохраняет структуру, но тянет за собой всю вилку: если нижний оклад подняли на 20,7%, соседний грейд оказывается рядом, и через несколько лет система оплаты труда схлопывается. В практике Добыто это чаще всего решают гибридно: оклады поднимают точечно там, где разрыв между разрядами стал меньше 10%, а остальным ставят доплату.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Закрепите порядок доплаты в положении об оплате труда

Когда повышать оклады не нужно

Три ситуации, в которых декабрьская кампания по повышению не требуется вовсе. Первая: постоянная часть заработка уже выше регионального минимума у всех позиций штатного расписания, включая ставки 0,5 и 0,25 в пересчёте на полную норму. Вторая: в положении об оплате труда уже есть доплата до минимальной заработной платы со ссылкой на действующий размер, а не на сумму, — она сработает сама с 1 января. Третья: разрыв есть только у работников, которые в январе не отработают норму полностью из-за отпуска или больничного, — у них зарплата и так начисляется пропорционально, и правило части 3 статьи 133 ТК РФ к ним применяется в той же пропорции.

Сколько стоит пересчёт задним числом

Перерасчёт после 1 января не сводится к доплате разницы. Статья 236 ТК РФ в редакции Федерального закона от 30.01.2024 № 3-ФЗ обязывает начислять проценты и на суммы, которые не были начислены своевременно. Компенсация считается со дня, следующего за днём, в который выплата должна была быть произведена при своевременном начислении, по день фактического расчёта включительно, и не может быть ниже 1/150 действующей ключевой ставки Банка России от невыплаченной суммы за каждый день задержки. Размер может быть повышен коллективным договором, ЛНА или трудовым договором, но не снижен.

Административная часть: установление заработной платы в размере менее размера, предусмотренного трудовым законодательством, наказывается по части 6 статьи 5.27 КоАП РФ. Предупреждение или штраф на должностных лиц от 10 000 до 20 000 рублей, на индивидуальных предпринимателей от 1 000 до 5 000 рублей, на юридических лиц от 30 000 до 50 000 рублей. Повторное нарушение по части 7 той же статьи — на юридических лиц от 50 000 до 100 000 рублей, для должностных лиц возможна дисквалификация.

К этому добавляется бухгалтерская работа, которую обычно никто не считает: корректировка расчёта по страховым взносам и 6-НДФЛ за отчётный период, пересчёт среднего заработка у всех, кто в январе был в отпуске или командировке, повторная выдача расчётных листков. Перерасчёт на 40 человек занимает у расчётной группы больше времени, чем декабрьская подготовка на весь штат.

Декабрьская диагностика: что проверить до конца года

Подготовка начинается не с приказа, а с выгрузки. Нужен список работников, у которых постоянная часть заработка за полностью отработанный месяц оказывается ниже ожидаемого минимума. Ниже — перечень того, что проверяется до того, как кадровая служба сядет за документы.

1. Региональный порог. Действующее соглашение о минимальной заработной плате по каждому субъекту, где есть рабочие места, и факт отказа от присоединения, если он направлялся.
2. Позиции штатного расписания. Все строки с окладом ниже порога, включая неполные ставки в пересчёте на полную норму.
3. Состав постоянной части. Какие выплаты по положению об оплате труда начисляются ежемесячно и гарантированно, а какие зависят от показателей и могут не начислиться.
4. Сменный персонал. Работники, у которых значительная часть заработка формируется ночными и праздничными часами: у них разрыв не виден по табелю, но виден по расчёту.
5. Совместители и неполное время. Пропорция ставки и фактическая норма часов по производственному календарю нового года.
6. Формулировки в договорах. Пункты вида «оклад в размере МРОТ» без суммы: их придётся переписывать отдельно, иначе расчёт и договор разойдутся.
7. Готовность к рассылке. Наличие подписанного согласия на КЭДО у каждого работника, которому уйдёт дополнительное соглашение, и действующей электронной подписи.

Важный нюанс из практики: первые дни работы человека в системе электронного документооборота — зона повышенного риска: суды прямо рассматривают первичное использование системы как обстоятельство, при котором ошибочное действие вероятно. Поэтому декабрьский пакет не стоит делать первым документом для новичка: сначала пилотная группа из тех, кто уже подписывал документы электронно, затем остальные. В Добыто мы закладываем такую пилотную группу перед раскаткой на всю компанию, и это снимает основную часть ошибок настройки маршрута.

Как перевести штат на новый МРОТ до 31 декабря: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Определите базу сравнения по каждому субъекту: федеральный размер МРОТ на новый год либо размер по региональному соглашению о минимальной заработной плате.
2. Шаг 2. Выгрузите из расчётной системы постоянную часть заработка за полностью отработанный месяц по каждому работнику и сопоставьте её с базой. Ночные, сверхурочные, праздничные и районные коэффициенты из расчёта исключите.
3. Шаг 3. Выберите механизм: повышение окладов, доплата до минимума или сочетание обоих для разных групп должностей.
4. Шаг 4. Подготовьте комплект: новую редакцию положения об оплате труда при доплате, проект штатного расписания и приказ при повышении окладов, дополнительные соглашения по каждому работнику, чьи условия меняются.
5. Шаг 5. Проставьте в документах дату вступления в силу 1 января нового года, а дату подписания — декабрьскую. Документ, подписанный 15 января, вводит изменения задним числом со всеми последствиями статьи 236 ТК РФ.
6. Шаг 6. Разошлите пакет на подписание и проконтролируйте статусы. Работники в отпуске и на больничном в декабре — отдельный список: у них подписание занимает больше времени.
7. Шаг 7. Внесите новые оклады и правило доплаты в расчётную программу и прогоните тестовый расчёт января до закрытия декабря.

Важный нюанс из практики: в спорах по электронным кадровым документам доказывание идёт в два этапа. Сначала подтверждается право компании вообще вести кадровые документы электронно: согласие работника на КЭДО, ознакомление с локальным актом, использование электронной подписи, получение документа. И только потом — что конкретное дополнительное соглашение подписано. Если первый этап рассыпается, до второго дело не доходит, каким бы аккуратным ни был журнал подписания.

Документы, которые должны быть подписаны до 31 декабря

Комплект зависит от выбранного механизма, но дата на нём в обоих случаях декабрьская. Приказ об утверждении новой редакции положения об оплате труда, приказ о внесении изменений в штатное расписание или штатное расписание в новой редакции, дополнительные соглашения к трудовым договорам, лист ознакомления с изменённым ЛНА. Уведомление по форме статьи 74 ТК РФ нужно только в редком сценарии, когда одновременно с повышением минимума меняется сама система оплаты труда не в пользу работника, например убирается ежемесячная премия, — тогда срок два месяца обязателен и декабрьской подготовки уже не хватит.

Массовая рассылка на 300 или 3000 человек — это не 300 писем, а один маршрут и один шаблон. В сервисе Добыто дополнительное соглашение создаётся по шаблону с автоподстановкой данных сотрудника, маршрут выбирается из готовых, а статус каждого документа виден в общей таблице с фильтрами по типу, сотруднику и статусу. Документы, по которым действие не совершено, отбираются во вкладке «Требуют действия», и декабрьский контроль сводится к работе с этим списком, а не к обзвону.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Журнал подписания смотрят до того, как спор начался, а не после. Перед закрытием года мы сверяем выгрузку по декабрьскому пакету: кому документ ушёл, кто открыл, кто подписал, у кого ключ выдан позже даты подписания. Несостыковка в датах ключа и подписи всплывает не в декабре, а на проверке через полгода, когда исправлять уже нечем.»

Образцы кадровых документов для перехода на новый МРОТ

Комплект под декабрьскую кампанию: начните со штатного расписания, от его новой редакции считаются все остальные документы.

Когда правило «не ниже МРОТ» работает иначе

Норма части 3 статьи 133 ТК РФ обусловлена двумя условиями: работник полностью отработал за месяц норму рабочего времени и выполнил нормы труда. Если хотя бы одно не выполнено, полный минимум не гарантирован, и требование применяется в пропорции. Ниже — сценарии, которые в декабрьской сверке ведут себя по-разному.

Из таблицы видно, где декабрьская кампания обычно даёт сбой: неполные ставки и совместители выпадают из выгрузки, потому что их оклад в штатном расписании и так выглядит маленьким и не вызывает вопросов. Фильтровать нужно по пересчёту на полную норму.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Проверяйте филиалы отдельной выгрузкой по каждому субъекту. Работник сравнивается с минимумом того региона, где его рабочее место, и в компании с подразделениями в пяти субъектах получается пять разных порогов в одном штатном расписании. Если оргструктура в кадровой системе не размечена по регионам, разметьте до декабря: после Нового года это уже перерасчёт.»

Что ещё считается от МРОТ с 1 января

Минимальный размер оплаты труда применяется не только для регулирования оплаты труда, но и для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, а также для иных целей обязательного социального страхования. Это прямо записано в статье 3 Федерального закона от 19.06.2000 № 82-ФЗ, поэтому январская смена цифры автоматически тянет за собой несколько расчётов.

Пособия по временной нетрудоспособности. Если пособие в расчёте за полный календарный месяц оказывается ниже минимума, оно исчисляется из МРОТ по части 6.1 статьи 14 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ. При неполном рабочем дне минимум берётся пропорционально отработанному времени, а в районах с федеральными районными коэффициентами — с их учётом. Порядок назначения и состав сведений, которые работодатель передаёт для расчёта, описаны в разделе о пособии по временной нетрудоспособности на сайте Социального фонда России.

Страховые взносы для малого и среднего бизнеса. Пониженный тариф 15% применяется к части выплат работнику за месяц, превышающей 1,5 федерального МРОТ; в пределах этой суммы действует основной тариф. При МРОТ 27 093 рубля граница проходит по 40 639,50 рубля. С 1 января 2026 года по Федеральному закону от 28.11.2025 № 425-ФЗ льготу применяют не все субъекты МСП, а те, у кого код ОКВЭД основной деятельности входит в перечень, утверждённый распоряжением Правительства РФ от 27.12.2025 № 4125-р.

Стоимость перехода на электронное подписание кадровых документов

Стоимость зависит от численности и от того, нужны ли интеграция с 1С и электронный архив. Электронные подписи для сотрудников входят в тариф и отдельно не покупаются.

Итоговая сумма складывается из численности и выбранного набора функций: электронный архив, кастомные шаблоны и интеграция с 1С доступны начиная с тарифа «Бизнес», а выделенный сервер и SLA — на «Корпорации». Условия по каждому тарифу и состав функций опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО; тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.

Выводы

Январская зарплата должна соответствовать новому минимуму с первого дня, а значит вся бумажная часть делается в декабре: сверка постоянной части заработка с региональным, а не федеральным порогом, выбор между повышением окладов и доплатой, приказ, новая редакция штатного расписания или ЛНА и подписанные допсоглашения с декабрьской датой. Сравнивается зарплата целиком, но без ночных, сверхурочных, праздничных и районных коэффициентов. Опоздание превращает разницу в окладах в проценты по статье 236 ТК РФ, штраф по части 6 статьи 5.27 КоАП РФ и корректировку отчётности.

Узкое место декабрьской кампании обычно не в юридической части, а в скорости сбора подписей: в конце года половина штата в отпусках, а бумажный обход подразделений не укладывается в оставшиеся недели. Мы в Добыто закрываем этот участок шаблоном допсоглашения с автоподстановкой, готовым маршрутом подписания и общей таблицей статусов, по которой видно, у кого документ ещё не подписан, пока декабрь не закончился.

Частые вопросы

Нужно ли уведомлять работника за два месяца, если зарплата повышается?

Нет. Двухмесячный срок из статьи 74 ТК РФ относится к одностороннему изменению условий трудового договора по причинам организационного или технологического характера. Повышение оклада оформляется дополнительным соглашением по статье 72 ТК РФ, то есть по соглашению сторон, и подписывается в любой момент до даты вступления изменений в силу. Два месяца понадобятся в обратной ситуации: если вместе с подтягиванием оклада к минимуму работодатель убирает или сокращает другую выплату.

В трудовом договоре написано «оклад в размере МРОТ». Нужно ли что-то менять?

Такую формулировку лучше заменить конкретной суммой. Статья 57 ТК РФ требует указывать в трудовом договоре условия оплаты труда, включая размер тарифной ставки или оклада, то есть определённую величину. Отсылка к минимуму без суммы создаёт спор о том, какой размер применяется: федеральный или региональный, и каким он был на конкретную дату. Заменить формулировку можно тем же дополнительным соглашением, которым оформляется январское повышение.

Что делать, если региональное соглашение о минимальной заработной плате опубликовали после 1 января?

Ориентиром служит дата, с которой соглашение вводит новый размер, и дата официального опубликования предложения о присоединении. У работодателя есть 30 календарных дней со дня опубликования предложения, чтобы направить в уполномоченный орган субъекта мотивированный письменный отказ. Если отказ не направлен, соглашение считается распространённым на работодателя со дня опубликования предложения, и зарплату придётся привести в соответствие с региональным порогом с указанной в соглашении даты.

Влияет ли новый МРОТ на больничный, который начался в декабре и продолжается в январе?

Пособие рассчитывается по правилам, действующим на день наступления страхового случая, то есть по декабрьским. Новый минимум применяется к случаям, наступившим с 1 января. Отдельно проверьте работников с низким заработком в расчётном периоде и тех, кто работает неполный день: у них пособие часто считается именно из минимума по части 6.1 статьи 14 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ, и январская цифра изменит сумму.

Можно ли включить в минимум доплату за совмещение должностей?

Доплата за совмещение по статье 151 ТК РФ — это оплата дополнительной работы, которую работник выполняет сверх обязанностей по своей должности в течение той же смены. Она не характеризует выполнение нормы труда по основной должности, и рассчитывать на неё как на способ дотянуть оклад до минимума рискованно. Безопаснее закрывать разрыв по основной должности окладом или доплатой до минимальной заработной платы, а совмещение оплачивать сверх.

Как быть со сдельщиком, который в январе не выполнил норму выработки?

Гарантия части 3 статьи 133 ТК РФ обусловлена двумя условиями сразу: отработана норма рабочего времени и выполнены нормы труда. При невыполнении норм труда по вине работника оплата производится по фактически выполненной работе, и полный минимум не гарантируется. Но причину невыполнения придётся зафиксировать документально: если норма не выполнена по вине работодателя или по причинам, не зависящим от сторон, применяются правила статьи 155 ТК РФ, и расчёт будет другим.

Новый размер МРОТ утвердили в конце ноября. Успеем ли мы подготовить документы?

Успеть можно, если сверку постоянной части заработка провести заранее, не дожидаясь публикации закона. Список работников с разрывом и решение о механизме не зависят от точной цифры: меняется только сумма в приказе и допсоглашении. При электронном подписании пакет на несколько сотен человек уходит в один приём, и критичным остаётся не объём рассылки, а доля работников, отсутствующих в декабре.