Какие графы должны быть в журнале учёта обучения работников

Журнал учёта обучения работников закон не утверждает ни по форме, ни по составу граф: работодатель определяет их сам, а проверяющие смотрят на содержание записей. Рабочий минимум — 14 граф: номер записи, ФИО, должность и подразделение, дата рождения, вид и тема обучения, основание, форма и место, даты начала и окончания, объём в часах, результат проверки знаний, реквизиты выданного документа, дата следующего обучения, подписи работника и ответственного. Главное различие, от которого зависит набор граф, — обязательное обучение по нормативу и корпоративное развитие. В первом случае графы диктует норматив: протокол, номер записи в реестре Минтруда, жёсткая периодичность. Во втором графы задаёт компания: формат, наставник, оценка результата.

Разберём каждую графу: что в неё вносить, кто заполняет и какая запись вызывает вопросы у ГИТ. Покажем, чем сертификат отличается от удостоверения о повышении квалификации и как проверить документ работника по федеральному реестру. Отдельно — что можно вести в электронном виде, а какие записи по закону остаются с собственноручной подписью. Таблица граф по видам обучения, сценарии для компаний разного профиля, стоимость перевода кадрового учёта в электронный вид и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Готовую форму журнала со всеми графами можно скачать здесь и дальше сверять с ней разбор по разделам.

Обязателен ли журнал учёта обучения и что требует закон

Единой утверждённой формы журнала учёта обучения работников в законодательстве нет. Пункт 88 Правил обучения по охране труда, утверждённых постановлением Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464, прямо оставляет работодателю выбор способа и формы документирования обучения и регистрации инструктажей. Требования предъявляются к составу сведений, а не к бланку: пункт 86 определяет, что фиксируется по вводному инструктажу, пункт 87 — по первичному, повторному, внеплановому и целевому.

Постановление продлено до 1 сентября 2032 года, а поправки, внесённые постановлением Правительства РФ от 30.06.2026 № 805, действуют с 31 августа 2026 года. Из практически значимого для журнала: периодичность обучения по программе «В» стала не реже одного раза в 3 года, если специальные требования не устанавливают иное, а изменение законодательства само по себе перестало быть безусловным основанием для внепланового обучения. Обе поправки влияют на графу с датой следующего обучения, и записи, сделанные по старой логике, придётся пересчитывать.

За пределами охраны труда журнал держится на статье 196 ТК РФ: необходимость подготовки работников для собственных нужд работодатель определяет сам, а формы обучения и перечень профессий закрепляет в локальном нормативном акте с учётом мнения представительного органа работников. Отсюда практический вывод для кадровика: журнал — это ЛНА-производный документ. Он приобретает силу доказательства, когда его форма утверждена приказом или приложением к положению об обучении, а не заведена в свободном файле.

Обязательные графы журнала: базовый набор

Базовый блок граф закрывает три вопроса проверяющего: кого учили, чему учили и чем это подтверждено. Ниже состав, который мы используем как основу и дальше расширяем под конкретный вид обучения.

Графа «дата следующего обучения» в типовых бланках встречается редко, а именно она превращает журнал из архива в инструмент планирования: по ней формируют напоминания и годовой бюджет. Второе, что часто пропускают, — графа основания: без неё через год невозможно объяснить, почему конкретного работника учили именно по этой программе.

Персональные данные: что в журнал не вносят

Журнал учёта обучения обрабатывает персональные данные работников, поэтому состав граф ограничен принципом соответствия объёма данных цели обработки по 152-ФЗ. Паспортные данные, адрес регистрации, сведения о здоровье и семейном положении в журнале не нужны: цель обработки — подтвердить факт обучения. СНИЛС вносят только в тех компаниях, которые сами передают сведения в реестр обученных лиц, поскольку идентификация в реестре идёт по СНИЛС.

Как графы меняются в зависимости от вида обучения

Один журнал на все виды обучения ведут почти все, и это допустимо. Но набор заполняемых граф отличается: по обязательному обучению журнал только дублирует первичные документы, по корпоративному — сам является первичным документом.

Из таблицы видно закономерность: чем жёстче норматив, тем больше граф журнала ссылаются на внешние документы, и тем важнее графа с их реквизитами. Для внутреннего обучения всё наоборот: если запись в журнале неполная, доказать факт обучения нечем.

Охрана труда: где заканчивается журнал и начинается протокол

Журнал не заменяет протокол проверки знания требований охраны труда. Протокол содержит собственный набор обязательных сведений: наименование работодателя, реквизиты приказа о создании комиссии, состав комиссии, наименование программы и её продолжительность в часах, данные проверяемого работника, результат проверки, дату и регистрационный номер записи в реестре обученных лиц, который присваивается после передачи сведений в информационную систему Минтруда. В журнале дублируются только реквизиты протокола, номер записи в реестре и дата следующей проверки.

Периодичность задаёт дату в графе следующего обучения. Обучение требованиям охраны труда проводится не реже одного раза в 3 года, повторный инструктаж — не реже одного раза в 6 месяцев, а обучение первой помощи для вновь принятых и переведённых работников — в сроки, установленные работодателем, но не позднее 60 календарных дней после заключения трудового договора или перевода. Если графа рассчитана от даты выдачи удостоверения, а не от даты проверки знаний, срок сдвигается, и работник формально выпадает из периодичности.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Экологическая безопасность: кто попадает в журнал

Статья 73 Федерального закона «Об охране окружающей среды» требует подготовки в области охраны окружающей среды и экологической безопасности от руководителей организаций и специалистов, ответственных за принятие решений при осуществлении деятельности, которая оказывает или может оказать негативное воздействие на окружающую среду. Норма привязана не к названию должности, а к полномочию принимать решения, поэтому в графе основания корректнее ссылаться на приказ с перечнем таких лиц, а не писать «по должности эколог».

Периодичность экологической подготовки федеральный закон не устанавливает, в отличие от охраны труда. Работодатель закрепляет её в ЛНА и по этой же периодичности заполняет графу следующего обучения. Отдельная строка — работники, допущенные к обращению с отходами I-IV классов опасности: по статье 15 89-ФЗ им нужен документ о квалификации, полученный по итогам профобучения или ДПО, и в журнале это отражают графой с классом опасности и видом работ.

Графа «выданный документ»: сертификат, удостоверение, диплом

Три документа с разным правовым весом регулярно попадают в одну графу, и по журналу становится непонятно, подтверждена ли квалификация. Удостоверение о повышении квалификации и диплом о профессиональной переподготовке — документы о квалификации по 273-ФЗ: удостоверение выдают по программам от 16 академических часов, диплом — по программам профпереподготовки от 250 часов. Сертификат к документам о квалификации не относится: его форму организация определяет сама, он подтверждает участие в мероприятии или прохождение курса, но не даёт права выполнять работу, для допуска к которой нормативом требуется документ о квалификации.

Практическое следствие для кадровика: в графе указывают вид документа, его номер, дату выдачи и организацию, которая его выдала. Если по нормативу требуется удостоверение, а работник принёс сертификат внутреннего курса, запись в журнале не закрывает требование, и это видно сразу, а не в момент проверки. Подлинность удостоверения о повышении квалификации и диплома о профпереподготовке проверяют по федеральному реестру сведений о документах об образовании и квалификации: организации ДПО обязаны вносить туда данные о каждом выданном документе, и отсутствие записи — повод запросить у учебного центра объяснение до внесения записи в журнал.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Мы закладываем проверку документа по реестру до того, как запись попадёт в журнал, а не после. Разница в трудозатратах небольшая, а цена ошибки другая: запись о несуществующем удостоверении делает недостоверным весь блок сведений по этому работнику, и восстанавливать его придётся вместе с датами периодичности.»

Графы для корпоративного обучения: формат, наставник, результат

Обязательное обучение занимает меньшую часть реального обучения в компании. Модель 70-20-10 описывает распределение: около 70% профессионального развития даёт работа над реальными задачами, 20% — обучение у коллег и наставника, 10% — формальные курсы и программы. Журнал, в котором есть графы только под курсы, фиксирует десятую часть картины, поэтому в корпоративный блок добавляют четыре графы.

• Формат обучения. Синхронный формат — занятие в назначенное время с преподавателем: вебинар, тренинг, очный курс. Асинхронный — курс в LMS, видеозапись, текстовый материал, которые работник проходит в удобное время. Для асинхронного формата даты начала и окончания заполняются периодом доступа, а не датой занятия.
• Наставник. ФИО и должность наставника, период наставничества. С 1 марта 2025 года наставничество регулируется статьёй 351.8 ТК РФ: поручить его можно только с письменного согласия работника, содержание, сроки и форма выполнения фиксируются в трудовом договоре или дополнительном соглашении, а доплата за наставничество обязательна. Работодатель вправе досрочно отменить поручение, предупредив работника не менее чем за 3 рабочих дня.
• Связь с матрицей компетенций и ИПР. В графе основания для развивающих программ ставят ссылку на пункт индивидуального плана развития или на строку матрицы компетенций подразделения. Так журнал показывает, закрывает ли обучение конкретный разрыв в навыках или проведено по остаточному принципу.
• Результат и оценка. Балл теста, отметка о выполнении практического задания, оценка руководителя через установленный срок после обучения.

По этим графам считаются рабочие показатели, которые невозможно вывести из бумажной подшивки: доля новичков, закреплённых за наставником, к общему числу принятых за период; доля сотрудников подразделения, прошедших обучение по критичным для него компетенциям; средний срок от заявки на обучение до его завершения. В практике Добыто эти три показателя чаще всего и запрашивает руководство, когда защищается бюджет на следующий год.

Кейс из практики: компания с несколькими десятками должностей вела адаптацию двумя способами — сажали новичка рядом с опытным сотрудником и выдавали список из 130-140 вопросов для проработки. Учёт сводился к отметке «прошёл». После перевода обучения в корпоративную академию с треками примерно под 66 должностей и встроенными тестами журнал стал заполняться автоматически: программа, даты, результат теста. Наполнение системы заняло около полугода, зато отметка «прошёл» превратилась в проверяемую запись с баллом.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Наставничество — самый недоучтённый вид обучения в кадровых документах. Новичок учится рядом с человеком, который делает работу вживую, а в журнале это никак не отражается. Мы заводим отдельные графы под наставника и период: они нужны и для доплаты по статье 351.8 ТК РФ, и для того, чтобы понимать, кто из сотрудников реально тянет обучение команды.»

Важный нюанс из практики: базовая адаптация новичка по системе из двух блоков — папки сотрудника (ценный конечный продукт компании, цели, организационные политики) и папки должности (продукт должности, статистика, полномочия, технология работы по шагам) — занимает 3-5 дней. Это отдельная запись в журнале со своим сроком и своим ответственным, и смешивать её с записью о вводном инструктаже не нужно: у них разные основания и разные последствия при проверке.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Электронный журнал: что можно перевести в КЭДО, а что нельзя

Пункт 88 Правил 2464 не ограничивает работодателя в способе документирования, поэтому вести журнал в электронном виде допустимо. Ограничение приходит из другой нормы: по части 3 статьи 22.1 ТК РФ положения об электронном документообороте не применяются к документам, подтверждающим прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемым работником. Журнал регистрации инструктажей остаётся с собственноручной подписью, даже если вся остальная кадровая документация уже в КЭДО.

Всё, что не относится к инструктажам, переводится в электронный вид без этой оговорки: учёт ДПО, внутреннего обучения, наставничества, тестирования, ознакомление с положением об обучении и с программами. Подписание работником ведётся усиленной неквалифицированной электронной подписью в системе КЭДО или простой электронной подписью в тех случаях, которые допускает статья 22.3 ТК РФ. В практике Добыто мы разводим эти два контура на этапе настройки: журнал инструктажей остаётся бумажным, остальной учёт обучения уходит в электронный маршрут с автоматической датой и подписью.

Шаблоны для учёта обучения: положение, заявка, протокол

Комплект собран вокруг журнала: начните с положения об обучении, потому что именно им утверждается форма журнала и состав граф.

Как завести журнал учёта обучения: пошаговая инструкция

Что проверить до того, как заводить журнал

1. Составлен ли перечень должностей, для которых обучение обязательно по нормативу.
2. Утверждён ли приказом перечень работников, обучаемых первой помощи, и лиц, ответственных за принятие решений с экологическими последствиями.
3. Есть ли действующее положение об обучении персонала и приложением к нему форма журнала.
4. Назначен ли ответственный за ведение журнала и указан ли он в приказе.
5. Собраны ли протоколы и удостоверения по уже обученным работникам, чтобы перенести данные без пробелов.
6. Определено ли, какие записи остаются бумажными из-за ограничения части 3 статьи 22.1 ТК РФ.

Как оформить журнал: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Разделите учёт на два контура: обязательное обучение по нормативам и корпоративное развитие. Состав граф в них разный, а журнал может быть один.
2. Шаг 2. Утвердите форму журнала приложением к положению об обучении и издайте приказ о вводе её в действие с указанием ответственного.
3. Шаг 3. Внесите базовые 14 граф и добавьте графы под те виды обучения, которые есть в вашей компании: номер записи в реестре обученных лиц, класс опасности отходов, наставник, формат.
4. Шаг 4. Для бумажного журнала пронумеруйте страницы, прошнуруйте и заверьте подписью ответственного лица; для электронного — настройте фиксацию даты записи и запрет на исправление задним числом.
5. Шаг 5. Перенесите сведения по действующим работникам из протоколов и удостоверений, рассчитайте по каждому дату следующего обучения.
6. Шаг 6. Настройте напоминания за 30 календарных дней до наступления даты следующего обучения и назначьте, кто формирует заявку на обучение по этому сигналу.
7. Шаг 7. Через квартал сверьте журнал с приказами и протоколами: расхождения на этом сроке ещё можно закрыть, а через год они превращаются в пробел за период.

Ошибки в графах и во что они обходятся

Допуск работника к работе без обучения и проверки знаний требований охраны труда наказывается по части 3 статьи 5.27.1 КоАП РФ: штраф на должностное лицо и на ИП составляет от 15 000 до 25 000 рублей, на юридическое лицо — от 110 000 до 130 000 рублей. Незаполненная графа результата или отсутствие подписи работника переводит запись в разряд неподтверждённых, и обучение считается непроведённым со всеми последствиями.

Типичные дефекты записей повторяются из компании в компанию: тема обучения указана обобщённо, вместо программы написано направление; дата проверки знаний подменена датой выдачи удостоверения; в графе организации нет ИНН учебного центра; подпись работника проставлена одним лицом за весь отдел. Отдельная ошибка — ведение журнала задним числом перед проверкой: сплошное заполнение одним почерком и одной пастой за два года легко читается, а расхождение с датами приказов фиксируется в акте. В практике Добыто первый аудит журналов при подключении компании к электронному учёту почти всегда вскрывает две вещи: записи без результата проверки знаний и работников, у которых дата следующего обучения уже прошла.

Цена ошибки не сводится к штрафу. При несчастном случае журнал становится доказательством в расследовании и в суде, а пробел в записях толкуется не в пользу работодателя. При споре о взыскании затрат на обучение с уволившегося работника суд смотрит на связку соглашения об обучении, приказа и записи в журнале: если запись не показывает объём, стоимость и период обучения, взыскание рассыпается.

Когда отдельный журнал учёта обучения не нужен

Компании до 15 человек, где все работники заняты офисным трудом и используют только офисную технику, ведут минимальный контур. Пункт 13 Правил 2464 позволяет освободить таких работников от первичного инструктажа на рабочем месте при условии, что перечень освобождённых должностей утверждён работодателем. Обучение при этом не отменяется полностью: вводный инструктаж и обучение требованиям охраны труда остаются, но объём записей сокращается, и отдельный журнал корпоративного обучения при численности в несколько человек создаёт больше работы, чем пользы. Достаточно раздела в общем кадровом учёте.

Какие графы критичны для разных компаний

Универсального набора нет: критичность граф зависит от профиля деятельности и численности.

Начинайте с того контура, где нарушение стоит дороже: для производства это протокол и периодичность, для розницы — учёт наставничества и адаптации.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой учёта обучения на всю компанию: берём одно подразделение, ведём журнал месяц и смотрим, какие графы остаются пустыми. Пустая графа означает либо что она не нужна, либо что в процессе нет человека, который её заполняет. Разбираться с этим на 30 сотрудниках дешевле, чем на 3000.»

Стоимость перевода кадрового учёта и учёта обучения в электронный вид

Стоимость зависит от численности сотрудников, набора подписей и того, нужна ли интеграция с 1С.

Итоговая сумма складывается из численности и выбранного набора функций: интеграция с 1С, электронный архив и приоритетная поддержка входят в тариф «Бизнес», а требования по выделенному серверу и SLA рассчитываются отдельно. Актуальные условия и состав каждого тарифа приведены на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.

Отдельная статья расходов, которую забывают заложить, — обучение самих кадровиков работе в новой системе и перенос исторических записей журнала. Этот объём считается по численности и глубине архива.

Выводы

Состав граф журнала работодатель определяет сам, но содержание записей проверяется по нормативу: пункты 86-88 Правил 2464 задают минимум по инструктажам, 273-ФЗ разграничивает удостоверение, диплом и сертификат, статья 73 7-ФЗ добавляет экологический контур, а статья 351.8 ТК РФ — наставничество. Базовый набор из 14 граф закрывает обязательную часть, ещё четыре графы под формат, наставника, связь с матрицей компетенций и результат делают журнал пригодным для управления обучением, а не только для отчёта. Записи об инструктажах по охране труда остаются с собственноручной подписью работника по части 3 статьи 22.1 ТК РФ, остальной учёт переводится в электронный вид.

Мы в Добыто настраиваем электронный контур учёта обучения так, чтобы обязательные и корпоративные записи не смешивались: подписание идёт усиленной неквалифицированной подписью, даты и подписи проставляются автоматически, а бумажный журнал инструктажей остаётся там, где его требует закон.

Частые вопросы об учёте обучения работников

Сколько хранить журнал учёта обучения

Сроки установлены приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Журналы регистрации инструктажей по охране труда хранятся 45 лет, документы об обучении по охране труда — 5 лет. Для журнала смешанного типа, где есть и инструктажи, и ДПО, применяется больший срок по составу сведений. Срок отсчитывается от даты последней записи, а не от даты заведения журнала.

Нужно ли прошивать и нумеровать журнал

Обязательного требования прошивать журнал учёта обучения в Правилах 2464 нет. При этом непрошитый бумажный журнал с несквозной нумерацией теряет доказательную силу: листы можно заменить, и в споре это будет использовано против работодателя. Практика такая: страницы нумеруют, журнал прошнуровывают, концы шнуровки заклеивают и заверяют подписью ответственного лица и печатью при её наличии.

Как исправить ошибочную запись

Запись зачёркивают одной чертой так, чтобы читался первоначальный текст, рядом или на свободном поле вносят верные данные с пометкой «исправленному верить», ставят дату исправления и подпись ответственного лица. Замазывать корректором, стирать и вырывать листы нельзя: такое исправление признаётся дефектом ведения. В электронном журнале исправление оформляется новой версией записи с сохранением истории изменений.

Вносить ли в журнал обучение, которое работник оплатил сам

Если обучение не связано с трудовой функцией и работодатель его не направлял, запись не обязательна. Если работник по своей инициативе получил документ о квалификации, который нужен для его должности, сведения вносят с пометкой об источнике оплаты в графе основания. Это защищает от последующих требований о компенсации расходов и одновременно подтверждает наличие квалификации у работника.

Обязательно ли указывать СНИЛС в журнале

СНИЛС нужен там, где работодатель сам передаёт сведения об обученных работниках в реестр Минтруда: идентификация в реестре идёт по СНИЛС. Если обучение проводит внешний учебный центр и он же передаёт сведения, достаточно графы с регистрационным номером записи в реестре. Вносить СНИЛС всех работников без такой цели избыточно с точки зрения 152-ФЗ.

Что делать, если работник отказывается расписываться

Составляется акт об отказе от подписи в присутствии двух свидетелей, в журнале в графе подписи делается отметка со ссылкой на реквизиты акта. Сам факт отказа не отменяет проведённого обучения, но требует письменной фиксации в день отказа. Если работник отказывается и от обучения, к работе его не допускают: допуск без обучения даёт состав по части 3 статьи 5.27.1 КоАП РФ.

Можно ли вести один журнал на несколько обособленных подразделений

Технически можно, но при бумажном ведении это создаёт проблему: журнал физически находится в одном месте, а инструктажи проводятся в разных. Практичнее вести отдельный журнал в каждом подразделении, где проводятся инструктажи, и сводный электронный реестр по компании, из которого формируются отчёты и напоминания о сроках следующего обучения.