Ученический договор компания заключает по статье 198 ТК РФ на двух основаниях: с человеком, который ищет работу, и с собственным работником — на получение образования с отрывом или без отрыва от работы. Право дано только работодателю-юридическому лицу, индивидуальный предприниматель такой договор заключить не вправе. Договор с работником оформляется как дополнительный к трудовому и содержит конкретную квалификацию, срок ученичества, обязанность отработать оговорённый срок и стипендию не ниже МРОТ, а с 1 января 2026 года это 27 093 рубля. Главное различие для выбора документа: обучение по требованию закона работодатель оплачивает сам и отработку по нему требовать не может, а обучение по инициативе компании ради новой квалификации закрывается ученическим договором или соглашением об обучении.
Разберём шесть ситуаций, в которых ученический договор оправдан, и чем он отличается от соглашения об обучении по статье 249 ТК РФ: по стипендии, режиму работы и объёму того, что реально удастся вернуть при увольнении. Покажем формулировки, без которых договор не работает, и границу, за которой инспектор видит подмену трудового договора. Порядок удержания затрат по статьям 248 и 138 ТК РФ, стоимость перевода кадровых документов в электронный вид и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
На каких основаниях закон разрешает заключить ученический договор
Статья 198 ТК РФ даёт работодателю-юридическому лицу право заключить ученический договор с лицом, ищущим работу, или с работником этой же организации. Первый случай — договор с тем, кто ещё не в штате: человек проходит обучение, получает квалификацию и только потом заключает трудовой договор. Второй случай — договор с действующим работником, и тогда ученический договор является дополнительным к трудовому, а не заменяет его. Третье измерение выбора — форма: обучение идёт с отрывом от работы или без отрыва.
Необходимость подготовки работников для собственных нужд определяет работодатель, это статья 196 ТК РФ. Право работника на подготовку и дополнительное профессиональное образование по статье 197 ТК РФ реализуется через договор между ним и работодателем. Отсюда практический смысл: ученический договор — это способ оформить инициативу компании, за которой стоят деньги и ожидание отдачи.
Содержательное основание задаёт статья 199 ТК РФ: в договоре указывается конкретная квалификация, приобретаемая учеником. Если по итогам обучения квалификация не появляется, у договора нет предмета. Двухчасовой вебинар по работе с возражениями, командообразующая сессия или внутренний курс без экзамена и документа о квалификации ученическим договором не оформляются — для них есть заявка на обучение и приказ.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Первый вопрос, который я задаю кадровику: какую именно квалификацию человек получит на выходе и чем она подтверждается. Если ответ звучит как «повысим навыки», ученический договор не нужен, он не удержит в суде. Договор работает там, где есть программа, срок, экзамен и документ о квалификации — тогда и требование отработки выглядит обоснованным.»
Важный нюанс из практики: ученический договор не отменяет остальных документов процесса обучения. Заявка от руководителя подразделения фиксирует потребность, положение об обучении задаёт правила для всей компании, журнал учёта хранит историю. Без этого контура договор остаётся единичной бумагой, которую сложно объяснить при проверке.
Шесть ситуаций, в которых ученический договор оправдан
Основания для заключения проще перечислять не через нормы, а через ситуации, в которых кадровая служба к этому договору приходит.
- Наём без квалификации под обучение с нуля. Компания берёт человека на рабочую специальность, оператора линии, продавца-кассира с материальной ответственностью и сначала обучает. До заключения трудового договора отношения оформляются ученическим договором с лицом, ищущим работу.
- Перевод внутри компании на должность с квалификационным требованием. Кладовщик переходит на управление погрузчиком, оператор — на наладку оборудования. Нужна новая квалификация, а не расширение обязанностей.
- Дорогое внешнее обучение с отрывом от работы. Программа стоит существенных денег, и компания хочет закрепить срок отработки.
- Подготовка под запуск нового оборудования или технологии. Обучение идёт группой, по программе вендора, с экзаменом и выдачей документа о квалификации.
- Кадровый резерв и подготовка руководителей. По нашему исследованию корпоративного обучения, кадровый резерв есть более чем у 70% компаний, а высоко оценивают его эффективность 13%. Разрыв закрывается в том числе договорными обязательствами: за подготовку резервиста компания получает срок его работы на новой позиции.
- Обучение соискателя до трудоустройства с гарантией найма. По статье 207 ТК РФ лицам, успешно завершившим ученичество, при заключении трудового договора испытание не устанавливается.
Ситуация определяет не только вид договора, но и то, можно ли потом требовать возврат денег. Сравнение видов обучения по этому признаку:
| Ситуация | Чем оформляется | Можно ли требовать отработку и возврат затрат |
|---|---|---|
| Обучение по охране труда, первой помощи, экологической безопасности, обращению с отходами | Приказ о направлении на обучение, протокол проверки знаний | Нет. Обязанность обучать лежит на работодателе по статье 196 ТК РФ |
| Обучение соискателя до приёма на работу | Ученический договор с лицом, ищущим работу (ст. 198 ТК РФ) | Да, возврат стипендии и расходов по статье 207 ТК РФ, если ученик без уважительных причин не приступает к работе |
| Получение новой квалификации действующим работником силами компании | Ученический договор, дополнительный к трудовому | Да, в пределах фактических затрат пропорционально неотработанному времени |
| Внешние курсы повышения квалификации с отрывом от работы | Приказ по статье 187 ТК РФ и соглашение об обучении с условием отработки | Да, по статье 249 ТК РФ пропорционально не отработанному после обучения времени |
| Внутренний тренинг, вебинар, наставничество без выдачи документа о квалификации | Заявка на обучение, приказ о назначении наставника по статье 351.8 ТК РФ | Нет. Квалификация не присваивается, предмета для возврата затрат не возникает |
Из таблицы следует практический фильтр: сначала определите, обязательное обучение или инициативное, и только потом выбирайте документ. Перепутанный порядок даёт договор, который не защищает деньги компании.
Факт: по нашим расчётам, годовое обучение линейного сотрудника обходится в 22 845 рублей, а замена уволившегося — в 6-9 месячных окладов, то есть 360 000-540 000 рублей при окладе 60 000. Обучение дешевле замены в 16-24 раза.
Что проверить до того, как предлагать ученический договор
Пять пунктов, которые снимают большую часть последующих споров:
- Компания — юридическое лицо. Для ИП статья 198 ТК РФ такой возможности не даёт.
- Обучение не относится к обязательному по закону: охрана труда, первая помощь, экологическая безопасность, обращение с отходами оплачиваются работодателем без условий об отработке.
- На выходе есть конкретная квалификация и документ, который её подтверждает.
- Посчитана полная стоимость обучения: оплата программы, стипендия, командировочные расходы. Именно эта сумма ограничивает будущее требование.
- Определён режим: работник освобождается от работы полностью или переходит на неполное рабочее время по статье 203 ТК РФ.
Что обязательно в тексте ученического договора
Перечень обязательных условий закрыт статьёй 199 ТК РФ: наименование сторон, конкретная квалификация, обязанность работодателя обеспечить возможность обучения, обязанность работника пройти обучение и проработать по трудовому договору в течение установленного срока, срок ученичества и размер оплаты в период ученичества. Договор заключается в письменной форме в двух экземплярах на срок, необходимый для получения квалификации, это статья 200 ТК РФ.
Размер стипендии определяется договором и зависит от получаемой квалификации, но не может быть ниже МРОТ — статья 204 ТК РФ. С 1 января 2026 года федеральный МРОТ составляет 27 093 рубля, в регионе действует свой размер по региональному соглашению, если он выше. Работа, которую ученик выполняет на практических занятиях, оплачивается отдельно по установленным расценкам.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Режим ученичества ограничен статьёй 203 ТК РФ: время ученичества в течение недели не превышает нормы рабочего времени для работников соответствующего возраста, профессии и должности. Работник может полностью освобождаться от работы по трудовому договору либо выполнять её на условиях неполного рабочего времени. В период действия ученического договора работников нельзя привлекать к сверхурочной работе и направлять в командировки, не связанные с ученичеством. На учеников распространяется трудовое законодательство, включая нормы об охране труда, это статья 205 ТК РФ.
Условия, противоречащие ТК РФ, коллективному договору и соглашениям, недействительны и не применяются — статья 206 ТК РФ. Под это правило попадают три частые формулировки: штраф за досрочное увольнение, обязанность вернуть всю сумму независимо от отработанного времени и запрет увольняться до конца срока.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «В договоре должна быть видна арифметика: сколько стоило обучение, из чего складывается сумма и как она уменьшается за каждый отработанный месяц. Формулировка «работник возмещает расходы в полном объёме» суд читает как ухудшение положения работника и применяет пропорцию. Приложите к договору счёт и акт учебной организации, иначе доказывать размер затрат придётся уже в процессе.»
Скачайте и заполните ученический договор под свою ситуацию
Как оформить ученический договор: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Зафиксируйте потребность: заявка руководителя подразделения с указанием должности, требуемой квалификации и сроков.
- Шаг 2. Проверьте по положению об обучении, к какой категории относится программа: обязательная по нормативу или корпоративная по инициативе компании.
- Шаг 3. Соберите смету: стоимость программы у учебной организации, размер стипендии за весь период, командировочные расходы, если обучение в другой местности.
- Шаг 4. Составьте договор по статье 199 ТК РФ, укажите квалификацию, срок ученичества, срок отработки, размер стипендии и порядок возмещения затрат пропорционально неотработанному времени.
- Шаг 5. Подпишите два экземпляра, оформите приказ о направлении на обучение и о режиме на период ученичества, внесите сведения в журнал учёта обучения.
- Шаг 6. По итогам обучения получите документ о квалификации, зафиксируйте дату окончания ученичества и начало срока отработки, храните подтверждающие расходы документы весь срок отработки.
В практике Добыто ученический договор проходит по маршруту из двух-трёх подписантов: ученик, руководитель подразделения, кадровая служба. Подписанный экземпляр с электронной подписью остаётся в архиве и выгружается по фильтру «тип документа» и «сотрудник», когда его запрашивает бухгалтерия или инспектор.
Когда ученический договор не подходит
Обязательное обучение под этот договор не попадает. Обучение по охране труда проводится по правилам, утверждённым постановлением Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464, и относится к обязанностям работодателя. Подготовку в области охраны окружающей среды и экологической безопасности по статье 73 Федерального закона от 10.01.2002 № 7-ФЗ должны иметь руководители организаций и специалисты, ответственные за принятие решений при осуществлении хозяйственной и иной деятельности, которая оказывает или может оказать негативное воздействие на окружающую среду. Лица, допущенные к обращению с отходами I-IV классов опасности, обязаны иметь документы о квалификации по статье 15 Федерального закона от 24.06.1998 № 89-ФЗ. Во всех трёх случаях компания обучает за свой счёт, а требовать за это отработку нельзя: спорные ситуации по таким расходам разбирают инспекторы труда в разделе «Вопрос-ответ» портала Онлайнинспекция.рф.
Индивидуальный предприниматель ученический договор не заключает: статья 198 ТК РФ называет стороной работодателя-юридическое лицо. Для ИП остаётся соглашение об обучении с условием отработки по статье 249 ТК РФ.
Самозанятый и исполнитель по договору ГПХ учениками быть не могут. Статья 198 ТК РФ говорит о лице, ищущем работу, и о работнике организации, а обучение подрядчика оформляется в рамках гражданско-правовых отношений и на нормы трудового права не опирается.
Короткие форматы обучения тоже вне этой конструкции. Синхронное обучение — вебинар или очный тренинг в реальном времени с преподавателем, асинхронное — записанные курсы, которые сотрудник проходит в своём темпе. Ни тот, ни другой формат сам по себе не даёт квалификации: значение имеет не способ доставки материала, а программа, экзамен и итоговый документ.
Здесь же лежит различие между сертификатом и удостоверением, за которое цепляются в спорах. Удостоверение о повышении квалификации и диплом о профессиональной переподготовке выдаёт организация с лицензией на образовательную деятельность по итогам программы дополнительного профессионального образования, это статья 76 Федерального закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ. Сертификат компания или провайдер вправе оформить в любой форме, документом о квалификации он не является. Если ученический договор построен на обучении, которое заканчивается только сертификатом внутреннего образца, доказать приобретение конкретной квалификации будет нечем.
Полезно знать: у компаний-лидеров норма обучения составляет 40 часов на сотрудника в год — это ровно одна рабочая неделя. Такой объём почти не пересекается с ученичеством: он набирается короткими программами, под которые ученический договор не заключают.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Страх «обучу, а он уйдёт» решается не отказом от обучения, а договорённостью о сроке совместной работы. Если не обучать вовсе, штат остаётся некомпетентным, руководитель начинает делать работу за подчинённых и его ресурс уходит в текучку. Считайте не стоимость курса, а стоимость года без него.»
Шаблоны кадровых документов для обучения и отработки
Комплект закрывает контур вокруг ученического договора; начните с положения об обучении — оно задаёт правила, на которые дальше ссылаются остальные документы.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Положение об обучении персонала | Скачать |
| Соглашение об обучении с условием отработки | Скачать |
| Заявка на обучение сотрудников | Скачать |
| Журнал учёта обучения персонала | Скачать |
| Матрица компетенций отдела | Скачать |
| Приказ о назначении наставника (ст. 351.8 ТК РФ) | Скачать |
Ученический договор или соглашение об обучении: что выбрать
Оба документа решают одну задачу — закрепить срок отработки за деньги компании, но устроены по-разному.
| Критерий | Ученический договор (гл. 32 ТК РФ) | Соглашение об обучении (ст. 249 ТК РФ) |
|---|---|---|
| Кто вправе заключить | Только работодатель-юридическое лицо | Любой работодатель, включая ИП |
| С кем заключается | С работником и с лицом, ищущим работу | Только с работником, состоящим в трудовых отношениях |
| Выплаты на период обучения | Стипендия не ниже МРОТ, с 01.01.2026 — 27 093 рубля, плюс оплата практических работ по расценкам | При обучении с отрывом от работы — средний заработок по статье 187 ТК РФ |
| Режим работы | Освобождение от работы или неполное рабочее время, запрет сверхурочных и не связанных с учёбой командировок (ст. 203 ТК РФ) | Определяется приказом о направлении на обучение |
| Результат обучения | Конкретная квалификация, названная в договоре (ст. 199 ТК РФ) | Программа любого объёма, включая повышение квалификации |
| Что взыскивается при досрочном уходе | Стипендия и другие расходы в связи с ученичеством (ст. 207 ТК РФ) | Затраты на обучение пропорционально не отработанному времени (ст. 249 ТК РФ) |
| Испытание при приёме | Не устанавливается после успешного ученичества (ст. 207 ТК РФ) | Устанавливается по общим правилам |
Критерий выбора простой: если человек ещё не в штате или получает новую квалификацию с отрывом от текущих обязанностей — ученический договор. Если действующий работник едет на внешние курсы и продолжает числиться на своей должности — соглашение об обучении, оно короче и не требует стипендии.
Лайфхак: закрепите в регламенте от 5 часов в неделю на обучение и назовите ответственного за запуск программы на 1,5-2 недели. Без выделенного времени обучение проигрывает текущим задачам, а сорванная программа обнуляет и ученический договор, и вложенные деньги.
Возмещение затрат на обучение: сколько реально вернуть
Два основания для требования различаются моментом. По статье 207 ТК РФ ученик, который по окончании ученичества без уважительных причин не выполняет обязательства по договору, в том числе не приступает к работе, по требованию работодателя возвращает полученную стипендию и возмещает другие понесённые расходы. По статье 249 ТК РФ работник, уволившийся без уважительных причин до истечения оговорённого срока, возмещает затраты пропорционально фактически не отработанному после окончания обучения времени, если иное не предусмотрено договором.
Порядок удержания задают статьи 248 и 138 ТК РФ. Если сумма не превышает средний месячный заработок, взыскание оформляется распоряжением работодателя не позднее одного месяца со дня окончательного установления размера ущерба. Больше среднего месячного заработка или пропущен месячный срок — только через суд. При каждой выплате заработной платы общий размер удержаний не может превышать 20%. Срок обращения в суд по спорам о возмещении ущерба — один год со дня обнаружения, это статья 392 ТК РФ.
Сколько стоит ошибка в основании договора
Неверное основание бьёт по трём статьям расходов сразу. Первая — невозвратные деньги за обучение: если программа относилась к обязательной, суд откажет во взыскании целиком. Вторая — административная ответственность: нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ обходится юридическому лицу в 30 000-50 000 рублей, а если инспектор увидит в ученическом договоре подмену трудового и уклонение от его оформления, применяется часть 4 той же статьи со штрафом 50 000-100 000 рублей на юридическое лицо. Третья — повторный наём: замена уволившегося стоит 6-9 месячных окладов, и эти деньги компания тратит поверх уже потраченных на обучение.
Признак подмены, за который цепляются проверяющие, один: ученик выполняет обычную работу по должности, приносит компании продукт, но получает стипендию вместо заработной платы. Ученичество допускает практические занятия с оплатой по расценкам, а не полную загрузку на рабочем месте под видом обучения.
Важный нюанс из практики: взыскание держится на документах, а не на формулировке договора. Нужны счёт и акт учебной организации, платёжное поручение, приказ о направлении на обучение, документ о квалификации с датой окончания и расчёт пропорции. Отсутствие любого из них переводит спор в разряд недоказуемых.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Самая частая потеря — не проигранный суд, а неподписанный экземпляр. Ученический договор оформили, а подпись работника собрать забыли или потеряли лист при переезде архива. В электронном виде экземпляр с подписью лежит в архиве вместе со сметой и приказом, и на запрос бухгалтерии он поднимается за минуту, а не за две недели поисков.»
Стоимость перевода кадровых документов в электронный вид
Стоимость КЭДО зависит от численности сотрудников и набора функций: интеграции с 1С, кастомных шаблонов документов, электронного архива и требований к SLA.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение от 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения по численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес, минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение от 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | по запросу |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
| Получение УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | по запросу |
Итоговая сумма складывается из численности штата и того, нужны ли кастомные шаблоны под ученический договор и соглашение об обучении, интеграция с 1С и электронный архив. Действующие условия и состав каждого пакета опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО; смена тарифа возможна в любой момент, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Платформа соответствует требованиям 377-ФЗ, статей 22.1-22.3 ТК РФ и 152-ФЗ о персональных данных, поэтому подписанный электронно ученический договор пригоден для предъявления при проверке и в суде.
Выводы
Оснований для ученического договора ровно два, и оба названы в статье 198 ТК РФ: обучение соискателя до трудоустройства и обучение действующего работника на новую квалификацию. За рамками остаются обязательные программы по охране труда, экологической безопасности и обращению с отходами, короткие тренинги без документа о квалификации и любые договорённости индивидуального предпринимателя. Сумма, которую компания вернёт при досрочном увольнении, ограничена фактическими расходами и уменьшается пропорционально отработанному времени, а её взыскание держится на смете, приказе и документе о квалификации.
Мы в Добыто работаем с кадровым документооборотом компаний, где обучение поставлено на поток: ученические договоры, соглашения об отработке и приказы уходят по настроенным маршрутам подписания и остаются в электронном архиве с историей подписей. Это снимает основную причину проигранных споров о возмещении затрат — утраченный или неподписанный экземпляр.
Частые вопросы
Нужна ли компании образовательная лицензия, чтобы обучать по ученическому договору?
Заключение ученического договора лицензии не требует. Она нужна, если компания сама ведёт профессиональное обучение и выдаёт документ о квалификации: образовательная деятельность лицензируется по Федеральному закону от 29.12.2012 № 273-ФЗ. Без лицензии обучение организуют через учебный центр с лицензией, а компания остаётся стороной ученического договора и плательщиком.
Облагается ли стипендия по ученическому договору НДФЛ и страховыми взносами?
НДФЛ со стипендии удерживается: освобождение распространяется на стипендии образовательных организаций, а не на выплаты работодателя по ученическому договору. Страховыми взносами такая стипендия не облагается, поскольку выплачивается не за выполнение трудовой функции и не по гражданско-правовому договору на работы или услуги. Оплата практических занятий по расценкам под это исключение не подпадает.
Можно ли включить в ученический договор штраф за досрочное увольнение?
Нет. По статье 206 ТК РФ условия, противоречащие кодексу, недействительны и не применяются. Взыскать можно только фактически понесённые расходы: стипендию и другие затраты в связи с ученичеством по статье 207 ТК РФ либо затраты на обучение пропорционально не отработанному времени по статье 249 ТК РФ. Неустойка и фиксированный штраф в перечень не входят.
Что происходит с договором, если ученик заболел или его призвали на военные сборы?
Срок ученичества продлевается. Статья 201 ТК РФ прямо называет болезнь ученика и прохождение военных сборов основаниями для продления, а также допускает другие случаи, предусмотренные федеральными законами и иными нормативными правовыми актами. Изменения в договор в течение срока его действия вносятся по соглашению сторон, отдельным документом к основному договору.
Можно ли заключить ученический договор с самозанятым или исполнителем по договору ГПХ?
Нет. Статья 198 ТК РФ называет только два круга лиц: ищущие работу и работники данной организации. Самозанятый и исполнитель по гражданско-правовому договору к ним не относятся, а условие об отработке в их договоре трудовым законодательством не защищается. Если после обучения планируется штатная должность, договор заключают с человеком как с лицом, ищущим работу, до подписания трудового договора.
Чем удостоверение о повышении квалификации отличается от сертификата, который выдаёт провайдер?
Удостоверение о повышении квалификации и диплом о профессиональной переподготовке выдают организации с лицензией на образовательную деятельность по итогам программ дополнительного профессионального образования, это статья 76 Федерального закона № 273-ФЗ. Сертификат оформляется в произвольной форме и подтверждает только факт прохождения программы у конкретного провайдера. Для подтверждения квалификации по ученическому договору и для обязательных программ сертификат не подходит.
Обязательно ли платить стипендию, если работник учится без отрыва от работы?
Да. Статья 204 ТК РФ не связывает выплату стипендии с режимом обучения: она выплачивается за период ученичества и не может быть ниже МРОТ, с 1 января 2026 года это 27 093 рубля. При обучении без отрыва работник дополнительно получает заработную плату за фактически отработанное время, а работа на практических занятиях оплачивается по установленным расценкам.
