Оплата обучения в рабочее время: средний заработок 2026

Обучение сотрудников в рабочее время оплачивается по одной из трёх схем, и выбор схемы определяет не бухгалтерия, а кадровый документ. Если работодатель направил работника на программу с отрывом от работы, за ним сохраняются место работы и средняя заработная плата по статье 187 ТК РФ; сам средний заработок считается по Положению, утверждённому Постановлением Правительства РФ от 24.04.2025 № 540, которое действует с 1 сентября 2025 года. Если работник учится без отрыва и продолжает выполнять трудовую функцию, начисляется обычная заработная плата за отработанное время. Если заключён ученический договор с полным освобождением от работы, платится стипендия не ниже МРОТ — 27 093 рубля с 1 января 2026 года. Главное различие — отрыв от работы: он меняет вид начисления, код в табеле и статью расходов.

Разберём, какой документ закрывает каждое начисление, как табелировать синхронный вебинар и асинхронный курс, который работник проходит частями, и почему средний заработок часто оказывается ниже оклада. Покажем, когда оплата обучения не облагается НДФЛ и страховыми взносами и при каких условиях расходы проходят по налогу на прибыль. Отличие сертификата от удостоверения о повышении квалификации, порядок оплаты обязательного обучения по охране труда и экологической безопасности, сценарная таблица начислений и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Три сценария оплаты обучения в рабочее время

Начисление зависит от того, освобождён ли работник от трудовой функции на время учёбы. Освобождение от работы — это и есть отрыв в смысле статьи 187 ТК РФ, а не формат занятий и не место их проведения. Работник может слушать вебинар за своим рабочим столом и при этом быть освобождённым от работы приказом, а может уехать на трёхдневный тренинг и формально оставаться на рабочем месте по табелю, если приказа об освобождении нет. Бухгалтерия не восстанавливает эту картину сама: она читает приказ.

Ниже сведены типовые ситуации, с которыми расчётчик сталкивается чаще всего. Таблица построена по связке «что происходит с работником — что начисляем — чем это подтверждается».

Коды ПК и ПМ взяты из форм Т-12 и Т-13, утверждённых Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Эти формы с 2013 года не обязательны, и организация вправе утвердить собственный табель, но тогда буквенные и цифровые обозначения нужно закрепить в учётной политике: иначе при проверке начисление среднего заработка не удастся сопоставить с днями отсутствия на рабочем месте.

Средний заработок по статье 187 ТК РФ: как считать и где ошибаются

Статья 187 ТК РФ сохраняет за работником, направленным на профессиональное обучение, дополнительное профессиональное образование или на независимую оценку квалификации с отрывом от работы, место работы (должность) и среднюю заработную плату по основному месту работы. Работникам, направленным в другую местность, дополнительно оплачиваются командировочные расходы в порядке и размерах, предусмотренных для служебных командировок. Слово «направленный» здесь ключевое: норма работает при направлении по инициативе работодателя, а не при самостоятельном поступлении работника на курсы.

Расчёт идёт по общим правилам статьи 139 ТК РФ и Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утверждённого Постановлением Правительства РФ от 24.04.2025 № 540. Расчётный период — 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала обучения. В расчёт берутся все предусмотренные системой оплаты труда выплаты, а из периода исключаются дни, когда за работником уже сохранялся средний заработок, — командировки, отпуска, прошлые обучения. Оплачиваются рабочие дни по графику работника, попавшие на период обучения, а не календарные дни программы.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Приказ о направлении на курсы должен прямо содержать формулировку о сохранении за работником места работы, должности и среднего заработка, а также поручение бухгалтерии оплатить обучение по конкретному счёту образовательной организации. Без этих двух строк расчётчик получает документ, из которого не следует ни вид начисления, ни основание платежа контрагенту. Проверьте свой шаблон приказа: чаще всего в нём есть период и тема программы, но нет ни слова про средний заработок.»

Почему средний заработок оказывается ниже оклада

Работник с фиксированным окладом и без премий за расчётный период почти всегда получает за дни обучения меньше, чем получил бы за обычную работу. Причина арифметическая: среднедневной заработок делится на фактически отработанные дни расчётного периода, а оплачивается количество рабочих дней по графику в периоде обучения. В месяцах с 22 рабочими днями результат оказывается ниже оклада, а в месяце с 17 рабочими днями — выше. Понижать средний заработок нельзя, но доплату до оклада за дни обучения работодатель вправе установить сам: такое условие закрепляется в положении об оплате труда или в положении об обучении персонала и учитывается в расходах на оплату труда.

Само начисление среднего заработка за дни обучения относится к расходам на оплату труда по пункту 19 статьи 255 НК РФ, облагается НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке. Это не оплата обучения, а сохранённый заработок, и льготы, о которых пойдёт речь ниже, к нему не применяются.

Ученический договор: стипендия, практика и возврат затрат

Ученический договор по статье 198 ТК РФ работодатель заключает либо с лицом, ищущим работу, либо с собственным работником — на получение образования без отрыва или с отрывом от работы. Время ученичества в течение недели не должно превышать нормы рабочего времени, установленной для соответствующих работников (статья 203 ТК РФ). Ученик по этой же статье может быть полностью освобождён от работы по трудовому договору либо переведён на неполное рабочее время.

Начислений здесь два, и путать их нельзя. Стипендия по статье 204 ТК РФ определяется ученическим договором и зависит от получаемой профессии, но не может быть ниже МРОТ — с 1 января 2026 года это 27 093 рубля. Работа, которую ученик выполняет на практических занятиях, оплачивается отдельно, по установленным расценкам. Стипендия облагается НДФЛ: освобождение по пункту 11 статьи 217 НК РФ на стипендии, выплачиваемые работодателем по ученическому договору, не распространяется. Страховыми взносами стипендия не облагается, поскольку ученический договор не относится ни к трудовым, ни к гражданско-правовым договорам на выполнение работ и оказание услуг.

Проверьте ученический договор перед первой выплатой стипендии

Возврат затрат работает по двум разным нормам. Если ученик по окончании ученичества без уважительных причин не приступает к работе, по требованию работодателя он возвращает полученную стипендию и возмещает другие расходы, понесённые в связи с ученичеством (статья 207 ТК РФ). Если работник уволился до истечения срока, оговорённого трудовым договором или соглашением об обучении, он возмещает затраты пропорционально фактически не отработанному времени (статья 249 ТК РФ). Пропорция обязательна, если в соглашении не установлен иной порядок, а «иной порядок» суды принимают только в пользу работника.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Страх «обучу, а он уйдёт» решается не отказом от обучения, а письменной договорённостью о сроке совместной работы. Соглашение об обучении с условием отработки подписывается до оплаты счёта учебному центру, а не после выдачи удостоверения. Если соглашения нет, удерживать при увольнении нечего: обязанность отработать возникает только из письменного условия.»

Обучение без отрыва: модель 70-20-10, синхронный и асинхронный форматы

Большая часть корпоративного обучения вообще не порождает отдельного начисления. Модель 70-20-10 распределяет развитие так: 70% — решение реальных рабочих задач, 20% — обучение у других через наставника и обратную связь, 10% — формальные программы и курсы. Первые две доли оплачиваются как обычная работа, потому что работник не освобождается от трудовой функции. Вопрос о среднем заработке возникает только в тех самых 10%, и то не всегда.

Синхронное обучение идёт в реальном времени вместе с преподавателем: вебинар в назначенный час, очный тренинг, разбор в группе. Его легко привязать к конкретным часам, поэтому именно синхронные форматы чаще оформляются приказом с освобождением от работы. Асинхронное обучение работник проходит в записи, в удобное для себя время и частями. По медианной оценке трёх независимых опросов гибридный формат используют 82% компаний, а внутри гибрида баланс держится на уровне 63% дистанционно и 37% очно. Значит, у большинства расчётчиков основной массив обучения — именно асинхронный.

Важный нюанс из практики: асинхронный курс нельзя закрыть кодом ПК, если работник в эти дни выполнял свои обязанности. Такое обучение табелируется как обычная явка, а факт прохождения подтверждается журналом учёта обучения и отчётом из системы дистанционного обучения. Попытка провести асинхронный курс через средний заработок даёт двойную ошибку: занижение оплаты за месяц и расход, который невозможно подтвердить документально. В практике Добыто расчётчики чаще всего спотыкаются именно на этой границе между явкой и отрывом от работы.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Наставничество — самый недооценённый в учёте формат. Наставник учит новичка в свои рабочие часы, получает обычную заработную плату, а выплата за наставничество идёт сверху и оформляется по статье 351.8 ТК РФ: содержание, сроки, форма наставничества и размер выплаты фиксируются в трудовом договоре или дополнительном соглашении с письменного согласия работника. Без такого соглашения доплата повисает как выплата без основания.»

Документы, без которых бухгалтерия не имеет права начислять

Расчётчик начисляет средний заработок не по факту обучения, а по трём документам: приказу о направлении, договору с образовательной организацией и табелю. Приказ задаёт период и вид начисления, договор и акт подтверждают расход, табель фиксирует дни. Если в цепочке выпадает хотя бы одно звено, начисление либо не проходит, либо не выдерживает проверки.

Как провести оплату обучения в рабочее время: пошаговый порядок

1. Шаг 1. Получите приказ о направлении на обучение с датами начала и окончания, темой программы, названием образовательной организации и прямой формулировкой о сохранении места работы, должности и среднего заработка.
2. Шаг 2. Проверьте, есть ли в приказе поручение бухгалтерии оплатить обучение по конкретному счёту. Без реквизитов счёта платёж контрагенту не привязывается к кадровому основанию.
3. Шаг 3. Сверьте лицензию образовательной организации и предмет договора. От этого зависит и признание расхода по налогу на прибыль, и освобождение от НДФЛ и страховых взносов.
4. Шаг 4. Определите, освобождён ли работник от работы. При освобождении ставьте в табеле код ПК или ПМ, при обучении без отрыва — обычную явку.
5. Шаг 5. Рассчитайте средний заработок за 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала обучения, исключив периоды, когда средний заработок уже сохранялся.
6. Шаг 6. Оплатите рабочие дни по графику работника, попавшие в период обучения. Календарные дни программы значения не имеют.
7. Шаг 7. Подшейте к расчёту акт об оказанных услугах, копию удостоверения или диплома и подписанный работником лист ознакомления. Комплект по программам с условием отработки храните не менее 4 лет.

Важный нюанс из практики: задержка приходит не из расчёта, а из подписей. Приказ ходит по кабинетам, работник уезжает на курс раньше, чем расписался, и месяц закрывается без основания для начисления. В практике Добыто приказ о направлении, соглашение об отработке и лист ознакомления с положением об обучении подписывают в КЭДО: дата подписания фиксируется системой, а весь комплект лежит в электронном архиве и выгружается по запросу проверяющих.

Шаблоны кадровых документов по обучению для бухгалтерии и отдела кадров

Комплект собран под расчёт и подтверждение расходов; начинать стоит с приказа о направлении на курсы — именно он определяет вид начисления.

Обязательное обучение: охрана труда и экологическая безопасность

Обязательное обучение отличается от корпоративного не форматом, а тем, что без него работника нельзя допустить к работе. Обучение по охране труда работодатель организует и оплачивает за свой счёт по статьям 214 и 225 ТК РФ, порядок установлен Постановлением Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464. Работника, не прошедшего обучение и проверку знания требований охраны труда, работодатель обязан отстранить от работы по статье 76 ТК РФ. Для расчётчика здесь развилка: если работник не прошёл обучение по своей вине, заработная плата за период отстранения не начисляется; если не по своей вине — период оплачивается как простой, то есть не ниже двух третей средней заработной платы.

Цена допуска необученного работника считается отдельно от стоимости курса. По части 3 статьи 5.27.1 КоАП РФ допуск к работе без обучения и проверки знаний требований охраны труда влечёт штраф на юридическое лицо от 110 000 до 130 000 рублей, на должностное лицо и на индивидуального предпринимателя — от 15 000 до 25 000 рублей. При численности в несколько десятков человек и повторной проверке экономия на программе перестаёт быть экономией.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Экологическая подготовка регулируется статьёй 73 Федерального закона от 10.01.2002 № 7-ФЗ «Об охране окружающей среды». Подготовку в области охраны окружающей среды и экологической безопасности должны иметь руководители организаций и специалисты, ответственные за принятие решений при осуществлении хозяйственной и иной деятельности, которая оказывает или может оказать негативное воздействие на окружающую среду. Для объектов I и II категорий это прямая обязанность, а не право работодателя. Отдельное требование действует для лиц, допущенных к обращению с отходами I-IV классов опасности: наличие документа о подготовке предусмотрено статьёй 15 Федерального закона от 24.06.1998 № 89-ФЗ «Об отходах производства и потребления». Все эти программы оплачивает работодатель, а время подготовки закрывается по общим правилам: с отрывом от работы — средним заработком, без отрыва — обычной заработной платой. Мы закладываем пилотную группу до раскатки обязательного обучения на всю компанию: на небольшой выборке видно, сколько дней реально уходит на программу и какая сумма ляжет на фонд оплаты труда.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Обязательное обучение планируется от даты, а не от бюджета: срок следующей проверки знаний известен заранее, и его можно разнести по месяцам так, чтобы не собирать половину штата на средний заработок в один квартал. У компаний-лидеров норма в 40 часов на человека в год расписана календарём, а не решается в декабре. Начните с матрицы должностей и обязательных программ — она же покажет, где обучение просрочено.»

Налоги и взносы: НДФЛ, страховые взносы и налог на прибыль

Оплата обучения и оплата времени обучения живут в налоговом учёте по разным правилам. Плата за обучение работника по основным и дополнительным образовательным программам в российских организациях, ведущих образовательную деятельность, либо в иностранных организациях, имеющих право на ведение образовательной деятельности, не облагается НДФЛ по пункту 21 статьи 217 НК РФ. Страховыми взносами суммы платы за обучение по основным профессиональным образовательным программам и дополнительным профессиональным программам не облагаются по подпункту 12 пункта 1 статьи 422 НК РФ.

Расход по налогу на прибыль признаётся на основании подпункта 23 пункта 1 и пункта 3 статьи 264 НК РФ при двух условиях. Первое: договор заключён с российской образовательной организацией, имеющей лицензию, либо с иностранной организацией с соответствующим статусом. Второе: обучается работник, с которым заключён трудовой договор, либо физическое лицо, обязавшееся не позднее трёх месяцев после окончания обучения заключить трудовой договор и отработать не менее одного года. Подтверждающие документы хранятся не менее четырёх лет.

Чем отличается сертификат от удостоверения и почему это вопрос бухгалтера

Удостоверение о повышении квалификации и диплом о профессиональной переподготовке выдаются по статье 76 Федерального закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» лицам, освоившим дополнительную профессиональную программу и прошедшим итоговую аттестацию. Минимальный срок освоения программы повышения квалификации — 16 часов, программы профессиональной переподготовки — 250 часов. Сертификат участника семинара, тренинга или конференции законом не предусмотрен, выдаётся организатором в произвольной форме и освоение образовательной программы не подтверждает.

Практический вывод для расчётчика: до оплаты счёта нужно понять, что придёт по итогам программы. Семинар с сертификатом закрывается как консультационная услуга, и удерживать НДФЛ или не удерживать — решается через доказательство того, что обучение проводилось в интересах работодателя, а не в личных интересах работника. Программа с удостоверением закрывается льготой напрямую.

Когда обучение выходит за пределы рабочего времени

Обучение по инициативе работодателя, попавшее на выходной или нерабочий праздничный день, оплачивается по правилам статьи 153 ТК РФ — не менее чем в двойном размере либо в одинарном с предоставлением другого дня отдыха по выбору работника. Привлечение оформляется тем же порядком, что и работа в выходной: письменное согласие работника и приказ. Вечерние часы после смены при обучении по инициативе работодателя выходят за норму рабочего времени по статье 91 ТК РФ, и молчаливое «пусть посмотрит курс дома» превращается в неучтённое рабочее время. Спорные ситуации по режиму обучения удобно сверять через консультации Роструда на портале Онлайнинспекция: там разбираются конкретные случаи с указанием применимых норм.

Когда средний заработок платить не нужно

Статья 187 ТК РФ не применяется в четырёх типовых ситуациях. Первая: работник сам поступил на курсы и учится по своей инициативе — гарантии по этой норме не возникают, работодатель вправе, но не обязан их предоставить. Вторая: обучение идёт без отрыва от работы, работник выполняет трудовую функцию и получает обычную заработную плату, поэтому дублировать начисление средним заработком нельзя. Третья: с работником заключён ученический договор с полным освобождением от работы — там своя выплата, стипендия по статье 204 ТК РФ. Четвёртая: обучение проходит исполнитель по договору гражданско-правового характера или самозанятый; трудовые гарантии на него не распространяются, а оплата его обучения работодателем при определённых условиях становится доходом в натуральной форме.

Отдельно стоит отметить обучение внешнего совместителя. Средний заработок по статье 187 ТК РФ сохраняется по основному месту работы, поэтому при направлении на обучение по совместительству вопрос решается в рамках этого же трудового договора и по фактическому графику совместителя, а не по норме полного дня.

Стоимость КЭДО и тарифы для оформления обучения без бумаги

Стоимость зависит от численности сотрудников и набора функций: интеграции с 1С, кастомных шаблонов, электронного архива. Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, отдельно их покупать не нужно.

Итоговая сумма складывается из численности и выбранного набора функций, а переход между тарифами пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Актуальные условия и состав каждого пакета опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.

Для бухгалтерии основной эффект дают не сами подписи, а сокращение цикла согласования приказов: документ подписывается в день издания, и месяц закрывается без разрыва между фактом обучения и основанием для начисления.

Выводы

Вид начисления за часы обучения определяется одним обстоятельством — освобождён ли работник от трудовой функции. При отрыве от работы платится средний заработок по статье 187 ТК РФ, при обучении без отрыва — обычная заработная плата, при ученичестве с освобождением от работы — стипендия не ниже МРОТ. Налоговые последствия разводятся так же чётко: сохранённый заработок облагается НДФЛ и взносами как оплата труда, а плата за обучение освобождается от них при условии, что программа реализуется лицензированной образовательной организацией. Всё это держится на приказе, договоре и табеле, и слабое звено чаще всего именно в сроках подписания приказа.

Мы в Добыто ежедневно работаем с тем, как кадровые документы доходят до расчёта: приказы о направлении на обучение, соглашения об отработке и листы ознакомления подписываются электронной подписью и остаются в электронном архиве, откуда их можно выгрузить к проверке или к закрытию периода.

Частые вопросы

Нужно ли платить средний заработок, если работник учится по своей инициативе?

Нет. Гарантии статьи 187 ТК РФ возникают при направлении работника работодателем. При самостоятельном поступлении на курсы работник учится в своё время, а работодатель вправе, но не обязан предоставить ему учебный отпуск или иные гарантии, если это не связано с получением образования соответствующего уровня впервые по статьям 173-177 ТК РФ. Своё решение работодатель закрепляет в коллективном договоре, трудовом договоре или локальном нормативном акте.

Можно ли за дни обучения начислить оклад, если он выше среднего заработка?

Начислить только оклад вместо среднего заработка нельзя: статья 187 ТК РФ прямо называет сохраняемую выплату. Правильная схема — начислить средний заработок и отдельной строкой доплату до оклада, если такая доплата предусмотрена положением об оплате труда или положением об обучении. Доплата учитывается в расходах на оплату труда, облагается НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке.

Как оплатить обучение работнику с суммированным учётом рабочего времени?

При суммированном учёте средний заработок за время обучения с отрывом от работы рассчитывается исходя из среднего часового заработка и умножается на количество рабочих часов по графику работника, приходящихся на период обучения. Расчётный период тот же — 12 календарных месяцев. В табеле закрываются часы по графику, а не астрономическая длительность занятий.

Что делать, если работник не прошёл проверку знаний по охране труда?

Работодатель обязан отстранить его от работы по статье 76 ТК РФ на весь период до прохождения проверки. Если работник не прошёл обучение и проверку знаний по своей вине, заработная плата за время отстранения не начисляется. Если причина не зависела от работника — например, работодатель не организовал обучение в срок, — период оплачивается как простой по вине работодателя, не ниже двух третей средней заработной платы.

Облагается ли НДФЛ обучение, если работник уволился сразу после курса?

Освобождение по пункту 21 статьи 217 НК РФ не связано с продолжительностью работы после обучения, поэтому пересчитывать НДФЛ не нужно. А вот для налога на прибыль пункт 3 статьи 264 НК РФ содержит условие об отработке не менее одного года для физических лиц, обучавшихся до заключения трудового договора: при его нарушении сумма ранее учтённых расходов включается во внереализационные доходы.

Как учитывать время асинхронного курса, если работник проходил его частями?

Отдельного начисления такой курс не порождает, если работник в эти дни выполнял трудовую функцию: в табеле стоит обычная явка, оплата идёт по окладу или тарифной ставке. Факт и объём прохождения подтверждаются отчётом системы дистанционного обучения и журналом учёта обучения персонала. Средним заработком асинхронный курс закрывается только тогда, когда приказом работник освобождён от работы на конкретные дни.

Нужно ли платить средний заработок за независимую оценку квалификации?

Да, если работника направил работодатель. Статья 187 ТК РФ распространяется и на направление работника на прохождение независимой оценки квалификации с отрывом от работы: сохраняются место работы, должность и средняя заработная плата, а при направлении в другую местность оплачиваются командировочные расходы. Оплата самой процедуры оценки в этом случае идёт за счёт работодателя.