Выходной за свой счёт оформляется как отпуск без сохранения заработной платы по статье 128 ТК РФ: письменное заявление работника, приказ работодателя, отметка в табеле. Устная договорённость с руководителем документом не является: без приказа закрывать день отсутствия нечем, и он превращается в прогул. В КЭДО оба документа существуют только в электронном виде: работник подписывает заявление простой, неквалифицированной или квалифицированной подписью, работодатель издаёт приказ и подписывает его УКЭП или УНЭП. Главное различие, от которого зависит порядок действий: если работник попадает в перечень части 2 статьи 128 ТК РФ, отказать нельзя и предельный срок задан законом; во всех остальных случаях день за свой счёт даётся по соглашению сторон, и работодатель вправе отказать.
Разберём, какой подписью подписывается заявление, какой приказ и почему для дня за свой счёт квалифицированная подпись работника не нужна. Покажем, что настроить в системе до первого заявления, какие формулировки в приказе вызывают вопросы при проверке и как этот день отражается в табеле, в отпускном стаже и в ЕФС-1. Сравнительная таблица видов подписи, пошаговый порядок оформления, шаблоны заявления и приказа, тарифы КЭДО на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
День за свой счёт по статье 128 ТК РФ: когда отказать нельзя
Трудовой кодекс не знает слов «отгул» и «выходной за свой счёт». Есть отпуск без сохранения заработной платы: по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам работнику по его письменному заявлению может быть предоставлен неоплачиваемый отпуск, продолжительность которого определяется соглашением сторон. Один день, три дня и два месяца оформляются одинаково: заявление, приказ, табель. Минимальная и максимальная продолжительность в законе не установлена, срок считается в календарных днях.
Дальше начинается развилка. По части 2 статьи 128 ТК РФ работодатель обязан предоставить отпуск без сохранения заработной платы по письменному заявлению отдельным категориям работников: участникам Великой Отечественной войны — до 35 календарных дней в году, работающим пенсионерам по старости — до 14, работающим инвалидам — до 60, родителям и супругам погибших или умерших военнослужащих и сотрудников силовых органов — до 14. В случаях рождения ребёнка, регистрации брака и смерти близких родственников отпуск обязаны дать любому работнику — до пяти календарных дней. Коллективный договор по статье 263 ТК РФ может добавить до 14 календарных дней работникам с двумя и более детьми до 14 лет, с ребёнком-инвалидом до 18 лет, одиноким родителям.
Как отличить обязательный случай от добровольного
Обязательный случай проверяется по двум признакам: категория работника подтверждена документом и указана в заявлении как основание. Пенсионер по старости подтверждается сведениями о назначенной пенсии, инвалид — справкой МСЭ, рождение ребёнка — свидетельством о рождении. Если работник просто написал «прошу предоставить день за свой счёт по семейным обстоятельствам», это добровольный случай: отказ законен и мотивировать его не нужно. Свою ситуацию можно сверить с разделом самопроверки Роструда об отпуске без сохранения заработной платы на портале онлайнинспекция.рф, где требования разложены по категориям работников.
Ещё одна деталь, которая всплывает при проверке: правило статьи 120 ТК РФ о том, что нерабочие праздничные дни в число календарных дней отпуска не включаются, написано для ежегодных оплачиваемых отпусков. На отпуск без сохранения заработной платы оно не распространяется: если работник взял пять дней и на них выпало 12 июня, отпуск на день не удлиняется. Проверить это можно по формулировке заявления: указаны конкретные даты начала и окончания, а не только количество дней.
Какой подписью подписывают заявление и приказ на день за свой счёт
Электронная подпись бывает трёх видов по 63-ФЗ от 06.04.2011: простая (ПЭП), усиленная неквалифицированная (УНЭП) и усиленная квалифицированная (УКЭП). Разница не в кнопке, а в том, что подпись доказывает. ПЭП подтверждает только факт формирования подписи конкретным лицом через логин, пароль или код из СМС; она не показывает, менялся ли документ после подписания. УНЭП и УКЭП технически устроены одинаково: обе создаются криптографическим преобразованием и фиксируют неизменность документа. Юридическая разница в том, кто выпустил сертификат. УКЭП выдаёт только удостоверяющий центр, аккредитованный Минцифры и прошедший проверку ФСБ, и такая подпись приравнена к собственноручной по умолчанию. УНЭП может выпустить сам работодатель или сервис, и тогда сторонам нужно соглашение, определяющее порядок её проверки.
Исключение — УНЭП, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства (УНЭП ИЭП, она же подпись Госключа). Она создаётся сертифицированными ФСБ средствами и признаётся без отдельного соглашения. Отсюда частая путаница: логин и пароль от Госуслуг — это ПЭП ЕСИА, а УНЭП ЕСИА означает подпись, выпущенную в Госключе, и это разные сущности.
Для кадровых документов действует статья 22.3 ТК РФ. Она делит документы на две группы. В первую входят трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, договор на получение образования, изменения к ним, согласие на перевод, заявление об увольнении и его отзыв, ознакомление с уведомлением об изменении определённых сторонами условий трудового договора и с приказом о дисциплинарном взыскании. Здесь работодатель подписывает только УКЭП, а работник — УКЭП, УНЭП по соглашению сторон или УНЭП ИЭП. Заявления и приказа на отпуск без сохранения заработной платы в этом перечне нет. Значит, действует вторая группа: работодатель подписывает УКЭП или УНЭП, работник — любой из трёх видов подписи, включая простую.
| Вид подписи | Где выпускается | Нужно ли соглашение о порядке проверки | Заявление и приказ на день за свой счёт |
|---|---|---|---|
| ПЭП | Информационная система работодателя: логин, пароль, код подтверждения | Да, с условием об идентификации работника и конфиденциальности ключа | Работник — да. Работодатель — нет |
| УНЭП по соглашению сторон | Удостоверяющий центр или сама система работодателя, в том числе на токене | Да, порядок проверки закрепляется соглашением сторон трудового договора | Да для обеих сторон |
| УНЭП ИЭП (Госключ) | Приложение Госключ, требуется подтверждённая учётная запись на Госуслугах | Нет | Да для обеих сторон |
| УКЭП | Аккредитованный удостоверяющий центр, для юрлица — УЦ ФНС; для работника доступна в Госключе | Нет, признаётся аналогом собственноручной по умолчанию | Да для обеих сторон |
Из таблицы следует практический вывод для кадровика: закупать работникам квалифицированные подписи ради заявлений на день за свой счёт не нужно, а вот подпись работодателя на приказе должна быть как минимум неквалифицированной. Простая подпись со стороны компании в КЭДО не применяется ни к одному кадровому документу.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Соглашение о порядке проверки подписи нужно только для простой и неквалифицированной подписи. Квалифицированная признаётся по умолчанию, а неквалифицированная из Госключа — потому что выпущена средствами, сертифицированными ФСБ. Если ваш сервис выдаёт работникам собственную УНЭП, проверьте, что порядок её проверки описан в соглашении с работником: без этого пункта подпись на заявлении можно оспорить.»
Подпишите приказ электронной подписью прямо сейчас
Понадобится программа КриптоПро и её расширение для браузера. Как подписать документ
Если не знаете, какая нужна, уточните у того, кто запросил подпись.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Пришёл документ с подписью?
Проверьте, чья она и действует ли сертификат. Без регистрации.
Факт: срок действия сертификата УНЭП и УКЭП в Госключе — 12 месяцев. Напоминание об окончании приходит за 30 календарных дней пуш-уведомлением, за 14 дней — на Госуслуги, за 7 дней — в само приложение. Выпуск нового сертификата УНЭП занимает несколько минут, поэтому отдельно контролировать сроки по каждому работнику кадровой службе не требуется.
Что настроить в КЭДО до первого заявления на день за свой счёт
Заявление, поданное в систему, где не закрыта подготовительная часть, юридически ничего не значит. Перед тем как принимать первое электронное заявление на отпуск без сохранения заработной платы, проверьте пять позиций.
- ЛНА о переходе на электронный документооборот. Положение о КЭДО и приказ о его введении принимаются по статье 22.2 ТК РФ, в них фиксируются перечень электронных документов, категории работников, сроки подписания и порядок доступа к системе.
- Согласия работников. Согласие берётся у тех, кто был принят до 31 декабря 2021 года и имел трудовой стаж на эту дату. Тем, кто пришёл позже и не имел стажа, достаточно уведомления. Отказ работника от КЭДО не основание для увольнения или санкций: его документы остаются на бумаге.
- Соглашение о применении подписи. Требуется, если работники подписывают заявления ПЭП или УНЭП, выпущенной работодателем.
- Тип документа и шаблон. В системе заводятся отдельный тип «Отпуск без сохранения заработной платы» и шаблоны заявления и приказа с автозаполняемыми полями: даты, число календарных дней, основание.
- Маршрут согласования. Последовательность подписантов задаётся заранее: работник, непосредственный руководитель, кадровая служба, подписант со стороны работодателя. Право подписи приказов делегируется отдельным приказом об ответственном за КЭДО.
В сервисе Добыто маршруты, типы и шаблоны настраиваются в разделе документов один раз, после чего кадровику остаётся выбрать шаблон и сотрудника: остальные поля подтягиваются автоматически, а участники маршрута получают уведомления с кнопками «Согласовать» и «Подписать».
Внимание: согласие на переход на КЭДО Минтруд пока трактует как письменное, то есть бумажное. Исключение — дистанционные работники: обмен электронными документами с ними регулируется главой о дистанционной работе, отдельное согласие не требуется, условия достаточно закрепить в ЛНА о дистанционной работе или в трудовом договоре.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Мы разделяем два потока работников с первого дня внедрения: дистанционных подключаем через ЛНА о дистанционной работе, остальных — через согласие. Смешивать их в одном приказе не стоит: у этих групп разные основания перехода и разный набор допустимых подписей. На пилотной группе такая ошибка стоит одного дня переделки, на всей компании — недели повторного сбора документов.»
Как оформить день за свой счёт в КЭДО: пошаговый порядок
Порядок отличается от бумажного только способом подписания и тем, что все отметки о времени фиксируются автоматически. Кадровик перестаёт быть курьером между работником и подписантом.
Как провести день за свой счёт через КЭДО: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Работник создаёт заявление из шаблона в личном кабинете, указывает дату начала, дату окончания, число календарных дней и причину, при обязательном случае прикладывает подтверждающий документ и подписывает заявление своей подписью.
- Шаг 2. Кадровик проверяет основание: относится ли работник к категориям части 2 статьи 128 ТК РФ, не превышен ли годовой лимит по его категории, приложен ли документ-основание.
- Шаг 3. Заявление идёт по маршруту к непосредственному руководителю. В договорном случае руководитель вправе не согласовать, и на этом процесс останавливается с отметкой об отказе.
- Шаг 4. Кадровик формирует приказ из шаблона: свободная форма или форма Т-6 с видом отпуска «отпуск без сохранения заработной платы» и точным периодом.
- Шаг 5. Приказ подписывается со стороны работодателя УКЭП или УНЭП уполномоченного лица и автоматически направляется работнику.
- Шаг 6. Работник подтверждает ознакомление своей подписью. Статус документооборота меняется на завершённый, файл подписи сохраняется вместе с приказом.
- Шаг 7. Дни отсутствия проставляются в табеле, документ уходит в электронный архив, а период отражается в графике отсутствий.
Кейс из практики: в компании с несколькими филиалами заявления на дни за свой счёт шли почтой и с курьерами, часть приказов подписывалась уже после даты отсутствия, а оригиналы искали в архиве отдельного здания. После переноса процесса в КЭДО заявление, согласование руководителя и подписанный приказ укладываются в один рабочий день, а временные затраты кадровой службы на обработку таких заявлений снижаются минимум в три раза.
Лайфхак: в Госключ можно отправить пакет до 50 файлов за раз, в том числе PDF и XML. Документ должен быть подписан не позднее 24 часов, иначе информационная система получает статус истечения срока и отправляет пакет повторно. Если оформляете группу заявлений одним днём, собирайте их в один пакет, а не отправляйте по одному.
Шаблоны заявления, приказа и документов по КЭДО
Начните с заявления и приказа: остальные три файла нужны, если электронный документооборот в компании ещё не запущен.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Заявление на отпуск | Скачать |
| Приказ о предоставлении отпуска, форма Т-6 | Скачать |
| Формулировки срока отпуска для кадровых документов | Скачать |
| Приказ об утверждении Положения о КЭДО | Скачать |
| Приказ об ответственном за КЭДО и делегировании права подписи | Скачать |
Формулировки в заявлении и приказе, из-за которых документ не примут
Приказ о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы издаётся в свободной форме или по форме Т-6, применение унифицированной формы с 2013 года необязательно. Содержание важнее формы. В приказе должны быть вид отпуска, точные даты начала и окончания, количество календарных дней, ссылка на статью 128 ТК РФ и документ-основание — заявление работника с датой.
Четыре формулировки регулярно превращаются в спорные. Первая: «предоставить отгул» — такого вида отсутствия в ТК РФ нет, и в паре с табелем это выглядит как несогласованный документ. Вторая: «предоставить 1 рабочий день» — отпуск считается в календарных днях, при пересчёте на выходные это даёт расхождение с табелем. Третья: указано только количество дней без дат — при проверке невозможно установить период отсутствия. Четвёртая: в обязательном случае не назван документ-основание, и обязательный отпуск выглядит как договорной, а годовой лимит по категории не отслеживается.
Важный нюанс из практики: в электронном шаблоне поле «причина» стоит делать не свободным текстом, а выбором из списка с привязкой к основанию — рождение ребёнка, регистрация брака, смерть близкого родственника, пенсионер по старости, инвалидность, семейные обстоятельства. Тогда система сама определяет, обязательный это случай или договорной, и подставляет предельный срок. Свободный текст в этом поле — основной источник расхождений между заявлением, приказом и табелем.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Ошибку дешевле поймать в момент подачи заявления, а не при сверке табеля в конце месяца. Настройте в шаблоне проверку по категории работника и годовому лимиту: пенсионеру по старости система подскажет, что 14 календарных дней в году уже выбраны, и он либо сократит срок, либо перейдёт в договорной режим. Кадровик при этом не разбирает каждый случай вручную.»
Табель, отпускной стаж и отчётность после дня за свой счёт
Отпуск без сохранения заработной платы отражается в трёх местах, и коды в табеле различаются в зависимости от основания. Разные коды нужны не для красоты: по ним видно, был отпуск обязательным по закону или предоставлен по решению работодателя.
| Ситуация | Код в табеле Т-12 и Т-13 | Что учесть |
|---|---|---|
| Отпуск с разрешения работодателя, договорной случай | ДО (09) | Основание — заявление и приказ, предельный срок законом не установлен |
| Отпуск в случаях, предусмотренных законом | ОЗ (17) | Годовой лимит зависит от категории работника, отказ невозможен |
| Дополнительный отпуск без сохранения по коллективному договору | ДБ (18) | Основание — статья 263 ТК РФ и коллективный договор, до 14 календарных дней |
| Учебный отпуск без сохранения заработка | УД (13) | Основание — справка-вызов образовательной организации |
Второе место — отпускной стаж. По статье 121 ТК РФ в стаж, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включается время отпусков без сохранения заработной платы, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года. Пятнадцатый день и далее сдвигают рабочий год работника вперёд, а вместе с ним — дату, с которой начисляются новые дни оплачиваемого отпуска. Третье место — отчётность: периоды без сохранения заработной платы отражаются в подразделе 1.2 формы ЕФС-1 кодом «НЕОПЛ». Кадровое мероприятие такой отпуск не образует, поэтому подраздел 1.1 по нему не подаётся.
Полезно знать: счётчик 14 календарных дней ведётся по рабочему году конкретного работника, а не по календарному. У сотрудника, принятого 12 марта, рабочий год идёт с 12 марта по 11 марта следующего года, и дни за свой счёт из разных календарных лет могут попасть в один рабочий год.
В сервисе Добыто такие периоды видны в графике отсутствий вместе с отпусками, больничными и командировками, а в профиле работника отражается остаток доступных дней. Это снимает основную часть расхождений между кадровым учётом и расчётом, которые обычно всплывают в конце месяца.
Когда день за свой счёт не получится оформить электронно
КЭДО закрывает не все ситуации, и честнее знать границы заранее.
- Работник не дал согласие на КЭДО. Его заявление и приказ остаются бумажными. Принуждать нельзя, отказ не влечёт последствий для работника.
- Отпуск нужен задним числом. Электронная подпись фиксирует момент подписания, а в Госключе документ возвращается в формате CAdES-T с меткой доверенного времени. Подписать приказ вчерашним числом технически не выйдет, и это ограничение, а не недоработка сервиса.
- Недоступна инфраструктура подписания. По статье 22.2 ТК РФ работодатель вправе утвердить исключительные случаи оформления документов на бумаге. В практике Добыто такой пункт мы закладываем в Положение о КЭДО ещё на этапе внедрения: без него на время сбоя процесс встаёт.
- У работника кнопочный телефон. Госключ требует смартфон, поэтому для части персонала нужен либо вариант подписания через веб-интерфейс с ПЭП или УНЭП работодателя, либо бумага.
Сколько стоит ошибка в оформлении
Незаконченное оформление стоит дороже, чем кажется. Если работник ушёл по устной договорённости, а приказа нет, табель показывает неявку без уважительной причины: работодатель либо оформляет прогул и получает трудовой спор, либо оплачивает день как рабочий и искажает учёт. Нарушение порядка предоставления отпуска подпадает под часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей на должностное лицо и от 30 000 до 50 000 рублей на юридическое лицо, при повторном нарушении — до 70 000 рублей на компанию и дисквалификация должностного лица на срок от одного года до трёх лет. Отдельно считается отказ в отпуске работнику из обязательного перечня: здесь спор проигрывается почти гарантированно, поскольку основание проверяется по документу, а не по усмотрению руководителя.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «В спорах об электронных документах суд смотрит не на визуальный штамп подписи в PDF, а на три вещи: действовал ли сертификат в момент подписания, не изменялся ли документ после, и что записано в вашем Положении о КЭДО. Храните вместе с приказом файл подписи в формате sig и выгрузку журнала действий: печатная версия со штампом юридической силы не несёт, это визуализация для читателя.»
Стоимость КЭДО в Добыто: тарифы и сроки подключения
Стоимость зависит от численности работников и от того, нужны ли интеграция с 1С и электронный архив. Электронные подписи для сотрудников входят в тариф.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт», до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес», без ограничения по численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | при подключении |
| УКЭП для работника | через партнёров-удостоверяющих центров | по регламенту УЦ |
| Модуль для 1С:ЗУП, синхронизация документов | входит в тариф «Бизнес» | один день |
Итоговая сумма складывается из численности подключённых работников и набора функций: кастомные шаблоны, интеграция с 1С и электронный архив доступны с тарифа «Бизнес», а требования к SLA и выделенному серверу переводят компанию в тариф «Корпорация». Полные условия по каждому тарифу и состав включённых функций смотрите на странице тарифов Добыто КЭДО.
Выводы
День за свой счёт остаётся отпуском без сохранения заработной платы, а значит требует заявления и приказа независимо от того, длится он один день или месяц. Право работника на такой отпуск и предельный срок определяются его категорией: обязательные случаи перечислены в статье 128 ТК РФ, остальные решаются соглашением сторон. В электронном виде заявление подписывается работником простой, неквалифицированной или квалифицированной подписью, приказ со стороны работодателя — усиленной, поскольку этот документ не входит в перечень статьи 22.3 ТК РФ, где требуется только квалифицированная подпись. Дальше день отражается кодом в табеле, попадает в лимит 14 календарных дней по статье 121 ТК РФ и в подраздел 1.2 ЕФС-1.
Мы в Добыто настраиваем такие процессы как типовые: шаблон заявления с проверкой основания, маршрут согласования, подпись обеих сторон и электронный архив с файлами подписей. Кадровая служба перестаёт вручную сверять заявление, приказ и табель, а спорные ситуации разбираются по журналу действий, а не по памяти участников.
Частые вопросы
Можно ли предоставить день за свой счёт по заявлению, поданному в мессенджере или по электронной почте?
Нет. Статья 128 ТК РФ требует письменного заявления, а в электронном виде письменная форма соблюдается только при подписании документа электронной подписью в системе, порядок работы которой закреплён в ЛНА о КЭДО. Сообщение в мессенджере не идентифицирует подписанта и не фиксирует неизменность текста, поэтому основанием для приказа служить не может.
Что делать, если работник просит выйти на работу раньше окончания отпуска за свой счёт?
Оформляется заявление работника о досрочном выходе и приказ об изменении срока ранее предоставленного отпуска со ссылкой на первоначальный приказ. В табеле дни после выхода закрываются явкой, а не кодом ДО. Если этого не сделать, работник будет числиться в отпуске, а фактически отработанное время окажется неоплаченным.
Входит ли день за свой счёт в расчётный период для отпускных?
Нет. Из расчётного периода исключается время, когда за работником не сохранялся средний заработок, и заработок за эти дни в расчёт не берётся. При этом на сам средний дневной заработок это влияет мягко: одновременно уменьшаются и суммы, и количество отработанных дней в неполном месяце.
Нужно ли ознакамливать работника с приказом, если заявление он уже подписал?
Да, это два разных действия. Заявление подтверждает волю работника, приказ — решение работодателя о конкретном периоде. В КЭДО ознакомление фиксируется отдельной подписью работника на приказе, и именно она подтверждает, что период согласован. Отсутствие такой отметки — типовое замечание при проверке кадровых документов.
Можно ли работнику подписать заявление на день за свой счёт квалифицированной подписью из Госключа?
Можно. Закон задаёт минимальный уровень подписи, а не максимальный: если работник использует УКЭП там, где достаточно ПЭП, документ действителен. Обратная замена недопустима: простой подписью нельзя подписать документы из перечня статьи 22.3 ТК РФ, где требуется усиленная подпись.
Как отпуск без сохранения заработной платы влияет на больничный, если работник заболел в эти дни?
Пособие за дни, приходящиеся на отпуск без сохранения заработной платы, не назначается: оплата начинается со дня, когда работник должен был приступить к работе. Продлевать такой отпуск на дни болезни, как продлевается ежегодный оплачиваемый по статье 124 ТК РФ, работодатель не обязан.
Сколько дней за свой счёт может взять работник за год?
Для договорных случаев предельный срок в законе не установлен: он определяется соглашением работника и работодателя. Ограничения действуют только внутри обязательных случаев — например, до 14 календарных дней в году работающему пенсионеру по старости и до 60 работающему инвалиду. Отдельно помните про лимит 14 календарных дней, свыше которого дни перестают засчитываться в отпускной стаж.
