Внедрение КЭДО без остановки кадровой службы: план 2026

Мария Ж. 19 мин чтения

Внедрение КЭДО без остановки кадровой службы держится на параллельном режиме: приказы и заявления продолжают оформляться привычным способом, пока в системе работает пилотная группа, идёт сбор согласий и выпуск подписей. Останавливают работу не настройки платформы, а три узла: письменные согласия работников, выдача электронных подписей и перенос кадровых справочников. Согласие по статье 22.2 ТК РФ обязательно для тех, кто работал до 31 декабря 2021 года; для сотрудников без стажа до этой даты достаточно уведомления. Различие, от которого зависит график проекта: с готовым коннектором к 1С интеграция занимает около часа, а обмен через API отнимает от 2 дней до 2 месяцев.

Разберём, как выстроить переход, чтобы кадровики не вели два учёта руками: что подготовить до старта, кого включать в пилотную группу, какие документы закон оставляет на бумаге и как не сорвать сроки на выпуске подписей. Покажем, какая подпись обязательна для трудового договора, какая допустима для заявления на отпуск и чем оборачивается путаница видов подписи. Сценарная таблица по типам компаний, цена ошибки, тарифы и сроки запуска на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Содержание

Что именно останавливает кадровую службу при переходе на КЭДО

Кадровая служба встаёт не в момент запуска системы, а на трёх участках подготовки. Первый — сбор письменных согласий. Работники, которые имеют трудовой стаж по состоянию на 31 декабря 2021 года, переходят на электронный документооборот только с письменного согласия; отсутствие ответа приравнивается к отказу, при этом позже человек вправе согласиться. Второй участок — активация личных кабинетов и выпуск подписей: пока у сотрудника не заполнен телефон или электронная почта, приглашение уходит в пустоту, а кабинет висит в списке ошибок. Третий — справочники и оргструктура: если маршруты согласования строятся не из штатного расписания, кадровик руками выбирает подписантов на каждом документе.

Читайте также:  Картинки для презентации КЭДО: слайды, подписи, бюджет

Масштаб нагрузки считается просто. На одного сотрудника приходится порядка 30 кадровых документов в год, а один специалист по кадрам обслуживает в среднем 400-500 человек. При численности 1000 человек это около 30 000 документов в год, которые в переходный период нельзя дважды провести вручную. Поэтому график перехода строится не вокруг даты запуска платформы, а вокруг того, в какой момент кадровик перестаёт делать двойную работу.

Полезно знать: один специалист по кадрам обслуживает в среднем 400-500 человек, а на каждого сотрудника приходится около 30 кадровых документов в год. Эти два числа задают реальную ёмкость переходного периода.

Отдельная нагрузка приходит со стороны линейного персонала. Сотрудники производств, складов и торговых точек не всегда готовы подписывать то, что нельзя подержать в руках, и первые недели идут в отдел кадров с вопросами. В практике Добыто мы закладываем на это отдельный ресурс поддержки: если вопросы сотрудников замыкаются на кадровика, экономии времени в первый месяц не будет вовсе.

Параллельный режим: как бумага и электронный документ живут рядом

Параллельный режим работает при одном условии: каждый документ существует в одном носителе, а не в двух. Дублирование подписания на бумаге и в системе создаёт два оригинала с разными датами и превращает переход в двойной учёт. Поэтому в локальном нормативном акте о переходе фиксируются перечень документов, которые ведутся электронно, категории работников, на которых распространяется КЭДО, и дата введения электронного документооборота. Всё, что в перечень не попало, остаётся на бумаге по прежним правилам без всяких оговорок.

Часть документов на бумаге останется в любом случае. Закон оставил четыре исключения, и они не зависят ни от вида подписи, ни от выбранной платформы.

Читайте также:  ЭДО бесплатно для муниципальных учреждений: лимиты 2026

Внимание: в электронный вид не переводятся приказ об увольнении, акт о несчастном случае на производстве, документ о прохождении инструктажа по охране труда и бумажная трудовая книжка. Инструктаж по охране труда подписывается очно.

Четыре кадровых документа, которые закон оставляет на бумаге при переходе на КЭДО
Эти четыре позиции остаются в бумажном контуре и после полной раскатки системы, их учитывают в графике перехода отдельно.

Дистанционные работники выделяются в отдельный поток. Порядок обмена электронными документами с ними регулируется главой о дистанционной работе, письменное согласие на КЭДО с них не собирается, а условия электронного взаимодействия закрепляются в трудовом договоре или в локальном нормативном акте о дистанционной работе. Разделение потоков экономит недели: пока идёт бумажный сбор согласий у офиса и производства, дистанционная часть штата уже оформляется полностью электронно.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Согласие на КЭДО Минтруд читает буквально: письменное. Пока разъяснения не изменились, я не советую собирать его через опрос по электронной почте или галочку в кабинете — в споре такое согласие придётся доказывать отдельно. Дистанционных работников в этот поток вообще не включайте: у них порядок электронного взаимодействия закрывается локальным актом о дистанционной работе, и время на сбор бумаг тратить не нужно.»

Тем, кто согласие не дал, работодатель обязан обеспечить прежний бумажный порядок, причём за свой счёт. Это не аварийный сценарий, а штатная часть плана: в проектах на несколько тысяч человек доля отказавшихся редко бывает нулевой, и бумажный контур для них закладывается сразу, а не достраивается в спешке.

ПЭП, УНЭП и УКЭП: чем подписи различаются и где перепутать нельзя

Простая электронная подпись — это связка логина, пароля и кода подтверждения: она фиксирует, что действие совершил обладатель учётных данных, но не защищает документ от изменений. Усиленная неквалифицированная подпись строится на криптографии и фиксирует неизменность документа после подписания. Усиленная квалифицированная подпись отличается от неквалифицированной тем, что её сертификат выдан аккредитованным удостоверяющим центром, и она признаётся равнозначной собственноручной без дополнительного соглашения сторон. Отсюда практический вывод: ПЭП и УНЭП работают только вместе с соглашением, где прописан порядок проверки подписи, а УКЭП работает сама по себе.

Читайте также:  КЭДО в 1С ЗУП: настройка, подписи и ограничения 2026

Статья 22.3 ТК РФ распределяет виды подписи по документам, а не по должностям. Работодатель подписывает УКЭП трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, договор на получение образования, изменения к ним, приказ о применении дисциплинарного взыскания и уведомление об изменении определённых сторонами условий трудового договора. Работник в этих случаях подписывает УКЭП или УНЭП, в том числе УНЭП, выпущенной в инфраструктуре Госуслуг через приложение Госключ. Для остальных документов работодателю достаточно УНЭП, а работнику — ПЭП при наличии соглашения.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Корги указывает на кнопки подписки на каналы Добыто
Вид подписи Кто применяет в КЭДО Для каких документов Что нужно для законности
ПЭП Только работник Документы вне перечня статьи 22.3: заявления на отпуск, ознакомление с ЛНА, справки, служебные записки Соглашение с порядком проверки подписи, правила хранения логина и пароля в ЛНА
УНЭП в информационной системе работодателя Работник и работодатель Работнику — весь перечень, включая трудовой договор и заявление об увольнении; работодателю — документы вне перечня УКЭП Соглашение сторон с порядком проверки, выпуск сертификата средствами сервиса
УНЭП в инфраструктуре Госуслуг (Госключ) Работник Те же документы, что и УНЭП работодателя, включая трудовой договор с дистанционным новичком Подтверждённая учётная запись на Госуслугах, выпуск сертификата бесплатный для работника и работодателя
УКЭП Работодатель обязательно, работник по желанию Трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, договор на получение образования, изменения к ним, приказ о дисциплинарном взыскании, уведомление об изменении условий труда Сертификат аккредитованного удостоверяющего центра, соглашение не требуется

Из таблицы следует практическое правило комплектации: одной УКЭП со стороны работодателя и УНЭП у работников достаточно, чтобы закрыть весь перечень документов. Схема с тремя видами подписи у одного сотрудника чаще усложняет обучение, чем помогает: люди путаются, каким способом что подписывать, и идут за разъяснениями в отдел кадров.

Схема сравнения ПЭП, УНЭП и УКЭП для кадрового электронного документооборота
Схема помогает согласовать вид подписи с юристом и службой безопасности до того, как в положении о КЭДО появится закрытый перечень документов.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Спор о видах подписи почти всегда решается перечнем документов, а не рассуждениями о надёжности. Возьмите список кадровых документов компании, отметьте те, где статья 22.3 требует УКЭП работодателя, и остальное закройте одной УНЭП работника. Проверять готовый документ учитесь сразу: подпись видна в отдельном файле формата SIG, а не в штампе на печатной форме.»

Проверьте электронную подпись на кадровом документе

svg%3e Проверка электронной подписи

Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.

1 Выберите вид подписи:

2 Загрузите документ и файл подписи:

Документ

Файл подписи (.sig)

Нужно подписать документ?

Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.

Корги указывает на кнопки подписки на каналы Добыто

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Подписать документ

Что подготовить до запуска, чтобы кадровики не работали дважды

Подготовительный блок закрывается до того, как в системе появится первый сотрудник. Пропущенный на этом этапе документ возвращает проект назад на недели: без положения о КЭДО нельзя собирать согласия, без согласий нельзя выпускать подписи, без подписей не запускается пилот.

  1. Перечень документов. Выпишите все кадровые документы компании и отметьте, какие переводятся в электронный вид, какие остаются на бумаге и какие можно вовсе отменить как избыточные.
  2. Категории работников. Разделите штат на дистанционных, принятых после 31 декабря 2021 года без предыдущего стажа и всех остальных: у каждой группы свой порядок подключения.
  3. Локальные нормативные акты. Подготовьте положение о ведении КЭДО и приказ о его введении с учётом мнения профсоюза, если он есть.
  4. Оргструктура и справочники. Сверьте штатное расписание и подчинённость: маршруты согласования собираются из них, а не настраиваются вручную под каждый документ.
  5. Контактные данные. Проверьте, что у каждого сотрудника указан телефон или электронная почта, иначе приглашение в личный кабинет не уйдёт.
  6. Ответственные и права. Приказом назначьте ответственного за КЭДО и распределите роли: кто создаёт документы, кто согласовывает, кто подписывает от лица работодателя.

Форматы электронных кадровых документов и требования к их составу опубликованы в разделе Минтруда об электронном документообороте в сфере трудовых отношений: их стоит открыть до согласования технического задания, чтобы перечень полей в шаблонах не пришлось переделывать после запуска.

Пять этапов внедрения КЭДО от локального акта до перевода всего штата
Последовательность этапов показывает, почему пилотная группа стоит между сбором согласий и раскаткой на весь штат.

Как запустить КЭДО, не останавливая кадровую службу: пошаговая инструкция

  1. Шаг 1. Проведите аудит кадровых процессов: сколько документов создаётся в месяц, сколько подписей стоит на каждом, какие формы можно упростить или отменить до автоматизации.
  2. Шаг 2. Утвердите положение о ведении КЭДО и приказ о введении, зафиксируйте в них перечень документов, категории работников, срок уведомления и дату введения электронного документооборота.
  3. Шаг 3. Уведомьте работников и соберите письменные согласия у тех, кто имел стаж на 31 декабря 2021 года. Отказавшихся сразу отметьте в отдельном списке для бумажного контура.
  4. Шаг 4. Получите УКЭП для подписанта от работодателя и организуйте массовый выпуск подписей работникам: в личном кабинете это занимает минуты, а через Госключ работник выпускает УНЭП сам.
  5. Шаг 5. Настройте интеграцию с учётной системой и маршруты согласования по оргструктуре, проверьте перенос сотрудников, подразделений и остатков отпусков.
  6. Шаг 6. Запустите пилотную группу на одном массовом процессе, разберите ошибки маршрутов и вопросы сотрудников, зафиксируйте, сколько времени уходит на документ.
  7. Шаг 7. Расширяйте охват волнами по подразделениям и только после этого отключайте бумажное дублирование по процессам, которые уже переведены.

Шаблоны и локальные акты для перехода на КЭДО

Комплект собран в порядке проекта, начинать стоит с дорожной карты — она задаёт последовательность и сроки остальных документов.

Документ Скачать
Дорожная карта внедрения КЭДО (шаблон для HR) Скачать
Приказ о введении КЭДО Скачать
Положение о ведении КЭДО Скачать
Уведомление работнику о переходе на КЭДО Скачать
Заявление о согласии на переход на КЭДО Скачать
Соглашение об использовании ПЭП и НЭП Скачать

Пилотная группа и последовательность раскатки

Пилот строится по одному из двух сценариев: либо все документы на небольшой группе, либо один-два массовых процесса на всём штате. Первый вариант подходит компаниям со сложными маршрутами и большим числом юрлиц, второй — там, где основную нагрузку даёт один процесс, чаще всего отпуска. Смешивать сценарии на старте не стоит: при одновременном расширении и по документам, и по людям ошибки маршрутов накладываются друг на друга и разбираются дольше.

Лайфхак: перед раскаткой отправьте пилотной группе один безобидный документ на подписание. Так вы проверите, что подпись выпущена и работает у каждого, до того как через систему пойдут трудовые договоры и приказы.

Порядок подключения подразделений влияет на скорость сильнее, чем настройки платформы. Начинать разумно с головного офиса и лидеров мнений, дальше двигаться к распределённым площадкам и линейному персоналу. В практике Добыто мы закладываем пилотную группу до раскатки на всю компанию: она снимает основную часть ошибок в маршрутах и в правах доступа, пока объём документов ещё позволяет разбирать каждый случай вручную.

Дорожная карта перехода на КЭДО по неделям с документом на выходе каждого этапа
Разбивка по неделям — типовой план проекта, а не нормативный срок: сроки уведомления и сбора согласий компания устанавливает сама в локальном акте.

Кейс из практики: федеральное медицинское учреждение с кадровым резервом около 800 специалистов по всей стране до внедрения оформляло экстренные приёмы вручную — при выезде на чрезвычайную ситуацию около 200 человек оформляли за несколько дней силами общего документооборота. После перехода на КЭДО резерв получил личные кабинеты, а комплект документов на приём готовится заранее и подписывается в момент мобилизации, без пересылки бумаг между регионами.

Сценарии компаний различаются тем, что в них критично, а что можно отложить на второй этап.

Сценарий компании Что критично на старте Что вторично
Офис до 100 человек в одном городе Быстрый сбор согласий, простые маршруты, отпуска и справки Локальное развёртывание, сложные роли, интеграция через API
Распределённый ритейл, тысячи сотрудников, высокая текучесть Массовый выпуск подписей, оформление приёма без визита в офис, работа под нагрузкой при рассылке ЛНА Кастомные печатные формы, редкие типы приказов
Производство с линейным персоналом Обучение сотрудников, доступ со смартфона, бумажный контур для отказавшихся и для инструктажей Мобильные согласования для руководителей, аналитика по срокам
IT-компания с дистанционным штатом Оформление приёма в день выхода, подписание через Госключ, ЛНА о дистанционной работе Сбор письменных согласий, бумажный архив
Холдинг из нескольких юрлиц Маршруты по управленческой структуре, права доступа между юрлицами, единый электронный архив Единый шаблон для всех компаний группы на первом этапе

Строку своего сценария стоит перенести в дорожную карту дословно: она определяет, какие требования уходят в техническое задание, а какие снимаются как избыточные.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Сопротивление даёт не возраст, а отсутствие привычки к цифровым сервисам. На производстве и в рознице людям бесполезно объяснять, что электронный документ удобнее: работает другое — показать, что прежний порядок изменился, и провести обучение группами. Одного-двух вебинаров обычно хватает, чтобы сотрудники выпускали подпись и подписывали документы сами.»

Интеграция с 1С и учётными системами без простоя

Сроки интеграции различаются на порядок в зависимости от способа. Готовый коннектор для 1С устанавливается расширением примерно за час и не требует команды разработки на стороне заказчика. Обмен через API занимает от 2 дней до 2 месяцев и зависит от учётной системы: для SAP и БОСС-Кадровика счёт идёт на недели, для самописных систем — от квалификации внутренней команды.

Факт: установка готового коннектора к 1С занимает около часа и обходится без привлечения разработчиков заказчика. Интеграция через API — от 2 дней до 2 месяцев, срок зависит от учётной системы и версии конфигурации.

Перед подписанием договора проверьте, с какими конфигурациями и релизами работает готовый коннектор. Интеграция с ЗУП и интеграция с ERP или комплексной автоматизацией — разные по сложности задачи, и заявленная поддержка 1С не означает поддержку вашей конфигурации. Второй вопрос вендору: как обновляется связка при выходе новых релизов учётной системы, потому что обновления выходят регулярно и с обеих сторон.

Возврат подписанных документов обратно в учётную систему выглядит логичным требованием, но приводит к задвоению базы и росту нагрузки. Практичнее открывать подписанный документ из учётной системы по ссылке: кадровик остаётся в привычном интерфейсе, а хранение, перештамповка и архивные процедуры остаются на стороне КЭДО. В Добыто маршруты собираются из оргструктуры и штатного расписания, поэтому при изменении подчинённости подписантов не приходится переназначать вручную.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Самая длинная часть проекта — не техника, а организационная обвязка: разработать локальные акты, утвердить их и собрать согласия. Интеграцию с 1С мы ставим параллельно, чтобы к моменту готовности документов система уже видела сотрудников и подразделения. При таком порядке кадровая служба ни одного дня не работает в двух системах сразу.»

Сколько стоит ошибка при переходе на КЭДО

Ошибка в виде подписи стоит не переоформления документа. Трудовой договор, подписанный со стороны работодателя простой или неквалифицированной подписью вместо УКЭП, не соответствует требованиям статьи 22.3 ТК РФ, и в споре с работником доказательная сила такого документа ставится под сомнение. Нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ грозит юридическому лицу предупреждением или штрафом от 30 000 до 50 000 рублей, а ненадлежащее оформление трудового договора по части 4 той же статьи — штрафом от 50 000 до 100 000 рублей.

Вторая по цене ошибка — согласия, собранные с нарушением порядка. Пересобрать письменные согласия у нескольких тысяч человек означает повторить самый долгий этап проекта целиком, а все документы, подписанные в промежутке, придётся проверять отдельно. Третья — отказ от пилота: при раскатке сразу на весь штат ошибки маршрутов вскрываются на боевом потоке документов, и кадровая служба разбирает их вручную вместе с текущей нагрузкой.

Бумажный сценарий тоже имеет цену. Порядка 30 документов в год на человека при численности 1000 сотрудников — это около 30 000 листов, расходы на печать, курьеров и архивное помещение, плюс время кадровиков на комплектование и рассылку. Отдельная статья — потери на найме: пока комплект документов едет к кандидату и обратно, проходит несколько дней, и часть уже принятых офферов отменяется. В проектах массового найма после перехода на электронное подписание фиксировали снижение отказов от принятых офферов на 83%.

Когда переход на КЭДО стоит отложить

Проект лучше сдвинуть, если в компании не приведены в порядок штатное расписание и оргструктура. Маршруты согласования собираются из них, и запуск на неактуальных данных даёт документы, ушедшие не тем подписантам. Сначала штатка, потом КЭДО.

Второй случай — компания до 10-15 человек в одном офисе с редкими кадровыми событиями. Экономия времени будет измеряться минутами в месяц, а обязанности по локальным актам, уведомлениям и хранению возникнут в полном объёме. Третий — организация в разгар реорганизации или смены учётной системы: перенос справочников придётся делать дважды.

Отдельно стоит проверить требования информационной безопасности. Если по нормативным документам организации нужна аттестованная информационная система или сертифицированное программное обеспечение, облачный сервис в качестве стартового варианта не подойдёт: сначала обследование и выбор варианта развёртывания, потом проект. Ответ на вопрос, нужна ли аттестация, даёт лицензиат ФСТЭК, а не поставщик системы.

Стоимость КЭДО и сроки подключения в 2026 году

Стоимость зависит от численности подключённых сотрудников, набора функций и способа интеграции с учётной системой. Электронные подписи для сотрудников входят в тариф и отдельно не оплачиваются.

Услуга Стоимость Сроки
Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка от 30 ₽ за сотрудника в месяц подключение за 5 минут
Тариф «Бизнес»: без ограничения по численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив от 50 ₽ за сотрудника в месяц, минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год подключение за 5 минут
Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции по запросу рассчитывается индивидуально
Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников входит в тариф, бесплатно на всех тарифах в день подключения
УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров рассчитывается индивидуально по регламенту центра
Модуль интеграции с 1С:ЗУП (тариф «Бизнес») входит в тариф установка и настройка за 1 день

Итоговый бюджет складывается из численности подключённых сотрудников и выбранного набора функций: интеграция с 1С, электронный архив и приоритетная поддержка входят в тариф «Бизнес», а выделенный сервер и кастомные интеграции считаются отдельно. Актуальные условия и состав каждого пакета опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.

Смена тарифа возможна в любой момент: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду, что удобно, когда после пилота численность подключённых сотрудников растёт волнами.

Выводы

Переход на КЭДО не требует паузы в работе кадровой службы, если организационная часть идёт впереди технической: сначала перечень документов, локальные акты и согласия, параллельно интеграция и справочники, затем пилотная группа и волновая раскатка. Виды подписи закрываются одной УКЭП работодателя и УНЭП работников, четыре документа остаются на бумаге по закону, а тем, кто согласия не дал, работодатель обеспечивает прежний порядок за свой счёт. Двойной учёт возникает там, где один и тот же документ подписывают и в системе, и на бумаге.

Мы в Добыто ведём такие проекты от аудита процессов до раскатки на весь штат: помогаем собрать комплект локальных актов, настраиваем маршруты по оргструктуре и подключаем интеграцию с 1С, пока кадровая служба продолжает работать в привычном режиме.

Частые вопросы

Нужно ли собирать согласие с сотрудника, принятого в 2026 году без предыдущего стажа?

Нет. Согласие требуется от работников, имевших трудовой стаж по состоянию на 31 декабря 2021 года. Тех, кто начинает трудовую деятельность позже, работодатель уведомляет о том, что кадровые документы ведутся электронно, и подключает к системе без отдельного письменного согласия. Уведомление всё равно оформляется и хранится: при проверке подтверждать придётся именно факт информирования.

Что делать, если работник отказался переходить на КЭДО?

Отказ не является основанием для увольнения или дисциплинарных мер. Работодатель обязан обеспечить такому сотруднику прежний бумажный порядок оформления и ознакомления с документами и оплатить связанные с этим расходы. Позже работник вправе дать согласие, поэтому в положении о КЭДО стоит заранее описать порядок подключения к системе после первоначального отказа.

Можно ли вести КЭДО только в части подразделений или филиалов?

Да. Перечень категорий работников, на которых распространяется электронный документооборот, определяет сам работодатель в локальном нормативном акте. На практике так и раскатывают проект: сначала головной офис и дистанционные сотрудники, потом филиалы. Ограничение одно — выбранные категории и перечень документов должны быть описаны в акте, а не держаться на устной договорённости с руководителями площадок.

Кто оплачивает электронную подпись работника?

Расходы на получение и использование электронной подписи работником несёт работодатель. У сервисов КЭДО ПЭП и УНЭП обычно выпускаются в личном кабинете без отдельной платы, а УНЭП в приложении Госключ бесплатна и для гражданина, и для компании. Платить отдельно приходится за УКЭП, если её решено выдавать работникам, а не только подписанту от работодателя.

Что предъявлять инспекции труда, если документы существуют только в электронном виде?

По требованию проверяющих кадровые документы выгружаются из системы вместе с файлами электронной подписи и сведениями о времени подписания. Хранение и выгрузка проверяются заранее: система должна отдавать не только печатную форму со штампом, но и подписанный файл, по которому подпись можно проверить независимо. Порядок предоставления документов при проверке фиксируется в положении о ведении КЭДО.

Сколько хранить электронные кадровые документы?

Сроки не зависят от формы документа. Трудовые договоры и приказы по личному составу хранятся 50 лет, если созданы после 2003 года, и 75 лет по более ранним документам. Графики отпусков и табели учёта рабочего времени — 5 лет, штатные расписания и локальные нормативные акты — постоянно. Для электронного архива это означает требования к переносу форматов и продлению доказательной силы подписи на весь срок хранения.

Можно ли в той же системе подписывать документы с самозанятыми и исполнителями по ГПХ?

Технически да, но правовая конструкция другая: нормы статей 22.1-22.3 ТК РФ на исполнителей по гражданско-правовым договорам не распространяются. С ними заключается отдельное соглашение об электронном документообороте, в котором описан порядок проверки подписи, если применяются ПЭП или УНЭП. При использовании УКЭП такое соглашение по закону не требуется, но на практике его всё равно оформляют.

Насколько публикация полезна?

Нажмите на звезду, чтобы оценить!

Средняя оценка 5 / 5. Количество оценок: 1

Оценок пока нет. Поставьте оценку первым.

Сожалеем, что вы поставили низкую оценку!

Позвольте нам стать лучше!

Расскажите, как нам стать лучше?

Поделиться:

Попробуйте ДОБЫТО КЭДО

Подписывайте кадровые документы электронно. Оставьте заявку и начните работу.