Картинки для презентации КЭДО собственнику берутся из четырёх источников: собственные скриншоты рабочих систем, схемы и инфографика вендора, открытые материалы государственных порталов и фотостоки с лицензией на коммерческое использование. Слайд с вашим экраном и вашими цифрами работает сильнее любой стоковой фотографии: собственник смотрит не на дизайн, а на объём документов, сроки и деньги. Рабочий минимум — восемь слайдов: как есть, как будет, виды электронной подписи, что остаётся на бумаге, дорожная карта, бюджет, персональные данные, следующий шаг. Главное различие в источниках такое: демонстрационный контур вендора можно снимать и показывать свободно, а скриншот вашей боевой системы с фамилиями, окладами и телефонами на слайд не выносится без обезличивания, потому что это персональные данные по 152-ФЗ.
Разберём состав слайдов, чем иллюстрировать каждый и какие формулировки на слайде о подписи вызывают у юриста вопросы: ПЭП, УНЭП и УКЭП не взаимозаменяемы, а «тип подписки» и «единица измерения» к электронной подписи отношения не имеют. Покажем, какие цифры собственник считает сам и откуда их взять, если учёта затрат на бумагу в компании нет. Отраслевые ориентиры по стоимости бумажного кадрового документооборота, тарифы на 2026 год, шаблоны ЛНА и согласий для скачивания и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Восемь слайдов, из которых собирается презентация КЭДО
Собственник принимает решение по трём вопросам: сколько это стоит, что изменится в цифрах и что будет, если проверка придёт завтра. Всё остальное на слайдах — обслуживание этих трёх вопросов. Отсюда состав презентации и требования к визуалу: каждая картинка либо показывает процесс, либо показывает число, либо показывает границу законности.
| Слайд | Что должно быть видно | Откуда взять визуал |
|---|---|---|
| Как есть | Путь бумажного документа: печать, курьер, подпись, архив | Своё фото шкафа с делами, своя схема маршрута в любом редакторе |
| Как будет | Экран со статусами документов и маршрутом согласования | Скриншот демонстрационного контура вендора с условными данными |
| Виды электронной подписи | Кто чем подписывает: работник, работодатель, руководитель | Сравнительная схема ПЭП, УНЭП и УКЭП |
| Что остаётся на бумаге | Две колонки: можно в электронном виде и только на бумаге | Инфографика из двух столбцов, собирается за 10 минут |
| Деньги | Затраты сейчас против стоимости сервиса на вашу численность | Столбчатая диаграмма по вашему расчёту в таблице |
| Дорожная карта | Этапы, недели и документ на выходе каждого этапа | Таблица-таймлайн из шаблона дорожной карты |
| Персональные данные и хранение | Где лежат документы: облако вендора или контур компании | Схема архитектуры из документации вендора |
| Следующий шаг | Пилотная группа, сроки, ответственные, сумма на пилот | Текстовый слайд без картинок |
Из таблицы видно, что стоковая фотография не подходит ни к одному слайду, кроме титульного. Семь из восьми иллюстраций делаются из ваших данных и материалов вендора, и именно поэтому их нельзя найти поиском по картинкам.
В практике Добыто HR-специалисты чаще всего снимают слайд «как будет» в демонстрационном контуре: данные там условные, показывать такой экран собственнику и на общем собрании можно без ограничений. Демодоступ мы открываем до подписания договора, отдельного согласования визуала для внутренней презентации не требуется.
Где брать изображения законно: четыре источника и их ограничения
Первый источник — ваши собственные скриншоты и фотографии. Ограничение одно, зато жёсткое: любой экран с фамилиями работников, должностями, суммами выплат, номерами телефонов и адресами — это обработка персональных данных. Перед вставкой в презентацию поля закрашиваются или заменяются условными значениями, а не размываются частично. Нарушение порядка обработки персональных данных — самостоятельный состав по статье 13.11 КоАП РФ, и презентация, которая потом уходит по почте подрядчику, из внутреннего документа превращается в передачу данных третьему лицу.
Второй источник — материалы вендора: схемы архитектуры, инфографика по видам подписи, скриншоты интерфейса, презентационные комплекты. Это самый быстрый способ закрыть слайды про подписи, интеграцию и хранение. Условие использования простое: берите материалы с сайта вендора или из переданного вам комплекта и не перерисовывайте логотип. Скриншоты чужой системы, снятые на конференции или из чужого вебинара, на слайд не выносятся: у вас нет прав на этот материал и нет уверенности, что данные на экране обезличены.
Третий источник — государственные порталы. Оттуда берутся не картинки, а факты и структура: перечни, формы документов, порядок подписания. Например, статья 22.3 ТК РФ прямо допускает подписание кадровых документов через государственный портал «Работа в России» с использованием подтверждённой учётной записи Госуслуг, и на слайде о подписи это стоит отразить отдельной строкой: часть работников не нужно снабжать ничем, кроме телефона с подтверждённой учётной записью.
Четвёртый источник — фотостоки. Годятся для титульного слайда и разделителей. Проверяется одно: лицензия допускает коммерческое использование и не требует указания автора в теле презентации. Изображение, найденное поиском по картинкам и вставленное «потому что красивое», — это чужой объект авторского права, и на внутреннюю презентацию правило распространяется так же, как на публикацию.
Как собрать презентацию КЭДО за один рабочий день: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Соберите три числа по своей компании: численность, количество кадровых документов в год и текущие расходы на печать, курьеров и хранение. Без них презентация превращается в рассказ о пользе цифровизации.
- Шаг 2. Снимите текущий процесс: фото архива, схема маршрута согласования отпуска, срок от заявления до приказа. Это слайд «как есть».
- Шаг 3. Запросите у вендора демодоступ и снимите 3-4 экрана: список документов, маршрут согласования, статус подписания, архив. Это слайд «как будет».
- Шаг 4. Сделайте слайд подписи: кто подписывает ПЭП, кто УНЭП, кто УКЭП, со ссылкой на 63-ФЗ и статью 22.3 ТК РФ.
- Шаг 5. Соберите слайд границ: какие документы уходят в электронный вид, какие остаются на бумаге, у кого берётся письменное согласие.
- Шаг 6. Поставьте дорожную карту с неделями и документом на выходе каждого этапа и бюджет на вашу численность по тарифам вендора.
- Шаг 7. Перед отправкой пройдитесь по всем изображениям: нет ли на них фамилий, сумм, номеров телефонов и чужих логотипов.
Слайд про виды электронной подписи: ПЭП, УНЭП и УКЭП
Этот слайд чаще всего переделывают после первой же встречи, потому что собственник задаёт один вопрос: «Такой документ в суде устоит?» Ответ зависит от вида подписи, а виды подписи установлены 63-ФЗ и распределены по документам статьёй 22.3 ТК РФ. Простая электронная подпись подтверждает факт формирования подписи определённым лицом. Усиленная неквалифицированная создаётся криптографическим преобразованием и показывает, что документ после подписания не менялся. Усиленная квалифицированная дополнительно опирается на сертификат аккредитованного удостоверяющего центра и признаётся без отдельного соглашения сторон.
| Вид подписи | Кто применяет в КЭДО | Для каких документов | Где получают |
|---|---|---|---|
| ПЭП | Только работник | Документы, для которых статья 22.3 ТК РФ не требует усиленной подписи: заявления, ознакомления, служебные записки | В системе КЭДО либо через учётную запись Госуслуг на портале «Работа в России» |
| УНЭП | Работник и работодатель | Большинство кадровых документов, кроме перечня, где закон требует УКЭП работодателя | В системе КЭДО или удостоверяющем центре, выпуск занимает минуты и не требует визита |
| УКЭП | Работодатель в лице руководителя или уполномоченного лица, по желанию — работник | Трудовой договор и допсоглашения к нему, договор о материальной ответственности, ученический договор, приказ о дисциплинарном взыскании, уведомление об изменении условий договора | Удостоверяющий центр ФНС для юридического лица, аккредитованный УЦ, для работника — приложение Госключ бесплатно |
На слайде эта таблица сжимается до трёх колонок и одной стрелки нарастания юридической силы. Строку про перечень документов под УКЭП работодателя оставляйте обязательно: именно она отвечает на вопрос, почему нельзя обойтись одной дешёвой подписью на всю компанию.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «По Трудовому кодексу в разных документах могут применяться все три вида подписи в разных сочетаниях, поэтому система должна поддерживать любой из них. Если нужна универсальная связка, которая закрывает большинство процессов, берите УНЭП со стороны сотрудника и УКЭП со стороны работодателя. На слайде так и пишите двумя строками — вопрос о том, не запутается ли сотрудник, снимается сразу».
Формулировки, из-за которых слайд про подпись выглядит непрофессионально
Запросы вроде «тип подписки УКЭП» и «единица измерения УКЭП» приходят из смешения двух разных вещей: вида подписи и модели тарификации сервиса. У электронной подписи нет единиц измерения и нет подписки. Есть вид подписи по 63-ФЗ и есть сертификат ключа проверки со своим сроком действия. Тарифицируется при этом не подпись, а рабочее место или сотрудник в системе КЭДО. На слайде пишется «вид электронной подписи», а строка про деньги выносится отдельно.
Вторая частая формулировка — «ЕИО с наличием ПЭП». Единоличный исполнительный орган, то есть руководитель компании, простой электронной подписью кадровые документы не подписывает: со стороны работодателя статья 22.3 ТК РФ допускает только усиленную квалифицированную или усиленную неквалифицированную подпись. ПЭП остаётся инструментом работника. В Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются в рамках тарифа, а УКЭП оформляется через партнёров-удостоверяющие центры, и на слайде о бюджете это две разные строки.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Проверьте, какой подписью подписан документ из вашего архива
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Проверка выдаёт вид подписи, владельца сертификата и срок его действия. Скриншот протокола проверки хорошо ложится на слайд «как есть»: он показывает, что часть документов у вас уже подписана электронно, но вразнобой и без единого регламента.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Слайд с цифрами: что собственник считает сам
Отраслевые ориентиры нужны для того, чтобы начать разговор, а не для того, чтобы заменить ваш расчёт. Типовая оценка объёма: около 30 кадровых документов в год на одного сотрудника и порядка 2000 рублей в год на человека, если считать бумагу, логистику, хранение и трудозатраты вместе. Доставка одного комплекта курьером по городу обходится от 400 рублей. Один специалист по кадрам в среднем обслуживает 400-500 человек. Компания на 1000 человек с распределёнными площадками тратит на бумажные кадровые процессы порядка 6 миллионов рублей в год.
Факт: после перехода на КЭДО временные затраты на обработку кадровых документов снижаются минимум в три раза. На слайде эту цифру подписывают как отраслевой ориентир, а не как гарантию для вашей компании.
Второй блок цифр — про наём. У одного из работодателей после перевода оформления в электронный вид отказы от уже принятых офферов снизились на 83%: кандидат подписывает документы в день выхода, а не через три-четыре дня, за которые успевает получить контрпредложение. Для компаний с высокой текучестью этот аргумент работает сильнее экономии на бумаге.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Считайте не бумагу, а полный цикл. На одного сотрудника приходится около 30 кадровых документов в год, и в деньгах это порядка 2000 рублей: печать, курьер, шкаф, аренда места под архив и время кадровика. Умножьте на свою численность и поставьте рядом стоимость сервиса на ту же численность — этот слайд собственник читает за пять секунд».
Три признака, по которым собственник понимает, что проект окупится: численность, распределённость подразделений и текучесть кадров. Если сотрудники сидят в одном офисе и работают годами, экономия на логистике будет скромной, и презентацию честнее строить вокруг скорости оформления и порядка в архиве.
Слайд про границы: что остаётся на бумаге и кто даёт согласие
Слайд с двумя колонками снимает половину возражений. В электронный вид переводятся трудовые договоры и допсоглашения, приказы, заявления, ЛНА, графики отпусков и табели, уведомления и согласия. Четыре позиции закон оставляет на бумаге.
Полезно знать: в электронный вид нельзя перевести трудовые книжки, акты о несчастных случаях на производстве, приказы об увольнении и документы о прохождении инструктажей по охране труда. Остальные кадровые документы ведутся электронно без дублирования на бумаге.
Второй вопрос на этом слайде — охват. Работники, принятые до 31 декабря 2021 года, переходят на КЭДО только по письменному согласию. Тех, для кого эта работа первая после 31 декабря 2021 года, достаточно уведомить. Значит, стопроцентного покрытия в первый год не будет, и в бюджете нужно оставить строку на бумажный контур для отказавшихся.
Внимание: отказ работника от перехода на КЭДО не даёт оснований для увольнения или иных санкций. Для отказавшихся кадровые документы продолжают вести на бумаге.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Разделите на слайде два потока. С дистанционными работниками письменное согласие брать не требуется: порядок электронного взаимодействия закрывается локальным нормативным актом о дистанционной работе. С остальными я рекомендую собирать именно письменное согласие на бумаге — позиция ведомств здесь буквальная, и в возможном споре это ваша доказательная база».
Шаблоны ЛНА и согласий, которые понадобятся после защиты бюджета
Комплект закрывает организационную часть проекта; начинать удобнее с положения о ведении КЭДО, потому что приказ и уведомления ссылаются на него.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Приказ о введении КЭДО | Скачать |
| Уведомление работнику о переходе на КЭДО | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Шаблон дорожной карты внедрения КЭДО (xlsx) | Скачать |
Слайд со сроками: дорожная карта вместо обещаний
Собственник почти всегда переоценивает срок проекта, потому что сравнивает КЭДО с внедрением учётной системы. Кадровый документооборот стандартизирован законом и в компаниях устроен похоже, поэтому продукт внедряется без длительной доработки. Техническая часть измеряется часами и днями, а не месяцами: готовый коннектор к 1С ставится примерно за час и не требует вашей команды разработки, интеграция через API занимает от 2 дней до 2 месяцев в зависимости от квалификации разработчиков. Дольше всего идёт организационная часть: разработать и утвердить ЛНА, уведомить работников, собрать согласия.
На слайде дорожную карту подписывают как типовой план проекта, а не как нормативный срок. Каждая строка заканчивается документом: приказ, положение, лист ознакомления, реестр выданных подписей. Собственник по такой таблице видит, за что именно отвечает HR-служба и в какой момент можно спросить результат.
Лайфхак: перед раскаткой отправьте пилотной группе один безобидный документ. В практике внедрений так рассылали новогоднюю открытку и по факту подписания проверяли, что подпись выпущена и работает у каждого.
Пилот собирается по одному из двух сценариев: либо все виды документов на небольшой группе, либо два-три массовых документа на всей компании. Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию и начинаем с головного офиса и руководителей подразделений — на производстве и в рознице цифровая привычка ниже, и обучение там занимает больше времени, чем настройка системы.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Обучение сотрудников выпуску подписи и подписанию закрывается одним-двумя вебинарами, а вот специалистам кадровой службы нужен отдельный блок: где документ формируется, куда уходит на маршрут, где искать подписанный экземпляр. Заложите эти два вебинара в дорожную карту отдельными строками, иначе первые недели работы утонут в вопросах в чате».
Ошибки в презентации и во что они обходятся
Первая ошибка — слайд с красивым скриншотом чужой системы. Собственник спрашивает, наша ли это программа, и дальше обсуждается не проект, а достоверность материалов. Цена ошибки здесь репутационная, но следующая уже денежная.
Вторая ошибка — скриншот боевой системы с персональными данными. Презентация живёт долго: её пересылают, кладут в общую папку, показывают подрядчику. Каждая такая пересылка — передача персональных данных, и вопрос из плоскости оформления слайда переходит в плоскость статьи 13.11 КоАП РФ.
Третья ошибка — обещание, что после внедрения кадровая служба сократится. Практика внедрений этого не подтверждает: объём администрирования документов, маршрутов и подписей остаётся, работа смещается с печати на контроль. Обещание, которое не сбудется через год, дороже любой экономии на бумаге.
Четвёртая ошибка — неверный вид подписи на слайде и, следом, в реальной настройке. Трудовой договор, подписанный работодателем не той подписью, которую требует статья 22.3 ТК РФ, инспектор не признаёт надлежаще оформленным. По части 1 статьи 5.27 КоАП РФ это штраф от 30 000 до 50 000 рублей на юридическое лицо, а в споре с работником такой документ теряет доказательную силу.
Когда презентация с картинками вообще не нужна
Если в компании до 25 человек, все сидят в одном офисе и текучести практически нет, экономия на логистике будет символической: КЭДО в такой ситуации решает вопрос скорости оформления и хранения, а не денег. Если собственник уже дал принципиальное согласие и ждёт расчёт, презентация из восьми слайдов только затянет решение — хватит одной таблицы с бюджетом и дорожной картой. Если решение о выборе системы принимает IT-директор по техническим критериям, визуал вторичен: там ждут требования к интеграции, хранению и разграничению прав.
Стоимость КЭДО: цифры для слайда о бюджете
Стоимость зависит от численности, набора видов подписи и потребности в интеграции с учётной системой. Электронные подписи для сотрудников входят в тариф.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес, минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | входит в подключение |
| УКЭП для сотрудников | через партнёров-удостоверяющие центры | по запросу |
| Интеграция с 1С:ЗУП готовым модулем | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
Для слайда о бюджете берите столбец «Стоимость» и умножайте на свою численность, а рядом ставьте текущие расходы на бумажный контур. Полный состав тарифов, условия перехода между ними и порядок перерасчёта при повышении тарифа опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Платформа соответствует требованиям 377-ФЗ, статей 22.1-22.3 ТК РФ и 152-ФЗ о персональных данных — эту строку стоит вынести на слайд отдельно, потому что вопрос о законности задаётся раньше вопроса о цене.
Выводы
Презентация КЭДО собственнику держится не на иллюстрациях, а на трёх опорах: ваши цифры по объёму документов и затратам, корректный слайд о видах подписи со ссылкой на 63-ФЗ и статью 22.3 ТК РФ и честная граница проекта — что остаётся на бумаге и кто вправе отказаться. Визуал под каждый из восьми слайдов собирается из своих скриншотов, материалов вендора и открытых данных, а не из поиска по картинкам. Скриншот боевой системы перед вставкой обезличивается.
Мы в Добыто открываем демонстрационный контур до подписания договора, поэтому слайды «как будет», экран маршрутов и протокол проверки подписи можно снять заранее и показать собственнику на условных данных. Схемы по видам подписи и шаблоны ЛНА мы отдаём в том же виде, в каком они используются в проектах внедрения.
Частые вопросы
Можно ли ставить в презентацию логотипы вендоров и скриншоты чужих систем?
Логотип вендора в слайде сравнения решений использовать допустимо: это указание на товарный знак в информационных целях, при условии что вы не искажаете его и не создаёте впечатление партнёрства. Скриншоты чужих систем, снятые с вебинаров и конференций, лучше заменить материалами с сайта самого вендора или собственным демодоступом: на такие изображения у вас нет прав, и вы не знаете, обезличены ли данные на экране.
Как посчитать экономию, если в компании нет учёта затрат на бумагу?
Считайте от объёма: около 30 кадровых документов в год на человека, умножьте на численность. Дальше добавьте три статьи, которые обычно видны в бухгалтерии: печать и расходники, доставка комплектов курьером от 400 рублей за отправку и аренда площади под архив. Время кадровой службы оценивается по норме, при которой один специалист обслуживает 400-500 человек.
Нужно ли согласие работника, который устроился после 31 декабря 2021 года?
Для тех, у кого это первая работа после 31 декабря 2021 года, согласие не требуется, достаточно уведомления о том, что компания ведёт кадровые документы электронно. Письменное согласие обязательно для работников, принятых раньше. С дистанционными работниками порядок электронного взаимодействия закрывается локальным нормативным актом о дистанционной работе.
Что показать на слайде про сотрудников без смартфона и электронной почты?
Для подключения личного кабинета достаточно одного канала связи: либо номера телефона, либо адреса электронной почты. Доступ к учётной системе рядовому сотруднику не нужен — он работает через браузер или мобильное приложение. Для тех, кто не готов подписывать электронно, документы продолжают вести на бумаге, и эту долю честнее показать на слайде сразу.
Как ответить на вопрос собственника про облако и персональные данные?
Покажите на слайде два варианта поставки: облако вендора и размещение в контуре компании на её серверах. В облачной модели сервис обрабатывает персональные данные по поручению работодателя, а оператором остаётся компания — это меняет распределение обязанностей по 152-ФЗ и порядок сбора согласий. Если работник регистрируется в сервисе сам, согласие на обработку собирает сам сервис.
Что будет с бумажным архивом после перехода?
Ранее подписанные бумажные документы остаются на бумаге и хранятся по действующим срокам, переподписывать их не нужно. Электронные документы хранятся в системе, а доступ к архивной версии, как правило, сохраняется и после окончания лицензионного договора — этот пункт стоит заранее посмотреть в договоре с вендором и вынести на слайд о рисках.
