Дистанционно подписать трудовой договор можно двумя законными маршрутами, и от выбора зависит комплект подготовительных документов. Для дистанционного работника по главе 49.1 ТК РФ договор заключается обменом электронными документами: работодатель ставит УКЭП, работник — УКЭП или УНЭП, письменное согласие на электронное взаимодействие с него не требуется, порядок закрепляется ЛНА о дистанционной работе и самим договором. Для сотрудника, который работает в офисе, а компания ведёт КЭДО по статьям 22.1-22.3 ТК РФ, до подписания нужно письменное согласие работника, если у него был трудовой стаж на 31 декабря 2021 года. ПЭП для трудового договора не годится нигде, кроме платформы «Работа в России».
Разберём, какая подпись закрывает каждый тип кадрового документа, какие четыре документа закон оставляет на бумаге и что делать, когда кандидат присылает скан паспорта вместо нотариальной копии. Покажем комплект ЛНА, который собирается до первой удалённой подписи, и формулировки, которые суд проверяет в трудовом споре об электронной подписи. Сценарная таблица по типам сотрудников, стоимость подключения на 2026 год, образцы договора и согласий, ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Если УКЭП организации уже выпущена, подписать файл договора и получить присоединённую или откреплённую подпись можно прямо на этой странице.
Понадобится программа КриптоПро и её расширение для браузера. Как подписать документ
Если не знаете, какая нужна, уточните у того, кто запросил подпись.
Пришёл документ с подписью?
Проверьте, чья она и действует ли сертификат. Без регистрации.
Какие кадровые документы закон разрешает подписать дистанционно
Электронно оформляется почти весь комплект приёма: трудовой договор, дополнительные соглашения, приказ о приёме, согласие на обработку персональных данных, ознакомление с локальными нормативными актами, договор о материальной ответственности, ученический договор. Юридическая сила такого документа равна бумажному оригиналу, дублировать его распечаткой не нужно.
Список исключений закрытый и короткий. Статья 22.1 ТК РФ выводит из электронного документооборота трудовую книжку и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве по установленной форме, приказ об увольнении и документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда. Их работник подписывает собственноручно, и это единственная точка, где полностью безбумажный найм разрывается.
Факт: на дату публикации в электронный вид нельзя перевести 4 документа — трудовую книжку на бумаге, акт о несчастном случае, приказ об увольнении и подтверждение инструктажа по охране труда. Всё остальное кадровое делопроизводство закон разрешает вести только в электронном виде.
Для рекрутера это означает простую вещь: подписать договор с кандидатом из другого города можно за час, а вводный инструктаж по охране труда придётся организовать очно или через филиал. Планировать выход сотрудника на работу нужно с учётом этого шага, а не после него.
Какая электронная подпись нужна для трудового договора: ПЭП, УНЭП и УКЭП
Закон 63-ФЗ делит подписи на простую и усиленную, а усиленную — на неквалифицированную и квалифицированную. Разница не в удобстве, а в том, что подпись доказывает и кто за неё отвечает.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Чем ПЭП отличается от УНЭП и почему для трудового договора её мало
ПЭП — это набор учётных данных: логин с паролем, код из SMS, подтверждение входа в корпоративный портал. Она показывает, что действие совершил конкретный пользователь, но не фиксирует содержание документа. Доказать, что после подписания файл не менялся, простой подписью нельзя, и именно поэтому она не закрывает трудовой договор в информационной системе работодателя.
УНЭП создаётся криптографическим преобразованием: к документу привязывается результат вычисления по закрытому ключу. Любое изменение текста после подписания ломает проверку. Отсюда и допуск УНЭП к договорам, где цена спора — восстановление на работе и средний заработок за вынужденный прогул.
Единственное исключение по ПЭП — цифровая платформа «Работа в России». Там работник вправе подписать трудовой договор простой электронной подписью, ключ которой получен по правилам ЕСИА, то есть через подтверждённую учётную запись Госуслуг. В собственной системе КЭДО такой вариант не работает.
УНЭП и УКЭП: где проходит граница
Механизм подписания у них одинаковый, различается юридический статус удостоверяющего центра. УКЭП выпускает только центр, аккредитованный ФСБ и Минцифры, и такая подпись признаётся аналогом собственноручной по умолчанию, без дополнительных соглашений. УНЭП может выпустить и сам работодатель через свой удостоверяющий центр, но тогда стороны обязаны договориться о порядке её проверки.
Отдельно стоит УНЭП, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства, — та, что формируется в приложении Госключ. Соглашение о признании такой подписи не требуется: она доверена по своей природе, поскольку выдаётся после подтверждения личности в государственной системе. Для удалённого найма это самый короткий путь, потому что работнику не нужно ехать в удостоверяющий центр и не нужно ничего покупать.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Со стороны компании трудовой договор подписывает генеральный директор или сотрудник с доверенностью, обычно руководитель отдела кадров, и подписывает он именно квалифицированной подписью. Со стороны работника достаточно УНЭП. Если в вашем положении о КЭДО написано, что работник подписывает трудовой договор простой электронной подписью, документ нужно переделывать до первого приёма, а не после проверки.»
Ниже сведены допустимые сочетания подписей по типам документов и площадкам. Таблица отвечает на вопрос, который чаще всего задают рекрутеры перед первым удалённым оформлением: чем именно подписывает каждая сторона.
| Ситуация и документ | Подпись работодателя | Подпись работника | Норма |
|---|---|---|---|
| Трудовой договор о дистанционной работе, допсоглашения к нему, их изменение и расторжение | УКЭП | УКЭП или УНЭП | ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ |
| Трудовой договор в информационной системе работодателя (КЭДО) | УКЭП | УКЭП или УНЭП | ст. 22.3 ТК РФ |
| Трудовой договор через платформу «Работа в России» | УКЭП | УКЭП, УНЭП или ПЭП ЕСИА | ст. 22.3 ТК РФ |
| Договор о материальной ответственности, ученический договор | УКЭП | УКЭП или УНЭП | ч. 1 ст. 312.3, ст. 22.3 ТК РФ |
| Приказ о дисциплинарном взыскании, уведомление об изменении условий договора | УКЭП | УКЭП или УНЭП | ст. 22.3 ТК РФ |
| Заявления, служебные записки, табели, ознакомление с ЛНА | УКЭП или УНЭП | УКЭП, УНЭП или ПЭП по соглашению | ст. 22.3 ТК РФ |
| Приказ об увольнении, акт о несчастном случае, инструктаж по охране труда, бумажная трудовая книжка | только бумага | собственноручно | ст. 22.1 ТК РФ |
Из таблицы видно узкое место процесса: квалифицированная подпись нужна только компании, и выпускается она один раз. Массового выпуска платных подписей на каждого нового сотрудника современная схема найма не требует.
Два маршрута дистанционного оформления: глава 49.1 и КЭДО по статьям 22.1-22.3
Рекрутеры часто считают удалённое подписание одной процедурой. На практике это два разных правовых режима, и путаница между ними даёт основную часть ошибок при внедрении.
Первый режим — глава 49.1 ТК РФ. Если работник оформляется как дистанционный, порядок обмена электронными документами регулируется статьями 312.2 и 312.3, а не общими нормами о КЭДО. Письменное согласие на электронное взаимодействие с такого работника брать не нужно: правила закрепляются локальным нормативным актом о дистанционной работе и самим трудовым договором. Этот режим появился раньше КЭДО и остался более мягким.
Второй режим — КЭДО по статьям 22.1-22.3 ТК РФ для остальных сотрудников. Здесь нужны приказ о введении КЭДО, положение о ведении КЭДО с перечнем документов и видов подписи, уведомление работников и письменное согласие каждого. Разъяснения Роструда по этому вопросу консервативны: согласие берётся именно письменно, а не кликом в интерфейсе.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Полезно знать: согласие на КЭДО не требуется от тех, кто принимается на работу после 31 декабря 2021 года и не имел трудового стажа на эту дату. Отсутствие согласия или электронной подписи не может быть основанием для отказа в приёме на работу.
В практике Добыто чаще всего спотыкаются именно здесь: компания собирает бумажные согласия с удалённых разработчиков, которых достаточно было оформить дистанционными работниками по отдельному ЛНА. Практический вывод для найма: два потока лучше не смешивать. Если компания массово нанимает удалённых специалистов, режим дистанционной работы закрывает задачу быстрее, потому что снимает этап сбора бумажных согласий. Если человек выходит в офис, работает общий порядок КЭДО.
Ниже — сценарная таблица, которая показывает, что критично в каждом случае, а что можно не усложнять.
| Сценарий | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Новый дистанционный сотрудник из другого региона | ЛНА о дистанционной работе с разделом об электронном взаимодействии, УКЭП компании, фиксация факта получения документов обеими сторонами | Письменное согласие на КЭДО, бумажный экземпляр договора до заявления работника |
| Новичок без стажа на 31.12.2021, выходит в офис | Приказ и положение о КЭДО, выдача подписи до подписания договора | Сбор письменного согласия на КЭДО |
| Сотрудник со стажем, переводимый на КЭДО | Уведомление и письменное согласие на бумаге, право отказаться без последствий | Выбор конкретного провайдера подписи |
| Исполнитель по ГПХ или самозанятый | Соглашение об электронном документообороте с порядком проверки подписи, УКЭП снимает это требование | Нормы глав о трудовом договоре, они здесь не применяются |
| Кандидат без смартфона или отказавшийся от электронного взаимодействия | Сохранённый бумажный маршрут оформления, отказ не влияет на приём | Скорость оформления |
Требования к работникам по трудовому договору не переносятся на исполнителей по ГПХ и самозанятых: там действует не Трудовой кодекс, а соглашение сторон об электронном документообороте.
Что подготовить до первой удалённой подписи
Провал большинства проектов происходит не на подписании, а на подготовке: договор отправляют кандидату раньше, чем в компании появился хоть один документ, легализующий электронный обмен. Перед первым удалённым оформлением проверьте семь пунктов.
- УКЭП организации. Кто именно подписывает от лица компании: генеральный директор или уполномоченный сотрудник по доверенности. Подпись должна действовать на дату подписания договора.
- Приказ о введении КЭДО и положение о ведении КЭДО. В положении фиксируются система, перечень документов и виды подписи для каждой стороны.
- ЛНА о дистанционной работе. Отдельный документ для тех, кого оформляете по главе 49.1, с разделом о порядке электронного взаимодействия и сроках подтверждения получения документов.
- Согласия и уведомления. Уведомление о переходе на КЭДО и письменные согласия тех работников, у кого был стаж на 31 декабря 2021 года.
- Способ выдачи подписи работнику. Госключ, облачная подпись удостоверяющего центра или токен. Разные подписи для разных документов путают людей, поэтому в положении лучше закрепить один основной вариант.
- Маршрут документа. Кто заполняет, кто согласовывает, кто подписывает от компании, в какой срок закрывается этап.
- Порядок выгрузки архива. Как достать документ вместе с файлами подписи, если понадобится показать его инспектору или суду.
Мы закладываем эти семь пунктов в подготовку до старта проекта и только после этого открываем приём через систему. Такой порядок снимает основную часть переделок положения о КЭДО, которые иначе всплывают на десятом-пятнадцатом оформленном сотруднике.
Лайфхак: перед раскаткой на всю компанию соберите пилотную группу и проведите на ней первые подписания. Обратная связь пилота вскрывает проблемы маршрутов и формулировок до того, как в системе окажутся сотни человек.
Важный нюанс из практики: расчёт экономии считается не по стоимости сервиса, а по стоимости подписей и документов. При коммерческом выпуске подписи по 400 рублей на человека компания в 2500 сотрудников платит 1 000 000 рублей только за подписи, а при тарификации 25 рублей за документ и 20 документах в год на сотрудника ещё 1 250 000 рублей за 50 000 документов. Бесплатная УНЭП в Госключе убирает обе строки.
Образцы документов для удалённого оформления сотрудника
Комплект собран под сценарий приёма без визита в офис, начинать имеет смысл с положения о ведении КЭДО — оно определяет, какие подписи вы вообще вправе применять.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Трудовой договор: основное место работы | Скачать |
| Дополнительное соглашение о дистанционной работе | Скачать |
| Уведомление работнику о переходе на КЭДО | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
Как проходит подписание: маршрут документа и Госключ
Техническая часть занимает меньше времени, чем подготовка. Документ создаётся из шаблона или загружается файлом, к нему привязывается маршрут — последовательность заполняющего, согласующего, представителя компании и работника. Каждый участник получает уведомление и обрабатывает документ кнопкой «Согласовать» или «Подписать», а система показывает статус по каждому шагу.
Как дистанционно подписать трудовой договор с новым сотрудником: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Сформируйте договор в учётной системе или в сервисе КЭДО из шаблона, подставив данные кандидата.
- Шаг 2. Назначьте маршрут: кто заполняет недостающие реквизиты, кто согласовывает, кто подписывает от лица компании, кто подписывает со стороны работника.
- Шаг 3. Отправьте кандидату приглашение в систему. При настроенной интеграции кабинет и заявка на выпуск подписи создаются автоматически после отправки первого документа.
- Шаг 4. Дождитесь, пока кандидат установит приложение и выпустит УНЭП. Для выпуска нужна подтверждённая учётная запись Госуслуг с внесённым номером телефона.
- Шаг 5. Подпишите договор от лица компании квалифицированной подписью директора или уполномоченного сотрудника по доверенности.
- Шаг 6. Проконтролируйте подписание работником: он открывает документ, подтверждает ознакомление и подписывает либо отказывается от подписи.
- Шаг 7. Проверьте, что на документе стоят обе подписи, и убедитесь, что файл ушёл в архив вместе с файлами подписи.
- Шаг 8. Передайте данные в учётную систему и запланируйте очные шаги: инструктаж по охране труда и оформление бумажной трудовой книжки, если работник её ведёт.
Выпуск УНЭП в приложении Госключ занимает около 2 минут и не стоит работнику ничего, а сертификат УКЭП там же требует загранпаспорта нового образца и смартфона с модулем NFC. Проверить условия выпуска и требования к учётной записи удобнее на официальной странице сервиса до того, как вы отправите кандидату первый документ.
Внимание: закрытый ключ подписи в Госключе хранится на смартфоне работника. Если он удалит приложение или забудет пароль, доступ к сертификату теряется, и выпускать придётся новую подпись с новым сроком действия. Ранее подписанные документы это не отменяет.
В сервисе Добыто КЭДО маршрут задаётся готовым шаблоном или собирается заново, и по нему видно, у кого документ находится прямо сейчас. Подписанный файл уходит во вкладку «Архив», откуда его скачивают вместе с подписью в любой момент.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Оформление на бумаге с курьером или почтой занимает от двух дней и больше, и за это время сильный кандидат успевает сходить на другие финалы и передумать. Электронное подписание закрывает разрыв между офером и выходом в тот же день. Если вы работаете на рынке, где кандидатов перекупают за сутки, считайте не экономию на бумаге, а количество несостоявшихся выходов за квартал.»
Кейс из практики: федеральное медицинское учреждение формировало по всей стране кадровый резерв специалистов, готовых выехать в зону чрезвычайной ситуации. При землетрясении за рубежом оформлять пришлось около 200 человек за несколько дней, и делалось это ещё на общем документообороте, через обходные решения. После перевода приёма в электронный вид резерв примерно из 800 специалистов ведётся через личные кабинеты, а основная часть комплекта документов готовится до наступления чрезвычайной ситуации, а не в её момент.
Документы кандидата: что принимается сканом, а что потребует оригинала
При заключении трудового договора обменом электронными документами документы по статье 65 ТК РФ кандидат вправе предъявить в форме электронных документов. Требовать нотариально заверенные копии на бумаге работодатель может, но это его право, а не обязанность кандидата по умолчанию: требование нужно заявить.
Если человек впервые заключает трудовой договор, документ о регистрации в системе индивидуального персонифицированного учёта он получает самостоятельно, в том числе в электронной форме. Кадровая служба этот шаг за него не делает.
Ознакомление с ЛНА, правилами внутреннего трудового распорядка и другими документами по части третьей статьи 68 ТК РФ проводится обменом электронными документами до подписания договора. Порядок ознакомления удобнее закрепить в положении сразу, иначе при проверке придётся доказывать последовательность действий по логам системы.
Бумажный экземпляр договора дистанционному работнику направляется по его письменному заявлению — не позднее 3 рабочих дней со дня получения заявления. По желанию работника сведения о трудовой деятельности вносятся в бумажную трудовую книжку при условии, что он её предоставит, в том числе почтой заказным письмом с уведомлением.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Иностранного специалиста тоже можно оформить дистанционно: подпись в Госключе доступна и нерезидентам, если у человека есть подтверждённая учётная запись Госуслуг. Нюанс в том, что нерезиденту такую запись подтверждают в МФЦ, в банке ему откажут. Закладывайте этот шаг в план выхода кандидата отдельной строкой, иначе договор зависнет на этапе выпуска подписи.»
Ошибки, из-за которых дистанционный договор не устоит в споре
Электронный документ проверяется судом не по картинке штампа, а по файлам подписи и по внутренним документам компании. В известных спорах об увольнении суды изучали, каким видом подписи подписан документ, действовал ли сертификат на момент подписания и тот ли файл передавался в удостоверяющий центр. По итогам работников восстанавливали и взыскивали в их пользу средний заработок и компенсацию морального вреда.
Первая ошибка — использовать ПЭП там, где нужна усиленная подпись. Договор, подписанный работником простой подписью в собственной системе работодателя, не подтверждает неизменность текста. Цена ошибки считается не переоформлением документа, а восстановлением на работе, оплатой вынужденного прогула и повторным закрытием вакансии.
Вторая ошибка — применять УНЭП, выпущенную работодателем, без соглашения о порядке её проверки. Закон 63-ФЗ признаёт такую подпись при наличии соглашения сторон либо когда её использование прямо предусмотрено федеральным законом. УНЭП из инфраструктуры электронного правительства в отдельном соглашении не нуждается, подпись из собственного удостоверяющего центра — нуждается.
Третья ошибка — не фиксировать факт получения документов. При обмене электронными документами с дистанционным работником каждая сторона обязана направлять подтверждение получения в срок, определённый ЛНА, трудовым договором или допсоглашением. Если срока нет ни в одном документе, обязанность формально не исполняется.
Четвёртая ошибка — игнорировать момент подписания. Сертификат действует обычно год, и через два года после увольнения доказать, когда именно был подписан документ, помогает усовершенствованный формат подписи со штампом времени от доверенной службы. Проектные команды почти не обращают на это внимания при внедрении, а всплывает вопрос уже в суде. В Добыто мы проверяем формат подписи и состав выгрузки на пилотной группе, пока в системе десяток документов, а не несколько тысяч.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «В споре смотрят не на визуализацию подписи в PDF, а на выгрузку: сам файл, файл подписи, сведения о сертификате и логи системы. Штамп на печатной форме юридической силы не несёт, это оформление для человека. Проверьте заранее, умеет ли ваша система отдавать юридически значимый архив одной выгрузкой, и попробуйте выгрузить хотя бы один комплект до того, как он понадобится.»
Когда дистанционное подписание не подходит
Полностью безбумажный найм не работает там, где закон требует личной подписи или очного действия. Вводный инструктаж и инструктаж на рабочем месте проводятся очно, подтверждение прохождения оформляется на бумаге. Приказ об увольнении и акт о несчастном случае тоже остаются бумажными, поэтому для профессий с высоким риском травматизма бумажный контур сохраняется в любом случае.
Не подходит электронный маршрут и тем, кто отказался от взаимодействия в электронном виде и имел стаж на 31 декабря 2021 года: заставить такого сотрудника нельзя, отказ не влияет ни на приём, ни на увольнение. Если в компании 10 человек и все сидят в одном кабинете, экономия от перевода приёма в электронный вид будет меньше затрат на внедрение и обучение.
Отдельный случай — самозанятые и исполнители по ГПХ. Переносить на них нормы о трудовом договоре нельзя: там нужен не комплект ЛНА о КЭДО, а соглашение об электронном документообороте, и проверять надо, умеет ли ваша система работать с внештатными исполнителями.
Кейс из практики: сроки подключения зависят от способа интеграции с учётной системой. Готовый коннектор к 1С устанавливается примерно за час и не требует участия команды разработки. Интеграция по API занимает от 2 дней до 2 месяцев, и разброс определяется квалификацией разработчиков на стороне заказчика. Обучение линейных сотрудников выпуску подписи и подписанию закрывается одним-двумя вебинарами.
Стоимость перевода найма в электронный вид: тарифы на КЭДО
Стоимость зависит от численности сотрудников, набора функций и того, нужна ли интеграция с учётной системой. Электронные подписи для сотрудников входят в тариф.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт», до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес», без ограничения по численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | входит в тариф |
| УКЭП для сотрудников через партнёров-удостоверяющие центры | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Интеграция с 1С:ЗУП готовым модулем | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
| Электронный архив подписанных документов | входит в тариф «Бизнес» | доступен сразу после подключения |
Итоговая сумма собирается из численности, выбранного тарифа и потребности в кастомных шаблонах и интеграциях, а тариф можно повысить или понизить в любое время с пересчётом разницы пропорционально оставшемуся периоду. Действующие условия и состав функций по каждому уровню перечислены на странице тарифов Добыто КЭДО.
Для расчёта под конкретную численность имеет значение ещё один параметр: при высокой текучести стоимость выпуска подписей может превышать стоимость самого сервиса. Схема с бесплатной УНЭП снимает эту статью расходов, потому что при смене сотрудника компания не платит за новую подпись.
Выводы
Удалённое подписание трудового договора упирается не в технику, а в две вещи: правильно выбранный правовой режим и корректный вид подписи с каждой стороны. Дистанционный работник оформляется по главе 49.1 ТК РФ без письменного согласия на электронное взаимодействие, остальные — через КЭДО по статьям 22.1-22.3 с приказом, положением, уведомлением и согласиями. Компания подписывает договор квалифицированной подписью, работник — квалифицированной или неквалифицированной, а четыре документа закон по-прежнему оставляет на бумаге.
Мы в Добыто настраиваем маршруты подписания, шаблоны и электронный архив под конкретный процесс найма, включая интеграцию с 1С:ЗУП и работу с распределёнными командами. Задача, которую это закрывает, простая: довести кандидата от офера до подписанного договора без курьера, почты и визита в офис.
Частые вопросы
Можно ли дистанционно подписать трудовой договор с иностранным специалистом
Да, если у человека есть подтверждённая учётная запись Госуслуг. Нерезиденту такую запись подтверждают в МФЦ, обращение в банк для подтверждения ему не подойдёт. После подтверждения он выпускает УНЭП в Госключе и подписывает договор наравне с гражданами РФ. Дополнительных требований к виду подписи по признаку гражданства Трудовой кодекс не устанавливает.
Что делать, если кандидат отказывается ставить приложение и подписывать электронно
Отказ от электронного взаимодействия и отсутствие электронной подписи не могут быть основанием для отказа в приёме на работу или увольнения. Для сотрудника со стажем на 31 декабря 2021 года это его право, и оформлять его придётся на бумаге. Для тех, кто принимается на работу после 31 декабря 2021 года и стажа на эту дату не имел, согласие не требуется, но сохранить бумажный маршрут на исключительные случаи всё равно стоит.
Нужно ли отдельное соглашение об использовании УНЭП, если подпись выпущена в Госключе
Нет. УНЭП, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства, признаётся без дополнительного соглашения между сторонами. Соглашение о порядке проверки подписи требуется, когда применяется ПЭП или УНЭП, выпущенная удостоверяющим центром работодателя. Для УКЭП соглашение не нужно в любом случае: она признаётся аналогом собственноручной подписи по умолчанию.
Можно ли подписать трудовой договор задним числом в системе КЭДО
Нет, дата подписания фиксируется системой в момент действия. Если работник не успел подписать документ в отведённый срок, настраивается автоматическое закрытие этапа: документ возвращается кадровому специалисту, и дальше он либо оформляется на бумаге, либо создаётся заново с новыми датами и отправляется повторно.
Сколько хранятся электронные кадровые документы и что будет при расторжении договора с сервисом
Сроки хранения у электронных кадровых документов те же, что у бумажных, и по документам о трудовых отношениях доходят до 50 лет. Обязанность хранения лежит на работодателе, поэтому в лицензионном договоре с сервисом заранее проверяется, сохраняется ли доступ к архивной версии после расторжения и как выгружается юридически значимый архив с файлами подписей.
Можно ли в той же системе подписывать документы с самозанятыми и исполнителями по ГПХ
Технически да, но правовая обвязка другая. С исполнителем по гражданско-правовому договору заключается соглашение об электронном документообороте с обязательным описанием порядка проверки подписи. При использовании квалифицированной подписи такое соглашение формально не требуется. Перед выбором сервиса проверьте, поддерживает ли он работу с внештатными исполнителями и генерируются ли их документы в вашей учётной системе.
