ЭДО бесплатно для муниципальных учреждений работает в двух точках: раздел ЭКДО на государственной платформе «Работа России» и мобильное приложение Госключ, в котором работник получает подпись без оплаты. Бесплатны сама платформа, типовые шаблоны кадровых документов и подписи работников. Платными остаются УКЭП со стороны учреждения, интеграция с зарплатной системой, хранение архива за пределами платформы и сопровождение. Главное различие, от которого зависит порядок действий: работники муниципального учреждения (школы, детского сада, ЦБ, дома культуры, поликлиники) оформлены по трудовому договору, и статьи 22.1-22.3 ТК РФ применяются к ним в полном объеме, а муниципальные служащие администрации работают по 25-ФЗ, где трудовое законодательство действует с особенностями и часть служебных документов остается за пределами КЭДО.
Разберем, что входит в бесплатный контур и в какой момент он заканчивается: лимит численности в тарифе, вид подписи со стороны работодателя, интеграция с 1С, хранение документов до 50 лет, каналы уведомлений. Покажем, какие локальные нормативные акты нужно принять до подключения и как проверить, какой подписью подписан уже полученный документ. Тарифы и сроки на 2026 год, сценарная таблица для учреждений разного размера и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Что в кадровом ЭДО для муниципального учреждения действительно бесплатно
Бесплатный контур собирается из трех государственных элементов, и ни один из них не требует контракта с коммерческим оператором. Первый — раздел электронного кадрового документооборота на единой цифровой платформе «Работа России». Доступ к нему предоставляется без оплаты, покупать подписи работникам не нужно, в системе больше 80 готовых шаблонов кадровых документов, есть конструктор собственных форм и загрузка документов из внешних систем через API. На дату публикации на платформе работают более 10 300 работодателей и более 186 000 работников, создано свыше 2,2 млн кадровых документов. Подключение начинается с локального нормативного акта о введении электронного документооборота, дальше — регистрация с подтвержденной учетной записью Госуслуг и переход в раздел ЭКДО в личном кабинете организации: порядок описан на сайте электронного кадрового документооборота платформы «Работа России».
Второй элемент — Госключ. Приложение выпускает работнику УНЭП и УКЭП после дистанционной идентификации, без визита в удостоверяющий центр, и не берет за это денег ни с гражданина, ни с работодателя. Правила создания и использования УНЭП в инфраструктуре электронного правительства установлены постановлением Правительства РФ от 1 декабря 2021 года № 2152. Часть 2 статьи 22.3 ТК РФ прямо разрешает работнику подписывать кадровые документы такой подписью, и это снимает необходимость заключать с ним отдельное соглашение об использовании УНЭП. Порядок дистанционного выпуска сертификата и требования к учетной записи описаны в разделе о приложении Госключ на портале Госуслуг.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Госключ снимает с учреждения самую дорогую часть — выпуск подписей работникам, но переводит нагрузку на объяснение. Часть сотрудников не проходит установку приложения самостоятельно, а обезличенный сертификат для самостоятельного подключения выпускает только руководитель организации и перевыпускает лично раз в год. Заложите на пилоте сопровождение первых подписаний, иначе экономия на подписях уйдет в часы кадровой службы»
Третий элемент — подписи работников внутри коммерческих сервисов. У большинства операторов выпуск ПЭП и УНЭП сотрудникам включен в подписку и отдельно не тарифицируется: оплачивается количество активных кабинетов, а не количество подписей. В сервисе Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются в рамках тарифа на всех уровнях подписки, УКЭП оформляется через партнеров-удостоверяющие центры.
| Элемент кадрового ЭДО | Что бесплатно | Когда появляется оплата |
|---|---|---|
| Платформа для обмена документами | Раздел ЭКДО на «Работе России», включая шаблоны и конструктор форм | При переходе на систему оператора: подписка за сотрудника или за рабочее место |
| Подпись работника | УНЭП и УКЭП в Госключе, ПЭП с ключом, полученным при личной явке | Облачная УНЭП коммерческого удостоверяющего центра вне тарифа |
| Подпись учреждения | Сертификат УКЭП руководителя в удостоверяющем центре Федерального казначейства | Носитель ключа и лицензия криптопровайдера, подписи заместителей и кадровой службы |
| Связь с зарплатной программой | Ручная загрузка документов, выгрузка через открытый API платформы | Готовый модуль интеграции с 1С или разработка обмена по API |
| Хранение и архив | Хранение документов, созданных на государственной платформе | Электронный архив оператора, перештамповка подписей, выгрузка комплектов |
| Уведомления и поддержка | Push-уведомления в мобильном приложении, почта | SMS-рассылки, приоритетная поддержка, обучение и сопровождение запуска |
Из таблицы следует практический вывод для планирования: бесплатным остается контакт с работником, а платным становится все, что связано с внутренним контуром учреждения — подпись организации, обмен с учетной системой и долговременное хранение.
Муниципальное учреждение и орган местного самоуправления: разный порядок перехода
Правовой режим кадровых документов зависит от того, кто именно подписывает документ. В муниципальном учреждении — школе, детском саду, доме культуры, централизованной бухгалтерии, поликлинике — все работники приняты по трудовому договору, и статьи 22.1-22.3 ТК РФ применяются к ним без оговорок. Учреждение принимает локальный нормативный акт, собирает письменные согласия и переводит в электронный вид приказы, заявления, графики отпусков, уведомления и листы ознакомления с ЛНА.
С администрацией муниципального образования картина другая. По части 2 статьи 3 закона от 2 марта 2007 года № 25-ФЗ на муниципальных служащих распространяется действие трудового законодательства с особенностями, предусмотренными этим законом, а поступление на службу оформляется трудовым договором на основании акта представителя нанимателя (часть 6 статьи 16). Трудовые документы служащего в электронный вид перевести можно, а часть служебных — личное дело, ведение которого регулируется отдельным порядком, сведения о доходах, документы конкурсной комиссии — живет по своим правилам и в контур КЭДО не переносится. Пилотные проекты в органах власти в 2025 году шли, но по служебным отношениям нормативная база пока не выстроена, и это отдельный от трудового блок.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Разделяйте два потока с самого начала. Работники учреждения по трудовому договору переходят на КЭДО по статьям 22.1-22.3 ТК РФ, дистанционным сотрудникам письменное согласие не требуется, порядок обмена достаточно закрепить локальным актом о дистанционной работе. По служебным документам муниципальных служащих готовой конструкции нет, и здесь спокойнее оставить бумагу, чем потом восстанавливать комплект по требованию проверяющих»
Есть и техническое различие. Для органов местного самоуправления требования по защите информации заданы жестко: если облако, то государственное, набор мер безопасности определен заранее и выбирать между вариантами не приходится. Подведомственное учреждение в этой части свободнее и может работать в облаке коммерческого оператора, если это не противоречит его собственной политике безопасности.
ПЭП, УНЭП и УКЭП: разница, которая определяет бюджет
Три вида подписи различаются не названием, а тем, кто и как подтверждает личность подписанта. ПЭП — это связка логина, пароля и кода подтверждения: она показывает, что у человека есть доступ к учетной записи, но криптографической защиты содержания документа не дает. УНЭП и УКЭП формируются средствами криптографии и фиксируют неизменность документа после подписания. Разница между ними в том, что квалифицированный сертификат выдает аккредитованный удостоверяющий центр по правилам 63-ФЗ, и такая подпись признается равнозначной собственноручной без дополнительных соглашений. Для ПЭП и УНЭП соглашение сторон обязательно, и в нем должен быть описан порядок проверки подписи.
Статья 22.3 ТК РФ распределяет подписи по видам документов. В информационной системе работодателя трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, приказ о применении дисциплинарного взыскания и уведомление об изменении определенных сторонами условий трудового договора учреждение подписывает только УКЭП. Остальные кадровые документы допускают УНЭП со стороны работодателя. Работник в этих же случаях применяет УКЭП, УНЭП по соглашению сторон или УНЭП инфраструктуры электронного правительства, а по прочим документам — ПЭП, если соглашением установлены правила определения подписавшего лица. На платформе «Работа России» набор уже: работодатель подписывает УКЭП, работник — ПЭП, ключ которой получен при личной явке, либо УКЭП.
| Вид подписи | Кто и где выпускает | Что можно подписать в КЭДО | Затраты учреждения |
|---|---|---|---|
| ПЭП | Информационная система работодателя или ЕСИА при личной явке | Работник подписывает документы, не отнесенные к перечню статьи 22.3 ТК РФ | Без оплаты, но обязательно соглашение с порядком проверки подписи |
| УНЭП по соглашению сторон | Удостоверяющий центр оператора КЭДО, ключ в облаке или на устройстве | Весь массив кадровых документов со стороны работника | Как правило, входит в подписку; отдельно оплачивается у сторонних УЦ |
| УНЭП инфраструктуры электронного правительства (Госключ) | Мобильное приложение Госключ после дистанционной идентификации | Кадровые документы работника, включая трудовой договор | Бесплатно, соглашение об использовании УНЭП не требуется |
| УКЭП | Удостоверяющий центр Федерального казначейства для должностных лиц, УЦ ФНС для коммерческих организаций, Госключ для физического лица | Любые кадровые документы с обеих сторон, включая перечень из статьи 22.3 ТК РФ | Сертификат выдается без платы, оплачиваются носитель ключа и лицензия криптопровайдера |
Практический ориентир для учреждения: чем выше вид подписи со стороны работника, тем меньше документов приходится дублировать на бумаге и тем короче список того, что нельзя подписать в системе.
Факт: Госключ безвозмезден и для граждан, и для юридических лиц. Правила создания и использования такой подписи установлены постановлением Правительства РФ от 1 декабря 2021 года № 2152, а часть 2 статьи 22.3 ТК РФ позволяет не подписывать с работником отдельное соглашение об использовании УНЭП.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Проверьте, какой подписью подписан документ из вашего архива
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Где заканчивается бесплатный тариф: шесть точек
Бесплатный контур упирается не в один порог, а в шесть разных, и каждый срабатывает на своем этапе проекта.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Численность. Бесплатная государственная платформа лимита по количеству работников не устанавливает. Лимит появляется в коммерческих тарифах: у операторов нижний уровень подписки обычно ограничен численностью, и при выходе за него учреждение переводится на следующий тариф. У сервиса Добыто граница проходит по 25 сотрудникам: до этой отметки работает тариф «Старт», выше — «Бизнес» с минимальной оплатой за 50 сотрудников.
Подпись со стороны учреждения. Сертификат УКЭП руководителю Федеральное казначейство выдает без платы, но подпись существует не сама по себе: нужен защищенный носитель ключа и лицензия криптопровайдера на рабочем месте. Если приказы подписывает не только руководитель, но и заместитель или начальник отдела кадров, комплектов становится столько же, сколько подписантов в маршруте согласования.
Обмен с учетной системой. Кадровый учет в муниципальных учреждениях почти всегда ведется в 1С, и документы удобнее формировать там же. Готовый коннектор оператора ставится примерно за час и не требует программиста. Если конфигурация нетиповая или доработана под учреждение, обмен строится через API, и по практике внедрений это занимает от двух дней до двух месяцев работы разработчиков.
Полезно знать: при выборе оператора спрашивайте не про наличие интеграции с 1С вообще, а про конкретную конфигурацию и релиз. Готовый модуль для 1С:ЗУП устанавливается и настраивается за один день, а связка с ERP или комплексной автоматизацией почти всегда требует отдельной настройки.
Важный нюанс из практики: при подключении к сервису через интеграцию учреждение само передает данные работников, и в этой схеме оператор обрабатывает персональные данные по поручению работодателя. Согласие на передачу собирает учреждение, а не сервис. Если работник регистрируется в системе самостоятельно, согласие собирает оператор.
Хранение и архив. Кадровые документы хранятся десятилетиями, часть — до 50 лет. Государственная платформа хранит то, что создано в ней. Документы, подписанные в системе оператора, живут в его электронном архиве, а это отдельная позиция подписки. Уточняйте в договоре, что происходит с архивом после его расторжения: как правило, доступ к архивной версии сохраняется, но проверять это нужно до подписания контракта, а не после.
Каналы уведомлений. Push-уведомления в мобильном приложении и письма на почту денег не стоят. SMS доходят даже на кнопочный телефон и без интернета, и в учреждении с возрастным коллективом или без корпоративной почты у линейного персонала этот канал становится основным. Обслуживание SMS-рассылки оплачивается отдельно и растет вместе с числом отправленных документов.
Обучение и сопровождение. Одного-двух вебинаров хватает, чтобы сотрудники научились выпускать подпись и подписывать документы. Отдельно нужно обучать кадровую службу, и здесь важна не презентация, а сопровождение первых десятков подписаний, пока процесс не станет привычным. В практике Добыто мы закладываем пилотную группу из одного подразделения перед раскаткой на все учреждение: это снимает основную часть ошибок настройки маршрутов.
Сколько стоит ошибка в выборе бесплатного варианта
Цена ошибки для учреждения измеряется не стоимостью подписки. Если бесплатная платформа не закрывает процесс, кадровая служба начинает вести два контура сразу: часть документов в системе, часть на бумаге, и трудозатраты не падают, а растут. Ошибка в виде подписи обходится дороже: трудовой договор, подписанный работодателем не УКЭП, а более простой подписью, не соответствует требованию статьи 22.3 ТК РФ, и восстанавливать комплект придется вручную по каждому работнику.
Отдельная статья потерь — бюджетный цикл. Как только бесплатный контур перестает справляться, платный сервис попадает под 44-ФЗ. По пункту 4 части 1 статьи 93 закупка у единственного поставщика возможна на сумму до 600 000 рублей по контракту, при этом годовой объем таких закупок не должен превышать 2 млн рублей либо 10 процентов совокупного годового объема закупок заказчика и не более 50 млн рублей. Если потребность не заложена в план-график, ждать придется до следующего планового периода.
На одного работника в год оформляется от 3 до 15 кадровых документов, и экономия на бумаге, картриджах, курьерах и хранении составляет от одной до нескольких тысяч рублей в год на человека. В проекте на 1100 сотрудников документооборот по одному кадровому процессу сократился до 15-30 минут против нескольких недель ранее, а годовая экономия на электронных подписях составила около 0,5 млн рублей.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Считайте не подписку, а стоимость процесса целиком. Готовый коннектор к типовой 1С:ЗУП ставится за час, а обмен через API с доработанной конфигурацией занимает от двух дней до двух месяцев работы программистов, и эти часы тоже нужно откуда-то взять. Запросите у оператора список конфигураций и релизов, с которыми интеграция уже работает, до того как заложите сумму в план-график»
Что подготовить до подключения
Пять позиций проверяются до того, как учреждение регистрируется на платформе или подписывает контракт с оператором.
- Локальный нормативный акт. Положение о ведении КЭДО и приказ о его введении: в них фиксируются система, перечень документов и виды подписей, которыми эти документы подписываются.
- Список подписантов. Кто со стороны учреждения подписывает трудовые договоры и приказы о дисциплинарном взыскании, у кого есть действующая УКЭП, кто замещает подписанта в отпуске.
- Согласия работников. Письменное согласие на взаимодействие через КЭДО, за исключением дистанционных работников, с которыми порядок обмена закрепляется актом о дистанционной работе.
- Перечень бумажных исключений. Акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении, журнал инструктажей по охране труда и трудовая книжка остаются на бумаге.
- Учетная система и данные. В какой конфигурации 1С ведется кадровый учет, кто отвечает за выгрузку структуры подразделений и остатков отпусков, кто в учреждении держатель процесса.
Внимание: при самостоятельном подключении Госключа используется API-ключ, выпущенный на организацию, и обезличенный сертификат, который оформляет только руководитель организации сроком на один год с личным перевыпуском. Подключение по агентскому договору снимает эту задачу, но требует согласия работников на передачу персональных данных вендору.
Как перевести муниципальное учреждение на бесплатный кадровый ЭДО: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Утвердите положение о ведении КЭДО и приказ о введении электронного документооборота, укажите в них систему, перечень документов и виды подписей для каждой стороны.
- Шаг 2. Получите УКЭП руководителя в удостоверяющем центре Федерального казначейства, установите криптопровайдер на рабочем месте подписанта и проверьте, что подпись открывается и ставится на тестовом файле.
- Шаг 3. Зарегистрируйте организацию с подтвержденной учетной записью на Госуслугах и откройте раздел ЭКДО в личном кабинете платформы «Работа России».
- Шаг 4. Уведомите работников о переходе, соберите письменные согласия и объясните, что отказ не влечет негативных последствий и не лишает права перейти позже.
- Шаг 5. Запустите пилотную группу на одном подразделении: проведите через систему один массовый процесс, например ознакомление с ЛНА или график отпусков, и зафиксируйте, сколько времени занял цикл.
- Шаг 6. Оцените результат пилота по трем параметрам — доля подписавших в срок, число обращений в кадровую службу, объем документов, оставшихся на бумаге, — и только после этого решайте, хватает ли бесплатного контура.
Образцы приказов, согласий и уведомлений для перехода на КЭДО
Комплект закрывает подготовительный этап целиком, начинать удобнее с положения о ведении КЭДО: остальные документы ссылаются на него.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Приказ о введении КЭДО | Скачать |
| Уведомление работнику о переходе на КЭДО | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Дорожная карта внедрения КЭДО | Скачать |
Когда бесплатного контура не хватает
Бесплатная платформа закрывает подписание и хранение, но не закрывает маршрутизацию сложных согласований, автоматическую сборку комплектов ЛНА под должность, бесшовную работу кадровика внутри 1С и массовые пиковые нагрузки. Если учреждение отправляет один локальный акт на ознакомление сразу нескольким тысячам работников, система должна выдерживать одновременное обращение всех адресатов: это архитектурное требование, которое почти никогда не попадает в техническое задание и обнаруживается уже на боевом запуске.
Второе ограничение — интерфейс. Работник переходит из личного кабинета в отдельное приложение, чтобы подписать документ, и часть сотрудников на этом останавливается. Госключ переехал внутрь приложения Госуслуг, и барьер стал ниже, но отдельный контур подписания сохраняется. Для коллектива, где значительная доля работников не пользуется смартфоном, это критично: им нужна ПЭП с ключом, полученным при личной явке, либо бумага.
| Сценарий учреждения | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Школа или детский сад до 50 работников, один корпус | Бесплатность, простота выпуска подписи, шаблоны заявлений и приказов | Интеграция с 1С, сложные маршруты согласования |
| Централизованная бухгалтерия, обслуживающая несколько учреждений | Обмен с 1С, разделение прав по юридическим лицам, маршруты с несколькими подписантами | Мобильное приложение для линейного персонала |
| Учреждение с филиалами в районах и разъездным персоналом | Дистанционное подписание, push и SMS-уведомления, доступ со смартфона | Локальное развертывание на своих серверах |
| Администрация с муниципальными служащими | Разделение трудовых и служебных документов, требования по защите информации | Скорость подключения, число готовых шаблонов |
| Учреждение с массовым сезонным приемом | Скорость оформления пакета документов, работа под пиковой нагрузкой | Кастомизация интерфейса, корпоративный стиль |
Сценарий читается по строке: критичное определяет, хватит ли бесплатной платформы, а вторичное можно отложить до следующего бюджетного цикла.
Кейс из практики: федеральное медицинское учреждение с кадровым резервом около 800 специалистов по всей стране столкнулось с тем, что при чрезвычайной ситуации людей нужно оформлять за считаные дни. До перехода на кадровый электронный документооборот около 200 человек оформляли за несколько дней в ручном режиме. После запуска личных кабинетов основная часть комплекта готовится заранее, и мобилизация специалиста не упирается в подписание бумаг.
Лайфхак: начните перевод не с трудовых договоров, а с ознакомления с ЛНА. База документов настраивается один раз по должностям и подразделениям, дальше система сама собирает комплект для каждого работника и напоминает о просрочке, а при выходе новой редакции акта повторно отправляет его всем, на кого он распространяется.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Проверьте, что соглашение об использовании ПЭП или УНЭП содержит порядок проверки подписи. Без этого условия подпись формально есть, а доказательственная конструкция рассыпается: по 63-ФЗ без дополнительного соглашения признается равнозначной собственноручной только УКЭП. При работе через Госключ отдельное соглашение не нужно, это прямо следует из части 2 статьи 22.3 ТК РФ»
Стоимость кадрового ЭДО в Добыто: тарифы и сроки
Стоимость складывается из численности работников и набора функций: видов подписи, шаблонов, интеграции с 1С и электронного архива.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП сотрудникам | входит в тариф | при регистрации сотрудника |
| Получение УКЭП | через партнеров-удостоверяющие центры | по регламенту УЦ |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
Итоговая сумма зависит от численности учреждения, выбранного набора видов подписи и наличия интеграции с учетной системой. Действующие условия по каждому уровню подписки указаны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, включая перечень функций, которые входят в каждый тариф.
Перед закупкой сверьте расчет с планом-графиком: годовая сумма по тарифу «Бизнес» считается от численности, а не от количества подписанных документов, поэтому она предсказуема на весь период контракта.
Выводы
Бесплатный кадровый ЭДО для муниципального учреждения существует и работает: платформа «Работа России» дает инфраструктуру и шаблоны, Госключ — подпись работника, казначейство — квалифицированный сертификат руководителю. Платить приходится за то, что находится внутри учреждения: носители ключей и криптопровайдер, обмен с 1С, электронный архив за пределами платформы, SMS-канал и сопровождение. Порядок перехода определяется статусом работников: по трудовым договорам применяются статьи 22.1-22.3 ТК РФ, по служебным отношениям муниципальных служащих часть документов остается на бумаге.
Мы в Добыто работаем с учреждениями, где кадровый учет ведется в 1С, а численность распределена по нескольким адресам, и начинаем с пилотной группы и сверки перечня ЛНА. Такой порядок дает руководителю цифры по срокам и трудозатратам до того, как потребность попадет в план-график закупок.
Частые вопросы
Можно ли вести КЭДО одновременно на платформе «Работа России» и в системе оператора?
Да. Минтруд в 2023 году разъяснил, что работодатель вправе использовать одновременно единую цифровую платформу «Работа России» и собственную информационную систему при условии, что электронный документооборот эквивалентен бумажному. Для учреждения это рабочая схема на переходный период: массовые процессы вроде ознакомления с ЛНА идут в одной системе, а прием и переводы — в другой. Важно, чтобы разделение было закреплено в положении о ведении КЭДО, иначе при проверке придется объяснять, почему один и тот же вид документа существует в двух контурах.
Что делать, если работник отказался переходить на электронный документооборот?
Отказ работника не влечет негативных последствий и не лишает его права дать согласие позже. Учреждение продолжает оформлять его документы на бумаге, а остальных ведет в системе. Работник, который не дал согласие, не может быть по этой причине лишен работы или ограничен в правах. Для кадровой службы это означает, что параллельный бумажный контур на некоторое время сохранится, и его объем нужно закладывать в расчет трудозатрат.
Кто платит за электронную подпись работника?
Расходы на создание и эксплуатацию информационной системы, а также на создание, использование и хранение электронных подписей работников несет работодатель. Это норма части 8 статьи 22.1 ТК РФ. Требовать с работника оплату за выпуск подписи или за доступ в систему нельзя. Если работник выпускает подпись в Госключе, вопрос затрат снимается сам: приложение бесплатно и для гражданина, и для организации.
Подойдет ли КЭДО для работы с самозанятыми и подрядчиками учреждения?
Гражданско-правовые отношения регулируются не главой о трудовом договоре, поэтому статьи 22.1-22.3 ТК РФ на них не распространяются. С исполнителем по договору ГПХ и с самозанятым заключается соглашение об электронном документообороте, а при использовании УКЭП такое соглашение формально не требуется, поскольку квалифицированная подпись признается равнозначной собственноручной по умолчанию. Проверьте на этапе выбора системы, умеет ли она подписывать документы с внештатными исполнителями: не все решения это поддерживают.
Что происходит с документами, если учреждение прекращает работу с оператором?
Кадровые документы хранятся десятилетиями, часть — до 50 лет, и этот срок переживает любой контракт. В лицензионных договорах, как правило, предусматривается сохранение доступа к архивной версии после расторжения, но проверять условие нужно до заключения контракта. Отдельно уточните формат выгрузки: юридически значимый комплект — это документ вместе с файлами подписей, а не только PDF.
Нужно ли отдельное согласие на обработку персональных данных при подключении к сервису?
Ответ зависит от того, кто передает данные. Если работник регистрируется в сервисе самостоятельно, оператор собирает согласие сам. Если учреждение выполняет массовую регистрацию или настраивает интеграцию и передает данные работников, сервис действует по поручению работодателя, а согласие на передачу собирает сам работодатель. При подключении Госключа по агентскому договору вендора согласие на передачу персональных данных потребуется в любом случае.
Можно ли закупить платный сервис КЭДО без конкурентной процедуры?
По пункту 4 части 1 статьи 93 44-ФЗ закупка у единственного поставщика допускается на сумму до 600 000 рублей по одному контракту. Годовой объем таких закупок ограничен: не более 2 млн рублей либо не более 10 процентов совокупного годового объема закупок заказчика и не более 50 млн рублей. Для учреждения с численностью в несколько сотен человек годовая подписка обычно укладывается в этот лимит, но решение принимается по фактическому расчету и остатку лимита на момент закупки.
