Усиленная неквалифицированная электронная подпись работника выдаётся двумя разными маршрутами, и они отличаются сроком, стоимостью и комплектом кадровых документов. Первый маршрут: работник сам выпускает УНЭП в мобильном приложении Госключ по подтверждённой учётной записи Госуслуг, выпуск занимает несколько минут и бесплатен, а по части 2 статьи 22.3 ТК РФ отдельное соглашение об использовании такой подписи с работником подписывать не нужно. Второй маршрут: работодатель выдаёт работнику УНЭП внутри своей системы КЭДО, и тогда соглашение об использовании подписи обязательно, а расходы на сертификат несёт работодатель. Различие влияет и на допустимость: трудовой договор, договор о материальной ответственности и приказ о дисциплинарном взыскании работник вправе подписать УНЭП или УКЭП, но не ПЭП.
Разберём, чем УНЭП отличается от ПЭП и УКЭП по юридической силе и по перечню документов, как устроен выпуск сертификата на стороне работника и что кадровая служба готовит до раздачи подписей: ЛНА, уведомления, согласия, реестр сертификатов. Покажем, где выдача тормозит на численности от нескольких сотен человек и во что обходится подпись не того вида. Сценарная таблица выбора маршрута, чек-лист подготовки, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
УНЭП работника: что это за подпись и чем она отличается от ПЭП и УКЭП
Статья 5 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» делит подписи на три вида. ПЭП подтверждает только факт формирования подписи конкретным лицом через коды, пароли и логины. УНЭП создаётся средствами криптографического преобразования на закрытом ключе, позволяет определить подписанта и обнаружить изменения в документе после подписания. УКЭП дополнительно требует сертификата аккредитованного удостоверяющего центра и сертифицированных ФСБ России средств подписи.
Внутри УНЭП для кадров существуют два подвида, и путаница между ними даёт большую часть ошибок при внедрении. УНЭП информационной системы выпускается удостоверяющим центром вендора или самой компании и работает в границах той системы, для которой выдана. УНЭП ЕСИА, она же УНЭП Госключа, создаётся в инфраструктуре электронного правительства по правилам постановления Правительства РФ от 01.12.2021 № 2152 и остаётся у работника независимо от того, в какой системе КЭДО работает работодатель.
Факт: по части 2 статьи 22.3 ТК РФ работник может использовать УНЭП, полученную в инфраструктуре ЕСИА. В этом случае соглашение об использовании УНЭП с работником не подписывается, а порядок создания и использования сертификата регулируется постановлением Правительства РФ от 01.12.2021 № 2152.
Разница между тремя видами подписи проявляется не в определениях, а в том, какой документ каждой из них можно закрыть и что придётся оформить перед выдачей.
| Параметр | ПЭП | УНЭП | УКЭП |
|---|---|---|---|
| Как создаётся | Коды, пароли, логины в системе | Криптографическое преобразование на закрытом ключе | То же плюс сертифицированные ФСБ России средства подписи |
| Кто выдаёт | Работодатель в своей системе | Удостоверяющий центр системы КЭДО либо инфраструктура ЕСИА через Госключ | Аккредитованный удостоверяющий центр, для физлица также Госключ |
| Обнаруживает изменение документа после подписания | Нет | Да | Да |
| Кому доступна в КЭДО | Только работнику | Работнику и работодателю | Работнику и работодателю |
| Что нужно подписать до начала работы | Соглашение о применении ПЭП, ЛНА о КЭДО | Соглашение об использовании УНЭП; для УНЭП ЕСИА соглашение не требуется | Заявление на выпуск сертификата, согласие на обработку персональных данных |
| Трудовой договор со стороны работника | Не допускается | Допускается | Допускается |
Подпись работнику подбирают по самому требовательному документу в перечне. Есть в перечне трудовой договор или договор о материальной ответственности — ПЭП задачу уже не закрывает, и раздавать её работникам не имеет смысла.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Чаще всего проект спотыкается не на технике, а на подмене понятий: УНЭП, выданную вендором внутри системы, и УНЭП из Госключа считают одной и той же подписью. Юридически это разные конструкции: в первом случае нужно соглашение об использовании подписи с каждым работником, во втором часть 2 статьи 22.3 ТК РФ его не требует. Перед стартом проверьте, какой из двух вариантов у вас в положении о КЭДО, и сверьте с тем, что реально выдаётся работникам.»
Какие кадровые документы работник вправе подписать УНЭП
Статья 22.3 ТК РФ делит кадровые документы на две группы. Первая группа требует от работодателя УКЭП, а от работника — УКЭП или УНЭП: трудовой договор и дополнительные соглашения к нему, договор о материальной ответственности, ученический договор и договор на получение образования без отрыва от работы, приказ о применении дисциплинарного взыскания, уведомление об изменении определённых сторонами условий трудового договора. Вторая группа — все остальные документы, где работодателю достаточно УНЭП, а работник вправе применить УКЭП, УНЭП или ПЭП.
Для HR-директора это означает простую вещь: УНЭП у работника снимает вопрос по обеим группам сразу. ПЭП придётся дополнять второй подписью на «тяжёлых» документах, а это два разных пользовательских сценария, две инструкции и двойная нагрузка на поддержку.
Отдельно держите в голове перечень документов, которые закон оставляет на бумаге независимо от вида подписи: приказ об увольнении, журнал инструктажей по охране труда, акт о несчастном случае на производстве и бумажная трудовая книжка. Никакая подпись их в КЭДО не переводит, и планировать отказ от бумаги на 100% не нужно.
Два маршрута выдачи УНЭП работнику: Госключ и подпись внутри системы КЭДО
Маршрут через Госключ снимает с работодателя всю инфраструктуру: собственный удостоверяющий центр не нужен, идентификация работника проходит дистанционно по подтверждённой учётной записи ЕСИА, сертификат выпускается в приложении за несколько минут, плата за подпись не взимается. Достаточно один раз интегрировать систему КЭДО с сервисом, дальше подпись работает для всех сотрудников без отдельных дополнительных условий. Описание сервиса, требования к учётной записи и порядок выпуска сертификата опубликованы на странице Госключа на портале Госуслуг.
Маршрут через УНЭП информационной системы даёт больше контроля: сертификат выпускается на стороне вендора или собственного удостоверяющего центра, работнику не нужен смартфон с установленным приложением, а работодатель управляет сроками действия. Плата за такой сертификат ложится на работодателя, а с каждым работником подписывается соглашение об использовании УНЭП. На численности до нескольких сотен человек это управляемо, дальше начинает съедать ресурс кадровой службы. В практике Добыто выбор между двумя маршрутами упирается в долю работников с подтверждённой учётной записью на Госуслугах, и её считают до того, как утверждают положение о КЭДО.
Масштаб первого маршрута виден по кадровой статистике самого сервиса: число подписаний УНЭП в кадровом электронном документообороте выросло с 60 203 в 2023 году до 272 853 в 2024 году и 688 605 в 2025 году, а число организаций, использующих Госключ именно в КЭДО, к середине апреля 2026 года превысило 1000.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Как выдать УНЭП работнику через Госключ: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Проверьте у работника подтверждённую учётную запись на Госуслугах и российский номер телефона. Без подтверждённой записи сертификат не выпустится, и это первая причина остановки процесса.
- Шаг 2. Работник устанавливает мобильное приложение Госуслуг или Госключа и проходит аутентификацию в ЕСИА. Вход возможен по действующей авторизации в приложении Госуслуг, отдельный логин и пароль ЕСИА вспоминать не нужно.
- Шаг 3. Работник принимает условия лицензионного соглашения, задаёт пароль и подтверждает использование Touch ID или Face ID для доступа к ключу.
- Шаг 4. Работник выпускает сертификат УНЭП. Персональные данные подтягиваются из ЕСИА, ехать в удостоверяющий центр и сдавать документы не требуется.
- Шаг 5. Кадровая служба отправляет пакет документов из системы КЭДО. Работник получает уведомление, открывает документ, подтверждает ознакомление и подписывает либо отказывается от подписания — оба действия фиксируются системой.
- Шаг 6. Подписанный документ и файл подписи возвращаются в систему КЭДО и уходят в электронный архив вместе с отметкой времени.
Внимание: при самостоятельном подключении к Госключу без агентского договора с вендором организации нужен обезличенный сертификат, который выпускает лично руководитель организации сроком на 1 год и перевыпускает лично каждый год. Заложите этот пункт в календарь проекта, иначе выдача подписей встанет ровно через год после запуска.
Проверьте, как подписан документ вашего работника
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Работникам проще принять подпись, за которую отвечает государство: авторизация идёт через Госуслуги, приложение работает и на возрастных сотрудниках, отдельного носителя не нужно. Но техника отказывает у всех: часть людей не разберётся самостоятельно, часть столкнётся с неполадками приложения. Мы закладываем в проект вторую линию поддержки на первые две недели после раздачи подписей и держим бумажный сценарий на этот период, иначе кадровая служба получит очередь из обращений вместо экономии времени.»
Что подготовить до выдачи подписей: чек-лист кадровой службы
Выдача подписей идёт последним шагом, а не первым. До того как работник увидит первое уведомление, должно быть закрыто шесть пунктов.
- ЛНА о переходе на КЭДО. Положение о ведении КЭДО и приказ о введении КЭДО по статье 22.2 ТК РФ: система, перечень документов, виды подписей по каждому типу документа, ответственный.
- Уведомление работников. Каждый работник уведомляется о переходе на электронный документооборот и о праве отказаться. Уведомление фиксируется, отказ тоже.
- Письменные согласия. Согласие на взаимодействие через КЭДО берётся у действующих работников. Для тех, кто принят после 31 декабря 2021 года и не имел трудового стажа, согласие не требуется.
- Согласие на обработку персональных данных для выпуска сертификата. При агентской схеме подключения к Госключу через вендора персональные данные работников передаются вендору, и это отдельное согласие по 152-ФЗ.
- Соглашение об использовании УНЭП. Оформляется, если вы выдаёте УНЭП внутри информационной системы. При УНЭП ЕСИА этот пункт выпадает.
- Реестр сертификатов. Кто, когда получил подпись, каким видом подписывает, когда истекает сертификат. Без реестра отследить окончание сроков на численности от 200 человек невозможно.
Расходы на получение и использование работником электронной подписи несёт работодатель. Переложить их на работника нельзя, и это условие проверяется при трудовом споре.
В практике Добыто дольше всего идёт третий пункт: сбор письменных согласий занимает больше времени, чем настройка системы и выпуск сертификатов вместе взятые, и именно он определяет дату запуска.
Лайфхак: в положении о КЭДО можно перечислить несколько допустимых видов подписи для работника, но на практике проще закрепить один. Когда работник выбирает между облачной подписью и Госключом, растёт число обращений в поддержку и падает скорость подписания пакета.
Шаблоны документов, которые понадобятся до раздачи подписей
Комплект собран под запуск КЭДО с УНЭП; начните с соглашения об использовании ПЭП и НЭП, если подпись выдаётся внутри информационной системы.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Согласие на обработку персональных данных для выпуска сертификата ЭП | Скачать |
| Уведомление работнику о переходе на КЭДО | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
| Реестр сертификатов сотрудников | Скачать |
Какой маршрут выдачи выбрать под вашу ситуацию
Выбор между подписями определяется тремя параметрами: насколько защищённой должна быть подпись, насколько простым остаётся путь работника и какая доля кадрового перечня закрывается. По этим трём параметрам варианты расходятся заметно.
| Вариант подписи | Безопасность | Удобство пути работника | Применимость в КЭДО |
|---|---|---|---|
| Простая ЭП по СМС | 10 % | 100 % | 10 % |
| ПЭП ЕСИА | 30 % | 85 % | 30 % |
| УНЭП информационной системы | 50 % | 75 % | 80 % |
| УНЭП Госключа | 75 % | 50 % | 80 % |
| УКЭП Госключа | 100 % | 30 % | 100 % |
| УКЭП на токене от удостоверяющего центра | 100 % | 10 % | 100 % |
УНЭП Госключа держит баланс: защита выше, чем у подписи внутри системы, клиентский путь остаётся дистанционным, операционных затрат на подпись нет. УКЭП на токене выигрывает по защите, но её путь для рядового работника самый тяжёлый, поэтому её оставляют руководителю и работе с государственными системами.
Под конкретную ситуацию рейтинг раскладывается так.
| Сценарий | Что критично | Что вторично | Рабочий маршрут |
|---|---|---|---|
| Дистанционный приём в другом городе или стране | Удалённая идентификация без визита в офис | Контроль срока сертификата на стороне работодателя | УНЭП Госключа |
| Массовое ознакомление с ЛНА на производстве | Скорость подписания пакета, минимум действий работника | Максимальный уровень защиты | УНЭП информационной системы или ПЭП по перечню второй группы |
| Работники без смартфона или без подтверждённой записи на Госуслугах | Независимость от мобильного приложения | Бесплатность подписи | УНЭП информационной системы |
| Организация бюджетной сферы | Совместимость с требованиями к подписям госсектора | Скорость выпуска | УКЭП Федерального казначейства через Госключ |
| Руководитель, подписывающий документы от лица работодателя | УКЭП по статье 22.3 ТК РФ для первой группы документов | Удобство мобильного пути | УКЭП юридического лица, серверное подписание |
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Когда приложение у работника уже установлено, подписание одного кадрового документа занимает около минуты, а весь приём дистанционного сотрудника сводится к отправке пакета и нескольким нажатиям с его стороны. Поэтому срок проекта определяет не подписание, а подготовка: сбор согласий и выпуск сертификатов идут дольше всего. Считайте план по этим двум этапам, а не по демонстрации подписания.»
Где выдача подписей тормозит и сколько стоит ошибка
Первая точка остановки — учётная запись на Госуслугах. Работник с непроверенной или частично заполненной записью сертификат не выпустит, и кадровая служба узнаёт об этом в момент, когда пакет документов уже ушёл. Выгружайте список работников без подтверждённой записи заранее и закрывайте его до старта.
Вторая точка — вид подписи в положении о КЭДО, который не совпадает с тем, что реально выдано. Если в положении записана УНЭП информационной системы, а работники подписывают Госключом, документы формально подписаны не тем инструментом, который закреплён локальным актом. Правится это переизданием ЛНА, но обнаруживается обычно при проверке. В практике Добыто эта точка закрывается сверкой положения о КЭДО с фактическими настройками маршрутов до того, как подписи уходят работникам.
Третья точка — подпись не того вида на документе первой группы. Трудовой договор, подписанный работником через ПЭП, при споре не подтверждает согласование условий: ПЭП не позволяет обнаружить изменения в документе после подписания. Нарушение порядка оформления трудовых отношений попадает под часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ — предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей на должностное лицо и от 30 000 до 50 000 рублей на юридическое лицо. К этому добавляется переподписание всего массива документов, а на численности в несколько тысяч человек это отдельный проект на месяцы.
Кейс из практики: компания на 1100 работников перевела кадровый документооборот в электронный вид с подписанием через Госключ. Процесс, который на бумаге занимал несколько недель, стал закрываться за 15-30 минут, экономия на электронных подписях составила около 0,5 млн рублей в год.
Полезно знать: подписать документ в системе КЭДО задним числом нельзя. Если работник не закрыл этап подписания в отведённое время, документ возвращается кадровой службе, и остаётся два варианта: оформить на бумаге или изменить даты и отправить на подписание повторно.
Важный нюанс из практики: проверку выдержит не сам факт подписи, а связка «подпись плюс метка времени». Формат CAdES-T фиксирует момент подписания и позволяет подтвердить, что документ подписан в период действия сертификата, даже когда сертификат уже истёк. При выборе системы КЭДО уточняйте поддержку штампов времени до подписания договора, а не после первой проверки.
Когда УНЭП работнику не подходит
УНЭП не закрывает документы, для которых закон прямо требует квалифицированную подпись, и не заменяет УКЭП на стороне работодателя: по статье 22.3 ТК РФ трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, приказ о дисциплинарном взыскании и уведомление об изменении условий трудового договора работодатель подписывает только УКЭП.
Не переносите правила на исполнителей по договорам ГПХ и самозанятых. Статьи 22.1-22.3 ТК РФ регулируют отношения с работниками по трудовому договору. Для гражданско-правовых договоров действуют нормы 63-ФЗ и условия самого договора, а подпись стороны определяется соглашением сторон, а не кадровым положением компании.
УНЭП Госключа не подойдёт там, где у значимой части персонала нет смартфона, нет подтверждённой учётной записи или нет устойчивого интернета на рабочем месте. В таких коллективах выдача превращается в индивидуальную работу с каждым, и разумнее оставить УНЭП информационной системы или комбинировать маршруты по подразделениям.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Спор о кадровом документе почти всегда сводится к тому, можно ли доказать, что работник видел именно эту редакцию документа и подписал именно её. УНЭП это доказывает: любое изменение файла после подписания делает подпись невалидной. ПЭП такой связи между работником и содержанием документа не даёт. Если у вас в перечне остались документы, подписываемые ПЭП, проверьте, нет ли среди них тех, что относятся к первой группе статьи 22.3 ТК РФ.»
Стоимость подключения КЭДО и выдачи подписей работникам
Итоговая сумма складывается из тарифа на систему КЭДО, численности работников и того, нужна ли интеграция с учётной системой. Отдельной платы за ПЭП и УНЭП для работников в тарифах нет.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП подписи, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | годовой период |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | входит в тариф |
| УКЭП для сотрудника через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Итоговая цифра зависит от численности и набора функций: приоритетная поддержка, кастомные шаблоны и электронный архив входят в тариф «Бизнес», а выделенный сервер и SLA — в «Корпорацию». Полный состав тарифов и условия перехода между ними опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Тариф меняется в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду, поэтому начинать с «Старта» на пилотной группе и переходить на «Бизнес» при раскатке на всю компанию финансово безопасно.
Выводы
УНЭП остаётся рабочим компромиссом для кадровых документов: она закрывает обе группы документов из статьи 22.3 ТК РФ со стороны работника, выпускается дистанционно и не требует токена. Скорость выдачи определяется выбранным маршрутом: через Госключ сертификат появляется у работника за несколько минут и без соглашения об использовании подписи, через информационную систему — с соглашением и оплатой сертификата работодателем. Основной срок проекта уходит не на подписание, а на подготовку локальных актов, сбор согласий и выпуск сертификатов.
Мы в Добыто подключаем электронные подписи работников на всех тарифах и разводим виды подписи по типам документов ещё на этапе настройки маршрутов, чтобы положение о КЭДО и фактическая выдача не расходились. Пилотная группа перед раскаткой на всю компанию снимает основную часть ошибок настройки и показывает реальный процент работников без подтверждённой учётной записи.
Частые вопросы об УНЭП работника
Может ли директор как единоличный исполнительный орган подписывать кадровые документы простой электронной подписью?
Нет. Статья 22.3 ТК РФ не даёт работодателю права применять ПЭП ни к одной группе кадровых документов. Для трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора, приказа о дисциплинарном взыскании и уведомления об изменении условий трудового договора работодатель применяет только УКЭП. По остальным документам допустима УКЭП или УНЭП. ПЭП в кадровом электронном документообороте доступна исключительно работнику и только по второй группе документов.
Что означают «тип подписки» и «единица измерения» применительно к УКЭП?
У электронной подписи нет ни подписки, ни единицы измерения в техническом смысле. Тарифицируется сертификат ключа проверки подписи: он выпускается на конкретное физическое лицо и на ограниченный срок, чаще всего на год, а стоимость считается за сертификат и за человека. То, что в обиходе называют «типом подписки», обычно означает вид подписи по 63-ФЗ — ПЭП, УНЭП или УКЭП — либо тариф системы КЭДО, в котором эти подписи доступны.
Что делать, если работник отказался устанавливать мобильное приложение для подписи?
Работник вправе отказаться от взаимодействия через КЭДО по статье 22.2 ТК РФ, и тогда документы оформляются на бумаге. Если отказ касается только конкретного приложения, а не электронного документооборота в целом, выдайте УНЭП внутри информационной системы: она не требует смартфона, но требует подписанного соглашения об использовании подписи. Отказ фиксируйте письменно, иначе позже будет невозможно объяснить, почему по части работников остался бумажный маршрут.
Работает ли УНЭП, выпущенная в Госключе, за пределами кадрового документооборота?
Да, сертификат принадлежит физическому лицу, а не работодателю, и применяется в любых информационных системах, интегрированных с сервисом. Один и тот же сертификат используется и для кадровых документов, и для договоров с операторами связи, и для документов на портале Госуслуг. Для работодателя это означает, что при увольнении подпись остаётся у человека и её не нужно отзывать, как корпоративный сертификат.
Что происходит с подписанными документами после истечения сертификата работника?
Документ, подписанный в период действия сертификата, силы не теряет. Подтверждает это метка времени: формат CAdES-T фиксирует момент подписания, и проверка показывает, что подпись была поставлена, пока сертификат действовал. Для работы с новыми документами сертификат перевыпускается, и здесь помогает реестр сертификатов с датами окончания: без него окончание сроков на численности от 200 человек обнаруживается только по остановке подписания.
Можно ли выдать такую же подпись самозанятому или исполнителю по договору ГПХ?
Правила статей 22.1-22.3 ТК РФ на них не распространяются: эти нормы регулируют отношения с работниками по трудовому договору. Исполнитель по ГПХ и самозанятый подписывают документы по правилам 63-ФЗ и по условиям своего договора, вид подписи стороны согласовывают в тексте договора. Технически исполнитель может использовать ту же УНЭП из Госключа, но основанием будет соглашение сторон, а не положение о КЭДО.
