Электронный трудовой договор хранится там, где его подписали: в информационной системе КЭДО работодателя, в кабинете сотрудника учётной системы или на цифровой платформе «Работа в России». Оригиналом считается не PDF со штампом, а связка «файл документа плюс файл электронной подписи», и работнику передают именно её либо заверенную бумажную копию. Срок один: не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления, безвозмездно, по части 11 статьи 22.3 ТК РФ. Форма выдачи зависит от того, что написано в заявлении: бумажная копия, заверенная надлежащим образом, или тот же электронный документ, подписанный электронной подписью работодателя.
Разберём, где искать файл, если сотрудник уволился или система за это время поменялась, как оформить заверение по ГОСТ Р 7.0.97-2016 и что приложить к копии, чтобы её приняли в банке и в суде. Покажем, какие подписи допустимы для трудового договора и почему ПЭП здесь не проходит. Порядок действий при ошибке «подпись недействительна», сроки хранения по 125-ФЗ, сценарная таблица по типам запросов, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Если из архива выгрузился один файл с расширением .sig и договор не открывается ни одним привычным способом, извлеките документ из присоединённой подписи прямо здесь.
Добыто · Извлечение документа
Достать документ из присоединённой подписи
Загрузите файл .sig, .p7s или .p7m с присоединённой электронной подписью — извлечём оригинальный документ прямо в браузере. Файл никуда не отправляется.
Файл остаётся на вашем устройстве — мы его не получаем и не хранимМы не храним ваши файлы и не имеем к ним доступа. Файл читается только в памяти вашего браузера, на сервер Добыто он не передаётся, копий не остаётся.
Где на самом деле лежит электронный трудовой договор
Файл договора находится в той системе, где проходило подписание, и почти никогда не лежит в учётной программе кадровика. Типовых мест четыре: информационная система КЭДО работодателя, кабинет сотрудника в учётной системе, цифровая платформа «Работа в России» и адрес электронной почты работника, если по заявлению документы направлялись туда. Первым делом проверяют раздел документов в системе КЭДО: после исполнения документ уходит во вкладку «Архив», и оттуда его скачивают вместе с файлами подписей.
1С:ЗУП и другие учётные системы чаще хранят не сам подписанный файл, а гиперссылку на него в системе КЭДО. Кадровый специалист нажимает кнопку в привычном интерфейсе, и открывается PDF из внешнего хранилища. Полный возврат подписанных документов обратно в учётную систему делают редко: он даёт задвоение файлов, рост базы и нагрузку на учётную систему, а процедуры архивного хранения и переподписания в ней всё равно не реализованы. Если в 1С по кнопке ничего не открывается, ищите документ на стороне системы КЭДО, а не в базе.
Оригинал электронного документа — это комплект. При откреплённой подписи файлов два: сам договор и одноимённый файл с расширением .sig. При присоединённой подписи файл один, внутри него лежат и документ, и подпись, поэтому обычным просмотрщиком он не открывается. Передавать работнику один файл из пары бесполезно: без второго проверить подпись невозможно.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
В сервисе Добыто список документов фильтруется по типу, сотруднику, дате создания и статусу, а по таблице работает поиск, поэтому договор конкретного человека находится без выгрузки всего архива. Когда сотрудник уволился несколько лет назад, поиск по фамилии обычно быстрее, чем перебор папок на файловом сервере.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Договор ищут не по папкам, а по статусу. Исполненный документ уходит во вкладку «Архив», и скачивать его нужно оттуда, вместе с файлами подписей всех сторон. Если выгрузили только PDF, вы выгрузили визуализацию, а не документ: проверить по ней подпись не получится ни у вас, ни у работника».
Что вы обязаны выдать по заявлению работника: сроки и формы
Часть 11 статьи 22.3 ТК РФ переносит на электронный документооборот правило статьи 62 ТК РФ: по заявлению работника о выдаче документов, связанных с работой, или их копий работодатель безвозмездно предоставляет их не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления. Выдают либо документы и надлежаще заверенные копии на бумажном носителе, либо, если по этим документам ведётся электронный документооборот, сами электронные документы.
Заявление работник подаёт четырьмя способами: в письменной форме, через информационную систему работодателя, по адресу электронной почты работодателя или через цифровую платформу «Работа в России». Отказать в приёме заявления, поданного через систему, потому что «нужна бумага с живой подписью», нельзя. Трёхдневный срок отсчитывается со дня подачи, а не со дня, когда заявление дошло до конкретного специалиста, поэтому регистрируйте такие обращения в день поступления.
Ниже — соответствие между тем, как поступило заявление, и тем, что уходит работнику.
| Как подано заявление | Что получает работник | Канал выдачи | Срок |
|---|---|---|---|
| В письменной форме, просит копию на бумаге | Копия договора, заверенная надлежащим образом | Лично под подпись или почтой | Не позднее 3 рабочих дней |
| Через информационную систему работодателя | Файл договора и файлы подписей сторон | Личный кабинет в системе КЭДО | Не позднее 3 рабочих дней |
| По адресу электронной почты работодателя | Электронный документ либо скан заверенной копии по указанию в заявлении | Адрес электронной почты, указанный работником | Не позднее 3 рабочих дней |
| Через цифровую платформу «Работа в России» | Электронный документ из платформы | Цифровая платформа «Работа в России» | Не позднее 3 рабочих дней |
Из таблицы следует одно практическое правило: канал выдачи определяет работник в заявлении, а не удобство кадровой службы. Если в заявлении канал не указан, уточните его до истечения трёх дней и зафиксируйте ответ письменно.
Факт: Роструд обновил формы проверочных листов, и в них электронный кадровый документ прямо приравнен к бумажному. Отсутствие бумажного дубликата при работающем КЭДО инспекторы нарушением не считают.
Как выдать копию электронного трудового договора: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Зарегистрируйте заявление в день поступления и зафиксируйте запрошенную форму: бумажная заверенная копия или электронный документ. От этой отметки считаются три рабочих дня.
- Шаг 2. Найдите договор в системе КЭДО через фильтр по сотруднику и статусу, откройте карточку документа и проверьте состав комплекта: файл договора и файлы подписей работодателя и работника.
- Шаг 3. Выгрузите комплект целиком. При откреплённой подписи выгружаются два файла, при присоединённой — один; убедитесь, что имя файла подписи совпадает с именем документа.
- Шаг 4. Проверьте подпись и сохраните протокол проверки: он подтверждает, кто и когда подписал документ и действовал ли сертификат на момент подписания.
- Шаг 5. Для электронной выдачи направьте файлы тем каналом, который указан в заявлении. Для бумажной — распечатайте документ, нанесите отметку об электронной подписи и отметку о заверении копии, приложите протокол проверки.
- Шаг 6. Зафиксируйте факт выдачи: дата, форма, канал, кто передал и кто получил. Эта запись закрывает вопрос о соблюдении трёхдневного срока при проверке ГИТ и в суде.
Чем подписан договор: ПЭП, УНЭП и УКЭП
Вид подписи на договоре определяет, что вы кладёте в комплект выдачи и что сможете доказать. ПЭП подтверждает только то, что подпись сформировал конкретный человек, и не защищает документ от изменения после подписания: проверять её приходится по журналам системы и по соглашению сторон. УНЭП и УКЭП получаются криптографическим преобразованием, поэтому подтверждают и авторство, и неизменность файла с момента подписания.
| Признак | ПЭП | УНЭП | УКЭП |
|---|---|---|---|
| Что подтверждает | Факт подписания конкретным лицом | Лицо и неизменность документа после подписания | Лицо и неизменность документа после подписания |
| Как создаётся | Коды, логин и пароль в системе | Криптографическое преобразование с ключом подписи | Криптографическое преобразование средствами, подтверждёнными ФСБ России |
| Кто выдаёт | Оператор системы по соглашению сторон | Удостоверяющий центр или инфраструктура электронного правительства, включая Госключ | Аккредитованный удостоверяющий центр, для юридического лица — УЦ ФНС |
| Годится для трудового договора | Нет | Да, со стороны работника | Да, обязательна со стороны работодателя |
| Что нужно для проверки | Выгрузка журналов системы и соглашение сторон | Файл документа, файл подписи, сертификат | Файл документа, файл подписи, сертификат, списки отзыва, метка времени |
Практический вывод из таблицы касается комплектности: при УНЭП и УКЭП работнику отдают файл документа вместе с файлом подписи, при ПЭП доказательством служит выгрузка из системы, поэтому такую подпись под трудовым договором закон и не допускает. Перечень документов, где ПЭП запрещена, закреплён в статье 22.3 ТК РФ: трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, приказ о дисциплинарном взыскании, уведомление об изменении определённых сторонами условий трудового договора, согласие на перевод, заявление об увольнении и его отзыв. По каждому из них работодатель подписывает УКЭП, работник — УКЭП или УНЭП. Разбор конкретных ситуаций с видами подписи есть в ответах Роструда на портале «Онлайнинспекция.рф».
В запросах кадровиков регулярно встречаются формулировки, которых в законе нет. «Тип подписки УКЭП» и «единица измерения УКЭП» — следы биллинга, а не нормативной терминологии: у подписи нет тарифного плана, есть сертификат ключа проверки с конкретным сроком действия, указанным в самом сертификате. Считают сертификаты штуками на человека, а не по числу подписанных документов: в пределах срока действия одним сертификатом подписывают любое количество договоров. Аббревиатура ЕИО означает единоличный исполнительный орган, то есть директора, и подписывать трудовые договоры со стороны работодателя он обязан УКЭП, даже если во внутренней системе у него заведена ещё и ПЭП для бытовых согласований.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Прежде чем выдавать копию, посмотрите на сертификат подписи работника. Если это УНЭП из инфраструктуры электронного правительства, комплект простой: документ, файл подписи и протокол проверки. Если работник подписывал через мобильное приложение, сертификат выпускается перед подписанием и хранится в защищённой области телефона, поэтому «прислать свою подпись отдельно» он физически не может — выгружает её только работодатель из своей системы».
В Добыто выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников входит в тариф, а УКЭП работники получают через партнёров-удостоверяющих центров. Это влияет на выдачу копий напрямую: сертификаты, выпущенные внутри системы, выгружаются вместе с документом, а сторонние приходится проверять по цепочке до аккредитованного центра.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Шаблоны для выдачи копий и проверки подписи
Комплект закрывает весь путь запроса: начните с протокола проверки электронной подписи, он прикладывается к любой выдаваемой копии.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Протокол проверки электронной подписи (образец) | Скачать |
| Чек-лист диагностики «Подпись не валидна» | Скачать |
| Реестр сертификатов сотрудников | Скачать |
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Приказ: ответственный за КЭДО и делегирование подписи | Скачать |
Как заверить бумажную копию электронного договора
Бумажная копия электронного документа держится на двух отметках. Первая — отметка об электронной подписи по ГОСТ Р 7.0.97-2016: надпись «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа проверки электронной подписи, фамилия, имя и отчество владельца сертификата, срок действия сертификата. Её наносят на то место листа, где в бумажном документе стояла бы подпись. Вторая — отметка о заверении копии: слово «Верно», должность заверившего, его подпись, расшифровка подписи и дата заверения.
Копия, которая уходит в стороннюю организацию, требует дополнения: надписи о месте хранения подлинника с указанием дела и года и печати организации. Именно из-за отсутствия этой надписи банки и визовые центры чаще всего возвращают копии на переделку. Приложите к комплекту протокол проверки подписи: он показывает статус подписи, реквизиты сертификата, алгоритмы по ГОСТ Р 34.10-2012 и 34.11-2012 и дату подписания.
Внимание: распечатка PDF со штампом «Подписано электронной подписью» сама по себе юридической значимости не несёт. Штамп нарисован, проверить по нему подпись нельзя. Значимость даёт связка «файл документа плюс файл подписи» либо заверенная бумажная копия с двумя отметками.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «В спор идут не распечатки, а файлы. Готовя пакет для суда, отдавайте документ, файл подписи и протокол проверки, а бумажную заверенную копию прикладывайте как читаемую версию. Если у вас на руках только распечатка со штампом, доказательственная ценность комплекта сводится к пояснениям сторон».
Файл не открывается или подпись не проходит проверку
Расширение .sig означает подпись, а не шифрование, и в половине обращений проблема сводится к тому, что выгрузили не тот файл. Один файл на выходе — подпись присоединённая, документ лежит внутри и извлекается отдельным инструментом. Два файла — подпись откреплённая, и загружать в проверку нужно оба, иначе система сообщит об ошибке формата. Иногда расширение приходит как .sgn: содержимое то же, меняется только имя.
Истёкший сертификат сам по себе не делает подпись недействительной. Значение имеет момент подписания: если в подписи есть метка времени и она усовершенствована до архивного формата, проверка проходит и через десять лет. Сообщение «сертификат не входит в список доверенных» чаще всего означает не подделку, а подпись тестовым сертификатом или отсутствие корневого сертификата удостоверяющего центра на вашем компьютере.
Цена задержки считается не переделкой копии. Нарушение трёхдневного срока выдачи документов, связанных с работой, попадает под часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф на должностных лиц от 1000 до 5000 рублей и на юридических лиц от 30 000 до 50 000 рублей. Отдельная история — выдать копию, подпись под которой не проверяется: работник получает документ, который не примут ни в банке, ни в суде, и возвращается с повторным заявлением, а трёхдневный срок при этом отсчитывается заново.
В практике Добыто основная часть таких обращений закрывается на этапе выгрузки: если из архива забирать документ вместе с файлами подписей, а не только визуализацию, вопрос «почему подпись не проверяется» не возникает.
Лайфхак: перед выдачей выгрузите не отдельный документ, а юридически значимый архив по сотруднику: в него попадают файлы подписей и данные о том, кто и когда подписал. Тот же архив пригодится, если ГИТ запросит подтверждение ознакомления работника с документами.
Когда электронной копии недостаточно
Электронный документ закрывает не каждый запрос. Ниже — сценарии, с которыми кадровая служба сталкивается чаще всего, и то, что в каждом из них реально нужно передать.
| Кто просит копию | Что критично | Что выдать |
|---|---|---|
| Работник для личного архива | Читаемость и возможность проверить подпись самому | Файл договора и файлы подписей в личный кабинет |
| Банк по ипотеке или кредиту | Отметка о месте хранения подлинника и печать организации | Заверенная бумажная копия с обеими отметками |
| Суд | Проверяемость подписи и неизменность файла | Файл, подпись, протокол проверки и заверенная бумажная копия |
| Визовый центр или консульство | Бумажная форма, печать, иногда перевод | Заверенная бумажная копия |
| ГИТ при проверке | Выгрузка из системы с подписями и датами | Юридически значимый архив по запрошенному периоду |
| Дистанционный работник по письменному заявлению | Бумажный экземпляр договора, а не копия | Оформленный экземпляр на бумаге заказным письмом с уведомлением |
Последняя строка отличается от остальных по существу: по части 2 статьи 312.2 ТК РФ дистанционный работник получает не копию, а экземпляр трудового договора на бумажном носителе, и работодатель направляет его заказным письмом с уведомлением о вручении в течение трёх рабочих дней со дня подачи заявления. Требование сохраняется, даже если весь документооборот с этим работником ведётся электронно.
Отдельный случай — договор, который изначально заключался на бумаге и в КЭДО не переводился. Искать его в системе бессмысленно: подлинник лежит в личном деле, и копия делается с него по обычной процедуре статьи 62 ТК РФ. Электронную копию бумажного оригинала выдавать можно, но она не становится электронным документом и в этом качестве работником использована не будет.
Сколько хранить договор и где искать документы уволенного
Требования к хранению бумажных документов переносятся на электронные без послаблений. По пункту 2 статьи 13 125-ФЗ организация вправе создавать архив самостоятельно: в конце календарного года подразделения формируют дела по утверждённой номенклатуре и передают их на хранение. Понятия «электронный документ» в законе об архивном деле нет, поэтому порядок берут из правил организации хранения, учёта и использования документов, утверждённых приказом Минкультуры № 526.
Трудовые договоры относятся к документам по личному составу с длительными сроками: 50 лет для дел, законченных делопроизводством после 1 января 2003 года, и 75 лет для более ранних. Для КЭДО это означает, что систему выбирают не по удобству подписания, а по способности сохранить проверяемость подписи на десятилетия: метка времени, усовершенствование подписи при смене криптоалгоритмов, выгрузка комплекта в машиночитаемом виде.
Полезно знать: копии электронных кадровых документов передаются работнику в его личный кабинет, и наличие у него действующей электронной подписи для этого не требуется. Подпись нужна только для подписания, для получения копии достаточно доступа в кабинет.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Электронный архив оценивают не по объёму, а по тому, найдёте ли вы в нём договор конкретного человека за конкретный год и подтвердите ли его подлинность. Проверьте это на своей системе заранее: возьмите сотрудника, уволенного три года назад, и попробуйте выгрузить его договор с подписями. Если процедура занимает больше получаса, трёхдневный срок вы закроете только на удаче».
Стоимость подключения КЭДО и электронного архива Добыто
Стоимость зависит от численности сотрудников, набора доступных подписей и того, нужны ли интеграция с 1С и электронный архив.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника в месяц | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника в месяц | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск подписей ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | по запросу |
| УКЭП для сотрудников | через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
Итоговая сумма складывается из численности подключаемых сотрудников и выбранного тарифа, а электронные подписи ПЭП и УНЭП выпускаются бесплатно на всех тарифах. Полный состав тарифов и условия перехода между ними приведены на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
При повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду, менять тариф можно в любое время. Для кадровой службы это означает, что электронный архив и УКЭП подключают тогда, когда объём запросов на копии перестаёт закрываться вручную.
Выводы
Электронный трудовой договор ищут в системе, где его подписывали, а выдают комплектом: файл документа плюс файлы подписей, либо бумажная копия с отметкой об электронной подписи и отметкой о заверении. Срок один для любой формы — три рабочих дня со дня подачи заявления. Вид подписи определяет и состав комплекта, и то, что вы сможете доказать: под трудовым договором работодатель ставит УКЭП, работник — УКЭП или УНЭП, а ПЭП здесь не применяется. Архив хранится десятилетиями, поэтому проверяемость подписи важнее удобства подписания.
Мы в Добыто держим подписанные документы во вкладке «Архив» с фильтрами по сотруднику, типу и дате, а выгрузка идёт вместе с файлами подписей и протоколом проверки. Так запрос работника на копию закрывается за один рабочий день, а не за три.
Частые вопросы
Обязаны ли выдавать копию договора бывшему работнику
Документы, связанные с работой, выдаются работнику по заявлению в трёхдневный срок, а при увольнении часть из них выдаётся в день прекращения трудового договора по статье 84.1 ТК РФ. Если бывший работник обращается позже, отказывать со ссылкой на увольнение оснований нет: договор хранится в архиве организации 50 лет для дел после 1 января 2003 года, и копия из этого архива делается по общей процедуре. Форму заявления и способ передачи фиксируйте письменно, чтобы подтвердить дату обращения.
Договор подписали ПЭП. Что теперь делать
Статья 22.3 ТК РФ относит трудовой договор к перечню, где ПЭП не применяется: работодатель подписывает УКЭП, работник — УКЭП или УНЭП. Документ, подписанный простой подписью, при проверке ГИТ и в суде опирается только на выгрузку из системы и соглашение сторон. Практический выход — переподписать договор допустимым видом подписи, а если это невозможно, оформить бумажный экземпляр и зафиксировать причину актом.
Нужна ли печать на заверенной копии
Для копии, которая остаётся у работника, достаточно отметки «Верно» с должностью, подписью, расшифровкой и датой. Печать и надпись о месте хранения подлинника с указанием дела и года добавляются, когда копия предназначена для сторонней организации: банка, визового центра, суда. Именно эта надпись чаще всего и отсутствует, из-за чего копию возвращают.
Сертификат подписи уже истёк. Копия ещё действительна
Истечение срока действия сертификата не отменяет подпись, поставленную в период его действия. Проверка проходит, если в подпись включена метка времени и подпись усовершенствована до формата, рассчитанного на длительное хранение. Если метки времени нет, готовьте к копии протокол проверки и выгрузку сведений о сертификате: они показывают, что на момент подписания сертификат действовал.
Можно ли отдать работнику скриншот карточки документа из системы
Скриншот не является ни электронным документом, ни заверенной копией: по нему нельзя проверить подпись и нельзя установить неизменность текста. Как справочная информация он допустим, как исполнение заявления о выдаче документов — нет. Выдавайте либо файлы, либо бумажную копию с двумя отметками.
Сколько экземпляров у электронного трудового договора
Понятие «два экземпляра» относится к бумажной форме. В электронном виде существует один файл документа, к которому приложены подписи обеих сторон, и любое количество его копий у работника и работодателя. Юридическое значение имеет не количество копий, а проверяемость подписей на конкретном файле, поэтому спор «у кого оригинал» в КЭДО не возникает.
