УНЭП достаточно для всех кадровых документов, которые работник подписывает в системе КЭДО, включая трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, согласие на перевод и заявление об увольнении: часть 4 статьи 22.3 ТК РФ прямо разрешает работнику неквалифицированную подпись там, где простой уже недостаточно. Работодателю по этому же перечню УНЭП не хватит, часть 1 той же статьи требует от него УКЭП. Внутри самой УНЭП различие проходит по источнику сертификата: подпись из информационной системы работодателя требует отдельного соглашения с работником о порядке её проверки, а подпись, выданная в инфраструктуре электронного правительства через Госключ, такого соглашения не требует.
Дальше разбираем по каждому кадровому документу, чья подпись какая, где УНЭП перестаёт работать и какие документы ТК РФ запрещает вести электронно вообще. Отдельно смотрим пару ПЭП ЕСИА и УНЭП ЕСИА: на этих двух названиях ошибаются чаще всего. Сравнительная таблица подписей, сценарная таблица по типам компаний, чек-лист документов для запуска, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Три вида электронной подписи: чем УНЭП отличается от ПЭП и УКЭП
63-ФЗ от 06.04.2011 делит подписи на простую и усиленную, а усиленную — на неквалифицированную и квалифицированную. ПЭП подтверждает факт подписания через коды, логины и пароли и ничего не говорит о том, менялся ли документ после подписания. УНЭП строится на криптографии: она подтверждает и авторство, и неизменность файла, но сертификат к ней может выдать центр без государственной аккредитации. УКЭП отличается от УНЭП тем, что сертификат выдаёт аккредитованный удостоверяющий центр, а средства подписи сертифицированы ФСБ России.
Разница между ПЭП и УНЭП в кадровом документообороте измеряется не техникой, а перечнем документов. ПЭП работника закрывает только то, что не попало в часть 4 статьи 22.3 ТК РФ. УНЭП закрывает и этот перечень, и всё остальное.
Четыре варианта, между которыми реально выбирает кадровая служба, выглядят так.
| Вид подписи | Как выпускается | Что закрывает у работника | Плата за использование |
|---|---|---|---|
| ПЭП в системе работодателя | Логин, пароль, код из СМС в информационной системе работодателя | Только документы вне перечня части 4 статьи 22.3 ТК РФ | Стоимость каждого СМС-сообщения |
| ПЭП ЕСИА | Учётная запись Госуслуг, логин и пароль | Только документы вне перечня части 4 статьи 22.3 ТК РФ | Бесплатно |
| УНЭП, порядок проверки которой определён соглашением сторон | Информационная система работодателя или удостоверяющий центр, плюс соглашение с работником | Весь перечень части 4 и все остальные кадровые документы | Около 500 руб. в год на сотрудника |
| УНЭП, выданная в инфраструктуре электронного правительства (Госключ) | Приложение Госключ или Госуслуги по правилам постановления Правительства РФ от 01.12.2021 № 2152 | Весь перечень части 4 и все остальные кадровые документы | Бесплатно, разовые затраты на интеграцию |
| УКЭП | Аккредитованный удостоверяющий центр, УЦ ФНС России, УЦ Федерального казначейства или Госключ | Всё, включая документы за пределами трудовых отношений | От 2 до 5 тыс. руб. в год на сотрудника, в Госключе бесплатно |
Переход с корпоративной УНЭП на УНЭП Госключа снимает годовой платёж за сертификат каждого работника и переносит расходы в разовую интеграцию.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Логин и пароль от Госуслуг — это ПЭП ЕСИА, а под УНЭП ЕСИА понимают неквалифицированную подпись в инфраструктуре электронного правительства, то есть Госключ. Из-за похожих названий компания уверена, что закрыла трудовой договор усиленной подписью работника, а закрыла простой. Прежде чем настраивать маршруты, сверьте в договоре с провайдером, какой именно вид подписи выдаётся работнику.»
Какие документы работник подписывает УНЭП
Часть 4 статьи 22.3 ТК РФ содержит закрытый перечень документов, для которых работнику доступны только усиленные подписи: УКЭП, УНЭП с согласованным сторонами порядком проверки или УНЭП, выданная в инфраструктуре электронного правительства. В перечень входят трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, внесение изменений в эти договоры, согласие на перевод, заявление об увольнении и отзыв такого заявления, а также ознакомление с уведомлением об изменении определённых сторонами условий трудового договора и с приказом о применении дисциплинарного взыскания.
Часть 5 статьи 22.3 добавляет к этим трём вариантам простую электронную подпись, но уже для иных документов: ознакомления с ЛНА, заявлений на отпуск, служебных записок, графиков и подобного. УНЭП подходит для обеих групп сразу, поэтому её обычно и выбирают как единый вид подписи работника: тогда кадровику не приходится держать в голове два маршрута.
Факт: в одном пакете в Госключ можно направить на подпись до 50 файлов, в том числе в форматах pdf и xml. Госключ не меняет сами файлы и возвращает отдельный файл открепленной подписи .sig на каждый документ.
Ниже соотношение по каждому типу документа. Обратите внимание на третий столбец: подпись работодателя по одному и тому же документу часто строже, чем подпись работника.
| Документ | Подпись работника | Подпись работодателя |
|---|---|---|
| Трудовой договор и дополнительные соглашения к нему | УКЭП или УНЭП | Только УКЭП |
| Договор о материальной ответственности | УКЭП или УНЭП | Только УКЭП |
| Ученический договор, договор на получение образования | УКЭП или УНЭП | Только УКЭП |
| Уведомление об изменении определённых сторонами условий трудового договора | УКЭП или УНЭП при ознакомлении | Только УКЭП |
| Приказ о применении дисциплинарного взыскания | УКЭП или УНЭП при ознакомлении | Только УКЭП |
| Согласие на перевод | УКЭП или УНЭП | Документ работника, работодатель его не подписывает |
| Заявление об увольнении и отзыв заявления | УКЭП или УНЭП | Документ работника, работодатель его не подписывает |
| Иные кадровые документы: ЛНА, заявления, служебные записки, графики | УКЭП, УНЭП или ПЭП | УКЭП или УНЭП |
| Трудовая книжка, акт о несчастном случае, приказ об увольнении, документы об инструктажах по охране труда | Электронная подпись не применяется | Электронная подпись не применяется |
По части 3 статьи 22.1 ТК РФ четыре группы документов из последней строки из электронного кадрового документооборота исключены, и никакая подпись их туда не возвращает. В практике Добыто именно эта строка чаще всего становится сюрпризом на этапе, когда компания уже расписала маршруты согласования и обнаружила, что приказ об увольнении всё равно придётся печатать.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Перечень в части 4 статьи 22.3 закрытый, и он про подпись работника, а не работодателя. По тем же документам работодатель обязан использовать УКЭП: часть 1 той же статьи альтернативы ему не оставляет. Если в маршруте согласования трудовой договор со стороны компании уходит под неквалифицированной подписью, маршрут переделывают до первого приёма, а не после проверки ГИТ.»
Где УНЭП не хватает: границы применимости
Первая граница проходит по стороне подписания. Работодатель по документам из части 1 статьи 22.3 использует только УКЭП, и подпись ответственного кадровика тут должна быть квалифицированной. По иным документам часть 3 той же статьи разрешает работодателю УКЭП или УНЭП, включая УНЭП из инфраструктуры электронного правительства.
Вторая граница проходит по типу отношений. Статьи 22.1-22.3 ТК РФ введены 377-ФЗ от 22.11.2021 и работают только для трудовых отношений. Договор ГПХ, договор с самозанятым, доверенность на представителя, отчётность в Социальный фонд России и налоговые документы под эти нормы не попадают: там действуют свои требования, и УНЭП работника в них не подходит. Машиночитаемая доверенность подписывается квалифицированной подписью, а не неквалифицированной.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Важный нюанс из практики: УКЭП в Госключе доступна работнику в процессе дистанционного приёма. Если компания рассчитывала выдать всем сотрудникам квалифицированную подпись через Госключ в обычном режиме, планы по маршрутам придётся пересобрать под УНЭП.
Когда УНЭП избыточна
Если электронно ведутся только ознакомления с ЛНА, заявления на отпуск и служебные записки, перечень части 4 статьи 22.3 не затрагивается, и ПЭП по части 5 достаточно. Выпускать сертификаты и настраивать интеграцию под такой объём смысла нет. УНЭП становится нужна с того момента, когда в электронный вид уходят трудовые договоры, дополнительные соглашения, согласия на перевод и заявления об увольнении.
Проверьте, какой подписью подписан ваш кадровый документ
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Две УНЭП, которые нельзя путать: корпоративная и Госключ
УНЭП, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора, выпускается силами работодателя или его удостоверяющего центра. Она требует подписанного с работником соглашения об использовании подписи и своей инфраструктуры выпуска. УНЭП, выданная в инфраструктуре электронного правительства, создаётся только через технологию Госключ, средства подписи сертифицированы ФСБ России, а отдельное соглашение с работником по части 2 статьи 22.3 ТК РФ не требуется.
Практический смысл различия в том, что корпоративная УНЭП даёт компании контроль над сертификатами, но добавляет соглашение к каждому работнику и годовой платёж. УНЭП Госключа снимает и то, и другое, но требует от работника смартфон и подтверждённую учётную запись на Госуслугах. Описание процедуры выпуска сертификата и требований к учётной записи есть на странице Госключа на портале Госуслуг, там же перечислены способы идентификации для квалифицированного сертификата.
Полезно знать: иностранные граждане могут получить УНЭП в инфраструктуре электронного правительства, если у них подтверждённая учётная запись на Госуслугах и в личном кабинете указан СНИЛС. УКЭП в этой инфраструктуре доступна только гражданам РФ.
Кейс из практики: компания-разработчик перевела 1100 сотрудников на КЭДО с подписанием через УНЭП Госключа. Документооборот по одному кадровому процессу стал занимать 15-30 минут вместо нескольких недель, экономия на электронных подписях составила 0,5 млн рублей в год. Из клиентов этого разработчика Госключ выбирают 70%.
Мы подключаем оба варианта: УНЭП из инфраструктуры электронного правительства для компаний с массовым дистанционным приёмом и корпоративную УНЭП там, где часть сотрудников работает без смартфонов.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «УНЭП из инфраструктуры электронного правительства снимает с кадровой службы отдельное соглашение с каждым работником о порядке проверки подписи: сертификат выпускается по правилам постановления Правительства РФ от 01.12.2021 № 2152. Для корпоративной УНЭП соглашение обязательно, и его отсутствие превращает подписанный документ в спорный. Проверьте, какой из двух вариантов записан у вас в положении о КЭДО, и приведите практику в соответствие с текстом.»
Что оформить до того, как УНЭП начнёт работать
Подпись сама по себе документ не легализует. До первого подписания у компании должен быть готов комплект оснований, иначе спор о юридической силе документа сведётся к вопросу, откуда взялась подпись и кто согласовал порядок её проверки.
- Приказ о введении КЭДО и положение о ведении КЭДО, где перечислены документы, переводимые в электронный вид, и виды подписи по каждой группе.
- Уведомление работника о переходе на КЭДО и письменное согласие работника: без согласия перевести человека в электронный документооборот нельзя.
- Соглашение об использовании ПЭП и НЭП, если компания выпускает корпоративную УНЭП. При УНЭП из инфраструктуры электронного правительства соглашение не требуется.
- Реестр сертификатов сотрудников со сроками действия и реестр выданных токенов, если подписи привязаны к носителям.
- Порядок хранения: файл открепленной подписи .sig по каждому документу сохраняется в информационной системе работодателя, обязанность архивного хранения лежит на работодателе по части 8 статьи 22.1 ТК РФ.
- Пункт об исключительных случаях оформления документов на бумаге по абзацу 4 части 3 статьи 22.2 ТК РФ.
Внимание: документ, направленный на подпись в Госключ, работник подписывает не позднее 24 часов. Информационная система работодателя получает статус об истечении срока подписания, и дальше документ либо уходит повторно автоматически, либо кадровик связывается с работником вручную.
Как подобрать вид подписи под конкретный кадровый документ: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Проверьте документ по части 3 статьи 22.1 ТК РФ. Трудовая книжка, акт о несчастном случае, приказ об увольнении и документы об инструктажах по охране труда остаются на бумаге, вид подписи для них не подбирается.
- Шаг 2. Сверьте документ с перечнем части 4 статьи 22.3 ТК РФ. Попал в перечень — работнику нужна усиленная подпись, ПЭП отпадает.
- Шаг 3. Определите сторону. Если документ подписывает работодатель и он входит в перечень части 1 статьи 22.3, ставьте УКЭП ответственного лица и не рассматривайте другие варианты.
- Шаг 4. Выберите источник УНЭП работника. Есть смартфон и подтверждённая учётная запись Госуслуг — подходит УНЭП Госключа без отдельного соглашения. Нет — выпускайте корпоративную УНЭП и подписывайте соглашение о порядке проверки подписи.
- Шаг 5. Зафиксируйте выбор в положении о КЭДО по каждой группе документов, а не в устной договорённости с провайдером.
- Шаг 6. Проверьте на пилотной группе: подпишите по одному документу каждой группы, скачайте .sig, прогоните файл через проверку подписи и убедитесь, что сертификат и метка времени читаются.
Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию: на ней вылезает основная часть ошибок в маршрутах и в правах доступа, и исправлять их дешевле до того, как в системе окажутся тысячи документов.
Шаблоны ЛНА и форм для запуска подписания УНЭП
Комплект под запуск: начинать удобнее с положения о ведении КЭДО, оно задаёт виды подписи для остальных документов.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Уведомление работнику о переходе на КЭДО | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
| Реестр сертификатов сотрудников | Скачать |
| Протокол проверки электронной подписи | Скачать |
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Обязанность хранить электронные кадровые документы лежит на работодателе по части 8 статьи 22.1 ТК РФ, и Госключ её не заменяет: он инструмент подписания, а не архив. Файл открепленной подписи .sig нужно сохранять в своей системе по каждому документу. Госключ возвращает подпись в формате CAdES-T с меткой доверенного времени, поэтому подпись проверяется и после того, как срок действия сертификата истёк.»
Ошибки при выборе подписи и во что они обходятся
Первая ошибка — подписать трудовой договор со стороны компании неквалифицированной подписью. Мотив понятен: УНЭП уже настроена на работников, кажется логичным использовать её и для работодателя. Часть 1 статьи 22.3 ТК РФ этого не допускает. Документ, оформленный с нарушением, даёт основание для ответственности по статье 5.27 КоАП: по части 1 штраф на юридическое лицо составляет от 30 000 до 50 000 рублей, а при квалификации как ненадлежащее оформление трудового договора по части 4 — от 50 000 до 100 000 рублей. К этому добавляется переоформление всего массива договоров, подписанных по неверному маршруту.
Вторая ошибка — принять ПЭП ЕСИА за УНЭП ЕСИА и собирать заявления об увольнении под логин и пароль Госуслуг. Такие заявления попадают в перечень части 4 статьи 22.3 и простой подписью не закрываются, а спор об увольнении разбирается уже без доказательства волеизъявления работника.
Третья ошибка — не сохранять .sig у себя, рассчитывая на ленту уведомлений Госуслуг. Обязанность архивного хранения по части 8 статьи 22.1 ТК РФ остаётся на работодателе, и при проверке предъявлять документы придётся из своей системы.
Четвёртая ошибка — собирать само согласие на переход на КЭДО в электронном виде. Порядок здесь обратный: сначала письменное согласие, потом электронный обмен документами.
Кейс из практики: телекоммуникационная компания перевела на КЭДО 72% сотрудников, 64% кандидатов трудоустраивались с использованием электронной подписи, за весь период работы системы подписано 301 244 документа. Подписание кадровых документов сертификатами из Госключа компания использует с августа 2022 года.
Что критично, а что вторично, зависит от того, как устроена компания. Сценарии ниже собраны по типам внедрений.
| Сценарий | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Компания до 25 человек, офис, у всех смартфоны | УНЭП Госключа: без соглашений с работниками и без годового платежа за сертификат | Собственный удостоверяющий центр и корпоративные сертификаты |
| Розничная сеть, линейный персонал, часть сотрудников без смартфонов | Корпоративная УНЭП плюс утверждённые исключительные случаи бумажного оформления | Единый вид подписи для всех подразделений |
| Дистанционный приём кандидатов из других регионов | Удалённая идентификация через ЕСИА и выпуск УНЭП в инфраструктуре электронного правительства | Очная выдача носителя с сертификатом |
| Группа компаний с одной информационной системой | Один API-ключ и один обезличенный сертификат на несколько юридических лиц | Отдельная интеграция под каждое юридическое лицо |
| Компания с требованием долгосрочного архива | Хранение .sig в своей системе и формат CAdES-T с возможностью расширения до CAdES-A | Визуальные штампы подписи на печатной версии документа |
Строка про штампы объясняет частый спор с бухгалтерией: юридически значима версия документа без штампа, а обогащённый штампом файл существует отдельно и целостность подписи не подтверждает.
Лайфхак: сертификаты УНЭП и УКЭП в Госключе действуют 12 месяцев. Напоминание об окончании приходит за 30 календарных дней пуш-уведомлением, за 14 дней на Госуслуги и за 7 дней в приложение, а выпуск нового сертификата УНЭП занимает несколько минут.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Абзац 4 части 3 статьи 22.2 ТК РФ разрешает работодателю утвердить исключительные случаи, когда документ оформляется на бумаге. Мы закладываем этот пункт в положение о КЭДО до запуска: при недоступности инфраструктуры кадровый процесс не останавливается, а уходит на бумажный маршрут. Без такого пункта каждая техническая пауза превращается в нарушение срока ознакомления.»
Стоимость подключения КЭДО и электронных подписей в 2026 году
Стоимость складывается из численности сотрудников, набора видов подписи и потребности в интеграции с учётной системой.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения по численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | годовой период |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск подписей ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | рассчитывается индивидуально |
| УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
Итоговая сумма зависит от того, сколько сотрудников подключается и нужен ли компании УКЭП помимо УНЭП: подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, а квалифицированные сертификаты оформляются через партнёров. Актуальный состав и условия каждого пакета опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Тариф меняется в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Платформа соответствует требованиям 377-ФЗ, статей 22.1-22.3 ТК РФ и 152-ФЗ о персональных данных.
Выводы
УНЭП покрывает весь объём кадровых документов, которые подписывает работник: и закрытый перечень части 4 статьи 22.3 ТК РФ с трудовым договором и заявлением об увольнении, и все остальные документы по части 5. Ограничений три: подпись работодателя по договорам и приказу о взыскании должна быть квалифицированной, четыре группы документов вообще не переводятся в электронный вид, а за пределами трудовых отношений неквалифицированная подпись работника не работает. Выбор внутри УНЭП сводится к источнику сертификата: Госключ снимает соглашение с работником и годовой платёж, корпоративная УНЭП оставляет компании контроль над выпуском.
В Добыто мы подбираем виды подписи по группам документов на этапе настройки маршрутов, а не после запуска: положение о КЭДО, соглашения и реестр сертификатов собираются под ту схему, которая реально подходит численности и составу персонала компании.
Частые вопросы
Можно ли подписать согласие на переход на КЭДО электронной подписью?
Порядок предполагает обратную последовательность: сначала письменное согласие работника, потом электронный обмен документами с ним. Вопрос о включении самого согласия в объём электронного документооборота прорабатывается Минтрудом России совместно с Минцифры России, отдельная позиция по нему изложена в письме Минтруда от 12.02.2025. До изменений в ТК РФ согласие безопаснее собирать на бумаге.
Что делать, если работник не подписал документ в Госключе за сутки?
Информационная система работодателя получает статус об истечении срока подписания. Дальше вариантов два: система направляет документ повторно автоматически либо специалист по кадрам связывается с работником и сопровождает подписание вручную. Обе схемы прописываются в регламенте до запуска, чтобы просроченный документ не остался без обработки.
Может ли иностранный работник подписывать кадровые документы УНЭП?
Да, если у него подтверждённая учётная запись на Госуслугах и в личном кабинете указан СНИЛС. Тогда ему доступна УНЭП в инфраструктуре электронного правительства. Квалифицированная подпись в этой же инфраструктуре выдаётся только гражданам РФ, поэтому маршруты с обязательной УКЭП работника для иностранцев не подойдут.
Как работать, если инфраструктура электронной подписи недоступна?
Абзац 4 части 3 статьи 22.2 ТК РФ разрешает работодателю утвердить исключительные случаи, когда документы оформляются на бумажном носителе. Временная недоступность инфраструктуры относится к таким случаям, если это записано в локальном нормативном акте. Без утверждённого перечня исключительных случаев бумажный маршрут придётся обосновывать задним числом.
Нужно ли работодателю следить за сроком действия сертификата работника?
Сертификаты УНЭП и УКЭП в Госключе действуют 12 месяцев, а напоминания приходят самому работнику за 30, 14 и 7 календарных дней до окончания. При истечении срока выпуск нового сертификата УНЭП занимает несколько минут, поэтому отдельный контроль сроков со стороны кадровой службы обычно не требуется. Для корпоративной УНЭП, наоборот, реестр сертификатов со сроками ведёт работодатель.
Подойдёт ли УНЭП для инструктажей по охране труда, когда их разрешат вести электронно?
Документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда, сейчас исключены из электронного кадрового документооборота частью 3 статьи 22.1 ТК РФ. В законопроекте № 1103297-8 УНЭП из модели подписания таких документов исключена, предусмотрено подписание через инфраструктуру электронного правительства. Планировать перевод инструктажей под корпоративную УНЭП не стоит.
Сколько документов можно отправить работнику на подпись одним пакетом?
До 50 файлов в одном пакете, включая форматы pdf и xml, в том числе с машиночитаемой информацией. Файлы не изменяются, на каждый возвращается отдельный файл открепленной подписи .sig, который сохраняется в информационной системе работодателя вместе с исходным документом.
