Согласие на КЭДО работодатель готовит и собирает сам: единой утверждённой формы, которую можно скачать в госоргане, не существует, бланк разрабатывается вместе с положением о КЭДО и подписывается работником. Требование установлено статьёй 22.2 ТК РФ: взаимодействие через электронный кадровый документооборот идёт только с письменного согласия работника, а отсутствие ответа приравнивается к отказу. Согласие не нужно от тех, кто принят на работу после 31 декабря 2021 года и у кого по состоянию на эту дату не было трудового стажа, здесь достаточно уведомления. Главное различие внутри штата — статус работника: с дистанционным сотрудником электронное взаимодействие регулируется правилами о дистанционной работе, отдельного согласия по статье 22.2 не требуется, с остальными согласие собирается на бумаге.
Разберём, с кого согласие обязательно, что должно быть в бланке и почему электронная форма согласия остаётся спорной на дату публикации. Покажем, какие документы работодатель принимает до сбора подписей и в каком порядке, и как развести ПЭП, УНЭП и УКЭП, чтобы не собирать лишние соглашения об использовании подписи. Сценарии сбора по типам персонала, разбор отказа работника, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
С кого из работающих сотрудников нужно согласие на КЭДО, а с кого нет
Работники делятся на три группы, и комплект документов для каждой разный. Первая группа — те, кто работает у вас давно и имел трудовой стаж на 31 декабря 2021 года. С них письменное согласие обязательно, без него переводить их документы в электронный вид нельзя. Вторая группа — принятые после 31 декабря 2021 года, у которых на эту дату стажа не было. Освобождение от согласия работает только при выполнении обоих условий сразу: и дата приёма позже 31.12.2021, и отсутствие стажа на эту дату. Сотрудник, которого вы приняли в 2024 году, но который до этого 10 лет работал в другой компании, попадает в первую группу и согласие давать должен.
Третья группа — дистанционные работники. Обмен электронными документами с ними разрешили раньше, чем появились статьи 22.1-22.3 ТК РФ, и порядок для них живёт в отдельной главе о дистанционной работе. Практический вывод: правила основного КЭДО на дистанционных сотрудников по умолчанию не распространяют, электронное взаимодействие с ними закрепляют в трудовом договоре или в локальном нормативном акте о дистанционной работе, а бумажное согласие по статье 22.2 с них не берут.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Два потока лучше сразу развести. Для дистанционных работников порядок обмена электронными документами прописывается в трудовом договоре или в отдельном ЛНА об удалённой работе, и согласия по статье 22.2 они не подписывают. Для всех остальных действует общий порядок с уведомлением и письменным согласием. Смешивать эти два режима в одном документе не стоит: при проверке придётся объяснять, по какому основанию вы взаимодействуете с конкретным работником.»
Исполнители по договорам ГПХ и самозанятые в этой конструкции не участвуют вообще. Они не работники, статья 22.2 ТК РФ на них не распространяется, а обмен электронными документами оформляется отдельным соглашением об электронном документообороте между сторонами гражданско-правового договора. Проверить, к какой группе относится конкретный человек, можно по дате приёма в трудовом договоре и сведениям о трудовой деятельности.
Полезно знать: отказ работника от КЭДО не даёт работодателю права уволить его, отказать в приёме или применить санкции. Право дать согласие позже за работником сохраняется, повторно уведомлять его для этого не нужно.
Комплект документов для перехода на КЭДО и сбора согласий
Начинать стоит с положения о ведении КЭДО: остальные бумаги ссылаются на него и без него не работают.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Приказ о введении КЭДО | Скачать |
| Уведомление работнику о переходе на КЭДО | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
| Заявление об отказе от перехода на КЭДО | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
Где взять форму согласия и что в ней должно быть
Форма согласия на КЭДО не утверждена ни одним нормативным актом. Работодатель разрабатывает её сам и прикладывает к положению о КЭДО как приложение, чтобы бланк был частью утверждённого локального нормативного акта, а не случайным листом. Вторая рабочая практика — формировать бланк прямо в кадровой системе по шаблону, тогда данные работника подставляются автоматически и в тексте не появляется расхождений с личной карточкой.
Минимальный набор реквизитов, без которых согласие теряет доказательную силу: наименование работодателя и должность руководителя, к которому обращён документ; фамилия, имя, отчество и должность работника с указанием подразделения; прямая формулировка согласия на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота; ссылка на статью 22.2 ТК РФ и на положение о КЭДО с его номером и датой; указание информационной системы, в которой будет вестись документооборот; дата и собственноручная подпись работника. Название информационной системы — тот реквизит, о который чаще всего спотыкаются: сведения об используемой системе входят в состав ЛНА, и согласие должно им не противоречить.
Отдельный документ — согласие на обработку персональных данных для передачи оператору сервиса. Оно нужно, когда работодатель регистрирует сотрудников в системе массово и сам передаёт их данные: в этой схеме сервис обрабатывает персональные данные по поручению работодателя, а согласие на передачу собирает оператор, то есть вы. Если работник регистрируется в сервисе самостоятельно, согласие на обработку он даёт напрямую сервису.
Что подготовить до того, как раздавать бланки согласий
Согласие, собранное раньше локальных актов, юридической силы не добавляет: работник соглашается на порядок, которого ещё не существует. Последовательность обратная — сначала решение работодателя и ЛНА, затем уведомление, и только потом подписи.
Как подготовить сбор согласий на КЭДО: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Определите перечень документов, которые уходят в электронный вид, и категории работников, которых это касается. Приказ об увольнении, акт о несчастном случае на производстве, документы о прохождении инструктажей по охране труда и бумажная трудовая книжка остаются на бумаге.
- Шаг 2. Утвердите положение о ведении КЭДО и издайте приказ о его введении. В ЛНА закрепите информационную систему, порядок доступа к ней, сроки подписания и ознакомления, а также исключительные случаи, когда документ оформляется на бумаге.
- Шаг 3. Ознакомьте работников с ЛНА под подпись по листу ознакомления. Это отдельная процедура, она не заменяет ни уведомление, ни согласие.
- Шаг 4. Определите вид электронной подписи для работодателя и для работника. От этого зависит, понадобится ли отдельное соглашение об использовании подписи.
- Шаг 5. Направьте каждому работнику письменное уведомление о переходе на КЭДО и о праве дать согласие. Единой формы уведомления нет, способ и срок направления работодатель закрепляет в ЛНА.
- Шаг 6. Соберите письменные согласия и отдельно зафиксируйте отказы. Отсутствие ответа считается отказом, но право дать согласие позже за работником сохраняется.
- Шаг 7. Запустите пилотную группу на одном подразделении, проверьте маршруты и статусы подписания, и только после этого разворачивайте систему на весь штат.
В практике Добыто мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию: это снимает основную часть ошибок в маршрутах согласования и в правах доступа до того, как в систему заходят тысячи человек.
Соберите приказ о введении КЭДО под свою структуру
Важный нюанс из практики: в IT-компании при первом запуске КЭДО сотрудники распечатывали бланк заявления на принтере, подписывали от руки, фотографировали и отправляли фото руководителю на согласование. Помогли два обучающих вебинара и прямое распоряжение руководителя ничего не печатать; количество бумаги и принтеров в офисе сократили одновременно с запуском.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Лайфхак: перед сбором согласий проведите для сотрудников 1-2 коротких вебинара о том, как выпускается подпись и как подписывается документ. По практике внедрений этого хватает, чтобы снять основную часть вопросов и возражений.
Бумага или электронный вид: как собирают согласие на дату публикации
Закон говорит о письменном согласии, и Минтруд читает эту формулировку буквально. Логика ведомства простая: работник ещё не выразил согласия на электронное взаимодействие, значит и само согласие он не может выразить электронно. Отсюда практическая рекомендация — собирать согласие на бумажном носителе с собственноручной подписью. Вопрос о переводе самого согласия в электронный вид прорабатывается Минтрудом и Минцифры, но на дату публикации нормы, которая прямо это разрешает, нет.
Есть и другая позиция: часть вендоров реализует подписание согласия усиленной подписью через Госключ и считает такой сценарий допустимым. Юридический риск при этом остаётся на работодателе. Если для вас критична доказательная сила в возможном трудовом споре, безопаснее бумага. Если критична скорость и вы готовы принять риск, электронный сценарий существует, но решение о нём принимает работодатель, а не поставщик системы.
Внимание: сбор согласий через корпоративную электронную почту или через форму на портале не признаётся письменным согласием в трактовке Минтруда, даже если использование корпоративной почты закреплено вашим ЛНА. Уведомление таким способом направить можно, согласие — рискованно.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Согласие на КЭДО — тот документ, где скорость проигрывает доказуемости. Мы собираем его на бумаге и храним в личном деле вместе с листом ознакомления с положением о КЭДО. При проверке инспектор смотрит связку: есть ЛНА, есть уведомление, есть согласие конкретного работника, и все три документа не противоречат друг другу по названию информационной системы и дате перехода.»
ПЭП, УНЭП и УКЭП: какая подпись нужна и какие ещё соглашения придётся собрать
Виды подписи влияют на объём бумажной работы напрямую. Разница между УНЭП и УКЭП здесь не только в уровне защиты: от выбора зависит, нужно ли отдельное соглашение с работником о порядке проверки подписи. Отличие ПЭП от УНЭП в том же ключе — ПЭП вообще не подходит для перечня документов из части 1 статьи 22.3 ТК РФ, куда входят трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, согласие на перевод и заявление об увольнении.
| Вид подписи | Кто и что подписывает | Нужно ли соглашение с работником | Плата за использование |
|---|---|---|---|
| ПЭП | Работник: документы вне перечня части 1 статьи 22.3 ТК РФ | Да, с порядком проверки подписи | Стоимость каждого SMS-сообщения |
| ПЭП ЕСИА | Работник на портале «Работа в России» | Порядок задан правилами портала | Бесплатно |
| УНЭП в информационной системе работодателя | Работник: весь перечень статьи 22.3, включая трудовой договор | Да, порядок проверки определяется соглашением сторон | Около 500 руб. в год на сотрудника |
| УНЭП инфраструктуры электронного правительства (Госключ) | Работник: весь перечень статьи 22.3 | Нет, применение прямо предусмотрено частью 2 статьи 22.3 ТК РФ | Бесплатно, разовые затраты на интеграцию |
| УКЭП | Работодатель по всем документам, работник по любым | Нет, признаётся по умолчанию | От 2 до 5 тыс. руб. в год на сотрудника |
Из таблицы следует практический выбор: связка «УКЭП у работодателя плюс УНЭП Госключа у работника» убирает из проекта целый документ — соглашение об использовании подписи с каждым сотрудником. Если вы выбираете коммерческую УНЭП или ПЭП, соглашение придётся подписать дополнительно к согласию на КЭДО, и это ещё один бумажный оборот на каждого человека. Порядок выпуска подписи и требования к учётной записи описаны на странице Госключа на портале Госуслуг: сертификат выпускается в мобильном приложении по подтверждённой учётной записи, отдельный визит в удостоверяющий центр не нужен.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Соглашение об использовании подписи требуется не всегда. Квалифицированная подпись признаётся по умолчанию, и для неё соглашение не нужно. Для УНЭП инфраструктуры электронного правительства применение прямо предусмотрено частью 2 статьи 22.3 ТК РФ, отдельное соглашение с работником тоже не подписывается. А вот для простой подписи и для УНЭП в вашей информационной системе соглашение обязательно, и в нём должен быть описан порядок проверки подписи. Посчитайте этот документ в объёме бумажной работы до того, как выберете вид подписи.»
Факт: сертификаты УНЭП и УКЭП в Госключе действуют 12 месяцев. Напоминание об окончании срока приходит за 30 календарных дней пуш-уведомлением, за 14 дней — на Госуслуги, за 7 дней — в приложение «Госключ». Выпуск нового сертификата УНЭП занимает несколько минут.
Как собрать согласия у всего штата: сценарии по типам персонала
Единый сценарий сбора не работает уже при численности в несколько сотен человек: у офиса, склада и филиалов разные каналы связи и разная готовность к электронной подписи. Разложите штат по сценариям заранее, иначе сбор растянется на месяцы.
| Сценарий | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Офисный персонал со стажем до 2022 года | Бумажное согласие и лист ознакомления с ЛНА, график явки в кадры | Выбор вида подписи работника |
| Дистанционные работники | Условие об электронном взаимодействии в трудовом договоре или ЛНА о дистанционной работе | Бумажный бланк согласия по статье 22.2 |
| Принятые после 31.12.2021 без стажа на эту дату | Уведомление и подтверждение его получения | Сбор согласия |
| Линейный персонал без корпоративной почты и смартфона | Канал доставки уведомления, точка подписания на площадке, очное обучение | Интеграция с учётной системой |
| Филиалы и удалённые площадки | График выездов кадровика, пилотная группа на одном филиале | Кастомные шаблоны документов |
| Самозанятые и исполнители по ГПХ | Соглашение об электронном документообороте по гражданско-правовому договору | Положение о КЭДО и согласие по статье 22.2 |
Сценарий с линейным персоналом чаще всего и определяет сроки всего проекта: там, где у сотрудника нет смартфона, подписание организуют на служебном устройстве в кабинете, а уведомления доставляют тем каналом, который закреплён в ЛНА. В Добыто КЭДО маршрут согласования сохраняется шаблоном и применяется к подразделению целиком, а статусы по каждому документу видны в одном окне, поэтому кадровик отслеживает, кто уже подписал согласие, а кто нет, без ручных сводок.
Кейс из практики: проект на 1100 сотрудников с распределёнными региональными подразделениями. Документооборот по одному кадровому процессу занял 15-30 минут вместо нескольких недель на бумажной пересылке, экономия на электронных подписях составила около 0,5 млн рублей в год за счёт бесплатной УНЭП Госключа вместо коммерческих сертификатов.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Отказ работника: что можно и чего делать нельзя
Отказ фиксируется письменно и хранится так же, как согласие. Отсутствие ответа на уведомление закон приравнивает к отказу, но это не закрывает вопрос навсегда: работник вправе дать согласие позже, и заново уведомлять его для этого не требуется. С отказавшимися вы продолжаете работать на бумаге, и именно поэтому в положении о КЭДО отдельным пунктом описывают исключительные случаи оформления документов на бумажном носителе.
Цена ошибки считается не по стоимости сервиса. Если работодатель перевёл в электронный вид документы работника, который согласия не давал, такие документы при споре не работают как доказательство: суд оценивает, был ли соблюдён порядок по статье 22.2 ТК РФ. Нарушение порядка ведения кадровых документов подпадает под часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ — предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей на должностное лицо и от 30 000 до 50 000 рублей на юридическое лицо, при повторном нарушении суммы выше. К этому добавляется восстановление бумажного оборота по всей группе работников и повторный сбор подписей.
Второй частый источник потерь — сотрудники, которые формально согласие подписали, но подпись так и не выпустили. Документы уходят в систему и зависают в статусе ожидания, кадровик обзванивает людей вручную, а сроки ознакомления с приказами срываются. В практике Добыто эйчары чаще всего спотыкаются именно на этом разрыве между согласием и фактическим выпуском подписи, поэтому в пилоте мы контролируем не долю подписанных согласий, а долю сотрудников с активным сертификатом.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Сопротивление на сборе согласий почти всегда идёт не от нежелания, а от незнания. Люди боятся, что чужой подписью возьмут кредит или продадут квартиру, и уходят в отказ. Мы не спорим, а показываем: где хранится ключ, как выпускается сертификат, что подписывается конкретной кнопкой. Начинайте с одного подразделения и с тех, кто уже работает удалённо, — дальше они сами объясняют коллегам быстрее любой рассылки.»
Что об этом думает ГИТ: Роструд обновил формы проверочных листов, и электронный кадровый документ в них приравнен к бумажному. Если документ оформлен по правилам статей 22.1-22.3 ТК РФ, инспектор не считает электронную форму нарушением; вопросы возникают к порядку перехода, а не к самому факту электронного документа.
Когда сбор согласий лучше отложить
КЭДО не решает задачу, если кадровые процессы не описаны. Если в компании нет утверждённого штатного расписания, маршруты согласования держатся на личных договорённостях, а часть приказов оформляется задним числом, электронный документооборот эти проблемы зафиксирует и сделает видимыми, а не устранит. Сначала наводится порядок в процессах, потом собираются согласия.
Второй случай — компания до 20-25 человек в одном офисе, где документ подписывается за пять минут в соседнем кабинете. Здесь выигрыш от КЭДО заметен на архиве и на поиске документов, а не на скорости подписания, и оценивать проект нужно именно по этим критериям.
Третий случай — планируемая реорганизация или смена юридического лица в ближайшие месяцы. Положение о КЭДО, уведомления и согласия привязаны к конкретному работодателю и конкретной информационной системе, после смены юрлица комплект придётся собирать заново. Проверить готовность просто: если вы не можете за час выгрузить актуальный список работников с датами приёма и подразделениями, к сбору согласий переходить рано.
Стоимость подключения КЭДО и сбора согласий
Стоимость зависит от численности штата, набора видов электронной подписи и необходимости интеграции с учётной системой.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | входит в тариф |
| УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Итоговый счёт складывается из численности подключённых сотрудников, выбранного тарифа и того, нужна ли вам интеграция и электронный архив. Актуальные условия по каждому пакету и состав функций собраны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, там же указано, что ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются без отдельной оплаты.
Отдельная строка расходов на сбор согласий возникает только при бумажном сценарии: печать бланков, время кадровика и логистика по филиалам. Электронная подпись работника в этот расчёт не попадает, если вы выбрали УНЭП Госключа.
Выводы
Согласие на КЭДО обязательно для тех, кто работал у вас или где-либо ещё по состоянию на 31 декабря 2021 года, и не требуется для принятых позже без стажа на эту дату. Форму работодатель разрабатывает сам и прикладывает к положению о КЭДО, а собирает на бумаге, пока Минтруд читает формулировку о письменном согласии буквально. Дистанционные работники идут отдельным потоком по правилам о дистанционной работе, исполнители по ГПХ и самозанятые — по соглашению об электронном документообороте. Отказ работника фиксируется письменно и не даёт оснований для санкций.
Мы в Добыто ведём такие переходы целиком: помогаем собрать комплект локальных актов и уведомлений, разложить штат по сценариям сбора, выбрать вид подписи под конкретный перечень документов и запустить пилотную группу, чтобы ошибки в маршрутах вылезли до раскатки на всю компанию.
Частые вопросы о согласии на КЭДО
Нужно ли собирать согласие заново при смене сервиса КЭДО
Сведения об информационной системе входят в состав локального нормативного акта о КЭДО, поэтому при переходе на другой сервис ЛНА переиздаётся, а работники знакомятся с новой редакцией под подпись. Прямого требования собирать согласие по статье 22.2 ТК РФ повторно кодекс не содержит. Отдельный документ понадобится, если вместе с системой меняется вид подписи работника: при переходе на ПЭП или на УНЭП в информационной системе работодателя нужно новое соглашение о порядке проверки подписи.
Может ли работник отозвать согласие и вернуться на бумагу
Обратный переход в статьях 22.1-22.3 ТК РФ не описан: кодекс прямо закрепляет только право дать согласие позже. При этом работник как физическое лицо не лишён возможности подписать конкретный документ на бумаге. Практическое решение — заранее прописать в положении о КЭДО исключительные случаи, когда документ оформляется на бумажном носителе; такая возможность предусмотрена абзацем 4 части 3 статьи 22.2 ТК РФ и закрывает в том числе временную недоступность системы.
Кто оплачивает электронную подпись работника
Расходы на получение работником электронной подписи и на её использование несёт работодатель. Стоимость зависит от вида подписи: УНЭП через Госключ бесплатна и для работника, и для работодателя, коммерческая УНЭП в информационной системе обходится примерно в 500 рублей в год на сотрудника, УКЭП — от 2 до 5 тысяч рублей в год. Сертификат в Госключе действует 12 месяцев, перевыпуск занимает несколько минут и отдельных затрат не требует.
Что делать, если сотрудник в отпуске или на больничном во время сбора согласий
Срок и способ уведомления работодатель устанавливает сам в локальном нормативном акте, кодекс конкретных дат не задаёт. Отсутствующему работнику уведомление направляют тем способом, который закреплён в ЛНА, а согласие подписывают при выходе на работу. Отсутствие ответа на момент запуска считается отказом, но право дать согласие позже сохраняется, и повторное уведомление для этого не нужно.
Нужно ли согласие от совместителей и работников на срочном договоре
Освобождение от согласия привязано к дате приёма и наличию трудового стажа на 31 декабря 2021 года, а не к виду трудового договора. Внешние и внутренние совместители, работники на срочном договоре и сезонные работники проходят по общему правилу: если стаж на 31.12.2021 у человека был, согласие берётся. У внутреннего совместителя достаточно одного согласия по основному месту работы в этой же организации.
Заменяет ли согласие на обработку персональных данных согласие на КЭДО
Нет, это разные документы с разными основаниями: согласие на обработку персональных данных даётся по 152-ФЗ, согласие на электронный документооборот — по статье 22.2 ТК РФ. Более того, при массовой регистрации сотрудников в сервисе работодатель передаёт их персональные данные оператору, и на такую передачу нужно отдельное согласие, поскольку сервис обрабатывает данные по поручению работодателя.
Обязателен ли КЭДО для компаний в 2026 году
Нет. На дату публикации нормативных актов, которые делают кадровый электронный документооборот обязательным для какой-либо категории работодателей, не принято. Переход остаётся правом работодателя, а участие в нём — правом работника. Прогнозы рынка сходятся на горизонте в несколько лет по аналогии с электронной отчётностью и электронными счетами-фактурами, но ссылаться в ЛНА на будущую обязательность оснований нет.
