Документы по стажировке в КЭДО инспектор ГИТ открывает так же, как приказ о приёме: основание, реквизиты, подписи обеих сторон, дата. Комплект — это перечень профессий, для которых стажировка обязательна, локальный акт о порядке её проведения, программа, приказ о проведении стажировки с назначением руководителя, документ о результатах и распоряжение о допуске к самостоятельной работе. Всё это ведётся электронно без бумажного дубликата, кроме одного пункта: документы, подтверждающие прохождение инструктажа по охране труда, по статье 22.1 ТК РФ остаются на бумаге с личной подписью работника. Главное различие в подписях: приказ и программу работник вправе подписать ПЭП, а ученический договор, договор на обучение и допсоглашение о наставничестве — только УНЭП или УКЭП, работодатель в этих случаях подписывает исключительно УКЭП.
Разберём комплект по каждому типу стажировки и покажем, какая подпись закрывает какой документ. Дадим порядок действий от перечня профессий до допуска к самостоятельной работе и чек-лист проверок до запуска процесса в системе. Отдельно — ошибки, из-за которых инспектор считает стажировку непроведённой, и суммы штрафов по КоАП. Сравнительная таблица подписей, сценарии для производства и офиса, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Какие документы по стажировке смотрит инспекция труда
Под словом «стажировка» кадровая служба обычно держит в голове две разные процедуры, и комплекты документов у них не пересекаются. Первая — стажировка на рабочем месте по Правилам обучения по охране труда, утверждённым постановлением Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464. Вторая — адаптация новичка с наставником или обучение по ученическому договору, то есть история про квалификацию, а не про безопасность. Инспектор ГИТ проверяет обе, но по разным основаниям: первую — в рамках надзора за охраной труда, вторую — как условия трудового договора и оплату труда.
Стажировка на рабочем месте по Правилам № 2464 держится на трёх опорных документах. Перечень профессий и должностей, работники которых проходят стажировку, работодатель утверждает сам с учётом мнения профсоюзного органа при его наличии; профессии, связанные с работами повышенной опасности, включаются в перечень обязательно. Порядок проведения, требования к ответственным работникам, продолжительность и место стажировки закрепляются локальным нормативным актом. Продолжительность стажировки на рабочем месте — не менее 2 смен, и это то число, которое инспектор сверяет с табелем.
К стажировке допускают только работников, которые уже прошли инструктаж по охране труда и обучение требованиям охраны труда. Если в электронном приказе дата начала стажировки стоит раньше даты инструктажа, комплект рассыпается: инспектор фиксирует допуск к работе с нарушением порядка обучения, и дальше вопрос идёт не о делопроизводстве, а о статье 5.27.1 КоАП.
Вторая линия документов — наставничество. Статья 351.8 ТК РФ действует с 1 марта 2025 года и требует письменного согласия работника на выполнение работы по наставничеству. Содержание, объём и сроки наставничества, а также размеры и условия выплат фиксируются трудовым договором или дополнительным соглашением к нему. Приказ о назначении наставника без письменного согласия и без соглашения о доплате — это не оформленное наставничество, а поручение дополнительной работы без оплаты.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Локальный акт о стажировке живёт дольше одного согласования: его утверждают, доводят до работников, а через год он расходится с реальным перечнем оборудования и должностей. Мы ставим в системе срок пересмотра акта и запускаем актуализацию по этому сроку, а не по факту проверки. Проверьте по своему перечню, совпадают ли названия должностей в нём с действующим штатным расписанием: расхождение в наименовании — самая частая причина, по которой стажировка формально проведена не тому работнику».
Что из комплекта стажировки можно вести в КЭДО, а что остаётся на бумаге
Статья 22.1 ТК РФ, введённая 377-ФЗ от 22.11.2021, разрешила вести кадровые документы электронно без дублирования на бумаге и оставила закрытый перечень исключений: трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве по установленной форме, приказ об увольнении и документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемые работником. Всё остальное по стажировке переводится в электронный вид полностью.
Практический вывод для комплекта стажировки: приказ о проведении стажировки, программа, перечень профессий, лист ознакомления с локальными актами, протокол проверки знаний, распоряжение о допуске к самостоятельной работе, приказ о наставнике, согласие работника и допсоглашение о выплатах — в КЭДО. Подпись работника о прохождении инструктажа по охране труда — на бумаге, и это ограничение не обходится ни соглашением сторон, ни настройками системы.
Полезно знать: даже в организациях, где электронно ведутся и канцелярия, и кадры, вводный инструктаж по охране труда проводят вне системы и собирают личную подпись работника. Это нормальная конфигурация, а не признак недоделанного внедрения.
Формат электронного документа тоже проверяется. С 1 марта 2023 года действуют единые требования к составу и форматам: основная часть в виде PDF/A-1A, приложения, файл подписей, машиночитаемая доверенность и XML-описание. Состав и технические форматы Минтруд публикует в разделе электронного документооборота в сфере трудовых отношений, там же выложены XML-схемы и сервис проверки документа. Если система отдаёт по запросу инспектора PDF без файла подписи и описания, документ придётся доказывать отдельно.
Хранение — отдельный слой требований. Кадровые документы по стажировке живут вместе с личным делом и попадают под общие правила архивного хранения: читаемость, идентифицируемость, доступность и аутентичность файла должны сохраняться весь срок. В Добыто.КЭДО исполненные документы уходят во вкладку «Архив» и выгружаются вместе с файлами подписей, поэтому запрос ГИТ закрывается выгрузкой, а не поиском по папкам.
Какая электронная подпись нужна на документах стажировки: ПЭП, УНЭП и УКЭП
Три вида подписи различаются механикой формирования и тем, что они доказывают. ПЭП — простая электронная подпись: подтверждает факт формирования подписи определённым лицом через коды, логины и пароли, но не гарантирует неизменность документа после подписания. УНЭП — усиленная неквалифицированная: создаётся криптографическим преобразованием, позволяет обнаружить любое изменение файла после подписания и определить подписанта. УКЭП — усиленная квалифицированная: та же криптография плюс квалифицированный сертификат аккредитованного удостоверяющего центра, признаётся равнозначной собственноручной подписи по умолчанию, без отдельного соглашения сторон.
Статья 22.3 ТК РФ распределяет их по документам жёстко. Трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, изменения в них, приказ о применении дисциплинарного взыскания и уведомление об изменении определённых сторонами условий трудового договора работодатель подписывает только УКЭП, работник — УКЭП или УНЭП. Во всех остальных случаях работодатель использует УКЭП или УНЭП, а работник — УКЭП, УНЭП или ПЭП. ПЭП работодателя в кадровом документообороте не предусмотрена ни для одного документа.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Комплект стажировки: какая подпись закрывает какой документ
Таблица собрана по статье 22.3 ТК РФ и разбивает комплект на две группы: документы усиленного режима и документы, где работнику достаточно ПЭП.
| Документ по стажировке | Подпись работодателя | Подпись работника | В КЭДО |
|---|---|---|---|
| Перечень профессий и должностей, подлежащих стажировке | УКЭП или УНЭП | УКЭП, УНЭП или ПЭП при ознакомлении | Да |
| Локальный акт о порядке проведения стажировки, программа стажировки | УКЭП или УНЭП | УКЭП, УНЭП или ПЭП при ознакомлении | Да |
| Приказ о проведении стажировки и назначении её руководителя | УКЭП или УНЭП | УКЭП, УНЭП или ПЭП | Да |
| Протокол проверки знаний, распоряжение о допуске к самостоятельной работе | УКЭП или УНЭП | УКЭП, УНЭП или ПЭП | Да |
| Согласие работника на наставничество, приказ о назначении наставника | УКЭП или УНЭП | УКЭП, УНЭП или ПЭП | Да |
| Допсоглашение о наставничестве и выплатах (изменение трудового договора) | Только УКЭП | УКЭП или УНЭП | Да |
| Ученический договор, договор на получение образования | Только УКЭП | УКЭП или УНЭП | Да |
| Документ о прохождении инструктажа по охране труда | Собственноручная | Собственноручная | Нет |
Из таблицы следует практическое правило настройки: маршрут по стажировке разделяется надвое. Один тип документа собирает организационную часть, где работнику хватает ПЭП, второй — договорную, где система обязана требовать от работника УНЭП или УКЭП, а от подписанта со стороны работодателя — только УКЭП.
Проверьте подпись на приказе о стажировке до запроса инспектора
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Универсальная связка для большинства компаний — УНЭП у работника и УКЭП у подписанта со стороны работодателя: она закрывает и приказы, и ученический договор, и допсоглашение о наставничестве. УНЭП работник получает в сервисе за пару действий и сам задаёт пароль, УКЭП работодатель выпускает в удостоверяющем центре. Если вы решили оставить работникам ПЭП, проверьте по своему перечню документов, нет ли среди них ученического договора: на нём ПЭП работника не действует».
Отдельный вопрос — соглашение об использовании подписи. УКЭП признаётся равнозначной собственноручной подписи без дополнительных договорённостей. Для ПЭП и УНЭП соглашение нужно, и оно должно предусматривать порядок проверки подписи. Работник получает УНЭП и через инфраструктуру электронного правительства: правила её формирования и использования установлены постановлением Правительства РФ от 01.12.2021 № 2152, идентификация проходит дистанционно, сертификат выпускается бесплатно при подтверждённой учётной записи.
Факт: подписание кадрового документа через мобильное приложение при уже установленном приложении занимает около 1 минуты: работник открывает документ по ссылке из уведомления, подтверждает ознакомление и подписывает.
Как оформить стажировку в КЭДО: подготовка и порядок действий
Порядок ниже собран под стажировку на рабочем месте по Правилам № 2464 и дополняется блоком наставничества, если стажировкой руководит наставник с доплатой.
Что проверить до запуска процесса в системе
- Утверждён ли перечень профессий и должностей, подлежащих стажировке, и включены ли в него все работы повышенной опасности.
- Есть ли локальный акт с порядком проведения, требованиями к руководителям стажировки, продолжительностью и местом её проведения.
- Собраны ли согласия работников на переход на КЭДО у тех, кто принят до 31 декабря 2021 года, и оформлен ли для дистанционных работников отдельный локальный акт.
- Какой вид подписи выдан каждой категории работников и хватает ли его для договорной части комплекта.
- Совпадают ли наименования должностей в перечне, штатном расписании и карточках работников в системе.
- Как организована выгрузка документа вместе с файлом подписи для проверки и для суда.
Как оформить стажировку в электронном виде: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Утвердите перечень профессий и должностей и локальный акт о порядке стажировки, учтите мнение профсоюзного органа при его наличии.
- Шаг 2. Заведите в системе отдельный тип документа «стажировка» и шаблоны: приказ о проведении, программа, протокол проверки знаний, распоряжение о допуске.
- Шаг 3. Настройте маршрут: руководитель стажировки, специалист по охране труда, кадровая служба, работник. Для каждого перехода задайте требуемый вид подписи.
- Шаг 4. Проведите инструктаж и обучение требованиям охраны труда, зафиксируйте инструктаж на бумаге с личной подписью работника.
- Шаг 5. Направьте работнику приказ о стажировке и программу, проконтролируйте подписание до даты начала стажировки.
- Шаг 6. Оформите наставника: письменное согласие, приказ о назначении, допсоглашение с размером выплаты. Допсоглашение подписывается со стороны работодателя УКЭП.
- Шаг 7. По итогам не менее 2 смен оформите протокол проверки знаний и распоряжение о допуске к самостоятельной работе, выгрузите комплект с файлами подписей в архив.
Кейс из практики: федеральное медицинское учреждение формировало по стране кадровый резерв примерно на 800 специалистов, которых нужно оформлять в экстренном режиме. До перехода на кадровый электронный документооборот оформление около 200 человек занимало несколько дней и шло через общий документооборот. После перевода приёма и ознакомления в электронный вид основная часть комплекта готовится заранее, в личных кабинетах, а вводный инструктаж по охране труда остался с личной подписью на бумаге.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Руководитель стажировки — это действующий сильный сотрудник участка, а не сторонний тренер: новичок учится рядом с человеком, который делает работу вживую, и может сразу переспросить. Базовая часть адаптации по регламенту укладывается в 3-5 дней, дальше человек добирает детали в работе. Заложите наставнику доплату и статус в документах: без письменного согласия и допсоглашения наставничество остаётся устной договорённостью».
Лайфхак: база документов для ознакомления настраивается один раз по отделам и должностям. При публикации новой редакции программы или инструкции документ автоматически уходит на повторное подписание всем, на кого он распространяется, а лист ознакомления выгружается по запросу за пару кликов.
Образцы документов по стажировке и наставничеству
Комплект под оформление стажировки в электронном виде; начните с приказа о назначении наставника, если стажировкой руководит наставник с доплатой.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Приказ о назначении наставника (ст. 351.8 ТК РФ) | Скачать |
| Дополнительное соглашение о наставничестве с доплатой | Скачать |
| Ученический договор | Скачать |
| Журнал учёта обучения персонала | Скачать |
| Протокол аттестационной комиссии | Скачать |
| Лист ознакомления с локальными нормативными актами | Скачать |
Ошибки в документах стажировки и во что они обходятся
Первая ошибка — подпись не того уровня на договорной части. Ученический договор или допсоглашение о наставничестве, подписанные работником простой электронной подписью, не соответствуют требованию статьи 22.3 ТК РФ. В споре о взыскании затрат на обучение или о доплате наставнику такой документ приходится доказывать отдельно, и обычно это уже спор о самом факте согласия работника, а не о сумме.
Вторая ошибка — датировка. Дата подписания в электронном документе фиксируется системой, задним числом её не поставить. Если работник подписал приказ о стажировке через неделю после её начала, разрыв виден в выгрузке. В Добыто.КЭДО на этапе маршрута задаётся срок, и просроченный этап возвращается кадровой службе, а не висит открытым: тогда решение принимается заранее — подписать иначе или перенести дату.
Внимание: подписать кадровый документ задним числом в системе нельзя. Настройте автозакрытие этапа подписания — например, до конца текущего рабочего дня, чтобы документ возвращался кадровой службе, а не оставался в подвешенном статусе.
Третья ошибка — неполный комплект. Приказ о стажировке есть, программы и протокола проверки знаний нет. Для инспектора это означает, что стажировка не проведена, а работник допущен к самостоятельной работе без подтверждения знаний.
Цена ошибки считается не переоформлением документа. Допуск работника к исполнению трудовых обязанностей без прохождения в установленном порядке обучения и проверки знаний требований охраны труда наказывается по части 3 статьи 5.27.1 КоАП: должностным лицам и индивидуальным предпринимателям — от 15 000 до 25 000 рублей, юридическим лицам — от 110 000 до 130 000 рублей. Нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП обойдётся юридическому лицу в 30 000 — 50 000 рублей. Штраф считается по каждому работнику, поэтому на участке из 20 стажёров арифметика меняется резко.
Важный нюанс из практики: в практике Добыто кадровые службы чаще всего спотыкаются не на подписи, а на перечне: локальный акт написан под старую производственную линию, а работников уже принимают на новое оборудование. Документы при этом оформлены безупречно, но не для тех должностей.
Когда переводить стажировку в КЭДО не нужно
Электронный документооборот по стажировке не даёт выигрыша в трёх ситуациях. Первая — в компании стажировка проводится для одной-двух должностей, комплект оформляется несколько раз в год, а работники находятся в одном помещении с кадровой службой. Настройка типов и маршрутов займёт больше времени, чем экономит.
Вторая — организация не перешла на КЭДО в целом. Отдельно перевести в электронный вид только стажировку нельзя: нужны приказ о введении КЭДО, положение о ведении, уведомления и согласия работников, принятых до 31 декабря 2021 года. Работник, отказавшийся от КЭДО, продолжает работать с бумажными документами, и это не основание для санкций.
Третья — основная часть работы завязана на инструктажи. Если по должности из документов есть только инструктаж по охране труда, переводить нечего: этот документ остаётся на бумаге по статье 22.1 ТК РФ.
Что критично в разных сценариях
Ниже — разбивка по типовым ситуациям, чтобы не тратить ресурс на то, что в вашей конфигурации второстепенно.
| Сценарий | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Производство, работы повышенной опасности | Полнота перечня должностей, продолжительность не менее 2 смен, протокол проверки знаний | Мобильное подписание, скорость маршрута |
| Офис без вредных факторов, адаптация новичков | Согласие на наставничество, допсоглашение о выплате, УКЭП подписанта | Перечень профессий по Правилам № 2464 |
| Розничная сеть, массовый линейный персонал | Автосборка комплекта по должности, контроль просроченных подписаний | Индивидуальные маршруты под каждого работника |
| Дистанционные работники | Локальный акт о дистанционной работе с порядком электронного взаимодействия, УНЭП у работника | Сбор письменных согласий на КЭДО на бумаге |
| Обучение с условием отработки | Ученический договор с УКЭП работодателя и УНЭП работника, фиксация суммы затрат | Форма приказа о направлении на обучение |
Строка про дистанционных работников часто читается неверно: локальный акт о дистанционной работе не отменяет требований к виду подписи, он снимает необходимость собирать отдельное письменное согласие на электронное взаимодействие.
Стоимость КЭДО для документов по стажировке и обучению
Стоимость зависит от численности подключённых работников и набора функций: интеграции с учётной системой, электронного архива и доступных видов подписи.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | 12 месяцев |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП сотрудникам | входит в тариф | при подключении |
| УКЭП для подписанта со стороны работодателя | через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу |
| Интеграция с 1С:ЗУП (модуль входит в тариф «Бизнес») | входит в тариф | 1 день |
Итоговая сумма складывается из численности подключённых работников и выбранного набора функций: электронный архив, кастомные шаблоны и интеграция входят в тариф «Бизнес», выделенный сервер и API считаются отдельно. Актуальные условия и состав каждого пакета опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, УКЭП получают через партнёров-удостоверяющих центров. Тариф меняется в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Перед раскаткой на всю компанию мы закладываем пилотную группу — обычно одно подразделение, работающее за компьютером. На нём видно, где маршрут по стажировке уводит документ не тому подписанту и где не хватает вида подписи. Обучение самих работников выпуску подписи и подписанию укладывается в один-два вебинара, отдельного курса это не требует».
Выводы
Комплект по стажировке инспекция разбирает по тем же правилам, что и приказы: важны основание, состав документов, вид подписи каждой стороны и последовательность дат. В электронный вид переводится всё, кроме подтверждения инструктажа по охране труда. Ученический договор, договор на обучение и допсоглашение о наставничестве требуют от работодателя УКЭП, а от работника — УНЭП или УКЭП; на организационных документах работнику достаточно ПЭП. Продолжительность стажировки на рабочем месте — не менее 2 смен, а перечень должностей и локальный акт о порядке проведения работодатель утверждает сам.
В Добыто мы разводим комплект стажировки по двум типам документов с разными требованиями к подписи и настраиваем маршрут так, чтобы просроченный этап возвращался кадровой службе, а не оставался открытым. Выгрузка документа вместе с файлами подписей закрывает запрос инспекции без ручного поиска по папкам.
Частые вопросы
Считается ли стажировка на рабочем месте обучением по охране труда, если работник уже прошёл её у прежнего работодателя
Нет. Стажировка проводится на конкретном рабочем месте конкретного работодателя, и результаты у другой организации не переносятся. К стажировке допускают работников, успешно прошедших инструктаж по охране труда и обучение требованиям охраны труда уже у нового работодателя. Документы прежнего места работы в комплект не подшиваются.
Можно ли подписать программу стажировки одной подписью сразу за группу работников
Со стороны работодателя — да, программа утверждается одним документом. Ознакомление каждого работника фиксируется отдельно: система собирает комплект по должности и отделу, а лист ознакомления выгружается с указанием подписанта и подписи. Пакетное подписание со стороны работодателя не заменяет индивидуальное ознакомление работников.
Что делать, если работник отказался от перехода на КЭДО, а стажировку оформлять надо
Оформлять на бумаге. Отказ от электронного взаимодействия не основание для санкций и не препятствие для стажировки. Согласие обязательно для работников, принятых до 31 декабря 2021 года; тем, кто по состоянию на эту дату не имел трудового стажа, направляется уведомление, отдельное согласие не требуется.
Нужно ли соглашение об использовании электронной подписи, если работник подписывает УКЭП
Нет. Квалифицированная подпись признаётся равнозначной собственноручной по умолчанию. Соглашение обязательно для ПЭП и УНЭП, и оно должно содержать порядок проверки подписи. Именно поэтому при выборе ПЭП для работников соглашение готовят до первого подписания, а не после.
Как быть, если стажировка идёт дольше, чем закрывается срок подписания в маршруте
Срок этапа в маршруте относится к подписанию документа, а не к длительности самой стажировки. Приказ и программа подписываются до её начала, протокол проверки знаний и распоряжение о допуске — по завершении, то есть не ранее чем через 2 смены. Для длительной стажировки удобнее заводить два документа с разными сроками этапов, чем растягивать один.
Хранятся ли электронные документы по стажировке столько же, сколько бумажные
Да, сроки хранения определяются перечнями с указанием сроков и не зависят от формы документа. Требования к хранению переносятся с бумажного документооборота на электронный: файл должен оставаться читаемым, идентифицируемым, доступным и аутентичным весь срок. Проверьте, сохраняется ли доступ к архиву после окончания договора с оператором системы.
Обязательна ли доплата наставнику, если наставничество занимает час в день
Размеры и условия выплат за наставничество устанавливаются трудовым договором или дополнительным соглашением к нему в соответствии с действующими у работодателя системами оплаты труда, с учётом содержания и объёма работы. Объём в час в день влияет на размер выплаты, но не отменяет её и не отменяет письменного согласия работника на наставничество.
