Согласие на КЭДО при удалённом приёме: УНЭП или УКЭП

Согласие на КЭДО при дистанционном приёме требуется не всегда: по части 6 статьи 22.2 ТК РФ его не берут с тех, кто принят на работу после 31 декабря 2021 года и у кого на эту дату не было трудового стажа. Таким кандидатам достаточно уведомления о переходе на электронный документооборот. С остальными согласие нужно в письменной форме, и именно оно тянет за собой бумажный экземпляр. Без бумаги задача решается тремя путями: кандидат оформляется дистанционным работником по главе 49.1 ТК РФ и порядок обмена закрепляется в трудовом договоре и ЛНА; согласие подписывается УКЭП работника, которая по части 1 статьи 6 63-ФЗ равнозначна собственноручной подписи; либо работник под требование о согласии не подпадает. Новичок без стажа и работник со стажем идут по разным маршрутам: у первого комплект начинается с уведомления, у второго — с согласия.

Статья разбирает каждый сценарий с привязкой к норме, даёт таблицу различий ПЭП, УНЭП и УКЭП и порядок действий рекрутера от оффера до подписанного комплекта. Отдельно — что делать, если кандидат отказался от КЭДО. Сценарная таблица по типам кандидатов, чек-лист подготовки, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине материала.

Когда согласие на КЭДО вообще не требуется

Часть 6 статьи 22.2 ТК РФ снимает вопрос согласия для целой категории кандидатов: те, кто принимается на работу после 31 декабря 2021 года и у кого по состоянию на 31 декабря 2021 года отсутствует трудовой стаж, взаимодействуют с работодателем через КЭДО без отдельного письменного согласия. Для рекрутера это вчерашние студенты, стажёры и все, для кого ваша вакансия — первое официальное место работы. Уведомить их о переходе на электронный документооборот и о праве дать согласие всё равно нужно, но подписанного согласия от них не требуется.

Отсутствие согласия у остальных кандидатов не даёт права отказать в приёме на работу. Норма сформулирована прямо: отказ работника от взаимодействия через КЭДО не может быть основанием ни для отказа в приёме, ни для увольнения. Это значит, что бумажный маршрут в компании должен остаться рабочим даже после полного перехода на электронный документооборот.

Вторая ситуация, где письменное согласие по статье 22.2 не собирают, — оформление человека дистанционным работником. Глава 49.1 ТК РФ появилась в кодексе раньше норм о КЭДО и описывает собственный режим электронного взаимодействия: по статье 312.3 стороны обмениваются электронными документами, а порядок такого обмена и сроки подтверждения получения закрепляются коллективным договором, локальным нормативным актом или трудовым договором. Юристы читают соотношение двух режимов по-разному, поэтому на практике два потока разводят: для дистанционных работников принимают отдельный ЛНА о дистанционной работе с разделом об электронном взаимодействии, для офисных — общее положение о КЭДО и согласия.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «С дистанционным работником порядок обмена электронными документами регулируется отдельной главой о дистанционной работе, поэтому распространять на него по умолчанию правила КЭДО я не советую. Пропишите электронное взаимодействие в ЛНА об удалённой работе и продублируйте в трудовом договоре — тогда режим для дистанционщика получается мягче, а спорить с проверяющим не о чем. Проверьте, что в ЛНА указан срок, в который каждая сторона подтверждает получение документа: этого требует статья 312.3.»

ПЭП, УНЭП и УКЭП: чем они отличаются и что чем можно подписать

Три вида электронной подписи различаются не тарифом и не объёмом, а способом формирования и юридическим весом. ПЭП подтверждает факт подписания через коды и пароли и не показывает, менялся ли документ после подписания. УНЭП создаётся криптографическими средствами, фиксирует автора и неизменность документа, но признаётся равнозначной собственноручной только при соглашении сторон с описанным порядком проверки. УКЭП выпускается аккредитованным удостоверяющим центром и по части 1 статьи 6 63-ФЗ равнозначна собственноручной подписи без каких-либо дополнительных соглашений.

Отсюда следует практический вывод для приёма: перечень документов из части 3 статьи 22.3 ТК РФ — трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, договор на получение образования, согласие на перевод, заявление об увольнении — работник подписывает только УКЭП или УНЭП. ПЭП для этих документов в информационной системе работодателя не подходит. Отдельной строкой в той же норме стоит УНЭП, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства: это подпись из Госключа, и соглашение о порядке её проверки с работником заключать не нужно.

Разница между строками таблицы решает исход всей процедуры: только последняя строка закрывает вопрос письменного согласия без бумаги, а третья строка снимает необходимость подписывать с работником отдельное соглашение об использовании подписи. Выпустить УНЭП и УКЭП физическому лицу можно бесплатно в мобильном приложении Госключ: там же описан порядок дистанционной идентификации по загранпаспорту нового поколения, без которой квалифицированный сертификат не выпускают.

В запросах кандидатов и заказчиков регулярно встречаются формулировки вроде «тип подписки УКЭП» или «единица измерения УКЭП». Подписка и единицы измерения к электронной подписи отношения не имеют: УКЭП — это ключ и сертификат ключа проверки, выданный аккредитованным удостоверяющим центром на конкретное физическое лицо со сроком действия сертификата. Считать её штуками имеет смысл только при бюджетировании, когда компания покупает сертификаты у коммерческого центра.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Работник может подписать согласие на КЭДО квалифицированной подписью Госключа — и тогда приём получается полностью безбумажным. Дальше комплект документов на приём он подписывает уже неквалифицированной подписью из того же приложения, отдельного соглашения о порядке её проверки не требуется. Проверьте по части 3 статьи 22.3 ТК РФ, какие документы вашего комплекта вообще нельзя закрывать простой подписью, и только после этого настраивайте маршрут.»

Три законных способа получить согласие без бумажного экземпляра

Первый способ применяется автоматически и не требует от рекрутера ничего, кроме проверки стажа: если у кандидата на 31 декабря 2021 года стажа нет, вы отправляете уведомление и запускаете электронный маршрут. Проверять стаж удобнее всего по сведениям о трудовой деятельности, которые кандидат получает в личном кабинете на Госуслугах или в СФР.

Второй способ — оформить человека дистанционным работником. Тогда взаимодействие идёт по статье 312.3 ТК РФ, а не по правилам главы 2, и письменное согласие на КЭДО в комплекте не появляется. Условие одно: порядок электронного обмена и срок подтверждения получения документов должны быть зафиксированы в ЛНА или трудовом договоре до подписания первого документа.

Третий способ нужен, когда кандидат со стажем выходит не на дистанционную работу, а компания уже ведёт КЭДО по статьям 22.1-22.3. Здесь письменное согласие обязательно, и снять с него бумагу можно только квалифицированной подписью работника: по части 1 статьи 6 63-ФЗ электронный документ с УКЭП признаётся равнозначным бумажному с собственноручной подписью. Минтруд читает требование о письменной форме буквально, поэтому УНЭП под согласием — зона спора, а УКЭП — нет.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Строка про отказ — не формальность для полноты таблицы. Пока в компании есть хотя бы один такой человек, бумажный маршрут в кадровой службе придётся держать параллельно с электронным. В практике Добыто чаще всего берут второй и третий сценарий одновременно: дистанционных работников ведут по правилам главы 49.1, а офисных — по положению о КЭДО с согласиями, и в маршрутах документов эти две группы разделены с самого начала.

Соберите приказ о введении КЭДО под свои виды подписи

Порядок дистанционного приёма без бумаги: от оффера до подписанного комплекта

Скорость оформления влияет на воронку напрямую. Бумажный приём удалённого кандидата занимает от двух дней и дольше: пока комплект едет курьером или почтой, человек успевает сходить на другие собеседования. Электронный маршрут сжимает этот участок до одной рабочей сессии, а само подписание документа при установленном приложении занимает около минуты.

Как оформить дистанционного сотрудника без бумажного экземпляра: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Проверьте стаж кандидата на 31 декабря 2021 года по сведениям о трудовой деятельности. От этого зависит, будет ли в комплекте согласие на КЭДО или только уведомление.
2. Шаг 2. Определите статус: дистанционный работник по главе 49.1 ТК РФ или обычный работник в режиме КЭДО. Для дистанционного проверьте, что в ЛНА и в проекте трудового договора есть раздел об электронном взаимодействии и срок подтверждения получения документов.
3. Шаг 3. Отправьте кандидату уведомление о переходе на электронный документооборот и приглашение в систему. Приглашение уходит на телефон или почту, поэтому в карточке должен быть заполнен хотя бы один контакт.
4. Шаг 4. Попросите кандидата установить Госключ и выпустить подпись: авторизация идёт через подтверждённую учётную запись Госуслуг, выпуск УНЭП занимает около 2 минут. Для квалифицированного сертификата понадобится загранпаспорт нового поколения и телефон с NFC.
5. Шаг 5. Соберите документы по статье 65 ТК РФ. При заключении трудового договора путём обмена электронными документами кандидат вправе предъявить их в форме электронных документов, а по вашему требованию обязан представить нотариально заверенные копии на бумаге.
6. Шаг 6. Запустите комплект по маршруту: согласие или уведомление, трудовой договор, приказ о приёме, ознакомление с ЛНА, согласие на обработку персональных данных. Работодатель подписывает УКЭП, работник — УКЭП или УНЭП.
7. Шаг 7. Проверьте статусы по каждому участнику маршрута и выгрузите подписанный комплект вместе с файлами подписей в архив. Отдельно зафиксируйте, подавал ли работник письменное заявление на бумажный экземпляр трудового договора: на его отправку у вас 3 рабочих дня.

Кейс из практики: федеральный медицинский центр держит кадровый резерв около 800 специалистов по всей стране для выезда при чрезвычайных ситуациях. До перехода на электронный документооборот оформление примерно 200 человек при выезде занимало несколько дней и шло через обходные схемы. После запуска личных кабинетов и онлайн-приёма основная часть комплекта документов на приём готовится заранее, а мобилизация специалиста не упирается в бумагу.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Первым в электронный вид переводите не приём, а то, чем сотрудники пользуются чаще всего: заявления на отпуск и отгул. Люди осваивают приложение сами, потому что им нужен результат, и к моменту, когда вы дойдёте до приёма удалённых кандидатов, сопротивление уже снято. Договоритесь с руководителями подразделений, что бумажные заявления они больше не принимают, иначе параллельный бумажный поток сохранится сам собой.»

Шаблоны для безбумажного оформления дистанционного работника

Комплект закрывает и режим КЭДО по статьям 22.1-22.3, и режим дистанционной работы по главе 49.1: начните с уведомления, потому что оно уходит кандидату раньше остальных документов.

Что подготовить до первого дистанционного оффера

Проверка занимает полдня, а экономит недели переделок. Пройдите по списку до того, как отправите кандидату приглашение в систему.

1. Приказ о введении КЭДО и положение о ведении КЭДО. В положении фиксируются информационная система, перечень электронных документов, категории работников и виды подписи для каждого документа.
2. Отдельный ЛНА о дистанционной работе. Нужен, если вы разводите режимы: в нём прописывается порядок обмена электронными документами и срок подтверждения их получения.
3. Решение по видам подписи. Один вид подписи на работника проще в эксплуатации, чем набор из нескольких: сотрудники путаются, а кадровая служба тратит время на объяснения.
4. Схема передачи персональных данных. Если сотрудников в сервис заводит работодатель массово, а не каждый регистрируется сам, сервис обрабатывает данные по поручению оператора, и это отношение нужно урегулировать документально по 152-ФЗ.
5. Проверка контактов в кадровой системе. Приглашение уходит на телефон или электронную почту, поэтому строки без единого контакта нужно закрыть заранее, иначе кабинет работнику не создастся.
6. Порядок выгрузки для проверки. Заранее проверьте, что из архива выгружаются и сам документ, и файл подписи, и печатная форма с отметкой о подписании.

В практике Добыто мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию: сначала одно подразделение и один простой процесс, затем приём. Такой порядок снимает основную часть ошибок в настройке маршрутов до того, как в систему заходят первые дистанционные кандидаты. Модуль интеграции с 1С:ЗУП устанавливается и настраивается за один день, и после этого кадровый специалист продолжает работать в привычном интерфейсе учётной системы.

Ошибки при оформлении согласия и во что они обходятся

Первая ошибка — собрать согласие у того, у кого его брать не нужно, и наоборот. Рекрутер видит студента без опыта, оформляет ему полный бумажный комплект с согласием и теряет два дня на пересылку. Обратный вариант опаснее: работник со стажем заходит в систему без письменного согласия, и весь его электронный комплект держится на процедуре, которую компания не выполнила.

Вторая ошибка — подписать трудовой договор простой электронной подписью. Часть 3 статьи 22.3 ТК РФ прямо перечисляет документы, для которых работнику нужна УКЭП или УНЭП, и трудовой договор в этом перечне есть. Цена такой ошибки считается не переоформлением документа: уклонение от оформления или ненадлежащее оформление трудового договора по части 4 статьи 5.27 КоАП РФ даёт штраф на юридическое лицо от 50 000 до 100 000 рублей, а нарушение трудового законодательства по части 1 той же статьи — от 30 000 до 50 000 рублей.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

В практике Добыто эйчары чаще всего спотыкаются на связке статуса работника и вида подписи: комплект собран верно, но подпись под трудовым договором выбрана та же, что под ознакомлением с ЛНА. Проверка занимает одну минуту по перечню части 3 статьи 22.3, а переоформление задним числом невозможно: систему подписания настраивают так, чтобы дата подписи фиксировалась фактическая.

Третья ошибка — строить процесс на подписании через сторонний портал без мобильного приложения. Работнику приходится держать в голове второй логин и пароль, заходить с компьютера в незнакомый интерфейс и только там подписывать документ. Каждый лишний сервис в цепочке — ещё одна точка отказа: при перебоях на его стороне подписание в компании встаёт целиком.

Важный нюанс из практики: при работе с коммерческим удостоверяющим центром выпуск одной подписи обходится примерно в 400 рублей, и на штате в 2500 человек это около 1 000 000 рублей только за выпуск, без учёта продления при смене кадров. Подписи, которые работник выпускает себе сам в Госключе, для гражданина и для работодателя бесплатны, а продление перестаёт быть задачей кадровой службы.

Когда безбумажный приём не подходит

Кандидат отказался от КЭДО — маршрут остаётся бумажным, и это его право. У кандидата старое устройство, на котором приложение не запускается: в практике внедрений такие случаи единичны, но полностью не исчезают, и на них нужен запасной сценарий. Кандидат работает за пределами России: там нет российских удостоверяющих центров, а трудовой договор о дистанционной работе за границей упирается в обязанность работодателя обеспечивать условия труда, поэтому отношения чаще оформляют по договору ГПХ или с самозанятым. И отдельно — документы, которые в электронный вид не переводятся вообще: трудовые книжки, акты о несчастных случаях на производстве, приказы об увольнении и документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Самая частая просьба на старте — сделать так, чтобы у сотрудника было несколько видов подписи на выбор. На практике проще договориться об одном: чем меньше развилок у работника, тем меньше вопросов приходит в кадровую службу. Если вы всё-таки оставляете выбор, зафиксируйте в положении о КЭДО, какой документ каким видом подписи закрывается, и не оставляйте это решение на усмотрение сотрудника.»

Стоимость КЭДО для дистанционного приёма: тарифы 2026 года

Итоговая сумма зависит от численности штата, набора видов подписи и потребности в интеграции с учётной системой.

Тариф выбирается по численности и по тому, нужна ли компании УКЭП на стороне работников: в «Старте» доступны ПЭП и УНЭП, в «Бизнесе» — все три вида подписи, интеграция с 1С и электронный архив. Актуальный состав тарифов и условия перехода между ними описаны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, там же указано, что при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.

Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, поэтому в бюджет проекта закладывается подписка на сервис, а не стоимость подписей. Отдельная строка расходов появляется только там, где компании нужны квалифицированные сертификаты.

Выводы

Бумага при дистанционном приёме держится на одном документе — письменном согласии на КЭДО. У кандидата без стажа на 31 декабря 2021 года его не требуется вовсе, у дистанционного работника вопрос закрывается режимом главы 49.1 и ЛНА, у остальных — квалифицированной подписью, равнозначной собственноручной. Вид подписи под каждым документом комплекта задаётся не удобством, а частью 3 статьи 22.3 ТК РФ, и именно этот перечень стоит держать перед глазами при настройке маршрута.

Мы в Добыто собираем такие маршруты под конкретную структуру компании: разделяем режимы для дистанционных и офисных работников, настраиваем шаблоны и виды подписи по типам документов и подключаем интеграцию с учётной системой, чтобы кадровый специалист оставался в привычном интерфейсе.

Частые вопросы

Нужно ли подписывать с работником соглашение об использовании УНЭП, если он подписывает через Госключ

Нет. Часть 2 статьи 22.3 ТК РФ выделяет УНЭП, выданную с использованием инфраструктуры электронного правительства, в отдельный пункт, и порядок её проверки не требует соглашения сторон трудового договора. Сертификат такой подписи создаётся по Правилам, утверждённым Постановлением Правительства РФ от 01.12.2021 № 2152. Соглашение о порядке проверки нужно для УНЭП, которую работник получает в информационной системе работодателя, и для ПЭП.

Что делать, если кандидат отказался от электронного документооборота

Оформлять его на бумаге. Отказ от взаимодействия через КЭДО не может быть основанием для отказа в приёме на работу или увольнения, и в этой части статья 22.2 ТК РФ не допускает толкований. Зафиксируйте отказ письменным заявлением работника и отметьте его в кадровой системе, чтобы документы на подписание не уходили ему в электронный маршрут автоматически.

Какие документы нельзя перевести в электронный вид даже при полном переходе на КЭДО

Трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, акты о несчастных случаях на производстве, приказы об увольнении и документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписанные. Эти документы остаются на бумаге независимо от того, какой режим электронного документооборота выбрала компания и какие виды подписи выданы работникам.

Как показать электронный комплект при проверке трудовой инспекции

Из архива выгружаются три вещи: сам документ, файл подписи к нему и печатная форма с отметкой о подписании и данными сертификата. Инспектор проверяет, что документ подписан уполномоченными лицами и не менялся после подписания, поэтому файл подписи отдельно от документа смысла не имеет — выгружайте их парой. Проверьте эту выгрузку до первой проверки, а не в день её начала.

Обязателен ли переход на КЭДО в 2026 году

Нет. Нормативных правовых актов, которые делали бы кадровый электронный документооборот обязательным для какой-либо категории работодателей, на дату публикации не принято. Компания переходит на него добровольно, а перечень документов и категорий работников определяет сама в локальном нормативном акте.

Можно ли в той же системе подписывать документы с самозанятыми и исполнителями по ГПХ

Можно, если система поддерживает работу с внештатными исполнителями. Отношения здесь гражданско-правовые, поэтому правила статей 22.1-22.3 ТК РФ на них не распространяются: с исполнителем заключается соглашение об электронном документообороте. При подписании квалифицированной подписью такое соглашение формально не требуется, при простой или неквалифицированной — обязательно, и в нём описывается порядок проверки подписи.